導(dǎo)語(yǔ)：學(xué)生檔案建設(shè)與管理探究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：本文主要針對(duì)當(dāng)下成人院校檔案室在學(xué)生檔案建設(shè)與管理工作中，存在著忽視原始資料的收集和積累、整理不規(guī)范，無(wú)專人管理檔案等問(wèn)題，闡明了成人院校在學(xué)生檔案工作中歷史資料存留、文獻(xiàn)資料參考的作用，以及在學(xué)生檔案的收集、整理和開(kāi)發(fā)利用。

關(guān)鍵詞：成人院校檔案室；在學(xué)生檔案；管理

《中華人民共和國(guó)檔案法》第一章總則第二條將檔案表述為：檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。就成人院校檔案室檔案而言，可分為：文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、在學(xué)生檔案等。它是成人院校檔案室工作活動(dòng)的歷史記錄，特別是在學(xué)生檔案，如：讀者檔案、藏書檔案、參考咨詢檔案、地方文獻(xiàn)檔案、在學(xué)生輔導(dǎo)檔案等，真實(shí)地記錄了在學(xué)生的活動(dòng)過(guò)程和成果，對(duì)今后與工作具有重要的指導(dǎo)和查考作用。伴隨成人高等教育的不斷發(fā)展，進(jìn)一步貫徹落實(shí)“辦好繼續(xù)教育事業(yè)”，成人院校檔案室在各項(xiàng)日常教育教學(xué)活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生一系列具有參考、利用價(jià)值的文獻(xiàn)資料，通過(guò)收集、整理、保存，最終形成了辦公文件處理中所說(shuō)的檔案。成人院校檔案室工作系統(tǒng)化完整化，是檔案工作規(guī)范化的重要組成部分，同時(shí)必將促進(jìn)成人院校檔案室各項(xiàng)在學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展。

1在學(xué)生檔案在成人院校檔案室工作中的作用

成人院校檔案室在學(xué)生檔案的作用主要有兩個(gè)方面：1.1歷史資料存留。檔案是具有價(jià)值的歷史文獻(xiàn)文件的集合體，是國(guó)家和成人院校在學(xué)生檔案建設(shè)的歷史記憶，是傳承成人高等教育的重要裁體，是成人院校檔案室在學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷全面的、準(zhǔn)確的、真實(shí)的反映。成人院校在學(xué)生檔案是在學(xué)生成人院校全部活動(dòng)中的文獻(xiàn)文件記載，它為成人院校檔案室存史編志提供了原始依據(jù)。1.2文獻(xiàn)資料參考。檔案是第一手的原始資料，記錄了歷史活動(dòng)的真實(shí)實(shí)踐經(jīng)過(guò)，記錄了社會(huì)各個(gè)方面各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中思想政治的發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)實(shí)踐活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)研究以及藝術(shù)文化創(chuàng)新成果。所以，成人院校檔案室在學(xué)生檔案是成人院校檔案工作實(shí)踐中，成人院校檔案室制定貫徹執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)、政策計(jì)劃擬定、文獻(xiàn)文件啟始、教訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及進(jìn)行成人院校檔案室在學(xué)生檔案工作的依據(jù)，是表明成人院校檔案室在學(xué)生檔案管理工作具有文獻(xiàn)資料參考利用價(jià)值，是在學(xué)生檔案存儲(chǔ)活動(dòng)工作原始數(shù)據(jù)記錄載體。

2加強(qiáng)成人院校檔案室在學(xué)生檔案管理

做好在學(xué)生檔案管理工作有利于成人院校檔案室工作的交流，提升、促進(jìn)成人院校檔案室在學(xué)生檔案管理工作更好開(kāi)展。成人院校在學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的全過(guò)程，是由成人院校檔案室在學(xué)生檔案完整記錄的。但是，為了更好適應(yīng)當(dāng)下并貫徹落實(shí)關(guān)于“辦好繼續(xù)教育事業(yè)”的指示精神，成人院校檔案室在學(xué)生檔案管理工作中，必須認(rèn)真處理好以下方面的問(wèn)題：2.1需對(duì)成人院校在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料進(jìn)行收集與積累。原始文獻(xiàn)文件資料是組成成人院校在學(xué)生檔案最小最基本的單元，在學(xué)生檔案是成人院校檔案室在學(xué)生在院校學(xué)習(xí)以及其他活動(dòng)中最原始的文獻(xiàn)文件資料，是成人院校在學(xué)生學(xué)習(xí)全過(guò)程的真實(shí)的全面的記錄。有的原始文獻(xiàn)文件資料會(huì)稍縱即逝，所以成人院校在學(xué)生檔案必須及時(shí)收集原始文獻(xiàn)文件資料，采取多次、多層次、多方面地開(kāi)展收集相關(guān)活動(dòng)的原始文獻(xiàn)文件資料，避免事后補(bǔ)救和做假材料，影響在學(xué)生檔案的真實(shí)性。2.2成人院校在學(xué)生檔案整理不規(guī)范。在以往檔案管理評(píng)估檢查過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)成人院校在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料尚未歸檔，只是按同類性質(zhì)存放在一起，所以還需要檢查立項(xiàng)，應(yīng)該抽出此項(xiàng)原始文獻(xiàn)文件資料。應(yīng)按類依項(xiàng)將原始文獻(xiàn)文件資料存放在同類立項(xiàng)設(shè)卷檔案庫(kù)內(nèi)，以便于保存，便于查找。2.3成人院校在學(xué)生檔案需要專人管理。成人院校在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料必須設(shè)立配備專人管理。忽視成人院校在學(xué)生檔案的建設(shè)管理，或成人院校檔案室因管理人員異動(dòng)，就會(huì)對(duì)成人院校在學(xué)生檔案建設(shè)和管理帶來(lái)共享與利用的困難。所以，為了促進(jìn)成人院校檔案室在學(xué)生檔案建設(shè)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，在做好其他輔助工作的同時(shí)，必須加強(qiáng)檔案館室建設(shè)成人院校檔案室在學(xué)生檔案的管理。

3成人院校檔案室在學(xué)生檔案的收集與整理

3.1成人院校在學(xué)生檔案的收集。成人院校在學(xué)生檔案收集工作是做好成人高等教育院校檔案工作的起點(diǎn)，是整個(gè)成人高等教育院校檔案工作中極為重要的環(huán)節(jié)。為了做好收集工作，首先應(yīng)制定歸檔制度，其內(nèi)容包括歸檔的范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。歸檔范圍是指處理完畢的成人院校在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料，規(guī)定了需要?dú)w檔和不需要?dú)w檔范圍。歸檔時(shí)間是指根據(jù)具體相關(guān)規(guī)定和檔案整理立卷同類立項(xiàng)設(shè)卷等特點(diǎn)，確定何時(shí)歸檔較為合適。歸檔要求是對(duì)需要?dú)w檔的在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料提出完整性、系統(tǒng)性等質(zhì)量上的要求。建立了正規(guī)的檔案制度，歸檔前的立卷和整理等工作由成人院校在學(xué)生檔案室來(lái)進(jìn)行，只有成人院校在學(xué)生檔案室熟悉在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料的內(nèi)容、用途和形成過(guò)程，才能更好地保證成人院校在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料收集的完整性、準(zhǔn)確反映在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料之間的內(nèi)在必然聯(lián)系。3.2做好成人院校在學(xué)生檔案的整理。依據(jù)檔案管理保存的相關(guān)要求，要對(duì)歸檔的成人院校在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料進(jìn)行整理。一是歸檔檢查。在按照歸卷的原則基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每款中積累的成人院校在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料是否完整，認(rèn)真檢查與案卷類目是否一致，是否排列合理，如發(fā)現(xiàn)成人院校在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料有問(wèn)題需及時(shí)補(bǔ)充、糾正。二是填寫卷內(nèi)目錄和案卷封面。卷首為卷內(nèi)目錄，含順序號(hào)、作者、內(nèi)容摘要、文件日期、所在位置（頁(yè)碼號(hào)），備考等。案卷封面有在學(xué)生檔案名稱、相關(guān)系別或類別、案卷標(biāo)題、起止日期文件張、案卷號(hào)、保管期限等項(xiàng)?！霸趯W(xué)生檔案名稱、相關(guān)系別”項(xiàng)：由于是成人高等教育院校成人院校在學(xué)生檔案室在學(xué)生檔案，應(yīng)由成人院校在學(xué)生檔案室為單位填寫?！鞍妇順?biāo)題”項(xiàng)。在擬寫案卷標(biāo)題時(shí)，要求簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確地把卷內(nèi)成人院校在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料內(nèi)容表達(dá)出來(lái)。三是成人院校在學(xué)生檔案案卷裝訂。裝訂的目的是固定與保護(hù)卷內(nèi)在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料，避免丟失與損壞。四是在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料的保管。對(duì)成人院校在學(xué)生檔案室應(yīng)設(shè)專職人員保管，檔案管理工作人員應(yīng)定期對(duì)在學(xué)生檔案進(jìn)行檢查、驗(yàn)收，做好案卷的整理、立卷、歸檔工作，對(duì)已歸檔的案卷，為了便于利用查考，要編制案卷目錄。同時(shí)要做到“五防”：防塵、防火、防光、防潮、防蟲(chóng)鼠。3.3成人院校在學(xué)生檔案需用現(xiàn)代化管理方法管理。計(jì)算機(jī)是檔案工作現(xiàn)代化管理手段中的重要工具，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理可極大地節(jié)省人力、物力和財(cái)力，對(duì)減少成人院校在學(xué)生檔案貯存空間，方便快捷地存取檔案和檢索檔案信息，為開(kāi)發(fā)利用在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料提供快捷服務(wù)。

4開(kāi)發(fā)利用成人院校在學(xué)生檔案

成人院校檔案室在學(xué)生檔案是成人院校檔案室工作歷史真實(shí)全面的反映，對(duì)成人院校在學(xué)生以后在社會(huì)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位聘用中具有重要的參考價(jià)值。成人院校在學(xué)生檔案的收集整理只是過(guò)程，目的是積累在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料，為成人院校檔案室事業(yè)發(fā)展提供參考。開(kāi)發(fā)利用在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料信息源，使之為成人院校檔案室在學(xué)生檔案事業(yè)建設(shè)服務(wù)。成人院校檔案室制作在學(xué)生檔案年報(bào)，它是匯集成人院校檔案室年終的重要時(shí)事及統(tǒng)計(jì)資料的匯總，具有累積、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)作用的一種編研資料，是高容積、高質(zhì)量成人院校在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料的情報(bào)信息載體。編制工作年報(bào)：成人院校在學(xué)生檔案年度工作要點(diǎn)和總結(jié)；人員設(shè)置及調(diào)動(dòng)情況；各類數(shù)據(jù)；檔案室人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)；成人院校畢業(yè)就業(yè)事項(xiàng)及政策法規(guī)制定情況；相關(guān)大事記；等等。成人院校檔案室要充分利用在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料資源，共享成人院校在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料，提升成人院校檔案室在學(xué)生檔案建設(shè)管理、拓展成人院校在學(xué)生檔案原始文獻(xiàn)文件資料的社會(huì)影響。總之，成人院校檔案室在學(xué)生檔案管理工作應(yīng)與成人高等教育院校其他文獻(xiàn)文件檔案工作一樣受到關(guān)注和重視?！敖袷揽梢灾牛笫揽梢灾?。”檔案是歷史的真實(shí)的全過(guò)程記錄，任何的匆匆足跡都會(huì)通過(guò)檔案留下記載，所以要促進(jìn)成人院校在學(xué)生檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用。

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作者:李昕陽(yáng) 李曉白