導語：如何才能寫好一篇高校學籍檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：學籍管理；學籍檔案；規(guī)范化

學籍管理與檔案管理都是學校最基礎的管理工作。學校檔案中很重要的一部分就是學生學籍檔案。學籍管理、學籍檔案管理的規(guī)范化為學校教學的有序開展和學校的持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

一、學籍是對學生身份的確認，學籍狀

態(tài)反映著學生學習的過程與結果學籍是對學生身份的確認。只有通過高等學校學籍管理部門在“中國高等教育學生信息網”（以下簡稱“學信網”）注冊學籍，才能正式成為某高校的學生。只有注冊了學籍的學生，才能在修夠規(guī)定的年限且成績合格后，取得學歷證書。學籍狀態(tài)反映著學生學習的過程與結果。

（一）學生的各類學籍異動（休學、退學、轉學、留級、轉專業(yè)等），從一定程度上反映了學生的在校學習狀態(tài)。如休學，有的學生休學的原因為身體疾病，表示該部分學生在校期間，身體素質較差；有的學生休學的原因是思想壓力大，精神衰弱，說明該部分學生心理素質較差。再以退學來說，有的學生退學的理由是經濟困難而放棄了學業(yè)；還有的學生退學的原因是無法在規(guī)定的年限內完成相應的學分，因而不得不選擇退學。這些學籍異動在一定程度上反映了學生的學習狀態(tài)。

（二）學生的各類獎懲信息直接反應了學生的在校表現(xiàn)。學生的各種獎勵，如三好學生、優(yōu)秀學生干部、優(yōu)秀團干等或反映出學生思想積極上進、或反映出在校學習成績優(yōu)異、或反映出學生具有較強的組織協(xié)調能力；而各種懲罰，如警告、記過、留校察看、開除等，則或反映學生違反校紀校規(guī)、或反映學生成績低劣。

（三）畢、結業(yè)結論，反映了最終的學習結果。在規(guī)定的年限內，修完規(guī)定的學分或規(guī)定的課程全部及格，將獲得畢業(yè)證書，相反，則只能結業(yè)離校。符合學位授予條件的學生，還被授予學位證書。畢業(yè)證書與學位證書則是對學生學習結果的最終宣判。因此，學籍確認了學生的身份，監(jiān)控著學生的學習過程，反饋了學生的學習結果。

二、學籍檔案是學生學習身份與學習過程最有力的證據(jù)

學籍檔案主要包括：新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）、學生學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉學、退學等）、學生成績總表、學生學籍卡、學生獎懲材料、學歷學位證明材料。新生入學材料（新生登記表、新生花名冊、新生錄檢表）顯示著學生參加升學考試的類型、參加考試的年份，錄取院校及專業(yè)，甚至包括升學考試每門課程的分數(shù)。這些材料可以最有力地證明學生升學的有效性。學生的學籍卡記載了學生更為詳細的信息，包括學生的籍貫、生源地、社會關系、求學經歷、家庭住址等，更能有效證明學生的身份。學生的學籍異動材料（升級、留級、休學、復學、轉專業(yè)、轉學、退學等），可以成為學生身份變動或學習期限變動的有力憑證。學生成績冊、各種獎懲材料，可以有效說明學生在校課程學習的好壞，平時表現(xiàn)的優(yōu)劣。也成為用人單位選聘學生的重要參考資料。

三、學籍管理與學籍檔案管理相輔相成、相互促進

學籍管理與學籍檔案管理雖分屬不同的部門，但二者是相輔相成、相互促進的。學籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善，檔案管理的規(guī)范化也有助于倒逼學籍管理的規(guī)范化。

（一）學籍管理的規(guī)范化有助于檔案材料的豐富與完善

學籍管理的規(guī)范化、制度化，必然會將每一項工作涉及的重要原始資料進行歸類存檔，必然有助于學籍檔案材料的豐富與完善。一個學生從入學到畢業(yè)，每一個階段、每一個重要事項都會留有一定的印記。如一入學，就有新生錄檢表、新生花名冊、新生登記表；最后畢業(yè)的時候，成績表、畢業(yè)生登記表及學歷學位證明的材料都會作為重要的原始資料進行存檔。學籍管理過程的規(guī)范化可以使學生的所有重要的原始資料得以歸檔保存。一個負責的學籍管理人員在完成必要的學籍管理工作之后還需要把學生各類原始資料進行分類整理并存檔，工作不僅著眼于當前更要著眼將來，為學生、學校的歷史負責。

（二）檔案管理的規(guī)范化有助于倒逼學籍管理的規(guī)范化

檔案管理的規(guī)范化制度化，必然會對歸檔條目進行細分，同時要求各對口部門按照條目及時將所屬材料進行按類歸檔。這樣必然倒逼學校各部門，包括學籍管理部門進行規(guī)范操作，同時保存原始資料。因為要存檔，學籍管理必要的程序就不能省去。任何有關學生學籍的操作必須按照規(guī)范的程序進行并留存記錄；因為要存檔，任何負責人在簽字的時候就必須得謹慎，違反國家或學校規(guī)定的事情就不能隨便簽字，否則檔案會永遠記錄，簽發(fā)者必須承擔相應的責任。這樣，檔案的規(guī)范化、精細化管理倒逼學籍管理走向規(guī)范化。總之，學籍管理與學籍檔案的管理都是學校管理的基礎工作。沒有規(guī)矩不成方圓，在某種意義上，學籍管理與檔案管理是綱，綱舉目張。只有學校有著規(guī)范的學籍管理、規(guī)范的檔案管理，才能為教學的有序開展與學校的持續(xù)發(fā)展提供保障。

作者:李志君 單位:山西大學教務處館員

參考文獻：

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針對學籍檔案的管理，在過去都是要通過大量的儲存空間來進行管理工作。其中的信息內容就包括了相應的考試成績數(shù)據(jù)、社團實踐數(shù)據(jù)、社會實踐活動等的數(shù)據(jù)。而因為在進行教學中的各種生活瑣碎繁瑣且數(shù)據(jù)量較大，這就導致了在進行學籍檔案管理的時候，就容易出現(xiàn)錯誤。

伴隨著信息化的進程，學籍系統(tǒng)的改革也就有了現(xiàn)實意義的存在必要，這不論是在空間結構上還是在存儲的管理上都有一定的效應。而針對這些我們進行以下的討論從而說明，數(shù)字化信息系統(tǒng)對于高校學籍檔案管理的重要性。

1 檔案數(shù)字化的現(xiàn)實存在意義

首先我們應該理解的是數(shù)據(jù)檔案的現(xiàn)實意義，所謂的數(shù)據(jù)檔案，就是指在計算機數(shù)據(jù)庫中進行學籍檔案統(tǒng)計，然后通過計算機技術、多媒體技術等多種尖端科技進行存檔管理。而這樣的數(shù)據(jù)管理，不論是在統(tǒng)籌還是在運行中，計算機應用技術都可以十分輕便的將工作任務輕松的完成。而最重要的是，在過去對于學籍檔案，每個學校每年都會有數(shù)以萬計的檔案調入和調出，這對于教育系統(tǒng)來說，都是十分繁瑣的問題。但是隨著信息化的到來，僅僅只需要比原來要小的多的一個硬盤或者一個數(shù)據(jù)庫就可以錄入大量的數(shù)據(jù)，同時幾臺電腦就可以完成所有的數(shù)據(jù)處理任務。

2 高校學籍檔案的信息化管理含義

首先，數(shù)字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點，在進行了信息化管理的行業(yè)都已經體現(xiàn)出來了。在進行高等教育的過程中，由于所需要的數(shù)據(jù)比較龐大，所以這就造成了高校學生的信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)了前所未有的擴大，而近些年高校教育也針對社會實踐進行了相應的改革，這對于原本資源管理就比較緊張的學籍檔案管理工作來說，就更加重了其工作的任務量。面對新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡單的說，就是原本需要三人進行的工作，現(xiàn)在僅僅需要一個人就可以完成，如，在過去需要三個管理人員進行分工的調查、錄入、管理工作，但是現(xiàn)在僅僅一個管理員坐在電腦前就可以通過信息系統(tǒng)進行認證和管理，這樣就大大的提高了檔案數(shù)據(jù)管理的工作效率。

其次，網絡化的管理方式針對資源方面，實現(xiàn)了更為便捷的資源共享。在進行學籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學科比較廣，所以針對同校不同院，這就不屬于一個檔案管理儲存，那么在展開分析的過程就會出現(xiàn)很嚴重的拖延。再簡單點的說就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒有數(shù)字化的學籍管理，那么在進行人員調配過程中，就會出現(xiàn)拖延，而原來需呀三天五天才能完成的任務，現(xiàn)在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數(shù)字化的學籍檔案管理實現(xiàn)了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個數(shù)據(jù)庫，這就可以為教育工作完成相應的教學任務。

再次，科學化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們在以往的教學管理中也難免會遇到一些檔案遺失的問題，那么在進行紙質檔案管理中，不可能做到每一份都進行備份，從而在某一個同學在原始檔案文件遺失以后，在進行補檔的時候也僅僅只能證明其曾在這里進修過。但是，數(shù)據(jù)化管理的學籍檔案，就可以完全的彌補這項缺點。因為數(shù)據(jù)檔案的保存只需要一個簡單的數(shù)據(jù)庫，可能數(shù)據(jù)庫比較龐大，但是現(xiàn)在科學化的進程中，對于這一點完全可以忽視。而當紙質檔案遺失以后，還可以通過數(shù)字檔案進行完整的拷貝打印，從而保證了在學生檔案的后期管理中，完成相應的任務管理。

最后，先進的現(xiàn)代化技術，降低了管理成本。我們在進行高校的學籍檔案管理中，因為過去的管理模式需要大量的人力物力，進行檔案的管理的存儲，但是由于現(xiàn)在的數(shù)據(jù)管理介入，都簡化了其中的大量問題，這樣在無形之中其實為我們的工作減輕了很大的負擔，同時也降低了大量的成本。

3 在進行檔案數(shù)據(jù)管理中遇到的問題

在日常的數(shù)據(jù)管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進行一定的總結和分析。

首先，在進行管理中，由于數(shù)字化水平無法達到目標要求。當今數(shù)字化檔案管理，已經被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當?shù)闹匾曔@一個管理模式，但是我國數(shù)字化時代開始的比較晚，所以相對的數(shù)字技術還不是十分的發(fā)達，在進行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時在進行這項管理中，也存在著一定的風險。面對數(shù)據(jù)庫崩潰、黑客等問題，都可能會出現(xiàn)一定的危機。

其次，在進行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務的數(shù)據(jù)管理人才。我們可以理解的是，這類人才對于數(shù)據(jù)管理和檔案管理，都具有相應的知識儲備和經驗，在進行相應的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國發(fā)展較晚，這類人才緊缺，也就導致了無法將這項任務在短時間內妥善完成。

再次，學籍檔案系統(tǒng)并不完善?，F(xiàn)在我國的高校在對學籍檔案工作的數(shù)據(jù)庫建設中都已經做出了相應的努力，但是即便如此，學籍檔案管理系統(tǒng)到今天為止，仍舊不是很完善。這一點，在很長一段時間內都無法改善。

最后，高校學籍檔案的信息化建設還不夠充分。現(xiàn)在，即便很多的高校已開始有了建設信息化的檔案管理機構，可是在進行實施的過程中，仍舊由于沒有經驗，無從開始進行。而在進行這項改革中，其主要的問題還有就是學校的投入資金不能夠完成這項任務，這就導致了現(xiàn)在的高校學籍檔案管理系統(tǒng)不能夠很快的架設完成。

4 建設數(shù)字化的學籍檔案管理措施

如何構建合理科學的數(shù)字化學籍檔案管理系統(tǒng)，對于學校對于社會都是一個迫切的需求。那么針對上面的問題，我們進行如下的應對策略，應該可以在一定程度上完成 這項建設任務。

首先，投入資金進行相應的人才培訓和基礎設施建設，這樣在根本就可以解決硬件設施不齊備的問題。

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關鍵詞：遠程教育；學籍檔案；高校；成人；管理

伴隨著改革開放的不斷深入，我們國家的教育事業(yè)在步入二十一世紀之后，迎來了發(fā)展的重要階段。在新時代的大背景之下，我們國家人民的思想有了很大的轉變。并且教育方式和教育理念也發(fā)生了很大的改變。就遠程教育學院來說，學生的學籍檔案，可以說是檔案管理工作中一個重要的部分。在社會誠信體系建設新形勢下，利用現(xiàn)有技術完善學籍檔案管理制度，促使學籍檔案管理工作科學化是十分必要的。因此，對高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究有鮮明的現(xiàn)實意義。

一、建立科學化學生信息檔案的程序

對于高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究，首先我們便要從學生學籍檔案管理的本質出發(fā)。而學生學籍檔案管理工作簡單的來說，其實應該是規(guī)劃于管理范疇下的管理工作。因此，對高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究也就是從管理學角度出發(fā)，對其方方面面進行研究，最終給出一套完整的科學性建議。既然需要從管理角度入手，那么我們首先應該考慮的便是管理體制的問題。眾所周知，管理體制是管理工作的基本所在，因此要使高校成人遠程教育學籍檔案管理工作具有科學性，那么高校成人遠程教育學籍檔案管理體制便要具有科學性。我們根據(jù)現(xiàn)階段高校成人遠程教育學籍檔案管理工作的實際情況，立足于管理學理論，結合時代特色，建立的科學化學生信息檔案程序如下：

（一）建立科學管理體系

我們可以清楚的認識到這樣一個問題，如果教學檔案管理工作人員檔案管理意識較差，不能及時的做到檔案收集與整理，則會造成部分檔案信息流失，從而造成巨大的資源損失。針對這一問題，我們建議各個高校遠程教育機構，要對學校的檔案管理工作，及檔案管理相關工作進行規(guī)范。例如，學校必須在新生入校時，統(tǒng)一組織學生進行學籍登記卡的填寫，要求對于相關信息填寫時，字跡工整、清晰、準確、無涂改，填寫內容要符合規(guī)定，并且要完整，杜絕漏字等問題，要求學生統(tǒng)一使用近期彩色免冠照片。在信息填寫完成之后，需要將原始信息錄入到教學平臺之中，讓學生的檔案管理可以形成紙質檔案與電子檔案雙軌并行的管理體系，利用計算機網絡技術建立完整的學籍檔案庫[1]。

（二）建立遠程教育學生學籍檔案數(shù)據(jù)庫

遠程教育學生學籍檔案數(shù)據(jù)庫是學生原文檔案庫和信息化檔案庫的綜合體，為了方便學生學籍管理工作的進行，我們有必要使學生原文檔案庫和信息化檔案庫建立起聯(lián)系，簡單的來說是，我們希望可以從大量的原文檔案中快速的瀏覽查詢到我們需要的學生檔案信息?；诖朔N原因，所以我們應該設計一個學籍檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，來對學生的檔案的全部信息進行有效、科學的管理。學生學籍檔案庫是以學生個體為基本單位的“學籍袋”。其基本內容主要的包括了學生的畢業(yè)照、學生學籍信息表等材料。而較為常見的檔案數(shù)據(jù)庫是指全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫兩種。學籍檔案數(shù)據(jù)庫雖然也是由兩部分組成，但是主要是由原文數(shù)據(jù)庫和學生信息數(shù)據(jù)庫所構成。在學籍檔案數(shù)據(jù)庫中我們將學生的學號作為原文數(shù)據(jù)庫和學生信息數(shù)據(jù)庫的“紐帶”。并且將學生原始的檔案信息數(shù)字化，將檔案原文以圖像文件的形式有序地存入計算機，查閱時直接在計算機上調閱檔案信息。只有基于計算機網絡技術和移動互聯(lián)技術我們才認為學生學籍檔案數(shù)據(jù)庫可以更加的高效、穩(wěn)性及科學化[2]。

（三）建立健全管理制度

學籍檔案建設、管理、及利用工作涉及到學生的切身利益，因此我們要求各個學校的管理者要引起高度重視，并且要和各個部門相互協(xié)調，積極配合。學校職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事[3]。

二、努力實現(xiàn)學籍檔案管理的現(xiàn)代化

為使高校成人遠程教育學籍檔案管理具有科學性，我們便應該結合當下時展，結合信息化時代的特色，努力將學籍檔案管理轉變成現(xiàn)代化[4]。因此學籍檔案管理者必須從思想觀念上要摒棄落后的觀念，打破傳統(tǒng)的工作格局、模式、要充分地認識學籍檔案及學籍檔案工作在市場經濟建設中的重要作用，以靈活多樣的形式、有針對性的同社會各界開展多種形式的服務，不斷開拓新的工作思路，提高管理人員的整體素質，適應當前改革開放和新技術革命的潮流[5]。

三、結論

高校學生學籍檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，是高?？沙掷m(xù)發(fā)展的根本所在。因此就高校發(fā)展來說，任何時候我們都不能忽視對于學生學籍檔案管理工作的建設。學生的學籍檔案是學校對學生在校期間進行管理、考核具有鮮明價值的記錄，是高校的重要資源資源之一。就遠程教育學校本身來說，學生學籍檔案將會反應學生在校期間的綜合表現(xiàn)情況，對于高校人才培養(yǎng)、人才教育、人才選拔更是具有不可估量的作用。因此各個高校成人遠程教育機構應該引起相關的注意。

作者:魏燕 單位:廣東科學技術職業(yè)學院

參考文獻：

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[關鍵詞]高校學籍檔案 檔案管理 紙質檔案 電子檔案 可持續(xù)發(fā)展

一、我國部分高校學籍檔案管理的現(xiàn)狀

學籍檔案所含龐雜眾多，大體上說是指學生從入學進入該校到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價值的檔案材料，主要包括學生學籍卡（含學年評語表、考試成績登記表）、學生思想政治品德考核表、畢業(yè)登記表、健康卡、體育合格登記表等，是學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占數(shù)量較多的一部分，它真實地記錄了每一位學生在學校的成長歷程。然而，不少高校的學籍檔案管理手段還相對滯后，很難適應當前形勢發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.學籍原始檔案不完整，整理不規(guī)范。（1）學生畢業(yè)前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任老師負責填寫、保管，這樣就會因為個別班主任的檔案記錄不規(guī)范，比如有的使用圓珠筆或鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；又比如有的未按要求填寫，經常出現(xiàn)缺欄少目現(xiàn)象，有的沒有按規(guī)定粘貼照片，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；同時，由于組卷、裝訂不規(guī)范，卷內沒有目錄、頁碼的現(xiàn)象較多，給查找利用帶來了不便，從而降低了它的使用價值。

2.檢索方法陳舊落后，提供資料信息欠準確。（2）現(xiàn)如今有的學校原有學籍檔案的檢索工具仍然僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學籍檔案數(shù)量太多，有的根本沒有制作相應的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業(yè)屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費了大量時間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準率，給查閱者和檔案員帶來了工作上的困擾。

3.檔案材料內容空泛無物，不能真實反映學生綜合素質和個性差異。這方面最集中的體現(xiàn)就是畢業(yè)生鑒定和平時考核方面，內容平淡空洞，評語格調一致，缺乏個性特點。由于畢業(yè)生檔案材料的內容只記載其在校學業(yè)、成績及政治表現(xiàn)，而他的社會活動能力、組織創(chuàng)新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。而這些內容恰恰可以從某種程度上反映學生的綜合能力和素質，也正是用人單位所需要了解的重要情況。

4.檔案使用效率低，畢業(yè)轉遞較為混亂。雖然絕大部分高校學生檔案室配有計算機，但沒有一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生材料沒有全部輸入進去，其作用難以真正發(fā)揮。另一方面，目前高校畢業(yè)生檔案基本上是落實具體單位之后才能將檔案轉遞出去，在這些轉遞過程中，難免會造成檔案遺失現(xiàn)象。

二、檔案工作中查檔與檔案管理存在的問題。

1.目前，學籍檔案管理相對滯后，主要表現(xiàn)在利用現(xiàn)代化技術對檔案進行進行開發(fā)利用的程度很有限。在國家實施電子注冊制度之前，相關的學籍檔案管理，屬非公開上網范圍，如今轉向電子檔案，實際操作起來有諸多的困難。

（1）1994 年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統(tǒng)一的標準，學籍管理存在著較多不規(guī)范、不科學的管理。（3）由于歷年的招生錄取名冊、學生學籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經手的人眾多，書寫難以規(guī)范，其中涉及的數(shù)據(jù)繁復，表格規(guī)格多樣，要對這些材料進行電腦管理并非一蹴而就。

（2）紙質與磁性介質材料的收集脫節(jié)。辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校生成績進行計算機著錄，待學生畢業(yè)后形成一份完整的紙質材料移交給檔案部門，由于受到技術維護、保密措施、病毒預防等因素的制約，歷時幾年后與紙質材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現(xiàn)代化管理的進程。

2.現(xiàn)階段高校遠程網上錄取給檔案管理帶來新問題。全國高校招生已普遍采取遠程網上錄取或局域網錄取，與傳統(tǒng)的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網上錄取考生紙質檔案管理方面存在較多混亂，表現(xiàn)在以下方面。

（1）考生電子檔案所反映的內容不夠清晰有效，有的指標表達的含義對高校老師而言還存在理解上的困難，容易長生分歧。

（2）電子檔案信息缺失。比如電子檔案中的“考生評估”一欄填寫內容不真實，有的省份填寫認真，有的省份則只有“正?！薄昂细瘛钡茸?，有的省份干脆是空白。

（3）被錄取考生紙質檔案建檔、寄發(fā)存放混亂。過去，開學后全部學生檔案都能到齊，便于對考生進行復查。實行網上招生后，紙質檔案寄發(fā)變成多途徑解決，有的是考生自己帶到學校，有的是由招生辦寄發(fā)，有的省份僅送一張錄取學生電子檔案光盤到高校了事，給高校學生檔案管理工作帶來了新的問題。

三、我國現(xiàn)階段學籍檔案管理應采取的對策和措施

針對目前部分高校學籍檔案管理的現(xiàn)狀和諸多問題，我們必須有清醒的認識。要認識到它的復雜性，這里面的問題，有些是早就存在的，更多的是隨著社會的進步，我們工作方式的轉變而衍生出來的，我們要直面解決。（4）更要認識到它的迫切性，學籍檔案不允許我們出現(xiàn)些許的混亂，要保證每一位學生離校時檔案里該生的綜合素質是如實體現(xiàn)的，個性差異是鮮活可見的。讓檔案真正地發(fā)揮自身的作用。對目前學籍檔案工作的改進，要有針對性強的策略方法。

1.加強對學籍檔案的基本管理

（1）增強檔案意識，健全規(guī)章制度。增強全員檔案意識是搞好學校檔案工作的重要保證。可采取編制《 檔案法學習材料》組織全校師生學習，進行檔案法知識競賽，在報上開辟檔案知識欄，以定期介紹檔案小知識等手段提高全員檔案意識，同時健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標責任制。

（2）抓好環(huán)節(jié)工作，規(guī)范檔案管理。從學生一進校起就要把新生的各類表格、卡片進行統(tǒng)一保管。諸如專門用筆、字體、項目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉遞等都必須統(tǒng)一規(guī)范。

（3）采用計算機檢索，提高利用率。學校要在設備和人才上加強投入，加快電子檔案的轉化速度。學校檔案室應購置專業(yè)的檔案管理軟件，將學籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，借助計算機查閱學籍檔案，以提高檔案利用的查準率和查全率。

2.加強網上招生檔案的管理

（1）制定相關規(guī)章制度，明確考生檔案管理的政策要求。各地招辦各類中學必須在每次考生建立電子檔案的同時，建立紙質檔案；被錄取的考生檔案中，應包括電子檔案和紙質檔案；被錄取考生的紙質檔案一律由各省招辦歸口管理。

（2）保證考生檔案填寫內容的真實性與檔案材料的完整性?？忌堎|檔案歸檔項目要統(tǒng)一規(guī)范，九年義務教育后的各種層次教育的檔案都應歸入紙質檔案，內容包括畢業(yè)生登記表，考試成績登記表，學生評估表，獎懲情況等，對已參加工作考取大學的考生檔案還應包括其在工作期間的檔案材料。

（3）各省招辦應承擔學生紙質檔案寄發(fā)職責，確保考生檔案的安全性與及時性。為保證數(shù)據(jù)的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。

（4）各校應盡快建立紙質檔案與電子檔案相結合的學生綜合檔案管理模式。要確保考生紙質檔案能及時準確到位，沒有到位的考生紙質檔案要及時向考生所在招辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。

總之，學籍檔案工作要保持與時代同步發(fā)展，就必須與時俱進，開拓創(chuàng)新，對即有問題不回避，妥善解決，對發(fā)展帶來的問題用發(fā)展的手段去解決和提高。以創(chuàng)新思維指導學籍檔案工作實踐。通過不斷努力和實踐，使學籍檔案管理工作在創(chuàng)新上邁出新步伐，取得新成果，開創(chuàng)新局面。

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關鍵字：二維碼；學籍檔案管理；數(shù)字檔案館

1 引言

隨著計算機技術和圖像識別技術的不斷發(fā)展，基于信息處理的條碼技術也在逐步完善。條碼技術集成了編碼、印刷、圖像識別和數(shù)據(jù)處理等多項技術，具有輸入快捷、準確度高、成本低廉、可靠性強等優(yōu)點，目前已被廣泛應用于商業(yè)、管理、服務、醫(yī)療、辦公自動化等多個領域。二維碼是一種在水平和垂直方向的二維空間存儲信息的條碼。通過某種特定的幾何圖形，按一定規(guī)律在二維平面方向上運用分布的黑白相間圖形來記錄數(shù)據(jù)符號信息，并通過讀取設備對二維碼進行掃描得到二維碼中存儲的數(shù)據(jù)[1]。如何將新興的二維碼技術應用于數(shù)字化檔案館建設中，并通過網絡技術、計算機技術不斷提高檔案館的影響力和服務質量，成為檔案工作者所面臨的一個問題。

2 二維碼技術的概況

在二維碼出現(xiàn)之前，人們主要通過一維碼進行數(shù)據(jù)的存儲和識別，相對而言，一維碼更加簡單，主要是由條、空以及相應字符組成的規(guī)則排列標記，其編碼可以通過識別設備對其掃描并翻譯成“十進制”數(shù)字[2]。但是，一維碼的信息存儲容量小，其局限性表現(xiàn)在只能通過橫向表達信息，無法在垂直方向上存儲信息，而且一維碼只能用來表達數(shù)字和字母，無法對漢字和圖像進行描述。這使得一維碼在應用中只能作為索引字段，需要建立相應的數(shù)據(jù)庫與該索引字段進行關聯(lián)，并存儲一維碼相關聯(lián)的數(shù)據(jù)與圖片。

二維碼的誕生打破了一維碼對后臺數(shù)據(jù)庫依賴的瓶頸。相對于一維碼而言，二維碼在數(shù)據(jù)存儲和信息傳遞中具有更多的優(yōu)勢，主要表現(xiàn)在：

第一，信息存儲格式多樣化。一維碼只能存儲字母、數(shù)字和簡單的符號，二維碼由于采用橫向和縱向的存儲方式，不僅可存儲字母、數(shù)字及符號，還可存儲漢字、圖片、音頻、視頻等多媒體格式的數(shù)據(jù)。

第二，信息存儲容量大。一維碼存儲容量較小，一般只能存儲30個字符左右，而二維碼相對存儲容量大，一般可容納1850個字符或2710個數(shù)字或1108個字節(jié)，或500多個漢字，比普通一維碼的信息容量高幾十倍。

第三，容錯能力強，具有較強的糾錯功能。一維碼只能檢測出數(shù)據(jù)中含有錯誤卻不能對錯誤信息進行分析和識別。二維碼因污損、錯位引起局部損壞時，只要損壞面積沒有超過50%，就可以恢復信息并準確識讀。

第四，對于數(shù)據(jù)庫的依賴性較弱。一維碼只能存儲數(shù)字和字符，一般作為數(shù)據(jù)庫的索引字段，用戶希望得到更多詳細信息，只能通過一維碼的索引對數(shù)據(jù)庫進行檢索，才能獲得具體信息。而二維碼自身可以存儲多種格式的數(shù)據(jù)，同時具有較大的存儲容量，這使得二維碼既可以作為索引字段與數(shù)據(jù)庫關聯(lián)，也可以獨立完成數(shù)據(jù)存儲，減輕了對數(shù)據(jù)庫的依賴。

3 二維碼技術在高校學籍檔案管理中的應用

3.1 基于二維碼高校學籍檔案管理系統(tǒng)的需求分析。目前，高校畢業(yè)生對于學籍檔案的利用目的主要是：第一，畢業(yè)后進行戶籍變動的畢業(yè)生，需要通過檔案館提供的錄取名冊向戶籍轉入地提供其入學時的戶籍信息，來完成戶籍的變更。第二，畢業(yè)生繼續(xù)深造學習或留學，需要通過檔案館提供其在學期間所有考試科目的成績單，一般用來在新學校創(chuàng)立新的學生檔案，或作為獎學金申請的依據(jù)。第三，畢業(yè)生因丟失畢業(yè)證或其他客觀原因，需要向其工作單位證明自己的畢業(yè)情況，需要檔案館提供該畢業(yè)生的學籍檔案，驗證該畢業(yè)生的學歷情況。

根據(jù)不同畢業(yè)生對學籍檔案的利用目的，高校檔案館應該有的放矢地為畢業(yè)生提供真實可靠的證明材料。以畢業(yè)生的利用需求為出發(fā)點，建立一套基于二維碼的學籍檔案管理系統(tǒng)，不僅可以提高檔案館服務的工作效率，而且可以更加人性化地滿足畢業(yè)生對學籍檔案的需求。經分析，基于二維碼的學籍檔案管理系統(tǒng)需要實現(xiàn)以下功能：

（1）畢業(yè)生可以通過網絡在線注冊自己的信息，學籍檔案管理系統(tǒng)對其注冊信息進行核實，對于注冊信息屬實的畢業(yè)生為其生成一個用于身份識別的二維碼，并返回給畢業(yè)生。

（2）畢業(yè)生可以通過獲得的二維碼進行身份識別，并隨時可以獲得自己的學籍檔案。

（3）二維碼中應該存儲畢業(yè)生的基本信息，還應該存儲部分網址的超鏈接，這些超鏈接分別鏈接到畢業(yè)生學籍檔案中的入學名冊、在學成績單和畢業(yè)證驗證信息。

3.2 基于二維碼高校學籍檔案管理系統(tǒng)的設計方案?；诙S碼的學籍檔案管理系統(tǒng)應該以B/S構架模式為主，同時考慮用戶會采用不同終端設備訪問該系統(tǒng)，還需要建立與系統(tǒng)相對應的WAP網站，便于智能手機或平板電腦等終端的訪問。系統(tǒng)在設計中主要包括以下模塊。

（1）畢業(yè)生學籍檔案的數(shù)字化和信息錄入模塊。該模塊是針對檔案管理員進行開發(fā)的，檔案管理員首先需要對各類學籍檔案進行掃描以圖片形式進行保存。并將學籍中一些重要信息著錄到系統(tǒng)中，為學籍檔案的檢索提供各類索引字段。涉及的字段主要包括：畢業(yè)生的姓名、照片、畢業(yè)年份、學號、學院、專業(yè)、畢業(yè)證編號、學位證編號、檔號等。該模塊在技術實現(xiàn)上相對簡單，主要包括對學籍數(shù)據(jù)庫的建立，為檔案管理員提供學籍檔案的錄入界面，最后將錄入的學籍信息更新到數(shù)據(jù)庫中。該模塊是實現(xiàn)學籍檔案資源建設的重要環(huán)節(jié)，其數(shù)據(jù)的準確性和完整性是建立學籍檔案管理系統(tǒng)的基礎保障。此模塊涉及大量的學籍信息錄入工作，所以要求管理員對錄入后的信息進行核查，防止錯誤信息的遺留。

（2）畢業(yè)生的身份識別模塊。該模塊是針對需要獲取學籍檔案的畢業(yè)生而設計的。畢業(yè)生可以通過在線注冊的方式，按照檔案館要求提交個人的信息，如，姓名、學號、畢業(yè)年份、專業(yè)、手機號等。由于學號是唯一標識每個畢業(yè)生身份的信息，所以，學籍檔案管理系統(tǒng)應該以學號為索引檢索學籍檔案數(shù)據(jù)庫，得到該畢業(yè)生的其他學籍信息，之后系統(tǒng)進行核對，比較該畢業(yè)生注冊的姓名、畢業(yè)年份、專業(yè)等信息與數(shù)據(jù)庫中是否完全一致。若信息相同，說明該畢業(yè)生提交的注冊信息屬實，系統(tǒng)會自動生成一個二維碼，并將此二維碼發(fā)送到該畢業(yè)生注冊的手機號中，此二維碼中除了保存畢業(yè)生的姓名、照片、學號、專業(yè)、畢業(yè)證編號、學位證編號等信息外，還需要保存一些超鏈接分別鏈接到該畢業(yè)生的入學名冊、成績單的掃描件和畢業(yè)證、學位證的驗證界面。

（3）二維碼的生成模塊。該模塊是系統(tǒng)的業(yè)務模塊，由系統(tǒng)自身完成相關運算和邏輯處理。在本次系統(tǒng)開發(fā)中，二維碼編碼制式選用常用的QR Code編碼。利用C#結合開源類Qrcode來實現(xiàn)生成二維碼功能，同時將相關信息保存到二維碼中。主要程序如下：

/*注釋：導入需要的類庫Qrcode*/

using ThoughtWorks.QRCode.Codec；

using ThoughtWorks.QRCode.Codec.Data；

using ThoughtWorks.QRCode.Codec.Util；

/*注釋：聲明QRCodeEncoder編碼工具*/

QRCodeEncoder qrCodeEncoder = new QRCodeEncoder（）；

/*注釋：聲明QRCodeEncoder編碼方式選用字節(jié)的方式*/

qrCodeEncoder.QRCodeEncodeMode = QRCodeEncoder.ENCODE_MODE.BYTE；

/*注釋：生成二維碼，并將相關信息保存到二維碼中*/

qrCodeEncoder.Encode（需保存的數(shù)據(jù)信息）.Save（二維碼圖片）；

生成二維碼后，系統(tǒng)可以通過短信的方式將該二維碼發(fā)送到畢業(yè)生注冊的手機上，也可以通過畢業(yè)生身份識別模塊將二維碼在畢業(yè)生自己的網頁中，這樣，畢業(yè)生就可以隨時下載獲取二維碼。

（4）二維碼的解析模塊。該模塊是為系統(tǒng)的訪問終端而設計，畢業(yè)生利用系統(tǒng)生成的二維碼通過掃描可以讀取二維碼內保存的信息，包括姓名、學號、畢業(yè)證號、學位證號等基本信息，還包括關于入學信息、在學成績和學歷證明的超鏈接，畢業(yè)生就可以根據(jù)自身需要轉向不同的超鏈接獲取相關學籍檔案。該程序實現(xiàn)如下：

/*注釋：聲明QRCodeDecoder解碼工具*/

QRCodeDecoder decoder = new QRCodeDecoder（）；

/*注釋：讀取二維碼中存儲的數(shù)據(jù)*/

String data= decoder.decode（new QRCodeBitmapImage（new Bitmap（二維碼）））；

通過二維碼中存儲的超鏈接找到畢業(yè)生學籍檔案的掃描件，下載打印就可以獲取入學名冊、在學成績單、畢業(yè)證學位證證明等學籍檔案，使學籍檔案服務更加人性化、更加多樣化。

3.3 二維碼技術應用于學籍檔案管理時應注意的問題

（1）提高學籍檔案利用者對二維碼的認知度。目前，二維碼還沒有真正進入公眾的日常生活中，大家對二維碼的認識還沒有普及，要發(fā)展二維碼在學籍檔案管理中的應用，就要盡一切可能推廣和宣傳二維碼的意義，加強檔案利用者對二維碼的了解，這樣才能發(fā)揮二維碼在學籍檔案管理中的優(yōu)勢。

（2）統(tǒng)一二維碼的標準?，F(xiàn)在，國內二維碼廠商往往采用不同的標準，導致不同的二維碼標準無法通過同一個設備正確讀取，為檔案利用者帶來不便，所以，要推廣二維碼在各個行業(yè)中的應用就要制定一個統(tǒng)一標準，使二維碼識別設備具有良好的兼容性。

（3）加強檔案館門戶網站建設。檔案館要真正開展二維碼服務，最重要的就是建立一個專門的手機檔案館網站（即檔案館WAP網站）。為學籍檔案利用者提供更多渠道來了解二維碼，并通過二維碼了解數(shù)字檔案館，促進彼此間的互動，提升檔案服務質量。

4 結束語

目前，二維碼技術在學籍檔案管理應用中還處于探索和嘗試階段，但隨著管理方式和服務模式轉變及二維碼技術日益完善，通過檔案工作者不懈努力，我們相信二維碼及其在檔案管理中廣泛應用終會實現(xiàn)。

參考文獻：

[1]南曉凡.圖書館二維碼應用研究[J].圖書館學刊，2012（10）.

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關鍵詞：高校；留學生；學籍管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023

文章編號：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6

隨著國際間教育交流規(guī)模的日益擴大和我國高等教育質量的提高，來華留學的人數(shù)近年來快速增長，越來越多的外國留學生選擇在我國接受教育。隨著外國留學生人數(shù)的不斷增加，外國留學生學籍檔案的管理工作也變得日趨重要起來。留學生學籍檔案管理與國內學生學籍檔案管理有相似之處，但是由于外國留學生教育的特殊性，留學生學籍檔案的管理與一般的高校教學檔案還存在一些差別。如何科學、規(guī)范地管理外國留學生學籍檔案，并加大開發(fā)利用的力度，是新時期高校檔案部門所面臨的一個重要問題。

一、外國留學生學籍材料的特點

外國留學生在整個留學期間形成的文件材料，既有外事管理文件的屬性，又具有教學管理文件的屬性，同時，還有其區(qū)別于外事類和教學類文件的自身特點，而這些文件的特點是由留學生自身來源的廣泛性和所學專業(yè)的多樣性所決定的。留學生學籍材料呈現(xiàn)出多樣性的特點：

1.由于外國留學生來源范圍的不斷擴大和來源地區(qū)的廣泛，留學生學籍材料呈現(xiàn)多樣性的特點。因為各個國家制度不同，外來留學生所提供的申請材料中的個人履歷材料的數(shù)量和內容均不同。以我校2010年畢業(yè)的外國留學生為例：留學生遍及六大洲，49個國家。其中以亞洲留學生最多，占72％：非洲次之，占18％；歐洲、美洲較少，各占5％；大洋洲僅1人。

2.由于外國留學生學歷層次和學制不同，使外國留學生學籍材料內容多種多樣。如，目前我校外國留學生按學歷層次分為博士、碩士、本科生、進修生、漢語言生、中文短期生等層次，相對應的學制也分為博士、碩士生學制三年：本科生學制四年（醫(yī)科五年），進修生和漢語言生分春、秋班，學制半年至兩年，中文短期班是寒、暑假班，為期也只有一到六周的時間。博士、碩士、本科留學生會形成從申請到畢業(yè)的一整套留學生學籍材料；而進修、語言和中文短期班的留學生形成的留學生學籍材料僅局限為留學名冊、留學階段證書。

3.由于外國留學生到我國留學時選擇專業(yè)分散在所在高校的文科、理工科、醫(yī)科等的各個院系，使留學生學籍材料形成呈現(xiàn)分散性的特點。

4.由于外國留學生的留學資金來源不同，使留學生學籍材料中的審批材料的數(shù)量和內容也不同。留學資金來源有國際組織資助留學、中國政府資助留學、本國政府資助留學、學校間交換留學、自費留學等。

二、外國留學生學籍檔案管理現(xiàn)狀

（一）外國留學生學籍管理部門不統(tǒng)一，造成留學生學籍材料階段性不完整

高校留學生一般由留學生管理部門和教學部門多重管理，而且管理職能上互有交叉，這就造成了留學生學籍材料形成的分散，因而給留學生材料的完整收集帶來了很大困難。同時，留學生學籍材料形成時間跨度大，需留學生畢業(yè)時突擊整理，集中歸檔，容易造成某一階段銜接不善，文件散失，因而收集不全。

（二）外國留學生學籍材料歸檔范圍局限，組卷方法不適宜當前留學生學籍材料特點，影響檔案的管理和利用

1994年《高校檔案實體分類法》頒布以后，高校的留學生檔案一直按照《高校檔案實體分類法》中的歸檔范圍和方式歸檔。在實體分類法中，外事類檔案下設五個二級類目，外國留學生檔案被設置為其中的一個二級類目。因為當時外國留學生數(shù)量不多，所以歸檔范圍相對教學類的學籍檔案的歸檔范圍少得多，組卷方法也相對簡單。

近幾年來，隨著留學生數(shù)量的增加，留學生產生的文件材料也越來越多，內容也不斷得到豐富，原有的歸檔單位已顯得過于籠統(tǒng)和簡單，已無法體現(xiàn)和適應當前留學生學籍材料的特點。比如，有的留學生由于一些客觀原因，需要休學、離校、復學等，會跨年度產生各種手續(xù)類文件材料；有的留學生由于不能適應課業(yè)的難度，會產生轉系、轉專業(yè)、降級等相關材料。這樣，部分留學生的學籍文件材料相對會有很大增加和不同，歸檔范圍也應適當加以完善和補充。

（三）外國留學生學籍檔案電子化程度低，影響外國留學生學籍檔案的開發(fā)利用

教育部在2007年頒發(fā)、試行了《普通高等學校外國留學生新生學籍和外國留學生學歷證書電子注冊試行辦法》，該《辦法》規(guī)定了對普通高等學校外國留學生接受學歷教育的新生學籍和外國留學生學歷證書統(tǒng)一實行電子注冊，建立外國留學生學歷從入學到畢業(yè)的完整信息，供外國留學生和有關機構網上查詢。有的高校這一工作剛剛起步，還遠遠不能適應留學生檔案查詢需要，還有待于完善和實施。

三、改善外國留學生學籍檔案管理工作的對策

（一）全程管理，加強收集

收集工作是檔案管理工作的前提和基礎，關系到外國留學生學籍檔案的管理和利用。針對高校負責管理留學生的部門多且交叉、留學生日常管理和教學管理分開的特點，檔案部門應扎扎實實地加強協(xié)調工作，做好不同階段收集工作的合理銜接，做到檔案的收集與文件的全程同步管理。即檔案部門主動、積極深入到留學生所涉及的外事管理部門和教學單位進行專業(yè)的檔案收集指導，做到經常收集與集中收集相結合、定期收集與常年收集相結合、主動送交與上門收集相結合，以確保留學生學籍檔案的齊全完整。如，高校檔案管理部門應從外國留學生入校后開始對留學生的文件材料收集、積累、歸檔工作進行具體指導；然后全程負責并協(xié)調整個留學生在校學習期間所設部門、院（系）的文件的采集；最后，留學生畢業(yè)時，再指導外事留學生部門對已收集積累的文件材料進行整理立卷。這樣，才能保證留學生學籍檔案齊全完整。

（二）健全和完善外國留學生學籍檔案的歸檔范圍

針對來華留學生數(shù)量和類別的不斷增加，所形成材料日益豐富的特點和發(fā)展趨勢，高校檔案部門應根據(jù)利用需求，不斷補充健全留學生學籍檔案的歸檔內容。以我校為例，歸檔范圍明確列出學生在教學流程中形成的各個階段材料，并增加了錄取通知書、護照復印件等反映學生個人信息比較完整的一些材料。

（三）合理改進組卷方法，便于留學生學籍檔案的保管、利用

目前，留學生學籍材料立卷仍沿用外事類管理性文件的橫向組卷方法，如以“外國留學畢業(yè)生登記表”為立卷單位，按年度橫向組卷，顯然這樣的組卷方法不利于查找利用，已無法滿足和適應當前日益變化的形勢。針對這種情況，可以借鑒教學類學籍檔案以人為單位的組卷方法， 把留學生學籍文件材料按留學生畢業(yè)年度，以留學生個人為立卷單位，縱向組卷。這樣的組卷方法可以系統(tǒng)、規(guī)范地立卷歸檔，同時方便留學生學籍檔案的保管和利用。

（四）拓展外國留學生學籍檔案的信息化管理，積極探索網絡化服務

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關鍵詞：高職院校；學籍檔案；管理

中圖分類號：G717

文獻標識碼：A

文章編號：1673－2111(2009)04－053－03

作者：胡婭麗，湖南體育職業(yè)學院辦公室；湖南，長沙，410014

學籍檔案管理是教學行政管理的重要內容，它對學校領導和教師全面了解學生情況，并及時改進教學管理和教學方法均起著重要作用。教育的進步，高校改革的深化，對學籍檔案管理工作的嚴肅性、準確性和適時性，提出了更新、更高的要求。因此，學籍檔案管理人員要不斷的研究學籍檔案管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實新的工作內容，尋找新的管理方法，以適應新形勢的需要。

一、高職院校學籍檔案的主要內容和主要作用

(一)高職院校學籍檔案的主要內容

學籍檔案是學生從入校到畢業(yè)分配的整個在校學習過程的原始記錄，是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的具有保存與利用價值的文件材料。依據(jù)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》，結合高職院校的實際情況，高職院校學籍檔案主要包括：(1)招生計劃、新生名冊等；(2)在校學生名冊，新生登記表，學生學籍卡片、考試成績卡，學生學籍變更(休學、復學、轉學、轉專業(yè)等)的材料；(3)學生職業(yè)技能培訓參訓情況和所獲證書統(tǒng)計表；(4)各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績；(5)學生獎懲材料：獲獎、評優(yōu)、處分等；(6)畢業(yè)證書和發(fā)放登記表：(7)畢業(yè)分配單位統(tǒng)計表和簽約單位合同；(8)擴展材料――畢業(yè)生跟蹤調查統(tǒng)計情況：使用單位對畢業(yè)生質量的意見、畢業(yè)生社會滿意度調查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。

(二)高職院校學籍檔案的主要作用

學籍檔案對個人、學校和社會都具有重大價值。(1)對個人而言，學籍檔案記錄的內容是評價學生在校表現(xiàn)和學習情況的依據(jù)。因此，學生在校期間，通過了解學籍制度，可以明確努力的方向、規(guī)范自己的行為，并有意識地遵循有關規(guī)則，從而促進良好學風的形成。學籍檔案作為學生在校期間真實情況的證明，學?？蓳?jù)此為學生開具相關證明。(2)對學校而言，學籍檔案的建設是學?；A性建設之一，學籍檔案的管理是學校日常管理的重要部分。好的學籍檔案管理制度可引導教學活動的有序進行，有效降低學校管理成本。?學籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學化和標準化水平在一定程度上體現(xiàn)著高職院校的教學管理水平。加強學籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對社會而言，學籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)，學籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學生的評價。此外，用人單位對畢業(yè)學生的反饋情況進行統(tǒng)計分析和評價，可以為學校擬定人才培養(yǎng)方案提供重要依據(jù)，有助于促進高職院校向社會輸送全面發(fā)展的、社會迫切需要的合格人才。

二、高職院校學籍檔案管理的現(xiàn)狀

高職院校對學籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現(xiàn)在許多高職院校不僅安排政治素質好、責任心強、學歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設施條件。但是，高職院校學籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問題，主要體現(xiàn)在以下幾點：

(一)學籍檔案自身的問題

1、學籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式決定的。許多高校不僅有學歷教育，還有非學歷教育。學歷教育又分脫產學習的全日制教育和業(yè)余學習的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠程教育。非學歷教育的名目則更多，如短期培訓、單科教育、證書教育、職業(yè)技能認證等。而每個學員的個人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(含照片)、學籍變動檔案(如轉學、休學、復學、轉專業(yè)等)、在校各科成績登記表、畢業(yè)生登記表、短期學員名冊、成績冊、結業(yè)名冊等。如此，學員從入學到畢業(yè)所形成的學籍檔案材料就相當繁雜。

2、學籍檔案缺損：高職院校學籍檔案的缺損表現(xiàn)在材料不齊全，不完整。有些學院、分校在填寫學籍檔案材料時，沒有逐一填滿；有的竟然在畢業(yè)生名冊上沒有填寫畢業(yè)生情況，給日后的學歷核實、查找?guī)砹死щy。

3、學籍檔案模糊：學籍檔案除漏填現(xiàn)象比較嚴重之外，另一個嚴重的問題是填寫時書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時間長了檔案內容往往模糊不清、難以辨認，客觀上削弱了高職院校學籍檔案的憑證效用。

(二)學籍檔案管理問題

1、學籍檔案整理不規(guī)范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規(guī)范。組卷沒有嚴格規(guī)定，沒有按學院(或分校)、系、專業(yè)的層級關系組卷，有時兩、三個系、或幾個專業(yè)一起組卷。

2、學籍檔案管理不嚴：在學籍檔案里竟然發(fā)現(xiàn)有假材料，還有篡改學籍的現(xiàn)象，嚴重違背檔案真實性的特點。每年開展干部學歷、學位檔案核查，檔案部門就可能發(fā)現(xiàn)不少假畢業(yè)證書、假證明。這雖然絕大多數(shù)是社會上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當、管理不嚴也有一定的關系。

3、學籍檔案檢索不先進：高校自2001年實施《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》之后，1991年(含1991)以后的學籍全部實行網絡化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規(guī)范，使得查找相當困難。

三、對高職院校學籍檔案管理的幾點思考

(一)增強學習意識：既要學習相關的黨的路線、方針、政策和法律法規(guī)，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計算機技術、統(tǒng)計分析等專業(yè)技能；既要堅持孜孜不倦地自學，又要虛心向老同志請教；既要加強理論知識的學習。又要積極參加實踐鍛煉。

(二)增強服務意識：學籍管理工作事關學校的發(fā)展和學生的前途，學籍管理工作者必須時刻牢記黨的全心全意為人民服務的宗旨，在工作中擺正心態(tài)，絕不能唯利是圖。

(三)增強政治和法律意識：學生學籍管理有著嚴肅性和規(guī)范性的特點，學籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國家的法律法規(guī)。同時，必須時刻保持清醒的頭腦，認清學籍管理工作的嚴肅性，自覺抵制不良風氣的影響。

(四)增強創(chuàng)新意識：在學籍管理工作上，一些舊的學籍管理文件、學籍管理方法和學籍管理手段，已經不再適應時展的需要，必須大膽改革。學籍管理工作 者要勇于探索、敢于創(chuàng)新，淘汰不適應要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運用到學籍管理工作中。

(五)增強統(tǒng)計分析意識：學籍管理工作者應該用好統(tǒng)計知識和統(tǒng)計分析手段，及時、真實、準確地為學校有關領導提供有關學生的學習成績分析、教學計劃的調整和完成情況的資料統(tǒng)計以及分析結果，以便領導能采取有效措施，保證教學質量的不斷提高。

(六)運用好現(xiàn)代化技術：學籍管理是一項嚴謹細致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運用適合實際需要的計算機軟件，并通過計算機網絡技術對學生的學籍進行管理。

四、高職院校學籍檔案的管理辦法

正確認識目前高職院校學籍檔案管理中存在的問題，制定科學的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關職能部門應切實加強和完善學籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。

(一)不斷完善管理制度

隨著高等教育的不斷發(fā)展，學生學籍管理部門必須結合具體情況，對細則進行適當合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實施細則，對學生提出更高、更符合時展的要求，以便更好地保證學生素質的提高。

(二)做好原始材料的收集與整理

學籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點。為了確保歸檔材料的準確性、真實性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點：一是要重視學籍檔案和檔案工作的重要性，增強責任感，使各部門上報的有關材料、數(shù)據(jù)準確無誤，真實可信。二是要加強管理，從嚴要求。對各部門教學管理人員，職能處、室與學籍檔案工作有聯(lián)系的工作人員，要加強管理，責任到人。明確應該收集什么材料，何時上交，以保質保量，按時完成。三是要建立相應的規(guī)章制度，獎懲分明，調動有關工作人員的積極性。四是要根據(jù)不同檔案的分類，設計相應的材料收集上報表格，以便及時匯總，歸入檔案。

(三)加強學生考核管理工作

在對學生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學化進程；不斷改進考核方法，實行教考分離制度，并實行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強考試和考場管理的規(guī)范性和制度化，對考試中的違紀行為要及時、嚴肅處理；認真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補考工作。

(四)做好學生成績管理工作

做好學生平時成績的登載檢查工作，對學生缺考、作弊、補考科目一定要如實記載；對學生各科考核成績要按照教學計劃要求和學籍管理辦法規(guī)定進行登記，并載入學生學籍管理檔案；對成績的查詢、修改一定要嚴格履行學籍管理規(guī)定的手續(xù)。

(五)做好學籍異動工作

在對學生進行學籍異動處理工作中，要嚴格執(zhí)行學生學籍管理辦法的有關規(guī)定。不管是留降級還是退學處理，都必須堅持“教育先行”的主導思想，要把相關處理看作是教育手段，鼓舞學生進步，而不是機械的處罰，讓學生厭學。

(六)做好畢業(yè)質量把關工作

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關鍵詞：高校；教學檔案管理；管理意義；科學管理

中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）030-000-01

引言

高校教育改革的深化，包括高校的教學方向、教育模式和教育理念都朝著多元化的方向發(fā)展，因此導致教學檔案多樣化，種類也不斷增多。由于n案的內容逐漸復雜，高校為了更好地展開工作，對教學檔案管理提出了更高的要求。當高校在進行教學檔案管理的時候，要按照教學規(guī)律展開，在管理檔案的同時，還能夠對教育檔案加以充分利用。

一、高校教學檔案管理的意義

高校教學檔案的形成方式源自于教學實踐活動和科研活動，而檔案則是教學資料的積累方式，也是高校教職員工勞動的結晶。高校教學檔案是基于長期應用的教學規(guī)范而逐漸形成的。在高校的教學管理中，教務處發(fā)揮著統(tǒng)一領導和教學指導的作用，其所開展的各項教務活動過程中都會有大量的教務管理資料產生[1]。教學單位在完成各項教學任務的過程中，也會產生大量的教學信息而形成檔案資料。高校的教學檔案資料是高校的寶貴資源，特別是其中所涵蓋的教學大綱、教學計劃、教學總結、考試安排、課程安排、學生的學習成績以及各項規(guī)章制度等等。高校教學檔案包括了所有的教學工作記錄。

二、高校教學檔案的科學管理

（一）對高校教學檔案實施規(guī)范化管理

1.建立高校教學檔案制度

將高校教學檔案制度建立起來，檔案立卷歸檔制度是基礎。學校在教學的過程中，會產生很多的教學資料，包括高校的學科建設、教學大綱、教師的工作量、教學校歷，以及學生的學習成績、考試安排、學生的學籍、教學課程表等等，都要對這些資料進行歸檔處理，并對教師的學術研究成果等等進行收集和歸檔處理。當這些資料處理完畢之后，就要對這些資料按照規(guī)范進行裝訂、排列，之后對這些檔案技能編號、編目，最后對這些檔案進行裝盒處理。

2.做好教學檔案保護工作

要做好檔案保護工作。檔案管理人員對各種教學文件進行歸檔的時候，要保證檔案資料完整，對于已經存在破損的文件，就要對這些資料進行修整。如果檔案資料的內容已經出現(xiàn)了字跡不清晰的現(xiàn)象，就要對這些文件進行復制，并做好恢復處理工作。

3.加大教學檔案管理的資金投入

高校的管理工作中，檔案管理是重要的工作內容，需要給予高度重視，并進行規(guī)范管理。這就需要高校的管理人員要對教學檔案予以資金投入，引進先進的基礎設施，特別是檔案資料存儲所需要的庫房和柜架等等都要齊全，同時還要配備專業(yè)的教學檔案管理人員承擔管理職責。對于檔案管理人員，還要定期地組織培訓，以提高他們的專業(yè)水平，進而提高教學檔案管理質量。

（二）將高校教學檔案管理責任制建立起來

對于高校教學檔案管理人員，要將管理責任制建立起來，包括檔案管理人員需要履行的職責、管理權限、所承擔的管理任務等等都要明確到位。教學檔案管理人員要對自己的工作認真履行，并注重尊重職業(yè)操作[2]。從職業(yè)素質的角度而言，教學檔案管理人員要對所收藏的檔案資料熟悉，對高校展開工作中對檔案資料的需求充分掌握。還要注重開發(fā)教學檔案的信息資源，對相關的資源充分利用。

高校教學檔案管理的目的是服務，因此，教學檔案管理人員要做好檔案管理工作，諸如檔案文件的借閱登記、督促檔案歸還等等，以避免檔案資料借出后丟失。

（三）注重培養(yǎng)高校教學檔案管理人員的職業(yè)素質

1.注重教學檔案管理人員政治素質的要求

注重培養(yǎng)教學檔案管理人員的政治素質。檔案具有政治性，所以，教學檔案管理人員在工作中，要堅持按照黨的各項方針政策展開工作，堅持四項基本原則，對社會主義制度要堅決擁護。同時，學校的規(guī)章制度都要遵守，無論是思想上，還是行動上，都要以正確的態(tài)度和行為展開工作。教學檔案管理人員在履行工作職責的時候，要從服從學校各項工作的角度出發(fā)，還要適應國家的政策形勢而為學校的教育事業(yè)提供服務，以確保學校的各項工作能夠順利展開。

2.注重教學檔案管理人員的職業(yè)道德素質的要求

檔案管理具有服務性質，高校教學檔案管理人員的工作就是為高校的教師和學生服務。本著服務的態(tài)度開展工作，就會以高度的責任感忠于職守，在工作中認真負責，而且能夠在工作中做到對每一個人都處事公道。只有在教學檔案管理中做到腳踏實地，才能夠做到檔案管理準確無誤[3]。比如，在進行學籍檔案管理工作中，教師要以公平的態(tài)度對學生進行考慮，而且還要做到公正，才能夠嚴格考試紀律。當考試成績上報的時候，不會出現(xiàn)失誤。教學檔案管理人員要及時地收集考試信息，并將所有與學籍相關的資料進行統(tǒng)計、分析、分類，并做好歸檔工作。教學檔案管理人員工作中要按照規(guī)定執(zhí)行，才能保證學籍管理材料內容真實，不會出現(xiàn)材料丟失的現(xiàn)象。

三、結語

綜上所述，高校教學檔案管理工作中，面對檔案內容日趨多樣化，就意味著著教學檔案的種類增加，相應地，管理工作的質量要求也會越來越高。這就需要將高校教學檔案管理工作準確把握，并實施科學管理，以提高管理效率。

參考文獻：

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關鍵詞：高職院校；學籍檔案；檔案管理

前言

國家加大對高職教育投人力度，大量涌現(xiàn)高等職業(yè)院校，其大多數(shù)高職院校都是由中專由一家或者是多家學校合并升格而成的，升格以后的高職院校進行優(yōu)化對教育資源配置，大幅度提升了辦學質量與辦學效益，為國家、社會對技能型人才的需求做出了有力的貢獻，但是相應也存在著一定的問題在高職院校，因此對學生學籍檔案管理是件非常的重要事情，高職院校要深入分析學籍管理工作，不斷完善并提出相應的解決對策。

1 高職院校學生學籍檔案的構成

學生在讀書期間詳細全面的記錄即為學籍檔案，其具體內容分為：學生讀書院校記錄、受到的處分、獲得的表揚，可直接反映出學生在校時的個人思想道德及品質、生活狀態(tài)、專業(yè)研究、學習狀態(tài)、社會實踐等等。由八個方面組成的高職院校學生學籍檔案，具體如下：

第一為學生考學的入學信息，包括每年到校報道生的花名冊、學生入學登記表、考試檔案、入學體檢表等記錄。第二為學生在校期間的每學年所修課程的考試成績、學分，必修、選修課程的數(shù)量，是否存在重修課程。第三為在校期間學生受到的處分記錄和所獲得的獎勵。第四為學生是否如期畢業(yè)、肄業(yè)、結業(yè)等信息，學歷證書的發(fā)放記錄、相關學位證書等。第五為在校期間學生的政治表現(xiàn)、思想品質記錄。第六為學生是否就業(yè)，如果學生已就業(yè)，就要留存派遣證的存根聯(lián)。第七關于變更記錄學生的學籍信息，包括轉學、復學、休學、退學專業(yè)變更等記錄。第八為所有關于學生個人的存檔信息，具有典型的存檔價值信息。以上就是關于高職院校學生學籍檔案八個方面的具體內容，學籍檔案的保存方式具體為：電子檔案、紙質檔案。其中紙質檔案為：凡是打印的文本、手寫紙質材料，電子檔案主要保存在學生所讀高職院校的學籍信息管理系統(tǒng)中。

2 所存在的問題于高職院校學生學籍檔案管理工作中

2.1 不規(guī)范的學生學籍檔案管理工作

有些高職院校是是由直接升格、中專合并而成，原本學校與晉升為高職院校相比的不一樣的辦學規(guī)模、管理方式等，這也導致了高職院校學生學籍檔案缺乏規(guī)范性，傳統(tǒng)的檔案管理模式不適應與現(xiàn)存的高職院校學生學籍檔案管理工作。時代在發(fā)展進步，相應的改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式。部分高職院校的管理還處于起步階段，還在摸索當中的校園工作，不夠全面建立的部門，不完善的制定的職能規(guī)范，由于傳統(tǒng)的學籍檔案管理模式易造成學籍檔案的缺失、失真，缺乏獨立性的學生學籍檔案管理工作，這和教務處、檔案館、學生處等有著密切的關系，不同部門間相互作用，管理中出現(xiàn)不少問題，很容易造成管理混亂、管理職能不清、管理漏洞等現(xiàn)象。

2.2 不規(guī)范的學生學籍檔案的整理工作

學籍檔案工作中主要環(huán)節(jié)之一是學生學籍檔案的整理工作，具體指進行收集后的分類、處理學生學籍檔案等工作，根據(jù)檔案分類法對學生在校期間的原始資料信息進行處理，做好檔案的分類、排列、組卷等工作。因為較大的學生學籍檔案的整理工作量，其較高的工作的有序性、規(guī)范性，因此，學生學籍檔案管理工作也成了高職院校相P的考評工作重點，建立的基本原則要以評促建，學籍檔案工作的規(guī)范有序能夠提高。但仍存在著許多不足在現(xiàn)階段學生學籍檔案的整理工作中，比如：學籍檔案分類編排不統(tǒng)一，檔案作出不同的編排是按照學生入學年份、畢業(yè)年份，檔案按照學生的學籍卡組卷缺乏一致的裝訂標準，作出不同的裝訂形式是根據(jù)根據(jù)一個班級 、多個班級，這樣造成了薄厚不一的學籍卡組卷，不便于及時查找，也缺少了美觀性。相關輔導員對學生在畢業(yè)前期的學籍檔案進行保管與填寫，不少輔導員缺乏一定的檔案意識，分別使用鉛筆、圓珠筆在填寫檔案時，不規(guī)范的部分欄目填寫，造成了檔案內容缺少標準性、正確性。

2.3 不到位對于電子檔案的認識

高職院校的學籍檔案管理工作信息化、電子化程度不足，由于受到傳統(tǒng)思維管理模式的影響，按照以往手寫的形式對部分高職院校的學生學籍信息進行錄入、查詢，電子檔案的功能性僅停留在查閱上，沒有妥善的保存部分電子檔案，電子檔案信息丟失現(xiàn)象容易出現(xiàn)，學生學籍檔案保存方式應該采用紙質與電子檔案，或者是以電子檔案、紙質檔案為主。假如對學生學籍檔案只以一種形式保存，當檔案信息丟失或不全時，對學生和學校而言，將會造成難以補償?shù)闹卮髶p失。

3 加強高職院校學生學籍檔案管理工作的對策

3.1 提高對學生學籍檔案管理工作的重視性

高職院校學生學籍檔案對每位學生都是很重要的，對學生所有的讀書生涯的信息進行記錄，所以，要充分認識到學籍檔案的重要性對于高職院校的學生和教職工來說，特別是學生學籍檔案管理掌管的工作者，第一要在其投入工作崗位時，進行嚴格考核其檔案思想與專業(yè)技能，定期對相關的人員進行培訓檔案職業(yè)道德素養(yǎng)、專業(yè)知識。學籍檔案管理激勵機制與考核制度要建立完善好，學校各個部門要配合和支持學生學籍檔案管理工作，確保順利開展學生學籍檔案管理工作，學生學籍檔案保存工作的通暢性要不斷加強，不能出現(xiàn)掉以輕心、敷衍、相互推卸責任的情況。

3.2 制定學生學籍檔案的基本規(guī)范

學生學籍檔案使用表格要統(tǒng)一，規(guī)定建立不同表格的統(tǒng)一樣式按照高職院校檔案管理進行，督促學校有關部門及人員要注重規(guī)范性在書寫學生學籍檔案時，具體包括學生的基本信息、社會實踐意見、考試考核成績、表揚及處分內容、等信息的填寫，都要求統(tǒng)一書寫標準，并且信息要求具有客觀性和真實性，規(guī)范書寫格式、字跡、用筆等，書寫統(tǒng)一使用碳素墨水鋼筆或黑色簽字筆，不能使用圓珠筆或鉛筆，使其工整的字跡，檔案信息不得任意修改，這是對填寫檔案內容的統(tǒng)一標準，從而確保學籍檔案內容的準確性、可用性、真實性。

3.3 電子檔案建設力度要加大

科技不斷進步，各行各業(yè)廣泛的應用互聯(lián)網技術，信息技術越來越得以重視，高職院校學籍檔案管理工作也是如此，這也是符合了未來發(fā)展的必然與趨勢要求。采用科學技術在當前高職院校學籍檔案管理工作中，以往的學籍檔案錄入、查閱方式得以轉變，對學院各部門信息化檔案管理工作要加強認識，在實際電子檔案建設中，檔案管理系統(tǒng)和學院相關部門學籍管理系統(tǒng)交流工作要做好，電子檔案平臺要構建完善，提升檔案管理工作質量與效率。并且在加強加強建設電子化學籍檔案管理期間，還要重視紙質檔案予，使其電子檔案、紙質檔案同存同用、相互補充，高職院校學籍檔案管理工作得以大力發(fā)展。

結語

作為高職院校管理工作的重要組成部分的學生學籍檔案管理工作，對于學校與學生都是具有特別重要的意義，由于高職院校受學院發(fā)展的影響，也就目前還仍存在不少問題于學生學籍檔案管理工作中，不夠完善的管理相應的規(guī)范。再加上繁多的學生學籍檔案管理工作內容，且要求比較細致的工作內容，所以對于存在不少問題于學生學籍檔案管理工作中，就必須對其進行深入研究、分析，并為此提出可實性的解決措施。每位學生的切身利益和學籍檔案密切相關，不管是晉升還是工作的選擇都是會涉及到學籍檔案信息，因此為了負責好對每一位高職院校學生，高職院校的學生、檔案管理人員以及院領導，都要充分重視應對學籍檔案的管理工作，學籍檔案的管理與服務水平要不斷提升，確保每位學生學籍檔案信息的準確性和真實性。

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篇10

關鍵詞：職業(yè)學院；學生檔案；管理；策略

中圖分類號：G718 文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2015）04-0033-01

隨著國家對職業(yè)院校的重視，職業(yè)院校無論從招生規(guī)模還是學校管理等方面都面臨著新的形勢和要求，特別是管理理念和手段的發(fā)展，也給職業(yè)院校管理帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。而學生檔案管理工作本身就是一項涉及社會機構多個方面的服務性工作，尤其是高職院校的檔案管理，更是涉及學生個體和高校整體的重要工作，不管是學生的學歷認證、考評、就業(yè)，還是未來的晉級和提干，都離不開學籍和檔案，所以這是一項關乎學生現(xiàn)在和未來的重要工作，作為學生學籍檔案管理的主要負責人的輔導員要緊跟時代步伐要求，積極改革創(chuàng)新，為學生檔案管理服好務。

1.加強對學籍檔案管理工作的重視

隨著社會發(fā)展和用人單位對高校畢業(yè)生要求越來越高，對畢業(yè)生鑒定的一個最重要也是最直觀的方法就是看畢業(yè)生的學籍檔案情況，高職院校的學籍檔案充分體現(xiàn)了學生在校的實際表現(xiàn)情況，所以占據(jù)院校管理工作的重要地位。輔導員作為學生學籍檔案管理人員，要充分認識到自身工作的重要意義，正確認識學籍檔案管理對院校順利發(fā)展的重要性，而且要認識到當前信息技術等手段的影響，以及學生社會實踐、頂崗實習等非在?；蚍强荚噧热莸刃滦蝿?，對學生學籍檔案管理帶來的新變化和新要求，積極提高自身管理素養(yǎng)，采用科學合理的方式管理檔案，并有效利用，全面推進學校各項管理工作的有序發(fā)展。同時，要強化管理意識，要求輔導員在管理學籍檔案的過程中，一定要認真負責，嚴格把關，細致做好建檔工作，規(guī)范遵守學籍檔案移交和保存制度，杜絕弄虛作假、敷衍了事。此外，要加強普及檔案知識，提高學生認真對待自己檔案的意識，讓學生認真填寫每一份資料，盡量避免在將來就業(yè)時因檔案問題出現(xiàn)麻煩。

2.提高學籍檔案管理工作的規(guī)范性

學籍檔案是跟隨學生一生的、具有考察功能和利用價值的文字性資料，其中主要包括：成績單、考核表、學籍表、畢業(yè)登記信息等，真實有效的記錄了每一位學生的成長經歷。由此可見，學籍檔案是反饋教學質量的重要載體，也是學校教學工作的重要記錄，我們要不斷提高和強化對學籍檔案的重視程度，完善學生的學籍檔案，力求做到真實和完整，充分發(fā)揮學籍檔案應有的作用，體現(xiàn)學籍檔案的真實價值。輔導員在建立學籍檔案時，應采用統(tǒng)一的格式，并要求各部門對學生的基本信息進行及時完善和更新，并認真考核和鑒定，給出客觀公正的考核意見，用詞用語要準確。所有需要手工填寫的材料一律采用碳素墨水和黑色簽字筆填寫，并保證內容真實、字跡工整、內容準確、無隨意涂改等現(xiàn)象，全面提高學籍檔案的利用率和有效率。此外，由于高職院校的學生人數(shù)較多、類型較廣，并具有多元化、開放性、多層次性等特征，所以高職學校的學籍檔案管理工作不但要具有很強的開放性，還要有周期性、重復性，比如，學校中經常出現(xiàn)學生中途休學、退學、轉學等變化，使得日常管理工作量增大，再加上學籍檔案管理本身就比較復雜，且直接關系到學生的切身利益，所以作為學校管理者，應注重完善學籍檔案管理制度，提高檔案管理的規(guī)范性和政策性，這是高職學校管理工作的重要方面，做好此項工作，有助于推進教育體制改革的全面發(fā)展。

3.采用信息技術加強管理工作

隨著科學技術的快速發(fā)展，推進院校學籍檔案管理工作的信息化與科學化，成為高職院校管理工作發(fā)展的必然趨勢。然而從實際調查中發(fā)現(xiàn)，很多高職院校學生學籍管理也在走數(shù)字化的道路，但開展的程度達不到形勢的發(fā)展要求，很多輔導員在實際管理中存在著不同程度的問題。作為高職院校輔導員，更要充分利用現(xiàn)代化信息技術，加強各項管理工作，以此為管理的工具和載體，提高學生學籍檔案的管理效率。同時要加強學籍檔案管理部門和院校其他各部門之間的聯(lián)系與對接，建立統(tǒng)一規(guī)劃的操作平臺，最大限度的節(jié)約學校資源，減少不必要的浪費，提高院校管理工作的效率。在推行檔案電子化進程的過程中，要做到電子文檔與紙質檔案共存，同步更新和完善，實現(xiàn)檔案的雙重保障，防止因意外而造成數(shù)據(jù)丟失。在信息化建設過程中，要充分利用網絡資源進行信息采集，對于從網上錄取學生的學校，要與教育部高校學歷電子注冊系統(tǒng)聯(lián)網，實現(xiàn)直接從檔案庫中下載學生的信息資料。例如，通過網絡中的學籍管理系統(tǒng)，可以錄入學生的姓名、年齡、專業(yè)、身份證號碼、學籍變動等基本信息，還可以借助音頻功能錄入學生的照片和音容笑貌，使學生在畢業(yè)后可以根據(jù)企業(yè)需求發(fā)送自己的檔案信息，給予企業(yè)更加直觀的印象，提高學生的就業(yè)率。此外，在學生各項成績管理方面，也可以通過現(xiàn)代化信息技術加強管理，通過網絡上傳學生的成績查詢信息，不但可以減輕管理者的工作量，還可以及時反饋學生的學習情況。因此，必須根據(jù)院校的實際情況建立完善的網絡學籍管理系統(tǒng)，在各部門、各院系中進行數(shù)據(jù)共享，也可以在結合自身特點的前提下，完善現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能，從而滿足院校學籍檔案管理的要求，或者可以采用引進先進學籍管理軟件的方式，在不斷積累經驗的過程中推動院校學籍檔案管理數(shù)字化的進程。

4.從整體上提高輔導員綜合素養(yǎng)

由于輔導員是高職院校學籍檔案的管理人員，所以要系統(tǒng)掌握相應的檔案管理知識，并具有扎實的檔案管理能。眾所周知，理論與實踐密不可分，任何理論都來源于實踐，檔案管理工作亦是如此，作為輔導員，首先要全方位的掌握檔案管理的基本知識與技能，不斷提高自身的綜合素養(yǎng)。特別是當前學籍管理網絡化的大趨勢下，輔導員作為學生學籍檔案管理主要負責人，就必須要通過參加培訓和自學等途徑，不斷提高自身計算機操作水平以及各種電腦管理軟件的應用能力，從整體上提高自身的檔案管理水平和能力，適應新形勢下學生檔案管理的要求；其次，輔導員在收集、整理、保管檔案資料時，一定要伴隨分析、探究、判斷、綜合等各種研究活動，只有不斷深入調研，才能在實踐操作過程中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題，并自主解決問題，也只有這樣才能進一步適應學生學籍檔案管理的新變化和新要求；其三，輔導員要不斷提高自身的思想政治覺悟，加強保密意識，在做好本職工作的同時，為領導解決服務問題。實際上，檔案管理工作效率的高低，不但要做好相關記錄，而且要充分利用學籍檔案，發(fā)揮其優(yōu)勢作用。因此，要想適應新形勢下職業(yè)院校學生學籍檔案管理的要求，無論從學院層次還是從輔導員自身都要認識到管理者綜合素養(yǎng)的重要性，并為輔導員們提供各種途徑加強培訓，同時輔導員個人也要積極參與學習，從整體上提高自身管理的素養(yǎng)。

總之，作為高職院校的輔導員，一定要認識到高職院校學生學籍檔案管理的新形勢和新要求，從思想上高度重視學生學籍檔案管理的重要性，并在實際的管理過程中積極采用科學合理的管理方法，適應社會發(fā)展需求，不斷完善學籍檔案的管理制度，強化信息資源的開發(fā)與利用，逐步提升管理效率，真正做好高職院校學生的學籍檔案管理工作。

參考文獻：

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