關鍵字：工作文件信息管理部門檔案形成信息紙質歸檔電子文件

與紙質文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；筆者認為，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡技術建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

[論文關鍵詞]電子政務電子文件管理原則管理方法

[論文摘要]該文闡述電子政務環(huán)境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對電子文件實施科學管理的具體措施和技術手段。

電子政務是指運用信息及通信網(wǎng)絡技術打破行政機關的組織界限，優(yōu)化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務系統(tǒng)實質上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務的操作平臺中進行。這些在電子政務系統(tǒng)中運行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質文件的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政務系統(tǒng)之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機關制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復性作業(yè)。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

[論文關鍵詞]電子政務電子文件管理原則管理方法

[論文摘要]該文闡述電子政務環(huán)境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對電子文件實施科學管理的具體措施和技術手段。

電子政務是指運用信息及通信網(wǎng)絡技術打破行政機關的組織界限，優(yōu)化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務系統(tǒng)實質上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務的操作平臺中進行。這些在電子政務系統(tǒng)中運行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質文件的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政務系統(tǒng)之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機關制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復性作業(yè)。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

[論文關鍵詞]電子政務電子文件管理原則管理方法

[論文摘要]該文闡述電子政務環(huán)境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對電子文件實施科學管理的具體措施和技術手段。

電子政務是指運用信息及通信網(wǎng)絡技術打破行政機關的組織界限，優(yōu)化政府組織結構和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務系統(tǒng)實質上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對外服務，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務的操作平臺中進行。這些在電子政務系統(tǒng)中運行的公文，是機關職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質文件的歸檔和管理方法，而應將電子文件的管理功能嵌入電子政務系統(tǒng)之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機關制定的制度和標準，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復性作業(yè)。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

論文摘要：結合寧夏電力公司檔案信息化工作，介紹了檔案信息化建設取得的經(jīng)驗和成果，并提出進一步提高檔案信息化管理水平的措施。

論文關鍵詞：信息化檔案管理

1前言

與傳統(tǒng)的紙質載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多，關聯(lián)度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機關到地市、縣級供電局3~t-i-I-39家單位聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的部署工作，使企業(yè)內(nèi)部檔案借助信息系統(tǒng)更好地服務于生產(chǎn)、經(jīng)營、電網(wǎng)建設等工作，全面提升了檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)范化管理水平。

2基本情況

寧夏電力公司從機關到地區(qū)級供電局、分公司，再到縣級供電企業(yè)共計39家單位。系統(tǒng)部屬前，公司機關與少數(shù)地區(qū)級供電局檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現(xiàn)條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務手段落后。針對此情況，在國家電網(wǎng)公司建設統(tǒng)一的檔案管理信息平臺的發(fā)展戰(zhàn)略背景下，公司考慮到系統(tǒng)局域網(wǎng)的可支持性，經(jīng)濟性技術論證于2007年及時向國家電網(wǎng)公司申報并獲得同意，并作為5家試點單位部署實施。2008年3月至2009年1月完成公司機關部署并驗收。2009年5月至年底已完成l3家地市級供電局、分公司和25家縣級供電局的部署工作并投^運行。

摘要:以常州市、南京市、丹陽市、安徽省、蕪湖市電子文件中心為研究對象,從電子文件中心產(chǎn)生的緣由、職能職責、系統(tǒng)功能、人員概況、經(jīng)費來源、管理規(guī)章、安全與災備、運行情況及發(fā)展態(tài)勢等九個方面,對蘇南模式與安徽模式的電子文件中心作了詳細的比照研究,最后,得出了二者的區(qū)別及聯(lián)系,指出了二者的發(fā)展前景。

關鍵詞:電子文件中心;蘇南模式;安徽模式;比較研究

2007年4月26日-27日,國家檔案局分別在常州和合肥召開了全國電子文件中心建設經(jīng)驗交流會。會上,有兩種模式的電子文件中心特別引人注目。一種是蘇南模式,另一種便是安徽模式。這兩種模式的電子文件中心僅是有地域上的區(qū)別,還是有質的不同?它們的前景又怎樣?為摸個水落石出,本項目組選取適當?shù)难芯繉ο?對之開展了文獻調研和實地調研,在此基礎上進行了較為全面的比較分析職稱論文。

1研究對象的選擇

對蘇南模式的電子文件中心,本項目組選取了常州、南京、丹陽三家作為研究對象。常州市電子文件中心是我國第一家電子文件中心,地處“蘇錫?！苯?jīng)濟發(fā)達地區(qū)。南京是江蘇省會城市,丹陽是鎮(zhèn)江市下轄的縣級市。這三地的選擇,基本能代表蘇南五市各級別的電子文件中心。對安徽模式的電子文件中心,本項目組選取了安徽省電子文件中心和蕪湖市電子文件中心。安徽省電子文件中心是國家檔案局關于電子文件中心項目的試點單位,蕪湖市電子文件中心是安徽省電子文件中心的試點單位。這些研究對象的選擇是具有典型性和代表性的。

2比較分析

隨著人類步入瞬息萬變的虛擬社會，人類本身在嘗試并適應這種擁有全新的交往、生活方式的社會的同時，也在思考著一個新的問題：如何謀求這個新生的社會和諧、迅速地發(fā)展。事實上，一個以數(shù)字構成信息基礎的社會，電子文件信息合理而安全地存儲、控制、加工、傳輸、利用，是維系其良性發(fā)展的關鍵。在各種電子文件中，往往又包含了大量網(wǎng)絡個人隱私信息，其現(xiàn)已在虛擬社會里嚴重失衡，如何確定獨占期望與共享需求的平衡，直接決定虛擬社會發(fā)展的健康、和諧和迅速與否。筆者擬從隱私主體對其隱私的獨占期望與社會信息共享需求雙向制衡的角度，就網(wǎng)絡個人隱私在電子文件利用過程中的平衡存在陳述管見。

在傳統(tǒng)社會中，個人隱私可謂是與生俱來。所謂個人隱私，是自然人的“一種與公共利益群體利益無關的，當事人不愿他人知道或他人不便知道的個人信息，當事人不愿他人干涉或他人不便干涉的個人私事和當事人不愿他人侵入或他人不便侵入的個人領域?！盵1]凡是個人生活中不愿為他人所知，不愿與他人共享的信息、行動、空間，諸如個人數(shù)據(jù)、私人信息、個人領域等，均可歸為“隱私”。

不過，只有伴隨著網(wǎng)絡時代從現(xiàn)實社會中孵化而出，電子文件大量出現(xiàn)，網(wǎng)絡個人隱私才應運而生。從客觀方面來說，主要有以下兩個原因：1.網(wǎng)絡社會誕生———網(wǎng)絡個人隱私存在的“虛擬”基礎。當網(wǎng)絡形成一個社會式的體系，多向交往出現(xiàn)，網(wǎng)絡個人隱私才廣泛地存在。2.網(wǎng)絡公民身份鑒定———網(wǎng)絡交往中角色區(qū)分的需要。在網(wǎng)絡這種虛擬社會中，只有通過代表個人性質、能識別個人身份的相關電子文件數(shù)據(jù)為基礎，比如個人網(wǎng)站的域名、電子郵箱的地址等。

相應而言，網(wǎng)絡個人隱私是指公民個人在虛擬社會中形成的有關個人生活、行動和領域的各種電子數(shù)據(jù)。比如傳統(tǒng)的個人姓名、出生年月日、身份證編號、病歷、職業(yè)、財務情況等等數(shù)據(jù)的電子形式，以及在網(wǎng)絡中新生成的電子郵件地址、網(wǎng)域名稱、統(tǒng)一資源定位符、使用者名稱、通行碼、網(wǎng)際網(wǎng)絡通訊協(xié)議地址等信息數(shù)據(jù)。

一、網(wǎng)絡個人隱私的兩個面相：獨占期望與共享需求

在電子文件利用過程中，網(wǎng)絡個人隱私信息的利用存在兩個對立的面相，即獨占期望與共享需求。獨占期望是指在網(wǎng)絡社會中，網(wǎng)民根據(jù)其意志，對其在虛擬社會中形成的有關個人生活、行動和領域的各種電子文件只為主體所占有和控制，不被主體之外一切客體收集、控制、利用、公開、修改或刪除等侵犯的等待和希望。

【內(nèi)容提要】本文在對國際電子文件管理代表性研究項目進行綜合分析的基礎上，從電子文件管理的頂層設計、管理理念、保管模式、管理走向、保證電子文件證據(jù)價值的關鍵、電子文件管理問題的解決之道等方面，總結了國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示。希望借鑒國際同行的成功經(jīng)驗，推進我國電子文件管理的進程。

【關鍵詞】電子文件管理/國際電子文件管理/研究熱點

在信息技術飛速發(fā)展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰(zhàn)，建立在信息技術應用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經(jīng)驗，有助于推進我國電子文件管理的進程。

國際上有關電子文件管理的研究已經(jīng)達到相當?shù)膹V度和深度，據(jù)筆者不完全統(tǒng)計，世界主要國家、地區(qū)和相關機構的代表性研究項目的主要內(nèi)容如下頁表所示。

這些電子文件項目研究周期長、涉及問題多、參與機構廣，形成的研究報告、相關標準、工作手冊往往多達數(shù)十頁乃至百余頁，在理論與實踐方面取得了可喜的進展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術、管理標準及其應用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗。其中最值得關注的項目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標準(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學的電子信息系統(tǒng)中文件真實性的永久保護國際研究項目(InterPARES)以及ISO關于文件管理的相關標準等。經(jīng)過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：

一、電子文件管理的頂層設計——國家戰(zhàn)略的提出

檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性。因此，認定電子文件的原始性，是保證其具有憑證作用的關鍵。

一、電子文件原始性的認定

對于紙質文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內(nèi)容的原始性。紙質文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進行認定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候將其輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個是“原件”，哪個是“復制件”。

（三）、電子計算機軟硬件技術的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環(huán)境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變?yōu)榇鷥r。因此，長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。

一、電子文件的特點

1、操作方便，簡單易行，自動分類組合，便于管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式是，檔案由文書處理部門立卷，檔案業(yè)務部門接收，文件一年一歸檔。傳統(tǒng)的檔案管理十分注重檔案的整理分類。因為是手工檢索，需要整理清楚，分類精細，將每份文件歸人相應的類別和合適的案卷，便于日后檢索。分類和組卷花費了檔案人員大量的時間和精力。在計算機管理信息系統(tǒng)中，文件與檔案的界限已不復存在。文書處理人員、業(yè)務人員和檔案管理人員共享一個辦公信息管理系統(tǒng)，電子文件一旦形成，可以馬上儲存，隨時歸檔。有關部門既可以將應歸檔的電子文件的最終版本經(jīng)過整理，按檔案部門歸檔，也可將在日常工作中形成的各種文件材料直接通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)隨時傳輸?shù)綑n案部門，檔案部門再根據(jù)歸檔的要求，及時將有保存價值的電子文件信息下載或刻錄到光盤等載體上記錄下來，轉化為電子檔案。

2、容量大，何種小，節(jié)省庫房存儲空間。傳統(tǒng)的紙質檔案需龐大的庫房和裝具來進行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質檔案所無法比擬的。在保管上，它可以大大節(jié)省檔案裝具和庫房空間，降低保管成本。

3、檢索快捷，提高檔案利用率。利用者要借閱紙質檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續(xù)，借閱后如需復制檔案，還需辦理審批手續(xù)。在辦公造化系統(tǒng)中，儲存電子文件的信息數(shù)據(jù)庫是檔案部門與辦公業(yè)務部門共享的，用戶可通過辦公室的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡上直接查找并選擇檔案信息，并可方便地復制存儲方便快捷。

二、電子文件對檔案管理的影響

電子文件能在通信網(wǎng)絡上迅速地進行傳遞；它的利用不受時間和距離的影響，可共享，但它不再具有紙質文件的直觀性，需要借助計算機等數(shù)字設備才能閱讀、處理，并且它的保管上對環(huán)境的溫濕度、防磁性等要求也很高，使其在諸多方面對檔案管理產(chǎn)生了影響。