導(dǎo)語：檔案管理制度和理念革新的重要性一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:檔案管理對(duì)于企事業(yè)單位來講起到至關(guān)重要的作用，尤其是對(duì)人員信息的掌握方面。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代和產(chǎn)業(yè)變革較快的年代，企業(yè)在檔案管理制度方面以及管理的理念一定要緊跟時(shí)代的步伐，必須做到與企業(yè)的生產(chǎn)力相匹配。確保檔案管理工作的創(chuàng)新，力求完善檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，彰顯工作理念革新的重要性和對(duì)于企業(yè)發(fā)展的作用。

關(guān)鍵詞:檔案革新；制度改革；檔案完善；信息保存

一、通過檔案管理制度的創(chuàng)新發(fā)揮更大的管理效益

檔案管理是企業(yè)管理中的一個(gè)微小的工作環(huán)節(jié)，由于起不到具體的經(jīng)濟(jì)效益常常被企業(yè)高管忽略，否定其創(chuàng)新的價(jià)值。然而在實(shí)際的企業(yè)管理中，檔案的有效管理是可以提升企業(yè)的綜合管理能力，便于企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門之間的合作，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展而言有著重要的意義。

（一）檔案管理人員的責(zé)任感很重要。檔案管理的工作不局限于對(duì)于人事部門的檔案管理，還有更多的重要部分在合同方面的管理，企業(yè)機(jī)密資料的管理，企業(yè)證件的管理，法律文書，會(huì)議記錄的管理等等。這些管理的基礎(chǔ)工作就是要求管理人員能夠第一時(shí)間分清工作的內(nèi)容，完全掌握處理工作的技能，學(xué)會(huì)在枯燥的工作環(huán)境中實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值。對(duì)于企業(yè)而言能夠從事好檔案管理的工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展很有必要，工作人員要深知自己的使命和價(jià)值才能對(duì)工作負(fù)責(zé)，對(duì)企業(yè)的檔案管理負(fù)責(zé)。

（二）提升檔案管理工作的使命感。要做好檔案管理的工作不是一件簡(jiǎn)單的事情，看似沒有技術(shù)的工作卻要求從業(yè)者擁有較高的個(gè)人素質(zhì)，其中就是慎獨(dú)能力。作為企業(yè)的一名重要資料的管理者要把檔案文件視為戰(zhàn)士的槍支彈藥，時(shí)刻守護(hù)著檔案的安全，不能出現(xiàn)遺漏破損、更不能丟失，一旦重要機(jī)密的遺失對(duì)于企業(yè)的打擊非常大。在檔案管理的類型中會(huì)有一部分紙質(zhì)檔案與電子檔案以及物資的管理，如：?jiǎn)T工檔案、公司資質(zhì)、法律判定書、影音光盤、磁帶、財(cái)務(wù)賬務(wù)的記錄、設(shè)計(jì)草圖、競(jìng)標(biāo)書、客戶資料、采購(gòu)物資的價(jià)格表等等，這些都是公司的無形資產(chǎn)，一旦被企業(yè)間諜和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手獲取將損失慘重，喪失行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和市場(chǎng)份額。

（三）促使從業(yè)者能動(dòng)性的處理工作難題。由于檔案管理制度的專業(yè)性和保密性導(dǎo)致工作人員相對(duì)較少，其他人及領(lǐng)導(dǎo)并不能夠第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)工作中的問題和處理問題的技巧，這就需要從業(yè)人員能夠通過工作日記的形式來記錄每天工作的內(nèi)容和所遇到的困難及解決方法，定期總結(jié)工作內(nèi)容和工作技能，把解決方案的步驟詳細(xì)記錄最終為創(chuàng)新工作做好基礎(chǔ)。把需要幫助向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求，說明需求的原因和所帶來的幫助，除了物資的需求外還需要對(duì)于助手人員、監(jiān)督人員的需求，需要拷貝設(shè)備和銷毀設(shè)備同樣要與上級(jí)申請(qǐng)，這些輔助工作的物資都能夠提升工作效率和質(zhì)量。

二、管理理念創(chuàng)新提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和收益能力

對(duì)于管理職能的創(chuàng)新在于企業(yè)要放權(quán)給檔案管理員，部分的企業(yè)發(fā)展中很多人員都能夠直接找到檔案管理員索取資料和信息，這種行為存在著潛在的危險(xiǎn)，一旦造成機(jī)密丟失外漏就無法找到責(zé)任人。

（一）精簡(jiǎn)管理有利于企業(yè)資料的保密度。精簡(jiǎn)管理包括對(duì)于人員的精簡(jiǎn)和管理流程的精簡(jiǎn)。首先，其中人員精簡(jiǎn)可以控制在3人至4人即可，越多的人能夠碰到檔案資料就預(yù)示著資料信息被外泄的概率會(huì)越高，從業(yè)人員之間需要一定的牽制是最好的崗位編制設(shè)計(jì)。不論如何分配工作都要有一個(gè)原則就是需要有人進(jìn)行監(jiān)督工作，不定時(shí)的抽查、驗(yàn)視工作可以降低管理人員的內(nèi)部操作和竊取機(jī)密的可能。其次，管理人員不可以隨意翻閱任何文件。檔案文件會(huì)因重要等級(jí)來分類，給管理人員一定的權(quán)利并不是讓他們可以隨意查閱，而是通過密封的方式來保證資料的保密性與安全性。最后，查閱程序的合理簡(jiǎn)化，根據(jù)等級(jí)來制定查閱檔案的流程。在擁有檔案管理?xiàng)l例的基礎(chǔ)上不得輕易改動(dòng)條例中的要求規(guī)定，必須經(jīng)過董事會(huì)或者高層領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的認(rèn)可才能更改條例的修改，任何人需要外借檔案都要親自簽字，標(biāo)注用途和使用時(shí)間，預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，通過郵件和內(nèi)部OA來申請(qǐng)使用，多層上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)通過方可外借。

（二）創(chuàng)新檔案管理能夠有利于提升企業(yè)形象。企業(yè)檔案管理的能力往往體現(xiàn)出一家企業(yè)的內(nèi)部工作配合程度和細(xì)致工作處理的能力，尤其是在外賓來企業(yè)開會(huì)的時(shí)候能夠看到企業(yè)的整體工作能力水平和員工的素質(zhì)。外來人員好的評(píng)價(jià)對(duì)于企業(yè)而言就像是播放一條招聘廣告一樣，良好的企業(yè)形象會(huì)增強(qiáng)外來人員的認(rèn)可。

（三）檔案管理的創(chuàng)新理念能夠優(yōu)化工作并提高員工執(zhí)行力。檔案管理的工作不是一個(gè)部門能夠完成的工作，一定需要所有部門的配合，比如：勞動(dòng)合同的重新簽訂、公司合作協(xié)議修訂、財(cái)務(wù)信息的更新、員工資料的存檔和外發(fā)等工作都需要相關(guān)部門人員的配合，而檔案人員的工作往往被其他部門忽略，造成收集資料遇到各種困難。通過創(chuàng)新檔案管理的理念去改革不良的工作習(xí)慣，學(xué)會(huì)防微杜漸、未雨綢繆的處理方式將問題提早就解決這些問題，將通過動(dòng)員大會(huì)的形式來將這些資料填寫的重要性跟所有員工說明從而降低工作難度。

三、總結(jié)

在工作中處理問題的事例有很多，最終需要的是優(yōu)秀合理的工作方法，而不是一成不變的工作態(tài)度與工作方式，如果合理的工作方法可以取代陳舊的工作方法是可以通過實(shí)踐檢驗(yàn)的，通過更便捷的工作方法、創(chuàng)新的思維來調(diào)動(dòng)全員的配合力，進(jìn)而加速檔案管理制度和管理理念的革新進(jìn)程。

作者:迪力努爾·哈帕爾 單位:新疆博州溫泉縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局

參考文獻(xiàn):

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