導(dǎo)語(yǔ)：檔案開(kāi)放利用信息安全探討一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、檔案開(kāi)放利用中存在的問(wèn)題

近年來(lái)我國(guó)的檔案開(kāi)放與利用工作取得了一些顯著進(jìn)步，但毋庸置疑，在開(kāi)放利用的這一過(guò)程中依然存在很多問(wèn)題：一是公民對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)尚處于初級(jí)階段。認(rèn)識(shí)的不成熟、認(rèn)識(shí)的淺薄甚至是對(duì)檔案開(kāi)放利用的認(rèn)識(shí)的極度偏差，一定程度上使得開(kāi)放與利用不能順利進(jìn)行。二是檔案工作帶有很強(qiáng)的政治性，一定程度上脫離了群眾，使檔案開(kāi)放和利用環(huán)節(jié)不完善。三是檔案的“低開(kāi)放率和低利用率”使得公民不能有效獲取想要資源，檔案合理的開(kāi)放與利用嚴(yán)重受阻。四是檔案過(guò)于狹窄的開(kāi)放率，使人們只能獲取有限的諸如經(jīng)濟(jì)、醫(yī)學(xué)、科學(xué)、技術(shù)、文學(xué)等類(lèi)的檔案，而對(duì)于涉及國(guó)防、外交、國(guó)家安全等問(wèn)題的檔案等，僅能獲得較為寬泛和簡(jiǎn)單的含義，并不能有效獲取，深入探究。五是過(guò)于單調(diào)的檔案開(kāi)放種類(lèi)，無(wú)法滿足社會(huì)公眾對(duì)各種各樣信息的強(qiáng)烈要求，筆者認(rèn)為在開(kāi)放各類(lèi)傳統(tǒng)的文書(shū)檔案的基礎(chǔ)上，還應(yīng)適當(dāng)開(kāi)放那些在某些機(jī)構(gòu)和部門(mén)在業(yè)務(wù)職能活動(dòng)中形成的科技檔案和相應(yīng)的其他專(zhuān)門(mén)檔案，如果能再開(kāi)放其他類(lèi)型和載體的檔案，對(duì)公眾信息的獲取和檔案的開(kāi)放和利用會(huì)更有幫助。六是法律所規(guī)定檔案館30年的開(kāi)放期限太過(guò)死板和局限，且缺乏較強(qiáng)的針對(duì)性，不能迎合某些特殊類(lèi)型檔案開(kāi)放的要求，并且過(guò)長(zhǎng)的限制年限，使得檔案館與時(shí)代更新的知識(shí)脫節(jié)，資源的陳舊也是檔案開(kāi)放利用的一個(gè)大問(wèn)題。

二、做好檔案開(kāi)放利用工作的措施

檔案工作開(kāi)展的關(guān)鍵和基本點(diǎn)就是把握好檔案保密工作與檔案合理開(kāi)放利用工作之間的“度”，既要妥善做好信息安全保障措施，也要保證檔案信息的開(kāi)放利用，因此合理的開(kāi)放利用是與安全保密工作是一體的，是不可分割的，兩者都要抓，都要硬。對(duì)于檔案信息工作人員來(lái)說(shuō)，要在做好檔案保密工作的前提下積極地促進(jìn)檔案的進(jìn)一步合理開(kāi)放，是一項(xiàng)行為和工作藝術(shù)，不可或同樣也是其不可推卸的責(zé)任。筆者在這里將具體的工作措施大致分為幾個(gè)方面，希望為檔案的開(kāi)放利用工作盡綿薄之力。

1.提高檔案開(kāi)放的工作意識(shí)。很多檔案管理工作單位，過(guò)于看中檔案的保密工作的開(kāi)展，陳舊的檔案保密意識(shí)使其無(wú)法順利接受所謂的檔案開(kāi)放利用，開(kāi)放意識(shí)被淹沒(méi)在心靈的最深處，始終浮不上來(lái)。因此，加強(qiáng)某些檔案工作人員的檔案開(kāi)放意識(shí)是順利開(kāi)展檔案開(kāi)放利用工作的重要因素。另外，可以通過(guò)宣傳教育來(lái)增強(qiáng)整個(gè)社會(huì)的檔案開(kāi)放意識(shí)，讓全社會(huì)都對(duì)檔案開(kāi)放持有一種積極樂(lè)觀的態(tài)度，漸漸杜絕傳統(tǒng)的過(guò)于保密的檔案意識(shí)，檔案開(kāi)放工作要簡(jiǎn)化程序，鼓勵(lì)開(kāi)放。

2.積極做好檔案審查鑒定工作。工作人員要根據(jù)檔案的內(nèi)容是否合適對(duì)大眾開(kāi)放這一每份檔案進(jìn)行仔細(xì)的審查鑒定，確保檔案審查工作的順利開(kāi)展。檔案的審查鑒定是一個(gè)大工程，需要仔細(xì)完成，具體有幾個(gè)重要步驟。首先，工作人員要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查，將那些不應(yīng)開(kāi)放的檔案挑揀出來(lái)，置于“不開(kāi)放”行列，在挑揀的過(guò)程中，對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單分類(lèi)。然后，由檔案的專(zhuān)業(yè)人員再對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的審查，主要針對(duì)那些不確定是否開(kāi)放的檔案，最后，再由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終極審查，確保審查鑒定工作無(wú)誤，最終確定將應(yīng)該開(kāi)放的檔案開(kāi)放，不應(yīng)開(kāi)放的仍進(jìn)行保密。

3.轉(zhuǎn)變檔案開(kāi)放中的服務(wù)方式?？萍嫉陌l(fā)展使得信息技術(shù)高速膨脹，隨著大眾的信息需求的增強(qiáng)，除了檔案查閱、檔案外借、檔案展覽等傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式之外，應(yīng)該多增加幾種檔案開(kāi)放服務(wù)方式，各檔案管理單位應(yīng)該根據(jù)自身的特點(diǎn)以及大眾的需求轉(zhuǎn)變檔案開(kāi)放方式。首先，檔案部門(mén)應(yīng)該運(yùn)用多媒體傳播手段，例如網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙、雜志、新聞媒介來(lái)通報(bào)檔案開(kāi)放信息。其次，要面向大眾做好檔案研究工作。將本館中那些具有館藏價(jià)值或者是利用率高的檔案材料進(jìn)行詳細(xì)的專(zhuān)題研究，以編輯出版或新聞的形式面向公眾。再次，檔案工作者要善于利用諸如Email交互服務(wù)、FAQ、電話咨詢、網(wǎng)站論壇等人工智能服務(wù)平臺(tái)開(kāi)展參考咨詢服務(wù)，對(duì)利用者提出的問(wèn)題進(jìn)行疑難解答。最后，要根據(jù)利用者的喜好將某一領(lǐng)域內(nèi)的檔案的最新信息“送貨上門(mén)”，保證利用者享受到最貼切的開(kāi)放服務(wù)。

4.做好檔案開(kāi)放前和開(kāi)放中的工作。檔案開(kāi)放前要努力做到：一是由于檔案無(wú)比珍貴，要將那些容易破損的檔案復(fù)印或拍照的方式備份，以防萬(wàn)一。二是要將先前通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)終審的檔案進(jìn)一步整理，做到分類(lèi)放置、排列得當(dāng)，組卷合理，編目清晰。每一份檔案都要設(shè)置檢索號(hào)，以方便查找、檢索。三是在編制目錄、制作文摘之外，還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立檢索工具，以確保更高效的檢索效果。檔案開(kāi)放過(guò)程中要注重做好監(jiān)督工作：一是要完善各種監(jiān)督制度，針對(duì)不同的利用人群進(jìn)行不同的開(kāi)放范圍和方式，規(guī)章制度要簡(jiǎn)單且便于執(zhí)行。二是要對(duì)檔案庫(kù)房加強(qiáng)監(jiān)督。檔案庫(kù)房工作人員一定要嚴(yán)格遵守工作制度，做好份內(nèi)工作，嚴(yán)禁不相干人員進(jìn)入庫(kù)房，入者要嚴(yán)格登記，以確保檔案材料的安全。三是一天的工作結(jié)束后，要及時(shí)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行檢查確保無(wú)丟失、過(guò)分損壞的材料。如果出現(xiàn)也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行妥善處理，必要時(shí)還應(yīng)追究使用者的責(zé)任?？傊?，以上便是對(duì)檔案開(kāi)放利用中存在的問(wèn)題以及解決這些問(wèn)題應(yīng)該采取哪些措施進(jìn)行的簡(jiǎn)單探討。檔案的合理開(kāi)放利用固然重要，但隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案泄密的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，對(duì)此，我們也必須要做好檔案的信息安全保障措施，以便更好地讓檔案為公眾服務(wù)。

三、切實(shí)做好檔案的信息安全保障工作

隨著檔案資料的進(jìn)一步開(kāi)放利用，在檔案利用者的“知識(shí)利益”最大化的前提下，檔案信息安全卻面臨著重大的問(wèn)題，如何有效地建立檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全體系是檔案工作者始終無(wú)法逃避的難題，檔案信息安全保障工作任重道遠(yuǎn)，需要包括檔案工作人員在內(nèi)的全社會(huì)人員的共同堅(jiān)持和努力?；趯?duì)檔案開(kāi)放利用的認(rèn)識(shí)和思考，筆者綜合多年的考察和研究，對(duì)如何建立檔案信息安全保障體系提出幾點(diǎn)自己的意見(jiàn)。

1.樹(shù)立可持續(xù)發(fā)展的檔案信息安全觀。樹(shù)立可持續(xù)發(fā)展的檔案信息安全觀是全社會(huì)集體參與檔案信息保護(hù)的有效措施，思想指引著行動(dòng)，先進(jìn)和科學(xué)的思想更有利于事情順利、快速地進(jìn)行。檔案信息安全體系的建立當(dāng)然離不開(kāi)先進(jìn)思想觀念的指導(dǎo)和保障。檔案信息安全保障體系的建立，首先要從思想觀念上入手。檔案信息安全的思想保障是確保該體系建立的關(guān)鍵因素。樹(shù)立全面科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展的檔案信息安全觀是思想基礎(chǔ)。傳統(tǒng)靜止、片面、不科學(xué)的保密安全觀、技術(shù)安全觀、網(wǎng)絡(luò)安全觀、系統(tǒng)安全觀都是對(duì)安全保障體系認(rèn)識(shí)不全面造成的。因此，新時(shí)期要努力克服這些片面的安全觀，樹(shù)立全面科學(xué)、可持續(xù)的信息安全觀。這種可持續(xù)發(fā)展的檔案信息觀，是集檔案信息記錄內(nèi)容、記錄方式、記錄載體等為一體的信息安全觀。它是現(xiàn)代檔案信息安全體系建立的指明燈，為檔案信息安全戰(zhàn)略的提出和實(shí)施，提供了切實(shí)可靠的精神力量和理論指導(dǎo)。檔案管理者要堅(jiān)持“縱深防御、綜合治理、等級(jí)檔案保護(hù)、促進(jìn)發(fā)展”的思想方針，以呼吁和響應(yīng)國(guó)家信息安全總的要求。在新時(shí)期信息時(shí)代下，要更加注重“防”?！胺馈弊鳛橐环N不可或缺的安全觀念儼然已經(jīng)發(fā)展到縱向深層防御的地步；而“治”代表著集安全策略、安全管理和安全技術(shù)為一身的綜合治理。強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，主攻重點(diǎn)，對(duì)檔案信息實(shí)行等級(jí)保護(hù)，有助于我國(guó)檔案信息安全保障體系的順利建設(shè)。相關(guān)的檔案單位要切實(shí)做好檔案信息“防“”治”和“等級(jí)保護(hù)”等主要工作，只有這樣，才能從思想上逐漸樹(shù)立可持續(xù)發(fā)展的信息安全觀，促進(jìn)檔案信息安全保障工作的健康、蓬勃、快速發(fā)展。

2.制訂切實(shí)可行的檔案信息安全戰(zhàn)略規(guī)劃。在檔案合理開(kāi)放利用情況下，制定切實(shí)可行的檔案信息安全戰(zhàn)略規(guī)劃，是做好檔案信息安全保障工作的重要內(nèi)容和可行方式。同樣也是有效地保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的重要手段，其重要性不容小覷。檔案信息安全措施是檔案信息安全保障體系的重要內(nèi)容，居于核心位置。所謂檔案信息安全策略，就是相關(guān)人員針對(duì)檔案信息安全的出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)、新形勢(shì)、新內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)研究后總結(jié)和歸納出解決問(wèn)題的新方式和有效舉措。為了增強(qiáng)檔案信息安全保障工作的科學(xué)性和有效性，各個(gè)地區(qū)不同檔案部門(mén)都要針對(duì)自身的特點(diǎn)制定適合自己的安全保障策略。首先是要加強(qiáng)檔案安全危機(jī)意識(shí)，時(shí)時(shí)警惕，事事警惕。盡自己最大努力保障檔案的安全，盡可能地減少檔案流失率和損壞率。其次，完善部門(mén)相關(guān)法律法規(guī)，建立網(wǎng)絡(luò)危機(jī)機(jī)構(gòu)，制定有效、合理的防災(zāi)應(yīng)急方案，未雨綢繆。安全威脅、安全缺陷的出現(xiàn)是檔案信息安全不可回避的兩個(gè)問(wèn)題。各部門(mén)要針對(duì)這兩方面，客觀地對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行仔細(xì)研究，分析和評(píng)估，以達(dá)到安全防御措施的順利實(shí)施。檔案安全威脅是檔案信息安全保障中最棘手也是最重要的一方面，因此，做好安全防御至關(guān)重要。再次，部門(mén)內(nèi)部要時(shí)常進(jìn)行危機(jī)模擬演練以及組織相應(yīng)的危機(jī)應(yīng)對(duì)培訓(xùn)，健全安全決策，迅速反應(yīng)的機(jī)制，提高整個(gè)部門(mén)的隨機(jī)應(yīng)變能力和執(zhí)行操作能力。最后，要正確處理檔案開(kāi)放利用和防御保密二者之間的關(guān)系，二者并不是時(shí)時(shí)刻刻都相互對(duì)立和排斥，在一定的條件下兩者卻能相互協(xié)調(diào)、相互促進(jìn)，共同推進(jìn)檔案事業(yè)的順利進(jìn)行。不能單純因?yàn)槟承n案信息安全策略的實(shí)施而徹底忽視了檔案開(kāi)放利用的重要性，也不能因檔案開(kāi)放利用不顧檔案信息安全戰(zhàn)略規(guī)劃。

3.教育、培養(yǎng)賢才促進(jìn)安全保障。人才的教育和培養(yǎng)是檔案信息安全保障體系建立中不容忽視的重要因素之一。檔案人員在檔案信息急速膨脹和檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展之下，面臨著越來(lái)越大的壓力。社會(huì)對(duì)他們的要求也日益劇增。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的教育和培訓(xùn)勢(shì)在必行。檔案部門(mén)要樹(shù)立現(xiàn)代化的人才觀念，有計(jì)劃、有目的、有類(lèi)別，多層次，多方式地對(duì)員工進(jìn)行檔案信息安全的培訓(xùn)是有必要的。要注重培養(yǎng)檔案人員包括安全意識(shí)在內(nèi)的綜合素養(yǎng)，在自律和他律的雙重作用下，增強(qiáng)安全意識(shí)和應(yīng)對(duì)檔案安全問(wèn)題的處理能力。另外，各檔案管理部門(mén)也應(yīng)適時(shí)開(kāi)展信息安全能力測(cè)試活動(dòng)，必要時(shí)可以建立檔案安全能力獎(jiǎng)勵(lì)基金，鼓勵(lì)員工積極投身檔案安全問(wèn)題的處理中來(lái)，壯大檔案安全防御處理的實(shí)踐隊(duì)伍，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息安全保障體系的建立。綜上所述，檔案的合理開(kāi)放和利用是一項(xiàng)必須置身其中、努力應(yīng)對(duì)的艱巨任務(wù)。針對(duì)開(kāi)放利用過(guò)程中出現(xiàn)的檔案信息安全問(wèn)題也應(yīng)積極對(duì)待，妥善解決，只有這樣才能促進(jìn)新時(shí)期檔案事業(yè)的蓬勃健康發(fā)展。

作者:李春芳 單位:廣東省林業(yè)科學(xué)研究院