導(dǎo)語：機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案管理是機(jī)關(guān)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，涉及事項(xiàng)很多，工作較為繁雜，需要不斷提升規(guī)范化水平。對(duì)此，檔案管理人員應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變思想理念，跟上時(shí)展步伐，創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理工作方法，加快信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，提升機(jī)關(guān)檔案管理工作效率，為今后的查詢與利用提供便利，確保真正發(fā)揮出機(jī)關(guān)檔案的應(yīng)有價(jià)值。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；檔案管理；規(guī)范化

機(jī)關(guān)檔案具有較高的保存價(jià)值，需要不斷提升管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化水平。但是從現(xiàn)階段情況來看，很多單位仍然采取手工方式管理機(jī)關(guān)檔案，在檔案存儲(chǔ)過程中，也以手工擺放為主，查找時(shí)會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間與精力，甚至部分單位對(duì)一些業(yè)務(wù)性檔案的管理，基本上由相應(yīng)科室負(fù)責(zé)，這樣不利于機(jī)關(guān)檔案的集中保存。對(duì)此，我們要充分認(rèn)識(shí)到機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性，積極探索更加有效的方法，讓機(jī)關(guān)檔案得到規(guī)范化管理，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

一、機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

當(dāng)前很多機(jī)關(guān)檔案主要通過手工操作的方式來管理，除了要做大量的整理、歸檔工作以外，也為今后的檢索帶來不便。一些單位為讓重要檔案得到有效保護(hù)，會(huì)實(shí)行兩套檔案管理制度，導(dǎo)致在財(cái)力、人力和物力上的浪費(fèi)。隨著時(shí)代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足新時(shí)期要求，機(jī)關(guān)檔案管理工作也更加注重速度與效率，這點(diǎn)需要盡快改進(jìn)。對(duì)檔案管理人員而言，必須具備較高專業(yè)能力，才能將機(jī)關(guān)檔案管理做好。但是很多檔案管理人員一般身兼數(shù)職，在機(jī)關(guān)檔案管理工作上投入的時(shí)間與精力不足，加之人員變動(dòng)比較頻繁，也讓這項(xiàng)工作無法穩(wěn)定、持續(xù)開展。檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致歸檔文件發(fā)生各種各樣的問題，不能讓機(jī)關(guān)檔案得到規(guī)范化管理。個(gè)別檔案管理人員對(duì)機(jī)關(guān)檔案認(rèn)識(shí)還停留在保密層面上，認(rèn)為只有管理好機(jī)關(guān)檔案即可，從而忽視了整理與分類工作。這使機(jī)關(guān)檔案管理工作非?；靵y，既不利于今后的查詢與利用，也很難真正體現(xiàn)出機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理的策略

（一）激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。機(jī)關(guān)檔案管理工作比較單調(diào)、枯燥，加之不注重創(chuàng)新工作方法，主動(dòng)服務(wù)工作途徑較少，從而讓機(jī)關(guān)檔案管理工作顯得死氣沉沉，毫無活力。對(duì)此，機(jī)關(guān)檔案管理部門要引起高度重視，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，要從以往的事后收集材料逐步轉(zhuǎn)變成事前介入和事中參與。一是嚴(yán)格實(shí)行激勵(lì)機(jī)制。要將競爭激勵(lì)機(jī)制引入到機(jī)關(guān)檔案管理工作中，消除機(jī)關(guān)檔案管理部門長期存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，通過公平競爭與擇優(yōu)上崗的方法，逐步形成優(yōu)勝劣汰的良好局面。這樣才能切實(shí)增強(qiáng)檔案管理工作人員主動(dòng)意識(shí)，督促他們認(rèn)真開展工作，將自身的最大潛能發(fā)揮出來，提升機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化水平。二是轉(zhuǎn)變思想理念，將自身價(jià)值體現(xiàn)出來。由于一些檔案管理人員不清楚自身職責(zé)，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不到位，很多時(shí)候都只是在應(yīng)付工作，不清楚自身為社會(huì)所產(chǎn)生的影響。對(duì)此要抓好宣傳工作，加大對(duì)檔案管理人員的教育力度，不斷提升他們的工作能力，能夠明確工作目標(biāo)，產(chǎn)生出較強(qiáng)的工作熱情。這樣才有利于機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理工作順利開展，并創(chuàng)造出更大的價(jià)值。（二）加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案合理硬件與制度建設(shè)。機(jī)關(guān)檔案類型眾多，主要包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案以及電子檔案等，為提升規(guī)范化管理水平，應(yīng)該盡快對(duì)檔案管理制度予以完善。一是從《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定出發(fā)，將所需硬件配置齊全，建立專門的庫房存放機(jī)關(guān)檔案，同時(shí)設(shè)置專柜，整齊排列，規(guī)范管理，完善檢索工具，為今后查找提供便利。庫房要常通風(fēng)，保證整潔衛(wèi)生，禁止在庫房中吸煙，防止出現(xiàn)火災(zāi)，切實(shí)將防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵及防光等措施做到位，延長檔案使用壽命。二是完善機(jī)關(guān)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與規(guī)劃，制定機(jī)關(guān)檔案管理工作總體要求，建立與之相應(yīng)的管理制度，為機(jī)關(guān)檔案管理工作提供有效的督促與指導(dǎo)。要安排專人對(duì)文書、業(yè)務(wù)等檔案進(jìn)行管理，并主動(dòng)深入各個(gè)科室，全面掌握其主要業(yè)務(wù)活動(dòng)狀況，提出統(tǒng)一、規(guī)范的立卷要求。這樣各業(yè)務(wù)科室才會(huì)主動(dòng)形成有較高保存與利用價(jià)值的文件材料，可以及時(shí)立卷與歸檔。在文件材料歸檔以后，應(yīng)加強(qiáng)其歷史聯(lián)系，將保持價(jià)值嚴(yán)格區(qū)分開來，分類整理，立卷和案卷標(biāo)題也要確切、簡明，為保管與利用提供便利。三是對(duì)檔案借閱手續(xù)提供嚴(yán)格規(guī)定，這樣可以避免出現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案隨意借發(fā)的情況，為機(jī)關(guān)檔案的完整提供可靠保障。（三）重視機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。將計(jì)算機(jī)應(yīng)用到機(jī)關(guān)檔案管理工作中，能夠隨時(shí)輸入與更改，提升存儲(chǔ)的密度，避免對(duì)空間造成浪費(fèi)，這樣機(jī)關(guān)檔案將得到長期保持，也不容易出現(xiàn)破壞的問題。加快機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，內(nèi)部局域網(wǎng)能夠提供網(wǎng)上查閱功能，讓機(jī)關(guān)檔案信息變得更加便捷。利用計(jì)算機(jī)收集與上傳資料的過程中，必須認(rèn)真進(jìn)行分辨，提升信息錄入的可靠性與準(zhǔn)確性，要通過嚴(yán)格審查以后，才能將檔案材料進(jìn)行歸檔。材料在上傳以后，應(yīng)提升材料的保密性與真實(shí)性，對(duì)開放性檔案而言，應(yīng)確保只能可讀，不能進(jìn)行下載與修改。此外，還要注重安全性問題，通過配置高效防火墻，防止出現(xiàn)非法入侵的情況。同時(shí)，及時(shí)對(duì)病毒庫進(jìn)行更新，做好數(shù)據(jù)庫加密工作，對(duì)重要數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份，將用戶權(quán)限設(shè)置好。這樣機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)才能順利開展，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理打下基礎(chǔ)。（四）改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作方法。因?yàn)樗枷肷喜恢匾暀C(jī)關(guān)檔案管理工作，造成工作方法也長時(shí)間得不到優(yōu)化，仍然以傳統(tǒng)的檔案管理模式為主，為機(jī)關(guān)檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性帶來不利影響，也不能提升規(guī)范化管理水平。對(duì)此，我們需要對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作廣泛進(jìn)行改進(jìn)，確保其更加規(guī)范與科學(xué)。一是檔案管理人員要采取紙質(zhì)、電子版和聲像等形式存儲(chǔ)機(jī)關(guān)檔案，這樣在某個(gè)形式的檔案資料出現(xiàn)丟失以后，有其他備份的資料，讓機(jī)關(guān)檔案的完整性不受到影響。二是在機(jī)關(guān)檔案的收集、整理及歸檔等環(huán)節(jié)上，要確保某個(gè)系列機(jī)關(guān)檔案資料具備連續(xù)性特征，以此提升機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化與科學(xué)化水平，更好地為機(jī)關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展服務(wù)。三是要打造檔案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、檔案檢索系統(tǒng)和檔案借閱系統(tǒng)，做到機(jī)關(guān)檔案資料的清晰明了，避免出現(xiàn)丟失、破壞等問題，讓機(jī)關(guān)檔案資料能夠長久保存下去，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展提供決策作用。

總之，機(jī)關(guān)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，為提升規(guī)范化、科學(xué)化水平，需要我們充分認(rèn)識(shí)到機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀，不斷改進(jìn)管理工作方法，才能提升機(jī)關(guān)檔案的利用率。因此，在信息時(shí)代背景下，我們還要將各種現(xiàn)代化技術(shù)利用起來，建立相應(yīng)的管理制度，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。只有這樣，才能讓機(jī)關(guān)檔案管理工作更加規(guī)范、有序地進(jìn)行，為機(jī)關(guān)單位的進(jìn)一步發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者:俞燕 單位:濟(jì)南市農(nóng)業(yè)機(jī)械推廣站