運用ERP實現(xiàn)企業(yè)組織變革和流程重整
時間:2022-05-17 03:54:00
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編者按:本文主要從煤炭企業(yè)ERP實施的現(xiàn)狀分析;管理機(jī)制創(chuàng)新對煤炭企業(yè)推行ERP具體方案;結(jié)論進(jìn)行論述。其中,主要包括:ERP這一概念最初是由美國的GarterGroup公司在20世紀(jì)90年代初期提出的、ERP(EnterpriseResourcePlanning)系統(tǒng)是以歐美等工業(yè)化國家制造方式為背景而產(chǎn)生的、煤炭企業(yè)運用erp的現(xiàn)狀、煤炭企業(yè)特點與實施ERP的必然性、ERP在煤炭企業(yè)實施現(xiàn)狀、管理機(jī)制創(chuàng)新的概念與作用、煤炭企業(yè)ERP實施受阻的根源、基于管理機(jī)制創(chuàng)新的煤炭企業(yè)ERP實施解決方案、對煤炭企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化再造、對管理組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)新化變革等,具體請詳見。
1.煤炭企業(yè)ERP實施的現(xiàn)狀分析
1.1ERP的概念介紹
ERP(EnterpriseResourcePlanning,企業(yè)資源計劃)是基于Internet的企業(yè)資源計劃管理信息系統(tǒng),它是在物料需求計劃MRP(MaterialRequirementsPlanning)和及時生產(chǎn)JIT(justintime)的基礎(chǔ)上,通過前饋的物流和資金流信息,把客戶需求和企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)活動,以及供應(yīng)商的制造資源結(jié)合在一起,體現(xiàn)完全用戶需求制造的一種供應(yīng)鏈管理思想的一種新型功能網(wǎng)結(jié)構(gòu)管理模式。
ERP這一概念最初是由美國的GarterGroup公司在20世紀(jì)90年代初期提出的,它的基本思想就是面向整個供需鏈的管理。它的發(fā)展過程經(jīng)歷了從閉式MRP到MRPII再到ERP三個階段,也是與現(xiàn)代管理思想結(jié)合并用于企業(yè)(主要是制造業(yè))管理實務(wù)的過程。作為一種先進(jìn)的管理思想,ERP軟件在國內(nèi)外的應(yīng)用實踐證明,ERP的應(yīng)用可將原來分離的職能部門聯(lián)系起來,加強部門的協(xié)作,提高企業(yè)的整體產(chǎn)出,增強企業(yè)的競爭力。
ERP(EnterpriseResourcePlanning)系統(tǒng)是以歐美等工業(yè)化國家制造方式為背景而產(chǎn)生的,它歷時50多年的不斷應(yīng)用、發(fā)展和創(chuàng)新,已成為企業(yè)提高其運營效率的一個有效工具。ERP集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身,將企業(yè)的計劃、生產(chǎn)、銷售以及財務(wù)系統(tǒng)集成實現(xiàn)綜合的優(yōu)化管理。據(jù)美國生產(chǎn)與庫存控制學(xué)會(APICS)統(tǒng)計,使用一個ERP系統(tǒng),可以為企業(yè)帶來如下經(jīng)濟(jì)效益①生產(chǎn)能力提高10%~15%;②庫存下降30%~50%;③制造成本降低12%;④停工待料減少60%。ERP的管理思想和軟件在中國企業(yè)的興起和逐步應(yīng)用有近20年的發(fā)展歷史,而ERP在中國企業(yè)的實施,尤其是在煤炭企業(yè)的效果卻不盡人意。
1.2煤炭企業(yè)運用ERP的現(xiàn)狀
1.2.1煤炭企業(yè)特點與實施ERP的必然性
煤炭企業(yè)具有煤炭資源不可再生性,井下地質(zhì)條件的不斷變化,投資規(guī)模龐大,煤礦工人生產(chǎn)作業(yè)主要在地下,環(huán)境相對惡劣等特點。對于煤炭企業(yè)來說,
煤炭生產(chǎn)過程是其重要的活動,它在煤炭產(chǎn)品價值形成過程中起決定性作用,一般這個環(huán)節(jié)的費用支出占其總成本的70%。煤炭生產(chǎn)過程受自然地理和自然條件的影響十分突出,在地下開采的煤礦中,客觀上存在著水、火、瓦斯、粉塵、頂板等危害因素,這些不利因素實際上是開采對象和環(huán)境顯現(xiàn)出來的負(fù)面效應(yīng)。煤炭生產(chǎn)的產(chǎn)品種類一般比較單一,但是其生產(chǎn)過程復(fù)雜,環(huán)節(jié)多,采煤和掘井有鉆眼、爆破、運輸、支護(hù)等工序,礦井有提升、運輸、通風(fēng)、排水、供電、壓風(fēng)、照明、通訊等環(huán)節(jié)。這些工序和環(huán)節(jié)配合不恰當(dāng)、功能的失效和內(nèi)部機(jī)制的失衡會釀成故障或事故,嚴(yán)重的違紀(jì)職工的安全和健康。這就要求煤礦管理控制現(xiàn)場生產(chǎn)的每一道工序,為每一道工序制定標(biāo)準(zhǔn)并使每一道工序結(jié)果符合規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。煤炭企業(yè)的生產(chǎn)特點工序管理適合并要求ERP這種先進(jìn)的管理思想與理念,ERP要求煤礦管理以規(guī)范化為核心,以系統(tǒng)化為目標(biāo),在煤礦基礎(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)化,專業(yè)管理系統(tǒng)化,現(xiàn)場管理嚴(yán)細(xì)化,綜合管理現(xiàn)代化。ERP這種先進(jìn)的管理模式和相應(yīng)的軟件能夠使煤炭企業(yè)合理有效的配置資源,做到人流、物流、資金流、信息流的最佳組合,以最小的投入,最佳的轉(zhuǎn)化,實現(xiàn)最大的產(chǎn)出,追求煤礦資源的最大增值和利潤最大化。因此要使ERP系統(tǒng)在煤炭企業(yè)中有效應(yīng)用,就必須對煤炭企業(yè)管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化,去除冗余和無效的工作環(huán)節(jié),取消重復(fù)或無效的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié),使各個環(huán)節(jié)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一口徑,統(tǒng)一數(shù)據(jù),這樣才能符合信息化的要求,才可能構(gòu)建起信息化的管理模式,從而確保企業(yè)有一個科學(xué)、規(guī)范的業(yè)務(wù)流程和管理基礎(chǔ),并在此基礎(chǔ)上對企業(yè)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整,實現(xiàn)扁平化管理,提高管理效率和對客戶的快速反應(yīng)能力。由于管理機(jī)制創(chuàng)新會改變企業(yè)普遍存在的層次臃腫、作風(fēng)官僚的“科層制”的組織機(jī)構(gòu),必然會涉及到部門職能的重新劃分、崗位職責(zé)的調(diào)整、權(quán)利和利益的重新分配等方面的問題,因此,在實際工作中困難很大,必須尋找到一種合適的方法,才能從根本上解決問題。
1.2.2ERP在煤炭企業(yè)實施現(xiàn)狀
采掘業(yè)的ERP應(yīng)用還處于探索階段。目前國內(nèi)外關(guān)于煤炭企業(yè)ERP的理論、方法和應(yīng)用的研究很少,也很淺顯。ERP在煤炭企業(yè)的實際應(yīng)用也還處于嘗試階段。例如,兗礦集團(tuán)從安達(dá)信公司購入SAP的ERP軟件,開始實施ERP其中的財務(wù)、庫存和采購、營銷管理等3個子系統(tǒng);神華集團(tuán)使用用友ERP軟件,嘗試以財務(wù)為核心向其他功能拓展。上述ERP在煤炭企業(yè)的實際應(yīng)用,都缺少以市場為驅(qū)動的主生產(chǎn)計劃功能,而主生產(chǎn)計劃是ERP的邏輯起點,所以嚴(yán)格地講,離開主生產(chǎn)計劃的ERP系統(tǒng)不能稱為真正意義上的ERP。
據(jù)資料顯示,在實施ERP系統(tǒng)的煤炭企業(yè)中,一般只有10%~20%能按期、按照預(yù)算成功實現(xiàn)系統(tǒng)集成;約有30%~40%的系統(tǒng)沒有實現(xiàn)系統(tǒng)集成或只有部分實現(xiàn)集成;約有50%的實施項目遭到失敗。而在實施成功的10%~20%項目中,能夠使企業(yè)明顯見效的可能更少。ERP系統(tǒng)與亞洲企業(yè)的相適應(yīng)差于歐洲和美國,因為ERP系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)受歐洲和美國企業(yè)流程的影響,歐洲和美國企業(yè)又不同于亞洲企業(yè),更主要的是ERP是基于流程而不是基于職能,而我國的煤炭企業(yè)管理是基于職能的。
2.管理機(jī)制創(chuàng)新對煤炭企業(yè)推行ERP具體方案
2.1管理機(jī)制創(chuàng)新的概念與作用
管理機(jī)制的概念在現(xiàn)代社會各領(lǐng)域廣泛應(yīng)用?!皺C(jī)制”一詞,最早源于機(jī)械設(shè)計與制造領(lǐng)域,后被引入生物與醫(yī)學(xué)領(lǐng)域?!皺C(jī)制”被較早引進(jìn)管理領(lǐng)域是20世紀(jì)50年代的前蘇聯(lián)。“管理機(jī)制”在我國管理界被廣泛應(yīng)用,則是80年代改革開放后大力推進(jìn)國企改革的時期。今天在煤炭企業(yè)推行ERP的進(jìn)程中提出管理機(jī)制的創(chuàng)新問題,對我國煤炭企業(yè)發(fā)展具有重要意義。
所謂管理機(jī)制創(chuàng)新,就是指在一定的技術(shù)條件下,為了使各種資源的配置和利用更加合理,煤炭企業(yè)的整個系統(tǒng)更加和諧、高效,生產(chǎn)能力得到更充分有效的發(fā)揮而進(jìn)行的管理機(jī)制的改進(jìn)與更新,主要包括以下四方面:(1)對生產(chǎn)經(jīng)營流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化再造;(2)建立規(guī)范的管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系;(3)對管理組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)新化變革;(4)創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織,不斷促進(jìn)員工學(xué)習(xí)相關(guān)知識,提高實踐能力。
縱觀國際500強,我們不難發(fā)現(xiàn),具有國際競爭力的企業(yè)集團(tuán)必定是具有完善內(nèi)部管理機(jī)制的現(xiàn)代企業(yè)。而從我國實際情況上看,這恰恰是我們最為薄弱的一個環(huán)節(jié),不少企業(yè)集團(tuán)的內(nèi)部管理未能有效協(xié)調(diào)以形成合力。因此,毫無疑問,能否基于我國國情進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)制的創(chuàng)新,成為決定我國企業(yè)能否繼續(xù)發(fā)展并具備較強國際競爭力的關(guān)鍵因素。作為采掘行業(yè)的煤炭企業(yè)在這方面更是任務(wù)艱巨!
2.2煤炭企業(yè)ERP實施受阻的根源
無論國外還是國內(nèi)的研究者都認(rèn)識到ERP的成功實施是以進(jìn)行管理機(jī)制創(chuàng)新為前提的。而影響中國煤炭企業(yè)ERP推進(jìn)的阻力來自于對管理機(jī)制創(chuàng)新的認(rèn)識和進(jìn)行的力度不夠。想要成功地實施ERP,必須實施企業(yè)信息化。與西方國家不同的是,我國企業(yè)信息化是與工業(yè)化同步發(fā)展的。與西方國家在工業(yè)化發(fā)展成熟后推進(jìn)信息化相比,我國則是在推進(jìn)工業(yè)化的同時進(jìn)行信息化,這樣就會使推行過程顯得更為復(fù)雜和困難。企業(yè)信息化一般分為兩條主線:一條是以計算機(jī)應(yīng)用為主的技術(shù)主線,就目前情況看,這方面的技術(shù)已基本發(fā)展成熟,煤炭企業(yè)存在的問題主要是對信息化的投資不足。另一條是由物流、資金流和信息流為主的管理主線,而這方面煤炭企業(yè)的問題更大,無論是從整體還是從單個企業(yè)情況看,其關(guān)鍵問題大都在于管理。由于管理信息化不僅涉及信息標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化還涉及到管理體制,甚至意味著權(quán)利和利益的再分配,因此領(lǐng)導(dǎo)體制、管理方式、陳舊的管理觀念等都嚴(yán)重制約著信息化的進(jìn)程。然而煤炭企業(yè)尚未認(rèn)識和妥善處理這些最根本的問題,而是盲目跟風(fēng),大有一哄而上的傾向,這當(dāng)然只能給煤炭企業(yè)帶來更多的難題,最終導(dǎo)致ERP實施的失敗。
在實施ERP系統(tǒng)過程中復(fù)雜的軟件安裝只是冰尖,而真正的冰山卻是煤炭企業(yè)的管理機(jī)制與ERP系統(tǒng)的相適應(yīng)性。成功的運用ERP系統(tǒng)不僅涉及到復(fù)雜的軟件和先進(jìn)的計算機(jī)的技術(shù),盡管ERP軟件有其普適性及其靈活性,但作為一種新型的管理理念,更需要在管理機(jī)制上能夠適應(yīng)這種管理理念。不可否認(rèn)導(dǎo)致應(yīng)用ERP受挫的原因是很多的,例如:煤炭企業(yè)對ERP認(rèn)識不清,混淆了ERP軟件和ERP系統(tǒng)的概念;沒有對企業(yè)傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組或者是重新設(shè)計流程。但最根本的原因在于,原先的管理機(jī)制不能適應(yīng)新型的管理模式,只有取消重復(fù)或無效的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié),使各個環(huán)節(jié)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一口徑,統(tǒng)一數(shù)據(jù),這樣才能符合信息化的要求,才可能構(gòu)建起信息化的管理模式;三是煤炭企業(yè)缺乏信息技術(shù)的管理人員和技術(shù)人員,缺乏對企業(yè)各級管理人員進(jìn)行企業(yè)現(xiàn)代化管理思想、方法以及ERP應(yīng)用理念的教育和培訓(xùn)。
2.3基于管理機(jī)制創(chuàng)新的煤炭企業(yè)ERP實施解決方案
根據(jù)以上的分析我們可以得出如下觀點:只有把煤炭企業(yè)的管理機(jī)制創(chuàng)新作為根本點深入分析研究ERP的實施與推進(jìn),才能使ERP在煤炭企業(yè)扎根結(jié)果。以煤炭企業(yè)管理機(jī)制創(chuàng)新為契機(jī),強調(diào)煤炭企業(yè)對整體的管理機(jī)制進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化創(chuàng)新,在此基礎(chǔ)上推進(jìn)ERP的實施。
第一、對煤炭企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化再造。
中國煤炭儲量占世界的1/3,而煤炭出口僅占5%左右,中國加入WTO,煤炭市場國際化,對煤炭出口相當(dāng)有利。而面對機(jī)遇,煤炭價格成為一個嚴(yán)重的障礙。價格偏高,歸根結(jié)底是由于我國煤炭管理水平相對落后、煤炭成本居高不下所致。而降低煤炭成本是一個貫穿企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)的系統(tǒng)問題。從材料的采購、入庫、庫存、領(lǐng)用消耗和回收復(fù)用,以及煤炭產(chǎn)品的銷售,無不影響煤炭成本。所以,要降低產(chǎn)品成本,必須整合從供應(yīng)商、采購計劃、采購、運輸、庫存、領(lǐng)用、回收、分銷商等整個供應(yīng)鏈資源,從而發(fā)現(xiàn)供應(yīng)鏈中的每一個關(guān)鍵問題,達(dá)到降低成本的目的。顯然,這涉及到一個供應(yīng)鏈的管理問題,而供應(yīng)鏈管理正是ERP的核心思想所在。以市場和顧客需求為依據(jù),具體根據(jù)訂貨合同、訂貨意向、市場潛力等因素,提供產(chǎn)品短期及長期市場需求預(yù)測方法和模型,用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)快速的統(tǒng)計和分析,確定生產(chǎn)預(yù)測結(jié)果,提高市場需求預(yù)測的準(zhǔn)確性。根據(jù)主生產(chǎn)計劃驅(qū)動的物料需求,采購部門必須按物料規(guī)格、數(shù)量、需求時間及質(zhì)量要求提供給生產(chǎn)部門。保證物料的按質(zhì)、按量和按時的敏捷供應(yīng),供應(yīng)商的管理是關(guān)鍵,建立和發(fā)展與供應(yīng)商的關(guān)系成為企業(yè)整個經(jīng)營戰(zhàn)略的重要部分。采購人員集成物料采購計劃、用款計劃、價格及供應(yīng)商信息(包括客戶檔案、資質(zhì)評價、銷售信譽、財務(wù)狀況、信譽等級等)、選擇外包商和供應(yīng)商,并下達(dá)訂貨單進(jìn)行采購。對于關(guān)鍵物資,建立準(zhǔn)確的庫存模型,保證正常生產(chǎn);分析資金占用,確定最佳進(jìn)貨批量及周期;入庫必須進(jìn)行驗收,嚴(yán)格盤點制度,準(zhǔn)確記錄庫存。集成倉儲、生產(chǎn)、銷售等信息,保證材料和產(chǎn)品的適時配送。
第二、建立規(guī)范的管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系
煤炭企業(yè)目前生產(chǎn)經(jīng)營管理水平相對落后,內(nèi)部業(yè)務(wù)流程存在許多不合理的地方,實施ERP應(yīng)該利用先進(jìn)的管理理念和計算機(jī)技術(shù),從根本上改變現(xiàn)有管理模式與方法。具體來說,企業(yè)供應(yīng)鏈及流程重組規(guī)范外部供應(yīng)鏈,從市場需求分析、采購供應(yīng)、原煤生產(chǎn)、產(chǎn)品加工、產(chǎn)品配送、直至售后服務(wù)看作一個完整的企業(yè)“作業(yè)鏈”。按照扁平化、啞鈴型現(xiàn)代企業(yè)的構(gòu)造要求,對煤炭企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行過程重組,利用現(xiàn)代信息技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)對企業(yè)結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析,通過現(xiàn)代信息技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)的應(yīng)用實施,實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)調(diào)整。煤炭生產(chǎn)是在幾百米,甚至上千米的地下作業(yè),要與斷層、巖石、水、瓦斯、粉塵、地溫等惡劣的自然條件作斗爭,且生產(chǎn)場所不斷變化,這就決定了煤炭企業(yè)的可計劃性比較差。煤炭生產(chǎn)的不可預(yù)見性,制定準(zhǔn)確、及時的計劃,需要ERP?,F(xiàn)代管理是完全以計劃為驅(qū)動的,準(zhǔn)確、及時的計劃是管理的關(guān)鍵。對于煤炭企業(yè)的管理,應(yīng)該可以針對不可預(yù)見的條件變化及時調(diào)整各部門計劃(主生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、采購計劃、財務(wù)預(yù)算等),使得供應(yīng)、采購、庫存、財務(wù)、銷售等都能快速地反映并密切配合。而調(diào)配、控制、平衡企業(yè)各方面資源,使企業(yè)各部門構(gòu)成有機(jī)整體,達(dá)到信息暢通、反饋及時、計劃敏捷,這也正是ERP利用現(xiàn)代先進(jìn)計算機(jī)技術(shù)達(dá)到高度信息集成的目的。第三、對管理組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)新化變革
組織結(jié)構(gòu)扁平化趨勢,業(yè)務(wù)流程重組,需要ERP。長期以來,煤炭企業(yè)形成了多階梯狀的塔形管理組織結(jié)構(gòu),這種結(jié)構(gòu)效率低、反映遲鈍,一條重要的信息從基層反饋到高層管理者需要很多環(huán)節(jié)和部門的參與,當(dāng)?shù)竭_(dá)高層管理者時,這一信息很可能已經(jīng)無效、過時。完成某一工作或業(yè)務(wù)時,各部門職能單一,需要經(jīng)過許多手續(xù),效率相當(dāng)?shù)?。例?某煤礦的領(lǐng)料需要經(jīng)過基層提出領(lǐng)料申請(申請人簽章)、供應(yīng)站批料(批料員簽章)、供應(yīng)站劃價(劃價員簽章)、內(nèi)部銀行批料(批料員簽章)、供應(yīng)站發(fā)料(庫管員簽章)和領(lǐng)料員簽章等繁瑣的手續(xù),有的煤礦領(lǐng)料經(jīng)過的環(huán)節(jié)更多。很明顯,這種組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程已不適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,必須改目前的組織結(jié)構(gòu)為扁平化的管理組織,徹底進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組,而這正是ERP的理念所在。業(yè)務(wù)流程重組需要ERP作指導(dǎo),同時只有有了ERP,企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組才能起到應(yīng)有的作用和效果。
第四、創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織,不斷促進(jìn)員工學(xué)習(xí)相關(guān)知識,提高實踐能力
創(chuàng)建學(xué)習(xí)型企業(yè)的根本目的是推動企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)持續(xù)發(fā)展的源泉是提高企業(yè)的整體競爭優(yōu)勢,提高整體競爭能力。未來真正出色的企業(yè)是使全體員工全心投入并善于學(xué)習(xí),持續(xù)學(xué)習(xí)的組織——學(xué)習(xí)型組織。通過釀造學(xué)習(xí)型組織的工作氛圍和企業(yè)文化,引領(lǐng)不斷學(xué)習(xí),不斷進(jìn)步,不斷調(diào)整的新觀念,從而使組織更具有長盛不衰的生命力。煤炭企業(yè)充分認(rèn)識創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織對促進(jìn)煤炭企業(yè)發(fā)展的重要性和緊迫性,深化企業(yè)改革,轉(zhuǎn)換經(jīng)營管理理念,強化企業(yè)管理,提升企業(yè)的學(xué)習(xí)力、競爭力和創(chuàng)造力。
3.結(jié)論
隨著中國加入WTO,市場范圍國際化,市場需求變化迅速,為了適應(yīng)這種變化、維持企業(yè)競爭力,企業(yè)界不得不致力于組織變革和流程重整。實施ERP是一項艱巨的系統(tǒng)管理工程,要順利、成功地實現(xiàn)ERP預(yù)期目標(biāo),必須根據(jù)煤炭企業(yè)的特點,研究適合煤炭企業(yè)的實施方案和實施策略。將ERP運用于企業(yè)再造,能使企業(yè)改變原有的管理組織結(jié)構(gòu)、管理模式、管理方法以及管理效率。建立以信息技術(shù)管理為主的科學(xué)管理,有助于優(yōu)化企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程,從而提高企業(yè)的國際競爭能力。
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