導(dǎo)語：高校檔案管理問題及對(duì)策3篇一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇

一、引言

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是二戰(zhàn)后計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案在記錄方法、載體形態(tài)、管理方法及開發(fā)利用手段和途徑等方面發(fā)生了重大變化。這一切都對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，使得檔案管理現(xiàn)代化被作為一項(xiàng)重要工作提到了日程上來。高校的學(xué)生檔案真實(shí)地記錄了大學(xué)生在校的學(xué)習(xí)和成長(zhǎng)過程，是對(duì)其師承專業(yè)、開設(shè)課程、學(xué)習(xí)成績(jī)、技巧專長(zhǎng)等的記載，對(duì)其以后的就業(yè)、人崗匹配、待遇、升遷以及流動(dòng)等有著重要的參考意義。在高校的諸項(xiàng)管理工作中，學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，是人事檔案管理工作的重要組成部分，其管理質(zhì)量如何，一方面體現(xiàn)了大學(xué)辦學(xué)水平的高低，另一方面也關(guān)系著大學(xué)作為高等教育育人目標(biāo)能否真正實(shí)現(xiàn)。所以做好高校學(xué)生的檔案管理工作，提升整體管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是當(dāng)前大學(xué)生檔案管理工作亟待解決的重要問題。

二、大學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容和意義

檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，同時(shí)也是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，就是以現(xiàn)代管理思想和管理科學(xué)為指導(dǎo)，調(diào)動(dòng)檔案管理主體的工作積極性和創(chuàng)造性，積極采用現(xiàn)代管理方法和手段，充分利用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，對(duì)檔案工作進(jìn)行全過程管理，以實(shí)現(xiàn)管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，從而提高檔案管理的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，實(shí)現(xiàn)管理的最終目標(biāo)。高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的基本內(nèi)容主要包括五個(gè)方面：其一，管理技術(shù)、管理手段和管理方法的現(xiàn)代化。這是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。其基本點(diǎn)就是高校要在學(xué)生檔案管理中，充分吸納和利用國(guó)內(nèi)外一切先進(jìn)的管理技術(shù)、手段和方法，實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)、手段和方法由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)型。當(dāng)前這項(xiàng)工作的重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)化、智能化、通用化。其二，管理設(shè)備的現(xiàn)代化。這是檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。其基本點(diǎn)就是高校要在學(xué)生檔案管理中，充分利用現(xiàn)代化的機(jī)器設(shè)備——計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)以及高科技的聲像設(shè)備，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的程序化、模塊化和科學(xué)化。其三，管理主體的現(xiàn)代化。這是檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。其基本點(diǎn)就是高校檔案管理人員，要不斷提升管理素質(zhì)和管理能力，掌握現(xiàn)代管理知識(shí)、管理手段和方法，熟練操作和利用現(xiàn)代機(jī)器設(shè)備，把計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正確地運(yùn)用到檔案管理中來，成為現(xiàn)代學(xué)習(xí)型的檔案管理工作者。其四，管理制度的現(xiàn)代化。這是檔案管理現(xiàn)代化的保障。大學(xué)生檔案管理制度要能反映時(shí)代的發(fā)展和變遷，反映大學(xué)生檔案管理不斷發(fā)展的實(shí)際，它對(duì)每個(gè)管理人員以及檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，都有嚴(yán)格的制度要求，要不斷提高管理的科學(xué)化和規(guī)范化水平。其五，管理機(jī)制的現(xiàn)代化。這是檔案管理現(xiàn)代化得以實(shí)現(xiàn)和正常運(yùn)行的可靠保證。機(jī)制和制度不完全是一回事。機(jī)制主要指有機(jī)體的構(gòu)造、功能和相互關(guān)系。在一個(gè)有機(jī)系統(tǒng)中，機(jī)制主要起著基礎(chǔ)性的作用。機(jī)制的好壞決定著系統(tǒng)能否正常運(yùn)行和實(shí)現(xiàn)優(yōu)化目標(biāo)。好的機(jī)制，可以使整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行正常高效，甚至可以自動(dòng)調(diào)節(jié)以適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。大學(xué)生檔案管理機(jī)制的現(xiàn)代化要求大學(xué)生管理工作是個(gè)高效的“自適應(yīng)”系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)高效、迅捷，自我調(diào)整功能強(qiáng)，當(dāng)外部條件發(fā)生變化時(shí)，能自動(dòng)地迅速作出反應(yīng)，調(diào)整原定的策略和措施，以實(shí)現(xiàn)優(yōu)化目標(biāo)。

高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化具有重要的意義：第一，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，為學(xué)校和教師“因材施教”地進(jìn)行教育提供了堅(jiān)實(shí)可靠的學(xué)生信息查閱平臺(tái)。大學(xué)生檔案記錄了大學(xué)生在校期間所有的人生軌跡，是其學(xué)習(xí)、生活和成長(zhǎng)過程的全景式記錄，在教師和學(xué)校進(jìn)行有針對(duì)性的教書、育人中它可向教師和學(xué)校的相關(guān)機(jī)構(gòu)提供有關(guān)的查閱、參考的真實(shí)信息材料。大學(xué)的使命在于育人，在于培養(yǎng)對(duì)國(guó)家、社會(huì)和民族有用的人才。這就要求學(xué)校和教師針對(duì)不同的學(xué)生個(gè)體，采用適宜的教育方法，進(jìn)行因勢(shì)利導(dǎo)的教育教學(xué)。一方面，在政治上，培養(yǎng)他們樹立正確的世界觀、科學(xué)的人生觀和價(jià)值觀，樹立遠(yuǎn)大的人生目標(biāo)，把個(gè)體價(jià)值的實(shí)現(xiàn)和祖國(guó)崛起民族復(fù)興結(jié)合起來，激發(fā)其報(bào)效祖國(guó)的情懷。另一方面，要不斷調(diào)動(dòng)他們的學(xué)習(xí)興趣和熱情，引導(dǎo)他們采用合理的學(xué)習(xí)方法，建構(gòu)完整的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)要教育他們提高整體素質(zhì)，增強(qiáng)整體能力，成為集知識(shí)、能力和素質(zhì)于一身的現(xiàn)代大學(xué)生。而要完成這個(gè)使命，就必須對(duì)大學(xué)生群體和每個(gè)受教育者進(jìn)行把握，了解群體的學(xué)習(xí)規(guī)律和每個(gè)個(gè)體的個(gè)性特點(diǎn)，并針對(duì)不同的群體和個(gè)體因材施教，有的放矢。而現(xiàn)代化的大學(xué)生檔案管理工作，為學(xué)校和教師了解學(xué)生群體狀況和個(gè)性特點(diǎn)，提供了堅(jiān)實(shí)可靠的信息查閱平臺(tái)。第二，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，為學(xué)校、用人單位培養(yǎng)、發(fā)現(xiàn)、推薦和選拔人才提供了快捷的、直接的參考信息和依據(jù)。高校教育的宗旨是培養(yǎng)人才、發(fā)現(xiàn)人才、推薦人才和選拔人才。但是對(duì)在校大學(xué)生的培養(yǎng)、發(fā)現(xiàn)、推薦和選拔，都不是憑空進(jìn)行的，需要有一套完備的條件和依據(jù)。為判斷哪一個(gè)大學(xué)生滿足這個(gè)條件，往往需要通過調(diào)閱學(xué)生檔案，才能加以對(duì)比和確定。而現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，可以使得組織能直接快捷地對(duì)每一個(gè)學(xué)生的檔案進(jìn)行查閱，從而準(zhǔn)確快速地完成對(duì)比和篩選工作。學(xué)生畢業(yè)后，要走向社會(huì)擇業(yè)，許多用人單位面對(duì)眾多求職的畢業(yè)生，除了必要的面試考察外，也需要通過現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，了解求職畢業(yè)生的專業(yè)特長(zhǎng)、個(gè)性特點(diǎn)等，以判斷其是否適合崗位需要，是否能做到“人職匹配”。第三，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，是提升高?？傮w管理水平、完成育人使命的需要。高校要完成育人使命，離不開科學(xué)有序的各項(xiàng)管理工作，而學(xué)生檔案管理是其重要的一環(huán)。實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化，不但能提升學(xué)校的整體管理水平，而且也是高等教育為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)的需要[1]。大學(xué)生是祖國(guó)的前途和未來，是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的棟梁，是實(shí)現(xiàn)“中國(guó)夢(mèng)”的強(qiáng)大生力軍，而要使其人盡其用，發(fā)揮最大的潛力，就必須有完備、科學(xué)、規(guī)范的檔案管理工作。第四，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，也是用人單位對(duì)錄用的畢業(yè)生核定工資待遇、職稱的需要。大學(xué)畢業(yè)生作為社會(huì)的一員，其就業(yè)擇業(yè)，不可能不考慮現(xiàn)實(shí)的工資待遇、住房補(bǔ)貼、職稱晉升等問題，并把它們作為自己擇業(yè)的重要考量。用人單位在錄用大學(xué)畢業(yè)生的時(shí)候，對(duì)給予的工資待遇等如何核定，也是需要考慮的重要問題。而要實(shí)現(xiàn)供需雙方的“意愿達(dá)成”，完成社會(huì)各行業(yè)對(duì)畢業(yè)生的錄用和吸納，現(xiàn)代化的學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)不可或缺的基礎(chǔ)性工作。第五，高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，是檔案管理工作自身發(fā)展的需要。高校學(xué)生的檔案管理，要跟上時(shí)代的步伐，要與經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展合拍，其自身需要有一個(gè)不斷發(fā)展的過程。如果故步自封、停滯不前，就會(huì)滯后于高等教育的發(fā)展，滯后于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，降低高校的整體管理水平，消解高校的管理功能。

三、實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化需要解決的問題

要實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化，必須解決好如下幾個(gè)問題：第一，觀念問題。這是實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的前提。高校是培養(yǎng)人的地方，學(xué)生數(shù)量大，就決定了檔案管理工作量大。每年都有大量的學(xué)生“進(jìn)出”。新生進(jìn)來，有個(gè)檔案接收工作；學(xué)生的幾年在校學(xué)習(xí)生活，有個(gè)動(dòng)態(tài)的檔案整理、錄入等工作；學(xué)生畢業(yè)，有個(gè)檔案對(duì)外流出以及交接工作。這些工作煩瑣而具體，稍有不慎，就會(huì)出現(xiàn)紕漏和差錯(cuò)：一方面會(huì)影響學(xué)校檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化，另一方面也會(huì)給學(xué)生以后的成長(zhǎng)和發(fā)展造成不必要的困擾。所以實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)代化，需要解決的第一個(gè)問題，就是觀念問題。也就是說，學(xué)校管理部門必須從思想上對(duì)學(xué)生的檔案管理工作重視起來，強(qiáng)化檔案管理工作意識(shí)，提高檔案管理工作的責(zé)任心和自覺性。第二，資金問題。這是實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。要實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須解決資金投入問題。因?yàn)楝F(xiàn)代化的設(shè)備需要資金購買，信息和智能系統(tǒng)的建立、模塊的更新、管理軟件的升級(jí)換代、系統(tǒng)的維護(hù)等都需要資金的不斷投入；檔案管理隊(duì)伍的建立管理人員必需的培訓(xùn)費(fèi)用等，也需要資金的投入；同時(shí)，大量臨時(shí)增加的錄入、調(diào)整等工作量也需要一定的費(fèi)用支撐。這就要求高校必須在資金上有預(yù)算、有資金保障，以保證學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的順利進(jìn)行。第三，動(dòng)力問題。這是實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的關(guān)鍵。現(xiàn)代大學(xué)不僅需要具有前沿科學(xué)知識(shí)的大師，需要現(xiàn)代化的教學(xué)科研設(shè)施，而且也需要現(xiàn)代化的管理工作和管理制度。學(xué)生檔案管理作為學(xué)校整體管理工作的重要組成部分，要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，也有個(gè)動(dòng)力問題。因?yàn)閯?dòng)力是推動(dòng)工作、事業(yè)前進(jìn)和發(fā)展的源泉所在。管理工作有了動(dòng)力，就會(huì)促使管理者自覺提高管理效率、增強(qiáng)工作責(zé)任心，更快更好地完成管理目標(biāo)和任務(wù)。高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的動(dòng)力，一方面源于學(xué)校作為一個(gè)具有內(nèi)外壓力的有機(jī)競(jìng)爭(zhēng)體，有著強(qiáng)烈的對(duì)更高的目標(biāo)的追求。這種對(duì)目標(biāo)的追求，得到了學(xué)校各職能部門以及檔案管理工作者的認(rèn)同，并內(nèi)化為巨大的工作壓力和不斷增強(qiáng)的工作驅(qū)動(dòng)力。另一方面源于學(xué)校對(duì)各項(xiàng)管理工作不斷“升級(jí)”的要求[2]。這種“升級(jí)”要求也會(huì)促使檔案管理部門和管理工作者，積極學(xué)習(xí)外單位先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，并不斷探討有效的管理方法，強(qiáng)化管理規(guī)范，落實(shí)管理制度，切實(shí)向管理現(xiàn)代化邁進(jìn)。第四，能力問題。這是實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的保證。要實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化，除了必須有資金費(fèi)用等物質(zhì)條件外，還有個(gè)主觀能力問題。能力通常是指順利完成一項(xiàng)活動(dòng)所必需的主觀條件。高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的能力，通常包括兩個(gè)層面：一個(gè)層面是學(xué)生檔案管理部門的能力（包括眼界、領(lǐng)導(dǎo)力、執(zhí)行力、對(duì)檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)的預(yù)測(cè)與把握能力、接受新事物和挑戰(zhàn)的能力等），另一個(gè)層面是具體檔案管理工作者的能力（包括學(xué)習(xí)新知識(shí)的能力，對(duì)管理目標(biāo)的認(rèn)知與理解能力，工作的認(rèn)真度和責(zé)任心，已具備的專業(yè)知識(shí)、專業(yè)素質(zhì)和自身工作能力能否在未來的工作中應(yīng)付裕如等）。這兩個(gè)層面的能力缺一不可，相輔相成，共同制約著學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的方向和進(jìn)程。第五，解決新問題的能力。這是檢測(cè)和衡量高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理的現(xiàn)代化是個(gè)動(dòng)態(tài)的復(fù)雜的工程，衡量指標(biāo)也有個(gè)確定和不確定的問題。所謂確定性是指其現(xiàn)代設(shè)施與時(shí)代及科技發(fā)展基本保持一致，即實(shí)現(xiàn)了設(shè)施硬件的“新”；所謂不確定性是指現(xiàn)代化本身就是個(gè)動(dòng)態(tài)的不斷發(fā)展的過程，其衡量標(biāo)準(zhǔn)很難“固化”和恒定。但無論如何，學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化一個(gè)重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)就是必須具有能夠解決不斷出現(xiàn)的新問題的能力。當(dāng)下要解決的新問題主要包括：其一，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理與現(xiàn)代化的電子文檔管理的“無縫對(duì)接”問題。當(dāng)下我國(guó)高考錄取方式已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上錄取，對(duì)錄取學(xué)生紙質(zhì)檔案的管理也逐步被電子檔案管理所取代，但是，紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理二者之間，有個(gè)能否“無縫對(duì)接”的問題：紙質(zhì)檔案被大量的電子檔案取代，給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理帶來一定的困難，一些學(xué)生的紙質(zhì)檔案材料無法完整地收集與積累；各學(xué)校采用的電子文檔格式的不一致，增加了統(tǒng)一管理的難度；招生部門只管招生不管新生檔案的調(diào)入，也為統(tǒng)一檔案管理出現(xiàn)新漏洞埋下了伏筆。其二，高校新生自帶檔案日益普遍，對(duì)檔案管理工作嚴(yán)肅性造成一些隱患。實(shí)行網(wǎng)絡(luò)招生之后，學(xué)生自帶檔案成為一種普遍現(xiàn)象，由此也引發(fā)了不少問題，如不交檔案、缺檔案、私拆檔案現(xiàn)象日益嚴(yán)重，其后果是學(xué)生檔案內(nèi)容的真實(shí)性存疑，檔案管理工作的嚴(yán)肅性日益被消解和“虛化”。其三，高校學(xué)生檔案管理不規(guī)范、不統(tǒng)一導(dǎo)致的管理“漏斗”問題。部分高校的學(xué)生檔案管理，存在著要求不統(tǒng)一、不規(guī)范現(xiàn)象，如檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案管理職能和管理權(quán)限不統(tǒng)一等。其后果是學(xué)生檔案管理歸檔、內(nèi)容以及部門職能混亂，歸口不統(tǒng)一，工作不銜接，造成大量的管理“漏斗”現(xiàn)象，使得管理質(zhì)量和管理目標(biāo)像漏斗中的沙子一樣慢慢漏掉，銷蝕了學(xué)校的育人目標(biāo)。

作者：劉斌工作單位：河南省社會(huì)科學(xué)界聯(lián)合會(huì)

第二篇

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及其存在的問題

我國(guó)高校的檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，檔案管理水平還沒有跟上高校事業(yè)的發(fā)展，仍然存在諸多問題，需要不斷完善。

1.高校管理層面上的檔案意識(shí)薄弱，對(duì)歸檔和建檔的意義重視不夠。檔案的建立與高校管理職能部門密切相關(guān)，很多高校并沒有制定檔案的歸檔細(xì)則，有些高校即使制定了相關(guān)細(xì)則，但并沒有落到實(shí)處。高校檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)較為薄弱，對(duì)檔案的建設(shè)和管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，只能做一些常規(guī)性的工作，如檔案的接收、分類、歸檔、保管等工作，建立的檔案不系統(tǒng)，不完整。

2.高校檔案管理工作缺乏長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃。在高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下，檔案管理工作進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。達(dá)標(biāo)工作在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的成效，但達(dá)標(biāo)之后，就出現(xiàn)后力不足，缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性。很多干部對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，對(duì)檔案在學(xué)校的重要作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，甚至還有人認(rèn)為檔案室就是存放資料的倉庫，最終造成檔案工作流于形式，起不到應(yīng)有的作用。

3.檔案管理工作不夠規(guī)范。就目前高校的檔案管理工作來看，缺乏制度化的管理程序，主要表現(xiàn)在：其一，檔案收集不規(guī)范。在檔案收集過程中，制度落實(shí)不到位，想交就交，不想交就不交，缺乏明確的檔案收集考核標(biāo)準(zhǔn)；其二，檔案整理不規(guī)范。由于檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在整理檔案時(shí)還缺乏規(guī)范性，如在立卷過程中，部分檔案人員不按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，造成卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不能一一對(duì)應(yīng)，普遍存在卷內(nèi)資料漏失的現(xiàn)象。另外，在立卷時(shí)間上，常常是累積起來一次立卷，完全不符合立卷要求，同時(shí)也不利于查找；其三，檔案保管不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案的借閱通常是內(nèi)松外緊，檔案不能按期歸還的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，從而造成檔案材料的不齊全或不完整。

4.檔案管理硬件設(shè)施落后。很多高校過分強(qiáng)調(diào)科研建設(shè)，對(duì)檔案工作不重視，對(duì)檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理設(shè)施落后，無法滿足檔案庫房防火、防盜、防潮等要求，很容易造成檔案丟失、損壞等安全隱患。檔案管理設(shè)施落后、設(shè)備老化，檔案安全保管無從談起。5.檔案管理手段落后，信息化程度不高。目前，部分高校的檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的手工管理方式，工作效率極為低下，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，這種檔案管理方式越來越難以適應(yīng)時(shí)展的要求。還有一些高校雖然也建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，但還處于簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)階段，離高水平的數(shù)字化管理還存在很大的差距。檔案信息資料的開發(fā)與利用還有待進(jìn)一步的提高。

二、高校檔案管理與自組織評(píng)估

自組織評(píng)估是高校檔案管理質(zhì)量評(píng)估的一種新型管理模式，它將整個(gè)質(zhì)量評(píng)估體系看作是一個(gè)復(fù)雜開放的系統(tǒng)，在實(shí)施評(píng)估過程中，以開放和多元的視角對(duì)評(píng)估客體進(jìn)行遴選，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)部各要素的非線性動(dòng)態(tài)運(yùn)行特質(zhì)。基于自組織評(píng)估的高校檔案管理具有以下幾個(gè)特征。

1.全方位開放性。所謂的開放性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，高校檔案管理質(zhì)量保障機(jī)制是面向全校師生的全過程的開放，它包含了服務(wù)師生的各個(gè)環(huán)節(jié)，以更加宏觀的視角來把握整個(gè)高校檔案管理質(zhì)量保障機(jī)制的構(gòu)建；另一方面，保障體系內(nèi)各要素建設(shè)的過程是開放的。各要素在建設(shè)中更加重視與其他要素的關(guān)聯(lián)和互動(dòng)。

2.非線性相互作用機(jī)制?；谧越M織評(píng)估的高校檔案管理質(zhì)量保障體系是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部的要素之間具有復(fù)雜的非線性關(guān)系，無法以直線的簡(jiǎn)單方式進(jìn)行刻畫，也不符合疊加原理。系統(tǒng)內(nèi)各要素之間呈現(xiàn)非線性相互作用機(jī)制。高校檔案管理質(zhì)量保障機(jī)制作為一個(gè)復(fù)雜的開放性系統(tǒng)，其內(nèi)部要素關(guān)系非常豐富，系統(tǒng)的演化動(dòng)力基于系統(tǒng)內(nèi)非線性相互作用機(jī)制之上的自我活力。

3.可持續(xù)發(fā)展性。自組織理論是高校檔案管理質(zhì)量保障機(jī)制建設(shè)的基礎(chǔ)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)起著十分重要的作用。整個(gè)保障體系是圍繞提高學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量展開的。作為自組織主體的學(xué)生和教師在整個(gè)質(zhì)量保障體系建設(shè)中處于核心地位，其建設(shè)和發(fā)展對(duì)自組織評(píng)估體系的完善具有積極的推動(dòng)作用。

三、高校檔案管理質(zhì)量保障體系的構(gòu)建

1.立足于法，搞好建章立制工作。依法治檔是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。在電子技術(shù)飛速發(fā)展的今天，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已跟不上時(shí)展的步伐，檔案管理必須不斷改革，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能更好地適應(yīng)當(dāng)前的形勢(shì)，檔案管理工作才能邁上新的臺(tái)階。日新月異的形勢(shì)對(duì)檔案工作人員提出了進(jìn)一步的要求，既要具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)的科學(xué)知識(shí)，還要具有一定的管理操作能力。檔案事業(yè)的發(fā)展必須以依法治檔為前提，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用，才能實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。為了逐步完善檔案管理工作，使其更好地服務(wù)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，《中華人民共和國(guó)檔案法》應(yīng)運(yùn)而生，為我國(guó)檔案管理工作的健康發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。新形勢(shì)下，對(duì)檔案管理工作的要求越來越高，這就需要各地方充分利用地方的立法權(quán)限，建立一套具有地方特色的檔案法律法規(guī)，同時(shí)各部門還要建立健全完整的檔案管理規(guī)章制度，使檔案工作有法可依，有章可循。只有這樣，才能使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

2.建立檔案管理體系，使學(xué)校檔案工作形成網(wǎng)絡(luò)化管理。（1）成立檔案工作委員會(huì)，由主管校領(lǐng)導(dǎo)任主任，成員由各主要職能部門負(fù)責(zé)人、各系院領(lǐng)導(dǎo)組成。同時(shí)成立綜合檔案機(jī)構(gòu)，配置相應(yīng)人員，負(fù)責(zé)全校各類檔案的綜合管理。（2）建立部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，切實(shí)將檔案工作抓好，抓實(shí)。學(xué)校各部門、各系院要選出一名部門領(lǐng)導(dǎo)來專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，必須明確自己的職責(zé)范圍，做好相應(yīng)范圍的檔案工作。與此同時(shí)，個(gè)人政績(jī)、干部考核聘用等都要與日常的檔案管理工作掛鉤，以充分保障檔案工作有人抓有人管。（3）確定兼職檔案員。全校各部門都要有兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、歸檔、立卷、移交等工作，從而形成檔案工作從上到下以綜合檔案機(jī)構(gòu)為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，切實(shí)把檔案工作落到實(shí)處。

3.加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)。近年來，高校檔案管理的信息化現(xiàn)代化進(jìn)度也在不斷加深，實(shí)施信息化管理迫在眉睫。各高校應(yīng)從本校的實(shí)際情況出發(fā)，選擇合適的檔案管理工作數(shù)據(jù)庫，力求實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校還應(yīng)建立檔案信息查詢功能、排序功能和匯總功能等，與此同時(shí)，應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息的公開查閱。新的形勢(shì)要求檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，檔案工作人員應(yīng)不斷創(chuàng)新，把檔案信息開發(fā)成動(dòng)態(tài)的、開放的、現(xiàn)代化的信息資源，以便更好地為高校的建設(shè)和人才發(fā)展服務(wù)。

4.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校檔案隊(duì)伍是由檔案部門專職檔案人員和各職能部門的兼職檔案人員組成。為此，各高校應(yīng)重視和加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，高校應(yīng)開展檔案工作人員的教育培訓(xùn)，在檔案隊(duì)伍中普及現(xiàn)代知識(shí)教育，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，特別要注重他們創(chuàng)新能力的培養(yǎng)；另一方面，高校應(yīng)建立完善的高校檔案人才培養(yǎng)的約束和激勵(lì)機(jī)制，促使檔案工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極地參加學(xué)校組織的繼續(xù)教育，不斷更新知識(shí)，改善原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)能力。此外，各高校應(yīng)為檔案人員提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使檔案人員多參加檔案管理研討班、培訓(xùn)班。

5.建立績(jī)效機(jī)制，細(xì)化考核監(jiān)管。檔案管理部門的重要職能之一就是對(duì)檔案管理工作績(jī)效的有效控制。各高校應(yīng)將檔案管理納入業(yè)績(jī)考核評(píng)價(jià)的范圍，成立相應(yīng)的績(jī)效評(píng)價(jià)小組，對(duì)各職能部門的相關(guān)工作在服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效果等方面進(jìn)行客觀公正的評(píng)價(jià)。另外，高校應(yīng)將檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，實(shí)行量化考核，做到獎(jiǎng)罰分明。建立相應(yīng)的檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)體系，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行檢查和考核。只有這樣才能充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性和創(chuàng)造性，增強(qiáng)檔案管理的動(dòng)力，提升檔案管理水平。

6.加強(qiáng)檔案利用工作,積極開展檔案研究。高校檔案部門收集檔案的根本目的，就是為了滿足廣大師生對(duì)檔案信息資源的利用要求。為加強(qiáng)檔案利用工作，首先要從檔案利用辦法的制定入手，建立檔案閱覽室，為學(xué)校的教職服務(wù)。其次，加大檔案開發(fā)力度，根據(jù)現(xiàn)有的檔案資料編寫學(xué)校大事記、年鑒和制度匯編等工作，更好地為學(xué)校建設(shè)服務(wù)。第三，加強(qiáng)檔案信息編研服務(wù)，利用高校的科研成果和論著等檔案信息資料，加強(qiáng)檔案信息編研，更好地為高校師生、社會(huì)利用者服務(wù)。第四，開展檔案研究工作，積極參加課題研究以及有關(guān)的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，撰寫學(xué)術(shù)論文，進(jìn)一步提高檔案人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，不斷提高檔案管理水平。

作者：溫艷秋工作單位：德州學(xué)院檔案館

第三篇

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

(一)對(duì)檔案管理工作重視不足。當(dāng)前，高校中存在著對(duì)檔案管理工作重視不夠的問題。認(rèn)為檔案管理不能給高校帶來直接的社會(huì)影響、經(jīng)濟(jì)效益，教學(xué)、科研工作是學(xué)校的主要工作和首要任務(wù)，把檔案管理工作與學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃分開來看。在這樣的理念之下，檔案管理工作缺乏應(yīng)有的支持，對(duì)檔案建設(shè)沒有進(jìn)行系統(tǒng)全面的規(guī)劃，執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》不到位，使得檔案管理工作不能積極有效開展，最終直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

(二)管理體制不健全，管理制度不完善。高校檔案管理體制存在缺陷、管理制度不完備是當(dāng)前高校檔案管理工作存在的普遍問題。目前我國(guó)高校檔案管理工作雖然以檔案法要求為目標(biāo)，專門配備了檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與工作人員，但在具體工作中專兼職管理人員配備不到位、檔案管理工作還沒有完全規(guī)范，檔案管理沒納入法制管理、科學(xué)管理軌道，制度建設(shè)上投入力量不足、進(jìn)展步伐太慢。很多高校在公文起草、簽發(fā)過程中，在用紙、用墨、用筆時(shí)檔案意識(shí)不強(qiáng)，不遵守檔案管理的基本要求，出現(xiàn)用圓珠筆、鉛筆、紅墨水等不耐久字跡書寫公文等現(xiàn)象。檔案大多分散到校內(nèi)各單位多家管理，由于缺乏及時(shí)歸檔意識(shí)，一些基層單位檔案資料歸檔整理不及時(shí)，甚至長(zhǎng)期不整理、不裝訂，有的單位檔案管理僅僅停留在做好檔案收集與記錄就算完成任務(wù)的程度，造成檔案資料不齊全，收集渠道不通暢，管理水平低，檔案管理工作效率低下，不能及時(shí)、準(zhǔn)確地提供查詢服務(wù)，檔案使用困難的不利局面，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的效率，弱化了檔案管理工作應(yīng)有的功能。

(三)檔案管理設(shè)施建設(shè)不足。高校建設(shè)如火如荼的開展，辦學(xué)層次與辦學(xué)水平大幅提升，檔案的數(shù)量也日益增加，為檔案管理工作帶來了許多新內(nèi)容，為做好高校的檔案管理工作，必然需要更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施做保障。由于檔案管理工作不被重視，所以部分高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)往往被忽視，長(zhǎng)期的投入不足，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)歷史欠帳太多，由此引發(fā)了資金、場(chǎng)地、人員等投入不足，再加上已有的設(shè)備老化，且缺乏必要的防火、防水的設(shè)施，使這些高校的檔案管理工作疲于應(yīng)付，極易造成檔案資料的丟失與損壞，影響了高校檔案管理工作水平的提高，最終導(dǎo)致安全保存檔案難以實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，檔案信息化設(shè)施配備不夠合理。當(dāng)前，高校檔案機(jī)構(gòu)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平參差不齊，有的高校檔案部門軟硬件配備完整，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、存儲(chǔ)器、檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)軟件和程序一應(yīng)俱全，應(yīng)有盡有;但有的高校檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，僅僅是擺幾臺(tái)電腦，認(rèn)為這樣就可以算是信息化了;有的高校檔案部門在軟硬件配置時(shí)，不管是否需要統(tǒng)統(tǒng)購置，造成財(cái)力、物力的巨大浪費(fèi);有的高校檔案部門購置檔案信息化軟硬件后不能加以有效利用，對(duì)現(xiàn)代檔案管理所需的技術(shù)手段投入處于空白局面，造成了資源上的浪費(fèi)。

(四)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)不利，業(yè)務(wù)能力欠缺。目前在檔案管理人員隊(duì)伍的配備上，沒有堅(jiān)持科學(xué)合理配置。一方面，檔案管理人員太少，多數(shù)高校主要以兼職人員來充實(shí)檔案管理人員隊(duì)伍，造成人員隊(duì)伍的不穩(wěn)定，使檔案管理工作的持續(xù)性難以保障，檔案管理工作的隨意性太大，為規(guī)范檔案管理工作帶來了難度。另一方面，正是由于人員緊張的問題，檔案專業(yè)出身的人員更少，專業(yè)技術(shù)人員嚴(yán)重不足，缺少專業(yè)化水平過硬的人員隊(duì)伍，他們對(duì)檔案管理工作的基本原則、基本制度和基本要求及檔案館(室)的職責(zé)、分工不是很熟悉，還沒有掌握檔案立卷歸檔的具體要求和方法，對(duì)案卷質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán)。大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)，沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能;缺乏對(duì)檔案的保護(hù)、控制和調(diào)節(jié);對(duì)檔案編研工作和宣傳檔案法規(guī)研究不夠深入。

(五)檔案開發(fā)利用相對(duì)滯后，管理手段單一，檔案工作信息化進(jìn)展緩慢。目前大多數(shù)檔案部門對(duì)檔案的開發(fā)利用方式仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息資源開發(fā)利用工作與其他基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作相比尚顯薄弱。提供檔案利用的方式大部分還以手工操作為主，多數(shù)高校檔案開發(fā)層次較低，仍停留在“文件匯編”、“會(huì)議簡(jiǎn)介”、“大事記”、“組織沿革”和各種專題及數(shù)字匯編等基礎(chǔ)性資料階段，這種傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)越來越顯得力不從心，檔案管理難為學(xué)校的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的主動(dòng)服務(wù)，造成了高校檔案中紙質(zhì)文檔多、電子文檔少，復(fù)印件多、原件少，基礎(chǔ)資料多、重要文件少。信息化管理手段運(yùn)用很少，缺乏深層次的開發(fā)，難以適應(yīng)信息化的要求。而就檔案本身的資料性來講，由于收集工作的相對(duì)滯后，現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等沒有切實(shí)應(yīng)用到高校檔案管理工作之中。檔案資料一旦成形，大多處于長(zhǎng)期睡眠狀態(tài)，沒有充分發(fā)揮出檔案重要價(jià)值。即使有的高校采用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，但是單機(jī)版操作仍為主流，不能聯(lián)網(wǎng)，檔案提供利用仍停留在為本單位、部門服務(wù)上，所提供利用的檔案信息量有限，檔案信息化管理水平較低，檔案共享利用效率相對(duì)太低，與檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的要求差距較大，很難實(shí)現(xiàn)真正的檔案工作信息化。面對(duì)著蓬勃發(fā)展的現(xiàn)代高校建設(shè)事業(yè)，檔案管理工作已明顯落在后面，如果高校檔案管理工作的這些問題得不到很好的解決，將嚴(yán)重影響高校的可持續(xù)發(fā)展。加強(qiáng)高校檔案管理工作，就必須重視檔案管理工作，進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)力量投入，以高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，進(jìn)行規(guī)范管理，緊緊圍繞學(xué)校中心工作開展檔案管理工作建設(shè)。

二、改變高校檔案管理工作現(xiàn)狀的具體對(duì)策

(一)轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，為高校檔案管理工作營(yíng)造良好的工作氛圍。高校的檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，必須認(rèn)識(shí)到高校檔案資源對(duì)高校建設(shè)重要的信息支持作用，要加大對(duì)檔案管理工作的支持力度，為檔案管理工作的開展提供便利條件，要在全校形成重視檔案工作，參與檔案工作的氛圍，為搞好高校的檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，一所高校檔案管理工作成效，很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。因此，要做好檔案管理工作，必須積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的關(guān)注，加大投入、加強(qiáng)培訓(xùn)，使高校基層檔案工作能夠與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新。

(二)加強(qiáng)管理制度建設(shè)，創(chuàng)新工作機(jī)制。檔案管理工作牽涉部門廣泛，內(nèi)容繁多，必須堅(jiān)持科學(xué)規(guī)范的原則，建立完善的檔案管理工作機(jī)制，進(jìn)行規(guī)范管理、集中管理，對(duì)檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等程序進(jìn)行嚴(yán)格的制度管理，以制度建設(shè)促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。特別是要在檔案管理的信息化建設(shè)上建立健全相關(guān)的制度，為高校檔案工作的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化奠定良好的基礎(chǔ)。

(三)加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍，提升業(yè)務(wù)技能水平。高校檔案管理人才隊(duì)伍的素質(zhì)高低，決定著高校檔案管理水平的高低，要持續(xù)加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，從新進(jìn)管理人員的加入到管理人才隊(duì)伍的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，再到引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，要以全方位、多層次的培養(yǎng)手段，確保高校檔案管理人才隊(duì)伍穩(wěn)定與素質(zhì)提升，推動(dòng)高校檔案管理工作向高水平發(fā)展。要做好高校檔案管理工作，檔案工作者必須加強(qiáng)培訓(xùn)，強(qiáng)化素質(zhì)。1．提高認(rèn)識(shí)。高校檔案記載著高校管理和教學(xué)中形成的紙質(zhì)及電子檔案材料，具有憑證、依據(jù)、借鑒、參考、史料和認(rèn)知作用，在高校人才培養(yǎng)、教學(xué)管理、科研開發(fā)和對(duì)外服務(wù)方面發(fā)揮著極為重要的作用。因此，檔案工作者特別是那些兼職檔案員，要從思想上提高做好檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，努力做好檔案管理工作。2．提高能力。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等新型的檔案載體不斷涌現(xiàn)，文件轉(zhuǎn)化為檔案，專業(yè)性更強(qiáng)、程序更加復(fù)雜。［2］這些新型檔案在信息的記錄與存儲(chǔ)方面需要有特別的要求，檔案管理者不僅要熟悉案卷的整理流程，還應(yīng)掌握一定的檔案管理和保護(hù)技術(shù)，掌握相應(yīng)的新型載體檔案的保護(hù)與管理方法。因此，要培養(yǎng)高校檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)能力，使其具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)、溝通能力和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。高校檔案管理人員還需要具備相當(dāng)?shù)耐庹Z水平和較強(qiáng)的創(chuàng)新能力。3．提高政治素養(yǎng)。高校檔案工作者不僅要有熱愛檔案管理工作的事業(yè)心，而且更要有堅(jiān)定正確的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力。［3］因此，高校檔案部門在高度重視高校檔案人才培養(yǎng)的同時(shí)，要培養(yǎng)高校檔案管理人員的政治素養(yǎng)，提高檔案工作者的思想政治素質(zhì)。

(四)改進(jìn)管理方式手段，大力開發(fā)是途徑，提升現(xiàn)代化水平。采用先進(jìn)技術(shù)，大力開發(fā)檔案信息資源，進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)從經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理的轉(zhuǎn)變，以滿足高校和社會(huì)的需要，是強(qiáng)化高校檔案工作的條件保障和根本途徑;充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和手段是加強(qiáng)和改進(jìn)現(xiàn)代檔案管理工作的核心要求。概括起來，包括以下四個(gè)方面:一要加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括檔案館庫房建設(shè)、館藏建設(shè)、檢索工具建設(shè)等，都要推進(jìn)計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的運(yùn)用，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度和信息化水平。二要促進(jìn)信息資源建設(shè)。要將現(xiàn)代化檔案管理手段運(yùn)用到檔案管理工作中，用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)包括紙制、照片、錄音、錄相等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，使需求者可以方便、快捷、準(zhǔn)確地查找到所需的檔案資料，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源服務(wù)社會(huì)。三是要實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。而且要建立查閱登記、借閱登記和利用效果反饋登記制度，采取多種形式，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，使用戶可以輕松查詢自己所需的檔案信息。四要推進(jìn)全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。加強(qiáng)對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。通過管理技術(shù)和手段的創(chuàng)新，努力形成檔案信息采集實(shí)時(shí)化、存儲(chǔ)數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，向具有現(xiàn)代化管理水平的高校檔案館邁進(jìn)。

(五)爭(zhēng)取投入是保障。要積極爭(zhēng)取財(cái)務(wù)部門對(duì)檔案管理工作的支持與幫助，保障檔案管理工作軟硬件設(shè)施齊全。沒有財(cái)力支持，高校檔案管理只能是紙上談兵，畫餅充饑。增加投入，可以使高校檔案管理工作從硬件和軟件設(shè)施上得到改觀，從而保障高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，促進(jìn)檔案管理工作上臺(tái)階。

三、結(jié)語

總之，高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)之一，應(yīng)當(dāng)把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。同時(shí)，時(shí)展與高校建設(shè)的需要，對(duì)我國(guó)高校檔案管理工作的要求有了進(jìn)一步的提高，面對(duì)高校檔案管理工作存在的諸多問題，必須提高對(duì)檔案管理工作的重視，不斷加大投入力度，加強(qiáng)管理制度建設(shè)，創(chuàng)新工作機(jī)制，借助現(xiàn)代化的管理手段和高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，使高校檔案工作與其它各項(xiàng)工作同步發(fā)展，切實(shí)提高我國(guó)高校檔案管理工作質(zhì)量。唯有如此，高校檔案工作才能既服務(wù)社會(huì)，又為高校的發(fā)展作出巨大貢獻(xiàn)。才能完成高校檔案的基本任務(wù)，才能真正發(fā)揮高校檔案的價(jià)值作用，努力開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

作者：王璐韓建華工作單位：塔里木大學(xué)西域文化研究院塔里木大學(xué)檔案館