導(dǎo)語(yǔ)：文書檔案管理信息化建設(shè)研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理存在的問(wèn)題

（一）借閱復(fù)雜、時(shí)效性不強(qiáng)

當(dāng)某些人員需要閱讀一份文件時(shí)，不能立即的查找到，人員首先要進(jìn)入到專門的檔案管理室進(jìn)行查找，在尋找過(guò)程中也耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，對(duì)于外地的工作人員來(lái)說(shuō)更是對(duì)其造成了很大的困難和不便。另外，當(dāng)有緊急文件需要讀取時(shí)，也不能馬上進(jìn)行查閱，影響了辦事的效率。還存在一點(diǎn)問(wèn)題就是文檔的數(shù)量較少，甚至于一些重要文檔的數(shù)據(jù)資料僅為一份，這就造成了借閱時(shí)的困難，為了一份文件需要等待很長(zhǎng)的時(shí)間，嚴(yán)重影響了借閱的時(shí)效性。

（二）文件檔案管理繁瑣，不宜整理

傳統(tǒng)的借閱文檔過(guò)程首先是人員進(jìn)行登記，對(duì)人員的姓名、身份證號(hào)以及借閱時(shí)間、文件資料進(jìn)行詳細(xì)備份，再允許人員去尋找文書檔案。管理人員要對(duì)這些登記的資料進(jìn)行備份和收錄，在這一過(guò)程中就增加了工作人員的時(shí)間。另外，檔案的收錄要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門，當(dāng)基層的管理人員對(duì)借閱檔案人的資料進(jìn)行備份后，還要將所有備份的資料進(jìn)行匯集，等待審查部門的審核通過(guò)從而放入到資料管理室中，原本輕松簡(jiǎn)單的一個(gè)過(guò)程卻變得如此繁瑣，這不僅僅給借閱人員帶來(lái)難度，還給工作人員增加負(fù)擔(dān)。

（三）紙質(zhì)文件保存不當(dāng)極易損壞

傳統(tǒng)文件文檔多以紙質(zhì)形式出現(xiàn)，一些重要的資料由于年限的積累以及運(yùn)輸過(guò)程的碰撞極易損壞，極珍貴的文檔一旦遭到損壞則很難復(fù)原。

二、文書檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

（一）增強(qiáng)實(shí)效性

運(yùn)用信息化來(lái)管理文檔，可以有效增強(qiáng)檔案管理以及借閱的實(shí)效性，當(dāng)某部門的工作人員想要查詢文檔資料時(shí)，可以省去人工尋找的麻煩直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)管理查詢到文件的位置，輕松查閱，節(jié)省了大量的時(shí)間。另外，有些資料由于珍貴數(shù)量很少，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱可以減少人員排隊(duì)借閱，工作人員可以通過(guò)網(wǎng)上登記從而輕松進(jìn)行資料的備份，極大地增強(qiáng)了檔案管理的時(shí)效性。

（二）實(shí)現(xiàn)快速查詢

信息化管理可以極大地加快文檔的查詢速度，對(duì)于一般的資料文件，一些客戶可以在相關(guān)的地點(diǎn)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接查找，或者輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞語(yǔ)即可快速顯示出資料，省去了到檔案部門的不便。

（三）保證了文件的機(jī)密性

信息化檔案管理更加強(qiáng)化了檔案的保密性，由于有些文檔是成卷的，所涉及到的機(jī)密眾多，一些人員所需要借閱的檔案只是成卷中的一部分，通過(guò)信息化管理，相關(guān)的借閱人員可以通過(guò)準(zhǔn)確的搜索從而將需要的文件進(jìn)行精準(zhǔn)的刪減，避免了機(jī)密的泄漏，保證了文件的機(jī)密性。

（四）提升檢索的效率

在傳統(tǒng)的人工管理中，一些借閱人員清楚的知道自己所要借閱的文件，可以直接尋找，然而一些借閱人員并不太清楚所要借閱文件的類型。因此，信息化建設(shè)可以輕松的解決這一問(wèn)題，信息化管理中設(shè)有模糊查詢的功能，客戶只需要輸入個(gè)別關(guān)鍵語(yǔ)，系統(tǒng)即可自動(dòng)幫助客戶查找到需要的資料。

三、文書檔案管理信息化系統(tǒng)的功能構(gòu)建及設(shè)計(jì)

（一）權(quán)限管理

權(quán)限管理是信息化建設(shè)的主要功能，這一功能不僅有利于節(jié)省文檔管理人員的工作時(shí)間，還能增強(qiáng)管理者的效率。只有檔案的管理者可以進(jìn)行系統(tǒng)的管理和查詢數(shù)據(jù)庫(kù)，并可對(duì)借閱者進(jìn)行看管。普通的借閱者只擁有閱讀的權(quán)限，不可隨意查看數(shù)據(jù)庫(kù)和相關(guān)管理資料。同時(shí)，可以將管理者區(qū)分為日?？垂芎拖到y(tǒng)管理者。其中，系統(tǒng)管理人員可以進(jìn)行密碼的設(shè)定和檔案的操作，日?？垂苷呖梢赃M(jìn)行系統(tǒng)的日常維護(hù)，從而加強(qiáng)權(quán)限。

（二）分類檢索

文檔信息化建設(shè)及其便利，可以隨時(shí)調(diào)整。文檔管理人員不但可以對(duì)文檔進(jìn)行自定義，還可以根據(jù)文檔的類別進(jìn)行分號(hào)，通過(guò)分號(hào)代碼將同類的文檔歸納到一起，客戶可以按照文檔的編號(hào)及時(shí)間直接搜索。

（三）文書檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

檔案管理信息化建設(shè)主要分為以下幾個(gè)步驟，第一，文件管理。文件管理主要指檔案管理人員的管理，檔案人員對(duì)文檔進(jìn)行直接操作。第二，檔案調(diào)閱。檔案調(diào)閱是對(duì)于普通的客戶而言。第三，文檔系統(tǒng)維護(hù)，系統(tǒng)維護(hù)是文檔管理人員對(duì)文件歸檔，將檔案的類別、時(shí)間、編號(hào)進(jìn)行調(diào)整從而錄入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，同時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)。第四，檔案借閱。檔案借閱是當(dāng)客戶進(jìn)行借閱時(shí)，首先進(jìn)行登錄注冊(cè)用戶，隨之查找相關(guān)文檔進(jìn)行下載和備份，這一過(guò)程，系統(tǒng)將會(huì)全面的進(jìn)行記錄，實(shí)現(xiàn)借閱文檔的科學(xué)性管理。結(jié)束語(yǔ)綜上所述，信息化建設(shè)已經(jīng)走向了我們的生活，隨著科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新進(jìn)步，人工管理的時(shí)代已經(jīng)一去不復(fù)返。相關(guān)的行政管理檔案機(jī)關(guān)只有不斷的緊追時(shí)代的步伐，開(kāi)展無(wú)紙化的信息建設(shè)才能真正的發(fā)展和變革。在本篇文章中我們探究了人工管理檔案的缺點(diǎn)以及信息管理的相關(guān)優(yōu)點(diǎn)和功能，以期為檔案管理提供有效的指導(dǎo)，從而推進(jìn)檔案管理的建設(shè)。

作者:趙峰 單位:陜西省地方電力（集團(tuán)）有限公司咸陽(yáng)供電分公司