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高河礦井工程項目檔案管理存在的問題

(1)參建單位多，建設周期長，形成項目文件歸檔不齊全。一是高河礦井項目正式開工以后，建設單位，多個施工和監(jiān)理單位進場，檔案管理主體因建設主體，參建單位的不同，呈現(xiàn)多元態(tài)勢，造成檔案來源復雜，管理難度大。二是建設項目周期長，高河項目從2003年開始籌備建設，2006年正式開工，2011年進入聯(lián)合試運轉(zhuǎn)階段，從勘查、申報、審批到竣工驗收前后近10年時間，文件收集跨度時間長，中間多有變更，給檔案收集造成很大困難。三是檔案工作沒有與項目建設同步管理，建設單位建設期間各項批復文件和各專業(yè)技術資料，大多集中在各個責任部門;各施工單位只重視工程進度，平時不注重整理工程資料，驗收前突擊收集整理，缺少建設單位、監(jiān)理單位把關。(2)礦井工程項目檔案整理規(guī)范不統(tǒng)一，部分規(guī)范陳舊，在實際運用中指導性有限。高河礦井項目竣工資料存在遵循國家標準《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328－2001和檔案行業(yè)標準《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28－2002兩個標準，管理規(guī)范的不統(tǒng)一這就給項目審計、質(zhì)量評定、竣工驗收帶來隱患。在這兩個標準的基礎上，同時依據(jù)高河項目合同文件要求，采用以下煤炭行業(yè)及山西省標準:①礦建工程高河礦井項目礦建單位工程施工文件依照《煤炭建設工程質(zhì)量技術資料管理規(guī)定與評級辦法》(煤規(guī)字1999第34號文)、《煤礦井巷工程質(zhì)量檢驗評定標準》MT5009－94編制。②土建工程高河礦井項目土建單位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工質(zhì)量驗收規(guī)程》DBJ04－214－2003編制。③安裝工程高河礦井項目礦井設備安裝文件按照《煤礦安裝工程質(zhì)量檢驗評定標準》MT5010－95編制單位工程竣工資料，其他設備安裝文件依據(jù)其行業(yè)標準規(guī)范編制。有的規(guī)范都已經(jīng)執(zhí)行將近20年了，早已經(jīng)不適應現(xiàn)在的煤礦項目建設實際情況了，礦建工程和安裝工程的規(guī)范中就缺少監(jiān)理單位整理項目檔案的規(guī)范，必定給監(jiān)理單位，施工單位在整理項目檔案資料時造成文件材料不齊全和檔案管理不完善的問題。(3)檔案工作人員素質(zhì)良莠不齊，人員流動性大。在高河礦井項目檔案管理過程中涉及合作公司總工辦檔案管理人員，合作公司相關工程責任部門管理人員，監(jiān)理單位人員和施工單位人員。高河礦井項目屬新建項目，各相關人員沒有經(jīng)驗可借鑒，在項目檔案工作中走過不少彎路。很多檔案管理人員是臨時抽調(diào)人員，這些人沒有參加過檔案專業(yè)知識培訓，對檔案管理規(guī)范不熟悉，不能做到科學整理，歸檔和立卷，這就造成單位工程竣工資料質(zhì)量低，影響了項目檔案的整理驗收。高河礦井項目由于建設周期長，監(jiān)理單位和施工單位由于各自單位的原因，很多檔案管理人員流動性很大，很多人員工作一段時間，對檔案各項業(yè)務相對熟悉之后都被調(diào)離高河項目，新?lián)Q的人員又得重新開始熟悉檔案各方面的專業(yè)知識，這給檔案工作帶來很大的不穩(wěn)定性。

針對高河礦井工程項目檔案管理存在的問題采取的措施

(1)超前介入。為保證工程檔案工作與工程建設同步，在工程建設過程中，檔案人員自始至終參加工程建設全過程管理，努力做到提前介入，全程控制。在項目前期文件的管理上，檔案室與各工程管理部門共同梳理工作線索，劃定相關部門歸檔責任，歸檔范圍，各類文件歸檔的時間，使檔案管理的有關規(guī)定能夠緊密結(jié)合各職能部門管理工作實際，準確反映管理工作流程，在前期文件的收集上，堅持“早介入”、“早檢查”、“早動手”，緊緊跟蹤前期工作的進展，指導相關部門及時歸檔，同時做到隨時歸檔隨時整理，具備成卷條件的馬上歸檔組卷，并隨時根據(jù)后續(xù)資料補充調(diào)整，保證工程竣工時前期文件的齊全、完整。(2)納入合同管理。我公司在與設計、施工、監(jiān)理等參建單位簽訂的合同或協(xié)議中列入了檔案工作的內(nèi)容，采取預留5%相應工程款對其進行約束，采取工程完工檔案移交不及時或未移交按相應條款進行處罰。并對工程檔案的移交時間、整理質(zhì)量和項目竣工圖的編制責任、編制質(zhì)量和移交套數(shù)等，作了具體規(guī)定。(3)納入建設單位、工程監(jiān)理、設計單位及質(zhì)量監(jiān)督全程控制。公司要求項目竣工圖需經(jīng)監(jiān)理單位監(jiān)理人員審核，履行簽字手續(xù);項目驗收前，監(jiān)理單位需出具書面意見，要對檔案收集、整理歸檔等情況進行評價，質(zhì)監(jiān)站要對每個單位工程進行質(zhì)量認證。通過各方人員的嚴格把關和審查，確保了歸檔資料符合程序標準和要求。(4)納入經(jīng)濟責任制管理。按照每一實體工程造價5%的比例，預留檔案資料保證金，規(guī)定凡檔案資料不齊全的，扣除保證金;檔案工作與工程建設不同步的，不組織工程中間驗收、不進行月度工程結(jié)算;竣工工程資料不按要求歸檔或歸檔不符合要求的，停止該單位在礦井所有工程款的支付。經(jīng)濟手段的制約，有力地推動和促進了項目檔案的收集歸檔工作，從而有效地保障歸檔文件資料及時性。(5)實行動態(tài)跟蹤監(jiān)管。在礦井建設過程中，公司專職檔案人員經(jīng)常到各責任部門和施工現(xiàn)場檢查工程檔案，督促、指導各施工單位在施工過程中形成的檔案資料，現(xiàn)場進行答疑解惑，保證資料的齊全、完整;公司檔案人員參加月末驗收和單位工程竣工驗收和工程資料例會，積極監(jiān)督項目檔案工作，確保工程檔案與工程實體同步進行。(6)嚴格驗收程序。在單位工程竣工后，本公司嚴格執(zhí)行竣工驗收管理規(guī)定，確保項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、安全性。在組織每個單位工程竣工驗收時，均由潞安集團驗收組和我單位工程部門、計劃、財務等成員，以及設計單位、監(jiān)理單位、質(zhì)量監(jiān)督單位成員一同參加、一同把關，不論工程還是檔案實行“一票否決”制，竣工驗收報告中無檔案人員簽字，就不能通過驗收、結(jié)算，直至工程和檔案均符合標準要求才能通過驗收。施工單位移交檔案均要經(jīng)過監(jiān)理、分管部門、質(zhì)檢站、檔案人員進行多方審查，確保歸檔檔案符合程序和要求。(7)嚴把檔案移交關。本項目工程在嚴格執(zhí)行竣工驗收程序和規(guī)定的同時，檔案人員嚴把工程檔案移交關。專業(yè)檔案人員系統(tǒng)地對每個工程檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性逐項進行認真檢查。檢查每個單位工程開工前的人員資質(zhì)、管理制度等工程管理資料;檢查施工組織設計、圖紙會審、技術交底等工程技術資料;檢查設備、購配件等材料質(zhì)量出廠證明文件等質(zhì)量控制資料;檢查工程施工中測量、隱蔽、焊接等施工記錄資料;檢查分部分項檢驗批等工程驗收資料;檢查各類安全和主要功能各類檢驗、測試、系統(tǒng)運轉(zhuǎn)等核檢資料;檢查工程驗收質(zhì)量評定等竣工驗收資料;檢查監(jiān)理公司規(guī)則、細則、制度、報驗、造價控制等監(jiān)理資料;檢查竣工圖是否符合程序和歸檔要求等。檔案人員嚴格的把關，保證了項目檔案的歸案質(zhì)量。

本文作者：鄭超徐蘇云工作單位：潞安集團