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城市化建設(shè)發(fā)展過(guò)程中，會(huì)形成一種特殊的基礎(chǔ)性信息，這類信息就是城建檔案信息，是對(duì)城市建設(shè)工作的記錄。假如對(duì)這些信息有效應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)城市建設(shè)、科學(xué)研究以及宣傳教育等工作發(fā)揮積極的推進(jìn)作用。近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，城市化進(jìn)程不斷加快，城市建設(shè)規(guī)模也變得越來(lái)越大，加之我國(guó)城市眾多，城建檔案管理工作量變得也更大，一些城建檔案管理方面的問(wèn)題也逐漸暴露出來(lái)了，管理規(guī)范性差，檔案利用率低嚴(yán)重阻礙了城建檔案管理的健康有序發(fā)展。為了提升現(xiàn)代化、信息化城市建設(shè)進(jìn)程深入發(fā)展，城市建設(shè)檔案管理工作將利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建起信息化的城建檔案管理。

1城建檔案管理信息化概述

當(dāng)前，現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展，電子化、網(wǎng)絡(luò)化得到了全面普及，并為人們的工作學(xué)習(xí)生活提供了非常大的便利。城建檔案管理工作中，信息技術(shù)并未得到有效應(yīng)用，人力管理仍占據(jù)主要地位，使得檔案收集、管理中過(guò)于繁瑣，檔案資料共享度較差，因此發(fā)展城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)，成為檔案管理中迫切需要解決的難題。城市建設(shè)檔案信息化主要是指有關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、組織，把現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)全面的應(yīng)用進(jìn)檔案管理工作中去，讓城建檔案信息資源得到更加科學(xué)的保存、管理和應(yīng)用，增強(qiáng)檔案資料的有效共享，提升有效利用率。

2城市檔案管理信息化構(gòu)建的原則

在我國(guó)，城市眾多，不同地區(qū)的檔案管理會(huì)根據(jù)自身的實(shí)際情況采取不同的措施，因此推行的信息化標(biāo)準(zhǔn)也有時(shí)差異，這使得檔案管理工作人員會(huì)被不同地區(qū)的問(wèn)題所困擾。為了避免這些問(wèn)題的出現(xiàn)，我們需要遵循以下幾個(gè)方面的原則：①時(shí)展需要的原則。在城市建設(shè)檔案管理的信息化構(gòu)建的過(guò)程中，各種文件與資料要以能滿足城建檔案的服務(wù)需要為目的，因此在庫(kù)存檔案數(shù)字化與電子文件歸檔設(shè)定時(shí)要全面考慮時(shí)展需要，不但要滿足當(dāng)前的城市檔案管理需要，還要能夠滿足以后社會(huì)發(fā)展的需要，以確保社會(huì)資源得到最大化利用；②保密性原則。城市檔案資料作為國(guó)家的機(jī)密文件，在信息化建設(shè)中，要做到對(duì)城建檔案庫(kù)存檔案的數(shù)字化和電子文件歸檔等每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密把控，確保安全保密，防止被別人所竊取造成不必要的麻煩；③遵循實(shí)用好用的原則。城建檔案信息化系統(tǒng)的構(gòu)建目的是為人民服務(wù)，如果系統(tǒng)過(guò)于復(fù)雜，這會(huì)使得檔案的入庫(kù)、查詢應(yīng)用、數(shù)字化等過(guò)程變得不便，這樣會(huì)極大的降低工作效率，影響城建檔案信息化系統(tǒng)的使用。

3城市建設(shè)檔案管理信息化構(gòu)建策略

城建檔案管理信息化構(gòu)建過(guò)程中，系統(tǒng)的構(gòu)建包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)施與數(shù)據(jù)資料，因此在系統(tǒng)的構(gòu)建過(guò)程中，我們需要對(duì)系統(tǒng)做好分析研究，另一方面還要加強(qiáng)工作人員的從業(yè)素質(zhì)，完善信息化管理法律法規(guī)等措施，具體如下：（1）城建檔案信息化管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)方案。城建檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，可以按照國(guó)家對(duì)檔案信息化構(gòu)建的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)要求出發(fā)，城建檔案管理軟件要有著網(wǎng)絡(luò)檢索功能，擁有實(shí)時(shí)瀏覽，并且可以符合多類型文件存儲(chǔ)格式?？梢酝瓿蓴?shù)據(jù)的收集存儲(chǔ)、整理、瀏覽、檢索、輸入（輸出）、借閱管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和不同類型格式轉(zhuǎn)換的管控，達(dá)到對(duì)文檔進(jìn)行整體管理、對(duì)業(yè)務(wù)流程有效掌管，以及實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)用的需求。只有確保城建檔案管理軟件通用性強(qiáng)，兼容性高，才能使得各個(gè)單位的檔案管理系統(tǒng)之間的檔案信息保存、彼此交換才能順利進(jìn)行。其次是硬件設(shè)備的投入。隨著科技的發(fā)展，城建檔案推進(jìn)過(guò)程中，也或多或少的增加了一些硬件設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)內(nèi)存、掃描儀、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等各類設(shè)備。在構(gòu)建城建檔案信息化時(shí)，應(yīng)從實(shí)際角度出發(fā)，遵從填平補(bǔ)齊、適當(dāng)超前和適當(dāng)延伸的準(zhǔn)則，將現(xiàn)有設(shè)備充分使用，增添現(xiàn)在或?qū)?lái)需要使用的技術(shù)設(shè)備，包括數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、路由器、圖文影像掃描設(shè)備和海量存儲(chǔ)設(shè)備等硬件，以構(gòu)建起符合城建行業(yè)高效使用的專門檔案軟件。最后是增強(qiáng)電子文件歸檔管理。城建檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)需要建立統(tǒng)一準(zhǔn)則，和社會(huì)服務(wù)目標(biāo)群體相關(guān)運(yùn)用系統(tǒng)相對(duì)接，使得城建檔案管理單位對(duì)不同電子文件和電子檔案的迅速歸檔。（2）加強(qiáng)城建檔案的數(shù)字化構(gòu)建。城建檔案信息作為對(duì)城市建設(shè)工作的記錄，其真實(shí)性和完整性就非常重要，以確保更好的應(yīng)用于現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，如果將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)化資料后，更要去確保記錄的完整性和真實(shí)性。城建檔案信息化建設(shè)過(guò)程中數(shù)字化的推進(jìn)要注意兩個(gè)方面：①城建檔案數(shù)字化的建設(shè)；②數(shù)字化電子文件的總結(jié)工作。城建檔案數(shù)字化的建設(shè)可以借助掃描儀、相機(jī)、輸入設(shè)備，將紙質(zhì)的城建檔案文件通過(guò)掃描、圖像辨認(rèn)、壓縮存檔等方式轉(zhuǎn)化數(shù)字化的文檔，根據(jù)種類與時(shí)間段采取合理歸類，并給予妥善管理。隨著科技的發(fā)展，城建檔案信息化的建設(shè)并不是單純的將紙質(zhì)的城建檔案變成數(shù)字化的文檔，而且還可以借助多媒體技術(shù)，將聲、光、電融入到城建檔案管理中去，以達(dá)到聲、光和電多方面與立體化的城建檔案管理過(guò)程，更好的將城市風(fēng)貌予以展示，讓信息化技術(shù)的價(jià)值更好的體現(xiàn)，形成一種能跨越機(jī)構(gòu)，突破地區(qū)的城市檔案信息服務(wù)。其次是數(shù)字化電子文件的總結(jié)工作。城建檔案資料管理系統(tǒng)要穩(wěn)定健康有序的運(yùn)轉(zhuǎn)，這需要數(shù)據(jù)資料的完整性和真實(shí)性，而要確保這兩樣都能實(shí)現(xiàn)，就需要強(qiáng)化對(duì)是數(shù)字化電子文件的總結(jié)工作。可以根據(jù)國(guó)家制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，進(jìn)行電子文件內(nèi)容的收集，避免城建檔案信息化構(gòu)建中出現(xiàn)差錯(cuò)，另一方面，自身問(wèn)題的總結(jié)，在信息化建設(shè)過(guò)程中某些環(huán)節(jié)難免會(huì)出現(xiàn)一些差錯(cuò)，這樣就需要對(duì)數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析總結(jié)，并不斷糾正，以形成一個(gè)良性的循環(huán)過(guò)程。（3）城市建設(shè)檔案管理信息化下人員的素質(zhì)提高和法律法規(guī)完善的探討。城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)是從過(guò)去單一的紙質(zhì)文檔向數(shù)字文檔的轉(zhuǎn)變過(guò)程，涉及到的工作方式也從以前的紙質(zhì)文檔的歸類整理，變成了信息技術(shù)的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)過(guò)程。這就需要工作人員不但要具備專業(yè)的檔案知識(shí)，包括：檔案學(xué)、文書(shū)學(xué)和信息傳播學(xué)等知識(shí)。還要有計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用方面的技術(shù)，包括：網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、辦公室自動(dòng)化、計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)、信息管理、數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)和服務(wù)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)等技能。對(duì)于企事業(yè)單位而言，就需要不斷加強(qiáng)工作人員先進(jìn)技術(shù)的培訓(xùn)，從多形式的技術(shù)培訓(xùn)與技術(shù)探討，全面構(gòu)建起學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)的積極向上環(huán)境。其次是完善信息化管理法律法規(guī)。

當(dāng)前，城建檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，我國(guó)基本上是根據(jù)《檔案法》為基本，并根據(jù)城市檔案的實(shí)際情況構(gòu)建相對(duì)健全的法律法規(guī)制度。但是我國(guó)省市眾多，每個(gè)地區(qū)總有一些特殊情況，因此我們需要根據(jù)不同城市的發(fā)展情況，采取特事特辦的方式進(jìn)行，以制定更加符合該城市或者該單位發(fā)展需要的城建檔案管理政策。如制定本單位的城市檔案管理的工作流程，構(gòu)建本地區(qū)城市檔案管理的收費(fèi)要求等政策，真正使得城建檔案管理信息化系統(tǒng)能夠?yàn)槿嗣穹?wù)。

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作者:葛春麗 單位:安陽(yáng)市城鄉(xiāng)規(guī)劃管理局殷都區(qū)分局