導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇數(shù)字化管理的特點(diǎn)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

數(shù)字圖書(shū)館的內(nèi)涵與特點(diǎn)

所謂數(shù)字化圖書(shū)館，就是指圖書(shū)館采用現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字信息系統(tǒng)，對(duì)圖書(shū)館各種資源進(jìn)行數(shù)字化處理、存貯和傳輸。也就是說(shuō)，數(shù)字化圖書(shū)館運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理各種載體文獻(xiàn)的加工與服務(wù)，并通過(guò)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)組織用戶(hù)訪問(wèn)館外數(shù)字化文獻(xiàn)信息，如電子期刊、聲像資料、多媒體資料等。同時(shí)，數(shù)字化圖書(shū)館還將通過(guò)廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)與辦公室、宿舍、家庭等聯(lián)結(jié)，讓人們非常方便地、快捷地共享文獻(xiàn)信息資源。

數(shù)字化圖書(shū)館特征有以下幾個(gè)方面：

館藏?cái)?shù)字化：即圖書(shū)館利用信息存貯技術(shù)把各種媒體信息加工成計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字化信息資源，形成電子文獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)信息載體的革命性變革。

傳遞網(wǎng)絡(luò)化:即利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)環(huán)境，數(shù)字圖書(shū)館可以為用戶(hù)提供高速跨庫(kù)連接的信息存取服務(wù)，實(shí)現(xiàn)更大范圍的知識(shí)信息交流和獲取。

資源共享化：信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破了地域界限，使圖書(shū)館的聯(lián)合在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)，各信息服務(wù)系統(tǒng)相互融合，用戶(hù)能隨時(shí)隨地與任何系統(tǒng)相交互，促進(jìn)信息資源的合理流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)廣泛的信息交流和資源共享。

操作電腦化：圖書(shū)館各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程采用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理，提高了圖書(shū)館工作效率和質(zhì)量。

服務(wù)社會(huì)化：數(shù)字圖書(shū)館是一個(gè)開(kāi)放的系統(tǒng)，它適應(yīng)用戶(hù)需求日益社會(huì)化的發(fā)展趨勢(shì)，打破傳統(tǒng)圖書(shū)館對(duì)讀者的種種限制，如身份、年齡、職業(yè)等，從多角度滿(mǎn)足用戶(hù)的需求。

館藏特色化：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的圖書(shū)館信息服務(wù)是一個(gè)聯(lián)系緊密的大系統(tǒng)，各個(gè)圖書(shū)館只是其中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，圖書(shū)館把自己最具特色的信息資源編成數(shù)據(jù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)奉獻(xiàn)給讀者，共同擔(dān)負(fù)起傳遞信息責(zé)任。

數(shù)字圖書(shū)館的核心功能是提供有利于知識(shí)創(chuàng)新的信息資源、手段和環(huán)境。

以圖書(shū)館為中心建設(shè)數(shù)字化圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)體系

由于數(shù)字圖書(shū)館建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，技術(shù)更新又非常快，因此，圖書(shū)館不可能去開(kāi)發(fā)數(shù)字圖書(shū)館的尖端技術(shù)，也沒(méi)有必要爭(zhēng)先作為新技術(shù)的實(shí)驗(yàn)場(chǎng)。數(shù)字圖書(shū)館的范圍非常廣，圖書(shū)館應(yīng)著眼于自身的目標(biāo)定位，立足于自身的優(yōu)勢(shì)，選擇和引進(jìn)必要的軟件和技術(shù)，逐步向數(shù)字化圖書(shū)館過(guò)渡。

應(yīng)以發(fā)展讀者服務(wù)體系為數(shù)字圖書(shū)館建設(shè)的中心任務(wù)。讀者服務(wù)是數(shù)字圖書(shū)館存在和發(fā)展的根基。建立和發(fā)展以讀者為中心的服務(wù)體系是圖書(shū)館置身于數(shù)字圖書(shū)館時(shí)代最為顯著的特征和義不容辭的責(zé)任，數(shù)字圖書(shū)館需要建立的讀者服務(wù)體系主要包括：

集成的檢索體系：指針對(duì)圖書(shū)館各種媒體資源的統(tǒng)一檢索體系。包括各檢索系統(tǒng)的集成、不同檢索界面檢索方式的集成。

集成的服務(wù)體系：指將圖書(shū)館傳統(tǒng)的服務(wù)和借書(shū)、還書(shū)、參考咨詢(xún)等與網(wǎng)上服務(wù)、電子服務(wù)、語(yǔ)言服務(wù)進(jìn)行集成，形成統(tǒng)一服務(wù)體系。

館際協(xié)作的體系：指在數(shù)字圖書(shū)館時(shí)代，“圖書(shū)館”已經(jīng)突破單館的概念，必須進(jìn)行廣域的合作，這種文獻(xiàn)不僅限于普通文獻(xiàn)，還應(yīng)擴(kuò)展到電子資源服務(wù)和知識(shí)服務(wù)。

與相關(guān)服務(wù)體系的整合。數(shù)字圖書(shū)館與其他服務(wù)系統(tǒng)之間的聯(lián)系日益密切，電子信息交流和商務(wù)活動(dòng)日益頻繁。數(shù)字圖書(shū)館要利用其他系統(tǒng)所提供的服務(wù)手段，進(jìn)一步方便讀者。

個(gè)性化的服務(wù)體系。個(gè)性化服務(wù)是數(shù)字圖書(shū)館發(fā)展的動(dòng)力。在讀者服務(wù)體系中追求個(gè)性化就是要在資源的創(chuàng)建、資源提供、資源增殖過(guò)程中，不斷吸引讀者，不斷激發(fā)并借助于讀者的想象力和創(chuàng)造力，為讀者創(chuàng)造個(gè)性化、多樣化的數(shù)字圖書(shū)館環(huán)境。

應(yīng)以資源加工整合為數(shù)字圖書(shū)館建設(shè)的主攻方向

所謂加工，就是突出資源的確定性，通過(guò)圖書(shū)館普遍采用的元數(shù)據(jù)，對(duì)資源進(jìn)行詳細(xì)描述，并提取特征資源，幫助讀者對(duì)資源進(jìn)行鑒別。元數(shù)據(jù)的建立有利于，避免資源的重復(fù)建設(shè)。

圖書(shū)館資源整合主要包括：圖書(shū)館館藏目錄的整合；多媒體電子資源與傳統(tǒng)紙質(zhì)資源文獻(xiàn)的整合；本館資源與其他館資源的整合。在加工整合過(guò)程中，應(yīng)以業(yè)已形成的聯(lián)機(jī)編目為基礎(chǔ)，發(fā)展大范圍的各類(lèi)資源的合作建設(shè)，形成廣域網(wǎng)上的傳統(tǒng)文獻(xiàn)資源與電子資源的共建共享體系。

以改革創(chuàng)新為突破口創(chuàng)造數(shù)字化圖書(shū)館發(fā)展環(huán)境

圖書(shū)館現(xiàn)行的管理理念一直阻礙著圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展；而圖書(shū)館有限短缺的經(jīng)費(fèi)與出版物無(wú)限增長(zhǎng)的矛盾一直困擾著圖書(shū)館界。圖書(shū)館要順應(yīng)信息時(shí)展的需要，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新。

思想觀念的變革

傳統(tǒng)的思想觀念是以書(shū)為本，圖書(shū)館的主體是書(shū)，圖書(shū)館的業(yè)務(wù)活動(dòng)圍繞著書(shū)而展開(kāi)，從采編典藏到借閱，工作重心在“藏”上，一切業(yè)務(wù)活動(dòng)，都是圍繞著收藏保存圖書(shū)這個(gè)核心展開(kāi)的。以人為本，是指圖書(shū)館的工作重點(diǎn)以讀者服務(wù)為中心，圖書(shū)館的所有業(yè)務(wù)工作自始至終貫穿著人本位的思想。思想觀念從以書(shū)為本向以人為本變革，收藏結(jié)構(gòu)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式都將隨著社會(huì)和讀者的需求變化而變化。圖書(shū)館與社會(huì)和讀者的聯(lián)系將更加密切，其業(yè)務(wù)活動(dòng)將始終圍繞著社會(huì)和讀者需求而展開(kāi)。

管理體制創(chuàng)新

傳統(tǒng)的管理體制突出圖書(shū)館各部門(mén)管理、層次管理。新的管理體制主張多功能一體化管理，尋找各工作環(huán)節(jié)的協(xié)同運(yùn)作。要加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，逐步建立起統(tǒng)一協(xié)調(diào)的發(fā)展機(jī)制，建立統(tǒng)一高效的宏觀管理與協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。

管理技術(shù)創(chuàng)新

以數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化為特征的信息技術(shù)迅猛發(fā)展，圖書(shū)館將向數(shù)字圖書(shū)館方向發(fā)展，不再僅僅是一個(gè)保存資料的藏書(shū)樓，而是用最先進(jìn)的技術(shù)手段，利用所擁有的文獻(xiàn)資源為讀者提供信息情報(bào)的服務(wù)機(jī)構(gòu)。技術(shù)創(chuàng)新的對(duì)策有以下幾個(gè)方面：

建立多媒體圖書(shū)館。多媒體圖書(shū)館是以多媒體電腦，控制一系列多媒體設(shè)備，對(duì)各種文字、圖形、圖像、聲音、視頻等信息媒體進(jìn)行處理、傳遞、存取，為讀者創(chuàng)建圖文并茂、音響逼真、色彩自然的高級(jí)視聽(tīng)環(huán)境。多媒體電腦為圖書(shū)館的現(xiàn)代化管理和信息服務(wù)提供了強(qiáng)有力的工具。

建立無(wú)墻圖書(shū)館。無(wú)墻圖書(shū)館又稱(chēng)分布式圖書(shū)館，是信息資源電腦網(wǎng)。為用戶(hù)提供快速查找和共享知識(shí)的手段。

建立虛擬圖書(shū)館。人工智能電腦可以實(shí)現(xiàn)虛擬現(xiàn)實(shí)傳真技術(shù)，例如可以模擬戰(zhàn)斗機(jī)、博物館、圖書(shū)館等，這種模擬的圖書(shū)館就是虛擬圖書(shū)館，這是比多媒體電腦實(shí)現(xiàn)的高級(jí)視聽(tīng)環(huán)境更復(fù)雜、更進(jìn)一步的傳真環(huán)境系統(tǒng)。

重組業(yè)務(wù)流程，尋求支持?jǐn)?shù)字圖書(shū)館的合理機(jī)制

積極調(diào)整文獻(xiàn)信息資源結(jié)構(gòu)，使之更趨于合理。圖書(shū)館作為信息資源的主要集散中介，如何綜合開(kāi)發(fā)自己所擁有的各種類(lèi)型的信息資源，通過(guò)對(duì)信息資源的深加工，使之成為特定用戶(hù)對(duì)象需要的情報(bào)資源，滿(mǎn)足不同用戶(hù)的需求。這要求一方面要不斷提高紙質(zhì)文獻(xiàn)的入藏質(zhì)量，努力提高其利用效率；另一方面，逐步把館藏資源建設(shè)轉(zhuǎn)移到數(shù)字化電子文獻(xiàn)信息資源及多媒體的建設(shè)與開(kāi)發(fā)上，變靜態(tài)收藏為動(dòng)態(tài)收藏和網(wǎng)上獲取，以滿(mǎn)足讀者的多方需求。

重組圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程，建立面向用戶(hù)快速反應(yīng)的運(yùn)行機(jī)制

在自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化條件下，圖書(shū)館應(yīng)突破傳統(tǒng)的展示業(yè)務(wù)流程的管理機(jī)制，重組圖書(shū)館的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)體系，建立起以自動(dòng)化為中心，面向社會(huì)、能對(duì)用戶(hù)需求作出快速反應(yīng)，并能解決用戶(hù)實(shí)際問(wèn)題的運(yùn)行機(jī)制。具體應(yīng)弱化以采編流程為主導(dǎo)的管理環(huán)節(jié)，建立起以用戶(hù)服務(wù)為主導(dǎo)的業(yè)務(wù)體系。圖書(shū)館工作重心應(yīng)由一般的借還服務(wù)向咨詢(xún)服務(wù)變革，工作人員應(yīng)對(duì)知識(shí)和信息進(jìn)行分析研究和綜合工作，開(kāi)展深層次的信息加工和參考咨詢(xún)工作。

建立一支適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的專(zhuān)業(yè)化管理隊(duì)伍

篇2

關(guān)鍵詞：自考生；檔案；數(shù)字化管理

自考生是按照指定考試大綱，自主學(xué)習(xí)后參與國(guó)家統(tǒng)一組織的考試，進(jìn)而獲得相應(yīng)學(xué)歷的學(xué)生。自考生不同于經(jīng)過(guò)高考且在大學(xué)接受全日制教育的大學(xué)生，其主要是通過(guò)開(kāi)放、靈活的考試獲得學(xué)歷。自學(xué)考試目的是滿(mǎn)足社會(huì)上對(duì)學(xué)歷有一定需求的人員，因此其深受廣大考生的青睞。但是，隨之而來(lái)也產(chǎn)生了很多問(wèn)題，其中亟待解決的一項(xiàng)問(wèn)題是自考生的檔案管理。自考生不同于大學(xué)生從高中直接進(jìn)入大學(xué)，其檔案由學(xué)校直接管理。由于自學(xué)考試的特殊性，自考生的檔案管理存在一定的難度，這也是本文探討數(shù)字化管理的目的所在。

一、數(shù)字化檔案管理的必要性

自考生的檔案一般存放在地方教育局、人力資源和社會(huì)保障局或考生的工作單位。自考生參加自學(xué)考試時(shí)，檔案部門(mén)要對(duì)其檔案進(jìn)行管理，這時(shí)就凸顯出數(shù)字化管理的重要性。

檔案數(shù)字化管理是指通過(guò)信息技術(shù)，將自考生的信息生成數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在相應(yīng)的系統(tǒng)之中，方便管理和生成數(shù)據(jù)。自學(xué)考試的考生來(lái)源是多種多樣的，這給檔案管理增加了一定的難度。但是，通過(guò)數(shù)字化管理建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)⒆钥忌膱D像、信息等相關(guān)資料統(tǒng)一整合在系統(tǒng)之中。這樣，在日常管理中只需將所需要的信息調(diào)出，就能夠統(tǒng)計(jì)考生的人數(shù)、專(zhuān)業(yè)分布情況、畢業(yè)人數(shù)等信息，能夠直接制成報(bào)表進(jìn)行分析，為招生考試部門(mén)的決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。另外，檔案數(shù)字化管理還能方便查詢(xún)考生信息及跨省調(diào)檔，在幫助考生轉(zhuǎn)學(xué)籍的過(guò)程中，通過(guò)網(wǎng)上操作就能快速幫助考生轉(zhuǎn)走學(xué)籍。相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理來(lái)說(shuō)，這樣極大地簡(jiǎn)化了辦事流程，使檔案管理更加便利。

二、數(shù)字化檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案原始性的界定

在考生檔案管理的過(guò)程中，采用數(shù)字化管理，將考生檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的過(guò)程中存在原始性界定的問(wèn)題。檔案所能起到的憑證作用正是基于其原始性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在原始性方面較好界定，但是數(shù)字檔案在原始性界定方面卻存在問(wèn)題，因?yàn)槠湓趥鞑ミ^(guò)程中存在被更改的可能性。尤其是自考生的檔案，其原始檔案存放在不同的地方，在數(shù)字化管理過(guò)程的原始性界定上更是難上加難。

2.人才匱乏

數(shù)字化檔案的管理需要專(zhuān)業(yè)人才的參與，比如檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)、管理，電子文件的歸檔，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析等，這些都需要專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行維護(hù)。但是，目前既熟練掌握檔案管理知識(shí)，又能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案的專(zhuān)業(yè)人士在檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中比較缺乏，這在一定程度上制約了檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程。

三、數(shù)字化檔案管理的對(duì)策

自考生檔案管理對(duì)自考生入學(xué)、畢業(yè)極為關(guān)鍵。為了推進(jìn)自考生數(shù)字化檔案管理工作更好地開(kāi)展，筆者提出以下幾點(diǎn)對(duì)策：

1.建立配套的制度與規(guī)范

數(shù)字化管理與以往的紙質(zhì)管理不同，在管理過(guò)程中首先要根據(jù)數(shù)字化管理的特點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)建立配套的制度和規(guī)范，成立專(zhuān)門(mén)的小組，按照相應(yīng)的要求制訂數(shù)字化檔案管理制度，保證各項(xiàng)工作在制度下有條不紊地開(kāi)展；同時(shí)，要使工作人員形成數(shù)字化管理的意識(shí)，在意識(shí)和制度的雙重保障之下，使數(shù)字化檔案管理有序、規(guī)范進(jìn)行，使數(shù)字化管理更加高效。

2.定期維護(hù)系統(tǒng)，保障系統(tǒng)的安全性

數(shù)字化檔案管理存在W絡(luò)安全隱患。數(shù)字化檔案雖然使管理工作更加高效、便捷，但是卻很可能因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)漏洞遭到黑客的攻擊。因此，在日常管理過(guò)程中，工作人員要定期維護(hù)系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞時(shí)及時(shí)修復(fù)，這樣能夠保證系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定，使考生的信息不被泄露和改動(dòng)。

3.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

要想推動(dòng)數(shù)字化檔案管理工作的發(fā)展，人才隊(duì)伍建設(shè)是必不可少的。因此，檔案管理部門(mén)一方面要大力引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才；另一方面要定期組織工作人員參與數(shù)字化檔案管理的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平。

自考生檔案管理工作是自學(xué)考試中的重要環(huán)節(jié)，其與自考生的錄取和畢業(yè)有直接關(guān)系。在信息化時(shí)代，建立數(shù)字化檔案是自考生檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。招生考試部門(mén)要根據(jù)當(dāng)前數(shù)字化管理的特點(diǎn)和問(wèn)題，不斷改進(jìn)工作，推動(dòng)自考生數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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【關(guān)鍵詞】數(shù)字化財(cái)會(huì)管理；對(duì)策建議

一、數(shù)字化財(cái)會(huì)管理的特征

數(shù)字化的財(cái)會(huì)管理，簡(jiǎn)單地定義就是，以計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算工作。總體看，數(shù)字化財(cái)會(huì)管理有以下幾個(gè)特點(diǎn)：（1）全面性。從數(shù)字化財(cái)會(huì)管理的定義可以看出，其不僅僅是技術(shù)層面的革新，還是對(duì)財(cái)會(huì)管理的全面性顛覆，因?yàn)閿?shù)字化的財(cái)會(huì)管理不僅包括了傳統(tǒng)財(cái)會(huì)管理的會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)和核算等功能，還在技術(shù)和理論上實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)會(huì)計(jì)監(jiān)督、戰(zhàn)略會(huì)計(jì)管理、財(cái)務(wù)信息共享整合等內(nèi)容，并且能夠?qū)φw性的財(cái)會(huì)管理工作作出整體性的重構(gòu)，因此其具有全面性的特點(diǎn)。（2）開(kāi)放性。數(shù)字化技術(shù)的采用使得整個(gè)財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)的獲得、處理和應(yīng)用都呈現(xiàn)出高度自動(dòng)化、共享化的特征，不僅一個(gè)組織內(nèi)部可以使用，外部相關(guān)單位也可以通過(guò)信息技術(shù)及時(shí)獲取和運(yùn)用，因此數(shù)字化財(cái)會(huì)管理具有強(qiáng)烈的開(kāi)放性和公開(kāi)性。（3）集成性。數(shù)字化財(cái)會(huì)管理不僅可以實(shí)現(xiàn)管理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的集成，使得會(huì)計(jì)信息的可靠性和相關(guān)性能夠得到兼顧，還可以將一個(gè)組織內(nèi)部的業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息、組織內(nèi)外部的信息都得到有效整合和連結(jié)。（4）多元性。信息時(shí)代，數(shù)字化財(cái)會(huì)管理信息的流通方式是多元性的，即可以貨幣形式信息，也可以流通非貨幣形式的信息。同時(shí)，信息的流動(dòng)時(shí)間也不在停留在紙面時(shí)代的單一性，而是可以通過(guò)各種電子方式即時(shí)傳播。最后，對(duì)財(cái)會(huì)管理信息的處理也有多種方法，且其信息方式不僅可以反映當(dāng)前，還能提供歷史信息并進(jìn)而預(yù)測(cè)未來(lái)信息。

二、我國(guó)數(shù)字化財(cái)會(huì)管理發(fā)展的不足之處和原因分析

一是信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)并沒(méi)有得到充分發(fā)揮和應(yīng)用。從總體上看，在信息處理電子化、網(wǎng)絡(luò)化方面，很多組織機(jī)構(gòu)的財(cái)會(huì)管理還處于手工時(shí)代的理念和技術(shù)，信息技術(shù)并沒(méi)有得到充分運(yùn)用，沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)對(duì)手工會(huì)計(jì)信息的改造。最主要的原因就是對(duì)財(cái)會(huì)工作的參與管理功能還顯得不足，無(wú)法很好的滿(mǎn)足現(xiàn)代管理對(duì)財(cái)會(huì)管理的要求。二是信息化管理人才缺乏，導(dǎo)致數(shù)字化財(cái)會(huì)管理工作后勁不足。三是信息管理系統(tǒng)兼容性和整合力度有待改進(jìn)之處。目前很多企業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理信息系統(tǒng)都是獨(dú)立于企業(yè)管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)，不能將財(cái)會(huì)管理信息有效融入到企業(yè)整體管理工作中去。各組織機(jī)構(gòu)應(yīng)該將人、財(cái)、物等有形資源與知識(shí)、信息等無(wú)形資源進(jìn)行整合，才能充分統(tǒng)籌運(yùn)用組織的整體資源，方能將數(shù)字化財(cái)會(huì)管理系統(tǒng)與企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)相融合，才可以將二者的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。

三、做好數(shù)字化財(cái)會(huì)管理工作的幾點(diǎn)建議

一是要培訓(xùn)員工，向他們提供更多的機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代智能工具。數(shù)字化財(cái)會(huì)管理工作的開(kāi)放性這一本質(zhì)要求組織必須趨于扁平化、網(wǎng)絡(luò)化、去中心化，只有加強(qiáng)上下級(jí)、內(nèi)外部的溝通，才能提高財(cái)會(huì)管理的效率和效益。二是財(cái)務(wù)管理方式要加緊向數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)變。在信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)越來(lái)越像電子化、信息化、數(shù)據(jù)化方向轉(zhuǎn)變，且在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這些信息是共享的。所以，組織要充分利用互聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)在內(nèi)部實(shí)行數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程處理、遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程查賬、遠(yuǎn)程審計(jì)等遠(yuǎn)距離財(cái)務(wù)監(jiān)控，掌握和監(jiān)控遠(yuǎn)程庫(kù)存、銷(xiāo)售點(diǎn)經(jīng)營(yíng)等業(yè)務(wù)情況。

從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，互聯(lián)網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)以及電子商務(wù)為背景的在線理財(cái)活動(dòng)，將網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)融入到企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)中。這種管理模式的創(chuàng)新，使得企業(yè)集團(tuán)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)即可輕松地實(shí)現(xiàn)集中式管理，對(duì)所有分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中記賬和資金調(diào)配，從而提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。信息時(shí)代，傳統(tǒng)的固定辦公室可能會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)上的虛擬辦公室，使財(cái)務(wù)管理方式轉(zhuǎn)化為網(wǎng)上辦公、移動(dòng)辦公。這樣，財(cái)務(wù)管理者可以在離開(kāi)辦公室的情況下也能正常工作，無(wú)論身在何處都可以實(shí)時(shí)查詢(xún)到全集團(tuán)的資金信息和分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)狀況，在線監(jiān)督客戶(hù)及供應(yīng)商的資金往來(lái)情況，實(shí)時(shí)監(jiān)督往來(lái)款余額。企業(yè)集團(tuán)內(nèi)外以及與銀行、稅務(wù)、保險(xiǎn)、海關(guān)等社會(huì)資源之間的業(yè)務(wù)往來(lái)，均可在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行，這會(huì)大大加快各種報(bào)表的處理速度，這也是管理方式創(chuàng)新的目的之所在。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]章海賢譯．會(huì)計(jì)的數(shù)字化之路——微軟的會(huì)計(jì)核算革新[J]．中國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師．2009（2）

[2]張麗君．?dāng)?shù)字化醫(yī)院財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化管理模式[J]．中國(guó)衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)．2008（4）

[3]江俊龍．基于數(shù)字化管理的管理會(huì)計(jì)創(chuàng)新[J]．哈爾濱商業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）.2006（5）

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一、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理

（一）檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它具有科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)控制，輔助設(shè)計(jì)、智能模擬、文字處理等功能。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高效率，提升檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶(hù)服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)?？傊?，檔案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。逐步依托信息技術(shù)，使檔案工作更為有效地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)，已成為今后一個(gè)時(shí)期檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）數(shù)字化檔案

數(shù)字化檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過(guò)組織系統(tǒng)專(zhuān)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查閱查借閱功能。數(shù)字化檔案的特點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面。

1.數(shù)字化檔案依賴(lài)于數(shù)字化設(shè)備而存在。數(shù)字化檔案依賴(lài)于計(jì)算機(jī)的軟硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，數(shù)字化檔案就無(wú)法生存、傳遞、識(shí)別。

2.數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性決定了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。

3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成數(shù)字化文件的內(nèi)容，使得數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多。

二、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)及要求

（一）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

檔案數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網(wǎng)上資源打下了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其優(yōu)勢(shì)包括以下幾個(gè)方面：

1.擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便快捷，從而避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人力的浪費(fèi)。

2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢(xún)資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶(hù)便知曉天下大事。

總之，檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨。檔案數(shù)字化從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性。這種特性使檔案具有了開(kāi)放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會(huì)各個(gè)階層提供服務(wù)。

（二）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的要求

檔案數(shù)字化所要實(shí)現(xiàn)的就是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，其主要目標(biāo)：一是解決傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題；二是檔案館創(chuàng)建自身網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使有效意義的動(dòng)態(tài)鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內(nèi)提供最大的利用價(jià)值。其主要要求是：

1.科學(xué)性。檔案信息資源數(shù)字化應(yīng)具有科學(xué)性。從實(shí)際出發(fā)，通過(guò)對(duì)檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對(duì)檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進(jìn)行。優(yōu)先對(duì)具有專(zhuān)業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶(hù)利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。

2.系統(tǒng)性。在進(jìn)行檔案信息資源數(shù)字化時(shí)，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無(wú)論對(duì)檔案的來(lái)源，還是對(duì)檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯，都應(yīng)保持檔案外在的連貫、完整與內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。

三、推進(jìn)檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的對(duì)策

數(shù)字化檔案管理在具體設(shè)施過(guò)程中，必須依托高新技術(shù)的支持。數(shù)字化檔案不是在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生的，它的顯著特點(diǎn)是完全依賴(lài)現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)而進(jìn)行的管理和工作。筆者認(rèn)為，在推進(jìn)數(shù)字檔案化與數(shù)字化檔案管理方面，可以從以下幾個(gè)方面入手。

（一）予以科學(xué)規(guī)劃

檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)的科學(xué)規(guī)劃，為此要抽調(diào)檔案、信息等部門(mén)的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近遠(yuǎn)期目標(biāo)，要明確哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些檔案又需要長(zhǎng)時(shí)間實(shí)行數(shù)字化，然后按照輕重緩急分步驟實(shí)施。

（二）進(jìn)行成本核算

目前，將傳統(tǒng)的載體進(jìn)行數(shù)字化費(fèi)用較高，并且傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后，必須支付一定的費(fèi)用，如對(duì)大量的數(shù)字文件進(jìn)行管理和維護(hù)，數(shù)字化后電子文件的保存需要持續(xù)的管理，都需一定的經(jīng)濟(jì)投入，所以必須思考投入產(chǎn)出績(jī)效。如果不加強(qiáng)核算，則有可能導(dǎo)致數(shù)字化成果在若干年以后完全無(wú)法使用，造成不必要的浪費(fèi)。

（三）建立雙套制管理機(jī)制

由于目前傳統(tǒng)載體的檔案管理基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，數(shù)字化過(guò)程中有很多問(wèn)題待解決，因此在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)企業(yè)的檔案保存還要堅(jiān)持雙套制管理機(jī)制。在保存電子檔案的同時(shí)也保存相對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)載體檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整和真實(shí)，并最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。

（四）提高員工的素質(zhì)

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數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)的內(nèi)容幾乎包括了所有最新的營(yíng)銷(xiāo)理念，如：網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷(xiāo)、多媒體廣告、一對(duì)一營(yíng)銷(xiāo)、直復(fù)營(yíng)銷(xiāo)、分眾營(yíng)銷(xiāo)、顧客導(dǎo)向營(yíng)銷(xiāo)、互動(dòng)營(yíng)銷(xiāo)、體驗(yàn)營(yíng)銷(xiāo)、娛樂(lè)營(yíng)銷(xiāo)、無(wú)店鋪營(yíng)銷(xiāo)、無(wú)紙化交易和在線研討會(huì)等等。

數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)與企業(yè)內(nèi)部管理關(guān)系密切，企業(yè)的信息化水平是數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)的基點(diǎn)。零售企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)涉及企業(yè)內(nèi)部硬件配置與軟件應(yīng)用兩個(gè)方面：硬件配置方面，包括基礎(chǔ)IT技術(shù)運(yùn)行環(huán)境（如：電腦系統(tǒng)配置、網(wǎng)點(diǎn)的空間布局、通訊硬件條件……）和營(yíng)銷(xiāo)工具（如：多媒體）；軟件應(yīng)用方面，包括管理基礎(chǔ)軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用（如：MIS、MC、CRM……）和數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)專(zhuān)業(yè)軟件的應(yīng)用（如：品類(lèi)管理、CRM解決方案、RFM * 分析模型、數(shù)據(jù)挖掘、營(yíng)銷(xiāo)數(shù)據(jù)庫(kù)和各種數(shù)字建摸自動(dòng)化軟件**……）。

數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)的特點(diǎn)

零售業(yè)的數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)包含下面幾個(gè)特點(diǎn)：

1.形式的多樣性：社會(huì)信息化產(chǎn)品的普及為數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)提供了廣闊的舞臺(tái)。

2.受眾的針對(duì)性：采用分眾或合眾的方法，鎖定目標(biāo)客戶(hù)。

3.內(nèi)外的一致性：數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)依賴(lài)于企業(yè)管理的信息化程度。企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，為營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)所需的數(shù)字挖掘提供了取之不竭的資源；營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的市場(chǎng)反饋，又為企業(yè)管理的改進(jìn)提供了依據(jù)，使企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)處于良性的“活水”狀態(tài)。

4.空間的廣域性：通過(guò)企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的配合，使?fàn)I銷(xiāo)活動(dòng)突破了地域空間的限制，大大提高了效率。對(duì)于跨地域的大型連鎖零售企業(yè)，數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)有更大的意義。

5.時(shí)間的快捷性：借助于電子技術(shù)的數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)，由于維護(hù)方便，傳輸一瞬間，有其它方式無(wú)法替代的優(yōu)勢(shì)。

6.供需的互動(dòng)性：數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)還能與客戶(hù)互動(dòng)，增加了顧客在購(gòu)物過(guò)程中的體驗(yàn)式享受，增添了顧客的購(gòu)物樂(lè)趣；而且商家也能及時(shí)得到市場(chǎng)反饋，提高營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的成功幾率。

7.成本的可控性：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，伴隨著社會(huì)廣告行業(yè)的發(fā)展，費(fèi)用也急劇上漲，數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)可提供多種方式的組合，改變單一選擇的被動(dòng)地位，有利于企業(yè)編制營(yíng)銷(xiāo)的費(fèi)用預(yù)算。雅虎和Google的在線廣告費(fèi)總額已超過(guò)美國(guó)三大電視網(wǎng)ABC、NBC、CBS黃金時(shí)段(primetime)廣告費(fèi)總和就充分地證明了這一點(diǎn)。

綜上所述，如果零售企業(yè)能將營(yíng)銷(xiāo)工作與企業(yè)內(nèi)部管理工作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，充分利用社會(huì)的和企業(yè)的IT資源，零售行業(yè)的數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)將有很大的發(fā)展空間。

數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)的常見(jiàn)誤區(qū)

由于零售業(yè)的數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)發(fā)展時(shí)間比較短，再加上營(yíng)銷(xiāo)人員對(duì)數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)理念理解的不夠透徹，零售企業(yè)在進(jìn)行數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)的過(guò)程中往往會(huì)存在一些誤區(qū)，主要有以下幾點(diǎn)：

1.僅將數(shù)字化看作提升企業(yè)水準(zhǔn)的標(biāo)志，忽視企業(yè)發(fā)展的階段性要求。技術(shù)采用應(yīng)重視適應(yīng)性，遵循“夠用就好的原則”。反對(duì)所謂“一步到位”，盲目追求“世界領(lǐng)先”、“全國(guó)領(lǐng)先”。應(yīng)按需求優(yōu)先級(jí)別原則分批投入。重視實(shí)用性和針對(duì)性。

2.僅將數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)看作一種工具和形式，忽視它的整合功能和對(duì)改進(jìn)企業(yè)管理的促進(jìn)功能。這是一種“重表輕本”的認(rèn)識(shí)。

3.僅將數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)作為促銷(xiāo)的手段，忽視企業(yè)基礎(chǔ)工作的開(kāi)展和積累。如：數(shù)字倉(cāng)庫(kù)的建立、品類(lèi)分析和管理、數(shù)據(jù)挖掘和利用、數(shù)字化營(yíng)銷(xiāo)前后臺(tái)的整合等等。

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關(guān)鍵詞：檔案管理　數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)　復(fù)合模式　互補(bǔ)共存

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，許多人都認(rèn)為數(shù)字化檔案管理會(huì)在在很短時(shí)間內(nèi)取代傳統(tǒng)檔案管理模式，這種想法導(dǎo)致許多的檔案機(jī)構(gòu)在沒(méi)有足夠的技術(shù)支持和基礎(chǔ)條件下盲目地追求數(shù)字化檔案管理，結(jié)果不但沒(méi)有取得最初實(shí)現(xiàn)檔案更合理的利用的初衷，還導(dǎo)致許多的檔案出現(xiàn)模糊化、與事實(shí)不符的情況。為此筆者從醫(yī)院的檔案管理為線索，探討數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理復(fù)合模式在檔案的利用以及保存方面起到的重要作用。

1.數(shù)字化檔案管理發(fā)展的不足

數(shù)字化檔案管理是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展逐漸興起的，具有海量的信息量，快速的檢索、高度的信息共享性。這些優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)的檔案管理不具備的，但同時(shí)傳統(tǒng)檔案管理的有目的性整理、真實(shí)性等特點(diǎn)也是數(shù)字化檔案管理不可比擬的。

1.1技術(shù)的不夠完善，相關(guān)管理制度不健全

21世紀(jì)是信息的時(shí)代，是計(jì)算機(jī)的時(shí)代，建設(shè)數(shù)字化的檔案管理是必然的趨勢(shì)，但許多的單位的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用軟件和相關(guān)技術(shù)人員發(fā)展的步伐與數(shù)字化檔案管理所需要的基礎(chǔ)條件不能同步。如此導(dǎo)致的結(jié)果是數(shù)字化檔案管理人人認(rèn)可，一哄而上，造成所形成的檔案質(zhì)量不高。正如我們所知道的，醫(yī)院的檔案管理是需要用文字、圖表、數(shù)據(jù)、照片和其他的反應(yīng)病情的資料，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的熟悉計(jì)算的操作，掌握檔案管理的各個(gè)重點(diǎn)，勢(shì)必導(dǎo)致所記錄的檔案失去其重要的價(jià)值和真實(shí)性。此外，由于現(xiàn)階段國(guó)家的法律以及人們的普遍觀念，電子化的檔案是容易被篡改的，如果承認(rèn)它的法律憑證效力，那么極有可能會(huì)被一些人利用，這樣傳統(tǒng)檔案的真實(shí)性以及完善性就顯得非常重要了。

1.2數(shù)字化檔案管理與保護(hù)研究成果保護(hù)的矛盾

現(xiàn)階段在醫(yī)院，大部分的醫(yī)學(xué)研究成果都是通過(guò)論文的方式發(fā)表的，并不能申請(qǐng)專(zhuān)利，這樣勢(shì)必導(dǎo)致各個(gè)不同的醫(yī)院對(duì)各自研究成果和取得的重大突破諱莫如深。數(shù)字化檔案管理需要高度的信息傳輸?shù)哪芰Γ枰鱾€(gè)相關(guān)機(jī)構(gòu)信息的共享。而傳統(tǒng)的觀點(diǎn)是先進(jìn)的、成果較多的、有著完善科研技術(shù)的醫(yī)院不愿意與其他條件較差、科研水平較低的醫(yī)院共享重要的資源。沒(méi)有豐富的資源，數(shù)字化的檔案管理制度也就無(wú)法拓展傳統(tǒng)檔案管理的局限性，不能為科研和新技術(shù)的開(kāi)發(fā)起到重大的作用。

1.3數(shù)字化檔案不具有原件，可能會(huì)出現(xiàn)信息缺失的情況

由于現(xiàn)階段的數(shù)字化檔案的記錄方式是在事件發(fā)生時(shí)就開(kāi)始，記錄著整個(gè)事件的發(fā)展過(guò)程。這樣的記錄方式使得數(shù)字檔案是以檔案管理系統(tǒng)所捕獲的元數(shù)據(jù)來(lái)代表真實(shí)的數(shù)據(jù)，不具有原件，此外在記錄過(guò)程中有可能會(huì)發(fā)生的意外，例如：在醫(yī)院中，病人病情惡化，因此需要轉(zhuǎn)院治療，如果醫(yī)院不注重信息的收集的話，這樣就會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化檔案的不完備。

2.數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理的復(fù)合模式探討

由于數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理在優(yōu)缺點(diǎn)上正好可以互補(bǔ)。數(shù)字化檔案不具備真實(shí)性，傳統(tǒng)檔案具有真實(shí)性；傳統(tǒng)檔案檢索繁瑣、容易在轉(zhuǎn)移過(guò)程中出現(xiàn)破損，數(shù)字化檔案檢索方便、快捷。因此利用這種互補(bǔ)的優(yōu)勢(shì)，讓數(shù)字化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理著兩種方式共存，對(duì)于科研以及及時(shí)的解決病人的痛苦有著重大的作用。一下就是對(duì)這種互補(bǔ)模式的幾點(diǎn)探討。

2.1利用電子化的檔案管理構(gòu)建數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)

傳統(tǒng)的檔案管理都是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期有意識(shí)、有目的的積累形成的，因此具有完備的系統(tǒng)性和價(jià)值。將傳統(tǒng)檔案中的各個(gè)信息利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、條形碼技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)數(shù)字化，構(gòu)成一個(gè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，容納各個(gè)醫(yī)院或者部門(mén)的研究成果和典型案例。當(dāng)然在數(shù)字化檔案?jìng)鬟f的過(guò)程中必定會(huì)出現(xiàn)信息會(huì)有模糊的可能，這樣就需要傳統(tǒng)的檔案作為原件，為數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的準(zhǔn)確、可靠提供基礎(chǔ)。當(dāng)然在發(fā)展電子化檔案數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的同時(shí)也要改變各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)各自為政、個(gè)立門(mén)戶(hù)的想法，盡量說(shuō)服他們?yōu)榭茖W(xué)研究貢獻(xiàn)自己機(jī)構(gòu)檔案的力量。

2.2利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行疾病的研究

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是指通過(guò)每一個(gè)數(shù)據(jù)，從大量的數(shù)據(jù)中需找其規(guī)律的技術(shù)，主要有數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、規(guī)律需找和規(guī)律表示三個(gè)階段。在醫(yī)學(xué)上，許多的疾病是由于人們的不良習(xí)慣造成的，因此利用數(shù)字化的檔案管理快速的檢索的特點(diǎn)，可以在短時(shí)間內(nèi)找到大量病情的案例，經(jīng)過(guò)比較分析，得到疾病發(fā)生的基本條件以及可以導(dǎo)致疾病產(chǎn)生的不良習(xí)慣。例如：癌癥與心血管疾病都是人類(lèi)的兩大殺手，但通過(guò)對(duì)已有的數(shù)據(jù)和案例進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)患癌癥的人都沒(méi)有換上心血管疾病，這種情況是否是巧合，還是有什么機(jī)理在其中，會(huì)不會(huì)通過(guò)此種研究發(fā)現(xiàn)治療兩種疾病的方法，這些都可以通過(guò)簡(jiǎn)單的檢索，然后分析現(xiàn)象，大膽提出設(shè)想得到。如果利用傳統(tǒng)檔案進(jìn)行這種索引必定會(huì)花費(fèi)很多的時(shí)間和經(jīng)歷在現(xiàn)象的發(fā)現(xiàn)上。然而當(dāng)有了足夠的成果后，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，為了證明這些研究成果就需要充分的證據(jù)和事實(shí)，而傳統(tǒng)的檔案便有法律憑證的效力可以作為資料來(lái)證明成果，這也是現(xiàn)階段中國(guó)與電子化檔案相比，傳統(tǒng)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。

2.3復(fù)合檔案管理需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

21世紀(jì)是計(jì)算機(jī)的時(shí)代、是信息的時(shí)代，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代。如果沒(méi)有相關(guān)檔案管理的技術(shù)人員對(duì)檔案進(jìn)行有序、高效的管理，是無(wú)法滿(mǎn)足檔案合理數(shù)字化的需求，對(duì)于構(gòu)建數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等檔案管理活動(dòng)也有許多不利影響。因此為了復(fù)合檔案管理模式的合理開(kāi)展，需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理人才進(jìn)行培訓(xùn)，讓其在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)方面提升，這樣才能滿(mǎn)足復(fù)合檔案管理模式的需求，成功的實(shí)現(xiàn)復(fù)合檔案管理模式。

3.小 結(jié)

信息時(shí)代的到來(lái)為許多的科學(xué)帶來(lái)了變革，在檔案管理上也是如此。數(shù)字化的檔案管理是勢(shì)不可擋，但在現(xiàn)階段，數(shù)字化的檔案管理還存在許多的不完善之處。與歷史長(zhǎng)期有意識(shí)積累下來(lái)的傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字化的檔案管理模式還是有諸多弊端的，因此復(fù)合模式的檔案管理模式對(duì)于更好的利用檔案的信息，為科研的發(fā)展提供事實(shí)依據(jù)，為疾病的預(yù)防提供案例等方面都有重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

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【關(guān)鍵詞】高校教學(xué)檔案；數(shù)字化管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，高校教學(xué)檔案呈現(xiàn)急劇增加的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理發(fā)生了較為重大的變化，這種變化使得高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理方式應(yīng)運(yùn)而生，但在實(shí)際的高校教學(xué)檔案管理過(guò)程中，由于環(huán)境因素、人為因素、管理方式等導(dǎo)致高校教學(xué)檔案的管理問(wèn)題越來(lái)越明顯及突出。

一、現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）教學(xué)檔案的內(nèi)容不完善。由于高校課程較多且文理學(xué)科的差異較大，教學(xué)效果由于各種因素可能存在一定的動(dòng)態(tài)變化、分散現(xiàn)象及多樣性等，這些不定因素會(huì)導(dǎo)致教學(xué)檔案出現(xiàn)變化，教學(xué)檔案屬于教師教學(xué)成果的反映，因此部分教學(xué)會(huì)出現(xiàn)交教學(xué)檔案不積極、材料不齊全及漏交等現(xiàn)象，導(dǎo)致高校的教學(xué)檔案缺乏真實(shí)性及完整性。（二）教學(xué)檔案數(shù)字化管理受到教學(xué)檔案特點(diǎn)的影響。高校的教學(xué)檔案由于涉及面廣、檔案數(shù)量多及周期性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，導(dǎo)致在管理的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)較多的問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)嚴(yán)重阻礙著數(shù)字化管理建設(shè)的進(jìn)程，在教學(xué)檔案的管理過(guò)程中對(duì)于教學(xué)檔案的收集、分類(lèi)及動(dòng)態(tài)變化等較難掌握，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理方式受到檔案特點(diǎn)的嚴(yán)重影響。（三）高校教學(xué)檔案管理方式較為落后。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中擁有性能較好的硬件設(shè)備及技術(shù)，但由于教學(xué)檔案數(shù)字化管理工作人員的計(jì)算機(jī)操作水平較低等原因，在管理過(guò)程中還會(huì)出現(xiàn)手工操作代替計(jì)算機(jī)操作的現(xiàn)象，原有的以案卷及紙張為檔案收集、整理手段的管理方式依舊存在，不僅在一定程度上加重了檔案管理人員的工作量及工作強(qiáng)度，還影響了高校教學(xué)檔案管理工作水平的提高。且在教學(xué)過(guò)程中教師依舊沿襲利用自身經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行教學(xué)，使用教學(xué)檔案教學(xué)的實(shí)施較少，一定程度上阻礙了高校教學(xué)檔案的數(shù)字化進(jìn)程。

二、高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理中存在問(wèn)題的相關(guān)對(duì)策

（一）對(duì)教學(xué)檔案的鑒定方式進(jìn)行創(chuàng)新，提高教學(xué)檔案的可信度。將連續(xù)性較強(qiáng)的教學(xué)檔案相關(guān)信息進(jìn)行適度的公開(kāi)，針對(duì)教科書(shū)的采購(gòu)、編寫(xiě)及教學(xué)經(jīng)費(fèi)的各項(xiàng)支出等進(jìn)行適度的公開(kāi)，針對(duì)教師團(tuán)隊(duì)的實(shí)結(jié)等進(jìn)行公開(kāi)，學(xué)校應(yīng)對(duì)教師的實(shí)習(xí)內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)及監(jiān)督、判定，在管理的過(guò)程中一旦發(fā)現(xiàn)異常及造假現(xiàn)象及時(shí)給予指出并更正，深入挖掘教學(xué)過(guò)程中存在的問(wèn)題，督促教師進(jìn)行改進(jìn)，提高教師的教學(xué)責(zé)任感，促使教師規(guī)范自己的教學(xué)活動(dòng)及教學(xué)方式。將學(xué)生作為教學(xué)檔案管理的監(jiān)督人員，針對(duì)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)及師生談話記錄等內(nèi)容實(shí)施學(xué)生的參與及監(jiān)督，讓學(xué)生對(duì)教學(xué)檔案的內(nèi)容是否符合真實(shí)情況進(jìn)行審核及檢驗(yàn)，防止出現(xiàn)教師隨意填寫(xiě)教學(xué)檔案及沒(méi)有將課堂教學(xué)過(guò)程中真實(shí)的教學(xué)活動(dòng)反映出來(lái)的現(xiàn)象。采用不記名的方式讓學(xué)生對(duì)教學(xué)檔案內(nèi)容進(jìn)行反饋及評(píng)價(jià)，規(guī)范教師的教學(xué)行為，促進(jìn)教師創(chuàng)新教學(xué)方式，提高教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)水平，防止出現(xiàn)隨意填寫(xiě)教學(xué)檔案的現(xiàn)象。（二）完善及優(yōu)化信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。針對(duì)高校內(nèi)進(jìn)行教學(xué)檔案數(shù)字化管理相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善及優(yōu)化，主要針對(duì)檔案管理室的計(jì)算機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器、交換機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全管理系統(tǒng)、操作平臺(tái)等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行全面的檢查后，將一些已經(jīng)無(wú)法使用的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行更新，針對(duì)軟件及硬件設(shè)施較為落后的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化及升級(jí)。只有不斷將教學(xué)檔案的數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善及優(yōu)化，才能保障教學(xué)檔案數(shù)字化管理水平的提高，高校教學(xué)檔案的相關(guān)工作人員還應(yīng)根據(jù)計(jì)算機(jī)的優(yōu)化及更新進(jìn)行相關(guān)使用方式、技術(shù)及操作技術(shù)等技能的學(xué)習(xí)及強(qiáng)化，從根本上提高教學(xué)檔案數(shù)字化管理的水平。（三）建立及完善教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在高校內(nèi)部網(wǎng)站將學(xué)校的教學(xué)管理通知內(nèi)容、下發(fā)文件的內(nèi)容及教學(xué)管理相關(guān)規(guī)章制度等信息進(jìn)行，全校的師生及管理人員能通過(guò)網(wǎng)站對(duì)學(xué)校相關(guān)事宜及管理方面的內(nèi)容進(jìn)行了解及知曉，提高了教學(xué)管理的效率。針對(duì)教學(xué)管理系統(tǒng)開(kāi)設(shè)網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)，增加教師與學(xué)生之間的交流及互動(dòng)的機(jī)會(huì)，賦予學(xué)生一定的知情權(quán)，讓學(xué)生針對(duì)學(xué)校管理過(guò)程中存在的一些漏洞、不足之處及不完善的地方提出意見(jiàn)，并由學(xué)生進(jìn)行監(jiān)督是否按時(shí)完成，促進(jìn)教學(xué)管理的個(gè)性化及透明化。建立相應(yīng)的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在進(jìn)行教學(xué)檔案的查閱過(guò)程中能根據(jù)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)、課程、計(jì)劃、實(shí)習(xí)及總結(jié)等內(nèi)容查詢(xún)相關(guān)的教學(xué)檔案信息，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、查閱及編研的完整化及系統(tǒng)化。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，針對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理過(guò)程中存在著較多的問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)嚴(yán)重制約及阻礙著教學(xué)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展及進(jìn)步，因此在實(shí)際的高校檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，應(yīng)實(shí)施針對(duì)性的對(duì)策將存在的問(wèn)題進(jìn)行解決。針對(duì)高校教學(xué)檔案實(shí)施數(shù)字化管理主要是健全高校的教學(xué)檔案管理制度、對(duì)教學(xué)檔案的鑒定方式進(jìn)行創(chuàng)新、完善及優(yōu)化信息基礎(chǔ)設(shè)施、建立及完善教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，提高高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量及水平，促進(jìn)數(shù)字化管理的可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]蔣娟.淺議高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江史志,2014(15):139-140.

[2]程迎春.高校教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].遼寧農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2014(06):43-45.

篇8

關(guān)鍵詞：電力工程檔案；數(shù)字化；檔案管理；現(xiàn)代化技術(shù)；電子檔案建設(shè) 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類(lèi)號(hào)：G275 文章編號(hào)：1009-2374（2016）35-0226-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.35.111

電力工程檔案數(shù)字化管理是隨著電力行業(yè)形勢(shì)不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案數(shù)量急劇激增，查閱、檢索、備份變得非常麻煩，而且容易出錯(cuò)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)高效快捷的信息時(shí)代。當(dāng)前，電力工程檔案管理要求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，利用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備有效管理各種信息資源已經(jīng)成為常態(tài)，結(jié)合公司檔案數(shù)字化工作實(shí)際，就如何加強(qiáng)電力工程檔案數(shù)字化管理做進(jìn)一步探討。

1 數(shù)字化檔案管理的定義

數(shù)字化檔案管理是電子檔案建設(shè)在信息時(shí)代的必然產(chǎn)物，是檔案信息化建設(shè)綜合實(shí)力的體現(xiàn)。在具體實(shí)施過(guò)程中，把具有保存利用價(jià)值的文本、圖片、視頻等掃描、拍攝、掛接、上傳至檔案管理軟件，進(jìn)行數(shù)字化整理、保管和備份。隨著檔案數(shù)字化處理技術(shù)的不斷改革創(chuàng)新，電子化、程序化的檔案數(shù)字化管理應(yīng)運(yùn)而生。

2 電力工程檔案數(shù)字化管理的重要性

檔案數(shù)字化管理具有龐大數(shù)據(jù)處理快捷性、改版時(shí)效性、傳輸網(wǎng)絡(luò)性的特點(diǎn)。采用數(shù)字化檔案管理，把保存在各載體、各方位的信息資源以電子版的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，共同利用提高效率，節(jié)約辦公成本，實(shí)現(xiàn)資源共享。形成一個(gè)更適應(yīng)電力工程建設(shè)實(shí)際的，可進(jìn)行文件生成、歸檔和檔案管理一起操作的應(yīng)用軟件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與公司各業(yè)務(wù)部門(mén)信息管理系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，進(jìn)一步提高檔案電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理水平。

2.1 數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

過(guò)去傳統(tǒng)意義上的檔案管理解決電力工程點(diǎn)多面廣、檔案人員參差不齊難題的唯一手段即增加檔案人員和增加辦公費(fèi)用，導(dǎo)致檔案管理成本大幅上漲，管理效率是事倍功半的結(jié)果。采用數(shù)字化檔案管理把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為機(jī)讀文件，錄入、編輯、修改、目錄、報(bào)表打印一次完成，省時(shí)省力，提高經(jīng)濟(jì)效益。按照公司檔案數(shù)字化計(jì)劃，由近及遠(yuǎn)，現(xiàn)行檔案數(shù)字化歸檔，即電子版光盤(pán)備份和電子文本檔案系統(tǒng)掛接移交歸檔。以往的紙質(zhì)案卷目測(cè)用高速掃描還是平板掃描，校對(duì)目錄拆分電子文本并標(biāo)注文件檔號(hào)保存，審核檔案紙質(zhì)原件目錄、頁(yè)碼無(wú)誤后裝訂還原，為提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫(kù)信息作好充分的準(zhǔn)備。公司開(kāi)發(fā)了“EEA億普電子檔案系統(tǒng)”，構(gòu)建一個(gè)電子檔案信息整合軟件平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司各類(lèi)電子檔案數(shù)據(jù)大部分從網(wǎng)上采集歸檔，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化，收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。為檔案遠(yuǎn)程的借閱、查找、提供利用創(chuàng)造條件。

2.2 數(shù)字化檔案管理的作用

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等新的科學(xué)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域廣泛使用，促進(jìn)了檔案管理理論、方法和技術(shù)的創(chuàng)新變革，發(fā)揮了信息檔案的增值作用，提高檔案工作在信息化社會(huì)中的地位。電力工程檔案工作中，利用紙質(zhì)檔案經(jīng)常翻閱會(huì)造成原件破損，外借有可能造成缺頁(yè)、篡改等不良現(xiàn)象，損害檔案的安全保管。檔案資料經(jīng)過(guò)拍攝、掃描數(shù)字化處理后獲得電子版，變更改版迅速快捷。各職能部門(mén)在第一時(shí)間獲得最新有效版，實(shí)現(xiàn)資源共享。

保護(hù)檔案原件的憑證作用，兼顧因素確保信息安全。通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案收集、導(dǎo)入、編輯、統(tǒng)計(jì)、保管、掛接、轉(zhuǎn)庫(kù)、遠(yuǎn)程查閱等日常工作的數(shù)字化管理。利用電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)分散各地的電力工程項(xiàng)目資料室編制竣工檔案全程監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目竣工檔案網(wǎng)絡(luò)上檢查指導(dǎo)、修改，網(wǎng)絡(luò)上審核、驗(yàn)收移交，有效解決和改善路途遙遠(yuǎn)、電力工程點(diǎn)多面廣、管理員參差不齊的檔案管理的困境，提高檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管控力度。

2.3 數(shù)字化檔案管理的效率

通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、企業(yè)集約化管理信息系統(tǒng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索，利用閱讀電子檔案，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范宣貫的效率，迎接檔案數(shù)字化信息服務(wù)國(guó)際、國(guó)內(nèi)電力安裝工程新項(xiàng)目的挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案管理面向基層電力工程項(xiàng)目，提供高效率的遠(yuǎn)程時(shí)效服務(wù)，文件、標(biāo)準(zhǔn)、資質(zhì)、榮譽(yù)等目錄和電子版經(jīng)過(guò)系統(tǒng)管理員權(quán)限設(shè)置即可下載原文信息。電力工程資料員在電子檔案系統(tǒng)的收集整編端口錄入或?qū)牍こ炭⒐n案的案卷目錄和卷內(nèi)目錄，掛接電子文本，做到一一對(duì)應(yīng)。公司檔案員檢查指導(dǎo)修改、審核歸檔后，新項(xiàng)目工程竣工檔案數(shù)據(jù)即轉(zhuǎn)入公司總數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案庫(kù)除文件實(shí)體的保管外，更主要是利用高效率的文件數(shù)據(jù)庫(kù)，成為提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的信息控制中心。按照檔案業(yè)務(wù)工作流程，提升檔案服務(wù)工作的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案從收集、整編基礎(chǔ)管理向檔案信息研究與開(kāi)發(fā)利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變，為實(shí)現(xiàn)電子檔案館數(shù)字化管理邁出了堅(jiān)實(shí)的步伐。

3 加強(qiáng)電力工程檔案數(shù)字化管理勢(shì)在必行

3.1 繼續(xù)教育培訓(xùn)檔案管理員成為復(fù)合型人才

隨著檔案信息化數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理直接影響企業(yè)的基礎(chǔ)管理。積極發(fā)揮檔案管理員的主觀能動(dòng)作用，充分挖掘個(gè)人潛力，針對(duì)性地進(jìn)行檔案知識(shí)的宣貫、繼續(xù)教育；堅(jiān)持用新思路、新機(jī)制、新方式；堅(jiān)持以人為本，講政治、講覺(jué)悟、講奉獻(xiàn)，全面提高管理人員的綜合素質(zhì)。培養(yǎng)訓(xùn)練成為既具備檔案業(yè)務(wù)理論知識(shí)，又熟練掌握計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用技能和數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)的高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案，為迅速發(fā)展的電力工程建設(shè)編制竣工檔案服務(wù)。電子檔案館具有館藏檔案資源數(shù)字化、檔案信息傳輸與組織網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息檢索利用便捷化等諸多優(yōu)點(diǎn)，為早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室（即電子檔案館）的目標(biāo)而努力奮斗。

3.2 建立數(shù)字化檔案管理的個(gè)性化服務(wù)

檔案工作人員通過(guò)發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)新精神，做好個(gè)性化服務(wù)。為電力用戶(hù)提供多樣化的動(dòng)態(tài)性檔案管理服務(wù)。重要文書(shū)檔案的數(shù)字化處理，照片、視頻、實(shí)物檔案和重要電力工程竣工檔案數(shù)字化處理均要求達(dá)到100%；要求所屬單位按照由近及遠(yuǎn)的順序，分期分批對(duì)紙質(zhì)檔案以及重要特種載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理；希望在移交新的竣工項(xiàng)目發(fā)文、計(jì)劃、總結(jié)、申報(bào)材料和行政照片、光盤(pán)等歸檔文件材料的時(shí)候，必須同時(shí)移交紙質(zhì)文本和電子文本。積極推廣使用電子檔案管理系統(tǒng)，便于公司構(gòu)建一個(gè)檔案信息整合交流的平臺(tái)，彌補(bǔ)有些單位沒(méi)有檔案系統(tǒng)軟件的不足，以解決工程項(xiàng)目分散、點(diǎn)多、路遠(yuǎn)帶來(lái)的檔案管理棘手問(wèn)題，通過(guò)幫助單位用戶(hù)解決他們自身難以解決的問(wèn)題來(lái)實(shí)現(xiàn)價(jià)值，從而構(gòu)成強(qiáng)大的檔案管理資源體系。

3.3 實(shí)現(xiàn)集團(tuán)信息和企業(yè)檔案信息的互聯(lián)結(jié)合

在企業(yè)集約化管理信息系統(tǒng)檔案信息網(wǎng)上開(kāi)通集團(tuán)公司信息站點(diǎn)，上級(jí)文件、政策、標(biāo)準(zhǔn)、辦法及時(shí)下達(dá)，并宣傳貫徹落實(shí)。直接面對(duì)面網(wǎng)上交流溝通，參加視頻會(huì)議，公文流轉(zhuǎn)處理等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)結(jié)合。數(shù)字化檔案包括兩個(gè)方面，一方面是現(xiàn)行文件的數(shù)字化歸檔；另一方面是一些重要的歷史檔案，有重要意義的，需要長(zhǎng)久保存的，也經(jīng)常要查閱或者使用的，都要對(duì)文本內(nèi)容進(jìn)行掃描錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這樣可以使原來(lái)一些庫(kù)存的檔案，分期分批也能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化管理。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多，位置分散層次復(fù)雜等特點(diǎn)，通過(guò)電話和網(wǎng)絡(luò)逐步形成一個(gè)迅速發(fā)展的循環(huán)往復(fù)的檔案信息資源體系。集團(tuán)公司指標(biāo)文件、檔案標(biāo)準(zhǔn)、最新規(guī)范信息傳達(dá)通暢，企業(yè)對(duì)應(yīng)及時(shí)修訂并遵照?qǐng)?zhí)行。實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。

篇9

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；建設(shè)；水務(wù)

某水務(wù)集團(tuán)于2011年成立，經(jīng)過(guò)近10年發(fā)展，逐漸形成以供水為主體、水電開(kāi)發(fā)、污水處理為兩翼，以水生態(tài)、新能源、水飲品為輔助，以金融服務(wù)和水務(wù)科技為支撐的“一體兩翼三輔助兩支撐”的板塊產(chǎn)業(yè)發(fā)展格局。隨著集團(tuán)水務(wù)事業(yè)發(fā)展壯大，水務(wù)檔案數(shù)量和規(guī)模不斷增加，檔案管理呈現(xiàn)新特點(diǎn)，也面臨新機(jī)遇新挑戰(zhàn)，尤其是信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，產(chǎn)生大量電子文件檔案，做好檔案數(shù)字化建設(shè)與管理，成為推動(dòng)新時(shí)期水務(wù)檔案管理的重要內(nèi)容和迫切任務(wù)。

1水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化現(xiàn)狀及特點(diǎn)

某水務(wù)集團(tuán)有限公司現(xiàn)有室藏檔案2508卷（件），其中，科技檔案1700卷，文書(shū)檔案808件，財(cái)務(wù)檔案1130件，聲像檔案76件，榮譽(yù)實(shí)物檔案65件。為加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，在前期將全部庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入和整理，初步完善庫(kù)存檔案電子化管理的基礎(chǔ)上，達(dá)到重要和核心水務(wù)檔案數(shù)字化異質(zhì)備份，確保新生水務(wù)檔案隨時(shí)移交、整理、掃描、備份，實(shí)現(xiàn)新生水務(wù)檔案的規(guī)范化管理，以及重要水務(wù)檔案數(shù)字化掃描、錄入。水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化主要呈現(xiàn)四個(gè)方面的特點(diǎn)：1.1內(nèi)容原生性。檔案數(shù)字化并未改變檔案本身承載著的信息內(nèi)容，數(shù)字化后的水務(wù)檔案，體現(xiàn)的是水務(wù)集團(tuán)在其生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的原始、真實(shí)、完整的信息資料，內(nèi)容本質(zhì)依然為其原生性。1.2記載多樣性。除《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定紙質(zhì)檔案數(shù)字化具體操作規(guī)范，實(shí)物檔案、視音頻檔案資料也可以進(jìn)行數(shù)字化處理，以文字、圖片、數(shù)字符號(hào)等形態(tài)存在，以PDF、JEPG、RMVB、MP3、MP4等載體格式及形式存儲(chǔ)。1.3傳輸網(wǎng)絡(luò)化。水務(wù)檔案數(shù)字化，后期的查詢(xún)、利用并不需要接觸到檔案原件，只需在存儲(chǔ)系統(tǒng)中查詢(xún)到相關(guān)數(shù)字信息即可，且檔案信息傳輸借助于局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等渠道，實(shí)現(xiàn)水務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化傳輸，形成巨大信息空間。1.4服務(wù)便利化。水務(wù)檔案數(shù)字化，將各種水務(wù)檔案信息存儲(chǔ)于相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，集團(tuán)內(nèi)部各個(gè)子公司或個(gè)人根據(jù)預(yù)先分配的查詢(xún)權(quán)限，可直接通過(guò)登錄終端設(shè)備實(shí)現(xiàn)24小時(shí)隨時(shí)查詢(xún)、檢索、閱讀、下載、打印等，突破了傳統(tǒng)檔案查詢(xún)的時(shí)空限制，檔案利用更為便利。

2水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)遵循的原則

2.1經(jīng)濟(jì)適用原則。水務(wù)集團(tuán)室藏檔案隨著水務(wù)業(yè)務(wù)的拓展，呈現(xiàn)出不斷增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，無(wú)論是采取數(shù)字化外包，還是自行進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)都需要耗費(fèi)大量資金。尤其是數(shù)字化設(shè)備篩選以及文字識(shí)別軟件選用方面，應(yīng)立足集團(tuán)檔案數(shù)字化規(guī)劃及經(jīng)費(fèi)預(yù)算，不能一味追求高精尖設(shè)備（常用數(shù)字化設(shè)備見(jiàn)表1）。2.2重點(diǎn)優(yōu)先原則。水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化應(yīng)堅(jiān)持重點(diǎn)優(yōu)先原則，首先將利用頻率高、高附加值的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，然后對(duì)其他類(lèi)型檔案進(jìn)行數(shù)字化規(guī)劃，分步驟、有計(jì)劃、有目的地推動(dòng)檔案數(shù)字化。伴隨著水務(wù)集團(tuán)業(yè)務(wù)的拓展，供水、污水處理、水電開(kāi)發(fā)、水生態(tài)、水務(wù)科技等涉水業(yè)務(wù)需求增加，相關(guān)領(lǐng)域成為檔案服務(wù)工作的重點(diǎn)對(duì)象，需要進(jìn)一步加強(qiáng)。2.3安全保密原則。檔案安全和保密工作是檔案數(shù)字化工作的底線和生命線，尤其是數(shù)字化外包過(guò)程中，需要與第三方數(shù)字化專(zhuān)業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，要求第三方嚴(yán)格遵守《保密法》《檔案法》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》等相關(guān)法律及規(guī)定，確保檔案數(shù)字化過(guò)程及結(jié)果的安全保密。如水務(wù)集團(tuán)自行數(shù)字化，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)數(shù)字采集、整理、分類(lèi)和數(shù)字掛接，并選用正版軟件用以存儲(chǔ)檔案數(shù)字信息，重要檔案應(yīng)采取物理隔離、數(shù)據(jù)備份等相應(yīng)的安全保密措施。

3規(guī)范水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化建設(shè)流程的措施

3.1做好檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備。水務(wù)企業(yè)檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作主要包括三個(gè)方面。3.1.1成立數(shù)字化領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化工作的領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)水務(wù)集團(tuán)檔案工作現(xiàn)狀，成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)、其他子公司主要領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)、公司辦公室負(fù)責(zé)具體實(shí)施的數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)數(shù)字化工作。明確小組工作職責(zé)，制定集團(tuán)檔案數(shù)字化工作方案，細(xì)化各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段集團(tuán)檔案數(shù)字化工作目標(biāo)、任務(wù)。集團(tuán)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將檔案數(shù)字化所需經(jīng)費(fèi)列入集團(tuán)年初預(yù)算，為后期檔案數(shù)字化實(shí)施提供充足經(jīng)費(fèi)保障。3.1.2選擇數(shù)字化設(shè)備和軟件，為檔案數(shù)字化提供必要的物質(zhì)條件?；A(chǔ)設(shè)施：準(zhǔn)備數(shù)字化過(guò)程中檔案存放必須的庫(kù)房場(chǎng)所；硬件設(shè)備：檔案數(shù)字化所需的計(jì)算機(jī)、大型掃描儀、彩色打印機(jī)、刻錄機(jī)、存儲(chǔ)硬盤(pán)、檔案裝訂機(jī)、打孔機(jī)、檔案掃描錄入筆、檔案裝具等；配置檔案數(shù)字化軟件。3.1.3強(qiáng)化數(shù)字化知識(shí)培訓(xùn)，為檔案數(shù)字化提供堅(jiān)實(shí)的人力基礎(chǔ)。組織相關(guān)人員到水務(wù)系統(tǒng)檔案數(shù)字化開(kāi)展較為成功的企業(yè)進(jìn)行實(shí)地參觀學(xué)習(xí)，也可邀請(qǐng)其他國(guó)企、民企等企業(yè)人員來(lái)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)傳授，開(kāi)闊視野、拓寬思路、博采眾長(zhǎng)，為做好集團(tuán)檔案數(shù)字化營(yíng)造良好氛圍，打下扎實(shí)理論基礎(chǔ)。3.2嚴(yán)把檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)質(zhì)量關(guān)。3.2.1第一步：整理檔案。將出庫(kù)的水務(wù)檔案盒及卷內(nèi)檔案進(jìn)行記錄，必要的予以拆裝，并做好頁(yè)碼編號(hào)，檢查檔案是否有缺損，及時(shí)修補(bǔ)。3.2.2第二步：掃描處理。根據(jù)水務(wù)檔案保存及紙質(zhì)資料清晰度設(shè)置具體分辨率。如灰度水務(wù)基建圖紙，可將其分辨率調(diào)至300dpi，增加掃描清晰度；工程檔案紙張較多較厚，易卡紙，可選用平板掃描儀掃描。紙質(zhì)檔案掃描完成后，再逐頁(yè)檢查是否存在漏頁(yè)、重復(fù)等，并將掃描結(jié)果上傳至服務(wù)器。3.2.3第三步：結(jié)果識(shí)別。下載漢王OCR工作包進(jìn)行掃描結(jié)果識(shí)別。識(shí)別時(shí)需對(duì)掃描的檔案資料進(jìn)行文件格式調(diào)整（大小、傾斜度、圖片方向等）、版面分析（版面布局及內(nèi)容邏輯分析等）、識(shí)別（存檔較久的手寫(xiě)體需要借助手動(dòng)識(shí)別）等。3.2.4第四步：文字校對(duì)。常采用縱校與橫校兩道工序，能夠有效降低識(shí)別工作包中的錯(cuò)誤率。3.2.5第五步：版面復(fù)原。校對(duì)完畢后，一般會(huì)選用“雙層PDF”格式進(jìn)行保存，便于后期全文檢索。3.2.6第六步：質(zhì)檢。在檔案數(shù)字化管理端，軟件系統(tǒng)會(huì)為客戶(hù)端自動(dòng)分配工作，主要是承擔(dān)返工單處理及質(zhì)量控制。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，應(yīng)按照5%比例抽查作業(yè)包中的文件識(shí)別清晰度、文件頁(yè)數(shù)及格式，如發(fā)現(xiàn)不合格，應(yīng)返回上一道工序重新操作。3.2.7第七步：備份。選用漢王OCR軟件，該軟件中的“OUTPUT”子文件夾可將前期經(jīng)質(zhì)檢合格的數(shù)字檔案全部保存至專(zhuān)門(mén)的檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)備份。應(yīng)做好備份標(biāo)簽，便于后期的檢索利用。3.3提升檔案數(shù)字化成果利用水平。首先應(yīng)設(shè)置登錄系統(tǒng)。根據(jù)集團(tuán)內(nèi)外用戶(hù)不同，賦予其不同登錄查詢(xún)權(quán)限，并在線提交相應(yīng)的申請(qǐng)查詢(xún)信息，由檔案部門(mén)審核作出相應(yīng)答復(fù)處理。其次檔案部門(mén)審核申請(qǐng)檔案材料。水務(wù)工程、合同檔案等屬于檔案，檔案管理部門(mén)只能為具有相應(yīng)查詢(xún)權(quán)限，且按照檔案查詢(xún)利用制度及流程提供相應(yīng)的檔案資料。經(jīng)系統(tǒng)審核、身份認(rèn)證后，檔案管理部門(mén)線上或線下將相關(guān)資料提供給查詢(xún)者，限期返還。

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篇10

關(guān)鍵詞 信息數(shù)字 管理效益

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7；D63 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1環(huán)保檔案信息數(shù)字化資源開(kāi)發(fā)是環(huán)保領(lǐng)域新變化的必然趨勢(shì)

隨著環(huán)保事業(yè)發(fā)展的腳步，環(huán)保檔案信息數(shù)量越來(lái)越充實(shí)，載體形式越來(lái)越豐富。隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，電子檔案材料已開(kāi)始成為檔案較普通的載體形式，搭建起查閱檔案的理想平臺(tái)，通過(guò)提高文檔資料的開(kāi)放度和易用性、提高環(huán)保檔案服務(wù)的技術(shù)含量等措施，充分利用計(jì)算機(jī)的檢索能力，縮短了檔案查找的時(shí)間，簡(jiǎn)化了查詢(xún)手續(xù)，提高了文檔服務(wù)效率，同時(shí)減輕了管理人員的工作量，電子檔案材料已開(kāi)始成為檔案較普通的載體形式。隨著環(huán)保檔案工作領(lǐng)域的這些新變化，既給環(huán)保檔案部門(mén)帶來(lái)了生機(jī)與活力，同時(shí)更多的是挑戰(zhàn)。只有加快現(xiàn)代化管理的步伐和水平，對(duì)這些在環(huán)保活動(dòng)中所產(chǎn)生的大量的專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、信息量大、載體新型的環(huán)保檔案材料的有效管理，才能使環(huán)保檔案工作跟上環(huán)保事業(yè)的發(fā)展步伐，跟上信息管理現(xiàn)代化的步伐。就目前而言，關(guān)鍵就是首先要加強(qiáng)對(duì)環(huán)保檔案信息的數(shù)字化管理工作。

2環(huán)保檔案信息數(shù)字化管理的內(nèi)容

（1）采用適用本單位的環(huán)保檔案信息數(shù)字化軟件平臺(tái)是環(huán)保檔案管理的前提。環(huán)境監(jiān)測(cè)中大量的電子文件產(chǎn)生以后，軟件平臺(tái)是首先需要解決的問(wèn)題。環(huán)保檔案部門(mén)對(duì)于軟件平臺(tái)的選用大致有幾種代表性的方案：軟件公司合作開(kāi)發(fā)、選用國(guó)家環(huán)保局推薦的文檔一體化系統(tǒng)軟件、選用當(dāng)?shù)貦n案局推薦的檔案管理軟件。

（2）收集歸檔工作是環(huán)保檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)工作。

①檔案部門(mén)加強(qiáng)對(duì)電子文件的前端控制意識(shí)，針對(duì)存在辦文部門(mén)隨意處置電子文件，或是形成的電子文件處于自生自滅狀況，或由于忘記存盤(pán)、意外刪除、系統(tǒng)崩潰、病毒侵?jǐn)_等危險(xiǎn)之中而丟失文件，建立相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)備份檔案。使檔案部門(mén)收集檔案及時(shí)、完整，避免了電子檔案收不到或不全現(xiàn)象發(fā)生。

②收集電子檔案時(shí)，在與紙質(zhì)文件對(duì)照驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)有些電子文件與紙質(zhì)文件不一致，有些不是經(jīng)過(guò)審批的最終版本，使檔案部門(mén)收集不實(shí)。因此，建立了相應(yīng)的電子文件的收集制度，做好對(duì)電子文件內(nèi)容、原始性、保存、識(shí)讀有關(guān)的技術(shù)狀況的鑒定工作，剔除不應(yīng)歸檔的電子文件，對(duì)重要文件則應(yīng)打上歸檔標(biāo)記。做好收集歸檔工作中要預(yù)防數(shù)據(jù)丟失和泄密，要注意對(duì)傳輸過(guò)程中的保密工作。

③重視備份且異地保存，根據(jù)具體情況選擇不同的備份檔案（或全備份、差量備份、增量備份；或?qū)崟r(shí)備份、定期備份；或在線備份、離線備份；或人工備份、自動(dòng)備份）。以避免因系統(tǒng)癱瘓或硬盤(pán)、服務(wù)器等硬件系統(tǒng)的意外損壞而使數(shù)據(jù)庫(kù)全軍覆沒(méi)。

④在實(shí)際工作中，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)必須遵守國(guó)家、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)歸檔與檔案管理要求》、《環(huán)境保護(hù)檔案管理數(shù)據(jù)采集規(guī)范》、《環(huán)境保護(hù)檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》等行業(yè)頒布的各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)際和國(guó)內(nèi)通用的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議和格式、數(shù)據(jù)加工等標(biāo)準(zhǔn)原則與要求。

3環(huán)保檔案信息數(shù)字化在呼倫貝爾市環(huán)保管理的作用

（1）了解環(huán)保檔案信息數(shù)字化的價(jià)值和作用?！稒n案法》第二條稱(chēng)：“本法所稱(chēng)的檔案是對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！钡私鈾n案是否具有保存價(jià)值，最重要的一點(diǎn)是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價(jià)值的檔案也就失去了保存的意義。而只有通過(guò)環(huán)保檔案的利用和開(kāi)發(fā)，才能了解環(huán)保檔案的價(jià)值。數(shù)字化管理的出發(fā)點(diǎn)和最終目的是以快捷準(zhǔn)確的方式滿(mǎn)足利用者的需要，提高環(huán)保檔案的社會(huì)利用價(jià)值。

（2）檔案部門(mén)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，將工作重點(diǎn)由傳統(tǒng)的紙張整理轉(zhuǎn)向檔案信息數(shù)字化的重組和創(chuàng)新。進(jìn)一步拓寬環(huán)保檔案數(shù)字信息利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮環(huán)保檔案的價(jià)值和作用。使環(huán)保檔案信息的潛能得到充分發(fā)揮，使環(huán)保檔案信息與最新技術(shù)接軌，多利用計(jì)算機(jī)豐富的圖表處理軟件和多媒體技術(shù)等對(duì)數(shù)字化的環(huán)保檔案信息進(jìn)行二次、三次開(kāi)發(fā)并通過(guò)建立科學(xué)的檢索系統(tǒng)為用戶(hù)提供高效便捷的環(huán)保信息?？傊?，準(zhǔn)確系統(tǒng)的環(huán)保檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮其數(shù)字化管理的時(shí)效性特點(diǎn)，以滿(mǎn)足環(huán)保工作的決策部門(mén)、各類(lèi)專(zhuān)業(yè)人員以及社會(huì)各方面對(duì)環(huán)保檔案信息的不同要求，開(kāi)發(fā)利用環(huán)保信息數(shù)字獲得了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，這就是環(huán)保檔案工作的實(shí)績(jī)。

4環(huán)保檔案信息的數(shù)字化管理隊(duì)檔案人員的要求