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一、報告

(一)報告的含義。

報告是用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復(fù)上級機關(guān)詢問的一種上行公文?！皥蟾妗敝幸话悴坏脢A帶請示事項。

(二)報告的分類

根據(jù)報告的不同用途,報告可分為匯報工作的工作報告、反映情況的情況報告、答復(fù)上級詢問的答復(fù)報告、向上級提出意見和建議的建議報告。此四類報告有時互為交叉,但各類報告的側(cè)重點不同。匯報工作的開展情況、采取的措施、取得的成績?yōu)楣ぷ鲌蟾?而反映工作中出現(xiàn)的意外情況、重大事件等是情況報告;答復(fù)報告則是上級問什么則相應(yīng)答什么;反映當(dāng)時情況,針對出現(xiàn)的新情況提出建議、辦法的則為建議報告。根據(jù)報告內(nèi)容的范圍,還可將報告細分為綜合性報告、專題性報告。

(三)報告的寫作要求

報告的正文一般由三部分組成,即報告事項的前言或起因、報告事項的內(nèi)容、報告結(jié)束語。凡報告應(yīng)堅持實事求是的原則,反對報喜不報憂。在寫作報告時應(yīng)將報告事項的原因、經(jīng)過、結(jié)果、處理辦法和應(yīng)注意的問題、今后工作的意見寫得清晰明確、具體真實,不能似是而非,更不能弄虛作假,既要有概括說明,也要有具體事例、數(shù)據(jù);既有綜合論述,也有條塊分析,有些還需提出建議和意見,供上級機關(guān)參考決策。在寫報告時應(yīng)注意報告的內(nèi)容要突出事實,主要讓事實來反映優(yōu)劣,不能空洞地寫,寫問題要具體準確;要反映實質(zhì),不能只寫表面現(xiàn)象;根據(jù)報告的事實提出建議、意見時,應(yīng)注意不要把這些建議或意見當(dāng)作請示事項,要求上級批準或指示。

二、請示

(一)請示的含義及特點

請示是用于向上級機關(guān)請求指示、批準的一種上行公文。

請示具有以下特點:

1、請示事項一般時間性都較強。請示的事項一般都是急需明確和解決的,否則會影響正常工作,因此時間性強。

2、應(yīng)一事一請示。

3、一般主送一個機關(guān),不多頭主送,如需同時送其它機關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得在請示的同時又抄送下級機關(guān)。

4、應(yīng)按隸屬關(guān)系逐級請示,一般情況不得越級請示,如確需越級請示,應(yīng)同時抄送被越過的直接上級

(二)請示的分類

根據(jù)請示的不同內(nèi)容和寫作意圖分為三類:

1、請求指示的請示。此類請示一般是政策性請示,主要用于下級機關(guān)請示上級機關(guān)對原有政策規(guī)定作出明確解釋,對變通處理的問題作出審查認定,對如何處理突發(fā)事件或新情況、新問題作出明確指示。



2、請求批準的請示。此類請示是下級機關(guān)針對某些具體事宜向上級機關(guān)請求批準的請示,主要目的是為了解決某些實際困難和具體問題。



3、請求批轉(zhuǎn)的請示。下級機關(guān)就某一涉及面廣的事項提出處理意見和辦法,需各有關(guān)方面協(xié)同辦理,但按規(guī)定又不能指令平級機關(guān)或不相隸屬部門辦理,需上級機關(guān)審定后批轉(zhuǎn)執(zhí)行,這樣的請示就屬此類。



(三)請示的寫作要求



請示一般由標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、日期五部分組成。請示的正文,主要由請示的原因、內(nèi)容、要求三部分組成,請示時應(yīng)將理由陳述充分,提出的解決方案應(yīng)具體、切實可行。



請示的注意事項除其特點中所述之外,還應(yīng)注意請示與報告的區(qū)別,切忌用報告代請示行文;請求的內(nèi)容若涉及其它部門或地區(qū)時,在正常情況下應(yīng)事先進行協(xié)商,必要時還可聯(lián)合行文,如有關(guān)方面意見不一致,應(yīng)如實在請示中反映出來;另外，請求撥款的應(yīng)附預(yù)算表;請求批準規(guī)章制度的,應(yīng)附規(guī)章制度的內(nèi)容;請示處理問題的,本單位應(yīng)先明確表態(tài);正式印發(fā)請示送上級機關(guān)時,應(yīng)在文頭注明簽發(fā)人姓名。



三、通知



(一)通知的含義及特點



通知是用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文,規(guī)章,傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項,任免和聘用干部等使用的一種公文。通知通常是下行文或平行文。



通知具有以下特點:



1、執(zhí)行性。通知的事項一般是要求下級機關(guān)予以辦理或執(zhí)行。有時也用于不相隸屬的同級機關(guān)。



2、時效性。通知的事項一般都有一定的時間限制,不容拖延。有的只在一段時間內(nèi)有效,如:會議通知。



3、廣泛性和靈活性。通知的應(yīng)用不受等級限制,一切機關(guān)、單位、團體都可用通知來告知、傳達某種意向或事項。在所有公文中,通知的應(yīng)用范圍最廣,使用頻率最高。



(二)通知的種類



從性質(zhì)和內(nèi)容上劃分,通知大體可以分為布置工作的通知、性通知、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)性通知、會議通知、任免通知、知照性通知、事項性通知。



性通知:國家機關(guān)(或廢止)有關(guān)規(guī)定、辦法、實施細則等規(guī)章和有關(guān)重要文件時使用。此類通知一般簡短精煉。



轉(zhuǎn)發(fā)性通知:一般在上級機關(guān)、同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)發(fā)來的公文,需要下屬單位知曉或執(zhí)行時使用。



批轉(zhuǎn)性通知:是批準下級機關(guān)的公文,再轉(zhuǎn)發(fā)給下級機關(guān)或有關(guān)單位貫徹執(zhí)行時使用的公文。

知照性通知:向有關(guān)單位告知某件事情、交待有關(guān)事項、不需要辦理或執(zhí)行時使用的通知。



會議通知:以召開某次會議的有關(guān)事項為內(nèi)容的通知。一般包括會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議地點、報到事宜及有關(guān)要求等。



任免通知:是上級機關(guān)任免下級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級機關(guān)的有關(guān)任免事項需要下達,而不宜用任免命令時使用的公文。



指示性通知:是上級機關(guān)對下級機關(guān)布置任務(wù)、指示和安排時使用的一種通知。由通知原由、通知內(nèi)容和執(zhí)行要求三部分組成。是一種下行文,有較強約束力。



一般性通知:除上述各類通知外使用的關(guān)于一般事項通知,一般由基層單位,內(nèi)容具體、單一。

(三)通知的寫作要求



1、通知是下行文,具有較強的執(zhí)行性。通知事項應(yīng)寫得清楚明白,易于執(zhí)行,使受文單位能正確理解并準確執(zhí)行。



2、通知的語言要求準確。當(dāng)通知對象為平級時,應(yīng)注意緩和語氣,用告知性語言。

3、注意轉(zhuǎn)發(fā)性通知和批轉(zhuǎn)性通知的區(qū)別。轉(zhuǎn)發(fā)性通知一般是在轉(zhuǎn)達上級機關(guān)、同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)的公文時使用;批轉(zhuǎn)性通知是批準下級機關(guān)公文,再轉(zhuǎn)發(fā)給下級機關(guān)和有關(guān)單位貫徹執(zhí)行時使用。未經(jīng)“同意”或“批準”的公文不能批轉(zhuǎn),可用“批復(fù)”等形式處理。轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)性通知的標題要注意簡潔,避免“通知的通知的通知”標題出現(xiàn)。

4、會議通知應(yīng)注意其時效性。根據(jù)其受文范圍,可通過報紙、電臺、電視等形式,函送時一般應(yīng)注明“會議通知”、“急件”等字樣。



四、決定



(一)決定的含義及特點



決定是行政機關(guān)對重要事項或者重大行動作出安排的指令性公文。



決定的性質(zhì)決定了它只能是上級對下級機關(guān)或所屬部門使用的下行文,并且只限于對某些重大事項或重大行動作出安排,不適用于對一般具體事務(wù)性工作的安排。



(二)決定的分類



決定使用范圍較廣,根據(jù)用途不同,分為以下主要類型:



1、部署重要工作決定。它是為實施某一時期的戰(zhàn)略計劃、某一階段的重要任務(wù)或布置某次重大活動作出安排的公文,往往有很強的針對性,有具體的要求和步驟,便于下級機關(guān)執(zhí)行。

2、處理具體事務(wù)決定。它是對日常工作作出安排,處理具體事項的公文,如批準有關(guān)條約、文件,設(shè)置或撤銷機構(gòu),決定會議的召開等。這類公文,要求條理清晰,用語簡沽,沒有遺漏。

3、表彰或處分決定。它是國家機關(guān)對有突出貢獻或犯有較嚴重錯誤的人作出公開表彰或嚴肅處理時使用的公文。無論是表彰的事跡還是處分的事項,都應(yīng)該寫得言簡意賅,抓住重點,切忌鋪陳。前者要善于從受表彰者的事跡中提煉出精神境界,后者要善于總結(jié)錯誤的性質(zhì)及危害。兩者均要以事實為據(jù)、法律為準。



4、任免決定。它是國家權(quán)力機關(guān)對國家行政機關(guān)、審判機關(guān)、檢察機關(guān)依法進行干部任免所使用的公文,寫作任免決定要嚴格按照干部管理權(quán)限和法定任免程序,務(wù)求嚴密、準確,對任職機關(guān)、任免人職務(wù)和姓名、要嚴格審核核對。對同一人員既有任職,又有免職時,一般先寫任職決定,后寫免職決定。



(三)決定的寫作要求



1、標題。一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三要素構(gòu)成。



2、正文。一般由決定依據(jù)、事項、結(jié)語三部分構(gòu)成。依據(jù)是制發(fā)決定的原因、目的或背景。有的決定內(nèi)容簡單,可略去不寫,對大家不熟悉或事關(guān)重大的工作的決定,則應(yīng)講清楚、講透徹。決定事項是決定的主要部分,要寫明決定事項的具體內(nèi)容,要態(tài)度鮮明、行文干脆、不拖泥帶水,一般是分條列項地寫。內(nèi)容較少,也可采用篇段合一式。結(jié)語寫希望和要求，是對決定事項的強調(diào)或補充。有時也可不單寫結(jié)語部分而將其內(nèi)容納入決定事項中。

3、日期。會議通過的決定，通常在標題之下加括號注明通過決定的會議名稱和時間。由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的決定，則在正文之后寫明發(fā)文機關(guān)和時間。

五、議案



(一)議案的含義及特點



議案是各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項時，所使用的公文。根據(jù)我國憲法和組織法的規(guī)定。“議案”只能由人大代表、人大常委會常務(wù)委員會組成人員、國務(wù)院、中央軍委、地方各級人民政府等有“議案”提出權(quán)的人和機構(gòu)依照法律規(guī)定的程序，提出屬于相應(yīng)國家權(quán)力機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)審議的事項。

(二)議案的分類



議案根據(jù)提請審議的事項內(nèi)容不同，主要分為以下五種：



1、法律案。提請人大制定某項法律、法規(guī)或?qū)ΜF(xiàn)有的法律、法規(guī)進行修改的議案。

2、預(yù)算案。由各級政府向同級人民代表大會提交的年度財政預(yù)算安排的議案。須由各級人民代表大會通過方能批準執(zhí)行。

3、質(zhì)詢案。各級人大代表對國家行政、審判、檢察等機關(guān)工作中的重大問題提出質(zhì)詢而向大會或常務(wù)委員會提交的議案，由大會或常委會交有關(guān)部門辦理，并由這些部門負責(zé)給予答復(fù)。

4、罷免案。各級人大代表認為同級國家行政機關(guān)、審判機關(guān)、檢察機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員不稱職，建議撤銷其領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)時提出的議案。

5、重大決策案。涉及到須經(jīng)人大批準的重大決策事項、機構(gòu)建立等有關(guān)事項。

6、其它事項的議案。

(三)議案的寫作要求



議案的開頭部分可簡明扼要地闡述提出議案的目的或原因，也可直載了當(dāng)?shù)靥岢鲂枰獙徸h的事項。



議案由于往往涉及到社會生活中的重大事項或現(xiàn)實生活中亟待解決的問題，所以更要強調(diào)主題鮮明。議案要周密詳盡，針貶要有要有握，說理要透徹明晰。一般說來，議案的字句需要反復(fù)斟酌，通篇考慮，起草議案的難度也較大。模棱兩可、含混不清的字句為議案之大忌，應(yīng)予以堅決刪除。



六、會議紀要



(一)會議紀要的含義及特點

會議紀要是概括反映會議基本情況，傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守執(zhí)行的一種公文。



會議紀要具有以下特點：

1、內(nèi)容的綜合性。會議紀要根據(jù)會議和各種會議材料整理而成，注重真實客觀、準確全面，但它又不是對會議內(nèi)容的簡單再現(xiàn)，而是在分析、綜合會議情況的基礎(chǔ)上錘煉而成。



2、形成的靈活性?？刹扇“l(fā)言記錄式，即按順序?qū)⒚總€發(fā)言人的主要意見歸納整理出來，或按內(nèi)容性質(zhì)分類寫，每一類有相對獨立的小中心，或者將兩種形式綜合使用。



3、作用的限定性。只對與會單位、與會人員有約束力，要求共同遵守、執(zhí)行會議議定事項。

(二)會議紀要的分類



1、根據(jù)會議性質(zhì)不同，分為辦公會議紀要和其它會議紀要。辦公會議紀要用來傳達辦公會議議定的事項，要求參會各方和有關(guān)人員遵照實施。其它會議紀要指專題工作會議形成的紀要。這類紀要，有的起通報情況的作用，使有關(guān)人員了解會議的基本情況和精神；有的傳達會議精神，是有關(guān)方面開展工作的依據(jù)。

2、根據(jù)紀要寫法的不同，可分為決議型會議紀要、情況型會議紀要、綜合型會議紀要三種。

決議型會議紀要只記載會議決議或協(xié)議的事項。

情況型會議紀要對會議的各方面情況進行記錄和整理，傳達會議的有關(guān)信息。

綜合型會議紀要需要全面概括會議進行情況、討論的結(jié)果和會議的主要精神。它在全面反映會議內(nèi)容的基礎(chǔ)上加以綜合，適用范圍最為廣泛。



(三)會議紀要的寫作要求



會議紀要一般由標題和正文兩部分構(gòu)成。標題常寫成會議名稱加紀要的形式，如《關(guān)于xxx議事紀要》，或者事由加紀要的形式，如《關(guān)于xxx緊急會議的紀要》。正文由會議組織情況及會議議定事項或會議主要精神兩部分構(gòu)成。組織情況部分常采用概述式寫法，簡述會議時間、地點、出席人員、主持人、記錄人、中心議題等。會議議定事項是紀要的主要部分，要寫明研究的工作、作出的決定、布置的任務(wù)、將要采取的措施等內(nèi)容。如果是記述會議的主要精神，則側(cè)重于對材料的提煉和概括。突出會議的中心和主旨，以及貫徹會議精神的要求。如果會議涉及的內(nèi)容較多，可采用分條列項的寫法，寫明會議研究的主要問題，形成的一致意見和作出的各項安排，如果會議內(nèi)容比較簡單，可采用篇段合一式，概述會議主要精神和基本內(nèi)容。寫作會議紀要，首先要真實、準確、全面地反映會議情況和會議精神。紀要寫成之后，需經(jīng)過會簽手續(xù)，其次要按照會議精神和領(lǐng)導(dǎo)意圖，對會議材料作出高度概括。紀要的篇幅不宜太長，語言簡明扼要，往往采用“會議認為”?！皶h指出”這樣的句式。再次要有一定的理論深度。在整理材料的基礎(chǔ)上進行系統(tǒng)分析，不應(yīng)停留在一般的泛泛而論之上。



七、函



(一)函的含義及特點



函是適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準事項，是上下級、平行和不相隸屬的機關(guān)間在日常公務(wù)聯(lián)系中使用的一種公文文種。



函具有以下特點:



1、使用范圍廣。機關(guān)之間的日常公務(wù)聯(lián)系,不便使用其它公文文種時都可使用函行文。



2、格式靈活,使用簡便。除了公函較為鄭重外,人們在純事務(wù)性工作聯(lián)系時使用公務(wù)便函,這類便函不大受公文規(guī)定的嚴格限制,可用機關(guān)信箋繕寫,也可不編列發(fā)文字號,使用起來極為簡便,使用過后自行失效。



3、行文多向性。一般公文只有一個行文方向而函則既可平行,又可上行、下行,同時還可向不相隸屬機關(guān)或單位行文。

(二)函的分類



按照函的行文方向劃分,可分為去函和復(fù)函;按文面格式劃分,可分為公函和便函;按其內(nèi)容和用途劃分,可分為商洽性函、詢答性函、請求批準性函。



商洽性函。在平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間相互協(xié)商或聯(lián)系工作時使用。如商調(diào)函,聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)的函,查詢有關(guān)人或事的函,洽談業(yè)務(wù)來往的函等。



詢問性函。向去函機關(guān)詢問有關(guān)問題或簡述某一涉及對方機關(guān)權(quán)限范圍事項的處理意見,需對方機關(guān)給予答復(fù)時使用的函。

請求批準性函。是向平級或不相隸屬的有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門請求批準的函。



答復(fù)性函。在答復(fù)對方來文所詢問的問題和事項時使用,上級機關(guān)對下級機關(guān)的一般性請示往往也用答復(fù)性函,也叫復(fù)函。

(三)函的寫作要求



公函一般由標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、成文日期組成。便函可不用標題。去函標題可只標明“……函”。復(fù)函則應(yīng)寫明“復(fù)函”。函的正文要以其用途來確定寫法。商洽性函和詢問性函的正文,應(yīng)把商洽或詢問的問題(事由)等寫得清楚簡明,以便得到對方的支持幫助。請求批準性函和答復(fù)性函正文與請示、批復(fù)的寫法大致相同。請求批準性函結(jié)尾可寫上“請批準”、“請予審批”、“請予支持為荷”。答復(fù)性函結(jié)尾可寫上“特此函復(fù)”、“特此批復(fù)”、“此復(fù)”等,有的也可不用結(jié)尾語。函在寫作時應(yīng)注意:主題突出,開門見山,緊扣主題,詞章嚴謹。同時應(yīng)正確區(qū)分函與相關(guān)文種的界限,有些“函”與“請示”、“批復(fù)”、“通知”、“報告”有一定交叉,但不能用“函”來代替“請示”、“批復(fù)”。另注意便函的底稿存檔,由于便函使用起來方便,很多單位不注意留存,所以辦文時應(yīng)注意底稿存檔。



八、令



(一)命令的含義及特點:



命令(或令,下同)是國家行政機關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)人的帶有強制性、領(lǐng)導(dǎo)性、指揮性要求的公文文種。主要用于重要的行政法規(guī)和規(guī)章,采取重大的強制性的行政措施,任免、獎懲有關(guān)人員,撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定等。



命令的特點:一是具有特定的權(quán)威性和約束力。受文單位或個人,必須嚴格遵守和執(zhí)行。二是講求嚴肅性。不輕易用“命令”文種,不得朝令夕改。三是有些命令時效性強。如作戰(zhàn)命令、搶險命令。



(二)命令的分類

從性質(zhì)和內(nèi)容上劃分,命令大體可分為:



1、性命令。是國家權(quán)力機關(guān)、行政機關(guān)和國家領(lǐng)導(dǎo)人法律、法規(guī)或重大行政措施的指令性公文。性命令一般由性命令正文和性命令附件組成。附件為所的法津、法規(guī)或重大行政措施。

2、行政令(指揮令)。主要用于國家行政機關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)人頒布行政規(guī)章或重大行政措施。行政令的國家機關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)人必須是憲法和法律賦予其職權(quán)的特殊的法定作者。除此之外,負有特殊使命的機構(gòu),經(jīng)政府授權(quán),也可適用此文種。



3、任免令。主要是用于任命或免去(撤銷)機關(guān)、單位、組織有關(guān)人員職務(wù)的公文。



4、嘉獎令。是國家行政機關(guān)對作出突出貢獻的機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、人員進行嘉獎的公文。

(三)命令的寫作要求



1、要嚴格按照發(fā)文權(quán)限行文。根據(jù)有關(guān)規(guī)定,命令只有國家主席、全國人大常委會委員長、國務(wù)院總理、各部部長、各委員會主任、地方各級人民政府可以使用“命令”文種,省以下機關(guān)的職能部門不能使用。



2、命令是指揮性公文,語言應(yīng)準確,不能產(chǎn)生歧義,語氣應(yīng)堅決果斷,切忌用商量語氣。



九、批復(fù)

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(一)批復(fù)的含義及特點



批復(fù)是上級機關(guān)對下級機關(guān)的請示事項給予答復(fù)的一種公文文種。



1、批復(fù)是一種針對性很強的下行公文。



2、批復(fù)對受文者有很強的權(quán)威性和約束力。



3、批復(fù)是被動制發(fā)的。



4、批復(fù)應(yīng)一個請示一個批復(fù)。

(二)批復(fù)的分類



按其適用范圍分,有只復(fù)請示機關(guān)的批復(fù),其發(fā)送范圍唯有請示機關(guān);有在復(fù)請示機關(guān)的同時抄送有關(guān)機關(guān)的批復(fù),其所批復(fù)事項具普遍性,除請示機關(guān)外,還需各有關(guān)機關(guān)知道的批復(fù)。



(三)批復(fù)的寫作要求

1、撰寫批復(fù)語言須明確具體,簡明扼要。但是在行文不同意下級機關(guān)請示事項時,行文應(yīng)注意既要態(tài)度明確又要委婉表述。如《關(guān)于不同意撥款修建辦公樓的批復(fù)》就宜寫為《關(guān)于×局申請撥款修建辦公樓一事的批復(fù)》。公文也應(yīng)說明不同意的原因,再表明態(tài)度,這種寫法易被下級機關(guān)接受。



2、注意不是所有下級機關(guān)的請示事項都適用批復(fù)。答復(fù)下級機關(guān)要求對有關(guān)政策進行解釋,對有關(guān)問題進行說明的請示,應(yīng)適用于函,而不適于用批復(fù)。

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3、注意對同一事項有多個請示問題的,要逐條答復(fù),切忌用“基本同意”、“部分同意”等籠統(tǒng)語言,更不能答非所問,有時可簡要講清為何應(yīng)這樣答復(fù)的理由,但一般不加議論。

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十、公告、通告

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(一)公告、通告的含義及特點

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公告是較高級別的國家行政機關(guān)、法定機關(guān)向國內(nèi)外宣布重大事項或者法定事項的周知性公文。通告是適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知事項的周知性公文。

公告和通告都屬周知性公文,內(nèi)容不涉密,均要公開,寫法也很相似。但二者存在一定的差別。公告強調(diào)法定權(quán)威性,其周知事項常有較強的法律效力或行政效力。除法定機關(guān)或者較高級別行政機關(guān)外,基層行政機關(guān)、企事業(yè)單位不用公告行文。通告的適用范圍較廣,除行政機關(guān)外,企事業(yè)單位也可使用,其約束力往往是涉及一定范圍內(nèi)的機關(guān)、單位或群眾。

(二)公告的分類

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1、向國內(nèi)外宣布重要事項的公告。用于級別較高的國家行政機關(guān)宣布重要事項,也用于人大及其常委會頒布法律法規(guī),公布選舉結(jié)果等。

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2、公布法定事項的公告。這是有關(guān)法令、法規(guī)規(guī)定使用的專門事項公告,如《國家公務(wù)員暫行條例》規(guī)定的招考公告。

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3、法院公告。這是我們在日常生活中常見的一種公告形式。如開庭公告、財產(chǎn)認領(lǐng)公告、強制執(zhí)行公告等。

(三)通告的分類

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1、周知性通告。就某一事項讓一定范圍內(nèi)的人群知曉,政府機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位均可使用。

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2、規(guī)定性通告。就某一事項作出規(guī)定,只限行政機關(guān)使用。

(四)公告和通告的寫作要求

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標題。通常寫明事由、文種,重要的還要寫明發(fā)文機關(guān)。如內(nèi)容簡單,有時也可只寫文種“公告”或“通告”,但盡可能寫明事由,以便閱讀和處理。

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正文通常由緣由、事項、結(jié)語組成。通告緣由常用“為了……”或“根據(jù)……”的句式說明通告的目的、依據(jù)和原因。為了突出公告的權(quán)成性,公告緣由常要說明法律依據(jù)或者職權(quán)依據(jù)。

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事項是正文的主體,要寫得簡潔明了、具體明確。若內(nèi)容屬周知性,往往篇幅較短,常采用篇段合一的結(jié)構(gòu)。若內(nèi)容屬規(guī)定性,一般分條文寫明應(yīng)當(dāng)遵守的有關(guān)事項。

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結(jié)語常采用“特此通告(公告)”的形式。如果開頭有“特通告(公告)如下”的用語,結(jié)尾則可省咯。有時可不寫結(jié)語。有時用提出希望或要求作結(jié)。

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十一、通報

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(一)通報的含義及特點

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通報是用來表彰先進,批評錯誤,傳達重要指示精神或情況時使用的公文文種。

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通報具有知曉性和指導(dǎo)性的作用,它對下級機關(guān)的指導(dǎo)作用重于指揮作用。通報被機關(guān)和企事業(yè)單位使用,既可下行,也可平行。有的通報還以登報、廣播、張貼等形式出現(xiàn)。

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(二)通報的分類

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按照通報的作用和使用范圍的不同,可分為三類:表揚好人好事;處理事故及批評錯誤;傳達重要精神和情況。值得注意一點的是,情況通報具有一定的指導(dǎo)作用,因而以領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)使用為宜?，F(xiàn)在有的機關(guān)辦的定期或不定期的“情況通報”即屬此類。公務(wù)員之家版權(quán)所有

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(三)通報的寫作要求

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由于通報類型不同,寫法結(jié)構(gòu)存在一定差異,一般說,由頭部、正文、尾部三部分組成?！邦^部”包括標題、文號、密級、主送機關(guān);“正文”包括原因、事項、處理意見、經(jīng)驗教訓(xùn)、要求及希望、號召五部分;“尾部”由落款、發(fā)文范圍、抄送、附件等組成。

標題有兩種寫法:一是公文式標題;二是新聞式雙標題,多為正題加副題,也可是眉題加正題。如果內(nèi)容有所專指,要寫明主送機關(guān);普發(fā)性的通報則可不寫主送機關(guān),或在正文中、發(fā)至范圍中注明。

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在寫通報時,選材務(wù)求真實、準確、實事求是,對事實的評議要恰如其分、掌握好分寸。要選擇典型而有普遍意義的事件或材料,這樣針對性才強,才對工作具有指導(dǎo)意義對群眾有教育作用。

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十二、意見公務(wù)員之家版權(quán)所有

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意見可以用于上行文、下行文和平行文。作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理。所提意見如涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)決定。上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)對下級機關(guān)報送的“意見”作出處理或給予答復(fù)。作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機關(guān)可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對方參考。