導(dǎo)語(yǔ)：高校檔案信息化優(yōu)勢(shì)和風(fēng)險(xiǎn)一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

本文分析了檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)和可能存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，提出要充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，避免可能存在的安全問(wèn)題，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

一、高校檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

高校檔案管理作為高校管理的重要內(nèi)容，對(duì)于推動(dòng)高校教學(xué)科研和學(xué)生管理，都有十分重要的作用[1]。但是，在現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用背景中，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)很難適應(yīng)信息化管理要求，更是和當(dāng)前高校發(fā)展難以匹配，推動(dòng)高校檔案信息化管理具有十分重要的價(jià)值。具體而言，高校檔案信息化管理具有以下四個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)。1.檔案信息化管理可以有效提升高校檔案管理工作效率。我國(guó)高校傳統(tǒng)的檔案管理方式，主要是以手工管理為主，不僅浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力，而且還可能因?yàn)闄n案管理人員素質(zhì)、能力和業(yè)務(wù)技能等原因，造成一些操作上的失誤和問(wèn)題，如果缺乏相應(yīng)糾錯(cuò)機(jī)制的話，可能會(huì)造成較為嚴(yán)重的后果。但是，檔案信息化管理則具有傳統(tǒng)檔案管理中人工操作所不具有的優(yōu)勢(shì)，檔案信息化管理可以以其高度的智能化、信息化和快捷化等特點(diǎn)，大大提高高校檔案管理的效率。特別是可以對(duì)以電子文獻(xiàn)方式形成的檔案，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行全過(guò)程管理，一旦操作失誤，就會(huì)有相應(yīng)的糾錯(cuò)提醒，大大減少檔案管理中的操作失誤，而且還可以有效降低檔案管理的工作強(qiáng)度，有效提升檔案管理效率。2.檔案信息化管理可以充分發(fā)揮高校人才優(yōu)勢(shì)。作為人才集聚的高地，高校匯聚了各類專業(yè)人才。在高校檔案信息化管理中，不僅要發(fā)揮檔案管理人員在高校檔案信息化管理中的作用，而且還要積極發(fā)揮高校的信息化管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理等諸多學(xué)科優(yōu)勢(shì)，更好地推動(dòng)高校檔案信息化管理工作，從而為高校檔案信息化提供相關(guān)理論、技術(shù)、人才、設(shè)備等諸多方面的支持，更是為高校相關(guān)專業(yè)和技術(shù)的發(fā)展提供相應(yīng)的實(shí)踐場(chǎng)所，從某種意義上來(lái)看，是相互支持、相互推動(dòng)、相互促進(jìn)的關(guān)系。3.高校檔案信息化管理可以有效提高檔案服務(wù)質(zhì)量。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，檔案信息化管理采用了現(xiàn)代信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等，其形成的電子檔案材料具有很強(qiáng)的應(yīng)用特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。特別是當(dāng)紙質(zhì)檔案的應(yīng)用受到時(shí)空的嚴(yán)格限制，只能通過(guò)專業(yè)的人員，在規(guī)定的時(shí)間，到規(guī)定的場(chǎng)所，采取專業(yè)的手段，才能進(jìn)行檔案查閱和利用，其服務(wù)質(zhì)量受到很大的約束[2]。但是采取現(xiàn)代化技術(shù)手段形成的電子檔案，則可以突破時(shí)間和空間的限制，即使是遠(yuǎn)程，也可以通過(guò)遠(yuǎn)程授權(quán)的方式進(jìn)行檔案查閱和利用，從而大大增加了檔案信息的接收和利用群體數(shù)量，也使檔案信息在利用過(guò)程中節(jié)省了大量的人力物力財(cái)力，從而使高校檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)得到淋漓盡致的發(fā)揮，提升了高校檔案服務(wù)質(zhì)量。

二、高校檔案信息化管理中的風(fēng)險(xiǎn)

具體來(lái)說(shuō)，高校檔案信息化管理具有以下幾個(gè)方面的風(fēng)險(xiǎn)。1.高校檔案信息自身存在安全風(fēng)險(xiǎn)。高校傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，在檔案資料的搜集和整理過(guò)程中，往往都需要單位蓋章，并需要領(lǐng)導(dǎo)的簽字確認(rèn)，檔案資料和信息的真實(shí)性、合法性才可以得到保障[3]。但是，高校檔案信息化管理過(guò)程中，檔案資料的搜集、整理較為容易，檔案資料信息真實(shí)性卻很難得到保障，而且這些檔案信息資料容易被復(fù)制和修改，從而在一定程度上對(duì)檔案信息的合法性和真實(shí)性產(chǎn)生影響，使檔案信息安全性很難得到保障。2.高校檔案信息管理環(huán)節(jié)中的安全風(fēng)險(xiǎn)。高校檔案信息化管理，往往是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息資料的傳輸，對(duì)檔案信息的傳輸安全性產(chǎn)生較大影響。特別是對(duì)于那些要求較高的檔案信息，如果在保密工作做得不夠好的時(shí)候，可能會(huì)面臨檔案信息資料被竊取、偽造和篡改的安全問(wèn)題[4]。如果檔案信息在傳輸過(guò)程中受到病毒的攻擊，可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息資料的泄露問(wèn)題。高校檔案信息化管理中形成的電子檔案，如果長(zhǎng)時(shí)間的保管，可能會(huì)受到計(jì)算機(jī)硬件使用壽命、軟件更新?lián)Q代、硬件和軟件的匹配性等因素的影響，如果沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行積極處理，容易使電子檔案信息完整性受損，甚至可能會(huì)發(fā)生信息丟失的問(wèn)題。3.高校檔案信息化管理中的人為操作失誤隱患。無(wú)論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，還是現(xiàn)代的檔案信息化管理，最終都是由檔案管理人員進(jìn)行操作和管理的。在高校檔案信息化管理中，在檔案信息資料進(jìn)行搜集、錄入、存儲(chǔ)過(guò)程中，可能因?yàn)闄n案管理人員自身的安全意識(shí)較弱、檔案管理技能較差、工作責(zé)任心不強(qiáng)等問(wèn)題，引發(fā)檔案信息操作失誤，從而導(dǎo)致檔案信息資料丟失和遺漏等問(wèn)題。有的檔案管理人員在進(jìn)行檔案系統(tǒng)管理中，或把自己的操作賬戶和密碼轉(zhuǎn)借他人，或使用操作口令不夠謹(jǐn)慎等，從而使檔案信息在傳遞和存儲(chǔ)中，產(chǎn)生檔案信息資料泄密、被盜等安全隱患。

三、高校檔案信息化管理中的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施

針對(duì)高校檔案信息化管理中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)、操作性風(fēng)險(xiǎn)和管理不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)，主要可以從以下幾個(gè)方面加以應(yīng)對(duì)，不斷提升高校檔案信息化管理水平。1.在高校檔案信息化管理中采取加密技術(shù)。為了提高高校檔案信息化管理水平，可以采取加密技術(shù)?，F(xiàn)階段，我國(guó)高校檔案管理中所使用的加密技術(shù)，主要有對(duì)稱類技術(shù)和非對(duì)稱類技術(shù)。第一，高校檔案信息化管理中的對(duì)稱類加密技術(shù)。高校檔案信息化管理中的對(duì)稱類加密技術(shù)，主要是指對(duì)于檔案信息資料的加密和解密，都需要相同的密鑰，在對(duì)檔案信息資料進(jìn)行查看的時(shí)候，只需要知道其中的一個(gè)密鑰，就可以自然得知另外一個(gè)密鑰。目前，對(duì)稱類加密技術(shù)在高校檔案信息化管理中使用較為廣泛。第二，高校檔案信息化管理中的非對(duì)稱加密技術(shù)。與對(duì)稱類加密技術(shù)不同的是，非對(duì)稱類加密技術(shù)需要同時(shí)知道其中的加密和解密兩個(gè)密鑰，而只有其中的一個(gè)秘鑰是不可以的。在高校檔案信息化管理工作中，只有在特殊情況下，可以公開(kāi)加密或者是解密密鑰中的其一，但是不可以同時(shí)對(duì)解密密鑰和加密秘鑰進(jìn)行公開(kāi)，否則可能就會(huì)為一些不法分子所利用，對(duì)檔案信息系統(tǒng)的資料進(jìn)行篡改。2.采取先進(jìn)的檔案信息管理技術(shù)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，信息化管理技術(shù)不斷提升，每個(gè)行業(yè)都積極地把最新的科技發(fā)展成果應(yīng)用于自身的發(fā)展之中。同樣，對(duì)于高校檔案管理來(lái)說(shuō)，也必須積極吸收信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，應(yīng)用到高校檔案管理之中，推動(dòng)高校檔案信息化管理高校檔案人員也要結(jié)合自身工作需要和檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，緊隨技術(shù)發(fā)展潮流，積極吸收先進(jìn)的檔案信息化管理技術(shù)和模式，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中的不合理地方，創(chuàng)建既符合高校檔案管理特征，又符合社會(huì)發(fā)展需求的檔案信息化管理模式。高校檔案管理部門要加大對(duì)高校檔案信息化管理在人力物力財(cái)力上的投入，從根本上保障高校檔案信息化管理。其中，對(duì)于高校檔案信息化管理來(lái)說(shuō)，涉及的最為重要的內(nèi)容就是監(jiān)控技術(shù)和權(quán)限管理等問(wèn)題。高校檔案信息化管理，對(duì)于檔案信息資料的安全性要求很高，不能像圖書館等部門一樣，可以自由出入和自由訪問(wèn)。檔案管理系統(tǒng)必必須要嚴(yán)格驗(yàn)證訪問(wèn)人員身份，避免任何無(wú)關(guān)人員的訪問(wèn)。還要建立相應(yīng)的防火墻，禁止非法訪問(wèn)，不斷提高高校檔案信息系統(tǒng)中資料的安全性和隱私性。3.建立高校檔案信息安全管理制度。隨著網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊的層出不窮，各種信息資料泄露問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。因此，電子檔案的信息安全性引起了社會(huì)的廣泛關(guān)注和專家學(xué)者的深入探討。要不斷加強(qiáng)對(duì)高校電子檔案的信息化安全管理，不僅要在技術(shù)上加強(qiáng)防護(hù)能力，而且還要在檔案信息制度上給予相應(yīng)的保障，從而建立起高校檔案信息化管理的安全制度，有效彌補(bǔ)因?yàn)榧夹g(shù)缺陷可能引起的信息安全問(wèn)題，而且也可以有效防范因?yàn)槿藶椴僮魇д`而導(dǎo)致的問(wèn)題。在對(duì)高校檔案信息化進(jìn)行建設(shè)和推進(jìn)的過(guò)程中，首先要對(duì)相關(guān)部門和相關(guān)人員的職責(zé)分工加以明確，建立起相應(yīng)的崗位職責(zé)，確保高校檔案管理相關(guān)人員都可以認(rèn)真履責(zé)，各司其職，而且高校檔案管理人員要在自己的權(quán)限范圍內(nèi)履行職責(zé)，如果是超越自身權(quán)限的行為，不得和不能擅自做主，必須要及時(shí)上報(bào)上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)。其次，檔案管理部門和檔案管理人員必須要在高校教學(xué)科研和學(xué)生管理活動(dòng)產(chǎn)生各種電子化檔案信息以后，及時(shí)整理歸檔。如果電子檔案信息資料沒(méi)有及時(shí)歸檔或者歸檔不到位，可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息資料的丟失或改動(dòng)，檔案信息資料的真實(shí)性和權(quán)威性難以得到保障。歸檔以后的檔案信息資料，輕易不得更改，如果有特殊情況的，必須要申請(qǐng)審批，嚴(yán)格按照流程要求，經(jīng)上報(bào)批準(zhǔn)后，由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字，相關(guān)部門蓋章以后才能處理。通過(guò)嚴(yán)格的檔案管理制度的建立，提高高校檔案信息的安全性?？傊?，檔案管理部門只有采用先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，并且不斷建立健全檔案信息管理制度，明確檔案管理部門和檔案管理人員的職責(zé)，才能夠有效保障高校檔案信息資料的真實(shí)性、安全性。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域和各個(gè)方面得到廣泛應(yīng)用，經(jīng)濟(jì)社會(huì)得以快速發(fā)展，人們的生產(chǎn)生活產(chǎn)生很大的影響，給高校檔案管理帶來(lái)極大促進(jìn)的同時(shí)，也存在一定的安全問(wèn)題。高校檔案管理部門必須積極推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)，通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，建立起完善的高校檔案管理制度，不斷提高高校檔案信息化管理水平，為學(xué)校師生提供更為優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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作者:卓瑪吉 單位:西北民族大學(xué)舞蹈學(xué)院