導(dǎo)語：如何才能寫好一篇數(shù)字檔案論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.1基于管理能力和技術(shù)水平的人為風險

除了基于計算機技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風險，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項風險因素。由于我國檔案數(shù)字化建設(shè)是近些年才逐步發(fā)展起來的，因此，與之相關(guān)的法律、法規(guī)并不完善。在檔案數(shù)字化進程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應(yīng)該有嚴格規(guī)范的程序管理、科學統(tǒng)一的標準體系和業(yè)務(wù)管理制度，而現(xiàn)實上卻并非如此。一般來說，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難發(fā)生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數(shù)字檔案風險的成本較高，出于經(jīng)濟方面的考慮，很難為了提高數(shù)字檔案的安全性投入過高的資金。此外，因為檔案管理系統(tǒng)是多用戶、多管理的系統(tǒng)，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權(quán)訪問等安全事故的發(fā)生。

1.2基于自然災(zāi)害的檔案數(shù)據(jù)風險

對于那些突發(fā)的災(zāi)難，如火災(zāi)、雷電、水災(zāi)、颶風、地震等，一旦發(fā)生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且?guī)缀鯖]有預(yù)見性，很難進行預(yù)防，因此，無論是對實體檔案還是數(shù)字檔案來說，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。

2數(shù)字檔案安全管理策略

2.1構(gòu)建行之有效的數(shù)字檔案安全管理機制

首先，要貫徹前端控制思想。在數(shù)字檔案安全預(yù)防措施中，前端控制是重要內(nèi)容，實現(xiàn)事前預(yù)防、未雨綢繆，把災(zāi)難控制在萌芽狀態(tài)。在建設(shè)數(shù)字檔案館的設(shè)計之初，就要對檔案館的抵御災(zāi)難方面的設(shè)計重點考慮，并且合理制定數(shù)字檔案的操作規(guī)程，進一步完善應(yīng)急預(yù)案、搶救預(yù)案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級過快所帶來的讀取問題，在選擇設(shè)備時，要選擇技術(shù)成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數(shù)字檔案存貯介質(zhì)。對于檔案技術(shù)力量進行合理配置和儲備，不斷地對數(shù)字檔案運行環(huán)境進行優(yōu)化。通過前端控制的方法，可以有效地提高數(shù)字檔案保存和維護的穩(wěn)定性。其次，要開展日常維護、災(zāi)難備份、恢復(fù)和搶救等活動在內(nèi)的全程管理。全程管理貫穿數(shù)字檔案整個生命周期，通過有效的全程管理，對數(shù)字檔案安全實現(xiàn)全程監(jiān)測。最后，要對數(shù)字檔案安全管理機制進行后續(xù)監(jiān)督和評價。劃定數(shù)字檔案安全評價系統(tǒng)的范圍，選擇適當?shù)脑u價方法和評價指標，對有關(guān)數(shù)據(jù)進行收集、統(tǒng)計、分析，根據(jù)評價結(jié)果，不斷地進行改進，從而提高數(shù)字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過程的效率，讓數(shù)字檔案信息更加保密、完整、易于使用。

2.2加強數(shù)字檔案管理的人力資源建設(shè)

要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度，加強安全管理制度的培訓(xùn)和考核。數(shù)字檔案是由人來進行管理的，因此提高檔案人員的個人素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及提高安全意識是檔案管理工作的重心。只有安全意識提高了，檔案人員才會對數(shù)字檔案工作真正重視起來，杜絕麻痹大意的思想，自覺遵守各項規(guī)章制度。對于管理操作數(shù)字檔案信息內(nèi)容的檔案員，尤其要加強安全保障技術(shù)的培訓(xùn)。

2.3采用安全有效的技術(shù)手段與措施

2.3.1對數(shù)字檔案進行異質(zhì)轉(zhuǎn)換所謂數(shù)字檔案的異質(zhì)轉(zhuǎn)換，就是把數(shù)字信號轉(zhuǎn)換成文字、圖像、聲音等信號，把數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質(zhì)轉(zhuǎn)換或異質(zhì)備份，對于重要的數(shù)字檔案，這是對其長期、安全防護的有效途徑。因為其脫離了數(shù)字信號的局限性，讀取時不再過多地依賴設(shè)備和技術(shù)，讀取方便，因此適合長期保存。經(jīng)過異質(zhì)轉(zhuǎn)換的檔案，脫離電子設(shè)備和環(huán)境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對母本信息的真實性加以檢驗，甚至可以用來作為校正其母本的真實版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對數(shù)字檔案進行遷移新型信息存取設(shè)備對舊型檔案載體的不完全兼容性導(dǎo)致了必須采取數(shù)字檔案遷移的措施。計算機設(shè)備和軟件正以飛快的速度進行升級、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現(xiàn)在使用的設(shè)備就會被完全淘汰，不復(fù)生產(chǎn)，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設(shè)備進行儲備，用于遷移或載體轉(zhuǎn)換時讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉(zhuǎn)換設(shè)備也是要考慮的一項，如IDE/SATA接口轉(zhuǎn)換器，接口轉(zhuǎn)換設(shè)備可以有效延長舊型信息存取設(shè)備的生命周期。2.3.3對數(shù)字檔案進行同質(zhì)備份建立由數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和完善的災(zāi)難恢復(fù)計劃組成的備份與恢復(fù)系統(tǒng)。天災(zāi)人禍的發(fā)生難以預(yù)見，但是可以通過一系列措施，將災(zāi)害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數(shù)字檔案信息的備份就是一個行之有效的措施，通常采取靜態(tài)備份和同步備份相結(jié)合的方式。靜態(tài)備份用以保證歷史信息的完整，可以離線異地保存歷史記錄。同步備份用以保護當前系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)，適用于硬盤數(shù)據(jù)恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)等災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)。2.3.4加強信息安全新技術(shù)的應(yīng)用數(shù)字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數(shù)字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內(nèi)容被非法用戶獲取。電子簽名技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)是保障檔案信息內(nèi)容安全的有效手段。電子簽名技術(shù)能夠可靠地保證自形成時起，內(nèi)容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術(shù)就是“數(shù)字簽章”；加密技術(shù)主要涉及加密、解密算法和密匙，數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以保障數(shù)字檔案信息的安全性和保密性。

3結(jié)語

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1．檔案保管方式不同

傳統(tǒng)的項目圖紙等實物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。

2．檔案利用方式不同

傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計人員親自到檔案館借閱，且受限于實體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯崟r性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠遠高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設(shè)計中加強數(shù)字檔案管理的對策

1．加強檔案管理業(yè)務(wù)平臺建設(shè)

檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計平臺集成于同一工作平臺。電力設(shè)計院的設(shè)計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進行設(shè)計和檔案管理等工作，并通過該平臺實時在線溝通。在協(xié)同設(shè)計平臺上設(shè)計完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負責接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺實現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進行版本更新，極大地提高了工作效率。

2．構(gòu)建各類檔案信息庫

檔案數(shù)字化是一項細致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進一步進行網(wǎng)上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級和權(quán)限劃分規(guī)則，對全部電子檔案進行密級和權(quán)限劃分，從而實現(xiàn)了檔案信息庫的自動安全管理。

3．實現(xiàn)數(shù)字檔案的集中統(tǒng)一管理

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［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全

一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時利用，實現(xiàn)資源共享。

二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患

（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責任主體不明，無章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實現(xiàn)國產(chǎn)化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風險和安全隱患。2.計算機網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術(shù)領(lǐng)域有了長足進步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責任心不強造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構(gòu)成威脅。

三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施

（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實可行的信息安全管理標準。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長，進行合理的工作安排，要有明確分工、明確責任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個環(huán)節(jié)都有人負責。發(fā)生泄密或其他事故時要有相應(yīng)的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數(shù)據(jù)進行檢查的內(nèi)容和時間標準，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護能力。檔案信息數(shù)字化安全防護能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)防護、通信安全的一個綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國具有自主知識產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國產(chǎn)替代的，要堅決使用國產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲設(shè)備的安全，建立符合標準的電子設(shè)備信息機房。（3）對內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。（4）應(yīng)長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規(guī)范，及時做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進程中建立數(shù)字化檔案傳輸安全控制，包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學習，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強的法紀意識。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點，通過定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實施過程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市微波總站

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（一）數(shù)字化管理能夠適用國土資源的復(fù)雜性特點

國土資源檔案具有較高的專業(yè)性，而且檔案種類之間本身具有相對復(fù)雜的關(guān)系，而且還會涉及到一系列的流程，如果沒有高度智能化的管理，就很容易造成管理上的混亂。從國土資源的復(fù)雜性特點來說，數(shù)字化管理能夠?qū)?shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)化成知識庫，利用智能化系統(tǒng)進行專家分析，因此，能夠?qū)?fù)雜的國土資源檔案資料進行綜合分析，實現(xiàn)流程化管理，可以極大地提升國土資源檔案的管理效能。

（二）數(shù)字化管理能夠適用國土資源易變更性特點

國土資源種類繁多，其中地籍方面檔案資源就非常容易出現(xiàn)信息變化。特別是當前我國經(jīng)濟快速發(fā)展，城鎮(zhèn)化建設(shè)速度不斷加快，地籍信息經(jīng)常會出現(xiàn)改變。如采用傳統(tǒng)的手工管理模式顯然會對很多檔案資料進行追溯性修改，而在數(shù)字化管理模式下，利用智能化的信息系統(tǒng)，將相關(guān)的信息統(tǒng)一搜索出來，并統(tǒng)一進行修改，從而極大地提升管理效率。因此，數(shù)字化管理能夠輕松應(yīng)對國土資源信息容易變更的問題。

（三）數(shù)字化管理能夠適用國土資源完整性特點

國土資源檔案是一個系統(tǒng)性的資源集合，很多資源并不是獨立信息個體，而是將多種信息資源綜合在一起形成一個完整性資源，因此如果某一個資源信息出現(xiàn)缺失就容易造成國土資源信息的不完整，從而影響資源的檢查和監(jiān)督作用。在傳統(tǒng)的手工管理模式下，這種完整性特點成為國土資源檔案管理難以解決的難題，一旦出現(xiàn)某一個信息變更，就需要追溯這個資源的所有相關(guān)性信息，并對此進行修改。但是在數(shù)字化管理模式下，這種相關(guān)性的建立已經(jīng)通過數(shù)據(jù)庫完成，因此很容易輕松調(diào)用并進行修改，極大地提升了國土資源檔案管理的效率。

二、推進國土資源檔案數(shù)字化管理的主要措施

（一）改變觀念充分認識數(shù)字化管理的重要作用

只有充分認識到數(shù)字化管理在國土資源檔案管理方面的適用性，就能夠有利于改變相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念，在推進國土資源檔案管理的數(shù)字化過程中，必須要有相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進行推動才能夠?qū)嵤驗閲临Y源本身的復(fù)雜性會涉及到諸多部門的通力合作，如果這些部門的信息沒有納入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，就難以轉(zhuǎn)化成知識庫，從而實現(xiàn)高效的系統(tǒng)化管理。所以只有所有領(lǐng)導(dǎo)摒棄門戶之見，轉(zhuǎn)變觀念，將國土資源檔案信息統(tǒng)一收集被納入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，并在日常的工作中使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，才能夠有效提升國土資源管理效率。

（二）制定實施計劃分步實施

首先要明白國土資源檔案數(shù)字化管理的難度，這是一個系統(tǒng)性的綜合工程，涉及到諸多部門的支持，同時還需要相關(guān)人才的支持。所以不可能一步完成，所以在實施過程中要通過制定完善的實施計劃著手。然后再進一步落實資金、實施單位和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、人才培訓(xùn)和意識培養(yǎng)等一系列工作。接著當數(shù)字化管理系統(tǒng)搭建完成之后，就需要組織相關(guān)的人員對傳統(tǒng)的國土信息資源，如紙質(zhì)檔案、錄像帶資料等進行手工錄入和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并且在錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時，需要對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行嚴格審核，確保在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，信息資源沒有失真，只有如此才能夠有效提升國土資源檔案的使用效果。

（三）搞好安全性建設(shè)

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傳統(tǒng)的筆紙化醫(yī)療辦公已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代辦公的需求。我國的醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)正在飛快的發(fā)展，這種以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)向醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的技術(shù)，已經(jīng)得到醫(yī)學界廣大學者的好評，醫(yī)院的工作形式也轉(zhuǎn)變成為了無紙化辦公，大力利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為醫(yī)院的檔案信息進行收集和存儲，這樣的改變也為醫(yī)院數(shù)字化管理提供了條件。先進的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式代替了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫(yī)院在檔案管理方面的費用，還給醫(yī)院節(jié)約了空間，而且對于查閱和儲存也可以隨時隨地進行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費和打印清晰度不足的問題。數(shù)字化的檔案信息管理，既節(jié)省了人力還對醫(yī)院工作效率有所提高。

二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題

（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。在醫(yī)院的醫(yī)療活動和醫(yī)療研究中，大量的會議記錄和研究結(jié)果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現(xiàn)了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫(yī)院的經(jīng)濟，妨礙了數(shù)字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。

（二）電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問題。電腦網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點，但是隨著信息時代的發(fā)展，對電腦網(wǎng)絡(luò)有威脅的因素也隨之出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息可以隨意修改、不穩(wěn)定性、對硬件有所要求等一些問題。網(wǎng)絡(luò)病毒的出現(xiàn)更是對醫(yī)院的數(shù)字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴重的可能導(dǎo)致整個醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓，對醫(yī)生的工作造成很大的影響。

（三）對數(shù)字化檔案管理認識不深。我國大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)推崇檔案信息數(shù)字化管理多時，但是醫(yī)院的醫(yī)療工作者都還是習慣傳統(tǒng)的紙張式辦公，把檔案信息數(shù)字化管理當成軟任務(wù)，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費了數(shù)字化帶來的便捷服務(wù)，還加大了人力的勞動程度，造成了數(shù)字化管理不合理的現(xiàn)象。

三、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理需要注意的細節(jié)

對于醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理中存在的各項問題，應(yīng)該認真對待，組織管理團隊解決問題。在醫(yī)院開展檔案信息數(shù)字化管理時，應(yīng)該做好以下幾個細節(jié)：

（一）建設(shè)信息系統(tǒng)工程，實現(xiàn)信息共享。檔案信息數(shù)字化管理，是由一套系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)工程實現(xiàn)的，是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng)，由整體設(shè)計、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理和網(wǎng)絡(luò)安全等一些軟硬件組成。因為醫(yī)院每天都要產(chǎn)生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應(yīng)該采取多服務(wù)器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數(shù)據(jù)率低的情況，應(yīng)該在提取數(shù)據(jù)的設(shè)備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準確的查看醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)，這樣還達到了數(shù)據(jù)共享的目的。

（二）數(shù)字管理的橫向性和安全性。醫(yī)院數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后，不應(yīng)該是單方面的接受和信息，而應(yīng)該在這個基礎(chǔ)上建立橫向的系統(tǒng)，同時還應(yīng)該研究出一套安全的數(shù)字化管理方案。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在，為了保證醫(yī)院學術(shù)不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進行修改。在醫(yī)院數(shù)字化管理的軟件方面，對于醫(yī)院的機密文件進行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。

（三）醫(yī)院應(yīng)該建立專業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理團隊。由于醫(yī)院檔案員的工作形式和特點，他們長時間處于醫(yī)院的檔案室，遠離醫(yī)院的醫(yī)療活動，因此醫(yī)院檔案室的人通常都不會參加醫(yī)院的重點醫(yī)學教育，對醫(yī)院的實時動態(tài)不能及時的把握，在對醫(yī)院編研選題的時候跟不上時間的腳步，可能就顯得不是很實用。這些傳統(tǒng)的弊病就需要醫(yī)院的檔案信息數(shù)字化管理團隊加以改變，這樣的一支隊伍要做到醫(yī)學的精確把握和動態(tài)的掌控，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理模式走向數(shù)字化管理模式。

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關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化

文書檔案是反應(yīng)各個階段，各個時代的主要政治和管理制度的記錄過程，是社會發(fā)展過程中的主要記錄者。文書檔案記錄了一個社會組織在生產(chǎn)過程中各個階段的重要管理活動和各個業(yè)務(wù)開展狀況，是社會發(fā)展過程中主要的體現(xiàn)形式。文書檔案管理是通過由各種已經(jīng)完成的活動中能夠具有保存價值的文書整理形成的，是歷史的客觀記錄，是用來來反映在某一時期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。隨著當前社會中計算機技術(shù)和信息技術(shù)不斷的開發(fā)和利用，人們對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷加快，文書檔案管理工作也逐步的出現(xiàn)了高水準，高系統(tǒng)化的工作流程。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。為了能夠滿足當前人們對檔案管理過程中的系統(tǒng)化，精確化，各種先進的技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不斷的加快，成為當前為人們提供準確信息的前提，用以滿足當前人們對信息的需求。

一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點

電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環(huán)節(jié)，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進技術(shù)進行工作的前提和基礎(chǔ)，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標準化和規(guī)范化。

1，電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應(yīng)用計算機來查詢。計算機擁有強大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。同時電子檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時出現(xiàn)的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問題，也節(jié)省了人工，提高了效率。而且檔案管理的過程

也變得更容易操作，只是在計算機上打打字和點點鼠標便可完成，時間大大縮短。所以，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2，信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節(jié)約型社會的理念。更避免了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的風險。而且光盤和磁盤的存儲量大，占用空間小，穩(wěn)定性高，操作簡單，造價低廉，方便備份，易于管理，所以，資源信息的電子化，這大大提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

第三，電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。

第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩浴鹘y(tǒng)的檔案傳輸是靠人力來完成，時間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力等，安全性也隨之降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，只要有互聯(lián)網(wǎng)，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象，綠色節(jié)能，大大節(jié)省了人力、物力和財力。

二、文書檔案管理信息的電子化的缺點

首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

2、電子檔案的安全問題隨著網(wǎng)絡(luò)的普及而變得更為嚴峻： 現(xiàn)在，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，或者使用計算機病毒，病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題都對電子檔案的安全性構(gòu)成了威脅。人們通過安裝殺毒軟件等方式來減少病毒的入侵，設(shè)置專門人員維護計算機和局域網(wǎng)，這就為管理帶來了另一筆費用，購買殺毒軟件，增加人員開支。

第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

第四，電子文件兼容問題。電子文件的通用問題比較嚴重，現(xiàn)在全世界各大軟件開發(fā)公司都相對獨立，為了獲得更多經(jīng)濟效益，電子文件之間都是不兼容的，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，相互不能通用，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這也為檔案管理人員增加了工作量，在電子文件之間進行轉(zhuǎn)換格式。同時也增加了經(jīng)費的支出，要同時購買多種格式的軟件，以便使用。

三、加快推進檔案信息化技術(shù)的基本原則

1、科學化規(guī)范化和精細化原則。標準化、規(guī)范化、精細化是強化電子文檔管理的重要原則，因為文檔管理本身就是一項嚴謹細致的工作，必須要進一步細化檔案工作標準和規(guī)范，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率要求。

2、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質(zhì)量和速度的同時，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰(zhàn)。所以，要堅持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎(chǔ)上提高工作效率，不斷增強信息化條件下檔案管理的全安系數(shù)，強調(diào)安全使用和管理。

3、效益與質(zhì)量兼顧的原則。因為檔案信息數(shù)字化建設(shè)的艱巨性、復(fù)雜性和繁重性，因此需要投入相當?shù)娜?、財、物力，所以，要堅持效益與質(zhì)量兼顧的原則，研究自身實力，分析客戶需求，強化建檔質(zhì)量，思考快捷安全建檔的途徑。

四、改革措施和解決辦法探討

針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實際問題，本人結(jié)合相關(guān)資料總結(jié)以下方案：第一，針對安全性問題，使用局域網(wǎng)，讓文書檔案只能在局域網(wǎng)的范圍內(nèi)傳輸，給文書檔案的傳輸控制在一個IP地址范圍內(nèi)，防止文件流向外網(wǎng)。比較常用的辦法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，加強人員管理，針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，定期進行教育培訓(xùn)。經(jīng)過定期的教育培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強的責任心，同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等，加強思想教育，樹立較強的責任意識，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發(fā)生，達到檔案管理的保密要求。

五、結(jié)束語

現(xiàn)代社會是一個信息高速發(fā)展的社會，是一個科學技術(shù)不斷進步的社會，文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載歷史發(fā)展的興衰歷程，同時也客觀真實地反映著生產(chǎn)經(jīng)營過程中重要事件，成為歷史軌跡的再現(xiàn)者?，F(xiàn)在，科學技術(shù)正在日新月異的發(fā)展著，信息科學已經(jīng)影響著我們的生活方式，電子檔案也成為了當前社會發(fā)展中主要的檔案管理手段。信息化文書檔案管理已經(jīng)逐步取代老式的紙質(zhì)檔案管理，更是實現(xiàn)檔案管理過程中對其精確化劃分和系統(tǒng)化整理的有力基礎(chǔ)和前提條件。文書檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復(fù)雜的工作。因此在其工作中實現(xiàn)電子化成為其發(fā)展過程中的必然結(jié)果和前提條件，為電子化檔案提供了理論基礎(chǔ)。加強科學管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻

[1]南劍茜；文書檔案管理信息電子化應(yīng)用《商場現(xiàn)代化》2011年第03期

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1.1落后的基礎(chǔ)設(shè)施與先進的數(shù)字化建設(shè)之間的矛盾

數(shù)字化高校檔案館是在傳統(tǒng)檔案館的館藏、分類、查詢等固有的模式基礎(chǔ)上，借助廣泛普及的計算機與通暢無阻的網(wǎng)絡(luò)，充分應(yīng)用各種信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而建立起來的一種新型檔案館。檔案館的數(shù)字化建設(shè)通過將計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)引入檔案領(lǐng)域，實現(xiàn)了檔案資源的科學保護與資源共享。因此，高校檔案數(shù)字化建設(shè)必須依托于空間數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò).而現(xiàn)行高校檔案館基礎(chǔ)設(shè)施遠遠不能滿足數(shù)字化建設(shè)的需要。

（1）硬件基礎(chǔ)設(shè)施缺乏

許多學校在硬件基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入嚴重不足，計算機、光盤刻錄機、掃描儀、打印機等必要設(shè)備的購置尚存在問題，使構(gòu)建完整數(shù)字化體系的基本需求都得不到滿足，使得檔案館的數(shù)字化建設(shè)留于形式，根本起不到實質(zhì)的作用。

（2）數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后

許多擁有豐富館藏資源的學校，在其數(shù)據(jù)庫中卻只現(xiàn)其館藏之冰山一角，內(nèi)容極其稀少，種類極其貧乏，數(shù)據(jù)庫檢索途徑單一，有些甚至不能提供檢索途徑。數(shù)據(jù)庫根本不能發(fā)揮其網(wǎng)羅檔案資源供用戶搜索利用的功能，成為了社會資源的一種極度的浪費。

（3）網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后，網(wǎng)絡(luò)故障頻出，為廣大用戶的使用帶來了極大的不便。并且對于網(wǎng)絡(luò)資源也未做到充分的利用，資源鏈接匱乏，嚴重影響了資源共享的程度，大大的違背了數(shù)字化建設(shè)擴大資源共享面的初衷。

1．2人才匱乏與激增的建設(shè)需求之間的矛盾

人才的培養(yǎng)是高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的一個關(guān)鍵因素。數(shù)字化建設(shè)的建設(shè)、更新、維護與升級與普及都與人才息息相關(guān)。檔案館的工作人員必須具備相關(guān)的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)及檔案管理知識才能更好的服務(wù)于檔案館的建設(shè)。但是目前這種綜合人才十分缺乏，往往存在著專業(yè)計算機人才不懂檔案管理，而檔案管理人才又不懂計算機的尷尬處境。高校檔案館缺乏對檔案館人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)及引進外來人才的意識，這些都嚴重影響了檔案館數(shù)字化建設(shè)的。

1.3高校檔案館數(shù)字化建設(shè)是為了更好的方便資源的利用

但是往往由于宣傳力度不夠，造成了數(shù)字化檔案館的資源浪費。例如，在許多學校的數(shù)字化檔案館中對于檔案信息數(shù)據(jù)的資料范圍、檢索途徑、索取方式都缺乏必要的說明與介紹，使同學們面對海量的信息無從下手，最后不得不選擇放棄，這大大的減少了數(shù)字化檔案館的使用人數(shù)。同時因為缺乏專人負責對數(shù)字化檔案館的答疑工作，出現(xiàn)問題時用戶往往只能放棄利用檔案館而另尋他法。

2反饋機制不健全與完善數(shù)字化建設(shè)之間的矛盾

高校檔案館數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，必然存在諸多問題需要完善，這就需要及時與用戶溝通，不斷采納意見并積極改進。但是目前很少有高校能做到反饋機制健全，因而阻斷了與用戶之間有效的溝通。也因為不能及時的了解用戶的信息需求，所以很難能取得用戶的支持與信任，又是得檔案館的利用率進一步下降。

3.針對高校檔案館數(shù)字化建設(shè)相關(guān)問題的對策

3.1加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

適當增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的經(jīng)費。經(jīng)費的投入不僅包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、服務(wù)器、處理設(shè)備的購置，還應(yīng)包括軟件設(shè)施的完善。數(shù)字化檔案館在滿足檔案的利用與管理的同時，還應(yīng)注重數(shù)據(jù)庫的完善構(gòu)建。首先，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要能很好的反映館藏書籍的內(nèi)容，并及時填充新近書目與檔案資料，做到數(shù)據(jù)庫內(nèi)容豐富翔實，以滿足用戶多元化的需求。其次，信息檢索要更加智能化，不僅能夠分類查詢，還應(yīng)能夠根據(jù)相關(guān)要素進行查詢，以達到檢索速度快、效率高、范圍廣的目的，從而最大程度地方便用戶的使用，使用戶能夠在海量的資源面前不再茫然。再次，要充分利用資源鏈接，最大程度的擴大資源共享面，使用戶能夠以最方便、便捷的方式搜尋到其所需的最全面的資源。

3.2加大人才培養(yǎng)力度

檔案館工作人員不僅承擔者檔案館的建設(shè)、更新、維護與升級，更承擔著指導(dǎo)用戶如何利用數(shù)字化檔案館等普及工作，而這些都大大提高了對檔案館工作人員的要求。因此檔案館的數(shù)字化建設(shè)需要大量能熟練運用檢索方法、懂得相關(guān)計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并具備溝通技能的綜合素質(zhì)人才。要想推進高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的進程，就必須要大力優(yōu)化檔案館成員的知識結(jié)構(gòu)，定期對相關(guān)人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且大量引進外來人才，為檔案館建設(shè)補充新鮮血液，從而逐步提高檔案館的管理的水平。對于檔案館人員的業(yè)務(wù)水平要定期進行考核，對于不具備管理資格的成員要堅決予以剔除，充分保持檔案館工作人員的先進行。

3.3強化使用推廣

高校檔案館的基礎(chǔ)建設(shè)程度和水平質(zhì)量，需要由用戶來認可，只有用戶滿意的檔案館才是館建的基礎(chǔ)所在。高校檔案館做為一項基礎(chǔ)建設(shè)部門，自身的推廣程度是受使用范圍所限制的，其服務(wù)水平和信息化程度需要用戶的使用來判別。因此，高校檔案館要定位在為用戶服務(wù)的定位上，加大使用推廣的力度。在每一名教職員工或是學員來提取檔案時，檔案館通過高效快捷的查訪方式以及優(yōu)質(zhì)熱情的服務(wù)態(tài)度會給用戶留下深刻的印象。而高校檔案館在強化信息建設(shè)的同時，主要就是要為用戶提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)，因此，加強信息化建設(shè)對于提高檔案館的管理規(guī)范程度以及用戶的認知層次具有重要的作用。

3.4加強反饋機制的建立

只有通過與用戶的及時溝通才能了解其需求，從而更好的完善檔案館的數(shù)字化建設(shè)。而其反饋機制的建立就要借助于有效的溝通平臺的建立。為了方便用戶與檔案館的溝通，各高校檔案館需調(diào)配相關(guān)人員專門從事與用戶的溝通工作，并將管理員的QQ、MSN、手機、郵箱等有效聯(lián)系方式，以最醒目地方式標注在檔案館網(wǎng)頁上。用戶可以通過與管理員的溝通進行數(shù)據(jù)庫使用方法的咨詢、對檔案館進行測評或針對有關(guān)問題提出意見與建議。針對用戶提出的問題，管理員需在最短的時間內(nèi)認真予以解答，并將重要問題進行及時的整理與匯總，并向檔案館匯報。接到問題后，各檔案館需通過會議討論等方式及時提出解決方案并認真組織落實，進行改進。

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數(shù)字化技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理建設(shè)中的應(yīng)用

數(shù)字化信息技術(shù)，是借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)完成信息的產(chǎn)生、儲存、傳輸、轉(zhuǎn)換、處理、運算、更新、替換與交換的系統(tǒng)工程技術(shù)，是數(shù)字傳媒中必不可缺少的輔助工具，也是數(shù)字傳媒的必然趨勢。數(shù)字化信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用就是通過對所需進行存檔的圖像、音頻、視頻、文字、圖形與動畫等各種信息進行存儲、傳輸與加工等處理，將轉(zhuǎn)換為一進制代碼的檔案信息利用數(shù)字化對信息進行檢索、整理與保護等程序。數(shù)字化技術(shù)促成了檔案信息的計算機管理模式，同時使檔案信息從檔案庫房管理的傳統(tǒng)方式中掙脫出來，其排列方式也是重新設(shè)立的程序排列，取代了傳統(tǒng)的排列方式，與此同時對傳統(tǒng)檔案管理中的封閉式與重管輕用模式都進行了改革，被開放式與重管促用的模式所取代。所以，為了能夠在檔案信息館實現(xiàn)信息的數(shù)字化，我們應(yīng)該做好以下幾方面：檔案數(shù)據(jù)庫的建立、數(shù)字化貫穿檔案全部信息與檢索程序的編制。1.檔案數(shù)據(jù)庫的建立前需要對信息數(shù)字化進行足夠的準備在搭建多媒體平臺的同時，準備完成數(shù)字化、數(shù)字存儲、數(shù)字化信息輸出與處理前準備的各個子系統(tǒng)建立，形成個成熟的信息處理技術(shù)，對檔案進行制作與加工，最終形成一個完整的檔案信息化的工作流程，使管理信息的工作有條不紊的開展起來。對信息技術(shù)的操作進行控制，如啟動、運行和停止，并計劃統(tǒng)一安排其相關(guān)的子程序運行的順序時間；提供該軟件程序的操作界面的相關(guān)數(shù)據(jù)庫的添加與管理、生成交互控制等。在支持各個應(yīng)用程序的同時保證安全有效的運行環(huán)境。再者就是需要對檔案信息數(shù)字化處理的部分進行整理分類，根據(jù)需求對分類以后的檔案的進行對應(yīng)的處理，達成高倍的信息傳輸與存儲效率，以節(jié)約資源為目的。使用戶對檔案信息數(shù)據(jù)使用與管理的需求得到滿足。與此同時，管理與檢測多媒體資源與環(huán)境資源也是一個重點。2.檔案檢索程序的編程工作目錄信息的數(shù)字化是檔案信息數(shù)字化的前提，建立檔案數(shù)據(jù)的目錄庫是管理好龐大數(shù)字信息的檔案信息的必要條件，只有這樣才能使檔案管理井井有條并發(fā)揮信息化時代強大的檢索功能。第一，需要將檔案信息的種類劃分的清楚，對不同類別的信息進行分類的數(shù)字化處理，將檢索系統(tǒng)建立起來，使檔案信息能夠迅速、全面、準確和快捷的檢索出來，進而達到檔案數(shù)字化管理的目的。第二，建立著錄的標引與機讀檔案目錄。對主題內(nèi)容、參考價值載體的物質(zhì)形態(tài)以及檔案的出處來源等內(nèi)容進行檔案著錄標引。對檔案編輯目錄的同時對信息特點進行分析篩選與登錄工作。3.檔案全文信息的數(shù)字化其數(shù)字化的目的在于在互聯(lián)網(wǎng)上公布檔案內(nèi)容，充分發(fā)揮檔案全球化的真正價值；使需要者能夠不出家門，不受時間、地域的限制實現(xiàn)檔案信息的查詢。從傳統(tǒng)的檔案管理方式到數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變中，其轉(zhuǎn)變方式是多種多樣的：一個是通過對原圖像與文字的掃描功能進行存儲與目錄檢索的編程；另一個是使用文本形式并且輔助檔案信息檢索的數(shù)據(jù)；再者就是將以上方式融合一起。使用者可以對所需文檔進行搜索。

數(shù)字化檔案信息的處理

檔案的數(shù)字化需要面臨的一個重要研究課題便是如何對所需存檔備案的信息采集、傳輸、組織和儲存等。為提高信息采集的高效準確和完整，需要設(shè)計并且使用相關(guān)的實時采集信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)使相關(guān)人員將多媒體文件通過此平臺發(fā)送到檔案管理的服務(wù)器上，這些多媒體文件被服務(wù)器采集的時候，再通過“多媒體文件智能與自動著錄的檔案管理系統(tǒng)”多媒體文件被放入到信息的檔案數(shù)據(jù)庫當中，對于重要文件通過掃描儀將全文掃描的文件與圖像發(fā)送到信息平臺，計算機將自動的把全文保存在目錄數(shù)據(jù)庫的通用字段中。通過互聯(lián)網(wǎng)自動著錄或者采集信息后所形成的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。由于多媒體技術(shù)對各個載體的記錄方式的不同，舉例說明就是圖像、文字與聲音的等方面進行的處理，進而使檔案館中的各種類型的檔案進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換過程。等到紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)格式確定后進行數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)換，通過掃描或者照片等對信息進行錄入工作系統(tǒng)，在經(jīng)過掃描、文件壓縮、格式轉(zhuǎn)換與加密管理的紙質(zhì)檔案，最后保存在指定位置所形成的具有一定格式的數(shù)字檔案。無論是檔案館中經(jīng)過處理的數(shù)字化檔案還是網(wǎng)絡(luò)上的實時檢索到的信息檔案，都需要將無序狀態(tài)成為井井有條的檔案信息，以便于達成人類信息互有時代。

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關(guān)鍵詞：高校;學籍檔案;數(shù)字化管理建設(shè)

高校學籍檔案是學生入學到畢業(yè)期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業(yè)和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學籍檔案管理效率。

1.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對高校學籍檔案進行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數(shù)字化管理將不同學習信息內(nèi)容進行集中呈現(xiàn)，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務(wù)。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務(wù)處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學生學籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實際發(fā)展情況看，我國高校學生的學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學校對學籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數(shù)字化的標準規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對高校學籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強管理軟件的開發(fā)人員及學校學籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴格按照要求，培養(yǎng)適合高校學籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數(shù)字化管理目標實現(xiàn)。

總而言之，針對高校學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學生學籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學院

參考文獻：

［1］秦芳遠，劉環(huán)瓊.學生檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.

篇10

為了使各部門/現(xiàn)場自主地控制文件編號，項目組制定了各部門代號、工作地點代號和文件類型代號，而來往文件編號組成規(guī)則見表1：發(fā)文為“項目名稱－文件類型－地點代號－對方單位代號－年號－流水號（4位）”。收文編號從對方來文中提取。針對各個承包商提交的工程文件，項目組也為其制定了一整套統(tǒng)一的編碼規(guī)則。工程項目各個工程階段的相關(guān)編碼規(guī)則主要包括地理信息碼、設(shè)計圖紙編碼、設(shè)備編碼、材料編碼、建造完工資料編碼、模型編碼、供應(yīng)商設(shè)備完工資料編碼等，見表2。

2EDIS_PIP技術(shù)設(shè)計

有了標準化的檔案編碼規(guī)則，工程項目檔案管理平臺的應(yīng)用便可以標準的文檔編碼為基礎(chǔ)進行開發(fā)，其功能模塊主要包括：收文管理、發(fā)文管理、版本跟蹤、文檔管理等。發(fā)文管理指項目組發(fā)送給外單位發(fā)文的擬稿、審批、發(fā)送全過程管理，流程示意圖如圖1。收文管理指項目組對外單位來文的登記、審批、處理、跟蹤等全生命周期管理，流程示意圖如圖2，圖2中虛線部分表示為可選分支，實線部分為主流程。版本跟蹤通過對設(shè)計文件的傳遞和審批過程進行管理，對設(shè)計文件的版本升級過程進行跟蹤，并形成跟蹤報表。文件傳送單的生成可自動進行，從而大大簡化人員的操作，降低了人為出錯的可能，設(shè)計圖紙審批流程示意圖見圖3。文檔管理模塊提供了文檔的統(tǒng)一查詢界面。通過全文檢索或高級檢索，可以在全部文檔范圍內(nèi)或特定目錄范圍內(nèi)查詢和管理文檔。文檔管理模塊下主要有文檔權(quán)限管理、文檔目錄管理、文檔歸檔、新增文檔等功能。

3數(shù)字化管理項目實施及應(yīng)用效果

信息技術(shù)在企業(yè)的廣泛應(yīng)用，不僅改變了傳統(tǒng)的手工處理數(shù)據(jù)的方式，而且觸發(fā)了企業(yè)的管理模式、生產(chǎn)方式、交易方式、作業(yè)流程的全面變革，實現(xiàn)信息化管理與企業(yè)未來發(fā)展的戰(zhàn)略目標一致，EDIS數(shù)字化工程的實施及推廣取得了良好的效果。相對于以前線下辦公，EDIS_PIP具有以下優(yōu)勢:改變了傳統(tǒng)的管理模式。EDIS_PIP平臺工作流很好地取代了原有的線下辦公流程,把原來各自獨立的文件管理和檔案管理納入統(tǒng)一的系統(tǒng)之內(nèi)，避免不必要的重復(fù)勞動，能極大地節(jié)約資源和成本，并提高了工作效率。實現(xiàn)了檔案工作的標準化和規(guī)范化建設(shè)。從文件的形成開始，一直到立卷歸檔，都必須認真執(zhí)行檔案案卷質(zhì)量方面的標準規(guī)范，有效保證文件質(zhì)量。實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。文檔一體化管理把文件管理和檔案管理兩套系統(tǒng)合并為一套系統(tǒng)，刪除了不必要的環(huán)節(jié)，為計算機管理提供了方便。特別是，計算機聯(lián)網(wǎng)或者向檔案館上報軟盤制度可以加快檔案館檔案管理的現(xiàn)代化進程?；诰W(wǎng)絡(luò)的管理方式使得企業(yè)內(nèi)部溝通和協(xié)調(diào)不再受到地理位置的限制。讓項目組與各現(xiàn)場之間保持更暢通、高效的聯(lián)系，更好地實現(xiàn)信息共享，各類材料的傳輸更為快捷，最大程度地發(fā)揮這些信息的實效性。工作安排部署和貫徹落實情況實現(xiàn)了即時歸集。

4未來發(fā)展與展望