導(dǎo)語：工會經(jīng)審檔案信息化管理分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

工會經(jīng)審部門作為工會的經(jīng)費使用監(jiān)督部門，日常審查審計中產(chǎn)生的內(nèi)部審計檔案與審計業(yè)務(wù)檔案具有自身的特色，如何引入信息化管理的方式，運用現(xiàn)代化的管理手段加強對內(nèi)設(shè)審計部門檔案的管理，提升審計效率和質(zhì)量，是各級工會經(jīng)審部門需要解決的課題。本文通過對北京市總工會內(nèi)審檔案信息化管理的實踐，提供一些借鑒。

一、工會經(jīng)審檔案信息化管理的必要性

工會經(jīng)審工作發(fā)展的需要。工會經(jīng)審部門作為承擔內(nèi)部監(jiān)督職能的部門，隨著政府治理水平的不斷提升，在政府治理領(lǐng)域的各個環(huán)節(jié)監(jiān)督不斷加強，審計監(jiān)督部門的職能作用發(fā)揮越來越大，與之相對應(yīng)的各種監(jiān)督、檢查、審計等工作的結(jié)果也越來越多。由于這類檔案具有專業(yè)性強、可追溯性強等特點，原有的傳統(tǒng)審計檔案管理模式很難滿足需求。如何才能更好地發(fā)揮審計檔案的作用，進而促進行政單位內(nèi)部審計職能的發(fā)揮，最終達到提升政府治理水平精準程度的目的，需要對現(xiàn)有行政單位內(nèi)部審計檔案管理模式進行改進和優(yōu)化。工會經(jīng)審業(yè)務(wù)本身發(fā)展的需要。一般來說，機關(guān)內(nèi)部審計部門需要經(jīng)常調(diào)用、傳送、比對的審計檔案至少包括下屬單位的審計監(jiān)督情況檔案、干部管理權(quán)限的相關(guān)人員經(jīng)濟責任審計檔案，涉及基建工程單位的還會有基建工程審計檔案等。另外，行政單位內(nèi)部審計部門根據(jù)要求，為完善監(jiān)督職能所頒布的各種制度、召開的各種會議及產(chǎn)生的相關(guān)資料，也會經(jīng)常調(diào)用。與傳統(tǒng)檔案管理相比，這些檔案具有覆蓋面廣、數(shù)量眾多、內(nèi)容繁雜和收集時間長等特征。這就對新時代工會經(jīng)費審計業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種檔案管理提出了新的要求。提高工會經(jīng)審檔案利用率的需要。由于政府治理水平的不斷提升，要求各項決策更科學(xué)更精準，對癥下藥。審計檔案體現(xiàn)出審計工作的真實過程，不僅可以反映審計工作的真實水平，還擁有鑒證歷史的效用，因此審計檔案的調(diào)用次數(shù)在逐漸增加。內(nèi)部審計檔案是對審計過程最真實的記錄，它既能夠反映審計的最終結(jié)果，也能夠反映項目、人員、單位的管理現(xiàn)狀，如果能夠利用好內(nèi)部審計檔案，往往能起到事半功倍的效果。但是在實際工作中，審計檔案利用率低是當前內(nèi)審部門面臨的突出問題。究其原因，這與行政單位傳統(tǒng)的檔案管理方式有很大關(guān)系，從手工檔案操作系統(tǒng)形成的眾多審計檔案中查閱資料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、分析結(jié)果都相當繁瑣，這給審計檔案的開發(fā)利用帶來很大的難度。

二、傳統(tǒng)經(jīng)審檔案管理存在的問題分析

傳統(tǒng)管理模式限制了審計檔案作用的發(fā)揮。目前很多基層工會的審計機構(gòu)，存在著人員少、任務(wù)重、時間緊的問題。審計人員不僅需要進行本年度的審計工作，完成預(yù)先設(shè)定的目標，還需要完成上級臨時安排的其他工作，這很難保障審計工作的效率和質(zhì)量。審計人員沒有精力和時間開展審計檔案管理工作，長此以往就會產(chǎn)生重視審計業(yè)務(wù)卻忽視審計檔案管理工作的問題，限制審計檔案作用的發(fā)揮。審計檔案歸檔和調(diào)用程序復(fù)雜導(dǎo)致利用效率低。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，審計檔案必須按照相應(yīng)的工作流程來構(gòu)成相應(yīng)的審計案卷，之后再上交給檔案管理部門。而想要查閱審計檔案，就需要通過多次審批，再由專人按照相應(yīng)的類別、目錄、頁碼等進行查閱，所以查詢檔案的速度受到人為因素的影響而得不到提升，這樣就會給審計檔案的利用帶來許多不便。檔案歸集的質(zhì)量和效率難以提升。一方面，由于2019•10中國工會財會工會經(jīng)審審計工作中涉及的各種資料繁多，一旦建檔立卷人員不能夠全面掌握其中的相應(yīng)事項，就可能導(dǎo)致管理欠缺現(xiàn)象發(fā)生，使其不能有效追溯審計工作的整體過程。這個問題在審計過程中出現(xiàn)人員調(diào)整時顯得特別突出，尤其在時間長、跨度大的工程項目中容易出現(xiàn)，這就影響了審計檔案的質(zhì)量。另一方面，傳統(tǒng)的審計檔案整理，不僅耗時多，而且工作量大，受對檔案理解方面的信息對稱程度等人為因素的實際影響，使得檔案建檔、分類等效率較低，進而也對審計工作效率的提升造成影響。工會經(jīng)審部門檔案管理中存在的問題。工會經(jīng)審部門與社會第三方中介機構(gòu)不同，除了審計業(yè)務(wù)外，還有審計管理職能。在審計管理中產(chǎn)生的各種會議材料、制度材料有時候很難進行歸檔管理，但日后又會被定期、不定期地調(diào)閱、使用。傳統(tǒng)的檔案管理模式，導(dǎo)致這類檔案容易遺失，查找困難，特別在出現(xiàn)計算機損毀、報廢、人員輪崗、人員調(diào)離等情況下，問題尤為突出。

三、實現(xiàn)工會經(jīng)審檔案信息化管理的方法

借鑒成熟的信息化管理經(jīng)驗。審計檔案的信息化管理目前已經(jīng)有比較成熟的案例，工會經(jīng)審部門可以充分借鑒這些成功經(jīng)驗，實現(xiàn)對本單位內(nèi)部審計檔案的信息化管理。在此過程中要注意有分析地利用，既不能貪圖大而全的功能，也要考慮本單位設(shè)計的保密、預(yù)算等行政單位的特殊性限制，充分結(jié)合本單位的特點、管理目標和未來發(fā)展需要確定信息化管理程度和模式。適當擴大檔案管理的范圍。工會經(jīng)審部門除了審計業(yè)務(wù)外，還有一些審計管理職能，因此工作資料除了審計報告外還有一些管理文件，這些資料在日常管理過程中也會被頻繁調(diào)用。因此，在進行檔案信息化管理過程中，可先對這些資料進行分類梳理，再根據(jù)不同的管理需求對各種檔案的調(diào)用程序優(yōu)化和完善。如，對年度審計、經(jīng)濟責任審計和工程審計等傳統(tǒng)檔案管理范圍的審計項目，在審計檔案的電子目錄中設(shè)置權(quán)限；對各種制度文件、各類會議資料、各種調(diào)研報告和其他內(nèi)部管理文件等，可以在目錄中設(shè)置另一種調(diào)用模式，做到既符合檔案管理的各項規(guī)定，又能夠解決目前的實際問題，進而提升檔案管理水平。充分考慮可持續(xù)性。檔案的信息化管理是未來的發(fā)展方向，并且不斷有新技術(shù)、新標準出現(xiàn)，因此在實現(xiàn)本單位檔案信息化管理過程中，應(yīng)該在可以控制的范圍內(nèi)既要解決眼前的主要矛盾，也要盡量考慮檔案管理的可持續(xù)性，既要腳踏實地也要高瞻遠矚。檔案信息化管理實施步驟。結(jié)合本單位經(jīng)審檔案信息化管理實踐，列舉具體步驟如下：（1）仔細對現(xiàn)有的文件檔案進行梳理，將所有內(nèi)審管理相關(guān)檔案分類。（2）對現(xiàn)有辦公模式、人員分布情況進行分析，并對未來此方面的可變性進行預(yù)估。（3）提高相關(guān)人員的思想認識，宣講檔案信息化管理的優(yōu)勢，并將遇到的問題與本部門工作人員進行分析研討，凝聚共識、群策群力解決各種突出問題。（4）與機關(guān)信息中心就現(xiàn)有軟件環(huán)境以及具備的功能進行探討，尋找可能的解決方案和技術(shù)支持。（5）初步形成工作思路之后，與本部門工作人員共同論證，進一步彌補方案的不足，多輪之后確定工作方案。（6）對照現(xiàn)有文書檔案，梳理電子檔案目錄，并多次討論、評估，最終形成現(xiàn)實可行、未來具有一定空間可比較的電子檔案目錄和歸集機制。（7）對電子檔案分類進行編碼設(shè)計。（8）按照既定的電子檔案目錄，申請電子權(quán)限，在辦公系統(tǒng)中設(shè)置目錄，并組織部門工作人員進行分期、分類、分項上傳。（9）對照前期制定的規(guī)則，對上傳之后的電子檔案進行集體驗收。檢查電腦中有無尚未上傳的重要資料，檢查已經(jīng)上傳的電子目錄中相關(guān)內(nèi)容是否完整。（10）最后修訂方案、方法，形成本部門電子信息管理制度。對電子檔案的上傳、下載等行為進行規(guī)范和約束。（11）目標完成后進行效果評估。如，是否確實解決了前期的突出問題；是否提升了工作標準，從根本上提升了工作水平；是否對以后工作起到了示范和規(guī)范作用，永久性地解決了本部門檔案查閱、傳遞等過程中存在的問題；是否解決了短期工作量增加帶來的問題；是否與預(yù)期投入相一致等。

四、行政單位內(nèi)審檔案信息化管理經(jīng)驗總結(jié)

充分調(diào)用各方資源。在行政單位內(nèi)部審計部門考慮引入檔案信息化管理方式的時候，一定要做到細致的謀劃工作思路，如詳細制定工作計劃，做到目標明確、思路清晰、方法得當，既要安排好日常工作，更要謀劃好開創(chuàng)性工作，切實做到統(tǒng)籌兼顧，整體推進。對本單位檔案管理需求進行客觀評估。除傳統(tǒng)檔案管理要求的信息外還需要建立什么樣的信息庫？除傳統(tǒng)的審計檔案外還有哪些管理文件需要進行歸集的？等等。這些問題在進行本單位內(nèi)審檔案管理方案設(shè)計時，要不斷討論、確認。因此，在實施檔案管理信息化過程中，要認真聽取、收集各方意見，耐心細致地做好梳理工作，查擺問題，科學(xué)合理做出決策。整個檔案的管理流程應(yīng)該通過機制創(chuàng)新來固化，形成制度，這樣才能從根本上解決檔案歸集的規(guī)則問題，確保條理清晰、查檔便利。充分調(diào)動各方面主觀能動性。在人員使用上，要揚長避短，量才使用，合理分工，充分發(fā)揮每個人的特長，達到整體效能最大化。要發(fā)揮團隊的作用，根據(jù)已掌握的資源情況，充分調(diào)動各方面人員的主觀能動性。在開展工作時，注重團隊建設(shè)和人員培養(yǎng)。持續(xù)完善工作機制。無論技術(shù)本身還是實踐本身，都會在項目落地的過程中遇到各種各樣的問題，對這些問題需要用科學(xué)的思路去解決，拿出最佳的方案、找出最優(yōu)的方法。行政單位內(nèi)審部門審計檔案在實現(xiàn)信息化管理的過程中，以及在對過去檔案的整理中，都會遇到各種特殊問題，雖然同類問題很少，但是總有個別特殊性存在。這就要求，在實施審計檔案信息化管理中既要兼顧已經(jīng)確定的規(guī)則，還要考慮未來同類事項可能出現(xiàn)的概率，對個別問題進行深入剖析，明確最佳解決方案，不斷優(yōu)化和完善檔案管理制度，最終形成具有本單位特色的審計檔案信息化管理制度?？偟膩碚f，隨著時代的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進步以及政府治理的需要，傳統(tǒng)管理模式下的審計檔案工作已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段行政單位內(nèi)部審計工作需求，工會經(jīng)審工作的信息化管理水平亟待提高。提升審計檔案的利用效率和水平，需要在理念上實現(xiàn)根本性轉(zhuǎn)變，引入信息化管理方式，為政府治理水平的進一步提升奠定堅實基礎(chǔ)。

作者:胡興華 單位:北京市總工會