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1高校檔案編研工作的作用

1.1直接為高校加強管理、科學(xué)發(fā)展提供最全信息。

高校檔案部門主要通過對各類檔案進行分析研究，去粗取精，去偽存真，綜合加工，將準(zhǔn)確的、可靠的各種檔案信息，按要求、按專題分門別類匯編成系統(tǒng)性資料提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門調(diào)閱使用。利用這些編研成果，調(diào)閱使用人員可少花時間、少費精力，獲得自己所需要的全面完整和準(zhǔn)確可靠的資料。高校檔案部門通過編研工作，改變過去那種“看門守攤”和“你來我借”的被動服務(wù)方式，積極主動地為高校加強管理、科學(xué)發(fā)展提供準(zhǔn)確可靠的全面信息。

1.2主動為高校推廣先進、介紹經(jīng)驗提供最新信息。

高校保存著成千上萬的檔案，既載有成功的經(jīng)驗，又記錄失誤的教訓(xùn)，這些檔案是歷史的見證者。但這些檔案平常都淹沒在檔案館室的陳紙故堆中，不是人人都了解的。高校檔案部門可以將檔案中有價值的、有推廣意義的資源信息，撰寫成編研成果，在高校內(nèi)部或社會廣泛傳播，使高校成功經(jīng)驗或辦學(xué)理念在社會得到推廣應(yīng)用，開花結(jié)果。通過編研工作，使“靜止”的檔案信息變成了“流動”的檔案信息。“死”檔案變成了“活”檔案，“陳”檔案變成了“新”檔案，溝通了高校檔案信息的內(nèi)外交流，便于互相學(xué)習(xí)，取長補短，使學(xué)校先進辦學(xué)理念和成功經(jīng)驗得到發(fā)揚和推廣。

1.3積極為高校領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)服務(wù)提供最佳信息。

高校檔案部門不能停留在“收收發(fā)發(fā)”、“借借還還”這種服務(wù)方式上，要改變?nèi)藗儼迅咝n案部門工作看作是資料庫和圖紙庫的模糊認(rèn)識。高校檔案部門不能滿足于編輯匯編、寫寫簡介這種低層次的利用工作，而要充分利用檔案信息資源，進行綜合分析，撰寫調(diào)研報告，提出改善教學(xué)管理的具體措施，發(fā)掘檔案資源的最佳信息，拿出高層次的有份量的編研成果，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策和提高教學(xué)質(zhì)量發(fā)揮參謀助手作用，為高校發(fā)展作出積極的貢獻。

1.4及時為高校檔案晉級、水平提高提供最快信息。

高校檔案管理的各項業(yè)務(wù)工作，如收集整理、立卷歸檔、編制檢索工具、安全保管等都是檔案管理的基礎(chǔ)工作，也是搞好檔案編研工作的前提和基礎(chǔ)，不做好這些工作是無法進行編研工作的。從另一方面說，通過編研工作，可以看出檔案歸檔是否完整準(zhǔn)確、鑒定組卷是否規(guī)范合理、檢索工具是否齊全、保管條件是否安全、檔案晉級是否達標(biāo)。一旦發(fā)現(xiàn)問題，即可及時改正、補充，從而使文件資料的歸檔率、完整率得到提高，整理組卷更為合理，保管條件更為安全，檔案晉級早日實現(xiàn)。這就是通過編研工作，自我發(fā)現(xiàn)自我檢查自我改正，為加強高校檔案管理的基礎(chǔ)工作，促進高校檔案管理水平的提高提供最快信息。

2高校檔案編研工作的特點、范圍和形式

高校檔案編研工作以高校檔案為主要對象，在加工整理、分析研究的基礎(chǔ)上，編輯參考資料，撰寫專題文章，形成編研成果，有其自身的特點：

一是實用性。高校檔案是學(xué)校本身在教學(xué)實踐活動中形成的歷史記錄，其主要服務(wù)對象是本學(xué)校，其主要利用者是本校教職員工，因此高校檔案編研工作首要的特點就是實用性，是為本單位服務(wù)的。所以，高校檔案的編研工作，應(yīng)從高校的實際出發(fā)，確定編研課題，撰寫出符合高校發(fā)展需要的檔案編研成果。

二是技術(shù)性。對于高校來說，教學(xué)檔案記載了教學(xué)管理工作的內(nèi)容、途徑和效果，準(zhǔn)確地反映出學(xué)校各個歷史時期限的教學(xué)管理、教育質(zhì)量面貌，在高校全部檔案中具有特殊的重要作用。高校檔案部門要緊緊圍繞學(xué)校教學(xué)檔案富有成效地開展檔案編研工作。檔案編研人員要對這些教學(xué)檔案進行分析研究，比較評價，綜合歸納，這就要求編研人員了解檔案、熟悉檔案，也就是要求編研人員要了解和熟悉檔案所記述和反映的教學(xué)業(yè)務(wù)專業(yè)知識，這樣才能拿出合格的檔案編研成果。因此可以說，高校檔案的編研工作也是一項技術(shù)性的工作。

三是真實性。編研人員必須尊重歷史、尊重科學(xué)、尊重教學(xué)規(guī)律，實事求是地開展檔案編研工作。高校檔案編研成果是為提高教學(xué)質(zhì)量、改進教學(xué)方法、提高學(xué)生素質(zhì)服務(wù)的。因此，編研成果的內(nèi)容和所取得的數(shù)據(jù)等都必須準(zhǔn)確無誤，不僅選題要科學(xué)，選材要忠于原文，而且在編研過程中要認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍，一個數(shù)據(jù)、一段文字都要仔細(xì)核對，絕不能出錯，確保檔案編研成果的真實性。

高校檔案編研工作的范圍，按不同加工層次檔案編研成果的類型主要有三個層次：

第一層次是根據(jù)教學(xué)管理、教學(xué)改革等活動中形成的原始文件（或原始文件的復(fù)印件），按時間或不同類別匯編成冊。一次加工檔案編研成果主要是利用原始文件或復(fù)印件匯編而成，基本保持檔案原貌，繼續(xù)發(fā)揮依據(jù)作用，其加工編輯比較簡單。如《高校年度發(fā)文匯集》、《教學(xué)評估文件匯編》、《學(xué)籍管理規(guī)定》等。

第二層次是對原始文件進行摘錄、縮編、剪輯，并按一定要求重新組織編寫而成。按專題特點，進行加工歸納，形成概要性、介紹性資料。如《學(xué)校大事記》、《學(xué)校組織機構(gòu)沿革》、《高校院系介紹》等。二次加工檔案編研成果改變了檔案原來的面貌，針對性強，信息相對集中，提供利用簡便迅速，既有依據(jù)作用，又有參考作用。現(xiàn)有的高校檔案編研成果大多數(shù)屬于此類。

第三層次是在對檔案資源進行分析研究和歸納的基礎(chǔ)上，編寫形成的一種新的參考材料。如《高?！痢聊臧l(fā)展史》、《高校志鑒》等。三次加工檔案編研成果的編寫過程是一個再創(chuàng)造過程，編寫難度比較大，對檔案編研人員的要求特別高。這一高層次的編研成果不同程度地產(chǎn)生其他材料沒有的知識和內(nèi)容，形成了新的知識產(chǎn)品，從信息量的角度來看這些都是新增加的信息，更具有參考價值?？梢哉f，有了這三個層次的檔案編研成果，基本滿足了高校加強教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、促進科學(xué)發(fā)展的需要，高校檔案的編研工作躍上一個新臺階。

高校檔案編研成果的形式，根據(jù)高校的具體情況，常見的有八種形式：

一是專題匯編。專題匯編是將反映同一問題的一組文件匯集成冊?？梢允侨膮R編，也可以是摘錄匯編；可以是文字匯編，也可以是圖形匯編。

二是大事記。大事記是按照時間順序，簡要地反映學(xué)校一定歷史時期與一定范圍內(nèi)發(fā)生的大事要事的真實的文字記錄。大事記述范圍要準(zhǔn)確，力求大事突出，要事不漏。

三是組織機構(gòu)改革。主要是將學(xué)校組織機構(gòu)和院系結(jié)構(gòu)等方面的情況編寫成冊，供高校領(lǐng)導(dǎo)、人事部門及有關(guān)方面研究使用。

四是簡介。主要是對檔案的內(nèi)容、范圍作簡單的介紹，為利用者選用檔案提供線索。簡介突出“簡”字，簡明扼要，要點突出。

五是手冊。手冊大多是專業(yè)性的，具有簡明、實用、方便的特點，是深受高校領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員喜愛的資料齊全、知識全面的工具書。

六是志鑒。志鑒是以記述學(xué)校綜合情況為內(nèi)容的歷史性資料工具書，編纂志鑒對檔案史料的征集和檔案編研人員的要求較高，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及各業(yè)務(wù)部門必須高度重視，密切配合，并在志鑒主管部門指導(dǎo)下才能完成。

七是文摘。以簡單的文字摘錄檔案的主要內(nèi)容，便于人們了解檔案的概況。摘錄要精煉，文字要簡短。

八是調(diào)研報告。主要對某一個專題、某個專業(yè)、某項技術(shù)的檔案進行綜合研究后編寫的專題報告。高校檔案編研成果除上述形式外，還可以列出不同形式。這就要求高校檔案編研人員堅持一切從實際出發(fā)的原則，根據(jù)高校的特點，切忌單純追求編研數(shù)量，而不顧實際需要帶來學(xué)校成本增加，給學(xué)校造成浪費。

3高校檔案編研工作的思考

高校檔案編研工作是高校檔案部門的一項基礎(chǔ)性工作，也是一項專業(yè)性、技術(shù)性和知識性較強的工作。努力完成高校檔案編研工作，確保在檔案編研成果上出“精品”奪“名牌”，是高校檔案編研部門必須認(rèn)真思考的問題。

首先，加強學(xué)習(xí)，注重實踐，提高高校檔案編研人員的素質(zhì)。

檔案編研人員良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好高校檔案編研工作的前提和保障。檔案編研人員要加強理論修養(yǎng)，改進思想作風(fēng)，熱愛本職工作，忠于職守，盡職盡責(zé)，確保檔案安全，自覺遵守檔案法律法規(guī)。高校檔案編研工作的專業(yè)性、技術(shù)性特點要求檔案編研人員除了具備系統(tǒng)扎實的檔案學(xué)的基本理論、基本知識和基本技能外，還應(yīng)熟悉和掌握高校教育管理和教學(xué)辦法等方面的科學(xué)知識，同時要理論聯(lián)系實際，勤于實踐，不斷提高自己的業(yè)務(wù)才干和辦事能力。要腳踏實地，愛崗敬業(yè)，淡泊名利，埋頭苦干，在平凡的崗位上做出不平凡的業(yè)績。高校檔案編研人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)水平和辦事能力越高，檔案編研的水平就高，編研成果的質(zhì)量也就越高。

其次，依托檔案，拓寬渠道，擴大高校檔案編研素材的來源。

高校檔案是搞好編研工作的來源和基礎(chǔ)，沒有豐富的檔案提供給編研人員使用，是無法開展編研工作的。但是，僅僅依靠這一點是不夠的。要搞好編研，提高編研成果的質(zhì)量，特別是提高高層次檔案編研成果的質(zhì)量，不能局限于高校的檔案資源，還應(yīng)該拓寬渠道，擴大編研工作基本素材的來源，廣泛收集國內(nèi)外知名高校教育、教學(xué)和教改文獻。從這些文獻資料中，了解和掌握國內(nèi)國外同行業(yè)的水平。通過對本學(xué)校檔案和國內(nèi)外同行檔案史料的綜合分析，研究對比，作出評價，編寫具有一定深度的編研成果。因此，高校檔案部門除加強內(nèi)部文件資料的收集和整理外，還應(yīng)注重收集與高校有關(guān)的各種教育、教學(xué)和教改文獻，不斷豐富編研工作的素材，適應(yīng)高校檔案編研工作的需要。

再次，部門配合，優(yōu)勢互補，增強高校檔案編研工作的合力。

檔案編研工作是高校檔案部門的重要工作，理所當(dāng)然應(yīng)由高校檔案編研人員來完成。但在多數(shù)高校存在這樣情況：

一是由于編研人員知識的局限性，對種類繁多的高校檔案、特別是內(nèi)容豐富的教學(xué)檔案難以全部熟悉；

二是勝任編研工作的檔案人員不可能配備足額，無法承擔(dān)大量的編研任務(wù)。

為解決這些問題，高校檔案部門可以聘請其它部門的專門人才協(xié)助，合作完成提出的編研課題。通過高校檔案部門和其它部門相互合作，取長補短，優(yōu)勢互補，形成高校檔案編研工作的合力，既完成了編研工作的既定任務(wù)，又提高了檔案編研成果的質(zhì)量。

最后，建章立制，獎懲分明，保障高校檔案編研工作的實施。

按照黨和國家關(guān)于檔案工作的方針政策和法律法規(guī)，結(jié)合高校工作特點，建立健全高校檔案工作的各項制度，確保高校檔案管理工作有法可依、有章可循、有條不紊地進行，逐步走上法制化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。對在高校檔案編研工作中作出成績的檔案工作人員及有關(guān)人員予以獎勵；對在改善教學(xué)管理、提升教育質(zhì)量、提高學(xué)生素質(zhì)等各方面發(fā)揮重要作用的高校檔案編研成果，應(yīng)該列為參加高?？茖W(xué)成果的評獎范圍。

摘要：提出了高校檔案編研工作的定義及作用，分別闡述了高校檔案編研工作所具有的特點、編研的范圍和編研的形式。最后，在高校教育體制改革的不斷深入和發(fā)展的大趨勢下，對高校檔案編研工作做出了深入的思考，力爭將這項基礎(chǔ)性的工作做出精品成果。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；編研