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關鍵詞：數(shù)據(jù)倉庫;檔案工作;信息化

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）02-0144-02

1 數(shù)據(jù)倉庫的概念及檔案信息的特點

隨著信息化進程的不斷推進，當今人類社會正逐步步入一個以科學技術為主導的知識經(jīng)濟時代。而檔案工作作為一種社會現(xiàn)象，伴隨著歷史車輪的前進，其自身技術手段與管理模式也在不斷的更新之中。但這種變化反過來卻又無法滿足人們對檔案信息的科學性、系統(tǒng)性、集中面向主題的現(xiàn)實需求。為此，檔案工作可以引入數(shù)據(jù)倉庫技術來解決這一矛盾。

數(shù)據(jù)倉庫概念最早是由Devlin和Murphy在上世紀八十年代提出的，而數(shù)據(jù)倉庫之父W.H.Inmon在其著作《Building the Data Warehouse》中為數(shù)據(jù)倉庫所下的定義則被人們廣為接受。他將數(shù)據(jù)倉庫定義為：“一個面向主題的、集成的、隨時間變化的、非易失性數(shù)據(jù)的集合，用于支持管理層的決策過程”。由此概念我們可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)倉庫的一些重要特性，即面向主題性、數(shù)據(jù)集成性、數(shù)據(jù)的時變性、數(shù)據(jù)的非易失性、數(shù)據(jù)的集合性與支持決策作用。如果我們將這些特性與檔案工作內(nèi)容相結合，便可得出在數(shù)據(jù)倉庫環(huán)境下，檔案信息具有的特點：

①檔案信息內(nèi)容面向主題，并以某種數(shù)據(jù)集合的形式存儲。在數(shù)據(jù)倉庫中檔案信息的存儲并非面向某一具體應用程序，而是以主題為歸類標準，每一主題面向一個宏觀的分析領域，例如：檔案工作中不同性質(zhì)的檔案、檔案來源所在地、檔案流轉方式以及檔案用戶各項具體信息等均可作為主題組織數(shù)據(jù)，一切以便于有效檢索利用為宜。②來源于不同結構和系統(tǒng)的檔案信息的數(shù)據(jù)結構與編碼的標準是統(tǒng)一的，并且具有某種程度上的綜合。③檔案信息中存在保存價值的歷史數(shù)據(jù)具有穩(wěn)定性。④檔案信息隨時間推移而不斷增長，且數(shù)據(jù)單元都具有時間標記（時間戳）。⑤對檔案信息資源的數(shù)據(jù)挖掘可以用來預測用戶需求，提高檔案工作的社會服務能力，推動社會的發(fā)展與進步。

檔案信息的這些特點對于檔案工作的開展是非常有利的，如果將這種特點具體到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中去，并結合數(shù)據(jù)倉庫的體系結構，便可大致構造出以下的流程模式如圖1所示。

2 檔案的收集工作

該步驟對應于數(shù)據(jù)倉庫的源數(shù)據(jù)部分。從所收集檔案信息的來源角度我們可以把源數(shù)據(jù)分為外部檔案信息和內(nèi)部檔案信息兩部分。所謂外部檔案信息即不為本數(shù)據(jù)倉庫所屬機構所操作、擁有、控制的檔案信息及其元數(shù)據(jù);內(nèi)部檔案信息則與之相反，包括機構內(nèi)的各種信息以及信息的元數(shù)據(jù)。從所收集信息的載體形式角度我們則可將源數(shù)據(jù)劃分為紙質(zhì)文件信息與電子文件信息。為了提高檔案的管理、檢索、傳輸與利用效率，大多數(shù)具有保存價值的紙質(zhì)檔案，在保證其真實性與完整性的前提下，通常會進行數(shù)字化處理，將其轉換為電子文件，與紙質(zhì)檔案一同進行雙套制保管。檔案的收集工作除了要面向歷史，反映人類社會原始的歷史記錄之外，更要以信息主體的需求為本，大力豐富和優(yōu)化館藏資源。

3 檔案的整理、鑒定工作

由于檔案信息最初收集到一處時是雜亂狀態(tài)，需要進一步條理化，有序化，區(qū)分具有不同保存價值的檔案信息入庫保管。在這一過程中，由于檔案部門使用的軟件型號不一，規(guī)格各異，無法相互兼容，致使源數(shù)據(jù)可能是來自不同的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和操作系統(tǒng)，在編碼、特性、命名規(guī)則等方面具有差異性。

①需要針對多個數(shù)據(jù)源，使用合適的技術進行數(shù)據(jù)抽取。②對于抽取得到的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)轉換。在轉換過程中，第一步要對不同數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)進行清理，排除多個系統(tǒng)中抽取出重復檔案信息的可能，檢查多個數(shù)據(jù)源之間編碼或者壓縮格式的矛盾，然后實施數(shù)據(jù)轉化，將抽取到的數(shù)據(jù)進行標準化，并按主題組合。③將匯總完畢的數(shù)據(jù)裝載到數(shù)據(jù)倉庫之中。在此處，數(shù)據(jù)裝載包括兩個層次，第一層是在數(shù)據(jù)倉庫設計和建設完畢的時候使用大量時間將大量數(shù)據(jù)裝載到數(shù)據(jù)倉庫中;第二層是在數(shù)據(jù)倉庫開始工作后，繼續(xù)收集來自不同信息源的檔案信息，并按數(shù)據(jù)倉庫的要求對其進行轉化之后追加到數(shù)據(jù)倉庫中。

4 檔案的保管工作

數(shù)據(jù)倉庫正式運行之后，我們同樣面臨著傳統(tǒng)檔案工作檔案的保存與管理問題。由于檔案信息內(nèi)容具有不同的保存價值與保密程度，所以需要進行分級管理。這就涉及到數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)分區(qū)問題。恰當?shù)臄?shù)據(jù)分區(qū)可以提高系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，提高數(shù)據(jù)倉庫各種數(shù)據(jù)處理功能的效率，使得數(shù)據(jù)增長和管理的實現(xiàn)變得容易。通常依據(jù)檔案在數(shù)據(jù)倉庫中的時間特性標準來進行系統(tǒng)層與應用層劃分，將不同歸檔時間、不同保管期限的檔案區(qū)分開來，利于保管與利用。在數(shù)據(jù)倉庫中，數(shù)據(jù)被組織為早期細節(jié)級、當前細節(jié)級、輕度綜合級和高度綜合級四個級別。源數(shù)據(jù)最初通過集成進入數(shù)據(jù)倉庫時，處于當前細節(jié)級，根據(jù)系統(tǒng)需要，再對當前細節(jié)級的數(shù)據(jù)進行輕度或高度的綜合，得到的綜合級別稱為粒度，粒度設計的好壞，則直接影響數(shù)據(jù)倉庫所要存儲的數(shù)據(jù)量以及系統(tǒng)能回答的查詢類型，所以，為滿足不同層次的需求，數(shù)據(jù)倉庫在組織數(shù)據(jù)的時候，一般需要根據(jù)當前狀況進行多粒度級設計。對檔案的銷毀工作也是檔案管理中不得不面對的步驟。對于一些喪失保存利用價值的檔案如果繼續(xù)保存在數(shù)據(jù)倉庫中，不僅占用存儲空間，對其的維護工作也是一項相當大的系統(tǒng)開銷。為此，數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)，一旦老化（保存年限已經(jīng)滿足檔案信息最初進入數(shù)據(jù)倉庫時所預設的年限），便進入早期細節(jié)級，系統(tǒng)管理人員可以請相關人士對檔案做出鑒定，如有繼續(xù)保存價值則可存檔到一個更低持久性、但更大I/O承受能力的始終可用以進行用戶查詢的子系統(tǒng)中，如無保存價值，則即刻銷毀。

5 檔案的利用工作

檔案的服務利用是檔案工作的總目的，充分利用檔案信息資源，可以提高政府機關行政效率、提升企業(yè)競爭力、增強信息優(yōu)勢、推動社會政治經(jīng)濟科學文化發(fā)展。由于檔案服務對象的年齡層次不同、智力水平不同、知識結構不同，于是用戶對檔案信息的需求也不盡相同。這給檔案利用服務工作提出了很大的挑戰(zhàn)?；跀?shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)挖掘技術、聯(lián)機分析處理技術（OLAP）、多維數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等技術可以改善面向用戶的服務質(zhì)量。通過對數(shù)據(jù)的分類挖掘和聚類挖掘可以獲得隱藏在檔案信息中、人們所感興趣的有用的信息和知識，解決數(shù)據(jù)過量但可用信息匱乏的矛盾。通過建立基礎事實表與維表的范式，可以建立多維空間，通過鉆取、卷起、切片。切塊與旋轉等基本活動讓用戶可以從不同角度、不同細節(jié)程度觀察數(shù)據(jù)，拓寬用戶的視野。

數(shù)據(jù)倉庫技術是在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫基礎上發(fā)展起來的，以上僅僅是一些數(shù)據(jù)倉庫知識加諸于檔案管理過程中構建的一種簡單模式，數(shù)據(jù)倉庫技術在檔案管理領域的廣泛推展和使用還需要大批的尖端技術人員的開發(fā)與相應軟硬件系統(tǒng)的配合才能完成。

參考文獻：

[1] 馬費成.信息管理學基礎[M].武漢：武漢大學出版社，2008.

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[3] Paulraj ponniah（美）.Data warehousing fundamentals[M].北京：電子工業(yè)出版社，2004.

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關鍵詞：檔案管理　數(shù)據(jù)挖掘技術　復合模式　互補共存

隨著信息時代的到來，許多人都認為數(shù)字化檔案管理會在在很短時間內(nèi)取代傳統(tǒng)檔案管理模式，這種想法導致許多的檔案機構在沒有足夠的技術支持和基礎條件下盲目地追求數(shù)字化檔案管理，結果不但沒有取得最初實現(xiàn)檔案更合理的利用的初衷，還導致許多的檔案出現(xiàn)模糊化、與事實不符的情況。為此筆者從醫(yī)院的檔案管理為線索，探討數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理復合模式在檔案的利用以及保存方面起到的重要作用。

1.數(shù)字化檔案管理發(fā)展的不足

數(shù)字化檔案管理是隨著計算機技術的發(fā)展逐漸興起的，具有海量的信息量，快速的檢索、高度的信息共享性。這些優(yōu)勢是傳統(tǒng)的檔案管理不具備的，但同時傳統(tǒng)檔案管理的有目的性整理、真實性等特點也是數(shù)字化檔案管理不可比擬的。

1.1技術的不夠完善，相關管理制度不健全

21世紀是信息的時代，是計算機的時代，建設數(shù)字化的檔案管理是必然的趨勢，但許多的單位的計算機基礎設施、應用軟件和相關技術人員發(fā)展的步伐與數(shù)字化檔案管理所需要的基礎條件不能同步。如此導致的結果是數(shù)字化檔案管理人人認可，一哄而上，造成所形成的檔案質(zhì)量不高。正如我們所知道的，醫(yī)院的檔案管理是需要用文字、圖表、數(shù)據(jù)、照片和其他的反應病情的資料，沒有專業(yè)的熟悉計算的操作，掌握檔案管理的各個重點，勢必導致所記錄的檔案失去其重要的價值和真實性。此外，由于現(xiàn)階段國家的法律以及人們的普遍觀念，電子化的檔案是容易被篡改的，如果承認它的法律憑證效力，那么極有可能會被一些人利用，這樣傳統(tǒng)檔案的真實性以及完善性就顯得非常重要了。

1.2數(shù)字化檔案管理與保護研究成果保護的矛盾

現(xiàn)階段在醫(yī)院，大部分的醫(yī)學研究成果都是通過論文的方式發(fā)表的，并不能申請專利，這樣勢必導致各個不同的醫(yī)院對各自研究成果和取得的重大突破諱莫如深。數(shù)字化檔案管理需要高度的信息傳輸?shù)哪芰Γ枰鱾€相關機構信息的共享。而傳統(tǒng)的觀點是先進的、成果較多的、有著完善科研技術的醫(yī)院不愿意與其他條件較差、科研水平較低的醫(yī)院共享重要的資源。沒有豐富的資源，數(shù)字化的檔案管理制度也就無法拓展傳統(tǒng)檔案管理的局限性，不能為科研和新技術的開發(fā)起到重大的作用。

1.3數(shù)字化檔案不具有原件，可能會出現(xiàn)信息缺失的情況

由于現(xiàn)階段的數(shù)字化檔案的記錄方式是在事件發(fā)生時就開始，記錄著整個事件的發(fā)展過程。這樣的記錄方式使得數(shù)字檔案是以檔案管理系統(tǒng)所捕獲的元數(shù)據(jù)來代表真實的數(shù)據(jù)，不具有原件，此外在記錄過程中有可能會發(fā)生的意外，例如：在醫(yī)院中，病人病情惡化，因此需要轉院治療，如果醫(yī)院不注重信息的收集的話，這樣就會導致數(shù)字化檔案的不完備。

2.數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理的復合模式探討

由于數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理在優(yōu)缺點上正好可以互補。數(shù)字化檔案不具備真實性，傳統(tǒng)檔案具有真實性；傳統(tǒng)檔案檢索繁瑣、容易在轉移過程中出現(xiàn)破損，數(shù)字化檔案檢索方便、快捷。因此利用這種互補的優(yōu)勢，讓數(shù)字化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理著兩種方式共存，對于科研以及及時的解決病人的痛苦有著重大的作用。一下就是對這種互補模式的幾點探討。

2.1利用電子化的檔案管理構建數(shù)據(jù)倉庫

傳統(tǒng)的檔案管理都是經(jīng)過長期有意識、有目的的積累形成的，因此具有完備的系統(tǒng)性和價值。將傳統(tǒng)檔案中的各個信息利用計算機技術、條形碼技術、光盤技術等現(xiàn)代技術數(shù)字化，構成一個數(shù)據(jù)倉庫，容納各個醫(yī)院或者部門的研究成果和典型案例。當然在數(shù)字化檔案傳遞的過程中必定會出現(xiàn)信息會有模糊的可能，這樣就需要傳統(tǒng)的檔案作為原件，為數(shù)據(jù)倉庫的準確、可靠提供基礎。當然在發(fā)展電子化檔案數(shù)據(jù)倉庫的同時也要改變各個檔案管理機構各自為政、個立門戶的想法，盡量說服他們?yōu)榭茖W研究貢獻自己機構檔案的力量。

2.2利用數(shù)據(jù)挖掘技術進行疾病的研究

數(shù)據(jù)挖掘技術是指通過每一個數(shù)據(jù)，從大量的數(shù)據(jù)中需找其規(guī)律的技術，主要有數(shù)據(jù)準備、規(guī)律需找和規(guī)律表示三個階段。在醫(yī)學上，許多的疾病是由于人們的不良習慣造成的，因此利用數(shù)字化的檔案管理快速的檢索的特點，可以在短時間內(nèi)找到大量病情的案例，經(jīng)過比較分析，得到疾病發(fā)生的基本條件以及可以導致疾病產(chǎn)生的不良習慣。例如：癌癥與心血管疾病都是人類的兩大殺手，但通過對已有的數(shù)據(jù)和案例進行分析，可以發(fā)現(xiàn)患癌癥的人都沒有換上心血管疾病，這種情況是否是巧合，還是有什么機理在其中，會不會通過此種研究發(fā)現(xiàn)治療兩種疾病的方法，這些都可以通過簡單的檢索，然后分析現(xiàn)象，大膽提出設想得到。如果利用傳統(tǒng)檔案進行這種索引必定會花費很多的時間和經(jīng)歷在現(xiàn)象的發(fā)現(xiàn)上。然而當有了足夠的成果后，實踐是檢驗真理的唯一標準，為了證明這些研究成果就需要充分的證據(jù)和事實，而傳統(tǒng)的檔案便有法律憑證的效力可以作為資料來證明成果，這也是現(xiàn)階段中國與電子化檔案相比，傳統(tǒng)檔案無法比擬的優(yōu)點。

2.3復合檔案管理需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

21世紀是計算機的時代、是信息的時代，是知識經(jīng)濟的時代。如果沒有相關檔案管理的技術人員對檔案進行有序、高效的管理，是無法滿足檔案合理數(shù)字化的需求，對于構建數(shù)據(jù)倉庫等檔案管理活動也有許多不利影響。因此為了復合檔案管理模式的合理開展，需要對傳統(tǒng)的檔案管理人才進行培訓，讓其在計算機技術以及信息技術方面提升，這樣才能滿足復合檔案管理模式的需求，成功的實現(xiàn)復合檔案管理模式。

3.小 結

信息時代的到來為許多的科學帶來了變革，在檔案管理上也是如此。數(shù)字化的檔案管理是勢不可擋，但在現(xiàn)階段，數(shù)字化的檔案管理還存在許多的不完善之處。與歷史長期有意識積累下來的傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字化的檔案管理模式還是有諸多弊端的，因此復合模式的檔案管理模式對于更好的利用檔案的信息，為科研的發(fā)展提供事實依據(jù)，為疾病的預防提供案例等方面都有重要的作用。

參考文獻：

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【關鍵詞】：檔案管理 檔案員 專業(yè)素質(zhì) 綜合素質(zhì) 誤區(qū)

隨著信息化水平的不斷提高，檔案室作為信息管理的重要基地，在檔案管理工作中發(fā)揮著資料信息的存儲、查閱、調(diào)用、反饋和整理等多重功效。檔案員作為檔案管理工作的直接參與者，其綜合素質(zhì)的高低是衡量檔案管理有效性的重要指標，因此，加強檔案員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德建設是推進檔案管理工作進程的重要保障。

1. 檔案工作的三大認識誤區(qū)

1.1對檔案建立的可行性存在錯誤認識

很多人對檔案建立的可行性存在錯誤的認識，首先，片面認為檔案管理工作就是對歷史資料的收集、信息的錄入以及手工的制作，認為檔案的建立可有可無；其次，單純以為只要具備一定的職業(yè)道德和責任心就能從事檔案管理員的工作，從而拉低了檔案管理人員的任職門檻；最后，由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，因此不同的工作人員對檔案資料的鑒別能力存在差異，從而極大地阻礙了檔案管理工作向科學化、標準化、規(guī)范化進程的邁進。

1.2檔案管理的時代性較差，錯誤認為檔案室是歷史資料的儲備倉庫

由于檔案管理工作是對組織歷史發(fā)展資料的整理、歸類和儲備，因此檔案室被誤認為是過期資料的儲存?zhèn)}庫，檔案員則是倉庫管理員，造成這種錯誤認識的根本原因是檔案管理工作的封閉化限制了管理人員與外部環(huán)境的信息互換和交流，從而造成檔案管理的弱時代性。

1.3片面認為檔案的知識價值薄弱，難以產(chǎn)生經(jīng)濟價值

由于大部分人都認為檔案是一種可以多次使用的信息資源，但是不存在或者輕微存在一定的知識價值，因此這種錯誤觀念的滋生限制了檔案管理、編制人員的創(chuàng)新意識，從而致使檔案管理工作難以形成系統(tǒng)性的價值體系。

2. 檔案管理人員應該具備的素質(zhì)

檔案管理人員應該同時具備較高的政治素質(zhì)、扎實的專業(yè)技能、強烈的檔案管理意識以及良好的職業(yè)道德，才能全面提升檔案管理的有效性。

2.1政治素質(zhì)

政治素質(zhì)是檔案管理人員應該具備的基本素質(zhì)，它是檔案管理員堅持黨的領導的重要保障。政治素質(zhì)不僅能夠提高檔案員的思想覺悟、凈化檔案員的社會靈魂，還能培養(yǎng)檔案員積極投身于改革開放事業(yè)的決心，由此可見，政治素質(zhì)是指導檔案員價值取向的重要條件。

2.2業(yè)務素質(zhì)

業(yè)務素質(zhì)是檔案管理人員應該具備的核心素質(zhì)和關鍵所在，它不僅要求檔案員要具備扎實的檔案管理文化知識，還要求檔案員具備較強的信息處理技能，因此要想成為一名合格的檔案員要在充實自身理論知識的前提下，積極培養(yǎng)自身的人文精神，熟練的掌握檔案信息管理技術。

2.3檔案意識

由于檔案管理工作是一項系統(tǒng)性較強、對動手能力要求較高的活動，不僅要進行資料的收集、整理、收發(fā)、登記、傳閱、轉送和歸檔，還要準確的掌握檔案資料的運轉和走向，因此樹立強烈的檔案意識是確保檔案工作有條不紊運行的前提。

2.4職業(yè)道德

職業(yè)規(guī)范和道德準則是檔案員應該具備的根本職業(yè)素質(zhì)，對于檔案管理人員來說，應該遵循的首要職業(yè)道德是遵守工作紀律，對檔案的保密工作要高度重視，其次是堅持檔案資料的真實性，杜絕造假現(xiàn)象的出現(xiàn)，最后是堅持服務群眾的基本理念。

3. 提高檔案管理人員素質(zhì)的可行性策略

3.1向檔案管理人員灌輸檔案創(chuàng)新管理理念和意識

信息化水平的提高加速了檔案管理工作向信息化管理的轉型，檔案管理人員為了適應管理需求，應該主動學習電子信息管理技術，并使之應用于實際的檔案管理工作之中，建立電子化信息檔案，并積極挖掘檔案的潛在價值，加強檔案管理模式和方法的創(chuàng)新，并將創(chuàng)新理念始終貫穿于檔案管理事業(yè)的始終。

3.2加強檔案管理人員的素質(zhì)考核和合理調(diào)配

激勵檔案管理人員認真工作的有效手段主要表現(xiàn)在兩方面：一方面是建立素質(zhì)考核機制，嚴格執(zhí)行獎懲機制和福利發(fā)放機制，從而不斷矯正管理員的錯誤行為，并對積極進取的管理員給與物質(zhì)和精神獎勵；另一方面是加強檔案員工作的合理調(diào)配，從而使檔案員以最佳的狀態(tài)投入到檔案管理工作之中。

3.3建立檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培訓機制，加強檔案員之間的交流學習

要想保證檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培訓工作的順利實施，首先要積極開展檔案業(yè)務管理研討會、培訓班，從而為檔案員提供學習交流平臺，其次加大檔案管理學習資料的資金投入，積極鼓勵檔案員進行自主學習，從而提高檔案員自我教育的主動性，最后積極發(fā)揮骨干檔案員的標桿帶頭作用，從而正確引導檔案管理人員進行自我評價和自我完善。

4. 結束語

檔案管理工作不僅是對歷史資料的儲備和保存，更是對不同時期資料的歸結和整理，因此檔案管理員要積極搜集各個時期的檔案資料，不斷同步更新檔案信息，從而實現(xiàn)檔案信息管理的時代化，發(fā)揮檔案資料的時效價值和知識價值。

參考文獻

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城建檔案是在城市規(guī)劃、建設、管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件、實物等各種形式和載體的歷史記錄。它是城市規(guī)劃、建設、管理過程的真實記錄，是城市建設和發(fā)展的重要依據(jù)。它對城市的規(guī)劃具有重要指導作用，是城市的工業(yè)和民用建筑、市政基礎設施的新建、改建、維護和恢復重建的重要依據(jù)。城建檔案館(室)是管理城建檔案的機構和場所。主要從事城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、編研和利用工作。城建檔案管理的主要作用與目的就是保護和利用城市規(guī)劃、建設、管理活動中形成珍貴資料，為城市的建設、發(fā)展提供更好的利用。過去城建檔案管理工作主要針對實物檔案進行管理，整個過程從收集、整理、鑒定到保管、利用，其工作內(nèi)容繁雜、勞動強度大、查尋利用效率低。近幾年許多城建檔案機構根據(jù)《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》、《數(shù)字檔案館建設指南》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》(DAT31-2005)的要求開展一系列城建檔案數(shù)字化、信息化工作，利用計算機技術實行檔案數(shù)字化管理。把原有的紙質(zhì)檔案進行掃描、存儲，將原來的實物檔案轉化成數(shù)字信息(電子圖片文件)。這些工作減少了庫存檔案的損壞，在一定程度上延長了檔案的壽命，有利于檔案的保護。在城建檔案的收集過程中同時收集了部分數(shù)字資料(如：CAD數(shù)據(jù)文件、數(shù)碼照片、數(shù)字影像和掃描后的電子文件等)，并建立了專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，開發(fā)了相關城建檔案管理系統(tǒng)(MIS)。初步實現(xiàn)了城建檔案數(shù)字化管理，準確、快捷地向社會提供利用。向檔案數(shù)字化、信息化邁進了一步。隨著社會、經(jīng)濟的發(fā)展和科技進步，許多地方提出“智慧城市”建設的設想，這不僅需要大量豐富的城市規(guī)劃、建設和管理等方面的信息，還需要有智能化的科技手段，更好地幫助人們建設和管理好城市?！爸腔鄢鞘小彪x不開智能建筑，就是建筑的智能化。智能建筑不是從建筑物的使用開始的，而是在建造過程中和建成以后形成的智慧化、互聯(lián)化、相互協(xié)同化。BIM技術是建造事業(yè)發(fā)展的技術產(chǎn)物，它是建筑全生命周期的建筑信息模型，它是從設計階段，施工階段、運維階段的信息模型。BIM作為建設項目信息的整合平臺(系統(tǒng))，把來自各方面(包括：設計、預/決算、招投標、構件制造、采購、施工及工藝流程等)匯集的信息實行集成管理。利用BIM技術管理建造的建筑，從開始就連續(xù)不斷地匯集并形成大量數(shù)據(jù)(信息)。這些信息是應用BIM技術的工程項目建造過程中形成的，具有保存和利用價值，是建筑的運營和維護、城市的數(shù)字化和智能化管理所需要的數(shù)據(jù)信息。在工程項目中形成的所有應保存的資料(包括信息資料)，都應移交到城建檔案館，收集后的信息，經(jīng)過整理向社會提供服務，與社會共享。其中，也包括運用BIM技術管理的工程項目中形成的所數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)信息也屬于城建檔案收集范疇。隨著這些數(shù)據(jù)的逐步積累，城建檔案機構也需要建立相應的BIM平臺，用于不斷地收集、匯集和更新的相關數(shù)據(jù)。為此，筆者認為，BIM需要納入到城建檔案管理工作中來。

二、城建檔案需要BIM實現(xiàn)現(xiàn)代化

管理城建檔案管理的最終目的是為了更好的利用這些信息資源，為我國的城市建設和發(fā)展服務，開發(fā)利用這些資源就是城建檔案的價值所在。按照國家住房和城鄉(xiāng)建設部制定《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》的要求，以數(shù)字化信息資源為核心，以網(wǎng)絡技術為基礎，以擴大信息資源的利用為目的，以服務于城市規(guī)劃、建設和管理為宗旨。適應時展的需要，持續(xù)、健康地實現(xiàn)城建檔案的現(xiàn)代化管理工作是城建檔案事業(yè)發(fā)展目標。對于目前的城建檔案的數(shù)字管理水平，只是傳統(tǒng)檔案管理模式的一種技術升級，用計算機、多媒體、網(wǎng)絡等技術替代人工，將實物轉換成了數(shù)字信息，從檔案的收集到最終的利用，檔案管理工作的內(nèi)容沒有變化。在提供利用方面，利用計算機代替人工查尋、檢索，檢索途徑多種多樣，提高了檔案信息檢索效率，所查找到的信息，大都與紙質(zhì)原文件內(nèi)容相同的電子信息(電子版本)。有許多城建檔案館在開發(fā)利用工作中作了很大的努力，如：利用CAD、GIS和RS等技術進行整合，構建了三維信息平臺等等。使城建檔案信息在開發(fā)利用中有新的進展。但是在面對未來的發(fā)展，現(xiàn)有這些技術是不夠的。作為城建檔案管理者需要從更長遠的眼光去審視未來。去適應未來發(fā)展的需要？參與并融入到“智慧城市”的建設和管理中去。不能把城建檔案館(室)作為一個信息的“倉庫”。盡管能方便、快捷地查詢到各種城建檔案信息，也不能算是現(xiàn)代化管理。城建檔案現(xiàn)代化管理機構和場所不能只是一個提供利用“倉庫”，而應該是提供利用的“基地”，它所提供的信息應該是經(jīng)過開發(fā)“加工”過的信息，而不僅僅是“倉庫”中源始的信息。從建造業(yè)現(xiàn)有的技術水平和應用實踐的成效來看，BIM是一項較為科學而又切實可行的先進技術，它具備的可視化，協(xié)調(diào)，模擬，優(yōu)化和可出圖特點，可使城建檔案管理水平從現(xiàn)在的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡化向“智能化”方向邁進。城建檔案館原有CAD和GIS數(shù)據(jù)也屬于BIM數(shù)據(jù)整合的部分。目前已有大量的工程項目已經(jīng)應用BIM技術進行建造，如：北京國家體育場(鳥巢)工程、昆明新機場機電設備安裝與運維管理、北京英特宜家購物中心工程、廣州市北京路沿線環(huán)境模擬(日照、氣象)、內(nèi)蒙古科技館新館異型曲面幕墻施工等工程項目。BIM技術能夠?qū)崿F(xiàn)建設項目各參與方通過網(wǎng)絡進行協(xié)同工作，同時，進行工程洽商、技術溝通、工作協(xié)調(diào)，實現(xiàn)施工質(zhì)量、安全、進度和成本的管理與監(jiān)控。在利用BIM管理的工程項目，BIM匯集著大量與工程相關的數(shù)據(jù)信息，為工程提供大量的數(shù)據(jù)支持，使業(yè)主、設計單位、顧問咨詢公司、施工總承包、專業(yè)分包、材料和設備供應商等眾多參建單位同在一個平臺上共享相關數(shù)據(jù)，為工程建造提供最優(yōu)方案。這些數(shù)據(jù)信息都是工程建造中產(chǎn)生的。這些數(shù)據(jù)信息不當是建造成果的數(shù)據(jù)，而且還有建造過程的數(shù)據(jù)，特別是隱蔽工程中的相關數(shù)據(jù)(如：地基、地下管理線等)。這些數(shù)據(jù)信息集中收集到城建檔案館中后，利用BIM平臺可再現(xiàn)原來建造過程和模擬將來運營、維護過程。例如：模擬一個建筑出現(xiàn)設備故障怎么辦？出現(xiàn)危機(災害、反恐等)怎么辦？某個建筑的改建和擴建選用什么方案？隱蔽工程和地下管線也可以通過模擬再現(xiàn)，而不必再進行二次勘察、測繪等等。城建檔案管理運用BIM技術后，其管理水平可提升到“智能化”管理。查尋信息不再需要查找原始信息進行分析，可直接再現(xiàn)建設項目某一階段的結果。在前后相似的建筑在建造過程中，可以借見，以提高建造的效率。隨著建造技術發(fā)展和更新，原有的建造工藝需要如何調(diào)整和改進。只有這樣，城建檔案工作水平才會得到更高的提升。如此發(fā)展，城建檔案機構就不再是檔案資源信息的“倉庫”，可能就成為檔案信息資源利用的“基地”。過去我們說城建檔案為城市規(guī)劃、建設和管理提供決策依據(jù)，將來可能就是提供決策方案了。

三、總結

篇5

第二條本辦法適用于糧食部門的國家糧油倉庫（包括糧管所、站，國家糧油加工廠、飼料廠等）。其他部門糧油倉儲設施的管理，可參照本辦法執(zhí)行。

第三條糧油倉庫的倉儲設施，是完成國家糧油經(jīng)營任務最基本和最重要的基礎設施之一。建設好、管理好、使用好倉儲設施是各級糧食部門和糧油倉庫的職責，也是糧油倉儲企業(yè)管理的基本任務之一。

第四條本辦法所稱糧油倉庫的倉儲設施，包括倉庫產(chǎn)權區(qū)內(nèi)的土地、貨場、曬場、各類倉房、油罐（池）、罩棚等糧油儲存設施和專用鐵路線、專用碼頭、庫區(qū)內(nèi)外專用道路、圍墻、護坡、供電、供暖、給排水、器材庫、藥品庫、消防設施、計算機管理系統(tǒng)以及烘干、維修、清理車間檢驗、調(diào)運、保管、經(jīng)營業(yè)務用房等生產(chǎn)附屬設施。這些設施均屬國有資產(chǎn)。

糧倉機械的管理，除按《國家糧油倉庫倉儲機械管理辦法》執(zhí)行外，還必須按本辦法的有關規(guī)定管理。

第五條本辦法所稱倉儲設施管理，是指各級糧食倉儲行政管理和糧油倉庫的管理部門，依據(jù)國家的有關法律、法規(guī)和政策，對其建設、布局、使用、維修保養(yǎng)、轉讓、改用、占用、報廢和拆除等活動所進行的協(xié)調(diào)、監(jiān)督、引導、服務以及對計劃的審批、控制所進行的管理。

第六條在糧庫經(jīng)營機制向市場經(jīng)濟過渡期間，糧庫倉儲設施的管理，亦必須按此辦法執(zhí)行。出現(xiàn)問題要及時向商業(yè)部報告。

第七條各級糧食行政管理部門和糧油倉庫，要將倉儲設施的管理納入部門和單位的工作計劃，設專門機構或?qū)Ｂ毴藛T開展日常管理工作，定期研究倉儲設施管理的重大問題，檢查指導倉儲設施的管理工作。

第二章倉儲設施的建設

第八條糧油倉庫網(wǎng)點的布局，應有利于商品經(jīng)濟的發(fā)展，促進糧食生產(chǎn)的發(fā)展。庫址選擇必須符合糧源充足、交通便利、糧食流向合理，有利于防汛、防火，有利于經(jīng)營管理、經(jīng)濟效益好的原則。新建和擴建糧油倉庫都要進行充分的經(jīng)濟技術可行性論證，并按有關規(guī)定經(jīng)主管部門審批。

第九條糧油倉庫規(guī)模的確定應根據(jù)所處經(jīng)濟區(qū)域，糧食產(chǎn)銷發(fā)展趨勢，在上級主管部門的指導下，制定中長期發(fā)展規(guī)劃，并據(jù)此繪制建設規(guī)劃總平面圖，報經(jīng)上級主管部門批準。庫內(nèi)布局要貫徹一次規(guī)劃、分期實施原則，一般不能隨意更改或變動。如確需修改，亦應上報批準。

第十條糧油倉庫新建專用鐵路線、專用碼頭、倉容量250萬公斤以上的倉房（包括筒倉）、30萬公斤以上的油罐、日處理量10萬公斤以上的烘干車間，購置鐵路、公路專用車輛、水路專用船只等，須報經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市糧食主管部門批準。其他倉儲設施的新建和購置的審批權限，由省、自治區(qū)、直轄市糧食主管部門自定。

第十一條在倉庫建設中，無論新建、擴建或改造，無論資金的來源渠道如何，凡在庫內(nèi)進行的建設項目，都必須符合庫區(qū)統(tǒng)一規(guī)劃布局。

第三章倉儲設施的使用和維修保養(yǎng)

第十二條糧油倉庫要科學、合理使用倉儲設施，在保證其完好、安全的前提下，盡量提高利用率。一個倉庫的容量利用率，不得低于設計容量的90％。

第十三條糧油倉庫的所有倉儲設施都要分別建立檔案，其檔案內(nèi)容至少應包括下列項目：

（一）項目名稱、編號及固定資產(chǎn)財務資料；

（二）建設及投入使用的時間；

（三）庫區(qū)平面布局、設計圖紙及有關資料；

（四）審批文件、建設（制造）單位、驗收單位及驗收資料；

（五）工程預、決算資料；

（六）實際技術指標、設計技術指標及運行使用狀況；

（七）大、中、小修及技術指標的有關資料；

（八）其他有關資料。

倉儲設施檔案的建立、保管、使用和保存年限等，要按照國家檔案管理的有關規(guī)定執(zhí)行。

第十四條糧油倉庫要在上級主管部門的組織指導下，根據(jù)設計生產(chǎn)能力和技術狀況，對各類倉房、油罐（池）、烘干車間等制定科學的使用定額，并嚴格遵照執(zhí)行。任何人不得隨意降低或提高使用定額，嚴禁破壞性使用，以保證設施的正常運轉。

第十五條定期組織有關技術人員和管理人員，對倉儲設施的使用和安全狀況進行檢查，一般每六個月檢查一次。對儲糧倉房等主要設施要及時維修、保養(yǎng)，對露天金屬結構的設施，要定期進行防銹蝕處理。

第十六條糧油倉庫提取的倉儲設施折舊資金、更新改造資金、大修理資金等，必須?？顚Ｓ?，不得挪作他用。

第四章倉儲設施的轉讓和改用

第十七條國家糧油倉庫的倉儲設施，屬國家財產(chǎn)，任何單位和個人不得擅自轉讓、改用和占用。糧油倉庫作為國營企業(yè)，有使用庫內(nèi)倉儲設施的權利，也有維護保養(yǎng)和管好的義務。

第十八條因特殊情況，確需撤銷、合并或改用、占用糧油倉庫倉儲設施的部分或全部時，必須按下列規(guī)定辦理：

（一）因農(nóng)業(yè)結構調(diào)整、交通條件變化等原因需要撤銷、占用或合并的庫點，必須首先由庫點所在地糧食主管部門，提出撤、占、并的報告，經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市糧食主管部門批準，并辦好有關財務、檔案的手續(xù)后方可生效。凡撤、占、并1500萬公斤以上（含1500萬公斤）倉容的庫，省、自治區(qū)、直轄市糧食主管部門在審批前必須征得商業(yè)部的同意。

（二）因國家重點工程建設、城市規(guī)劃等，需要全部或部分占用糧油倉庫區(qū)域（包括設施）時，必須首先由占用部門根據(jù)上級政府或主管部門的批文提出可行性報告材料，并同意在適當?shù)攸c補償占用糧油倉庫相應的場地及其儲糧設施的條件下，再由庫點所在地糧食主管部門提出報告，經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市糧食主管部門批準后才能生效。凡占用1500萬公斤以上（含1500萬公斤）倉容的糧油倉庫，省、自治區(qū)、直轄市糧食主管部門在審批前必須征得商業(yè)部的同意。

（三）糧食部門的糧油加工工業(yè)、飼料工業(yè)、食品工業(yè)、多種經(jīng)營等的發(fā)展，需要建廠時，提倡倉、廠結合，統(tǒng)籌規(guī)劃，但一般條件下應自行征地建設。因特殊情況需要改用、占用糧油倉庫部分場地和倉房時，必須在符合庫內(nèi)總體布局并實行固定資產(chǎn)有償轉讓或使用的前提下，由建設單位所在地糧食主管部門提出可行性研究報告，并附上倉儲部門的意見，經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市糧食主管部門批準后，方可生效。

第十九條在現(xiàn)有糧油倉庫中，屬于占用市（地）級以上文物保護單位的教堂、寺廟等宗教活動場所，當?shù)卣忠髿w還的，省、自治區(qū)、直轄市糧食主管部門可以根據(jù)有關規(guī)定批準部分或全部退還，但地方政府一般應在適當位置補建相應倉容的倉房。

第二十條糧油倉庫內(nèi)已有的糧油加工、食品加工、飼料加工廠，凡財務與倉庫脫鉤，單獨核算的，對加工廠所占用的場地和倉房，既可采用固定資產(chǎn)劃轉方式，也可采取每年收取土地和倉房使用費的辦法，收取的費用主要用于倉儲設施的改造和建設。凡財務沒有與倉庫脫鉤，只是作為倉庫本身開展多種經(jīng)營的項目，也必須符合庫區(qū)總體規(guī)劃，合理布局，保證倉庫安全，并經(jīng)上級主管部門同意后才能進行。

第二十一條國家糧油倉庫倉儲設施，在滿足本業(yè)使用的前提下，企業(yè)可對其暫時空閑的設施，開展代儲代運業(yè)務，收取合理費用，但不得危及庫存糧油、倉儲設施以及人身安全，不得轉讓產(chǎn)權。

第五章倉儲設施的報廢和拆除

第二十二條倉儲設施的報廢和拆除，一般應同時具備下列條件：

（一）已達到或超過設計使用年限，并提足折舊費；

（二）經(jīng)技術鑒定確認無修理和使用價值。

因地震、臺風、洪澇等自然災害和設計建造質(zhì)量等原因，雖未達到報廢年限，但經(jīng)有關部門的技術鑒定，確認無使用和修理價值的，也可視同具備報廢條件。

第二十三條對容量250萬公斤以上的倉房、30萬公斤以上的油罐（池）、日處理量10萬公斤以上的烘干機、鐵路專用車輛等規(guī)模較大設施的報廢，必須由省、自治區(qū)、直轄市糧食主管部門負責審批，并報商業(yè)部備案。其他設施報廢的審批權限由省、自治區(qū)、直轄市糧食主管部門自定。

倉儲設施的報廢和拆除，如果涉及到?jīng)_減國有資金，需由糧食主管部門審核后，報同級國有資產(chǎn)管理部門審批。

第二十四條糧油倉庫對經(jīng)批準報廢的倉儲設施，要按會計制度的規(guī)定，及時作財務處理。同時，應如實核減有關統(tǒng)計報表的數(shù)字，以保證固定資產(chǎn)和倉儲設施能力等統(tǒng)計數(shù)的真實性。

第六章附則

篇6

1、工程現(xiàn)場全體工作人員必須每天準時出勤。因工程進度需要加班時，所有工作人員必須服從。

2、項目組人員外出執(zhí)行任務需要向項目經(jīng)理請示，施工隊長外出執(zhí)行任務需要向分管項目經(jīng)理請示填獲準后方可外出。

3、施工項目經(jīng)理外出需向項目副經(jīng)理通報。

4、病假需出示病假證明書。

5、事假要向項目經(jīng)理申請，填寫請假條。

6、無故曠工三次或連續(xù)三天者除名處理。

二、施工現(xiàn)場例會制度

1、自工程開工之日起至竣工之日止，堅持每天舉行一次碰頭例會。

2、每日例會由施工項目經(jīng)理召集，項目組管理人員、施工隊長參加。例會內(nèi)容及決定由項目組指定專人記錄歸檔。施工項目經(jīng)理可根據(jù)具體問題擴大參加例會人員范圍。

3、施工中發(fā)現(xiàn)的問題必須提交例會討論，重要事項報公司總經(jīng)理。例會中做出的決定必須堅決執(zhí)行。

4、各施工隊、班組間需協(xié)調(diào)的問題提交每日例會解決。例會中及時傳達有關上級指示精神、作業(yè)要求、安全狀況及最新工程動態(tài)。

5、每周例會由公司總經(jīng)理召集，由施工項目經(jīng)理、項目組人員參加。例會內(nèi)容及決定由項目組指定專人記錄歸檔。公司總經(jīng)理可根據(jù)具體情況擴大參加人員范圍。

6、公司部門間的協(xié)調(diào)問題、甲乙雙方等的協(xié)調(diào)問題提交周例會解決。例會傳達公司最新工程動態(tài)、最新公司文件及精神。

三、施工現(xiàn)場檔案管理制度

1、檔案管理由項目組專人負責。

2、做好施工現(xiàn)場每日例會記錄、每周例會記錄、臨時現(xiàn)場會議記錄等。

3、現(xiàn)場工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復印件整理歸檔。

4、工程中簽證單、工程任務書、設計變更單、施工圖紙、工程檢查資料、采購資料、合同等的整理歸檔。

5、工程中其它文件、資料、文書往來整理歸檔。

6、各類檔案資料分類保管，做好備份，不得遺失。同時建立相關電子文檔，便于查閱。

7、項目組人員借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表，并及時歸還。

四、施工現(xiàn)場倉庫管理制度

1、材料、外購件入庫必須經(jīng)項目經(jīng)理驗收簽字，不合格材料決不入庫，采購員必須及時辦理退貨手續(xù)。

2、保管員對任何材料、外購件必須清點后方可入庫，登記進帳。填寫材料、外購件入庫單。有條件應錄入電子文檔備查。

3、材料、外購件帳冊必須有日期、入庫數(shù)、出庫數(shù)、領用人、存放地點等欄目。

4、倉庫內(nèi)材料、外購件應分類存入，堆放整齊、有序并做好標識管理。留有足夠的通道，便于搬運。

5、油漆、稀釋劑等易燃易爆有毒物品存入危險品倉庫。并配備足夠的消防器材,不得使用明火。

6、大宗材料、外購件不能入庫的，要點清數(shù)量，做好遮蓋工作，防止雨淋日曬，避免造成損失。

7、倉庫存放的材料、外購件必須做好防火、防潮工作。倉庫重地嚴禁閑雜人員入內(nèi)。

8、材料、外購件出庫必須填寫領料單，由施工項目經(jīng)理簽字批準，領料人簽名。

9、工具設備借用，建立借用物品帳。嚴格履行借用手續(xù)，并及時催收入庫。實行誰領用誰保管誰賠償?shù)脑瓌t。

五、施工現(xiàn)場文明施工制度

1、施工作業(yè)時不準抽煙。

2、施工現(xiàn)場大小便必須到指定廁所。廁所使用后要隨時清洗。

3、材料、外購件等物品分類碼放整齊。不沿途遺灑并及時清掃維護。

4、施工中產(chǎn)生的垃圾必須及時整理成堆，及時清運。做到工完料清。

5、現(xiàn)場施工人員的著裝必須保持統(tǒng)一、規(guī)范、整潔。

6、工作場地必須保持整潔，輪流打掃衛(wèi)生，生活垃圾、生產(chǎn)廢物及時清除。

7、團結同志，關心他人，堅決杜絕酒后上崗、酗酒鬧事、打架斗毆、拉幫結伙、惡語傷人等情況。

8、對施工機械等噪聲采取嚴格控制，最大限度減少躁噪聲擾民。

六、施工現(xiàn)場安全生產(chǎn)管理制度

1、新工人入場必須接受“安全生產(chǎn)三級教育”。

2、進入施工現(xiàn)場人員配戴好安全帽。必須正確使用個人勞保用品，如安全帶等。

2、現(xiàn)場施工人員必須正確使用相關機具設備。上崗前必須檢查好一切安全設施是否安全可靠。

3、特殊工種持證上崗，特殊作業(yè)配戴相應的勞動安全保護用品。

4、使用砂輪機時,先檢查砂輪有無裂紋是否有危險。切割材料時用力均勻,被切割件要夾牢。

5、高空作業(yè)時，要系好安全帶。嚴禁在高空中沒有扶手的攀沿物上隨意走動。

6、深槽施工保持做到坡度穩(wěn)定，及時完善護壁加固措施。

7、危險部位的邊沿，坑口要嚴加欄護，封蓋及設置必要的安全標記。

8、按規(guī)定設置足夠的通行道路和安全梯。

9、裝卸堆放料具、設備及施工車輛與坑槽保持安全距離。

10、大中型施工機械指派專職人員指揮。

11、小型及電動工具由專職人員操作和使用。注意用電安全。

12、施工人員必須遵守安全施工規(guī)章制度。有權拒絕違反“安全施工管理制度”的操作方法。

13、施工現(xiàn)場地掛貼安全施工標牌。

14、嚴禁違章指揮和違章操作。

七、施工現(xiàn)場臨時用電管理制度

1、工地所有臨時用電由專業(yè)電工（持證上崗）負責，其他人員禁止接駁電源。

2、施工現(xiàn)場每個層面必須配備具有安全性的各式配電箱。

3、臨時用電執(zhí)行三相五線制和二級漏電保護。由專職電工進行檢查和維護。

4、所有臨時線路必須使用橡膠護套線。線必須架設牢固，一般要架空，不得綁在管道或金屬物上。

5、嚴禁用花線、銅芯線亂拉亂接，違者將被嚴厲處罰。

6、所有插頭及插座應保持完好。電氣開關不能一只多用。

7、所有施工機械和電氣設備不得帶病運轉和超負荷使用。

8、施工機械和電氣設備及施工用金屬平臺必須要有可靠接地。

9、接駁電源應先切斷電源。若帶電作業(yè)，必須采取防護措施，并有三級以上電工在場監(jiān)護才能工作。

八、施工現(xiàn)場看護保衛(wèi)管理制度

1、施工現(xiàn)場必須設置看護保衛(wèi)人員（24小時，一班不得少于兩人）?？醋o保衛(wèi)人員必須忠于職守、堅守崗位、晝夜巡視。保護施工現(xiàn)場財產(chǎn)不受損失。

2、施工項目經(jīng)理應根據(jù)現(xiàn)場的實際情況，設置符合標準的擋欄，圍欄等。盡可能實行封閉施工。

3、施工項目經(jīng)理應對露天的原材料、成品、半成品進行安全檢查，必要時增設安全防護設施，或派專人看守。

4、所有施工人員必須佩戴號牌，外來人員無施工項目經(jīng)理許可，不得進入施工現(xiàn)場。

5、夜間值勤的保衛(wèi)人員，必須巡視整個施工區(qū)域，不得睡覺。

6、保衛(wèi)人員現(xiàn)場巡視時，密切注意原材料、成品半成品、機具設備等。發(fā)現(xiàn)異常情況及時匯報。

7、施工班組自帶的所有設備、工具等應進行登記，登記清單由項目組保管。以備有關人員查閱。

8、施工班組離場時，攜帶的工具、設備出場，必須有項目經(jīng)理部的批條方可。

九、施工現(xiàn)場消防管理制度

1、施工現(xiàn)場的每個層面必須配備足夠的滅火消防器材。

2、項目組人員每天必須檢查消防器材的完好性，如有損耗應及時補充。

3、消防器材安放處必須有明顯的標記。

4、消防器材的設置地點以方便使用為原則，不得隨意變更消防器材的放置地點。

5、工作人員必須熟悉消防器材的使用方法。

6、漆類等易燃品存放在危險品倉庫。油漆工施工時要避開火源、熱源。

7、施工現(xiàn)場所有使用明火的地方，必須保證有專人值守，做到人走火滅。

篇7

1 財政局檔案管理工作中存在的問題

1.1 保存條件不完善

隨著經(jīng)濟社會的逐漸發(fā)展，大部分的財政單位中的辦公場所都有限，沒有設置集中的檔案室。部分單位中會將辦公室和檔案室合并，在辦公室內(nèi)擺放幾個資料柜，以此作為檔案室；還有一些單位對檔案室沒有清晰的概念，與倉庫混淆，將一些檔案資料存放在倉庫內(nèi)。還有些單位中沒有健全的基礎設施，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)檔案霉變、蟲蛀等情況，而且搜索過程困難。

1.2 檔案管理不集中

某些財政單位中的不同部門中都會安排一些兼職人員，對檔案資料進行分散化的管理。大部分的兼職人員都有很多工作任務，也不重視協(xié)調(diào)配合，而且在檔案管理工作中投入的時間、精力也不夠。同時，這些兼職人員的專業(yè)能力不夠強，業(yè)務技巧也不夠熟練，對于管理檔案沒有高校、合理的方法，導致檔案文件不夠完整，而且財政單位中的檔案管理工作無法達到科學化、規(guī)范化的目標。

1.3 管理水平不高

一方面，檔案管理缺乏制度保障。有的財政局檔案管理制度不健全，管理混亂；少數(shù)有制度的，也缺乏針對性和可操作性；還有的沒有相關配套實施辦法和檢查考核措施，制度成為一紙空文，純屬紙上談兵。另一方面，檔案管理缺乏現(xiàn)代化手段。隨著計算機的普及，不少財政局單位開始運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案，相當一部分檔案管理人員還實行手工收集、手中操作、手工檢索，利用現(xiàn)代化技術設備的水平不高、范圍不廣，不利于檔案的收集、編研、開發(fā)利用和檔案技術支撐作用的充分發(fā)揮。

2 出現(xiàn)問題的原因

2.1 對檔案管理工作認識不足

檔案工作在一些領域尚沒有得到足夠重視。主要表現(xiàn)為，領導階層對檔案工作的重要性認識不足，認為檔案管理不是單位的主要工作，對創(chuàng)造經(jīng)濟社會效益、完成工作目標任務幫助不大。因此，執(zhí)行檔案管理的相關法律法規(guī)不認真，導致財政局檔案管理人浮于事，檔案資料收集、整理、歸檔工作滯后，檔案管理工作的作用得不到充分發(fā)揮。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)不強

檔案業(yè)務具有很強的專業(yè)性、技術性、連續(xù)性，需要相對固定的工作人員。檔案管理人員不穩(wěn)定，專職少、兼職多，工作缺乏積極性。一是工作不安心。缺乏長遠計劃和打算，對檔案工作的責任心不強。二是學習業(yè)務不專心。檔案管理人員的素質(zhì)提升和繼續(xù)教育沒有納入培訓計劃和要求。三是工作不用心。大部分兼職人員沒有經(jīng)過專業(yè)檔案知識培訓，對檔案的重要性和管理要求掌握不全面，對檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務不熟悉，檔案收集意識淡薄，檔案管理缺乏連續(xù)性。

3 完善檔案管理工作的有效措施

3.1 財政局的領導階層應該加強重視

保證財政單位檔案管理工作順利進行的核心在于領導階層的重視。因此，相關的管理人員應該提高自身的綜合能力，促進各項工作的協(xié)調(diào)，以此獲取領導階層的認可與支持。首先，管理人員應該樹立積極的工作觀念，熱愛檔案管理工作，加強專業(yè)知識，提高管理效率與質(zhì)量，保證完成自己的工作職責，以出色的表現(xiàn)來引起領導的重視與支持。其次，管理人員應該重視宣傳工作，運用多種方法，大力宣傳《檔案法》與其他法律規(guī)定，幫助單位的全體人員都能夠意識到檔案管理的重要性。并且，管理人員如果有新的想法，應該向領導提出建議，將檔案設備完善、檔案文件的維護、人員建設等方面納入單位發(fā)展方案中，同時按照工作內(nèi)容提供資金。最后，管理人員應該堅持為單位服務的原則，保證為領導階層、其他部門提供有效、及時的檔案服務，增強檔案管理的影響作用，以此促進檔案管理工作的順利進行。

3.2 建立健全的機構體制

財政局應該建立健全的機構體制，以此完善檔案管理工作。在設置業(yè)務科室的過程中，應該考慮固定一些兼職管理人員，在更換工作人員時，也應該保證檔案文件的交接。同時，還應該完善檔案管理制度，包括保存、鑒別、使用等規(guī)定，推行崗位責任制，這樣可以保證檔案管理工作的規(guī)范性；并且，財政局還應該處理好與檔案部門的關系，將分散化的檔案管理工作轉變成集中管理模式；加強對檔案管理的重視，同等看待檔案工作與其他工作內(nèi)容，并且與業(yè)務工作同計劃、同布置、同檢查、同落實，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。

3.3 必須提高從業(yè)人員素質(zhì)

提高檔案人員素質(zhì)是搞好財政局檔案管理工作的基礎，必須在提升檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊伍的戰(zhàn)斗力上動腦筋、下功夫。一是加強財政局檔案人才隊伍建設。拓寬人才培養(yǎng)渠道，有針對性地選擇綜合素質(zhì)好、發(fā)展?jié)摿Υ?、責任心強的人員進行教育培養(yǎng)，引導他們從事檔案管理工作，關心他們的工作和生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。同時，要抓好智力引進工作，注重引進檔案專業(yè)人才或公開招錄檔案學、歷史學、計算機等專業(yè)人才從事財政局檔案工作，壯大財政局檔案人才隊伍。二是加強檔案管理人員業(yè)務培訓。檔案管理工作專業(yè)性很強，要求從業(yè)人員既要有高度的責任感，又要具有一定的專業(yè)水平，尤其是具有運用現(xiàn)代科技手段管理檔案的基本技能。要經(jīng)常組織檔案管理人員學習《檔案法》等法律法規(guī)；要強化信息技術、縮微技術、數(shù)碼復印新技術、相關標準規(guī)范和檔案基礎業(yè)務知識培訓，優(yōu)化知識結構，實現(xiàn)理論和實踐有機結合；要堅持走出去，學習先進工作經(jīng)驗，增長見識，開闊視野，拓寬思路。三是注重自我提高。檔案工作人員要積極探索管理新模式，掌握管理新方法，自覺提升專業(yè)水平，實現(xiàn)財政局檔案管理的規(guī)范化、標準化、科學化。

篇8

關鍵詞 車輛維修管理；Access；模塊設計；管理信息系統(tǒng)

中圖分類號 TP311 文獻標識碼 A 文章編號 1673-9671-(2012)051-0207-011

車輛維修管理信息系統(tǒng)是一個與車輛維修管理活動和管理功能相關的信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)是以計算機技術為基礎，由人、計算機及其他設備相結合，對車輛維修管理信息進行收集、存儲、維護、加工、傳遞和使用的系統(tǒng)。車輛維修管理信息系統(tǒng)的研發(fā)有助于實現(xiàn)車輛維修過程中程序標準化、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡化、工作正規(guī)化這三個方面的問題，并在以下幾個方面得到提高。

1）實現(xiàn)信息的及時溝通和共享。業(yè)主主管部門可以及時在線了解車輛的使用情況、車輛的維修進展情況、維修人員的基本情況；使用單位可以及時申報車輛故障。

2）改變原有的工作模式。業(yè)務主管部門對于車輛技術檔案、維修信息等繁雜信息的管理簡單化，便于制定合理的維修及采購計劃；該系統(tǒng)可以通過客戶終端反饋信息對修理工和駕駛員進行量化考核；實現(xiàn)網(wǎng)上器材庫的管理，使庫存率盡量的降低。

3）車輛維修率得到提高。故障申報到檢查維修，再到信息反饋的周期縮短，準確性提高；對修理工和駕駛員的量化考核，大大提高了其工作的積極性，進而提高車輛的維修率。

4）車輛的日常管理得到了加強。該系統(tǒng)的建立可以橫向比較各單位和負責人的車輛管理水平，并以此來督促各單位及責任人各盡其責，提高車輛的日常管理水平。

1 車輛維修管理系統(tǒng)的總體設計

本文所開發(fā)的車輛維修管理系統(tǒng)是一個集數(shù)據(jù)查詢與分析、檔案管理于一體的數(shù)據(jù)庫程序，包含有業(yè)務主管部門、使用單位、維修單位、車輛器材倉庫四個客戶端。模塊化的設計方法使得整個系統(tǒng)的結構清晰，便于各子系統(tǒng)的詳細設計及模塊間的數(shù)據(jù)傳遞。

本文采用了Access2003和C++Builder6作為數(shù)據(jù)庫設計和面向?qū)ο箝_發(fā)程序軟件，MS Access充當“后端”，起到儲存數(shù)據(jù)的作用。另外，MS Access還可以創(chuàng)建前端，便于用戶的訪問。由于本系統(tǒng)是在單位內(nèi)部使用，無需在廣域網(wǎng)上運行，所以對于硬件的要求不是太高，幾臺PC機即可。本系統(tǒng)是采用C/S模式開發(fā)，在單位內(nèi)部建立了局域網(wǎng)，便于客戶端與數(shù)據(jù)庫端之間進行連接，該局域網(wǎng)的拓撲結構非常簡單，借助單位現(xiàn)有的局域網(wǎng)就能實現(xiàn)。

如圖1所示，根據(jù)車輛管理系統(tǒng)的功能需求和設計原則，可以將該系統(tǒng)的功能模塊分為：單位模塊、維修單位模塊、業(yè)務主管部門模塊、車輛器材倉庫模塊。

各模塊的功能如下：

1）使用管理模塊可以實現(xiàn)故障申報、情況反饋、車輛管理登記和駕駛員量化考評等功能。

2）維修單位模塊主要實現(xiàn)對維修工作的管理，包括了器材申領、情況反饋、量化考核等功能。

3）業(yè)務主管模塊實現(xiàn)檔案管理、數(shù)據(jù)查詢與分析的基本

功能。

4）倉庫模塊主要實現(xiàn)對庫存信息的管理情況。

2 各模塊的詳細設計

2.1 數(shù)據(jù)表的設計

該系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)信息都是以數(shù)據(jù)表的形式存儲的，包含了車輛維修信息，如表1所示。

利用Access建立各表，并把它們中的不同信息連接起來。

2.2 查詢設計

數(shù)據(jù)表中的信息往往是分散的且僅依靠數(shù)據(jù)表來完成查詢是很困難的，系統(tǒng)的使用客戶一般不會從數(shù)據(jù)表中直接調(diào)用信息。

因此，數(shù)據(jù)的查詢設計是十分必要的，以下各個方面的信息是需要通過查詢功能來實現(xiàn)的。

1）單位某車輛的基本信息。通過車輛牌號，可以查詢到車輛的底盤號、發(fā)動機號、車輛所屬單位名稱、維修的相關信息等。這樣，可以便于對各單位對所屬車輛的管理。

2）某車型的基本信息。通過車型，可以查詢到發(fā)動機號、底盤號、維修基本情況、這樣，可以對各種車型的技術狀況進行比較和評估。

3）某單位車輛的所有車輛信息。這是該系統(tǒng)的核心部分，通過對比維修狀況、維修費用等，可以從宏觀方面來分析裝備管理水平。

2.3 窗體設計

窗體設計的目的在于提高程序的可操作性，便于用戶對數(shù)據(jù)進行錄入和查詢。通過車號查詢就成為一種最常用、最有效的查詢方法，在車號查詢窗體中輸入車號可以查詢以下幾個方面的信息：①該車輛總共維修次數(shù)；②維修內(nèi)容分別是什么，各多少次；③每一次維修單編號、送修單位和維修單位；④當單擊維修單號時，出現(xiàn)該輛車該次維修記錄的詳細內(nèi)容。

3 總結與展望

本文利用Access設計平臺，對整個系統(tǒng)進行了模塊化設計，使系統(tǒng)具有信息錄用、查詢和管理的基本功能，是一套面向使用單位、維修單位、業(yè)務主管部門、倉庫的數(shù)據(jù)庫應用程序。

但系統(tǒng)還存在一些不足之處：系統(tǒng)的界面較為單調(diào)，不夠美觀；功能較為單一；數(shù)據(jù)的存儲量十分有限等。這些方面都還需要投入大量的精力，以使整個系統(tǒng)不斷的提高和改進。

參考文獻

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篇9

[關鍵詞] 數(shù)字檔案； 系統(tǒng)； 開發(fā)； 架構； 建設

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0090- 02

隨著信息化的快速發(fā)展及建設，電子檔案的出現(xiàn)給檔案者管理提出了一個亟待解決的課題，如何實現(xiàn)它的收集、保存和快捷、有效利用，完善檔案管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接，是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。本文結合本單位研制開發(fā)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，探討企業(yè)數(shù)字檔案建設。

1 實施數(shù)字檔案管理之目標

檔案信息化是企業(yè)信息化建設的重要組成部分，加快企業(yè)數(shù)字檔案建設是企業(yè)信息化建設的深化與進步，企業(yè)實施數(shù)字檔案管理建設應達到如下目標：

（1） 開發(fā)建立與企業(yè)各應用系統(tǒng)之接口，實現(xiàn)與各應用系統(tǒng)間的無縫連接，各應用系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件實現(xiàn)在線自動歸檔，將企業(yè)各業(yè)務系統(tǒng)數(shù)字資料，按檔案的管理規(guī)范，完整無損地保存到檔案資源庫中。實現(xiàn)在企業(yè)網(wǎng)上的跨主機、跨地域、跨門類的快速檢索應用，為企業(yè)提供便捷而全面的服務。

（2） 采用J2EE、NET等技術開發(fā)管理與利用軟件，與企業(yè)綜合信息系統(tǒng)集成，按數(shù)據(jù)倉庫規(guī)范開發(fā)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫作為企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫的一個組成部分，使檔案資源庫在服務器上的邏輯與物理定位明確，使管理員像管理自己的紙質(zhì)檔案一樣，脫離開所有目錄和軟件，僅憑資源管理器就能管理數(shù)字檔案。

（3） 加強對電子原文的防護，通過權限配置、歸檔文檔專題推送、元數(shù)據(jù)鎖定、電子原文只讀性封裝等各種手段，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與信息的安全，確保網(wǎng)絡傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

（4） 部分電子原文按業(yè)務部門要求的模式分件存儲，根據(jù)需求顯示為業(yè)務部門所要求的臺賬模式。使電子原文便于遷移、移動載體攜帶、單件抽查、隨環(huán)境升級遷移，即便脫離開本系統(tǒng)在其他環(huán)境下仍可方便利用。同時，數(shù)字文件的閱讀器符合國家規(guī)定的標準。

（5） 企業(yè)開發(fā)實施數(shù)字檔案系統(tǒng)，要實現(xiàn)便捷的網(wǎng)絡化檢索利用環(huán)境，在公司局域網(wǎng)上的檢索實現(xiàn)零成本，且不影響其他業(yè)務系統(tǒng)的工作。

2 系統(tǒng)框架及定位

根據(jù)本單位各應用系統(tǒng)的實際情況，數(shù)字管理系統(tǒng)模塊的總體方案主要分為5個接口、3個平臺及1個網(wǎng)站。5個接口：即ERP電子文件自動歸檔接口，MES電子自動歸檔接口，OA電子文件自動歸檔接口，多媒體電子文件自動歸檔接口，移動載體電子自動歸檔接口；3個平臺：即檔案管理操作平臺，數(shù)字資源圖視化管理平臺，專題推送平臺；1個網(wǎng)站：即Web檢索利用網(wǎng)站。

3 技術架構及支持

企業(yè)數(shù)字檔案系統(tǒng)總體技術架構，采用國際標準OAIS框架結構，即6個功能實體和3種信息包實體。

OAIS認為，檔案系統(tǒng)是一個置身于數(shù)字資源的生產(chǎn)者、數(shù)字資源的利用者和檔案管理者之間的一個存檔體系，是以數(shù)字檔案庫為中心的資料傳遞與保存體系。主要表現(xiàn)為：

生產(chǎn)者：是提供需要保存信息的人或者業(yè)務系統(tǒng)，向OAIS提交要保存的信息，包括資源對象和元數(shù)據(jù)。本單位資源生產(chǎn)者是：ERP、OA、MES、工程管理等信息系統(tǒng)，及以移動載體移交來的其他數(shù)字信息如新聞、電子報刊。

管理者：是設置OAIS整體政策的人組成，確立檔案收集的范圍，明確檔案條目的保存許可。在分公司是各級檔案管理部門的人和一整套的管理規(guī)范。

利用者：指的是與OAIS服務交互以獲取特定資源信息的人或系統(tǒng)。在分公司是內(nèi)部管理與生產(chǎn)一線上的檔案利用者、DW及其他決策支持工具。

6個功能實體分別為：

資源采集攝入實體。這一實體提供的服務和功能是從信息生產(chǎn)者那里攝取歸檔信息包（SIP），并且對內(nèi)容進行檢測整理，生成符合檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式和文件標準的存檔信息包（AIP）、從AIP中抽取出描述信息（元數(shù)據(jù)）以存入檔案數(shù)據(jù)庫。

數(shù)字檔案長期存儲實體。這一實體提供的服務和功能是存儲、維護和檢索AIP。包括從數(shù)據(jù)攝取單元接收AIP數(shù)據(jù)包，并將它們存儲到服務器的某個邏輯定位之中；管理存儲系統(tǒng)的組織結構；對存儲有檔案的媒體進行翻新；執(zhí)行日常的維護工作和特殊的錯誤檢查；提供災難恢復能力；并且為使用者提供數(shù)據(jù)包（AIP）。

數(shù)據(jù)管理實體。這一實體提供的服務和功能是植入、維護和存取相關標識，并記錄檔案館藏的描述信息以及對檔案系統(tǒng)進行管理。數(shù)據(jù)管理的功能包括管理檔案數(shù)據(jù)庫、執(zhí)行數(shù)據(jù)庫更新、對管理數(shù)據(jù)提供查詢功能以產(chǎn)生結果集，并從這些檢索結果集中生成查詢報告。

系統(tǒng)管理實體。這一實體提供的服務和功能是操縱管理整體的檔案系統(tǒng)。包括在線歸檔與聯(lián)機歸檔的提交協(xié)議；對提交進行審計與完整性檢驗，以確保提交內(nèi)容符合檔案標準；對系統(tǒng)的軟件硬件環(huán)境進行配置和管理；詳細記錄各種操作；報告檔案的內(nèi)容；建立并維護檔案標準和政策；提供客戶支持；激發(fā)存儲請求等。

保存規(guī)劃實體。這一實體提供的服務和功能是監(jiān)測OAIS的環(huán)境，提供相關建議以確保在OAIS中存儲的信息在長期一段時間之后，仍然能夠被相應的目標用戶所訪問，即便是在原有計算機環(huán)境都退化了之后。保存計劃包括的主要功能有對檔案系統(tǒng)中的存儲內(nèi)容進行評估，隨環(huán)境變化而移植當前的檔案館藏；對檔案系統(tǒng)的標準和政策進行建議；監(jiān)測技術環(huán)境和目標用戶的服務需求及知識背景的變化。

服務存取實體。這一實體提供的服務和功能是支持利用者，使利用者可以判定、了解、定位、存取那些存儲在OAIS中的信息，讓利用者可以請求并接收信息產(chǎn)品。包括與利用者進行通訊以接收請求，對于某些特別保護的信息進行管理控制以限制其訪問，生成分發(fā)信息包DIP、結果集、報告等，并且將這些響應傳送給利用者。本單位設計的服務存取單元具體體現(xiàn)為資源目錄級的Web與檢索申請平臺、常規(guī)業(yè)務權限定向服務平臺、專題推送平臺3部分。

3個信息包實體分別為：

提交信息包（SIP）：是信息生產(chǎn)者提供給OAIS的信息包。它的格式和具體內(nèi)容通常情況下是信息生產(chǎn)者和OAIS系統(tǒng)之間協(xié)商的結果。

我們的提交信息包是將業(yè)務人員和系統(tǒng)開發(fā)人員的協(xié)商結果編制到歸檔接口軟件中，形成SIP。將SIP攝取到中間服務器，然后由檔案管理軟件處理成AIP。

存檔信息包（AIP）：在OAIS中，一個或多個SIP需要被轉換成為一個或多個AIP以進行保存。AIP有一系列完整的內(nèi)容信息。一個AIP還可能會包括多個其他的AIP組成，是一種多維層次結構。

分發(fā)信息包（DIP）：根據(jù)利用者（檢索用戶）的請求，OAIS需要以分發(fā)信息包（DIP）的方式提供一個AIP的所有或者部分內(nèi)容給利用者。一個DIP也可能包括多個AIP，打包信息（PI）需要以某種方式顯性出現(xiàn)，以使利用者可以明確地辨別出所要的信息。根據(jù)分發(fā)媒體和利用者需求的不同，打包信息可能以多種方式存在。

按OAIS參考模型設計企業(yè)DAS架構具備的技術支持：

（1） 數(shù)字資源集合和資源集合描述元數(shù)據(jù)庫是企業(yè)數(shù)字檔案系統(tǒng)的核心。

（2） 自動化的在線歸檔接口是數(shù)字檔案系統(tǒng)的主要模塊，歸檔范圍的60%～80%將由這些接口來完成。

（3） 采用先進業(yè)務系統(tǒng)的優(yōu)良數(shù)據(jù)管理結構來組織資源集合，實現(xiàn)快捷方便的檢索系統(tǒng)。

篇10

關鍵詞：數(shù)字檔案檔案管理

中圖分類號：C93文獻標識碼： A

一、 實施數(shù)字檔案管理之目標

1、開發(fā)建立與企業(yè)各應用系統(tǒng)之接口，實現(xiàn)與各應用系統(tǒng)間的無縫連接，各應用系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件實現(xiàn)在線自動歸檔，將企業(yè)各業(yè)務系統(tǒng)數(shù)字資料，按檔案的管理規(guī)范，完整無損地保存到檔案資源庫中。實現(xiàn)在企業(yè)網(wǎng)上的跨主機、跨地域、跨門類的快速檢索應用，為企業(yè)提供便捷而全面的服務。

2、采用J2EE、NET等技術開發(fā)管理與利用軟件，與企業(yè)綜合信息系統(tǒng)集成，按數(shù)據(jù)倉庫規(guī)范開發(fā)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫作為企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫的一個組成部分，使檔案資源庫在服務器上的邏輯與物理定位明確，使管理員像管理自己的紙質(zhì)檔案一樣，脫離開所有目錄和軟件，僅憑資源管理器就能管理數(shù)字檔案。

3、加強對電子原文的防護，通過權限配置、歸檔文檔專題推送、元數(shù)據(jù)鎖定、電子原文只讀性封裝等各種手段，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與信息的安全，確保網(wǎng)絡傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

4、部分電子原文按業(yè)務部門要求的模式分件存儲，根據(jù)需求顯示為業(yè)務部門所要求的臺賬模式。使電子原文便于遷移、移動載體攜帶、單件抽查、隨環(huán)境升級遷移，即便脫離開本系統(tǒng)在其他環(huán)境下仍可方便利用。同時，數(shù)字文件的閱讀器符合國家規(guī)定的標準。

二、數(shù)字檔案的收集

數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質(zhì)量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無紙化辦公的推進，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的范圍要做到豐富實用、質(zhì)量優(yōu)良、結構合理等。數(shù)字檔案的收集方式不同于以往的實體檔案，它可以通過網(wǎng)絡存儲轉發(fā)等方式實現(xiàn)對電子文件的實時接收、存儲，收集范圍也可以適當擴大，不僅僅局限于以前實體檔案的歸檔范圍，對于歸檔范圍以外有重要價值的檔案信息也應該進行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務社會、滿足各方面的需要奠定良好的基礎。

三、移交歸檔的重要性

數(shù)字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統(tǒng)檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數(shù)字檔案館的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程序和內(nèi)容有了新的要求。數(shù)字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數(shù)字檔案館歸檔的重點。所謂邏輯歸檔， 即依靠網(wǎng)絡通信技術將應歸檔保存的檔案（電子版本）發(fā)送至檔案館的歸檔過程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時準確的歸檔的同時， 要保證檔案在傳輸過程中的安全， 以防被竊取和遺失。

四、數(shù)字檔案管理中存在的安全隱患

1、基于計算機技術特性的檔案數(shù)據(jù)風險

數(shù)字檔案信息的存貯、傳輸和利用是以計算機、存貯設備、應用軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡為基礎的。檔案數(shù)據(jù)的讀取完全依賴于存貯介質(zhì)和讀取設備?，F(xiàn)代技術還不能完全解決數(shù)字檔案的長期貯存問題。當前常用的存貯介質(zhì)(光盤、移動硬盤等)與傳統(tǒng)介質(zhì)(紙張、膠片等)相比，雖然具有能夠存貯海量信息的優(yōu)點，但是其存貯的條件相對苛刻，對溫度、濕度、磁場的要求較高，壽命與傳統(tǒng)介質(zhì)相差甚遠；數(shù)字檔案信息的讀取必須依賴計算機設備。如果出現(xiàn)硬件故障，如服務器故障、網(wǎng)絡出錯，磁盤陣列出錯、電源掉電等，數(shù)字檔案信息就無法讀取；如果出現(xiàn)軟件故障，如系統(tǒng)癱瘓或關鍵應用發(fā)生問題等，數(shù)字檔案仍然無法讀取。形成于不同軟硬件環(huán)境下的數(shù)字檔案不能完全兼容，格式轉化困難，給數(shù)據(jù)的讀取造成障礙。當軟硬件升級換代時，不及時解決格式轉換問題，數(shù)據(jù)也無法讀取。目前計算機語言更新速度很快，平均每三個月就問世一種，而大部分語言之間不能兼容，不能預測現(xiàn)在形成數(shù)字檔案時所使用的計算機語言在未來是否依然能夠通行。另外，無論是Windows操作系統(tǒng)，還是Unix操作系統(tǒng)，都存在著漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，都有遭到病毒、黑客惡意攻擊和破壞的可能。以上情況對數(shù)字檔案的長期安全保管提出了考驗。

2、基于管理能力和技術水平的人為風險

影響數(shù)字檔案安全的風險因子是多元的，除了技術問題之外，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我國檔案數(shù)字化建設起步較晚，檔案信息數(shù)字化方面的法律、法規(guī)還不健全，檔案數(shù)字化過程中以及電子文件的形成到歸檔保存都缺乏嚴格規(guī)范的程序管理，缺乏科學統(tǒng)一的標準體系和業(yè)務管理制度。從概率上講，檔案數(shù)據(jù)災難是小概率事件，所以很容易讓人產(chǎn)生麻痹思想，對可能造成數(shù)字檔案的風險抱有僥幸心理，對防范數(shù)字檔案風險的高成本投入望而卻步。另外，電子文件有易傳播、易修改、易刪除等特性，而檔案管理系統(tǒng)是個多用戶多管理的系統(tǒng)，因管理不善導致數(shù)字檔案載體的損害或工作人員的操作失當也會帶來誤刪除、誤覆蓋，越權訪問、惡意篡改等安全事故。

五、數(shù)字檔案的鑒定

目前，只有關于實體檔案的鑒定管理辦法，對數(shù)字檔案的鑒定工作尚未深入展開，許多接收電子文件的檔案機構基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關部門要制定相應的數(shù)字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內(nèi)容包括與紙質(zhì)文件對應的電子文件的鑒定、紙質(zhì)文件歸檔范圍以外的但有重要價值的電子文件的鑒定以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內(nèi)容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數(shù)字化鑒定、知識產(chǎn)權鑒定、數(shù)字簽名鑒定等。

六、數(shù)字檔案整理

對于傳統(tǒng)檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個環(huán)節(jié)，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對于數(shù)字檔案而言，筆者認為這部分工作可以盡量簡化。因為利用數(shù)字檔案時與它們的存放位置是毫無關聯(lián)的，它們不像實體檔案那樣禁錮在某一具體庫房內(nèi)，而是借助于計算機和網(wǎng)絡技術，將實體檔案信息從載體上抽取出來并在網(wǎng)絡上傳播，供用戶在任意終端進行查詢利用，所以，數(shù)字檔案的整理可以借鑒教務管理系統(tǒng)，考試系統(tǒng)等類似的形式，比如試題庫都是日積月累建立的，需要一份試卷時，根據(jù)考核目標、考核內(nèi)容、難易程度等條件綜合檢索，自動生成一份試題；學生的成績也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績單時也是根據(jù)檢索條件自動生成，試題庫里的每條試題信息、成績庫里各門課的成績信息彼此之間是獨立的，本身沒有先后次序、沒有相互聯(lián)系的。同樣，數(shù)字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標引、多次輸出呢？在著錄時不硬性按實體檔案目前的分類法進行人為組卷，不需要檔號、類目號等，而是通過計算機技術進行虛擬“組卷”，實質(zhì)是利用數(shù)據(jù)庫技術在各份有聯(lián)系的文件的目錄或內(nèi)容間建立關系，隨時自動整序，互相參見指引，計算機可以對數(shù)字檔案目錄和內(nèi)容從任何角度進行分類組合，盡情展現(xiàn)它們之間在來源、內(nèi)容、時間等方面的聯(lián)系。

七、數(shù)字檔案的保管利用

如果數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動利用為主動利用，為領導或各部門工作主動提出決策，讓數(shù)字檔案信息的現(xiàn)實實用價值和歷史參考價值得以充分實現(xiàn)。而數(shù)字檔案的保管就不如實體檔案那樣簡便，實體檔案要注意防火防盜等，而數(shù)字檔案的保護在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數(shù)字檔案存儲的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤、磁盤等壽命比較短，要記住定期轉錄、介質(zhì)轉換，同時，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。

八、如何做到數(shù)字檔案管理安全

傳統(tǒng)檔案館只有在白天開放， 而且紙制檔案保存在監(jiān)管嚴密的庫房中， 其安全性極易得到保證。而數(shù)字檔案館以網(wǎng)站為其服務的平臺， 對外全天二十四小時服務， 而且信息資源庫只需要用戶名和密碼就能夠進入，其安全防衛(wèi)系統(tǒng)很容易通過尖端的計算機黑客技術得以攻破， 因此， 檔案信息資源庫的安全隱患很大。

實體檔案的原件能夠作為憑證作用主要是通過簽署具名來保證的，數(shù)字檔案的簽署就需要通過數(shù)字簽名和CA認證（Certificata Authority，也稱電子商務認證中心，是負責發(fā)放和管理數(shù)字證書的權威機構，并作為電子商務交易中受信任的第三方，承擔公鑰體系中公鑰的合法性檢驗的責任。）來實現(xiàn)，核心技術就是密碼體制。常用的認證方法大致是這樣：發(fā)文方和收文方各自都有一對密鑰，分別稱作公開密鑰（以下簡稱公鑰）和私有密鑰（以下簡稱私鑰），用其中任何一個密鑰對原文加密都只能用另一個密鑰解開，公鑰是對外公開的，密鑰只有自己才知道。所以一般都是發(fā)文方用收文方的公鑰對發(fā)送的文件進行加密，而后再在網(wǎng)絡進行傳播，收文方收到后用自己的私鑰解開密文即可。但是僅僅如此還不能證明文件是收文方發(fā)過來的，所以還需要發(fā)文方在發(fā)送密文的同時對原文進行一次hash算法（又稱哈希函數(shù)，是一個數(shù)學方程式，它可用文本，如電子郵件信息等來生成稱為信息摘要的代碼，該算法是不可逆的。）得到原文的摘要，并用自己的私鑰對該摘要進行加密，收文方用發(fā)文方的公鑰對收到的摘要進行解密，然后對同時收到的密文也進行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，則可以證明文件是發(fā)文方發(fā)的。至于彼此的公鑰真假性則是通過CA中心這個機構進行認證的。

結束語：隨著信息化的快速發(fā)展及建設，電子檔案的出現(xiàn)給檔案者管理提出了一個亟待解決的課題，如何實現(xiàn)它的收集、保存和快捷、有效利用，完善檔案管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接，是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。

參考文獻：

[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學刊，2007，（9）.