導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇多媒體檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1、是干部信息規(guī)范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門(mén)之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿(mǎn)足人員個(gè)體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理干部信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。

2、是國(guó)家信息化和新時(shí)期組織工作的迫切需要。進(jìn)入九十年代以來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)。江總書(shū)記關(guān)于“四個(gè)現(xiàn)代化，哪一化也離不開(kāi)信息化”的重要指示，明確要求各地各部門(mén)要把信息化工作列入議事日程。我國(guó)近年來(lái)大大加快了各項(xiàng)工作的信息化進(jìn)程，而新時(shí)期黨的組織工作更應(yīng)該走在前面。用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時(shí)期的組織工作，更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時(shí)期組織工作的迫切需要，也是國(guó)家信息化工作的必然要求。

3、是合理使用先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級(jí)組織部門(mén)都購(gòu)進(jìn)了相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備，計(jì)算機(jī)應(yīng)用和信息化工作也取得了一些進(jìn)展，但也存在著許多問(wèn)題。例如，軟件開(kāi)發(fā)不及時(shí)，應(yīng)用水平較低，現(xiàn)有的設(shè)備沒(méi)有得到充分利用，信息資源沒(méi)有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不斷促進(jìn)組織工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

二、干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用

1、為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)提供全方位的干部信息。干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取干部的自然情況、簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長(zhǎng)以及德能勤績(jī)等方面的綜合信息，還可以隨時(shí)查詢(xún)干部諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時(shí)間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過(guò)去那種從紙面上靜態(tài)了解干部的傳統(tǒng)方式。

2、使信息充分得到共享，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了干部管理過(guò)程中所需要的全方位的干部信息。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門(mén)重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動(dòng)。而且在干部管理工作中，隨時(shí)可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)更新本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)提供最新的第一手資料，大大提高信息的時(shí)效性。信息共享之后，各部門(mén)可以從各個(gè)側(cè)面，全方位了解一個(gè)干部，走出在本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，從一個(gè)側(cè)面了解干部的局限性，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對(duì)干部認(rèn)識(shí)的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長(zhǎng)的工作利用這套系統(tǒng)，短時(shí)間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，干部任免審批表、干部簡(jiǎn)歷等常用材料可以自動(dòng)生成，并可以實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動(dòng)，提高工作效率與工作質(zhì)量。

3、可以使干部任免更加科學(xué)化，提高知人識(shí)人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報(bào)的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集干部工作、學(xué)習(xí)、深入生產(chǎn)一線的聲像，結(jié)合干部考核中形成的文字材料，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體設(shè)備把動(dòng)態(tài)影像、聲音和相應(yīng)的文字融為一體，并通過(guò)投影顯示出來(lái)。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達(dá)能力等，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)任免人選有一個(gè)比較全面、直觀和生動(dòng)的了解，可以更好地評(píng)價(jià)和使用干部，提高知人識(shí)人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下用人的需要，選拔出各種類(lèi)型的領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人才，讓選拔上來(lái)的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。

三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

1、要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件。為了達(dá)到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國(guó)組織干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為實(shí)現(xiàn)干部信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，否則會(huì)造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級(jí)數(shù)據(jù)無(wú)法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目也應(yīng)當(dāng)建立在相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)之上。如文本、照片、聲像等的采集與報(bào)送都應(yīng)該制定和遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，減少轉(zhuǎn)換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。

2、要用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建整個(gè)信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及到很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。

應(yīng)用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，首先要建立起干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)，包括文字信息數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這是整個(gè)信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內(nèi)的應(yīng)用。多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)是難點(diǎn)，圖像和視頻數(shù)據(jù)有著容量大、不易管理、調(diào)用速度慢等特性，如果簡(jiǎn)單的以文件方式存放，滿(mǎn)足不了數(shù)據(jù)量日益增多時(shí)的調(diào)用、管理、更新、存儲(chǔ)等方面的需要。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，必須采用先進(jìn)的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，以保證多媒體數(shù)據(jù)的應(yīng)用。

要使干部多媒體信息系統(tǒng)達(dá)到最佳的應(yīng)用效果，使用先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及高性能的設(shè)備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應(yīng)該保證較高的質(zhì)量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計(jì)算機(jī)，音頻和視頻可以采用先進(jìn)的數(shù)字杜比和DVD技術(shù)，在為領(lǐng)導(dǎo)提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時(shí)，也能保證在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)的適應(yīng)性。

網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)信息共享的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。只有建立一個(gè)優(yōu)質(zhì)、高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的高投入與高產(chǎn)出，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和組織工作提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的信息服務(wù)?，F(xiàn)階段比較先進(jìn)的組網(wǎng)技術(shù)有ATM和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較低的價(jià)格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價(jià)格比，是一個(gè)比較合適的選擇。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中還要考慮利用Internet，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區(qū)委組織部相連，形成一個(gè)組織系統(tǒng)廣域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)組織工作信息大面積共享。

3、應(yīng)該有計(jì)劃、分步驟、分階段建設(shè)多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應(yīng)用軟件的選用與開(kāi)發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立等。三個(gè)環(huán)節(jié)可以同時(shí)進(jìn)行，其中信息資源的采集是重點(diǎn)，也是基礎(chǔ)，干部信息的采集與報(bào)送工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范化、制度化，把其當(dāng)成干部管理工作中的一項(xiàng)經(jīng)常性的工作來(lái)抓。第二，進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個(gè)系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗(yàn)推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。第三，進(jìn)一步加大投入，使整個(gè)系統(tǒng)臻于完善，最終滿(mǎn)足組織工作的全面需要。

4、要全員參與，以應(yīng)用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及到很多工作領(lǐng)域，也涉及到干部管理的多個(gè)部門(mén)。信息系統(tǒng)的建設(shè)工作包括括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計(jì)、黨員統(tǒng)計(jì)等信息內(nèi)容，與干部考核、考察等工作也有著密不可分的聯(lián)系。因此在系統(tǒng)的建設(shè)上，應(yīng)該全員參與，分清職能，明確信息的采集、維護(hù)和使用等各項(xiàng)工作的分工與權(quán)限，最終形成科學(xué)、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運(yùn)行機(jī)制。

篇2

1、是國(guó)家信息化和新時(shí)期組織工作的迫切需要。進(jìn)入九十年代以來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)。江總書(shū)記關(guān)于“四個(gè)現(xiàn)代化，哪一化也離不開(kāi)信息化”的重要指示，明確要求各地各部門(mén)要把信息化工作列入議事日程。我國(guó)近年來(lái)大大加快了各項(xiàng)工作的信息化進(jìn)程，而新時(shí)期黨的組織工作更應(yīng)該走在前面。用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時(shí)期的組織工作，更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時(shí)期組織工作的迫切需要，也是國(guó)家信息化工作的必然要求。

2、是干部信息規(guī)范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門(mén)之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿(mǎn)足人員個(gè)體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理干部信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。

3、是合理使用先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級(jí)組織部門(mén)都購(gòu)進(jìn)了相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備，計(jì)算機(jī)應(yīng)用和信息化工作也取得了一些進(jìn)展，但也存在著許多問(wèn)題。例如，軟件開(kāi)發(fā)不及時(shí)，應(yīng)用水平較低，現(xiàn)有的設(shè)備沒(méi)有得到充分利用，信息資源沒(méi)有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不斷促進(jìn)組織工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

二、干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用

1、為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)提供全方位的干部信息。干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取干部的自然情況、簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長(zhǎng)以及德能勤績(jī)等方面的綜合信息，還可以隨時(shí)查詢(xún)干部諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時(shí)間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過(guò)去那種從紙面上靜態(tài)了解干部的傳統(tǒng)方式。

2、使信息充分得到共享，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了干部管理過(guò)程中所需要的全方位的干部信息。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門(mén)重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動(dòng)。而且在干部管理工作中，隨時(shí)可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)更新本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)提供最新的第一手資料，大大提高信息的時(shí)效性。信息共享之后，各部門(mén)可以從各個(gè)側(cè)面，全方位了解一個(gè)干部，走出在本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，從一個(gè)側(cè)面了解干部的局限性，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對(duì)干部認(rèn)識(shí)的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長(zhǎng)的工作利用這套系統(tǒng)，短時(shí)間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，干部任免審批表、干部簡(jiǎn)歷等常用材料可以自動(dòng)生成，并可以實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動(dòng)，提高工作效率與工作質(zhì)量。

3、可以使干部任免更加科學(xué)化，提高知人識(shí)人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報(bào)的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集干部工作、學(xué)習(xí)、深入生產(chǎn)一線的聲像，結(jié)合干部考核中形成的文字材料，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體設(shè)備把動(dòng)態(tài)影像、聲音和相應(yīng)的文字融為一體，并通過(guò)投影顯示出來(lái)。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達(dá)能力等，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)任免人選有一個(gè)比較全面、直觀和生動(dòng)的了解，可以更好地評(píng)價(jià)和使用干部，提高知人識(shí)人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下用人的需要，選拔出各種類(lèi)型的領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人才，讓選拔上來(lái)的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。

三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

1、要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件。為了達(dá)到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國(guó)組織干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為實(shí)現(xiàn)干部信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，否則會(huì)造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級(jí)數(shù)據(jù)無(wú)法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目也應(yīng)當(dāng)建立在相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)之上。如文本、照片、聲像等的采集與報(bào)送都應(yīng)該制定和遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，減少轉(zhuǎn)換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。

2、要用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來(lái)構(gòu)建整個(gè)信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及到很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。

應(yīng)用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，首先要建立起干部信息數(shù)據(jù)庫(kù)，包括文字信息數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這是整個(gè)信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內(nèi)的應(yīng)用。多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)是難點(diǎn)，圖像和視頻數(shù)據(jù)有著容量大、不易管理、調(diào)用速度慢等特性，如果簡(jiǎn)單的以文件方式存放，滿(mǎn)足不了數(shù)據(jù)量日益增多時(shí)的調(diào)用、管理、更新、存儲(chǔ)等方面的需要。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，必須采用先進(jìn)的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，以保證多媒體數(shù)據(jù)的應(yīng)用。

要使干部多媒體信息系統(tǒng)達(dá)到最佳的應(yīng)用效果，使用先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及高性能的設(shè)備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應(yīng)該保證較高的質(zhì)量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計(jì)算機(jī)，音頻和視頻可以采用先進(jìn)的數(shù)字杜比和DVD技術(shù)，在為領(lǐng)導(dǎo)提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時(shí)，也能保證在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)的適應(yīng)性。

網(wǎng)絡(luò)是實(shí)現(xiàn)信息共享的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。只有建立一個(gè)優(yōu)質(zhì)、高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的高投入與高產(chǎn)出，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和組織工作提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的信息服務(wù)。現(xiàn)階段比較先進(jìn)的組網(wǎng)技術(shù)有ATM和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較低的價(jià)格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價(jià)格比，是一個(gè)比較合適的選擇。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中還要考慮利用Internet，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區(qū)委組織部相連，形成一個(gè)組織系統(tǒng)廣域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)組織工作信息大面積共享。

3、應(yīng)該有計(jì)劃、分步驟、分階段建設(shè)多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應(yīng)用軟件的選用與開(kāi)發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立等。三個(gè)環(huán)節(jié)可以同時(shí)進(jìn)行，其中信息資源的采集是重點(diǎn)，也是基礎(chǔ)，干部信息的采集與報(bào)送工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范化、制度化，把其當(dāng)成干部管理工作中的一項(xiàng)經(jīng)常性的工作來(lái)抓。第二，進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個(gè)系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗(yàn)推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。第三，進(jìn)一步加大投入，使整個(gè)系統(tǒng)臻于完善，最終滿(mǎn)足組織工作的全面需要。

4、要全員參與，以應(yīng)用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及到很多工作領(lǐng)域，也涉及到干部管理的多個(gè)部門(mén)。信息系統(tǒng)的建設(shè)工作包括括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計(jì)、黨員統(tǒng)計(jì)等信息內(nèi)容，與干部考核、考察等工作也有著密不可分的聯(lián)系。因此在系統(tǒng)的建設(shè)上，應(yīng)該全員參與，分清職能，明確信息的采集、維護(hù)和使用等各項(xiàng)工作的分工與權(quán)限，最終形成科學(xué)、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運(yùn)行機(jī)制。

篇3

（一）改變了目前文本檔案與聲像檔案分開(kāi)管理的界限

多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以使檔案信息中的圖、文、聲像等各種檔案實(shí)體有效的集中管理，是檔案管理能夠視聽(tīng)一體化，使得各種檔案信息都能以非常生動(dòng)活潑的形勢(shì)保存并且再現(xiàn)，使得檔案信息的管理和表現(xiàn)形式更加豐富，而且在很大程度上度改變了檔案信息內(nèi)容單一、表現(xiàn)乏味的狀況，并且有效改變了目前檔案信息中文本和聲像檔案分開(kāi)管理的界限。

（二）使得檔案實(shí)現(xiàn)無(wú)紙世界成為可能

利用多媒體技術(shù)可以有效將檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)壓縮、存放在光盤(pán)、U盤(pán)等快捷內(nèi)存中，這些內(nèi)存設(shè)備可以海量的存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，從而使得檔案管理實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化管理，如果給檔案管理加以寬帶、網(wǎng)絡(luò)的傳遞應(yīng)用，那么各個(gè)地方之間、各級(jí)管理之間都可以通過(guò)信息聯(lián)網(wǎng)，從而在很短的時(shí)間內(nèi)就可以傳遞大量的檔案信息，大大提高了檔案信息的有效利用，而且增強(qiáng)了各個(gè)地方、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)內(nèi)部上下級(jí)之間的交流溝通，在很大程度上提高了檔案信息管理和傳遞的效率。

（三）實(shí)現(xiàn)聲像檔案的快速查詢(xún)，減輕了檔案管理的人工工作量

多媒體技術(shù)具有非常強(qiáng)大的圖像、聲音編輯功能，可以高保真、高效率、非常機(jī)密的將聲像檔案錄入、播放輸出以及多種檢索再現(xiàn)服務(wù)等等從而有效實(shí)現(xiàn)了聲像檔案的快速查詢(xún)，進(jìn)一步減少了文件往來(lái)傳遞的時(shí)間，節(jié)省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式對(duì)檔案信息進(jìn)行組合打印輸出，進(jìn)行主題關(guān)鍵詞的檢索，自動(dòng)進(jìn)行文件組卷等等，使檔案管理人員有效的從繁瑣單調(diào)的工作中解放出來(lái)。多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用使檔案管理在很大程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，數(shù)字化管理可以有效的將所有的檔案管理信息數(shù)字化，自動(dòng)進(jìn)行分類(lèi)、整理、保存、再現(xiàn)，這些管理方式都非?？旖莘奖?，而且檔案信息資料的收集也變得非常方便，所以，多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，大大減少了人工管理的工作量，也保證了蛋糕信息管理的質(zhì)量和安全。

（四）增加了檔案信息的保密性

多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效運(yùn)用大大提高了檔案信息的保密性，使得檔案信息更加準(zhǔn)確，多媒體技術(shù)利用掃描儀，把文本、圖像等檔案信息為可以被電腦接受處理的數(shù)據(jù)，而且有效的利用多媒體技術(shù)可以避免因復(fù)印對(duì)檔案原件資料的損壞，最重要的是，多媒體技術(shù)有效的避免了檔案文件在復(fù)印過(guò)程中可能導(dǎo)致的信息泄密和進(jìn)入其他文件查閱的情況。

（五）提高檔案信息管理能力

多媒體技術(shù)在很大程度上簡(jiǎn)化了檔案管理的歸檔程序，這是提高檔案信息管理能力，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的重要途徑之一。作為檔案管理工作起點(diǎn)得歸檔工作，一直以來(lái)都得到非常的重視。每年，綜合檔案室都要收集大量相關(guān)的檔案資料并且進(jìn)行有效的分類(lèi)管理和整合存儲(chǔ)，文書(shū)處理部門(mén)和各檔案業(yè)務(wù)部門(mén)立卷歸檔指導(dǎo)的工作量非常之大，任務(wù)繁重，大部分檔案管理人員都將大量時(shí)間和精力花在檔案資料歸檔工作上。而多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有效的加強(qiáng)了檔案管理的數(shù)字化管理，簡(jiǎn)化了繁雜的立卷歸檔工作，如今，多媒體技術(shù)的應(yīng)用下，文書(shū)處理部門(mén)隨時(shí)隨地都可以快速的將各種文件資料檔案通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)傳遞給綜合檔案室，綜合檔案室管理人員再根據(jù)具體情況，利用計(jì)算機(jī)中的數(shù)字化程序?qū)ξ募Y料進(jìn)行準(zhǔn)確、高效的分類(lèi)、整合以及歸檔，從而高效的完成檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案分類(lèi)、立卷、編目、移交以及統(tǒng)計(jì)等冗雜繁瑣的工作通過(guò)多媒體技術(shù)都可以快速、高效的完成，大大提高了檔案管理的工作效率，促進(jìn)了檔案管理的數(shù)字化管理，也在很大程度上減少了文書(shū)處理部門(mén)、檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的相關(guān)管理人員的工作量，從而給檔案管理提供一個(gè)全方位、高質(zhì)量的信息服務(wù)。

二、未來(lái)多媒體技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用前景

（一）多媒體檔案虛擬現(xiàn)實(shí)系統(tǒng)

未來(lái)的檔案管理必定已經(jīng)在很大程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，其檔案管理方式應(yīng)該采取真實(shí)和虛擬并存的方式，其中，虛擬檔案管理應(yīng)該采用數(shù)字模擬物品以及真實(shí)場(chǎng)景的三維模型展示。而且保存真實(shí)檔案的庫(kù)房不允許人隨意進(jìn)入，但是虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)可以讓操作者完全處在真實(shí)的幻覺(jué)空間中，操作者也只有戴上特制的眼鏡才能看到真實(shí)的檔案資料，因?yàn)闄n案管理的虛擬完全三維化，所以操作者置身其中就像是處在一個(gè)看得見(jiàn)、摸不著的世界，這些虛擬環(huán)境和真實(shí)情景幾乎一樣，有非常高的真實(shí)性，不被人懷疑，這樣虛擬檔案數(shù)字化管理可以有效減少檔案資料的不安全因素和信息被毀壞、盜竊的危險(xiǎn)。

（二）多媒體保安監(jiān)控系統(tǒng)

多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，促進(jìn)了檔案管理保安監(jiān)控系統(tǒng)的研究發(fā)展，除了原有的功能，保安監(jiān)控系統(tǒng)還可以進(jìn)行圖像處理、語(yǔ)音報(bào)警、信息存儲(chǔ)和查詢(xún)等等，其中報(bào)警處理是多媒體保安監(jiān)控系統(tǒng)的核心部件，報(bào)警就會(huì)導(dǎo)致一系列的連鎖反應(yīng)，同時(shí)產(chǎn)生相應(yīng)的語(yǔ)音提示、自動(dòng)具體報(bào)警信息和值班信息，并且提供警報(bào)出現(xiàn)的具置，從而采取有效的措施，保證檔案信息的安全性和完整性。

（三）多媒體檔案信息檢索系統(tǒng)

多媒體技術(shù)將數(shù)字音頻、數(shù)字視頻以及通信等多種先進(jìn)的技術(shù)與計(jì)算機(jī)融合在一起，有效的實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，它具有強(qiáng)大的功能，使檔案信息檢索系統(tǒng)不僅具有多媒體形式的信息，而且能夠以非線性的結(jié)構(gòu)組織信息。

篇4

一、指導(dǎo)思想和主要目標(biāo)

以為宜興市供電公司實(shí)施人才戰(zhàn)略和人事管理工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、快捷服務(wù)為目的，狠抓基礎(chǔ)建設(shè)，做好信息的采集和維護(hù)，為企業(yè)人事決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使公司人事檔案工作實(shí)現(xiàn)達(dá)二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)單位的目標(biāo)。

從2002年到2005年，全公司人事檔案工作基本實(shí)現(xiàn)以下主要目標(biāo)：

（一）、紙質(zhì)檔案：

1、在進(jìn)一步健全收集工作規(guī)章制度和完善收集網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，注意在收集材料的完備、及時(shí)、準(zhǔn)確三方面下功夫，堅(jiān)決把好“入口關(guān)”，切實(shí)提高歸檔材料的質(zhì)量，做好紙質(zhì)檔案的規(guī)范化管理工作。

2、嚴(yán)格按照《江蘇省電力公司員工檔案整理工作細(xì)則》、《江蘇省電力公司員工人事檔案工作驗(yàn)考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》的要求，切實(shí)做好人事檔案的整理工作，保證每卷檔案的完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用。

（二）、電子檔案：

在做好紙質(zhì)檔案的規(guī)范化管理工作的同時(shí)，注意搞好電子檔案。

1、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

公司使用人事檔案管理信息系統(tǒng)，并按照訪問(wèn)快捷準(zhǔn)確、安全可靠的原則，建成公司系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)體，使人事檔案信息查借閱、轉(zhuǎn)遞及數(shù)據(jù)的提取和統(tǒng)計(jì)分析等工作主要通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行。

2、多媒體檔案材料

將員工在工作、學(xué)習(xí)和生產(chǎn)一線的動(dòng)態(tài)影像、聲音、圖片與考核、考察材料融為一體，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或投影設(shè)備顯示出來(lái)，不僅提供被任免干部的外觀形象、氣質(zhì)、性格、口頭表達(dá)能力和處事風(fēng)格等，以便對(duì)任免人選有一個(gè)比較全面、直觀和生動(dòng)的了解，從而提高知人、識(shí)人的深度和廣度。

3、多媒體檔案材料保管和維護(hù)

以大容量、高速磁盤(pán)或光盤(pán)介質(zhì)為電子多媒體信息的存儲(chǔ)介質(zhì)，并按照科學(xué)的備份和保管制度進(jìn)行備份和保管。同時(shí)注意對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的采集、分類(lèi)、更新和維護(hù)。

4、多媒體檔案材料使用

通過(guò)實(shí)用、良好的操作界面，方便用戶(hù)對(duì)有關(guān)材料的查詢(xún)和使用。注意對(duì)人事信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和預(yù)測(cè)，為人事決策提供參考。

5、多媒體信息系統(tǒng)保密和安全

建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，通過(guò)引進(jìn)安全可靠的防攻擊系統(tǒng)，建立科學(xué)的訪問(wèn)、利用管理體制，來(lái)保證電子檔案材料的保密和安全。

（三）基礎(chǔ)建設(shè)版權(quán)所有

我公司配備專(zhuān)用的人事檔案管理專(zhuān)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)備份設(shè)備。

照目標(biāo)管理的有關(guān)規(guī)定，公司員工人事檔案實(shí)現(xiàn)“三室分開(kāi)”（庫(kù)房、辦公室、閱覽室）,管理檔案庫(kù)房面積32平方米，庫(kù)房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）安全措施工作到位。

二、現(xiàn)階段主要任務(wù)

2002—2003年開(kāi)展員工人事檔案的整理工作。

2004年公司達(dá)員工人事檔案管理二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)單位。結(jié)合人事檔案管理工作，為人事檔案管理人員舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班進(jìn)行培訓(xùn)。

2005年初步建成同行領(lǐng)先和具有江蘇特色的數(shù)字化人事檔案館框架。

三、實(shí)現(xiàn)措施

1、提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好人事檔案工作的責(zé)任感和緊迫感。

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事工作中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)工作。人事檔案管理人員要在思想上充分認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，增強(qiáng)做好人事檔案工作的責(zé)任感、光榮感和緊迫感。

2、運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)員工人事檔案的科學(xué)管理

2004年運(yùn)用員工人事檔案管理系統(tǒng)，建立計(jì)算機(jī)人事信息使用點(diǎn)，使多媒體檔案材料的采集、維護(hù)、檢索和利用更加方便。穩(wěn)步推進(jìn)圖象、聲音和錄像片和考核文字材料相結(jié)合的多媒體檔案材料的采集和管理。

3、加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的宏觀業(yè)務(wù)檢查指導(dǎo)工作

公司有計(jì)劃的開(kāi)展人事檔案目標(biāo)管理工作，及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)有關(guān)文件規(guī)定，接受上級(jí)公司對(duì)我公司檔案管理工作的檢查監(jiān)督與考核，并組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)研討活動(dòng)，提高公司的人事檔案管理水平。

4、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人事檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理檔案的能力

篇5

一、傳統(tǒng)檔案管理工作存在的不足

（一）工作效率低下

傳統(tǒng)的檔案管理是采取純?nèi)斯し绞焦芾砦募n案，先進(jìn)行分類(lèi)、排序，并去裝訂，然后由人工撰寫(xiě)檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫(xiě)檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。檔案編目流程多，整理時(shí)間長(zhǎng)，影響了檔案管理效率。

（二） 安全性差

多數(shù)基層企事業(yè)單位檔案硬件設(shè)施建設(shè)簡(jiǎn)陋，基礎(chǔ)條件差，安全措施沒(méi)落實(shí)，達(dá)不到整齊、規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理要求。各類(lèi)人員可以隨意進(jìn)入檔案室查找和借閱檔案，沒(méi)有及時(shí)履行手續(xù)，時(shí)間一長(zhǎng)檔案資料就不知去向。這些都對(duì)檔案的安全造成嚴(yán)重威脅。

（三）存貯要求高

傳統(tǒng)檔案中多數(shù)是紙質(zhì)檔案，紙張易受溫度、濕度、強(qiáng)光、酸和氧化劑等環(huán)境影響，其中的植物纖維會(huì)產(chǎn)生氧化和水解反應(yīng)，影響到紙張的強(qiáng)度和耐久性，紙張還會(huì)受到霉菌和害蟲(chóng)的侵害，因此檔案庫(kù)應(yīng)做好防光防熱防潮防蟲(chóng)害的措施。

（四）過(guò)期檔案清理不及時(shí)

檔案保管有效期限有長(zhǎng)期、定期兩種，傳統(tǒng)檔案管理中，由于盤(pán)點(diǎn)工作困難，工作人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握不準(zhǔn)確，致使失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理，給管理工作帶來(lái)額外負(fù)擔(dān)。

二、信息化概述

信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程?，F(xiàn)代信息技術(shù)（Information Technology，簡(jiǎn)稱(chēng)IT），是主要用于管理和處理信息所采用的各種技術(shù)的總稱(chēng)，是應(yīng)用計(jì)算機(jī)科學(xué)和通信技術(shù)來(lái)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、安裝和實(shí)施信息系統(tǒng)及應(yīng)用軟件。IT系統(tǒng)由信息終端和數(shù)據(jù)中心兩部分構(gòu)成，前臺(tái)信息終端提供了簡(jiǎn)便、易用的人機(jī)界面，后臺(tái)數(shù)據(jù)中心則負(fù)責(zé)對(duì)前臺(tái)信息終端提交的信息進(jìn)行相應(yīng)的處理，并將處理結(jié)果返回至前臺(tái)信息終端顯示出來(lái)。IT系統(tǒng)核心是數(shù)據(jù)中心，只有數(shù)據(jù)中心運(yùn)轉(zhuǎn)正常，信息終端才能為應(yīng)用者提供各種服務(wù)。

近些年來(lái)，信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，主要表現(xiàn)在微電子技術(shù)和器件工藝、半導(dǎo)體超大規(guī)模集成電路的集成數(shù)量日新月異；存儲(chǔ)介質(zhì)的存儲(chǔ)容量和質(zhì)量大幅提高，光存儲(chǔ)技術(shù)發(fā)展迅速；系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件的研制，服務(wù)用戶(hù)的多媒體技術(shù)和完美的用戶(hù)界面，以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提出的新概念、解決的新手段等方面。

三、檔案管理信息化的特點(diǎn)

檔案管理信息化就是在檔案管理工作中利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息資料進(jìn)行不同層面的加工、收集和篩選，為人們的使用提供方便的過(guò)程。其特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（一）管理快捷

電子檔案形成后，管理人員可隨時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、更改。通過(guò)編制檔案管理軟件，可以通過(guò)模糊查詢(xún)、組合查詢(xún)、分類(lèi)查詢(xún)等手段在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息，并對(duì)檔案調(diào)閱、歸還等情況進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。相對(duì)于傳統(tǒng)的人工管理，避免了翻閱大量的紙質(zhì)檔案，縮短了查閱時(shí)間，顯著提高了工作效率。

（二）利用效率提高

電子文檔都具有各自的屬性，根據(jù)屬性信息可設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)不同的檔案的開(kāi)放權(quán)限，需要使用檔案的用戶(hù)只需借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行相關(guān)的查詢(xún)。檔案資料的紙質(zhì)文本借閱轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上瀏覽模式，不受時(shí)間和距離的限制，實(shí)現(xiàn)了資源共享，極大地提高了檔案資源的利用率，減少了人力、物力和時(shí)間的浪費(fèi)。

四、現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理信息化過(guò)程中的應(yīng)用

（一）檔案信息化基本環(huán)節(jié)

采集整理。信息的采集整理是檔案信息化的基礎(chǔ)。信息技術(shù)對(duì)檔案的管理離不開(kāi)檔案資料的收集與整理。

歸納分類(lèi)。對(duì)采集來(lái)的信息資料進(jìn)行歸納分類(lèi)是檔案信息化的關(guān)鍵。只有做好這項(xiàng)工作，才能將收集到的資料分門(mén)別類(lèi)錄入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中。

查詢(xún)應(yīng)用。方便快捷的查詢(xún)提取，讓檔案信息物盡其用是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的最終目的。

（二）多媒體技術(shù)應(yīng)用[1]

多媒體技術(shù)就是利用計(jì)算機(jī)綜合處理圖、文、聲、像信息的技術(shù)，提供了人性化、交互式服務(wù)，利于對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

實(shí)現(xiàn)全文檢索，提高了查詢(xún)準(zhǔn)確率。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢索是基于關(guān)鍵詞的檢索方式，紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，采用文本形式存貯并建立檔案全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)，查找方便、準(zhǔn)確、全面。

利于對(duì)音像檔案信息的檢索。過(guò)去查找音像檔案資料需借助輔助設(shè)備，截取信息十分煩瑣。多媒體技術(shù)的應(yīng)用，使用戶(hù)在計(jì)算機(jī)上可以聽(tīng)、看音頻、視頻資料，進(jìn)行基于內(nèi)容的媒體信息檢索，解決了長(zhǎng)期困擾音像檔案管理的難題。

利于對(duì)檔案信息的編研和出版發(fā)行。利用多媒體技術(shù)進(jìn)行一個(gè)專(zhuān)題的編研，短時(shí)間內(nèi)就可以完成圖文并茂的檔案資料整理，而且可利用網(wǎng)絡(luò)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)等工具快速發(fā)行，工作效率顯著提高。

提高了檔案利用率。公眾對(duì)檔案信息的認(rèn)知和需求與日俱增，多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源共享，用戶(hù)不再受時(shí)間和空間限制就能很便捷地查詢(xún)，極大地提高了檔案的利用率。

目前，多媒體的運(yùn)用改變了舊有的工作方式，使傳統(tǒng)的檔案信息管理手段發(fā)生了根本性變化。

（三）信息存貯技術(shù)應(yīng)用

現(xiàn)代信息存儲(chǔ)技術(shù)包括磁儲(chǔ)存技術(shù)、縮微技術(shù)與光盤(pán)技術(shù)，不僅使信息存儲(chǔ)高密度化，而且使信息存儲(chǔ)與快速檢索結(jié)合起來(lái)，已成為檔案信息化管理的基礎(chǔ)。

磁存儲(chǔ)具有頻帶寬廣，可以存儲(chǔ)從直流到2兆赫以上的信號(hào)，信息能長(zhǎng)久保持在磁帶中等優(yōu)點(diǎn)。磁存儲(chǔ)技術(shù)為建立檔案管理系統(tǒng)或中小文獻(xiàn)信息機(jī)構(gòu)建立較大的數(shù)據(jù)庫(kù)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，為建立分布式微機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)造了條件。

縮微存儲(chǔ)是采用縮微攝影機(jī)將檔案文件資料縮小拍攝在膠片上予以保存?？s微存儲(chǔ)具有信息存儲(chǔ)量大、存儲(chǔ)密度高，體積小、重量輕，價(jià)格便宜成本低，保存期長(zhǎng)，忠實(shí)于原件不易出差錯(cuò)等優(yōu)點(diǎn)。利用縮微技術(shù)儲(chǔ)存信息，可以將非統(tǒng)一規(guī)格的原始文件規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，便于計(jì)算機(jī)檢索。

光盤(pán)是用激光束在光記錄介質(zhì)上寫(xiě)入與讀出信息的高密度數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體。光盤(pán)存儲(chǔ)的主要特點(diǎn)一是記錄密度高、容量大；二是應(yīng)用范圍廣，光盤(pán)將聲、圖、文、像融為一體，是全新的多媒體交互式信息載體；三是存取速度快。在檔案管理工作中，可以利用光盤(pán)技術(shù)建立多功能、多形式的數(shù)據(jù)庫(kù)，并有利于促進(jìn)聯(lián)機(jī)檢索的發(fā)展，可以建立分布式的原文提供系統(tǒng)，節(jié)省通信費(fèi)用，具有較好的經(jīng)濟(jì)效益。

（四）條碼技術(shù)應(yīng)用

條形碼技術(shù)是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和電子數(shù)據(jù)交換不可少的前端采集技術(shù)，用激光數(shù)據(jù)采集器輕輕掃一下案卷的條碼，數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)被計(jì)算機(jī)識(shí)讀和記錄，再由計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。它解決了檔案管理中常遇到的保管期限之間、年代之間、檔號(hào)順序之間可能出現(xiàn)的擺放錯(cuò)誤、缺檔等各種問(wèn)題，提高了檔案室借閱和查庫(kù)的質(zhì)量和速度，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度[2]。

（五）漢字識(shí)別技術(shù)應(yīng)用

漢字識(shí)別技術(shù)（簡(jiǎn)稱(chēng)OCR）是通過(guò)掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等光學(xué)輸入設(shè)備獲取紙張上的文字圖片信息，利用相關(guān)軟件分析文字形態(tài)特征，判斷出漢字的標(biāo)準(zhǔn)編碼，并按通用格式存儲(chǔ)在文本文件中。OCR實(shí)現(xiàn)了文字的自動(dòng)輸入，是一種省力、快捷、高效的文字輸入方法，一方面提供了一種新的檔案目錄數(shù)據(jù)的錄入方式；另一方面把紙質(zhì)檔案上的固定信息變成可以被檢索利用的活信息，為文本數(shù)據(jù)管理技術(shù)提供豐富的數(shù)據(jù)源 [3]。

在檔案管理中OCR技術(shù)主要有以下幾種應(yīng)用方式：首先，用戶(hù)查詢(xún)到所需要的紙質(zhì)檔案對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行掃描、識(shí)別，予以打印或直接提供文本拷貝。減少信息利用過(guò)程中的重復(fù)工作的同時(shí)方便用戶(hù)，減輕檔案人員負(fù)擔(dān)，節(jié)省了建庫(kù)所需的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支；其次，輸入檔案目錄；最后，掃描、保存圖像并提供利用，只針對(duì)指定的圖像內(nèi)容進(jìn)行漢字識(shí)別。既可以提供原件，又提高了信息利用效率，并且不需要管理人員維護(hù)漢字識(shí)別后生成的文本數(shù)據(jù)。四是建立文本數(shù)據(jù)庫(kù)。為全文檢索提供數(shù)據(jù)的同時(shí)，節(jié)省存儲(chǔ)空間和成本。此外還有輸入目錄并保存圖像、輸入目錄并建立文本數(shù)據(jù)庫(kù)、保存圖像并建立文本文件數(shù)據(jù)、輸入目錄、保存圖像并建立文本數(shù)據(jù)庫(kù)等應(yīng)用[4]。

隨著漢字識(shí)別技術(shù)水平的提高，可能還會(huì)產(chǎn)生新的應(yīng)用方式，但無(wú)論使用哪一種方式，都必須綜合考慮檔案狀況、人員配備、經(jīng)費(fèi)能力、辦公自動(dòng)化水平、檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃等多方面的因素，符合本單位檔案管理工作的實(shí)際，切實(shí)提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用能力。

五、基層部門(mén)檔案信息化進(jìn)程中面臨的問(wèn)題與對(duì)策

（一）面臨的問(wèn)題

工作基礎(chǔ)較差。沒(méi)有建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，更缺少內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，只能單機(jī)操作，導(dǎo)致利用效率不高。

經(jīng)費(fèi)短缺。對(duì)紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理過(guò)程中，掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備和正版應(yīng)用軟件等必不可少，都需要充足的經(jīng)費(fèi)支持。

安全風(fēng)險(xiǎn)。隨著科技的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊日益猖獗，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的保護(hù)提出了更高的挑戰(zhàn)。

管理人員素質(zhì)有待提高?；鶎硬块T(mén)通常都是由辦公室人員兼職負(fù)責(zé)管理檔案工作。由于體制原因，基層部門(mén)人員編制少，多數(shù)崗位的工作人員由下屬單位抽調(diào)，人員不穩(wěn)定，再加上缺少對(duì)檔案管理工作的熱愛(ài)，導(dǎo)致檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)貧乏，管理水平跟不上。

（二）對(duì)策

增加投入，加快硬件設(shè)施建設(shè)，及時(shí)配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等檔案管理現(xiàn)代化所必需的辦公設(shè)備。

制定規(guī)章制度，明確責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行。

篇6

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；檔案管理；手段；內(nèi)容；理念

學(xué)生檔案是指本校在學(xué)生管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的、以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。[1]

1 學(xué)生檔案管理的重要性

學(xué)生檔案系統(tǒng)是一個(gè)教育單位必不可少的組成部分，它對(duì)于學(xué)校的管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。在這個(gè)科學(xué)技術(shù)的不斷提高，且講究高效率的社會(huì)，人工管理檔案的方式就顯得效率低、保密性差，另外時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難，這已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足學(xué)校和學(xué)生的需求。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理，具有著手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率。

對(duì)于高校學(xué)生檔案來(lái)說(shuō)，一般應(yīng)包括中學(xué)階段的學(xué)籍卡、中學(xué)畢業(yè)登記表、高考招生報(bào)名表、高考招生體檢表等，以及大學(xué)階段的學(xué)籍卡、成績(jī)單、體檢表、學(xué)年鑒定表、高校畢業(yè)生登記表、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料等。當(dāng)然，還可以有其他內(nèi)容，如學(xué)生心理檔案、學(xué)生活動(dòng)的視頻檔案等各種形式與內(nèi)容。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二條指出：本辦法所稱(chēng)的高等學(xué)校檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

由此可見(jiàn)，高校檔案管理過(guò)程中所產(chǎn)生的檔案不僅包括普通的文本文件，還包括大量的圖表、聲像等多媒體文件。在手工管理時(shí)代，對(duì)于此類(lèi)多媒體檔案文件的保管主要是通過(guò)磁帶、照片、錄像等形式進(jìn)行，此類(lèi)載體存在壽命低，操作復(fù)雜等缺點(diǎn)，因此，許多高校都會(huì)將此類(lèi)檔案信息束之高閣，長(zhǎng)年都很少理會(huì)，造成了大量原始信息的缺損與遺失，更不用說(shuō)對(duì)其進(jìn)行合理、有效的利用了。

在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，存儲(chǔ)技術(shù)與檢索手段的多樣化，使得保存和利用各種多媒體信息變得簡(jiǎn)單、易行，從而實(shí)現(xiàn)了有效保存和充分利用，最大限度的發(fā)揮了檔案信息的傳承與查閱功能。

2 管理手段變革的必要性分析

隨著社會(huì)的發(fā)展與技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已完全不能適應(yīng)，具體表現(xiàn)在如下幾點(diǎn)：

2.1 效率低

由于使用手工管理模式，使得大量的信息處于零散的狀態(tài)，系統(tǒng)化程度較低，同時(shí)，由于手工操作較多的依賴(lài)于管理人員的細(xì)心與經(jīng)驗(yàn)，因此，對(duì)于一些初期進(jìn)行檔案管理的管理人員來(lái)說(shuō)，容易在檔案整理、歸檔等過(guò)程中產(chǎn)生一定的差錯(cuò)，在發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)的時(shí)候，如果要對(duì)這些差錯(cuò)進(jìn)行修正也是相當(dāng)困難的，需要在大量的原始信息中進(jìn)行搜索，如果原始信息缺失，則修復(fù)基本是無(wú)法完成的。這勢(shì)必造成了檔案管理的低效率與可能存在一定的錯(cuò)誤率。

2.2 易損、毀或遺失

由于紙質(zhì)文本天生存在的缺陷，使得其對(duì)保存環(huán)境的要求較高，如對(duì)溫度、溫度的要求，空間大小的要求等，一旦環(huán)境發(fā)生變化如自然災(zāi)害或者人為疏忽，就極有可能造成檔案原始材料的損、毀或遺失，造成無(wú)法挽回的損失。

2.3 查閱與使用不便

由于傳統(tǒng)檔案管理是基于人工管理，或者雖然實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，但只是基于單機(jī)管理模式。當(dāng)用戶(hù)需要對(duì)某一信息進(jìn)行查詢(xún)或使用時(shí)，就不得不必須到現(xiàn)場(chǎng)，通過(guò)檔案管理人員從大量的信息中手工查閱，有時(shí)，只是一個(gè)小小的查閱要求，卻可能需要?jiǎng)佑么罅康娜肆?、物力，還不能保證查閱成功，效率極低。

為了克服以上缺陷，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)展的當(dāng)代，我們完全可以采用網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，變手工管理為計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)管理，將各類(lèi)檔案信息采用統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，進(jìn)行數(shù)字化處理，使之能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的需要，同時(shí)，也便于保存與查閱，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)，完全不必親自到現(xiàn)場(chǎng)、不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，隨時(shí)隨地進(jìn)行在授予的相應(yīng)權(quán)限內(nèi)進(jìn)行查詢(xún)。

3 管理內(nèi)容的變化

傳統(tǒng)管理模式下，管理的原件主要是一些文本文件，如各類(lèi)表格、各種小結(jié)等，再輔以各種復(fù)印件，如各類(lèi)證書(shū)的復(fù)印件等，還有就是一些磁帶、磁盤(pán)、錄像等原始資料。管理內(nèi)容形式單一，并且管理內(nèi)容很難全面，同時(shí)，對(duì)于其真實(shí)性的驗(yàn)證存在一定的困難，如獲獎(jiǎng)證書(shū)，由于原件必須交由學(xué)生本人保管，而復(fù)印件由于各種各樣的原因，可能存在造假的行為，這就要求管理人員必須具備相當(dāng)?shù)呢?zé)任心與專(zhuān)業(yè)能力，能夠鑒別與剔除各種虛假信息。而到了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，所有的信息都進(jìn)行數(shù)字化處理，由于數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，多媒體信息已完全能夠作為有效檔案信息同步存儲(chǔ)，而無(wú)需在查閱時(shí)從其他途徑進(jìn)行多媒體信息的查詢(xún)。檔案信息由紙質(zhì)媒體為主向多媒體方向的發(fā)展，必將有力的促進(jìn)檔案信息管理內(nèi)容的進(jìn)一步豐富與完善，使得檔案的內(nèi)容更加能夠全面的反映與展示學(xué)生在校期間的成長(zhǎng)經(jīng)歷，這一方面，許多的電子檔案都已經(jīng)能夠完美的實(shí)現(xiàn)，使得檔案信息不光是學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程的記錄，也成為學(xué)生成長(zhǎng)的一個(gè)有效的添加劑，使得學(xué)生在與他人的交流與評(píng)價(jià)中促進(jìn)自身的不斷反思，從而促進(jìn)學(xué)生更加全面的發(fā)展。這一點(diǎn)在《條例》的第十五條中也反映出來(lái)了。

4 管理理念的變化

光有管理手段的變革，管理內(nèi)容的變化，對(duì)于檔案管理而言是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，檔案管理是人的管理，這就要求我們的檔案管理人員必須在管理理念上發(fā)生根本的變化。

傳統(tǒng)思想中，檔案信息是非常神秘的，檔案只是作為一種記錄手段，很難發(fā)揮其應(yīng)有的教育功能，學(xué)生對(duì)自己檔案中的內(nèi)容知之甚少甚至是一無(wú)所知的，因此，檔案對(duì)學(xué)生發(fā)展的促進(jìn)作用也就發(fā)揮得極其有限。而在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，我們完全可以讓學(xué)生自已參與檔案的管理，檔案管理人員充當(dāng)守門(mén)人的角色，這樣，既減輕了管理人員的工作量，也有效的發(fā)揮了學(xué)生的參與積極性，使得他們?cè)诠芾碜约簷n案的過(guò)程中，不斷的進(jìn)行反思，不斷的提高自己。檔案管理人員在充當(dāng)守門(mén)人的角色時(shí)，其實(shí)也有著非常高的要求，如對(duì)檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行把關(guān)、建立檔案的索引機(jī)制，這就要求我們的檔案管理人員不光要精通檔案管理的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要熟悉計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。

5 檔案應(yīng)用方式的變革

前面提到，傳統(tǒng)的手工管理時(shí)代，檔案應(yīng)用率很低，特別是大學(xué)生的檔案信息，基本都是無(wú)人問(wèn)津的，這主要是由于手工管理本身的特征決定的，在手工管理時(shí)代，檔案查閱時(shí)，用戶(hù)需要直接接觸有關(guān)的原始文件，而一旦原始文件被惡意篡改，那將是災(zāi)難性的，為了保證檔案文件的原始性，許多的高校對(duì)檔案信息的查閱都進(jìn)行了極其嚴(yán)格的限制，使得不光學(xué)生等普通用戶(hù)無(wú)法接觸，有時(shí)課任老師甚至班主任都無(wú)法按需查詢(xún)相關(guān)學(xué)生的有關(guān)檔案信息，使得檔案的教育功能無(wú)法發(fā)揮。

應(yīng)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，由于檔案信息中存在的只是原始信息的數(shù)字化形式，而對(duì)于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，可以通過(guò)多種途徑進(jìn)行保護(hù)，從而確保了信息的完整性、原始性與真實(shí)性，同時(shí)，可以根據(jù)各類(lèi)不同人群設(shè)置不同的查詢(xún)權(quán)限，使得用戶(hù)只能在自己規(guī)定的權(quán)限內(nèi)查閱到相關(guān)檔案信息，從而保護(hù)了檔案信息的機(jī)密性。

6 學(xué)生檔案獲取方式的改進(jìn)

運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行學(xué)生檔案信息的管理，就需要對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，使得學(xué)生檔案信息的獲取方式發(fā)生了一定的變化，由紙質(zhì)信息向各種媒體信息發(fā)展。對(duì)于紙質(zhì)信息，可以通過(guò)掃描、拍照等形式進(jìn)行數(shù)字化處理，在接收檔案時(shí)，可以要求檔案提供者直接提供電子版的信息，同時(shí)，將其與原始的紙質(zhì)版信息進(jìn)行一一比對(duì)，確保其真實(shí)性。為了防止電子信息被惡意篡改，可以通過(guò)諸如數(shù)字水印、數(shù)字加密等方式對(duì)各種多媒體信息進(jìn)行數(shù)據(jù)加密?？傊?，需要通過(guò)各種技術(shù)手段確保電子檔案信息的真實(shí)性。

當(dāng)然，檔案管理的內(nèi)涵還是內(nèi)容即信息的管理，充分使用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)生檔案的管理，只是為了最大限度的簡(jiǎn)化管理和使用的復(fù)雜度，其最終目的仍然是檔案內(nèi)容的管理，不能本末倒置。

篇7

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)；信息時(shí)代；檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1000－8136（2012）06－0106－02

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，為檔案信息的利用提供了極大的方便，廣大公眾用戶(hù)查閱自己所需的檔案信息時(shí)，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)終端實(shí)現(xiàn)，將成倍地提高檔案利用率，網(wǎng)絡(luò)化為檔案工作的發(fā)展提供了巨大的空間，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案的服務(wù)功能得到明顯提高。當(dāng)然，在此進(jìn)程中也會(huì)遇到許多實(shí)際問(wèn)題，會(huì)給檔案管理帶來(lái)許多新的變化。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的變化

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各個(gè)單位或部門(mén)的原有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案開(kāi)始與電子檔案并存。紙質(zhì)檔案內(nèi)容原始真實(shí)，憑證性強(qiáng)，耐于保存，而新興的電子檔案，可與多媒體相結(jié)合，圖文并茂，形象生動(dòng)。而且，多媒體光盤(pán)存儲(chǔ)將極大地縮小檔案的存儲(chǔ)空間，擴(kuò)展存儲(chǔ)能力，便于檔案和檔案信息的保存、管理及開(kāi)發(fā)利用，并促進(jìn)檔案信息載體向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展，從而使檔案信息資源共享成為可能，信息傳輸迅速、廣泛，便于查詢(xún)與管理，方便快捷。電子檔案較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有較多優(yōu)點(diǎn)，這一現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，就要求檔案管理部門(mén)充分利用計(jì)算機(jī)、因特網(wǎng)等現(xiàn)代手段進(jìn)行檔案管理，要求檔案管理人員必須在人才素質(zhì)、管理方式和方法方面要有所創(chuàng)新，從更客觀、更精確的角度去分析網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下的檔案管理，才能適應(yīng)科技發(fā)展的新要求。現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，是傳統(tǒng)檔案技術(shù)與新的信息技術(shù)相結(jié)合，以新的信息技術(shù)為主導(dǎo)。

1.1 檔案管理軟件沒(méi)有系境的平臺(tái)選型，缺乏通用性

檔案管理軟件很多，產(chǎn)品各有特點(diǎn)，一般都具備檔案管理的基本要求。但從現(xiàn)在檔案信息化的發(fā)展趨勢(shì)看，檔案管理、辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)系統(tǒng)趨于一體化。所以系統(tǒng)平臺(tái)選型要考慮的因素更多。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。由于歷史原因，特別是各類(lèi)檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作網(wǎng)絡(luò)化管理。

1.3 檔案工作人員的素質(zhì)有待提高

檔案工作人員在檔案信息資源管理中起著決定性因素；信息技術(shù)只是信息資源管理的工具，檔案信息資源的完整性、信息資源的供給、信息的安全性與檔案的原始憑證性仍需要檔案工作人員的參與。實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更是奇缺。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作措施分析

2.1 培養(yǎng)高素質(zhì)的現(xiàn)代檔案管理人才

加強(qiáng)教育培訓(xùn)工作，積極探索新的教育培訓(xùn)模式。應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況開(kāi)設(shè)短、中、長(zhǎng)期培訓(xùn)班，舉辦各種形式的檔案信息開(kāi)發(fā)教育講座、研討會(huì)。同時(shí)，教育培訓(xùn)的內(nèi)容也要緊跟信息時(shí)代的需求，在課程開(kāi)設(shè)上，在保證檔案專(zhuān)業(yè)主干課程的前提下。加強(qiáng)縮微攝影技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)等教育，培養(yǎng)符合時(shí)代要求的高素質(zhì)檔案信息管理人才。

2.2 加強(qiáng)檔案部門(mén)網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置

現(xiàn)階段檔案部門(mén)設(shè)備比較落后，現(xiàn)代化程度不高。因此，我們要加強(qiáng)宣傳，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)的支持，加大對(duì)檔案事業(yè)的投入力度。再就是把檔案事業(yè)推向市場(chǎng)，讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值，把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營(yíng)，不斷提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，總之要采取多種方式，來(lái)解決檔案資金的不足問(wèn)題，以便檔案界配置先進(jìn)的管理設(shè)備。

2.3 制訂相應(yīng)的法律規(guī)范

根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的特點(diǎn)，制訂相應(yīng)的法律規(guī)范，從而在法律上明確檔案館對(duì)于社會(huì)檔案的所有權(quán)、使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)的關(guān)系，在保障檔案信息齊全完整的同時(shí)，保障檔案形成者及公民的合法權(quán)益，并合理規(guī)范及協(xié)調(diào)信息的超區(qū)域流通等問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案服務(wù)的范圍，必須根據(jù)國(guó)家規(guī)定，經(jīng)過(guò)鑒定、劃密等工作后，被確定為對(duì)社會(huì)開(kāi)放的檔案。根據(jù)檔案工作的特殊性，網(wǎng)站中開(kāi)放的檔案還應(yīng)區(qū)分無(wú)條件利用和有條件利用兩部分。

2.4 建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案安全的制度屏障

在制度建設(shè)上，要健全檔案管理制度，確保規(guī)范運(yùn)作。一方面，要詳細(xì)規(guī)定庫(kù)房管理、檔案借閱、保密、鑒定、銷(xiāo)毀等各種制度和要求；另一方面，細(xì)化檔案人員工作職責(zé)，包括檔案室職責(zé)、專(zhuān)職檔案員職責(zé)、兼職檔案員職責(zé)等，促使檔案管理人員按責(zé)行事。在具體操作上，要嚴(yán)格記錄，確保制度落實(shí)。在檔案管理過(guò)程中，嚴(yán)格記錄程序，將檔案的接收、借閱、復(fù)制、銷(xiāo)毀等過(guò)程和結(jié)果完整記錄在冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案庫(kù)房的管理、檔案人員的培訓(xùn)和考核、非檔案人員進(jìn)入庫(kù)房的審批及進(jìn)出時(shí)間等情況。

參考文獻(xiàn)：

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Analysis of File Management in Network Information Age

Han Xiuhong

篇8

關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)技術(shù) 電子檔案管理

信息時(shí)代人們進(jìn)行各種交流的媒介主要以數(shù)字化為主，由于其生成簡(jiǎn)便、傳送迅速，必將產(chǎn)生大量的數(shù)字信息，對(duì)于其中具有保存和利用價(jià)值的數(shù)字信息人們稱(chēng)之為電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生，使信息的存儲(chǔ)方式發(fā)生了深刻變革，由此建立和完善電子檔案庫(kù)就成為必然，就是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和一些必要的輔助設(shè)備使檔案信息數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)最大限度地實(shí)現(xiàn)方便快捷的資源共享。

一、電子檔案庫(kù)的組成和特點(diǎn)

1. 組成:(1)用戶(hù)終端。電子檔案庫(kù)應(yīng)具備使用戶(hù)能輕松方便地獲得所需資料，操作簡(jiǎn)便、界面友好的用戶(hù)終端，使查閱手段簡(jiǎn)單化，提高資料的利用率。(2)通訊系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫(kù)的基礎(chǔ)，只有在完備的通訊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，才能實(shí)現(xiàn)資源共享和各種聯(lián)機(jī)服務(wù)擴(kuò)大使用范圍。(3)數(shù)據(jù)庫(kù)管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)。電子檔案館中各種信息的加工儲(chǔ)存，由數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)聯(lián)機(jī)服務(wù)系統(tǒng)為用戶(hù)提供檢索服務(wù)。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，是關(guān)系到電子檔案庫(kù)正常運(yùn)行的關(guān)鍵。

2. 特點(diǎn):(1)管理對(duì)象數(shù)字化。隨著辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)的發(fā)展及在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，檔案管理對(duì)象將轉(zhuǎn)向以機(jī)讀檔案一一存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對(duì)象為主。(2)檔案信息媒體多樣化。傳統(tǒng)檔案信息媒休以文字形式為主。隨著多媒體技術(shù)在辦公、控制、科研等各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，檔案信息將以圖像、動(dòng)畫(huà)、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用。(3)檔案信息存貯與傳遞數(shù)字化。信息技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使信息資源存貯與傳遞向數(shù)字化、電子化發(fā)展。機(jī)讀文件和機(jī)讀檔案將大量出現(xiàn)，使檔案信息的存貯以數(shù)據(jù)庫(kù)為主，檔案信息的傳遞也以電子數(shù)字流的形式進(jìn)行。(4)工作方式計(jì)算機(jī)化。管理對(duì)象信息化、信息處理數(shù)字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數(shù)字化，導(dǎo)致檔案工作的工作手段和工作方式計(jì)算機(jī)化。沒(méi)有計(jì)算機(jī)及一些必要的輔助設(shè)備機(jī)讀檔案就無(wú)法存取、管理、傳遞和開(kāi)發(fā)利用。(5)檔案信息服務(wù)模式用戶(hù)中心化。用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在辦公室或家里的終端前，就可對(duì)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行實(shí)時(shí)瀏覽、檢索等訪問(wèn)。電子檔案庫(kù)以用戶(hù)為中心提供面向用戶(hù)的多種形式的信息服務(wù)。

二、信息時(shí)代電子檔案管理應(yīng)解決的問(wèn)題

1. 抓好檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的處理技術(shù)最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術(shù)和光盤(pán)大容量存貯技術(shù)進(jìn)入到原文圖形信息管理，成為全文信息檢索系統(tǒng)。目前，數(shù)字化信息處理技術(shù)和電子存貯技術(shù)的發(fā)展，更為檔案信息數(shù)字化提供了技術(shù)手段和可能。利用這些技術(shù)可以“捕捉”任何現(xiàn)存的東西，包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料，把它們轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式妥善地保存起來(lái)。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備，將檔案信息數(shù)字化建成各種專(zhuān)業(yè)性、綜合性檔案信息庫(kù)，不但方便檔案信息的檢索和查詢(xún)，同時(shí)也是保護(hù)檔案信息的重要手段。從目前已有的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)來(lái)看，系統(tǒng)處理對(duì)象正由檔案目錄信息向全文信息發(fā)展。今后一段時(shí)期，檔案工作的重要任務(wù)是利用現(xiàn)有技術(shù)和服務(wù)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建成各種檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。

2. 加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的研究和建設(shè)

電子檔案庫(kù)有五種基本功能:數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的制作和獲取，存儲(chǔ)和管理，檔案信息分發(fā)技術(shù)，信息安全和權(quán)益管理，支持和實(shí)現(xiàn)這五種基本功能的技術(shù)形成了電子檔案庫(kù)的技術(shù)基礎(chǔ)。目前這些領(lǐng)域中己有許多成熟的技術(shù)，同時(shí)也有許多有待進(jìn)一步研究的新課題。加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的建設(shè)，目的是實(shí)現(xiàn)信息資源互補(bǔ)和共享，提高利用率，有效緩解人員、資金、存儲(chǔ)空間緊張等問(wèn)題。有利于各級(jí)各類(lèi)檔案、圖書(shū)、情報(bào)、信息中心等部門(mén)朝有側(cè)重、有特色、專(zhuān)業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的需要。

3. 促進(jìn)和推動(dòng)多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息載體的多媒體化，是檔案信息載體發(fā)展進(jìn)程中的一種必然趨勢(shì)特別是電子圖文顯示技術(shù)、聲像技術(shù)的開(kāi)發(fā)利用，使檔案信息存儲(chǔ)向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展。CD-ROM光盤(pán)以其存儲(chǔ)量大、檢索速度快、使用查找方便、人機(jī)界面具有圖文并茂的特點(diǎn)，很易于代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案載體。利用多媒體技術(shù)可以對(duì)文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，并能很方便地進(jìn)行有關(guān)圖形、圖像的存儲(chǔ)、顯示和打印，特別是能夠?qū)n案庫(kù)中保存的檔案資料進(jìn)行儲(chǔ)存與管理，以保護(hù)檔案原件，并可對(duì)某些因時(shí)間太長(zhǎng)而破損的重要的歷史檔案原件，利用多媒體計(jì)算機(jī)的編輯功能進(jìn)行存儲(chǔ)、修補(bǔ)和復(fù)原，以提高檔案信息的管理能力?？梢越⒁粋€(gè)多媒體檔案信息管理系統(tǒng)，把各種媒體有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，改善檔案信息的表示方法，使其輸入輸出盡量按人類(lèi)最習(xí)慣自然的方式進(jìn)行人機(jī)界面直觀、友好，即使完全不懂計(jì)算機(jī)的用戶(hù)，也能通過(guò)屏幕模擬按鍵進(jìn)行操作。

篇9

一、我國(guó)的城市建設(shè)檔案管理及存在問(wèn)題

在城市規(guī)劃與建設(shè)的過(guò)程中形成的文字、圖紙以及表格等具有保存價(jià)值的文件載體在被歸檔后統(tǒng)稱(chēng)為城市建設(shè)檔案。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，我國(guó)的城市建設(shè)也在不斷發(fā)生變化，城市建設(shè)檔案也就變得越來(lái)越重要。我國(guó)城市建設(shè)檔案直接受到國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的保護(hù)，重要的檔案信息更是關(guān)系著國(guó)家的發(fā)展和建設(shè)，因此，對(duì)于負(fù)責(zé)城市建設(shè)檔案資料收集、整理、保管以及收藏的相關(guān)工作人員而言，防止城市建設(shè)重要信息外泄，阻止非法人員濫用城市建設(shè)檔案等也就成了其首要工作。

我國(guó)城市建設(shè)檔案管理工作在近幾年的發(fā)展中取得了不小的進(jìn)步，但縱觀其發(fā)展現(xiàn)狀，我們?nèi)匀荒軌虬l(fā)現(xiàn)不少問(wèn)題。主要的發(fā)展阻礙主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)中，第一是城建檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)性的人才，尤其是在信息技術(shù)日漸發(fā)達(dá)的今天，我國(guó)城市建設(shè)檔案管理引進(jìn)了大量的多媒體以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)于檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的培訓(xùn)卻稍顯薄弱，無(wú)法滿(mǎn)足館內(nèi)的日常管理需求。第二是由于地域差異，各大城市檔案管理工作發(fā)展并不平衡。國(guó)家對(duì)于城市建設(shè)規(guī)模大的檔案館投入過(guò)大，而對(duì)于中小型城市建設(shè)檔案管理工作卻沒(méi)有引起重視。第三是較之國(guó)外城市建設(shè)檔案管理水平而言，我國(guó)相關(guān)管理技術(shù)稍顯落后，很多檔案管理中的系統(tǒng)尚不完善，對(duì)于檔案信息的著錄和分類(lèi)檢索操作技術(shù)也尚未得到應(yīng)有的推廣。

二、論城市建設(shè)檔案管理集成化發(fā)展

（一）檔案的集成化管理

城市建設(shè)檔案管理中所運(yùn)用的集成化管理主要由信息技術(shù)與系統(tǒng)理論組成，將系統(tǒng)內(nèi)部要素進(jìn)行有機(jī)的組織并讓其形成一個(gè)整體，從而將原系統(tǒng)的統(tǒng)攝作用擴(kuò)大化，要做好城市建設(shè)檔案管理集成化工作，首先就要建設(shè)一個(gè)有利于檔案信息資源收集、整理以及進(jìn)行業(yè)務(wù)等集成化的檔案管理環(huán)境。城市建設(shè)檔案管理的發(fā)展將直接影響到我國(guó)城市建設(shè)，作為信息服務(wù)平臺(tái)的城建檔案管理采用集成化管理是社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果，集成化管理包括了數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程訪問(wèn)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與通訊網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)還包括了數(shù)據(jù)之間的共享與互換以及超鏈接信息技術(shù)等現(xiàn)代科技化手段。這種多樣化的管理方式能夠很好的將不同地域的城市建設(shè)檔案信息進(jìn)行分布存儲(chǔ)，同時(shí)還能夠?yàn)槌墙n案管理打造相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)連接，為其提供更為便捷的數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)傳輸。

（二）軟硬件設(shè)施的配備

隨著我國(guó)科學(xué)研究的不斷深入，我國(guó)多媒體信息技術(shù)以及通訊技術(shù)也在逐步的向前發(fā)展，加上政府在網(wǎng)上工程的推進(jìn)，如數(shù)碼信息網(wǎng)站的開(kāi)通等政策的提出，城市建設(shè)檔案管理的發(fā)展無(wú)疑取得了良好的發(fā)展先機(jī)，在近幾年，我國(guó)的各大城市建設(shè)檔案管理在政府以及有關(guān)部門(mén)的督促下都統(tǒng)一購(gòu)置了UCAMIS城建檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)開(kāi)啟了城市城市建設(shè)檔案管理的集成化發(fā)展，系統(tǒng)在實(shí)體檔案庫(kù)房與計(jì)算機(jī)虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)中建立了對(duì)應(yīng)的指向鏈接，管理人員只需要通過(guò)指令即可查看檔案管理情況，極大的提高了管理人員的工作效率。而隨著相關(guān)攝像機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)一級(jí)打印機(jī)等多媒體設(shè)備的投入，我國(guó)城市建設(shè)檔案管理更是由此建立檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，使得城市建設(shè)檔案管理能夠更好服務(wù)于城市發(fā)展。

（三）館藏檔案的數(shù)字化準(zhǔn)備

對(duì)于館藏檔案來(lái)說(shuō)，其發(fā)展和進(jìn)步直接關(guān)系到是、城市建設(shè)檔案管理集成化發(fā)展。我國(guó)相關(guān)對(duì)于館藏檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，如引進(jìn)UCAM1S系統(tǒng)來(lái)對(duì)館藏檔案信息進(jìn)行著錄和檢索，所錄入的數(shù)據(jù)極高，館內(nèi)局域網(wǎng)基本實(shí)現(xiàn)了檔案信息著錄和數(shù)字化檢索等城市建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。到2008年時(shí)，我國(guó)城市建設(shè)檔案館還制定了關(guān)于館藏資源頻率分析的方案，即通過(guò)分析館藏檔案內(nèi)的信息利用率來(lái)進(jìn)行先后管理，對(duì)于利用率高的館藏檔案信息進(jìn)行優(yōu)先掃描處理并為其建立電子檔案，在此基礎(chǔ)上，再通過(guò)相關(guān)的檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行雙載體管理，為館藏內(nèi)部的城市建設(shè)檔案管理提供進(jìn)一步的信息存儲(chǔ)、檢索以及使用。

（四）管理人才的培養(yǎng)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場(chǎng)對(duì)于人才要需求在不斷加大的同時(shí)，對(duì)于人才選擇的要求也在不斷提高，尤其是在城市建設(shè)檔案管理中，集成化發(fā)展下的城市建設(shè)檔案管理則針對(duì)館內(nèi)工作人員提出了全新的技術(shù)要求，因?yàn)榧苫芾碇邪擞?jì)算機(jī)硬軟件操作、數(shù)字影像技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)等各項(xiàng)高科技的管理技術(shù)，工作人員僅僅擁有單一的檔案專(zhuān)業(yè)管理技術(shù)或計(jì)算機(jī)操作技術(shù)是無(wú)法完成檔案管理工作的。因此，我們必須為城市建設(shè)檔案館組建一支全能化工作隊(duì)伍，不僅要求人才具備良好的檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，還要極富創(chuàng)新與合作精神，同時(shí)館內(nèi)部門(mén)人員也要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高自身的管理能力，推動(dòng)城市建設(shè)檔案管理的集成化發(fā)展。

篇10

近年來(lái)，隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案的數(shù)量和種類(lèi)不斷增加。檔案管理工作存在以下問(wèn)題：（1）在意識(shí)上缺乏對(duì)檔案管理的重視。盡管做好檔案管理對(duì)很多企業(yè)工作的開(kāi)張有很大幫助，能夠更多的吸納人才，提高工作效率，但是落實(shí)到具體工作上往往沒(méi)有那么容易，很多企業(yè)的很多工作人員并不重視這項(xiàng)工作，因?yàn)樗粫?huì)在短時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造利潤(rùn)，所以檔案的管理工作很容易得到工作人員的忽略，加上領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作也很少督促，對(duì)檔案的管理工作重視度不夠。（2）涉及檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的十分不完善，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的信息量逐漸增大，這些檔案所需要的設(shè)施也要逐漸提高，現(xiàn)實(shí)情況是檔案館藏地的建設(shè)速度跟不上檔案信息的發(fā)展速度，這樣就出現(xiàn)了矛盾的情況，而且現(xiàn)有的檔案館藏地也出現(xiàn)了老化、設(shè)備落后等問(wèn)題，基礎(chǔ)設(shè)施缺乏和落后給檔案管理工作帶來(lái)了極大的不便。（3）負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作人員素質(zhì)不高。通過(guò)上文所述，很多企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，對(duì)檔案的管理工作負(fù)起責(zé)任來(lái)，加上企業(yè)又沒(méi)有做好相關(guān)方面的培訓(xùn)和引導(dǎo)，也沒(méi)有待遇方面的激勵(lì)，他們?nèi)狈φJ(rèn)真努力工作的動(dòng)力。（4）信息化水平太低。隨著時(shí)代以及多媒體信息技術(shù)的發(fā)展，檔案載體發(fā)生了日新月異的變化，逐漸由以前的紙質(zhì)載體朝向電子、紙質(zhì)共存的局面轉(zhuǎn)化，一些企業(yè)在信息化方面的工作仍然不到位，沒(méi)有引進(jìn)必需的現(xiàn)代化的管理軟件，檢索的手段依然依靠的是手工，而且檔案的利用率也每況愈下，這種現(xiàn)狀嚴(yán)重阻礙了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。（5）檔案管理的制度不完善?，F(xiàn)在的很多企業(yè)在檔案的管理工作上缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范，由于檔案管理工作的復(fù)雜性，加上企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員缺乏重視，所以不愿花費(fèi)太多的時(shí)間和精力完善這方面的制度。這樣就會(huì)造成檔案的管理工作缺乏效率和相應(yīng)的規(guī)范，時(shí)間長(zhǎng)了管理上不去，還是會(huì)增加成本，所以早一點(diǎn)完善管理制度，并把制度長(zhǎng)期貫徹下去，長(zhǎng)期下去，最終還是節(jié)約成本的事。

二、檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）完善各項(xiàng)規(guī)章制度。實(shí)踐證明，在很多企業(yè)內(nèi)部，任何一項(xiàng)工作形成制度以后，工作效率就會(huì)有明顯的提升，所以對(duì)檔案的管理工作也要形成相應(yīng)的制度。經(jīng)過(guò)上文分析，目前很多企業(yè)的管理工作之所以出現(xiàn)混亂的局面，也和沒(méi)有形成完善的制度密切相關(guān)。所以，很多企業(yè)的檔案管理工作要根據(jù)具體的實(shí)際情況和社會(huì)的發(fā)展情況，健全和完善管理制度，并堅(jiān)持將制度落實(shí)到具體工作中。

（二）領(lǐng)導(dǎo)和員工要提高對(duì)檔案管理的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到很多企業(yè)的檔案管理工作從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看還是節(jié)約成本，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的事情，想要引進(jìn)人才，必須做好這項(xiàng)工作。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度提高了，再叮囑員工做好具體的管理工作。對(duì)檔案管理人員要做好相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，根據(jù)他們的工作量和工作效率發(fā)薪金，并建立獎(jiǎng)懲制度，工作優(yōu)秀的給予獎(jiǎng)勵(lì)，工作問(wèn)題多的給予適當(dāng)?shù)膽土P，這樣就能增加員工工作的積極性。同時(shí)檔案管理人員自身也要提高責(zé)任感，做好自己的本職工作，不斷提升自己的工作水平和自身素質(zhì)。

（三）提高信息化管理水平。信息化對(duì)現(xiàn)代社會(huì)的重要作用不言而喻，對(duì)于檔案管理工作，一定要提高信息化管理水平，這樣既可以提高工作效率，又能取得更多的效益，現(xiàn)在社會(huì)信息化的高速發(fā)展對(duì)檔案管理工作也提供了很多機(jī)會(huì)。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全面開(kāi)發(fā)，檔案管理的價(jià)值在于它所存儲(chǔ)的信息資源，如果管理得好，信息資源就能得到合理有效的利用。

（四）提高管理人員素質(zhì)。多媒體信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，讓檔案管理工作面臨著更多的發(fā)展機(jī)遇和更大的挑戰(zhàn)。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅要具備成熟的檔案操作技能與知識(shí)量，而且要樹(shù)立科學(xué)的信息管理的意識(shí)，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)要做到全方位的熟知。1．專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)要符合專(zhuān)業(yè)的要求，檔案管理人才必須符合檔案管理的要求。首先在人才的引進(jìn)上，要注意吸收高素質(zhì)高水平的專(zhuān)業(yè)人才，在這樣的高基礎(chǔ)之上，再對(duì)他們進(jìn)行相關(guān)的培養(yǎng)，通過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)和實(shí)踐的鍛煉，讓他們漸漸成為檔案管理方面的人才。2．員工要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的管理工作，做好創(chuàng)新。包括：（1）意識(shí)創(chuàng)新。創(chuàng)新首先要從意識(shí)上開(kāi)始，如果意識(shí)上都沒(méi)有創(chuàng)新的動(dòng)力，何談實(shí)際行動(dòng)中的創(chuàng)新，所以一定要注意意識(shí)創(chuàng)新，這是對(duì)檔案管理工作者的首要要求，在此基礎(chǔ)上將創(chuàng)新落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)中。（2）能力創(chuàng)新。電子文件的傳遞與產(chǎn)生等一般都以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為基礎(chǔ)，而信息技術(shù)的更新?lián)Q代和發(fā)展的速度非常的快。信息存儲(chǔ)能力以及生產(chǎn)速度的增強(qiáng)，讓檔案、文件工作面臨著更多的壓力，檔案管理者不僅要具備熟練的運(yùn)用多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)去管理、開(kāi)發(fā)檔案的能力，更重要的是要注重不斷地夯實(shí)與增加現(xiàn)有的知識(shí)儲(chǔ)備量，并且將其轉(zhuǎn)化成相關(guān)的服務(wù)于開(kāi)發(fā)能力，培養(yǎng)自己的新技術(shù)、新理論的開(kāi)發(fā)能力。從而借助于求變的能力和態(tài)度去應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)和新任務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)