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摘要：本文立足于基層疾控機(jī)構(gòu)實(shí)際，對(duì)其科技檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行概述，指出其中存在的問題，并提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，旨在為我國(guó)基層疾控機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定發(fā)展提供一定的參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：基層疾控機(jī)構(gòu)；科技檔案；檔案管理；發(fā)展

一般來說，疾控機(jī)構(gòu)的科技檔案，泛指機(jī)構(gòu)于疫情防控、學(xué)術(shù)研究期間所形成的，具有一定價(jià)值的資料，包括文獻(xiàn)、圖像、音視頻等等。一套系統(tǒng)性且內(nèi)容詳實(shí)可靠的檔案，有助于幫助疾控機(jī)構(gòu)總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，明確工作中所存在的不足之處，對(duì)于疫情監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)、流行病學(xué)分析以及維護(hù)公共衛(wèi)生均具有極其深遠(yuǎn)的意義。即便是在日后暴發(fā)類似的疫情，也能夠?yàn)槠涮峁┫鄳?yīng)的參考，推動(dòng)疾控業(yè)務(wù)水平的提升，完善基層疾控機(jī)構(gòu)的管理架構(gòu)。因此，做好基層疾控科技檔案管理工作的意義重大。此外，在疫情暴發(fā)后，基層疾控機(jī)構(gòu)大多處于一線，通常會(huì)面臨繁多且復(fù)雜的病例，這無疑會(huì)進(jìn)一步加大基層疾控機(jī)構(gòu)科技檔案管理工作的難度。為了能夠?qū)鶎蛹部貦C(jī)構(gòu)的階段性工作作出總結(jié)分析，并為日后的發(fā)展提供全面可靠的規(guī)劃，科技檔案管理工作尚需承擔(dān)更多的責(zé)任，發(fā)揮其積極的價(jià)值。

一、疾控機(jī)構(gòu)科技檔案的特點(diǎn)

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅猛發(fā)展，各級(jí)疾病預(yù)防控制中心在長(zhǎng)期的工作活動(dòng)中，不僅形成了大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，而且產(chǎn)生了諸多的預(yù)防醫(yī)學(xué)科技檔案。這些檔案資料包含著大量的科研成果、技術(shù)專利和高新科技等信息，它們既是科研工作者智慧的結(jié)晶和寶貴的財(cái)富，也是疾控機(jī)構(gòu)科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的重要形式。因此，疾控機(jī)構(gòu)要注重對(duì)這些科研檔案的管理和保存，建立專門的科研檔案管理部門，科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)地管理科研檔案，提高科研檔案的安全性和有效性，更好地促進(jìn)科研水平提升，推動(dòng)學(xué)科建設(shè)及發(fā)展。

（一）科技檔案形成的周期長(zhǎng)

預(yù)防醫(yī)學(xué)科研成果取得的周期長(zhǎng)，科研課題從選題、立項(xiàng)、結(jié)題到成果鑒定少則2-3年，重大項(xiàng)目3-5年或甚至更長(zhǎng)時(shí)間，研究成果在發(fā)表后科研人員還要進(jìn)行累計(jì)及后續(xù)研究，形成更加卓有成效的研究成果，科研課題的內(nèi)容資料也隨著課題時(shí)間的長(zhǎng)度增加而增多。

（二）專業(yè)性強(qiáng)，項(xiàng)目協(xié)作多

醫(yī)學(xué)科研課題研究以應(yīng)用性研究為主，專題的研究?jī)?chǔ)多，項(xiàng)目均具有較強(qiáng)的專業(yè)性，有的還會(huì)涉及多學(xué)科、多專題交叉，與其他單位開展學(xué)科融合，通過共同組織科研攻關(guān)，綜合研究，多領(lǐng)域、多角度去論證才得出科研成果。因此課題研究所形成的載體具有形式多樣、數(shù)量大、綜合性強(qiáng)的特性。

（三）具有較強(qiáng)的實(shí)用性

科研檔案是經(jīng)過收集、歸類、整理、鑒定等科學(xué)方法形成的具有保存價(jià)值的資料，是科研項(xiàng)目成果最真實(shí)的反饋及水平體現(xiàn)，它能為科研管理機(jī)構(gòu)和科研人員在科研管理、科技決策、科學(xué)研究、技術(shù)交流、著書立說、職稱晉升、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面提供信息和依據(jù)，起到憑證和參考作用。

二、當(dāng)前基層疾控機(jī)構(gòu)科技檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理重視度不足

當(dāng)前，由于公共衛(wèi)生事件頻發(fā)，基層疾控機(jī)構(gòu)所需面臨的病種日益增多，故而疾控機(jī)構(gòu)需要一個(gè)更加全面、細(xì)致、穩(wěn)定的科技檔案管理模式。不過，透視當(dāng)下基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作的現(xiàn)狀，不難發(fā)現(xiàn)多數(shù)機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理工作的重視程度有限，對(duì)于檔案的收納、存儲(chǔ)以及管理處于一種混亂失序的狀態(tài)。一旦暴發(fā)疫情，想要調(diào)取相關(guān)檔案作為參考借鑒時(shí)，卻難以及時(shí)檢索調(diào)用，這就是基層疾控機(jī)構(gòu)對(duì)于科技檔案管理缺乏重視的集中表現(xiàn)。健全、穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，能夠協(xié)助基層疾控機(jī)構(gòu)明確疫情控制的主體方向，及早控制病情的蔓延，更為妥善地處置疫情所帶來的一系列災(zāi)難。而當(dāng)下我國(guó)基層疾控機(jī)構(gòu)卻并未認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，究其原因，主要是在于機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理視為輔助性工作，未能制定系統(tǒng)化的科技檔案管理計(jì)劃，檔案管理編制同檔案管理的需求不相匹配，檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)不足，這就導(dǎo)致基層疾控機(jī)構(gòu)的科技檔案管理工作的建設(shè)發(fā)展，始終處于一種停滯的狀態(tài)，檔案管理工作投入的時(shí)間、精力較為有限，故而檔案管理工作的實(shí)效性也無法得以發(fā)揮，這就使科技檔案管理工作陷入了步步荊棘的困境當(dāng)中。

（二）檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)滯后

從現(xiàn)狀來看，在基層疾控機(jī)構(gòu)科技檔案管理工作之中，所涉事項(xiàng)復(fù)雜，檔案管理內(nèi)容繁多，絕大多數(shù)檔案隸屬于辦公室管理，缺乏一個(gè)獨(dú)立且專業(yè)化團(tuán)隊(duì)的引領(lǐng)，這就導(dǎo)致基層疾控機(jī)構(gòu)科技檔案管理的日常工作陷入空白。由于未設(shè)立專門的檔案管理部門，導(dǎo)致檔案管理的技術(shù)性偏低，部分檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)過于簡(jiǎn)陋，導(dǎo)致后續(xù)檔案調(diào)用受阻，使管理系統(tǒng)不僅未能發(fā)揮其高效化管理的特征，反而成為阻礙科技檔案管理發(fā)展的累贅。此外，對(duì)于科技檔案管理的硬件配置不足，只是檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)滯后的一個(gè)方面。從另一個(gè)角度來看，基層疾控機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)也缺乏足夠的深度。須知，疾控機(jī)構(gòu)科技檔案的管理，均是與疫情的暴發(fā)及應(yīng)對(duì)相匹配的，旨在為日后的疫情防控提供參考，故而科技檔案的管理同時(shí)也伴隨著內(nèi)容的詳細(xì)記錄與實(shí)時(shí)更新，這對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)提出了更高的要求。但是，當(dāng)前基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理人員的待遇偏低，專業(yè)化素養(yǎng)不足，并不具備承擔(dān)上述責(zé)任的能力，因而影響了檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。

（三）檔案管理的內(nèi)容問題

不同于上述制度亦或是建設(shè)方面的問題，檔案管理內(nèi)容上所呈現(xiàn)的問題往往更加嚴(yán)重，因?yàn)樗^為嚴(yán)重地影響了科技檔案的實(shí)效性。首先，科技檔案當(dāng)中，理論性及結(jié)論材料占據(jù)多數(shù)，對(duì)于研究過程的敘述則十分有限。這是一個(gè)十分突出的問題。尤其在研究過程當(dāng)中，檔案管理人員大多往往只注重對(duì)于檔案結(jié)論的收納、整理，對(duì)于研究過程中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)則棄之不顧，致使很多珍貴的圖表、手稿流失，導(dǎo)致日后無法在此基礎(chǔ)之上展開進(jìn)一步的研究。其次，科技檔案之中多為普遍性的材料，獨(dú)具創(chuàng)意以及前瞻性的材料則相當(dāng)有限。在對(duì)科技檔案所需的材料加以收集整理時(shí)，工作人員的注意力大多集中在公共疾病的研究資料上，對(duì)于地域性、突發(fā)性的公共疾病研究材料則相對(duì)較少，這就導(dǎo)致此類疾病暴發(fā)之際，無法找到對(duì)應(yīng)的研究材料加以支撐，難以在短期內(nèi)擬定妥當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)措施。第三，科研檔案利用率較低。科研檔案主要是為科研工作提供參考利用，讓科研人員了解與其研究方向相同的科研工作發(fā)展情況，避免重復(fù)，在此基礎(chǔ)上為更進(jìn)一步的研究提供數(shù)據(jù)資料。但是由于科研檔案的完整率和歸檔率低，質(zhì)量不高，資料不全，難以為科研人員提供借鑒。因此，科研人員開展科研工作時(shí)很少到科研管理部門查詢相關(guān)的檔案，這也是科研檔案利用率低的主要原因之一。并且為了科研檔案的保密性，要查閱和利用檔案，需要經(jīng)過層層的審批，這樣嚴(yán)格的審批會(huì)使很多員工利用科研檔案的積極性受到嚴(yán)重的影響。

三、基層疾控機(jī)構(gòu)科技檔案管理的發(fā)展策略

（一）樹立良好的科技檔案管理理念

科技檔案管理理念的樹立，需從兩個(gè)方面著手，一是深化領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任。由上級(jí)疾控部門著手，指導(dǎo)基層疾控機(jī)構(gòu)將科技檔案管理工作列為重點(diǎn)工作加以實(shí)施，并建立定期考核檢查制度，確保各項(xiàng)措施貫徹落實(shí)。同時(shí)，建立科技檔案管理責(zé)任制度，明確不同崗位所需承擔(dān)的任務(wù)及其責(zé)任，并將科技檔案的考核結(jié)果錄入年度考評(píng)當(dāng)中，將其視為基層疾控機(jī)構(gòu)建設(shè)發(fā)展的一項(xiàng)重要指標(biāo)；二是樹立科技檔案的權(quán)威性，幫助工作人員建立良好的檔案意識(shí)，密切關(guān)注科技檔案存儲(chǔ)、管理、調(diào)用以及借閱的具體動(dòng)向，深化對(duì)于檔案管理回收重要性的認(rèn)識(shí)。對(duì)于科技檔案真實(shí)性與可靠性的評(píng)估，也是檔案管理理念嚴(yán)謹(jǐn)化發(fā)展的一項(xiàng)重要措施。大多數(shù)科技檔案的基本價(jià)值，主要是用于對(duì)疫情暴發(fā)的把握與預(yù)測(cè)，將科技檔案所記述的內(nèi)容同現(xiàn)今的情況加以合理的分析與對(duì)比，擬定可靠的防控措施。對(duì)于基層疾控機(jī)構(gòu)而言，科技檔案管理工作，在某種程度之上也是疫病防控的基本準(zhǔn)備，需要加以關(guān)注、重視，確保檔案管理工作能夠順利展開，最大限度發(fā)揮基層疾控機(jī)構(gòu)的作用。

（二）制定基層疾控機(jī)構(gòu)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

要想實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的持續(xù)發(fā)展，基層疾控機(jī)構(gòu)必須要對(duì)新檔案的生成、檔案借閱查詢、舊檔案維護(hù)、階段性檔案統(tǒng)計(jì)分析等工作的流程進(jìn)行全面的規(guī)范。其中，在進(jìn)行新檔案的管理工作時(shí)，還要同時(shí)建立紙質(zhì)檔案與電子檔案，并將必要的紙質(zhì)檔案掃描存檔，此時(shí)還需要對(duì)現(xiàn)有的檔案分類進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)與調(diào)整。對(duì)于檔案的借閱查詢，查詢者應(yīng)認(rèn)真填寫借閱信息，明確負(fù)責(zé)管理的工作人員，便于日后發(fā)現(xiàn)問題時(shí)尋找責(zé)任人。在進(jìn)行舊檔案維護(hù)時(shí)，首先需要確保紙質(zhì)檔案的保存質(zhì)量，然后對(duì)舊有檔案進(jìn)行定期維護(hù)與更新，并對(duì)新近年限和時(shí)間久遠(yuǎn)的檔案區(qū)別保存。對(duì)于階段性檔案統(tǒng)計(jì)分析工作，管理人員應(yīng)根據(jù)地區(qū)實(shí)際情況，對(duì)重點(diǎn)疾病控制工作的相關(guān)檔案進(jìn)行仔細(xì)的統(tǒng)計(jì)、分析，并生成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)告，為基層疾控工作提供參考。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)行是確保管理工作效率提高，節(jié)省資源、避免管理漏洞發(fā)生的重要保障。因此，基層疾控機(jī)構(gòu)不僅要實(shí)行與社會(huì)發(fā)展相符合的管理流程規(guī)范與檔案信息化建設(shè)，還要明確規(guī)定檔案生成的時(shí)效、紙質(zhì)檔案和電子檔案的文本形式、數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)、借閱人員的登記和權(quán)限、檔案定期維護(hù)的時(shí)間、維護(hù)的具體內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)報(bào)告的生成周期、檔案管理人員的職責(zé)范圍等，從而使現(xiàn)有的科技檔案管理工作能夠有章可循。在依據(jù)實(shí)際情況建立新的檔案管理流程之后，要立即公示，帶動(dòng)基層疾控機(jī)構(gòu)各部門盡快使用新的管理流程。通過激勵(lì)政策的不斷完善，可推動(dòng)檔案管理人員主動(dòng)、積極地投入工作中，但需要同時(shí)做好精神與物質(zhì)上的激勵(lì)才可，具體來說就是使其不僅在精神上得到鼓勵(lì)，在政治待遇和物質(zhì)上也能得到保障。

（三）推進(jìn)科技檔案管理的制度化、信息化發(fā)展

當(dāng)前，隨著信息化技術(shù)與檔案管理工作的融合，它為檔案管理工作的建設(shè)發(fā)展提供了更多的方向以及可能性。檔案管理工作不再局限于書面，電子檔案的管理也納入其范疇之內(nèi)。為此，我們要加大信息化技術(shù)在科技檔案管理工作之中的應(yīng)用，將所錄入的檔案一一編號(hào)，妥善存儲(chǔ)，并將存儲(chǔ)信息錄入計(jì)算機(jī)當(dāng)中，便于日后調(diào)用、查閱。將所有錄入的科技檔案予以掃描、備份，避免因原件遺失導(dǎo)致重要的階段性科研成果蕩然無存。此外，在基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理體系的建設(shè)上，需從內(nèi)部不斷完善檔案管理的結(jié)構(gòu)，建立檔案管理的規(guī)范化行為章程，使之成為一個(gè)相對(duì)完整的科學(xué)化系統(tǒng)，以此來為所屬地區(qū)的新生兒童、各類疾病的發(fā)病人群制定專項(xiàng)管理卡片和配套電子檔案。對(duì)于信息化平臺(tái)的建立，應(yīng)當(dāng)包括信息錄入、分類查詢、統(tǒng)計(jì)分析、提示預(yù)警等功能，然后還要依據(jù)未發(fā)病人群、發(fā)病人群的詳細(xì)信息，創(chuàng)建分類統(tǒng)計(jì)，并將性別、年齡、疾病控制過程、防疫情況以及人群類型等作為重點(diǎn)統(tǒng)計(jì)分類的對(duì)象，從而確保新生成檔案和數(shù)據(jù)庫的直接關(guān)聯(lián)。此外，如果出現(xiàn)防疫、疾控指標(biāo)波動(dòng)的情況，還可由系統(tǒng)做出提示，管理人員也可依據(jù)不同的周期生成統(tǒng)計(jì)報(bào)告，確保檔案管理工作者能夠依靠管理體系的運(yùn)行，逐步深化自身的檔案管理意識(shí)，切實(shí)提高工作效率。在管理體系的建設(shè)過程之中，需同自身實(shí)際需求以及當(dāng)下的政策相結(jié)合，使基層疾控機(jī)構(gòu)的科技檔案管理工作更為嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、全面，制定與之相匹配的管理人員考核制度，確保所有管理者均能嚴(yán)格遵照制度行事，提高檔案管理工作的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性，使其工作質(zhì)量得以提升。換言之，科技檔案管理體系的建設(shè)是基礎(chǔ)性內(nèi)容，而管理人員考核制度的確立，則是維護(hù)管理體系的必要保障?？己酥贫鹊呢瀼芈鋵?shí)，管理人員的工作業(yè)績(jī)便同考核掛鉤，這會(huì)使他們以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度投入到到檔案管理工作當(dāng)中，嚴(yán)格遵照相關(guān)規(guī)章制度來規(guī)范自身的行為，提高檔案管理實(shí)效性的同時(shí)，強(qiáng)化管理人員的專業(yè)化素質(zhì)。在科技檔案管理規(guī)章制度的建設(shè)上，首先要明確檔案管理工作的價(jià)值及其重要性，使檔案管理工作人員能夠立足于工作需求，利用專業(yè)化知識(shí)，秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，使自身的優(yōu)勢(shì)得到最大的發(fā)揮，這也是基層疾控機(jī)構(gòu)科技檔案管理建設(shè)發(fā)展的一大要點(diǎn)。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)、專業(yè)化檔案管理人員

基層疾控機(jī)構(gòu)科技檔案管理的基礎(chǔ)單位在于人，也就是說，管理人員的專業(yè)化素質(zhì)直接決定了檔案管理工作的優(yōu)劣?？紤]到當(dāng)前檔案管理工作信息化發(fā)展的趨勢(shì)十分明顯，故而檔案管理人員也要具備良好的信息技術(shù)能力，以適應(yīng)檔案管理工作的需求。其次，基于基層疾控機(jī)構(gòu)工作的特殊性，檔案管理人員或不必具備完善的醫(yī)學(xué)知識(shí)體系，但對(duì)于醫(yī)學(xué)知識(shí)的基礎(chǔ)了解卻是必要的，只有具備基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)知識(shí)的管理人員，才能夠?qū)鶎蛹部貦C(jī)構(gòu)的科技檔案予以有效分類，避免檔案管理混亂或是檔案遺失情況的發(fā)生。此外，可鼓勵(lì)檔案管理人員積極汲取國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，改善自身工作狀態(tài)，廣泛借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作理念與模式，使基層疾控機(jī)構(gòu)的檔案管理工作更為有序、高效。最后，可定期組織檔案管理人員接受信息化教育培訓(xùn)，幫助他們建立良好的信息技術(shù)功底，能夠嫻熟操作各類檔案存儲(chǔ)管理軟件，對(duì)新增的科技檔案進(jìn)行掃描、編碼、存儲(chǔ)，如機(jī)構(gòu)內(nèi)有調(diào)用科技檔案的需求，也能及時(shí)找到檔案存儲(chǔ)的位置，供人取閱。綜上所述，要想有效提升疾控機(jī)構(gòu)科研學(xué)術(shù)水平和學(xué)科影響力，就需要加強(qiáng)對(duì)基層機(jī)構(gòu)科技檔案的管理，這也是我國(guó)基層醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，從而確保檔案內(nèi)容及其研究成果能夠得到良好的發(fā)展、傳承，在面臨突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，能夠及時(shí)調(diào)用過往的科技檔案，從中汲取經(jīng)驗(yàn)，從而更為從容、冷靜地應(yīng)對(duì)，確保廣大人民群眾的健康安全。

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作者：耿琳 單位：臨沂市疾病預(yù)防控制中心