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收發(fā)文管理制度

一、發(fā)文

發(fā)文是指本委發(fā)出的一切關(guān)于公務(wù)的文件、電報(bào)、信函及其它材料，主要是指編號(hào)文。發(fā)文處理工作一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、登記、打印、校對(duì)、用印、封發(fā)、歸卷等程序。

1、擬稿。擬稿根據(jù)工作需要，經(jīng)委領(lǐng)導(dǎo)同意后，由辦公室或各處室依據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》進(jìn)行。擬稿統(tǒng)一使用擬稿紙并按項(xiàng)目用藍(lán)黑或碳素墨水填寫(xiě)清楚，不得使用圓珠筆和純藍(lán)墨水，文件發(fā)送范圍要明確、具體。

2、核稿。本委文件草稿在送交委領(lǐng)導(dǎo)最后審批簽發(fā)之前，由辦公室在各處室負(fù)責(zé)人初核稿的基礎(chǔ)上，對(duì)文稿的內(nèi)容、體式作全面審核檢查，以保證文件質(zhì)量，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)人審閱、修改文件的時(shí)間和精力。經(jīng)過(guò)審核，核稿人認(rèn)為沒(méi)有問(wèn)題，或者經(jīng)過(guò)修改后沒(méi)有問(wèn)題的文稿，由核稿人簽注意見(jiàn)后送交委領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。

3、編號(hào)登記。文稿經(jīng)委領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由文書(shū)檔案人員進(jìn)行發(fā)文登記。

4、打印校對(duì)。文件的打印工作由打字員負(fù)責(zé)，校對(duì)工作由承辦人負(fù)責(zé)。

5、用印封發(fā)。文件印好后，承辦人員帶定稿找文書(shū)檔案人員用印。用印后應(yīng)將定稿和兩份打印件留存歸檔。聯(lián)合發(fā)文且編本委文號(hào)的，或由外單位打印的，用印前要核對(duì)定稿，核對(duì)無(wú)誤后方可用印，并將定稿連同打印件兩份留存歸檔。聯(lián)合發(fā)文，編外單位文號(hào)的，用印前也要核對(duì)定稿，看有無(wú)本委領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，打印件與定稿內(nèi)容是否—致，核對(duì)無(wú)誤后方可用印，并將打印件2份留存歸檔。文件封發(fā)由承辦人員辦理。

二、收文

凡是從外部送達(dá)本委的關(guān)于公務(wù)的文件、電報(bào)、信函和其它文字材料都是本委的收文。收文一般按簽收、拆封、登記、分辦、傳閱、承辦(催辦)、注辦歸卷的程序由文書(shū)檔案人員處理。當(dāng)文書(shū)檔案人員不在時(shí)，辦公室其他工作人員可代為簽收。

1、簽收文件時(shí)要認(rèn)真細(xì)致，不可馬虎大意。

2、由指定的文書(shū)檔案人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)，其他人員未經(jīng)同意一般不得私自拆封。

3、依據(jù)合理、簡(jiǎn)明、實(shí)用的原則，按《收文登記簿》的欄目，清楚、完整地做好收文登記。登記后，在文件首面右上方加蓋收文記，填寫(xiě)收文編號(hào)和收文年月日。

4、分辦。由文書(shū)檔案人員協(xié)助辦公室主任進(jìn)行。文書(shū)檔案人員在文件首頁(yè)下方貼上《公文批閱單》，辦公室主任提出分辦意見(jiàn)后送委領(lǐng)導(dǎo)“請(qǐng)批”或送有關(guān)處室“請(qǐng)辦”。

5、文書(shū)檔案人員組織文件的傳閱。組織傳閱堅(jiān)持急件先送、急辦先看的原則。借閱文件要辦理借閱登記手續(xù)。

6、文書(shū)檔案人員對(duì)委領(lǐng)導(dǎo)在文件上的批示要及時(shí)向辦公室主任匯報(bào)并跟蹤落實(shí)。對(duì)承辦人員已經(jīng)辦結(jié)的文件，文書(shū)檔案人員要做好“注辦”（即把文件的處理結(jié)果在《文件批閱單》上作簡(jiǎn)單注明）和歸卷（即分類(lèi)歸卷，以便日后檢索和利用工作）；對(duì)需要辦復(fù)的文件，要適時(shí)地進(jìn)行催辦。

7、文書(shū)檔案人員在認(rèn)真做好登記的基礎(chǔ)上，定期進(jìn)行公文處理的統(tǒng)計(jì)和歸卷工作。

8、網(wǎng)上收發(fā)文：

由辦公室負(fù)責(zé)管理，文件批分人田衛(wèi)東，文件收發(fā)員陳梅芳，電子印章的使用由陳梅芳負(fù)責(zé)。要求及時(shí)處理文件及相關(guān)信息，確保電子印章的安全使用。