導語：如何才能寫好一篇電子檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過程真實寫照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，闡述了廣電節(jié)目檔案資料管理制度建設的內容，論述了加強此項檔案資料管理的重要性，提出了新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理制度建設的路徑。

關鍵詞

廣電事業(yè)；檔案資料；管理；制度

隨著我國改革開放進程的不斷推進和我國經濟社會的迅猛發(fā)展，我國廣播電視事業(yè)取得了長足發(fā)展?？梢赃@樣說，人們的生產生活過程中幾乎無時無刻不受到廣播電視的影響，廣播電視和網絡一樣，是人們須臾不可缺少的信息資訊來源渠道，在提供新聞信息服務和開展輿論監(jiān)督、促進社會公平正義方面發(fā)揮了越來越重要的作用。作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過程真實寫照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，只有我們敢于積極面對新形勢對廣播電視節(jié)目檔案資料管理帶來的挑戰(zhàn)，尋求政府及其相關部門的支持配合，探索管理制度建設的方法，結合當前廣播電視事業(yè)發(fā)展的實際做好廣播電視節(jié)目的檔案資料管理工作，才能更好且更充分地挖掘廣播電視節(jié)目檔案資料在促進經濟、社會、政治發(fā)展中的巨大潛能價值，實現新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理的效益最大化。

一、廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的內容

新形勢下的廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設，其制度建設的范圍應包括廣播電視節(jié)目檔案資料管理工作的流程規(guī)范、管理技術的提高兩個方面，通過規(guī)范管理流程、提高管理技術，實現廣播電視節(jié)目檔案資料管理的標準化、科學化，提升檔案資料的利用效益，從而更好地滿足廣播電視采編人員的需求，最終達到促進廣播電視事業(yè)更好更快地發(fā)展的目的。因此，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的內容可概括為如下兩個方面。

1.規(guī)范檔案管理的流程。

規(guī)范檔案管理的流程，是進行廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的重要內容。廣播電視節(jié)目檔案是一種專門檔案，與一般的文書檔案、藝術檔案有著巨大的區(qū)別，具有自身獨特的特點。比如，廣播電視節(jié)目具有靈活、廣泛、新穎、快捷等特點，而廣播電視節(jié)目檔案資料具有多樣性的顯著特征，主要是其內容牽涉經濟、社會、政治、科教文衛(wèi)體等眾多領域，而如何通過規(guī)范其管理的流程更好地管理此類檔案，也就成為當前檔案管理工作中亟待加以研究解決的重大問題。實際上，廣播電視節(jié)目檔案資料雖然具有自身的顯著特征，但是其管理的過程中依然必須遵循一般的檔案管理規(guī)律。正因如此，按照廣播電視節(jié)目檔案資料現代化管理的流程，切實強化相關制度建設，強化對廣播電視節(jié)目檔案資料的前端控制、過程控制、后續(xù)開發(fā)方面的制度建設，對廣播電視節(jié)目檔案資料效能的發(fā)揮大有裨益，其流程管理方面的制度建設也就成為一項十分重要的事項[1]70。

2.促進管理技術提升的制度構建。

除了切實規(guī)范檔案管理流程之外，促進管理技術提升的制度構建，同樣是新形勢下推進廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的重要內容。當前，信息技術等現代技術不斷推進和發(fā)展，這極大地方便了廣播電視節(jié)目檔案管理技術的提升。網絡技術、信息技術等現代技術發(fā)展十分迅速，可謂“一日千里”，在這樣的情況下，如何及時通過運用現代信息技術、網絡技術以提升廣播電視節(jié)目檔案資料管理效能，也就成為管理過程中必須引起高度重視的問題。管理人員由于意識、能力等各方面的限制，廣播電視節(jié)目檔案資料管理人員的管理技術無法跟上現代信息技術的情形較為普遍，這就導致管理效能無法提升。因此，通過健全完善制度體系，及時提升管理人員的現代信息技術能力，通過運用現代信息技術強化廣播電視節(jié)目檔案資料管理，成為每一名廣播電視行業(yè)管理者尤其是節(jié)目檔案資料管理者及其主管領導應該具備的重要意識，以此更好地實現節(jié)目檔案資料管理部門和采編部門之間的良性互動，讓各種資料得到高效處理和運用[2]27。

二、新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的重要性

目前，廣播電視節(jié)目日益豐富。與之相適應的是，廣播電視節(jié)目檔案資料的種類也越來越豐富而多樣化，且數量呈現幾何級的增長，人們對此類資料的利用頻率、利用價值均在不斷增長。在此新的形勢下，人們已經充分認識到了切實強化廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的緊迫性、重要性。然而，當前我國在此方面的實際情況是，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設在新的形勢下已經逐步凸顯出更多的問題，比如內容較為滯后、缺乏體系性、執(zhí)行力明顯不足等，部分廣播電視管理機構所制定的制度已經遠遠落后于時代的發(fā)展，無法滿足現代化管理的需求，其可操作性、指導性、依據性嚴重欠缺的情形較為常見，這些問題如若不加以解決，必將嚴重影響我國廣播電視事業(yè)的健康、長遠發(fā)展。信息技術、網絡技術的迅猛發(fā)展，促使人們將這些新技術運用到廣播電視節(jié)目檔案資料管理的過程中，我國許多廣播電視專業(yè)機構對此問題作出了積極的探索實踐。在實踐中目前已經被廣為運用的媒體資產管理系統，融合了數字技術，有力地促進了我國廣播電視節(jié)目檔案資料管理的現代化、數字化進程，極大地提升了節(jié)目檔案資料的使用效益，促進了廣播事業(yè)的發(fā)展。但是，目前我國的媒體資產管理系統還不夠健全完善，其處于積極的探索過程之中，在功能模塊上還顯得“碎片化”、“孤立化”，不利于分享和交流，極大地浪費了人力、物力和財力，對于今后我國廣電媒體資產管理統一平臺的建立、廣電事業(yè)的長足發(fā)展帶來了極大的困擾，這些問題亟待通過制度完善予以解決。因此，切實加強新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度的建設，系不斷促進我國廣電事業(yè)發(fā)展、滿足廣大人民群眾廣電文化需求的現實需要[3]45。

三、新形勢下加強廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設的路徑

加強新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設，能夠更加及時全面地總結廣電節(jié)目檔案資料管理工作中的經驗，通過制度保障更進一步地完善和規(guī)范廣電節(jié)目檔案資料管理工作的開展，更好地發(fā)揮廣電節(jié)目在提供信息資訊、服務社會大眾、滿足人民群眾精神文化生活需求方面的作用。

1.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理重要性認識。

當前我國切實加強了廣電管理制度，對廣電節(jié)目的播出實施嚴格的審查制度，少數廣電節(jié)目還因未弘揚主旋律、主題思想存在偏差等因素而被管理機構禁播，廣電節(jié)目管理制度體系逐步規(guī)范化。但是，當前廣電節(jié)目的檔案資料管理制度建設還無法適應新形勢下廣電事業(yè)健康長遠發(fā)展的需要，檔案資料管理制度的欠缺和滯后對廣電事業(yè)發(fā)展、滿足群眾廣電文化需要帶來嚴重障礙，其根源在于對廣電檔案資料管理重要性的認識不足。據此，當前應不斷更新觀念、提升意識，充分認識到廣電節(jié)目檔案資料管理對廣電事業(yè)發(fā)展的極端重要性，將其作為事關廣電事業(yè)發(fā)展前途命運的關鍵性工作狠抓落實，為更加深入推進新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設提供思想認識上的保障，讓廣電節(jié)目檔案資料管理成為廣電經營模式、發(fā)展趨勢、改革創(chuàng)新的權威憑證，同時通過這些節(jié)目檔案資料真實客觀記錄時展的軌跡[4]26。

2.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度。

目前，檔案管理的現代化手段不斷豐富，比如通過光盤、U盤、電子文件、網絡存儲等現代化手段進行檔案管理，這極大地方便了管理人員、提高了檔案資料管理的工作效率。但由于電子檔案存儲方式存在穩(wěn)定性差、容易喪失磁性而丟失數據等問題，電子檔案如果保存的磁場、溫度、濕度等不符合要求，再加上管理方法的不科學規(guī)范，便容易導致數據資料的丟失，造成無法挽回的損失。為此，在現代化管理手段不斷豐富的情形下，必須對廣電節(jié)目檔案資料的管理予以高度重視，嚴格要求、從嚴管理，以規(guī)范和嚴格的條款對此項管理工作進行有效約束，切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度，包括歸檔、保管等方面的具體規(guī)定必須予以進一步健全完善，同時切實加大監(jiān)督檢查力度，及時發(fā)現、糾正管理中的不規(guī)范行為，避免由于管理不規(guī)范而造成不必要、無法挽回的損失[5]36。

3.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理科學化程度。

目前，我國廣電節(jié)目檔案資料管理制度存在科學化程度較低的問題，管理的不科學導致查找資料較為困難，嚴重制約了廣電節(jié)目檔案資料的利用效益。同時，因為管理的不科學容易導致紙質檔案資料的霉變、數字化檔案資料的喪失和改變。因此，必須改變當前我國廣電節(jié)目檔案資料管理科學化程度較低、系統性較差的弊病，對檔案資料的管理從整理到歸檔、從基本的查詢到有效的開發(fā)利用，均應形成科學、系統管理體系結構，切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理的科學化程度，以科學化的管理提升檔案資料利用質效。作為廣電事業(yè)的管理者，必須改變當前依然存在的對檔案資料管理投入人、財、物較少的現狀，加大對廣電節(jié)目檔案資料管理的支持力度，加大在此方面的投資力度，改善管理硬件、軟件兩個方面的工作環(huán)境，向科學管理要效益、要回報。

4.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理一體化程度。

廣電節(jié)目檔案資料是廣電人辛勤工作換來的寶貴資料，能夠真實、客觀記錄時代進程，這些資料隨著時間的推移而越發(fā)彌足珍貴，如若由于管理不善而導致毀損、喪失，就會造成無法彌補的損失。相反地，通過采取切實有效措施加以妥善管理，這些廣電節(jié)目檔案資料就會在今后的適當時間被加以利用，成為廣電部門乃至全社會的巨大精神財富。除此之外，部分廣電節(jié)目資料在今后能夠從其他不同的視角進行再開發(fā)，對之前的舊有素材從新的角度進行闡述，實現廣電節(jié)目資料的“循環(huán)利用”。然而，從目前的情形而言，在此方面的重視程度還遠遠不夠，導致廣電節(jié)目資源的極大浪費。為此，必須通過加快廣電節(jié)目檔案資料管理一體化進程的方法，以網絡信息技術的應用建立不同部門之間溝通協作和資源共享的平臺，各部門在自有數據庫的基礎上融入跨部門的數據總庫，以管理的一體化實現廣電節(jié)目檔案資料的多重備份、循環(huán)利用，避免資料的損毀、喪失，同時提升資料利用效益。

5.切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理專業(yè)化程度。

廣電節(jié)目檔案資料管理工作的極端重要性決定了必須由高素質、專業(yè)化的人員進行管理，但由于認識上的不到位等諸多綜合因素，導致管理人員專業(yè)化程度明顯欠缺，許多非檔案專業(yè)的人員從事此項工作，甚至部分廣電檔案機構沒有專門人員進行管理，而是由兼職人員從事節(jié)目檔案資料的管理，嚴重影響了管理質效?；谶@樣的現實狀況，必須切實提升廣電節(jié)目檔案資料管理的專業(yè)化程度，打造過硬隊伍建設，培養(yǎng)更多的業(yè)務管理人才，切實提升新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理的質效，更加充分發(fā)揮其各種效用。要認真把好管理人員的“入口”關，讓更多的專業(yè)人員從事此項管理工作。切實強化對管理人員的在職教育培訓，實現管理人員觀念的及時更新、專業(yè)知識技能的及時充實提高。加強職業(yè)認同感、責任感教育，讓管理人員能夠主動適應新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理的新要求。

作者：楊秀紅 單位：山西省臨汾市廣播電視臺

參考文獻

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一、企業(yè)檔案管理存在的主要缺陷

（一）企業(yè)對檔案管理重要性沒有足夠的認識。當前很多企業(yè)的檔案管理工作顯得相對陳舊，缺乏科學性，造成這種現象的根本原因在于企業(yè)往往將檔案管理工作邊緣化。一些企業(yè)的管理者將管理的重點放在經濟效益的獲得上，但是卻沒有意識到檔案管理在提升企業(yè)經濟效益上的推動作用，導致了很多企業(yè)檔案管理工作浮于表面、流于形式。企業(yè)的不重視導致了企業(yè)工作人員對檔案管理工作也不重視，他們對檔案管理工作缺乏熱情和責任感，通常檔案管理工作沒有專人負責。這種企業(yè)上下覺得檔案管理無用的觀念導致了企業(yè)發(fā)展嚴重失衡。

（二）企業(yè)缺乏完善的檔案管理制度。企業(yè)缺乏制度化的檔案管理模式，主要表現為以下幾個方面：首先，檔案收集過程不規(guī)范。企業(yè)沒有專門的檔案收集制度，部分企業(yè)雖然設置了相應的規(guī)章制度但也只是流于形式。其次，企業(yè)檔案收集過程不規(guī)范。企業(yè)內部一些檔案管理人員專業(yè)知識淺薄，尤其是一些新入職的工作人員缺乏相應的工作經驗，由于檔案管理人員素質良莠不一，檔案將會在立卷中會出現很大的問題。一次立卷現象的出現不僅僅會影響檔案查詢，還違反了事畢立卷的工作原則。最后，企業(yè)檔案管理綜合力度不強。當前很多企業(yè)檔案管理采取的是班組管理模式，這種管理模式在行政管理上的權限有限，在檔案管理的重大問題上不可自主決定，需要向上級主管匯報，而上級主管通常并不是檔案管理專業(yè)人員，他們很難完全顧及檔案管理工作，這導致了檔案綜合管理存在一定的障礙。

（三）企業(yè)檔案管理信息化建設不足。雖然很多企業(yè)在內部管理上已經大力推行了信息化建設，但是檔案管理在文件傳輸和資料輸入上仍然信息化程度不高，這導致了檔案管理質量一直難以提升。由于企業(yè)沒有建立完善的檔案管理信息系統，難以給予大力的技術支撐和強力的系統保障，這也是檔案管理信息化不足的一個重要原因。一些企業(yè)雖然建立了檔案管理信息系統，但是卻和檔案管理工作實際狀況相去甚遠，使得檔案管理效率低下，導致檔案管理科學化、創(chuàng)新化一直受到阻礙。

二、促進檔案管理科技建設和創(chuàng)新的對策

首先，企業(yè)要轉變檔案管理理念。企業(yè)的領導者和檔案管理工作人員應該意識到檔案管理的重要性，將管理的重點擴展到經營管理之外，把檔案管理工作納入到企業(yè)管理體系之中并將之作為管理的重點，充分意識到檔案管理工作對于企業(yè)價值提升的重要作用，企業(yè)的管理者應該加大宣傳力度，讓員工意識到檔案管理的重要性，各級領導要以身作則，與時俱進，積極運用現代化的管理手段和相應的科學技術來完善企業(yè)內部檔案管理工作。檔案管理工作效果的提升需要資金的支持，企業(yè)應該加大力進行檔案管理的基本設施建設，使得管理設備逐步完善，讓檔案管理體系走向創(chuàng)新化、科學化、信息化和現代化的道路。另外，檔案管理人員要不斷進行專業(yè)素質的提升，和其他工作人員進行交流和溝通，吸收先進的工作經驗和方法，在工作中責任感強烈。

其次，企業(yè)要建立完善的檔案管理制度。高質量的檔案管理工作需要健全的檔案管理制度作為依托，檔案管理欲實現科學化和創(chuàng)新化就必須在管制度的完善上努力。企業(yè)應該遵循《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理整理規(guī)劃》等法律法規(guī)，并在此基礎上建設檔案管理相關的制度，檔案管理制度一方面要切合企業(yè)實際，另一方面則要達到國家的制度要求，符合國家標準。另外，檔案管理制度要考慮企業(yè)生產服務的需求，企業(yè)各個部門的領導者和檔案管理人員要切實溝通，商討檔案管理需求和要點，全面討論之后起草檔案管理方案。企業(yè)制度好的檔案管理制度應該采取首先試運行，在個別部門進行試點，在運行中發(fā)現不足之處可以及時進行針對性修改，使得檔案管理走向創(chuàng)新和科學的道路。

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關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；整合利用；并存發(fā)展

1 引言

檔案是記載“歷史”的原始文獻，是人類了解“歷史事件”的重要參考資料。其中，傳統的檔案以紙質檔案為代表，其與電子檔案的區(qū)別如表1所示。

根據表1，電子檔案與紙質檔案各有優(yōu)缺點，而通過整合利用，可實現勢互補。從目前的形勢來看，電子檔案與紙質檔案并存發(fā)展的局面會長期存在，這就要求檔案管理人員主動認清這一新形勢，并制定全面、科學的檔案管理策略。下面，筆者首先分析電子檔案與紙質檔案的整合利用，再進一步探究其并存發(fā)展。

2 電子檔案與紙質檔案的整合利用

目前，檔案管理正試圖建立基于電子信息技術的網絡辦公平臺，以期實現對現代檔案的高效管理。但傳統檔案管理的對象是紙質檔案，而現代檔案管理的對象是電子檔案，且在這一過程中，也需高效管理紙質檔案。據此，筆者建議從如下方面來對電子檔案與紙質檔案進行整合利用：

2.1 同步歸檔

無論紙質檔案或電子檔案，在收集、檢驗和審核以后，都應按歸檔要求進行歸檔，其中針對電子檔案的歸檔，其應先存入特定的計算機硬盤中，再標上歸檔標記。

2.2 同步整理

電子檔案與紙質檔案的檔案號一致及其錄入的信息基本相同，則為了高效開展檔案整理工作，建議采用折中（或合二為一）的方法來同步整理電子檔案和紙質檔案，如此可在同一時間完成電子檔案與紙質檔案的整理歸檔。

2.3 同步利用

針對電子檔案與紙質檔案的同步利用，具體表現如下：在檔案查閱時，可利用同一著錄來檢索同一檔案的紙質與電子形式；在檔案利用時，可重點選取電子檔案，而若要求選用紙質檔案，則可按同一檔案來獲取紙質檔案。如此一來，既可實現高效利用檔案，又可長期保存紙質檔案。從這一角度來講，電子檔案與紙質檔案的整理利用強調的是在傳統檔案生命周期理論的指導下，實現檔案的分階段電子化管理。

3 電子檔案與紙質檔案的并存發(fā)展

電子檔案與紙質檔案的并存發(fā)展存在一定的必要性，而這種必要性主要表現在如下方面：一是電子檔案與紙質檔案的優(yōu)勢都能為現代社會所用，前者不能輕易取代后者；二是紙質檔案不可取代，究其原因是紙質檔案的使用時間相當長，且在法律體系范圍內，紙質檔案的權威性無容置疑，外加電子檔案的安全保證要求較高，則其尚無法在可預見的時間內取代紙質檔案。針對電子檔案與紙質檔案的并存發(fā)展，筆者提出如下建議：

3.1 完善電子檔案管理體系

為了提高電子檔案與紙質檔案的管理成效，創(chuàng)新管理思路、手段和模式是必經之路。對此，筆者建議做到如下幾點：一是強化檔案管理意識，檔案部門的屬性改為直屬單位及要求其在人員編制、資源開發(fā)等上有所創(chuàng)新；二是解放思想，摒棄“重館藏、輕利用”的理念；三是豐富館藏內容及提高其質量；四是完善電子檔案標準及提高其館藏要求，并按需改變檔案管理手段、流程等；五是紙質文件改為電子文件的組合形式，并進一步完善紙質檔案的管理程序與其信息化的轉換流程；六是利用電子檔案的著錄與組盤，進一步完善電子檔案的管理，以實現交叉管理電子檔案與紙質檔案。

3.2 建設檔案保管設施

無論是紙質檔案或電子檔案，其都需在一定的物質條件下進行有效保管，即要求保管條件安全及保管設施完備。對此，企事業(yè)單位應重視對檔案保管設施的建設，即：統籌檔案庫房的安排，以保證檔案庫房的合理布局、檔案保存環(huán)境的保密性與安全性，亦或說檔案庫房應遠離危險場所，且在防塵、防盜、防火、防水和防潮上滿足檔案管理的要求。因此，建議企事業(yè)單位按如下檔案管理要求來選擇檔案用房的地址及布置庫房：一是檢查庫房窗、門的防盜與加固效果；二是檢查排水管道有無從庫區(qū)穿過；三是購置與國家標準相符的檔案保險柜、密集架等保險設施；四是配備一定數量的消毒柜、刻錄盤、掃描儀、打印機、去濕機及復印機等，以保證檔案保管設施與檔案管理規(guī)范相符。

3.3 深入學習檔案管理理論

電子檔案是社會發(fā)展的產物，其對檔案管理理論與實踐的影響尤其深遠。對此，檔案管理部門應組織檔案管理人員開展如下學習活動：一是深入學習電子檔案管理理論，以期對電子檔案的種類、特點、概念及地位等進行全面了解；二是深入研究電子檔案管理制度，并在充分認清現狀的基礎上，建立健全電子檔案管理制度，用以指導對電子檔案的管理；三是在實踐中積累電子檔案的管理經驗，并在分析表1的基礎上，整合利用電子檔案與紙質檔案，從而實現兩者的相互牽制、相互補充和良性發(fā)展。

3.4 健全檔案管理制度

在信息技術發(fā)展的推動下，出現了新的檔案載體及檔案管理也更具智能化特征。對此，檔案部門應逐漸健全檔案管理制度，以保證電子檔案與紙質檔案的成功對接、轉化和管理。對此，首先，檔案部門應以電子檔案的特征為依據制定電子數據格式標準、電子檔案著錄與標引規(guī)則等；其次，應實現電子數據標準的統一，并明確規(guī)定電子檔案的信息載體、轉換與存儲格式及硬件設備標準等；第三，檔案部門應根據紙質檔案管理經驗，完善紙質檔案的管理制度，并建立為電子檔案與紙質檔案并存發(fā)展服務的管理制度；第四，加強紙質檔案的整合利用與鑒定工作，并在檔案管理內部推定“雙套制”，即同時提交、保存和歸檔電子檔案與紙質檔案。

4 結語

21世紀是信息化的時代，要求整合利用電子檔案與紙質檔案，并促進其并存發(fā)展。其中，針對電子檔案與紙質檔案的并存發(fā)展，應從制度建設、理論學習及基建投入等上做出努力，同時還應注重對人力資源的培養(yǎng)，即：組織檔案管理人員學習社會主義核心價值觀，以提高其使用感與責任感；培養(yǎng)高尚的職業(yè)道德，使其認清檔案管理對保密性的要求；學習專業(yè)知識，使其成為為電子檔案與紙質檔案并存發(fā)展服務的專業(yè)管理人才。

參考文獻

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【關鍵詞】新時期；電子檔案；檔案管理；安全管理

新時期，在信息技術和互聯網技術不斷進步和應用的時代背景下，檔案管理工作也面臨全新變革，電子檔案出現并得到廣泛應用。同時，為促進電子檔案更好發(fā)揮作用，采取有效措施，提高電子檔案管理水平是必要的。本文將結合電子檔案管理需要，有針對性地提出管理對策，希望能為實際工作開展提供啟示。

一、新時期電子檔案在檔案管理中應用的意義

隨著信息技術和計算機技術的發(fā)展進步，新時期電子檔案的應用越來越廣泛，并發(fā)揮十分重要的作用，其重要意義表現在以下幾點：

（一）確保檔案安全。電子檔案管理工作中，安全問題尤為突出。因此，為促進電子檔案安全管理水平的提升，避免電子檔案受到損失，應該結合具體需要，構建完善的完全管理制度措施。同時還要明確管理人員的職責，讓他們有效適應電子檔案管理需要，并做好備份工作，綜合應用防火墻技術，密鑰技術，重視病毒查殺，加強安全防護工作，避免電子檔案受到不必要的攻擊和破壞，進而確保電子檔案的安全。

（二）提高管理效率。電子檔案將紙質檔案進行掃描和處理之后，進行存儲和分類，方便統計和查詢，為廣大用戶使用電子檔案創(chuàng)造便利。同時還能為用戶提供優(yōu)質服務，減輕管理人員的勞動強度，讓他們有效適應管理工作需要，實現提高電子檔案管理水平的目的。

二、新時期電子檔案在檔案管理中應用的不足

雖然電子檔案的出現，對檔案管理具有重要作用。但由于受到制度、人員等因素制約，當前電子檔案管理仍然存在不足，存在的問題體現在以下方面：

（一）安全管理不足。未能結合電子檔案管理工作需要，構建健全完善的管理規(guī)章制度，制約安全管理水平提高。管理人員安全意識淡薄，難以全面提升安全管理水平，忽視電子檔案備份，一旦丟失，數據無法找回。

（二）相關制度缺失。電子檔案制度缺失，相關規(guī)定不完善，難以有效約束和規(guī)范管理工作，制約電子檔案管理的規(guī)范化和制度化進程。同時，相關工作人員責任不明確，電子檔案管理責任制沒有嚴格落實，影響管理工作水平提升。

（三）人員素質偏低。一些管理人員素質偏低，未能有效適應電子檔案管理需要，管理專業(yè)技能缺乏，現代信息技術應用水平不強，也忽視加強管理培訓工作，制約信息技術應用水平和電子檔案管理效率提升。

三、新時期電子檔案在檔案管理中應用的對策

為彌補電子檔案管理的不足，促進管理水平提升，結合新形勢和新要求，根據存在的問題，筆者認為可以采取以下對策：

（一）加強安全管理。重視軟件維護，確保電子檔案安全有效運營。完善安全管理措施，預防安全隱患發(fā)生，明確管理人員的職責和權限，讓他們有效開展安全管理的各項工作。另外還要加強軟件和系統更新維護，確保電子檔案存儲設備安全。落實專機專用制度，保證電子檔案存儲設備處于良好性能和運營狀態(tài)。做好日常巡視工作，注重電子檔案備份，避免出現安全隱患。加強網絡防火墻建設，重視安全密鑰的使用，合理設置密碼，防止受到攻擊和破壞，促進電子檔案安全管理水平的提升。

（二）完善管理制度。根據電子檔案管理需要，建立完善的管理制度，明確管理的目的、流程和方法。落實管理責任制，讓每個管理人員有效開展管理工作。這樣既能預防安全隱患，還能推動電子檔案管理的規(guī)范化和制度化，保障電子檔案管理效率提升。

（三）提高工作人員素質。管理人員要了解電子檔案的信息，挖掘、開發(fā)和綜合利用電子檔案資源。及時存儲電子檔案信息資源，構建完善的資源庫，方便電子檔案資料查詢。提高管理人員的服務意識，加強管理培訓，具備愛崗敬業(yè)精神，具有服務意識和奉獻精神。構建先進的網絡服務體系，提供在線咨詢服務，提升管理水平。

（四）重視電子檔案備份。電子檔案要及時備份，保證其安全性與可靠性。對相關軟件定期升級和維護，使軟件處于良好性能和運營狀態(tài)。加強備份管理，避免資料丟失，改進并應用現代化管理手段，有效保障電子檔案的安全。

（五）優(yōu)化管理服務方式。綜合利用多媒體技術、光盤制作技術、信息技術，為用戶提供個性化服務，促進電子檔案資源共享。為用戶提供在線咨詢服務，完善電子檔案咨詢平臺，嚴格各項操作，優(yōu)化管理服務方式。

四、結語

新時期，隨著電子檔案的應用越來越廣泛，給檔案利用帶來巨大方便。在這樣的形勢下，更應該認識電子檔案的重要作用，結合管理工作需要，完善管理制度，確保電子檔案的安全，并提高管理人員素質。從而促進電子檔案管理水平提升，使其更好地發(fā)揮作用。

【參考文獻】

[1]苗李蒙，梁娟娟.電子檔案在檔案管理中的重要性[J].電子技術與軟件工程，2016（5）：107.

篇5

【關鍵詞】新形勢；電子檔案管理；規(guī)章制度；安全管理

新形勢下，隨著計算機和信息技術的發(fā)展與進步，電子檔案出現并得到越來越廣泛的應用。通過電子檔案的應用，不僅可以方便檔案資料查閱和檢索，還能減少檔案的占用面積，方便攜帶，更好滿足使用者的需要。同時，為促進其作用有效發(fā)揮，應該加強管理工作，促進電子檔案管理水平的提高。但目前電子檔案管理工作中，一些人員素質偏低，制度不健全，導致管理仍然存在不足，應該采取優(yōu)化策略和完善措施。

一、新形勢下電子檔案管理面臨的問題與挑戰(zhàn)

新形勢下，雖然電子檔案的應用越來越廣泛，其作用也愈加明顯。但由于管理制度不完善，一些管理人員素質偏低，當前電子檔案管理仍然面臨以下幾個方面的問題與挑戰(zhàn)：

（一）原稿的管理被忽視。為方便打印，人們習慣應用計算機起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽視電子文件的管理工作。多數人不注重加強電子文件管理工作，或者未能將其保留下來，文件被清除或被新的文件夾覆蓋。一些人員忽視保護文件夾，對文件任意進行增減、刪除或篡改操作，導致原始的電子文件面目全非，失去歸檔保管的作用，需要采取改進措施。

（二）歸檔管理不被重視。傳統的紙質檔案都是在文件形成后，由管理人員分類和編號，然后交由管理部門和工作人員進行管理。紙質檔案的使用時間較長，工作人員經驗豐富，總結出行之有效的工作流程、方法和原則，相關制度也比較成熟，有利于提升檔案管理水平。而電子檔案寫在磁盤上，方便修改，制作和修改完成后存儲于磁盤中，并保留在信息數據庫，方便檔案信息資源共享。但由于電子檔案的生成環(huán)境特殊，從制作到歸檔，不能按照紙質檔案的方式進行，電子檔案的歸檔管理也容易被忽視，制約管理水平的提升。

（三）檔案安全管理不足。電子檔案如果被盜取，其受損壞程度往往比較嚴重，甚至導致檔案數據資料難以恢復。一些單位忽視建立完善的管理制度措施，安全管理不被重視，安全防護技術手段不足，未能綜合應用防火墻技術、密鑰技術等，安全管理制度措施也沒有被嚴格執(zhí)行，制約電子檔案管理水平提升。

二、新形勢下電子檔案管理的優(yōu)化策略及有效措施

為彌補電子檔案管理的不足，根據新時期和新形勢，以提高管理水平為目的，筆者認為應該從以下方面入手，采取優(yōu)化策略和改進措施。

（一）加強原稿管理，重視電子文件收集。電子檔案制作或打印之后，不能任意刪除或修改，而應該加強原稿管理，做好存儲和備份工作。同時注重電子文件收集，與紙質檔案完全不同的是，電子文件的收集方式、范圍和要求也不同。草稿文件一般不具備正式的文件功能，可以不保留。對具有輔助作用的文件、正式的文件應該做好搜集工作，進行整理和歸檔。并與紙質檔案建立對應關系，方便查閱和使用。還可以將其制作成紙質拷貝件或微縮品，避免電子檔案丟失。

（二）完善規(guī)章制度，加強歸檔管理工作。完善電子檔案管理規(guī)章制度，推動管理工作制度化和規(guī)范化。明確相關人員的職責和權限，讓他們有效適應電子檔案管理需要，嚴格落實各項制度措施。重視電子檔案綜合利用，加強管理，使管理和利用工作更為有效地開展下去。電子檔案歸檔過程中，可采用硬盤存儲或外部載體保存，避免受到不必要的損失。

（三）重視安全管理，健全安全管理制度。加強電子檔案安全管理工作，注重安全防范工作。要綜合采用加密、簽署、信息認證、身份驗證、防篡改等措施，實現對電子檔案的有效管理。還可以將其修改為只讀性文件，防止被任意修改，保護電子文件的原始結構，增強其安全性與可靠性。做好備份工作，綜合應用加密技術、訪問控制技術、數字簽名、信息備份與恢復等措施，實現對電子檔案的有效管理，確保其安全可靠。

（四）注重管理培訓，提高管理人員素質。引進基礎扎實、責任心強、信息技術應用水平高的管理人員，實現對電子檔案的有效管理。完善管理培訓制度，學習相關理論和前沿知識，促進電子檔案管理效率的提升。管理人員要加強學習，掌握檔案管理制度和規(guī)范要求，提高計算機業(yè)務水平，有效利用其開展檔案管理工作。積極參與檔案管理業(yè)務培訓，豐富理論知識，提升愛崗敬業(yè)精神，增強動手操作能力，有效提升電子檔案管理水平。

三、結語

新形勢下，隨著信息技術和計算機的廣泛應用，電子檔案的應用也越來越廣泛。為促進電子檔案管理水平的提高，實際工作中應該認識存在的不足，結合電子檔案管理需要，綜合采取優(yōu)化策略和有效措施。從而促進電子檔案管理水平的提高，使其更好地運營和發(fā)揮作用。

【參考文獻】

[1]文一博.新形勢下加強電子檔案管理的策略[J].黑龍江檔案，2015（1）：99.

篇6

一、新時期醫(yī)院電子檔案管理現狀以及影響

（一）檔案管理人員專業(yè)素質水平不高

傳統的紙質檔案的應用時代已經一去不返，時代的發(fā)展技術的進步，已經把這項工作帶到了電子時代，處于過渡時期的相關工作人員，在計算機的應用上專業(yè)素質普遍不足，以往負責相關工作的人員所具備的技能已經滿足不了當下的需求，電子檔案工作不僅僅要求工作人員具備文化知識，更要良好的掌握計算機的相關一系列的知識。然而這也是當下絕大多數醫(yī)院檔案工作者的軟肋，負責這項工作的人員的技能與思想還都停留在紙質檔案的年代，對電子檔案所會用到的計算機技能更是一無所知，這種內在與現狀極不匹配的情況，所帶來的直接后果只能是檔案管理工作的一團糟。

（二）檔案管理缺乏必要的資金投入

電子檔案的管理工作是一項系統化的工作，離不開資金的支持，尤其是在硬件上的更新與完善，然而當下的大多數醫(yī)院在認知上還停留在那個有紙有筆就能記錄的年代，對此項工作的重視程度不足，所給予電子檔案管理的資金投入更是匱乏，巧婦難為無米之炊，即使相關的工作人員的能力再強，在軟硬件上得不到及時的更新與維修，試想工作效率又何談提高？當下醫(yī)院電子檔案管理工作，迫在眉睫的就是專業(yè)檔案軟件配置老化想象嚴重，急需大量資金的投入。

（三）電子文件的特性帶來的問題

電子檔案不同于過往的紙質檔案，電子檔案所進行的是網絡存儲，對計算機網絡有高度的依賴性，這一特殊的存儲環(huán)境決定了它易于分享的特性。這種特性既賦予電子檔案便利，同時也增添了安全風險，使其管理不當的情況下極易被修改和復制甚

至銷毀。

（四）醫(yī)院電子檔案管理系統制度不完善

目前醫(yī)院電子檔案的管理缺乏一套完善的管理制度來規(guī)范檔案的管理，醫(yī)院對電子文件的特性沒有充分的了解，所以不能準確預測電子文件管理中可能出現的問題，檔案管理制度存在許多不完善的地方。檔案管理過程隨意性強，醫(yī)院信息管理水平有待提高。

二、加強醫(yī)院電子檔案質量的具體對策

（一）提高電子檔案管理人員的綜合素質

人是一切工作開展的源泉，只有人員的專業(yè)素質能夠駕馭工作，如此一來工作才能順利的進行，醫(yī)院電子檔案工作也是如此，院方應該重視起對負責此項工作員工的定期技能培訓，強化檔案管理人員專業(yè)技能，專業(yè)技能除了所涉及的檔案理論知識外，還要注重計算機理論知識以及操作技能的培訓，除此之外還應具備一定的網絡安全知識。

（二）加大對電子檔案管理的資金投入，實現檔案的現代化管理

需要院方的領導們從思想上轉變觀念，增加對電子檔案管理工作的重視，進而給予這部分工作更大的資金投入，以此來更換原本落后的軟硬件設備，訂購配置優(yōu)異的計算機、掃描儀、刻錄機、文件管理軟件等，并安裝相關的網絡安全防護軟件，確保所有檔案信息的高度安全性。

（三）嚴格把關電子信息的歸檔，做好電子信息的動態(tài)管理

第一點，把電子檔案所涉及的詳細電子信息，開展逐一的檢查、鑒定和驗收，在此過程中找出所存在的問題，并及時的進行解決，從而達到入檔的所有信息皆具有專業(yè)性和安全性。第二點，實時對所涉及的檔案信息進行動態(tài)掌控強化管理，第一時間查漏補缺完善檔案系統。

（四）不斷建立健全電子檔案管理制度

每個醫(yī)院的實際情況間檔案工作有所差異，應根據自身的實際情況，建立起符合實際需求的健全電子檔案管理制度，并落實到負責專人，以此來真正做到有制有責。制度的制定應貫穿電子檔案的收集、整理、錄入、存檔等整個環(huán)節(jié)。

篇7

1 新形勢下人力資源檔案管理的內容

1.1 人力資源的配置

人力資源檔案管理最主要的服務目的就是根據人力資源管理的要求，對人力資源中制定的長期發(fā)展目標配備合適的人員。這就要求，人力資源檔案管理工作必須掌握企業(yè)中全部人員的情況，并根據企業(yè)不同時期的需求，能夠配備相應的人才[1]。

1.2 人力資源的開發(fā)利用

人力資源的開發(fā)和利用是建立在對檔案管理人員專業(yè)技能的基礎之上的，因此，要注重對新型人才的接納和培養(yǎng)，將先進的管理理念及管理的技能傳授給企業(yè)的管理人員，使他們的管理技能能夠與時俱進，實現企業(yè)人力資源的最大化的利用。

1.3 人力資源的定期評估

企業(yè)要根據人員的表現及業(yè)績大小，進行相應的崗位調整。新形勢下，對人力資源的定期評估，是一種對工作人員積極性肯定的表現。

2 新形勢下人力資源檔案管理存在的問題

2.1 人力資源檔案管理意識比較淡薄

在人力資源檔案管理中，管理人員缺乏對人力資源檔案管理的認識，這種意識的原因主要是人力資源管理人員在思想上沒有能夠對檔案管理工作充足的認識，在他們的思想意識里，檔案管理只是對個人的經歷進行記錄并完成抄寫和整理工作就可以，因此，不需要花費特別多的精力在檔案管理上。但是，在新形勢下，檔案管理非常重要，它不僅僅影響到人才的流動而且對單位生產力的提高也有這至關重要的作用，因此，在新形勢下，加強管理人員對人力資源檔案管理的重視程度十分的必要[2]。

2.2 人力資源檔案管理工作效率較低

人力資源檔案管理工作是指對檔案的收集、保存和檔案的調用等。目前在檔案管理工作中缺乏一個相對成熟的體系對檔案管理步驟進行簡化。與此同時，這種體系的缺乏導致收集的資料不能夠得到很好的發(fā)揮，檔案的利用率得不到提高。

2.3 人力資源檔案管理工作硬件設備的缺乏

在人力資源檔案管理工作普遍存在硬件設備缺乏的現象，這也是檔案管理工作質量得不到提高的主要原因。在很多企業(yè)里，檔案管理工作形同虛設，沒有起到相應的工作職能，這些問題已經影響到了人力資源檔案管理工作的質量。目前，有很多企業(yè)的人力資源管理工作設施不完善，因此檔案管理工作有明顯的的缺陷。

2.4 檔案管理體系不健全

人力資源信息難以收集已經成為企業(yè)人力資源管理體系不能夠健全及完善的主要因素。各個行業(yè)之間沒有關于人力資源檔案歸檔的明確規(guī)定，因此，歸檔的標準無法達到統一，致使很多檔案不知道要歸到哪個行當。

3 新形勢下人力資源檔案管理的改進措施

3.1 建立并完善人力資源檔案管理制度

建立人力資源檔案管理制度是人力資管檔案管理工作中最重要的一個部分。要建立檔案管理制度就需要：第一要在企業(yè)內部建立正確的人力資源工作的管理制度，這是實現檔案管理有效性的前提，只有建立正確的檔案管理制度，就能避免工作人員在檔案管理中出現的怠工現象及工作不認真的現象，有利于提高人力資源檔案的整體管理水平。第二，健全的檔案管理制度，能夠促進人類資源相關人員的工作質量，第三，人力資源檔案管理制度是建立在公平性的基礎之上，企業(yè)內所有的人員都必須遵守檔案管理制度，并且能夠在制度的規(guī)定下保質保量的完成相應的檔案管理工作，第四，人力資源管理制度的實施必須要嚴格，而且制度中對獎罰的規(guī)定要明確，能夠充分體現出檔案管理制度的嚴肅性。

3.2 加快檔案管理的信息化的建設

隨著互聯網的普及，在人力資源檔案管理中也要加快對信息化的建設速度，具體就是要采用信息化的檔案管理模式，加快電子檔案的普及應用，這是在根本上提高檔案管理效率的有效方法。電子檔案在提升檔案的管理方面，與傳統的檔案管理方式相比，有很大的優(yōu)勢，比如在傳統檔案中會存在檔案隨著時間的增加會有磨損或者丟失的問題，不能夠實現檔案的永久性保存，但是電子檔案就有效的避免了以上的問題，實現了檔案的永久性保存。而且，單子檔案管理方法具有智能化及科技化，而且，隨著電子檔案的推廣，能夠有效的促進檔案管理的流程的簡化，減少了檔案管理人員的相關工作強度。

3.3 對檔案管理人員素質的提高

目前，由于傳統的人力資源檔案管理理念的存在，檔案管理人員一般是年齡比較大，沒有受過專業(yè)檔案培訓的人員。因為缺乏系統的學習和培訓，工作上不夠專業(yè)，檔案管理員也只是單純的做較低水平的服務，對于檔案管理的高層次服務不能提供，而且在服務中缺乏標準化及規(guī)范化，?τ諳執(zhí)?化檔案管理和管理技術的應用技能不了解。因此，要加強多管理人員的專業(yè)培訓。從整體上著手，整體提高人力資源檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)水平，對管理隊伍進行升級優(yōu)化[3]。

篇8

關鍵詞：檔案管理工作；檔案管理人員；檔案使用價值

一、 檔案管理工作現狀

在信息化時代，檔案對于無論是個人還是企業(yè)都有著十分重要的作用，作為一個巨大的軟科學信息資源寶庫，他對于過往的資料起到了一定的統計、歸納整理、記錄的作用，具有原始憑證性、不可再生性及可重復利用性等特點，日益受到人們的關注。在當今信息化的快速時代，社會辦公越來越趨向于自動化、電子化，這使得檔案管理的工作也越來越方便快捷，諸如文件收集、整理、分類、歸納總結等運作過程都可以通過計算機完成。現階段檔案管理工作的進展仍存在著一些弊端。

（一） 社會的現代化發(fā)展管理軟件缺乏統一性

不同檔案部門使用的計算機型號在很大程度上不統一，規(guī)格各異，信息管理軟件也是多種多樣，很難實現文件互傳和資源共享，導致就不得不手動來完成信息管理工作，因而不能快捷地得到信息編輯成果，從一定程度上制約了檔案信息電子化的進程。

（二）檔案管理基礎工作標準化、規(guī)范化仍需改進

規(guī)范化和標準化是確保檔案管理工作順利進行的前提。但目前檔案管理基礎工作的標準化規(guī)范化還尚未達成，一是紙質檔案內容繁瑣、工作量大、不易處理，且部分年代久遠的館藏檔案質量差，部分資料遺失，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強。

（三）檔案管理制度不能適應實際需要

我國雖然制定了一定的檔案管理制度，但是隨著社會的發(fā)展，原有的檔案管理制度已經不能完全適應社會需要，尤其是隨著電子檔案的產生現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。

二、新形勢下檔案管理工作的發(fā)展

計算機的不斷更新和新型信息管理系統的不斷誕生，不僅使得檔案管理工作更加簡便快捷，同時也對檔案管理的要求越來越多，這無異給檔案管理工作帶來了許多新的挑戰(zhàn)。

（一）建立健全檔案管理制度

健全的管理制度，完善的管理機制，是提高檔案管理工作水平的保障。因此：

1、檔案工作人員應結合需要，從實際出發(fā)，制定出符合現實管理邏輯的檔案管理制度，確保檔案管理制度切實可行，并且具有一定操作彈性，努力做到有章可循，按制度辦事。

2、不斷修訂、完善已有的檔案制度，以實現現代化、規(guī)范化、標準化的檔案管理。例如工作人員修補制訂了一系列制度，像是《檔案歸檔制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案室工作人員職責》、《檔案借閱制度 》這些制度的制定明確說明了檔案管理范圍、 管理原則和管理方法，補充完善與應用單位檔案工作相適應的收集、整理、借閱等各項管理制度，使檔案管理的調、查、歸等環(huán)節(jié)都有法可依、有章可循。

（二）加快管理檔案信息化建設

1、要堅持技術和管理并行。技術是檔案管理的手段，管理是檔案管理的保障。在信息技術環(huán)境下，推進檔案信息化建設不僅是技術問題，也是管理問題。信息化要求不僅要在技術上改變，還要注意管理觀念、方式、方法乃至整個管理模式的變革和創(chuàng)新。

（三） 提高檔案工作人員綜合素質

檔案管理工作是一種類似服務型的工作，而且又偏于幕后，但是他們的業(yè)務素質又直接影響著檔案管理工作的質量，所以就需要工作人員要有高尚的職業(yè)道德，夯實的技術基礎，積極樂觀的工作態(tài)度。

1、政治素質。

檔案管理工作大多數是要求從業(yè)人員要嚴格遵守保密制度的，因為無論是對于企業(yè)和個人，檔案的泄露都會帶來嚴重的損失，甚至還會帶來人身傷害。所以，檔案工作人員要有正確的人生觀、價值觀，正確的政治態(tài)度和職業(yè)道德，要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感 ， 良好的主動服務意識 。

2、業(yè)務素質。

業(yè)務素質主要是指檔案工作人員業(yè)務處理能力，包括大難整理、檔案編目、檔案價值鑒定、檔案的保護等等。同時還要有一定的管理能力，因為檔案涉及到對方面面的資料的收集、整理、鑒定、保管、統計、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協調處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

總

之，隨著辦公自動化的普及，電子文件將會越來越多地出現在我們的工作和生活中，它必將在現行文件領域中形成一個很大的沖擊。面對挑戰(zhàn)，檔案工作者應予以高度重視，必須深入到現行文件領域，努力加強檔案建設，提升檔案管理水平，實現檔案管理的現代化、建設化，加大檔案的開發(fā)利用，共享檔案資源，在思想觀念、理念原則、技術方法等各方面進行認真研究，改革創(chuàng)新，使檔案資料更好地服務于社會和經濟發(fā)展，在信息時代為檔案界贏得一席這地。

參考文獻：

[1] 王燕玲.淺析如何做好檔案管理工作[j].大視野，2008（7）

[2] 徐曉琴.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新[j]. 科技廣場. 2009（02）.

[3] 門偉麗.關于加強新形勢下檔案管理工作的思考[j]. 科技創(chuàng)業(yè)月刊. 2010（08）.

[4] 羅小利. 如何做好檔案管理工作[j]. 民營科技. 2011（05）

篇9

【摘要】

當今社會是一個信息化技術飛速發(fā)展的時代，隨著科學技術的不斷發(fā)展，文件和檔案的形式也不只是局限于傳統的紙質圖書和資料，更多的現代化新型的軟格式材料應運而生，同時在檔案管理上如果還繼續(xù)使用針對傳統文件和資料的管理方法，勢必在對新型電子化資料的管理中受到限制。

【關鍵詞】

檔案；現代化；管理

隨著信息技術的發(fā)展，檔案文件的形式越來越多樣化和現代化，傳統文件的管理方式因其管理對象的性質有著根本上的不同，所以不能適應新型的現代化檔案管理要求。因此，為了適應不斷更新變化的現代檔案形式，只有通過對現有檔案管理方法進行分析和改進，結合現代化檔案的特點，制定出能夠適應新型檔案管理的現代管理方法。

1 存在的問題

首先，檔案管理在目前社會人員的工作中沒有被廣泛重視。多數的檔案工作僅僅是局限于專業(yè)的檔案管理部門，而沒有將檔案管理普遍進行，這對檔案管理工作的現代化發(fā)展具有很大的制約作用。其次，目前的傳統檔案管理形式落后，條理性不強，對傳統檔案的管理僅僅是存在著形式上的管理，并不能真正對檔案的管理做到細致、有效，同時管理人員在工作過程中對檔案的執(zhí)行標準不能完全遵守，更導致了傳統檔案管理的混亂狀態(tài)。再次，檔案管理的相關制度需要完善，目前在檔案管理中出現各種問題，很大一部分是由管理制度不科學、要求不細致和完善造成的，如果要徹底改善目前檔案管理混亂、無規(guī)律、不科學的現狀，必須要改進管理制度。最后，檔案管理之所以沒有受到應有的重視，還是因為對檔案的使用頻率不高、使用過程不注意保護，造成了檔案的缺失和破壞。由于使用頻率低因此對檔案管理也無法引起相應的重視，長久的管理缺失導致了檔案管理工作停滯，檔案保管工作更無法保證檔案的完整性和系統性。

2 檔案管理現代化的對策

2.1更新檔案管理觀念

要改變當前社會中檔案管理工作落后甚至缺失的現狀，首先要提高社會對檔案管理工作重要性的認識。檔案是各項工作開展過程中的重要參考資料，如果不注重檔案保護和管理工作，對現代化的檔案繼續(xù)以傳統的落后管理形式進行管理，勢必會造成檔案被嚴重破壞，而且對檔案的有效利用將會起到直接的制約作用。另外對檔案管理制度的不完善，進一步加重了檔案管理工作的負面管理效果，造成檔案管理系統性缺失，管理秩序混亂、內容無條理可言。因此，只有對現代化的檔案特點進行分析，提出能夠保證檔案有條理進行管理、安全系統的進行保管等基本要求得到滿足的新型檔案管理制度，然后結合傳統檔案管理中出現的問題，進一步分析原因和管理缺陷，利用科學的現代化檔案管理理論，對傳統管理制度進行優(yōu)化和改進，將管理制度發(fā)展成可以適應目前科技化檔案形勢的現代化檔案管理制度。

2.2采取標準化流程

要適應現代化檔案管理要求，更應注重管理流程標準化的重要性。只有采用標準化的檔案管理手段，才能使檔案在管理過程中以一種明確、有條理的形式存在，從而令檔案在使用選取上提高工作效率。另一方面，通過標準化的檔案管理流程對現代化檔案進行管理還能保證檔案的系統性和完整性，從而保證檔案質量和完善保存。

2.3手工處理和現代化技術的協調

檔案的現代化存在形式包括傳統的圖書文獻和一切紙質資料，還有現代的新型電子資料和多媒體資料，對不同形式的檔案管理方法肯定也會不同，這就需要針對各種形式檔案的特點，采用相應的管理方法，對檔案進行正確的操作和保存。傳統資料的整理和保存都需要通過手工處理去實現，現代資料的搜集和審核工作也要一步一步通過手工完成，因此通過手工處理方式是對檔案管理的基本管理要求。另外，針對傳統資料的歸檔、分類、編目等工作，通過現代化的科技手段進行的話，則比手工處理方式更加高效和精細，同時對先進科技資料的保存也是通過現代化的技術手段進行管理的，所以現代化的管理技術能夠保證檔案管理工作進行更高效、更準確。綜上所述，檔案管理在技術方面應當以手工處理為主要形式，現代化技術手段為輔助支持，去更好的完成檔案管理工作。

2.4實現檔案的現代化

傳統的檔案形式在管理和保存的工作中相對電子化資料更占據空間，保存環(huán)境要求更加復雜，而且保管方式要求更繁瑣，而現代化的電子檔案在保存上占據空間小，保存環(huán)境要求低，保管方式也更加簡單，如果將檔案的形式逐漸電子化，再利用現代化的管理方式，那么將會使檔案管理的工作更加容易進行。

3 結束語

目前的科技形勢下隨著現代化檔案形式的不斷加入，對檔案管理提出了更高的要求，通過對當前檔案管理中出現的問題進行分析，針對現代化的檔案形式特點，結合先進的檔案管理理論，對當前檔案管理模式進行改進和創(chuàng)新，建立起現代化的檔案管理制度，保證檔案能夠被更好的利用。

參考文獻：

［1］楊淑梅，崔立紅.淺談檔案管理現代化［J］.機電兵船檔案，2014（2）：2425

［2］李春風.淺談檔案管理現代化趨勢［J］.商情，2014（11）：257

篇10

隨著2016年1月1日新《會計檔案管理辦法》的實施，對高校的會計檔案管理提出了一個新的要求。結合現階段高校會計檔案管理中出現的問題，結合現代電子信息技術，從加大設備投入、完善管理制度，明確權責制度方面，加強會計檔案的管理，更全面的完善會計檔案工作。

關鍵詞：

高校會計檔案；信息化；管理制度

一、前言

會計檔案體現了一個單位經濟活動，通過會計檔案，可以了解每項經濟業(yè)務的來龍去脈。高校會計檔案是記錄和反映學校在管理運行中形成的重要財務往來資料和原始憑證，是學校在行政、教學、科研等一系列往來業(yè)務中形成的歷史記錄，同時也是高校檔案的重要組成部分。隨著經濟的發(fā)展和科技的進步，高校財務涉及到的事項越來越多越來越復雜，對財務的各項要求也越來越高，會計檔案僅僅通過紙質的方式，遠遠不能滿足當下的各類需求。特別是越來越多的會計憑證、報表等均已由原來的手工操作轉變成以電子形式產生和傳輸，由此形成了大量的電子檔案。自2010年起財政部、國家檔案局對原管理辦法進行多方調研論證，再經過科學的研討和嚴格的試點，于2015年12月經財政部部務會議、國家檔案局局務會議修訂通過，于2016年1月1日起施行新《會計檔案管理辦法》。

二、高校會計檔案管理現狀及分析

（一）對會計檔案的重要性認識不足，責任不明確，軟硬件配套設施落后

高校財務的工作重點，普遍在預、決算的編制、執(zhí)行、報賬業(yè)務等會計核算工作，而對于涉及到財務的資料檔案管理卻相對忽視。主要體現在以下幾個方面：首先在人員配置上，雖然各高校都有專門的檔案管理部門，但是主要職責是管理學校的相關文件、學生資料等等，而且也是檔案專業(yè)的人員負責。對于財務上交的會計資料，僅僅起到代管的作用，若遇到查閱此類資料，只能由會計人員前去查閱。而財務部門對于會計資料的管理，也沒有專職人員負責，都是部門人員兼管，由于缺乏檔案管理的相關知識，因此在管理上存在很多問題。其次，會計檔案在檔案部門存檔的，所有查閱、借閱此類資料的，都要辦理很多相關的借閱手續(xù)，非常不便捷。財務部門自己管理的，則是存放于辦公室或者庫房，無法滿足專業(yè)檔案資料的存放要求。最后，很多高校沒有明確的制度規(guī)定哪一類會計資料應該存放于檔案部門還是存放于財務部門。因此，很多資料存放比較混亂，一部分在財務部門、一部分在檔案部門，不利于會計檔案的歸檔。

（二）管理方式落后、會計檔案質量不高，歸檔不齊全

當下很多高校，對于會計檔案的保管，還僅僅是處于紙質檔案保管階段，僅有少部分的檔案管理用到了excel，word等軟件。經過長時間的檔案管理證明，紙質檔案管理存在很大的弊端。打印紙質不僅影響工作效率，大量的會計檔案資料會占用大量的空間，增加辦公的成本；在漫長的保管期限內，紙質檔案很容易字面污染和頁面損壞，不利于會計檔案資料的完整性；有些檔案管理權責歸屬不明確，特別是沒有專門檔案管理部門的學校。這樣就導致資料傳遞不明確，關聯部門之間可能產生推諉，相關聯資料可能分屬兩個不同的部門管理，甚至導致資料傳遞過程中的遺失。

（三）核銷不及時，容易造成資源浪費

2016年1月1日起實施的新會計檔案管理辦法，對各類會計檔案資料有了一個明確的保管期限。但是，很多高校因為特殊原因，不能按期銷毀到期的會計檔案。比如很多高校的基建會計檔案，因歷史原因，很多在建工程沒有按期轉入固定資產。針對該項目的會計檔案，有些的保管年限已經超過了保管年限，但是無法進行銷毀，要留待以后備查，還需用專門的文件柜進行存放，這些資料就占用了大量的空間，而且紙張經過長時間存放，發(fā)黃變質，大大影響閱讀的質量。

（四）保密水平較低，存在安全隱患

目前高校對于會計檔案的保管，多數采用紙質方式，主要體現在各類文件、憑證、原始單據等這一類；部分涉及到電子檔案的,都是通過word、excel方式，例如各類報表、申請、回復等等。很多高校并沒有針對會計檔案，制定專門的保密制度。因此在檔案的保密方面，存在安全隱患。

三、如何利用現代電子信息技術完善電子會計檔案管理

（一）加大會計檔案管理的投入，建立設施完善的數據庫，實現數字化管理

每年在單位預算經費中，加入會計檔案管理專項經費，用于會計檔案購買設備等項目使用。建立設施完善的數據庫，將財務軟件、會計檔案軟件、學校網絡平臺相結合，便于部門將會計核算產生的憑證、上級部門下達的相關文件、單位內部文件等需存檔文件，轉換為可儲存文件，便于會計核算使用、會計檔案軟件進行保管。將繁瑣的會計檔案工作，通過數字化進行科學的管理。

（二）結合信息化的要求，制定財務檔案管理制度，繪制出完整的流程圖，明確檔案專職管理人員

新會計檔案管理制度對電子檔案管理作出了更為詳細的要求，除了按照制度規(guī)定以外，結合本單位實際情況，制定單位會計檔案管理制度，并且據此繪制完整的會計檔案管理流程圖，制度和流程圖都需上墻，并且制定專人負責會計檔案管理。

（三）嚴格按照檔案管理要求建設檔案資料、設備管理場地

對于會計檔案保管，不僅是紙質的要求妥善保管，電子信息檔案及設備也應當按照要求進行保管，因此，保管的場地也必須達到相應的要求。首先，防火門、防盜門、防盜窗、滅火器等相應的硬件條件必須達到。其次、庫房必須適合紙質文件及電子設備的放置、保持溫度在15-30攝氏度之內，避免電子設備溫度過高；濕度必須在45%-65%之內，防止紙質文件受潮，防止電子設備受潮變形。必要時安裝空調及除濕機。

四、發(fā)展前景及展望

電子信息化與會計工作相結合，是時展必要的過程，特別是對會計檔案的管理具有重大的意義。會計檔案是見證高校發(fā)展的各項經濟業(yè)務的重要依據，對會計檔案管理的重視，體現了高校對自身經濟發(fā)展的重視。會計檔案通過電子信息化進行管理，為檔案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，滿足學校的發(fā)展需求，推動學校經濟管理工作走可持續(xù)發(fā)展的道路都具有劃時代的意義。

參考文獻:

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