導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇數(shù)字檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案檔案管理

中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

一、 實(shí)施數(shù)字檔案管理之目標(biāo)

1、開(kāi)發(fā)建立與企業(yè)各應(yīng)用系統(tǒng)之接口，實(shí)現(xiàn)與各應(yīng)用系統(tǒng)間的無(wú)縫連接，各應(yīng)用系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件實(shí)現(xiàn)在線自動(dòng)歸檔，將企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)字資料，按檔案的管理規(guī)范，完整無(wú)損地保存到檔案資源庫(kù)中。實(shí)現(xiàn)在企業(yè)網(wǎng)上的跨主機(jī)、跨地域、跨門(mén)類的快速檢索應(yīng)用，為企業(yè)提供便捷而全面的服務(wù)。

2、采用J2EE、NET等技術(shù)開(kāi)發(fā)管理與利用軟件，與企業(yè)綜合信息系統(tǒng)集成，按數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)規(guī)范開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為企業(yè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的一個(gè)組成部分，使檔案資源庫(kù)在服務(wù)器上的邏輯與物理定位明確，使管理員像管理自己的紙質(zhì)檔案一樣，脫離開(kāi)所有目錄和軟件，僅憑資源管理器就能管理數(shù)字檔案。

3、加強(qiáng)對(duì)電子原文的防護(hù)，通過(guò)權(quán)限配置、歸檔文檔專題推送、元數(shù)據(jù)鎖定、電子原文只讀性封裝等各種手段，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與信息的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。

4、部分電子原文按業(yè)務(wù)部門(mén)要求的模式分件存儲(chǔ)，根據(jù)需求顯示為業(yè)務(wù)部門(mén)所要求的臺(tái)賬模式。使電子原文便于遷移、移動(dòng)載體攜帶、單件抽查、隨環(huán)境升級(jí)遷移，即便脫離開(kāi)本系統(tǒng)在其他環(huán)境下仍可方便利用。同時(shí)，數(shù)字文件的閱讀器符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

二、數(shù)字檔案的收集

數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設(shè)的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質(zhì)量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎(chǔ)。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無(wú)紙化辦公的推進(jìn)，各部門(mén)產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級(jí)的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對(duì)收集的范圍要做到豐富實(shí)用、質(zhì)量?jī)?yōu)良、結(jié)構(gòu)合理等。數(shù)字檔案的收集方式不同于以往的實(shí)體檔案，它可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)轉(zhuǎn)發(fā)等方式實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的實(shí)時(shí)接收、存儲(chǔ)，收集范圍也可以適當(dāng)擴(kuò)大，不僅僅局限于以前實(shí)體檔案的歸檔范圍，對(duì)于歸檔范圍以外有重要價(jià)值的檔案信息也應(yīng)該進(jìn)行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務(wù)社會(huì)、滿足各方面的需要奠定良好的基礎(chǔ)。

三、移交歸檔的重要性

數(shù)字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統(tǒng)檔案部門(mén)之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數(shù)字檔案館的歸檔則對(duì)檔案部門(mén)的歸檔工作程序和內(nèi)容有了新的要求。數(shù)字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數(shù)字檔案館歸檔的重點(diǎn)。所謂邏輯歸檔， 即依靠網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)將應(yīng)歸檔保存的檔案（電子版本）發(fā)送至檔案館的歸檔過(guò)程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門(mén)與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時(shí)準(zhǔn)確的歸檔的同時(shí)， 要保證檔案在傳輸過(guò)程中的安全， 以防被竊取和遺失。

四、數(shù)字檔案管理中存在的安全隱患

1、基于計(jì)算機(jī)技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)字檔案信息的存貯、傳輸和利用是以計(jì)算機(jī)、存貯設(shè)備、應(yīng)用軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的。檔案數(shù)據(jù)的讀取完全依賴于存貯介質(zhì)和讀取設(shè)備?，F(xiàn)代技術(shù)還不能完全解決數(shù)字檔案的長(zhǎng)期貯存問(wèn)題。當(dāng)前常用的存貯介質(zhì)(光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等)與傳統(tǒng)介質(zhì)(紙張、膠片等)相比，雖然具有能夠存貯海量信息的優(yōu)點(diǎn)，但是其存貯的條件相對(duì)苛刻，對(duì)溫度、濕度、磁場(chǎng)的要求較高，壽命與傳統(tǒng)介質(zhì)相差甚遠(yuǎn)；數(shù)字檔案信息的讀取必須依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備。如果出現(xiàn)硬件故障，如服務(wù)器故障、網(wǎng)絡(luò)出錯(cuò)，磁盤(pán)陣列出錯(cuò)、電源掉電等，數(shù)字檔案信息就無(wú)法讀??；如果出現(xiàn)軟件故障，如系統(tǒng)癱瘓或關(guān)鍵應(yīng)用發(fā)生問(wèn)題等，數(shù)字檔案仍然無(wú)法讀取。形成于不同軟硬件環(huán)境下的數(shù)字檔案不能完全兼容，格式轉(zhuǎn)化困難，給數(shù)據(jù)的讀取造成障礙。當(dāng)軟硬件升級(jí)換代時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題，數(shù)據(jù)也無(wú)法讀取。目前計(jì)算機(jī)語(yǔ)言更新速度很快，平均每三個(gè)月就問(wèn)世一種，而大部分語(yǔ)言之間不能兼容，不能預(yù)測(cè)現(xiàn)在形成數(shù)字檔案時(shí)所使用的計(jì)算機(jī)語(yǔ)言在未來(lái)是否依然能夠通行。另外，無(wú)論是Windows操作系統(tǒng)，還是Unix操作系統(tǒng)，都存在著漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，都有遭到病毒、黑客惡意攻擊和破壞的可能。以上情況對(duì)數(shù)字檔案的長(zhǎng)期安全保管提出了考驗(yàn)。

2、基于管理能力和技術(shù)水平的人為風(fēng)險(xiǎn)

影響數(shù)字檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)因子是多元的，除了技術(shù)問(wèn)題之外，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)起步較晚，檔案信息數(shù)字化方面的法律、法規(guī)還不健全，檔案數(shù)字化過(guò)程中以及電子文件的形成到歸檔保存都缺乏嚴(yán)格規(guī)范的程序管理，缺乏科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度。從概率上講，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難是小概率事件，所以很容易讓人產(chǎn)生麻痹思想，對(duì)可能造成數(shù)字檔案的風(fēng)險(xiǎn)抱有僥幸心理，對(duì)防范數(shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)的高成本投入望而卻步。另外，電子文件有易傳播、易修改、易刪除等特性，而檔案管理系統(tǒng)是個(gè)多用戶多管理的系統(tǒng)，因管理不善導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害或工作人員的操作失當(dāng)也會(huì)帶來(lái)誤刪除、誤覆蓋，越權(quán)訪問(wèn)、惡意篡改等安全事故。

五、數(shù)字檔案的鑒定

目前，只有關(guān)于實(shí)體檔案的鑒定管理辦法，對(duì)數(shù)字檔案的鑒定工作尚未深入展開(kāi)，許多接收電子文件的檔案機(jī)構(gòu)基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關(guān)部門(mén)要制定相應(yīng)的數(shù)字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內(nèi)容包括與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的電子文件的鑒定、紙質(zhì)文件歸檔范圍以外的但有重要價(jià)值的電子文件的鑒定以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內(nèi)容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數(shù)字化鑒定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)鑒定、數(shù)字簽名鑒定等。

六、數(shù)字檔案整理

對(duì)于傳統(tǒng)檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個(gè)環(huán)節(jié)，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對(duì)于數(shù)字檔案而言，筆者認(rèn)為這部分工作可以盡量簡(jiǎn)化。因?yàn)槔脭?shù)字檔案時(shí)與它們的存放位置是毫無(wú)關(guān)聯(lián)的，它們不像實(shí)體檔案那樣禁錮在某一具體庫(kù)房?jī)?nèi)，而是借助于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將實(shí)體檔案信息從載體上抽取出來(lái)并在網(wǎng)絡(luò)上傳播，供用戶在任意終端進(jìn)行查詢利用，所以，數(shù)字檔案的整理可以借鑒教務(wù)管理系統(tǒng)，考試系統(tǒng)等類似的形式，比如試題庫(kù)都是日積月累建立的，需要一份試卷時(shí)，根據(jù)考核目標(biāo)、考核內(nèi)容、難易程度等條件綜合檢索，自動(dòng)生成一份試題；學(xué)生的成績(jī)也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績(jī)單時(shí)也是根據(jù)檢索條件自動(dòng)生成，試題庫(kù)里的每條試題信息、成績(jī)庫(kù)里各門(mén)課的成績(jī)信息彼此之間是獨(dú)立的，本身沒(méi)有先后次序、沒(méi)有相互聯(lián)系的。同樣，數(shù)字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標(biāo)引、多次輸出呢？在著錄時(shí)不硬性按實(shí)體檔案目前的分類法進(jìn)行人為組卷，不需要檔號(hào)、類目號(hào)等，而是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行虛擬“組卷”，實(shí)質(zhì)是利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)在各份有聯(lián)系的文件的目錄或內(nèi)容間建立關(guān)系，隨時(shí)自動(dòng)整序，互相參見(jiàn)指引，計(jì)算機(jī)可以對(duì)數(shù)字檔案目錄和內(nèi)容從任何角度進(jìn)行分類組合，盡情展現(xiàn)它們之間在來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等方面的聯(lián)系。

七、數(shù)字檔案的保管利用

如果數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當(dāng)容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動(dòng)利用為主動(dòng)利用，為領(lǐng)導(dǎo)或各部門(mén)工作主動(dòng)提出決策，讓數(shù)字檔案信息的現(xiàn)實(shí)實(shí)用價(jià)值和歷史參考價(jià)值得以充分實(shí)現(xiàn)。而數(shù)字檔案的保管就不如實(shí)體檔案那樣簡(jiǎn)便，實(shí)體檔案要注意防火防盜等，而數(shù)字檔案的保護(hù)在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數(shù)字檔案存儲(chǔ)的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤(pán)、磁盤(pán)等壽命比較短，要記住定期轉(zhuǎn)錄、介質(zhì)轉(zhuǎn)換，同時(shí)，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。

八、如何做到數(shù)字檔案管理安全

傳統(tǒng)檔案館只有在白天開(kāi)放， 而且紙制檔案保存在監(jiān)管嚴(yán)密的庫(kù)房中， 其安全性極易得到保證。而數(shù)字檔案館以網(wǎng)站為其服務(wù)的平臺(tái)， 對(duì)外全天二十四小時(shí)服務(wù)， 而且信息資源庫(kù)只需要用戶名和密碼就能夠進(jìn)入，其安全防衛(wèi)系統(tǒng)很容易通過(guò)尖端的計(jì)算機(jī)黑客技術(shù)得以攻破， 因此， 檔案信息資源庫(kù)的安全隱患很大。

實(shí)體檔案的原件能夠作為憑證作用主要是通過(guò)簽署具名來(lái)保證的，數(shù)字檔案的簽署就需要通過(guò)數(shù)字簽名和CA認(rèn)證（Certificata Authority，也稱電子商務(wù)認(rèn)證中心，是負(fù)責(zé)發(fā)放和管理數(shù)字證書(shū)的權(quán)威機(jī)構(gòu)，并作為電子商務(wù)交易中受信任的第三方，承擔(dān)公鑰體系中公鑰的合法性檢驗(yàn)的責(zé)任。）來(lái)實(shí)現(xiàn)，核心技術(shù)就是密碼體制。常用的認(rèn)證方法大致是這樣：發(fā)文方和收文方各自都有一對(duì)密鑰，分別稱作公開(kāi)密鑰（以下簡(jiǎn)稱公鑰）和私有密鑰（以下簡(jiǎn)稱私鑰），用其中任何一個(gè)密鑰對(duì)原文加密都只能用另一個(gè)密鑰解開(kāi)，公鑰是對(duì)外公開(kāi)的，密鑰只有自己才知道。所以一般都是發(fā)文方用收文方的公鑰對(duì)發(fā)送的文件進(jìn)行加密，而后再在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，收文方收到后用自己的私鑰解開(kāi)密文即可。但是僅僅如此還不能證明文件是收文方發(fā)過(guò)來(lái)的，所以還需要發(fā)文方在發(fā)送密文的同時(shí)對(duì)原文進(jìn)行一次hash算法（又稱哈希函數(shù)，是一個(gè)數(shù)學(xué)方程式，它可用文本，如電子郵件信息等來(lái)生成稱為信息摘要的代碼，該算法是不可逆的。）得到原文的摘要，并用自己的私鑰對(duì)該摘要進(jìn)行加密，收文方用發(fā)文方的公鑰對(duì)收到的摘要進(jìn)行解密，然后對(duì)同時(shí)收到的密文也進(jìn)行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，則可以證明文件是發(fā)文方發(fā)的。至于彼此的公鑰真假性則是通過(guò)CA中心這個(gè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行認(rèn)證的。

結(jié)束語(yǔ)：隨著信息化的快速發(fā)展及建設(shè)，電子檔案的出現(xiàn)給檔案者管理提出了一個(gè)亟待解決的課題，如何實(shí)現(xiàn)它的收集、保存和快捷、有效利用，完善檔案管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。

參考文獻(xiàn)：

[1]范文霞.加強(qiáng)高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2007，（9）.

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社會(huì)的進(jìn)步，促進(jìn)了科技大幅度的提高，以此來(lái)制作出了很多有利于人生生活的高科技產(chǎn)品，這些產(chǎn)品也很快的融入了人們的社會(huì)，并且起著很重要的作用。數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)，是科技史上的一個(gè)里程碑，它很大程度的體現(xiàn)出了科技的價(jià)值，它主要體現(xiàn)在檔案管理上。因?yàn)閿?shù)字化科技的出現(xiàn)，現(xiàn)在的檔案管理都實(shí)行了數(shù)字化管理，以此來(lái)使得檔案管理變得更容易，能為企業(yè)或者集團(tuán)帶來(lái)更大的好處，為人們的生活帶來(lái)更大的利益。

二、淺析數(shù)字檔案管理以及它的重要性

數(shù)字檔案管理顧名思義就是利用數(shù)字化科技技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行合理的管理。數(shù)字技術(shù)是現(xiàn)在最新的一項(xiàng)科技技術(shù)，它的出現(xiàn)，為人們的生活提供了很大的便利以及帶來(lái)了更多的利益和好處。數(shù)字管理技術(shù)其實(shí)指的就是出現(xiàn)的新型檔案管理方案，它主要使用的就是現(xiàn)在最高的科技技術(shù)，譬如：攝影技術(shù)；掃面技術(shù)等，借助這些技術(shù)，把文本的形式的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，然后利用最新的數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)來(lái)儲(chǔ)存這些信息，使得這些信息能很好的被保留下來(lái)。數(shù)字檔案管理的出現(xiàn)對(duì)人類社會(huì)有很大的作用，它主要的目的就是使用數(shù)字化技術(shù)，保存想要儲(chǔ)存的一些重要的信息，把這些信息整理成檔案，以便在使用的時(shí)候能很快的找到，不至于丟失。數(shù)字檔案被看重的原因是它有很多的優(yōu)點(diǎn)，而這些優(yōu)點(diǎn)都很適合檔案管理，首先就是不占空間，數(shù)字管理就是把文本直接轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，把它們儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，使得不占空間；其次就是容易找到；最后就是好管理。

三、數(shù)字檔案管理所出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）技術(shù)不完善。數(shù)字檔案所用到的數(shù)字化技術(shù)所使用的時(shí)間是非常短的，雖然它的出現(xiàn)為人們的生活帶來(lái)了很大的好處，但是，因?yàn)樗褂玫臅r(shí)間較短，缺少很多的經(jīng)驗(yàn)和借鑒資料，導(dǎo)致它的技術(shù)還不是很完善，在使用的過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。眾所周知，數(shù)字化技術(shù)是依附于計(jì)算機(jī)而出現(xiàn)的，因?yàn)槲覈?guó)的計(jì)算機(jī)水平還不是非常的成熟，對(duì)于計(jì)算機(jī)的各個(gè)部分都有待于改善。因?yàn)橛?jì)算機(jī)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種不同的問(wèn)題，這就會(huì)導(dǎo)致儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)里面的信息出現(xiàn)一些問(wèn)題，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，最長(zhǎng)見(jiàn)的就是信息安全的問(wèn)題。很多企業(yè)和單位所儲(chǔ)存的檔案信息都是非常重要的，其價(jià)值都是非常的大，所以，要求數(shù)字管理必須確保機(jī)密，但是因?yàn)榧夹g(shù)不完善的問(wèn)題，使得檔案的機(jī)密性無(wú)法保證。

（二）缺乏完整的管理體系。有一套完整的管理體系對(duì)于任何一個(gè)團(tuán)體都是非常重要的，因?yàn)樗褪菆F(tuán)體發(fā)展的基礎(chǔ)，有好的管理體系，團(tuán)體就會(huì)有更好的發(fā)展?jié)摿?。而?shù)字檔案管理也是一樣的，為了它有更好的發(fā)展，它就必須要?jiǎng)?chuàng)建一套屬于它自己的管理體系，但是，在現(xiàn)在，數(shù)字檔案管理的安全卻出現(xiàn)了威脅，主要的原因就是其缺乏完整的管理體系。因?yàn)閿?shù)字檔案管理措施沒(méi)有完整的管理措施，所以在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤、操作不規(guī)范、系統(tǒng)奔潰等問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)嚴(yán)重的影響到了數(shù)字檔案管理的發(fā)展。

（三）所使用的儲(chǔ)存載體不安全。數(shù)字檔案管理所儲(chǔ)蓄信息的方法和傳統(tǒng)的方法是完全不一樣的，它已經(jīng)擺脫了紙上記錄的時(shí)代，在現(xiàn)在，檔案一般都記錄在計(jì)算機(jī)中，以數(shù)字的形式存在著。但是，數(shù)字檔案儲(chǔ)蓄也存在著很多的弱點(diǎn)，其中一個(gè)就是它的脆弱性，它的出現(xiàn)會(huì)為檔案帶去毀滅性的打擊。數(shù)字檔案的載體本身是非常脆弱的，譬如：光盤(pán)；U盤(pán)等，這些東西的共同特點(diǎn)就是特別脆，很容易被損壞和遺失；其次就是數(shù)字檔案的載體是需要經(jīng)常進(jìn)行更新的，只有在最新的設(shè)備中，信息才能得到最好的保存，才能更加的安全。

四、對(duì)數(shù)字檔案安全管理的措施進(jìn)行淺析

（一）提高專業(yè)技術(shù)水平。數(shù)字檔案管理是非常嚴(yán)格的，在進(jìn)行管理的時(shí)候是不能出現(xiàn)任何錯(cuò)誤和過(guò)失的，要不然就會(huì)造成不可挽回的損失，所以，為了能夠達(dá)到最好的效果，就需要提高專業(yè)技術(shù)水平了。對(duì)于數(shù)字檔案管理來(lái)說(shuō)，最重要的就是信息的保密了，所以，為了保證檔案更加的安全和絕密，信息加密技術(shù)就出現(xiàn)了，它的目的就是對(duì)網(wǎng)絡(luò)中的信息給予多重保護(hù)，防止被竊取。其次，為了能使得數(shù)字檔案更加的安全和自由，就需要設(shè)計(jì)出認(rèn)證程序，其主要的目的就是通過(guò)一些特殊的密語(yǔ)，來(lái)控制檔案能否預(yù)覽，為了防止被人獲得密語(yǔ)，就需要設(shè)計(jì)防火墻來(lái)阻擋，以此來(lái)增加保護(hù)層。

（二）創(chuàng)建一套完整的管理體系。數(shù)字檔案是非常重要的工作，為了能使得它正常運(yùn)行，就必須要?jiǎng)?chuàng)建出一個(gè)完整的管理體系來(lái)控制它的運(yùn)轉(zhuǎn)，以此來(lái)保證能獲得更大的利益。完整的管理體系必須要借鑒成功的實(shí)例，通過(guò)分析它們成功的原因，結(jié)合自己的現(xiàn)狀，來(lái)制定出一套完整的管理方案，這個(gè)管理方案一定要適合數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀，要保證能控制數(shù)字檔案的正常運(yùn)行。

（三）使用專業(yè)的技術(shù)性人才。人才是所有團(tuán)體發(fā)展的技術(shù)，他們是團(tuán)體的資本，擁有好的人才，團(tuán)體的競(jìng)爭(zhēng)力就越大。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，它是一項(xiàng)高技術(shù)含量的管理措施，所以，需要很多的專業(yè)性人才，尤其對(duì)現(xiàn)在的數(shù)字檔案管理來(lái)說(shuō)，人才更是非常重要了?，F(xiàn)在需要的人才，首先是要對(duì)計(jì)算機(jī)能有足夠的了解和認(rèn)識(shí)，掌握關(guān)于它的知識(shí)，這樣在進(jìn)行檔案數(shù)字化的時(shí)候，就會(huì)變得更加的方便和快捷了。除此之外，這些人還必須要懂得檔案的管理知識(shí)，以此來(lái)保證檔案管理的正常運(yùn)行。

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一、數(shù)字檔案的特點(diǎn)

（一）便于存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中，需要占用較大的空間，并且隨著檔案數(shù)量的逐漸增加，還需要修建新的檔案管理室。同時(shí)，紙質(zhì)檔案對(duì)檔案管理室內(nèi)部的環(huán)境要求也較為嚴(yán)格，例如要保證檔案管理室具有較好的通風(fēng)條件，保證空氣干燥，避免檔案潮濕、發(fā)霉。而對(duì)于一些年代久遠(yuǎn)的檔案來(lái)說(shuō)，在檔案借閱和搬運(yùn)過(guò)程中，容易出現(xiàn)破損問(wèn)題，尤其是一些具有珍貴價(jià)值的檔案，一旦出現(xiàn)損害，將會(huì)造成不可逆的損失，檔案的利用價(jià)值也會(huì)受到影響。而數(shù)字檔案則不需要考慮上述問(wèn)題：首先，數(shù)字檔案以數(shù)據(jù)形式保存在計(jì)算機(jī)中，一臺(tái)普通計(jì)算機(jī)的內(nèi)存在200G以上，其儲(chǔ)存的數(shù)字檔案數(shù)量甚至比一座標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理室還多，這也就意味這數(shù)字檔案的保存不需要占用太多的空間。其次，數(shù)字檔案可以被多次復(fù)制和拷貝，并且通過(guò)異地備份的形式，將檔案資料分開(kāi)保存，即便是發(fā)生不可抗拒的影響因素（例如設(shè)備突然斷電、非法網(wǎng)絡(luò)攻擊等），也能夠保證備份資料的安全。

（二）資源共享。信息和資源共享是互聯(lián)網(wǎng)最顯著的應(yīng)用特點(diǎn)。而借助于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展而來(lái)的數(shù)字檔案管理，則繼承了這一特點(diǎn)。人們?cè)诓樵?、借閱、歸還檔案資料時(shí)，不需要通過(guò)檔案室的前臺(tái)服務(wù)人員，而是在各種服務(wù)端設(shè)備上自行完成上述工作，極大地提高了檔案管理的效率。同時(shí)，人們可以在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上分享這些公共的檔案資料，確保檔案的價(jià)值得到充分體現(xiàn)。利用互聯(lián)網(wǎng)將多個(gè)數(shù)字檔案室連接起來(lái)，還能夠?qū)崿F(xiàn)相互之間的信息溝通，一方面能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，彌補(bǔ)了單個(gè)數(shù)字檔案館存在的信息缺陷；另一方面也能夠分享管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于全面提升數(shù)字檔案管理水平有一定作用。

二、數(shù)字檔案管理的作用

（一）管理數(shù)字化。檔案形式發(fā)生變化后，為了適應(yīng)檔案管理工作的需要，檔案管理模式也必須要與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行變革。由傳統(tǒng)的人工式管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理，不僅確保了檔案管理效率的提升，而且也降低了人工管理壓力?？梢灶A(yù)見(jiàn)的是，隨著信息技術(shù)的成熟發(fā)展，數(shù)字檔案的應(yīng)用范圍也會(huì)越來(lái)越廣。只有充分掌握數(shù)字檔案的特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案管理的重要性，才能推動(dòng)數(shù)字檔案管理工作的穩(wěn)定開(kāi)展。

（二）資源擴(kuò)展智能化。檔案管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，由于檔案數(shù)量的不斷增加，檔案管理工作的壓力也會(huì)相應(yīng)增加。如果仍然沿用以往的管理手段，不僅檔案管理效率極低，而且很難體現(xiàn)出檔案管理的服務(wù)職能，也就不能為用戶提供完善的檔案借閱體驗(yàn)。因此，檔案管理部門(mén)需要集中有限的人力、物力和財(cái)力資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化和開(kāi)發(fā)，在保證發(fā)揮檔案管理應(yīng)有功能的基礎(chǔ)上，不斷降低管理成本。

三、數(shù)字檔案管理存在的問(wèn)題

（一）數(shù)字檔案本身的安全性不高。數(shù)字檔案是以數(shù)字化信息的方式儲(chǔ)存，而這種儲(chǔ)存方式具有一定的安全隱患，因其儲(chǔ)存需要考慮到介質(zhì)的質(zhì)量與磁場(chǎng)等，如果達(dá)不到要求，檔案會(huì)很容易丟失，數(shù)字檔案丟失后比較難以找回。除此之外，數(shù)字檔案具有容易轉(zhuǎn)移的特點(diǎn)，這里就存在著一定的安全隱患，數(shù)字檔案容易轉(zhuǎn)移，那么數(shù)字檔案在進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過(guò)程中就有可能出現(xiàn)因?yàn)檗D(zhuǎn)移過(guò)程中的某些問(wèn)題，造成原檔案的丟失。

（二）互聯(lián)網(wǎng)給數(shù)字檔案帶來(lái)的不安全性?；ヂ?lián)網(wǎng)作為一個(gè)完全開(kāi)放的環(huán)境，本身具有一定的不安全因素。近年來(lái)，因?yàn)樵馐芫W(wǎng)絡(luò)黑客攻擊而導(dǎo)致商業(yè)信息泄露或檔案資料丟失的新聞屢見(jiàn)不鮮，如何保障信息化背景下數(shù)字檔案的安全，成為現(xiàn)階段檔案管理人員需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。除了網(wǎng)絡(luò)黑客的非法攻擊外，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不穩(wěn)定、突然斷電或人為操作不當(dāng)?shù)纫蛩?，也有可能給數(shù)字檔案的管理造成負(fù)面影響。

（三）人帶來(lái)的不安全因素。人為影響因素又可分為主觀因素和客觀因素。主觀因素就是部分不法分子出于某種目的，人為破壞、損毀或是偷盜某些具有重要參考價(jià)值的檔案；客觀因素就是檔案管理人員由于業(yè)務(wù)技能不熟練，或是操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字檔案被誤刪。與其他問(wèn)題相比，只要加強(qiáng)數(shù)字檔案的管理工作，就可以極大程度上避免類似問(wèn)題的出現(xiàn)。

四、信息技術(shù)在數(shù)字檔案管理中的改進(jìn)

（一）加強(qiáng)硬件設(shè)施的管理。硬件設(shè)施的質(zhì)量不過(guò)關(guān)，或是相互之間的兼容性不好，就會(huì)影響數(shù)字檔案的管理質(zhì)量。例如，硬件設(shè)備運(yùn)行穩(wěn)定性不好，（下轉(zhuǎn)第179頁(yè)）（上接第169頁(yè)）在文件傳輸或保存過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致數(shù)字檔案受損，甚至是丟失。因此，必須要及時(shí)更新硬件設(shè)施，并且定期開(kāi)展系統(tǒng)檢測(cè)工作，確保硬件設(shè)施的安全運(yùn)行。另外，對(duì)于重要的檔案資料，還要做好異地備份，即在不同的硬件設(shè)備上分別進(jìn)行復(fù)制和保存，從而提高了檔案資料的存儲(chǔ)安全。

（二）提高數(shù)字檔案信息的安全性。一是要從外部著手，構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，杜絕不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞和攻擊手段竊取檔案資料。近年來(lái)，市場(chǎng)上各種網(wǎng)絡(luò)殺毒和保護(hù)軟件層出不窮，檔案管理人員可以根據(jù)實(shí)際需要，安裝一些網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件，避免木馬、病毒破壞數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，造成檔案資料的泄露。

（三）提高檔案信息數(shù)字化的覆蓋率。數(shù)字檔案作為一種新型的檔案管理模式，在實(shí)際運(yùn)用中體現(xiàn)出了較好的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。但是我們也應(yīng)當(dāng)看到，受技術(shù)條件、管理理念等因素的限制，現(xiàn)階段檔案數(shù)字化管理的覆蓋率還相對(duì)較低。因此，需要通過(guò)投入一定的人力、物力和財(cái)力資源，推廣數(shù)字檔案管理理念，建立數(shù)字檔案管理庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)多個(gè)數(shù)字檔案庫(kù)之間的信息交流和資源共享，為用戶提供更加完善的檔案查找和借閱服務(wù)。

（四）滿足用戶的多元化需求。服務(wù)性是數(shù)字檔案管理工作的基本屬性之一，滿足用戶多元化的需求，也是加強(qiáng)數(shù)字檔案管理工作的重要內(nèi)容。數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)人員提高專業(yè)素質(zhì)，不斷地補(bǔ)充完善數(shù)據(jù)庫(kù)功能，建立特色的、專業(yè)的、系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案管理員要具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)，熟悉管理系統(tǒng)的功能，了解檔案管理、信息技術(shù)等綜合知識(shí)，具有良好的全面分析能力、數(shù)據(jù)處理能力以及較好的溝通交流能力。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)可以通過(guò)后續(xù)教育，幫助管理者和用戶加強(qiáng)?Φ蛋腹芾硇畔⒒?的理解和實(shí)施，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提高員工的整體專業(yè)素質(zhì)、道德水平，從而提高檔案的管理水平和服務(wù)水平。

篇4

關(guān)鍵詞：文化館;檔案;數(shù)字化管理

一、前言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)得到了非常廣泛的應(yīng)用，為了適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)文化館檔案管理的要求，需要將數(shù)字化的管理方式運(yùn)用于文化館的檔案管理工作之中，進(jìn)而提升檔案管理工作的水平，從而為珍貴的檔案資料提供良好的管理。在文化館檔案管理的實(shí)際工作中，要對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的不足進(jìn)行充分的分析，再通過(guò)有針對(duì)性的引入數(shù)字化的管理方式，進(jìn)而彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，經(jīng)數(shù)字化技術(shù)充分的運(yùn)用于檔案管理之中。

二、文化館檔案數(shù)字化管理的必要性

文化館檔案的數(shù)字化管理是指通過(guò)掃描、拍照、手打等方式，將紙質(zhì)的檔案資料輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)器之中進(jìn)行存儲(chǔ)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的存儲(chǔ)、備份以及檢索利用等。對(duì)文化館檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾方面：（1）由于檔案資料往往都記錄于紙張之中，而紙是一種比較脆弱的載體，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的使用會(huì)不可避免的發(fā)生不同程度的破損，會(huì)對(duì)檔案資料的完整性造成嚴(yán)重的影響，因此，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式有利于檔案資料的安全保存；（2）由于紙質(zhì)檔案會(huì)占用大量的空間，隨著檔案數(shù)量的不斷增多，對(duì)其進(jìn)行管理的難度也會(huì)越來(lái)越大，尤其是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱時(shí)，會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，通過(guò)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，能夠大大提高查閱效率，而且還有利于紙質(zhì)檔案的集中管理。

三、文化館檔案數(shù)字化管理的問(wèn)題所在

由于檔案的數(shù)字化管理所涉及到的內(nèi)容較多，而且具有非常強(qiáng)的專業(yè)性，在當(dāng)前文化館檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，存在著如下的問(wèn)題：（1）檔案數(shù)字化處理設(shè)備配備不足，某些文化館的數(shù)字化處理設(shè)備還比較落后，僅配備了計(jì)算機(jī)和掃描機(jī)等最基本的處理設(shè)備。在對(duì)文化館檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化過(guò)程中，還停留在本機(jī)上處理本機(jī)上保存的管理模式，沒(méi)有專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備及配套的安全設(shè)備。同時(shí)，還無(wú)法對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行有效的共享和進(jìn)行異地備份，導(dǎo)致數(shù)字檔案的安全性無(wú)法得到有效的保障。（2）檔案館缺少專業(yè)的數(shù)字化管理人員，文化館中的檔案管理人員往往都缺乏檔案數(shù)字化管理的理念，也就無(wú)法對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行良好的管理。同時(shí)，檔案管也沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)全面的數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)，雖然很多檔案管引入了先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理軟件，但是檔案管理人員缺乏相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理知識(shí)，也就無(wú)法充分的發(fā)揮出檔案管理軟件的作用。

四、提高文化館檔案的數(shù)字化管理水平的有效措施

為了進(jìn)一步提高文化館檔案的數(shù)字化管理水平，需要結(jié)合當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的實(shí)際情況，采取以下有效的改進(jìn)措施：（1）加大數(shù)字化檔案管理的投入，配備充足的數(shù)字化檔案管理設(shè)備。文化檔案館要加大檔案數(shù)字化管理設(shè)備的投入資金，并建立有效的監(jiān)督機(jī)制，確保資金能夠有效的投入到檔案數(shù)字化管理設(shè)備上。在設(shè)備類型的選擇上，要充分的考慮當(dāng)前文化館的實(shí)際需要以及經(jīng)濟(jì)上的合理性，優(yōu)選出技術(shù)先進(jìn)經(jīng)濟(jì)合理的數(shù)字化檔案管理設(shè)備，進(jìn)而提高檔案管理的數(shù)字化水平。（2）制定切實(shí)可行的人才引進(jìn)制度和培訓(xùn)制度，文化館要通過(guò)引進(jìn)專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人員和對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效的數(shù)字化管理培訓(xùn)，進(jìn)而提高檔案管理人員整體的數(shù)字化管理水平。文化館要加大人才引進(jìn)資金的投入，進(jìn)而吸引到更多優(yōu)秀的檔案數(shù)字化管理人才，從而快速提升檔案管理人員的整體水平。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理人員的數(shù)字化管理培訓(xùn)，通過(guò)進(jìn)行系統(tǒng)全面的有效培訓(xùn)，逐步提高檔案管理人員的整體數(shù)字化管理水平。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所示，在文化館的檔案管理工作中引入數(shù)字化的管理方式是大勢(shì)所趨，也是檔案管理發(fā)展的實(shí)際要求。通過(guò)對(duì)文化館檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，能夠有效的提高檔案的安全性，在實(shí)際的文化館檔案管理過(guò)程中，要對(duì)檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行充分的分析，尤其是檔案數(shù)字管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)而對(duì)問(wèn)題采取有針對(duì)性的改進(jìn)措施，從而提高檔案管理的數(shù)字化水平。

參考文獻(xiàn)

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篇5

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；安全；策略

檔案信息是記錄社會(huì)活動(dòng)歷史過(guò)程的文化財(cái)富。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化也越來(lái)越廣泛深入發(fā)展。在人們享受數(shù)字檔案信息帶來(lái)的種種便利的同時(shí)，屢屢發(fā)生的數(shù)據(jù)丟失事件以及普遍存在的故障與事故隱患等檔案信息安全管理問(wèn)題，日益引起檔案界對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全的憂慮，研究數(shù)字檔案的安全管理策略，對(duì)豐富數(shù)字檔案理論研究，促進(jìn)和推動(dòng)我國(guó)檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展具有重要的意義。

1、數(shù)字檔案管理中存在的安全隱患

數(shù)字檔案是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成與傳輸，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于特定載體之上，必須依賴于專用設(shè)備和軟件才能讀取的一種記錄。當(dāng)前數(shù)字檔案安全隱患主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1.1基于計(jì)算機(jī)技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)字檔案信息的存貯、傳輸和利用是以計(jì)算機(jī)、存貯設(shè)備、應(yīng)用軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的。檔案數(shù)據(jù)的讀取完全依賴于存貯介質(zhì)和讀取設(shè)備?，F(xiàn)代技術(shù)還不能完全解決數(shù)字檔案的長(zhǎng)期貯存問(wèn)題。當(dāng)前常用的存貯介質(zhì)(光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等)與傳統(tǒng)介質(zhì)(紙張、膠片等)相比，雖然具有能夠存貯海量信息的優(yōu)點(diǎn)，但是其存貯的條件相對(duì)苛刻，對(duì)溫度、濕度、磁場(chǎng)的要求較高，壽命與傳統(tǒng)介質(zhì)相差甚遠(yuǎn)；數(shù)字檔案信息的讀取必須依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備。如果出現(xiàn)硬件故障，如服務(wù)器故障、網(wǎng)絡(luò)出錯(cuò)，磁盤(pán)陣列出錯(cuò)、電源掉電等，數(shù)字檔案信息就無(wú)法讀??；如果出現(xiàn)軟件故障，如系統(tǒng)癱瘓或關(guān)鍵應(yīng)用發(fā)生問(wèn)題等，數(shù)字檔案仍然無(wú)法讀取。形成于不同軟硬件環(huán)境下的數(shù)字檔案不能完全兼容，格式轉(zhuǎn)化困難，給數(shù)據(jù)的讀取造成障礙。當(dāng)軟硬件升級(jí)換代時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題，數(shù)據(jù)也無(wú)法讀取。目前計(jì)算機(jī)語(yǔ)言更新速度很快，平均每三個(gè)月就問(wèn)世一種，而大部分語(yǔ)言之間不能兼容，不能預(yù)測(cè)現(xiàn)在形成數(shù)字檔案時(shí)所使用的計(jì)算機(jī)語(yǔ)言在未來(lái)是否依然能夠通行。另外，無(wú)論是Windows操作系統(tǒng)，還是Unix操作系統(tǒng)，都存在著漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，都有遭到病毒、黑客惡意攻擊和破壞的可能。以上情況對(duì)數(shù)字檔案的長(zhǎng)期安全保管提出了考驗(yàn)。

1.2基于管理能力和技術(shù)水平的人為風(fēng)險(xiǎn)

影響數(shù)字檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)因子是多元的，除了技術(shù)問(wèn)題之外，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)起步較晚，檔案信息數(shù)字化方面的法律、法規(guī)還不健全，檔案數(shù)字化過(guò)程中以及電子文件的形成到歸檔保存都缺乏嚴(yán)格規(guī)范的程序管理，缺乏科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度。從概率上講，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難是小概率事件，所以很容易讓人產(chǎn)生麻痹思想，對(duì)可能造成數(shù)字檔案的風(fēng)險(xiǎn)抱有僥幸心理，對(duì)防范數(shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)的高成本投入望而卻步。另外，電子文件有易傳播、易修改、易刪除等特性，而檔案管理系統(tǒng)是個(gè)多用戶多管理的系統(tǒng)，因管理不善導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害或工作人員的操作失當(dāng)也會(huì)帶來(lái)誤刪除、誤覆蓋，越權(quán)訪問(wèn)、惡意篡改等安全事故。

1.3基于自然災(zāi)害的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)

如火災(zāi)、水災(zāi)、地震、雷電、颶風(fēng)等突發(fā)且極具破壞力的災(zāi)難。其特點(diǎn)是突發(fā)性、高破壞強(qiáng)度、大范圍，無(wú)論是對(duì)實(shí)體檔案還是數(shù)字檔案都具有極強(qiáng)的破壞力。

2、數(shù)字檔案安全管理策略

2.1構(gòu)建行之有效的數(shù)字檔案安全管理機(jī)制

行之有效的數(shù)字檔案安全管理機(jī)制的架構(gòu)主要應(yīng)體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

一是貫徹前端控制思想。前端控制是數(shù)字檔案安全預(yù)防保障中的重要內(nèi)容，體現(xiàn)未雨綢繆的智慧。在數(shù)字檔案館建設(shè)之初就要充分考慮抗毀性與災(zāi)難恢復(fù)，制定和不斷完善數(shù)字檔案的操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案，搶救預(yù)案等配套措施。在設(shè)備的選擇時(shí)，充分考慮檔案管理軟件和數(shù)字檔案存貯介質(zhì)的技術(shù)成熟度及普及程度，購(gòu)置合適的檔案管理軟、硬件，從而規(guī)避因技術(shù)淘汰過(guò)快而產(chǎn)生的讀取風(fēng)險(xiǎn)。合理配置、儲(chǔ)備檔案技術(shù)力量，優(yōu)化數(shù)字檔案運(yùn)行環(huán)境。通過(guò)前端控制，提高數(shù)字檔案保存和維護(hù)的相對(duì)穩(wěn)定性。

二是全程管理。全程管理是伴隨著數(shù)字檔案生命周期而開(kāi)展的安全保障活動(dòng)。包括日常維護(hù)、災(zāi)難備份、恢復(fù)和搶救，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案安全的全程監(jiān)測(cè)。

三是后續(xù)監(jiān)督與評(píng)價(jià)。首先，劃定數(shù)字檔案安全評(píng)價(jià)系統(tǒng)的范圍，選擇適當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)方法，確定適當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)指標(biāo)。然后，收集有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，得出評(píng)價(jià)結(jié)果，再進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，以不斷提高數(shù)字檔案信息安全管理體系及具體過(guò)程的有效性和效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的保密性、完整性和可用性。

2.2加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的人力資源建設(shè)

加強(qiáng)數(shù)字檔案安全保護(hù)意識(shí)的教育，提高檔案人員安全防護(hù)意識(shí)和能力，對(duì)數(shù)字檔案的安全管理具有重要意義。只有安全意識(shí)提高了，檔案人員才會(huì)發(fā)自內(nèi)心地重視數(shù)字檔案工作，自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。數(shù)字檔案的安全教育要做到經(jīng)?；雷o(hù)知識(shí)普及化，特別要增強(qiáng)管理操作數(shù)字檔案信息內(nèi)容的檔案員的安全防護(hù)意識(shí)。加強(qiáng)安全管理制度的培訓(xùn)和考核，包括安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度等。加強(qiáng)安全保障技術(shù)的培訓(xùn)，包括計(jì)算機(jī)能力培訓(xùn)、數(shù)字檔案的收集、整理、傳輸、貯存、利用、鑒定、遷移、備份、加密等技術(shù)的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案人員的安全防護(hù)能力。

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關(guān)鍵字：數(shù)字化檔案管理 管理效率 信息化管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

基于數(shù)字化的檔案管理工作是指利用信息技術(shù)將檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)信息，并進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸、共享以及銷毀的管理過(guò)程。數(shù)字化檔案管理是檔案管理信息化的產(chǎn)物，信息化技術(shù)普遍應(yīng)用的時(shí)代促使檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化，檔案信息要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理必然要依賴于信息技術(shù)的發(fā)展。然而，數(shù)字化檔案管理雖然是科學(xué)進(jìn)步的表現(xiàn)，適合社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀，但是它本身也具有一些缺點(diǎn)。那么，數(shù)字檔案管理工作應(yīng)做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，即數(shù)字檔案的優(yōu)點(diǎn)充分利用，而將電子檔案的缺點(diǎn)克服掉。

基于數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

提高了檔案管理效率

檔案的管理工作主要包括歸檔、驗(yàn)收、保管、提供利用等內(nèi)容。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行管理時(shí)，每一項(xiàng)工作的完成都必須通過(guò)人工，手動(dòng)的查找，然后記錄，并手動(dòng)的歸位存檔，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)查閱時(shí)，也主要以人工操作為主，檔案的管理效率極低。國(guó)土資源的業(yè)務(wù)工作較多，因此，檔案的數(shù)量的也較多，復(fù)雜程度也較多，管理工作就變得異常復(fù)雜，因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式具有管理效率低的缺點(diǎn)。而電子檔案管理依托與信息技術(shù)，無(wú)論對(duì)檔案進(jìn)行哪些工作，只需要在系統(tǒng)中點(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕即可，其管理效率大大提高。

豐富的檔案管理的類型

傳統(tǒng)的檔案管理只能保存紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔對(duì)于信息的存儲(chǔ)具有很大的局限性。而基于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)檔案管理類型的多樣化。國(guó)土資源業(yè)務(wù)方面的很多檔案可以是Word文檔，如果再加上圖像、圖形、音頻、視頻等類型，信息的保存就更全面了。對(duì)于比較重要的國(guó)土資源信息，豐富的信息類型所起到記錄效果也是不同樣的，音頻、視頻對(duì)信息的描述也是不一樣，顯然比紙質(zhì)文件保存的信息更具有說(shuō)服力，更有保存價(jià)值。

擴(kuò)充檔案管理的數(shù)量

傳統(tǒng)的檔案管理工作管理的紙質(zhì)檔案，因此，檔案的數(shù)量受到了局限。國(guó)土資源的業(yè)務(wù)檔案一年一年的累積下來(lái)，不但要占用較大的空間，同時(shí)也查閱、歸檔工作等也要花費(fèi)更多的人力，因此，檔案管理的數(shù)量是十分有限的。而基于數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)管理的文件都是數(shù)據(jù)文件，它主要存儲(chǔ)到硬件存儲(chǔ)器上，可以是硬盤(pán)，也可以是光盤(pán)，一張小小的光盤(pán)就可存儲(chǔ)35000萬(wàn)字萬(wàn)字，相當(dāng)于A4紙的23萬(wàn)張，由此可見(jiàn)電子檔案可以有效的減少存儲(chǔ)空間。這樣，更加全面的、詳細(xì)的檔案管理信息就可以得已保留。

電子檔案管理的缺點(diǎn)

存儲(chǔ)時(shí)間短，容易被破壞

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)的都是電子檔案信息，而這些電子檔案信息存儲(chǔ)在存儲(chǔ)器上，存儲(chǔ)時(shí)間與傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)時(shí)間相比短很多。紙質(zhì)的檔案信息存儲(chǔ)，如果不發(fā)生火災(zāi)等意外事故，注重檔案室的防潮、防蟲(chóng)等環(huán)境因素，保存期限長(zhǎng)達(dá)幾十年甚至上百年。然而電子存儲(chǔ)器中光盤(pán)的存儲(chǔ)時(shí)間理論上只有20年，并且它有存儲(chǔ)還會(huì)受到磁場(chǎng)等因素的影響，容易被破壞。而存在硬盤(pán)存儲(chǔ)器上的信息卻有可能由于操作的操作不當(dāng)而被刪除。

保密管理的難度加大

檔案信息的管理一項(xiàng)的重要職責(zé)就是要不能泄露一些檔案信息。然而，電子檔案有些是存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)器上，而有些為了使用方便可能只是存在檔案管理人員的電腦上。有規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)還可以有效的實(shí)現(xiàn)檔案的保密工作，如果沒(méi)有檔案管理系統(tǒng)，或者是檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置存在問(wèn)題，那么，檔案信息的保密工作就不易實(shí)現(xiàn)。對(duì)于國(guó)土資源的業(yè)務(wù)信息來(lái)說(shuō)，它是具有一定的保密級(jí)別的，這就為基于數(shù)字化的管理系統(tǒng)提出了規(guī)范、安全管理的更高要求。

依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

基于數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)是信息技術(shù)的產(chǎn)物，它也必須依賴于計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)上才能實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的管理。那么，這就意味著它不能脫離計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行工作，這就要求國(guó)土資源數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)要具備較好的計(jì)算機(jī)硬件條件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，還要有熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)檔案信息的查詢與調(diào)閱可以在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的管理，因此，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的性能就必須是可靠的，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性也要符合檔案管理的要求。雖然電子檔案是借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的，但是這種完全依賴于計(jì)算機(jī)的做法也是它的缺點(diǎn)。

基于數(shù)字化的國(guó)土資源業(yè)務(wù)檔案管理工作如何揚(yáng)長(zhǎng)避短

基于數(shù)字化檔案管理中的存儲(chǔ)制度應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短

對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行管理時(shí)，要充分的發(fā)揮數(shù)字電子檔案易于存儲(chǔ)，可以實(shí)現(xiàn)多處類型文件的存儲(chǔ)并且存儲(chǔ)量大的優(yōu)點(diǎn)。而要克服掉存儲(chǔ)時(shí)間短，數(shù)據(jù)容易被破壞的缺點(diǎn)?？梢越⒁粋€(gè)完善的數(shù)字檔案存儲(chǔ)制度，將國(guó)土資源的業(yè)務(wù)相關(guān)信息的數(shù)字檔案分成幾個(gè)存儲(chǔ)等級(jí)，再按存儲(chǔ)等級(jí)的不同分別備份多個(gè)文件，送交不同部門(mén)進(jìn)行管理。對(duì)于已經(jīng)存儲(chǔ)的信息要定期進(jìn)行檢查，如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)讀取錯(cuò)誤，一定要及時(shí)的采取補(bǔ)救方法，建議一些比較重要的檔案信息還要保留原有的檔案管理方法，就是采用紙質(zhì)檔案?jìng)浞莸姆椒?。?shù)字檔案的存放也要定期的進(jìn)行檢查，除了基本的檢查外，還要對(duì)磁化環(huán)境進(jìn)行檢查。

基于數(shù)字化的檔案管理中的保密管理應(yīng)避短

數(shù)字檔案的保密管理是其管理內(nèi)容的一大難題。由于采用數(shù)字檔案管理方式，很多單位都會(huì)將大量的信息進(jìn)行存儲(chǔ)，大量的、數(shù)量繁多的信息進(jìn)行管理起來(lái)十分不方便，如果沒(méi)有信息管理系統(tǒng)的使用，其保密性必然受到影響。加強(qiáng)電子檔案的保密管理，首當(dāng)其沖的就是建立數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，設(shè)置系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限，還地專機(jī)專用。其次是要制定嚴(yán)格的查閱制度，對(duì)于越權(quán)查閱的行為堅(jiān)決的制止，并根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重與否提高批評(píng)建議。

基于數(shù)字化的管理檔案中的管理內(nèi)容要適宜

數(shù)字檔案的管理數(shù)量較大，可以管理的文件類型也較多，這是檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，但是不能將所有的數(shù)據(jù)不做甄別與挑選，一股腦的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或存儲(chǔ)器上。對(duì)于國(guó)土資源的業(yè)務(wù)信息而言，如前面所述，存儲(chǔ)的內(nèi)容多、全面有有利的一面，但是也要依據(jù)一定的規(guī)則，數(shù)字檔案的管理內(nèi)容也要做到適宜，既內(nèi)容要具有存儲(chǔ)的價(jià)值，數(shù)量也要適宜，無(wú)論信息社會(huì)如何發(fā)達(dá)，電子存儲(chǔ)容量也是不斷擴(kuò)充，但是總不能把所有的過(guò)去全部記錄下來(lái)，總不能把工作中的一切都記錄下來(lái)。因此，檔案內(nèi)容的選擇工作還是必須要進(jìn)行的環(huán)節(jié)。

基于數(shù)字化的檔案管理中檔案的銷毀工作要規(guī)范

數(shù)字檔案信息如果存儲(chǔ)的不好，容易被破壞，或丟失，但是這不能作為一些工作人員工作失誤的理由，更不能成為一些人銷毀信息的借口。數(shù)字檔案的銷毀工作一定要規(guī)范，制定出嚴(yán)格的檔案銷毀制度。要以檔案主管部門(mén)的指導(dǎo)性文件和本單位的文件銷毀制度，由檔案管理部門(mén)組成的鑒定小組做成鑒定。

國(guó)土資源的檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是眾多單位面臨的一個(gè)共同的議題，上面分析的數(shù)字檔案管理的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，也是眾多檔案管理工作中都會(huì)遇到的問(wèn)題?；跀?shù)字化的檔案管理雖是社會(huì)檔案管理的必然趨勢(shì)，但是，適應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)的情況下克服其缺點(diǎn)，才能利用好信息技術(shù)，讓信息技術(shù)為我們的工作與生活服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]曾嶸 .電子檔案管理中的問(wèn)題及其解決對(duì)策研究[J].新一代：理論版.2011(7)

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第一，數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)具備數(shù)字檔案接收和加工的能力

數(shù)字檔案館是對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行規(guī)范接收、有序管理、長(zhǎng)期保存、高效利用的集成系統(tǒng)。數(shù)字檔案信息包括立檔單位形成并按照相關(guān)要求向檔案館移交的電子檔案，館藏傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)換形成的數(shù)字化檔案，區(qū)域內(nèi)與館藏檔案信息密切相關(guān)的重要數(shù)字信息等。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收各立檔單位移交的電子檔案的能力。電子檔案接收首先需要建立一整套接收機(jī)制，保證接收過(guò)程責(zé)權(quán)明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證電子檔案的真實(shí)完整和長(zhǎng)期可用。數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供選擇在線接收和脫機(jī)接收方式，在線接收方式需要建立電子檔案移交和接收平臺(tái)；系統(tǒng)能夠批量導(dǎo)入或?qū)С鰯?shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的可靠和可用；能夠?qū)﹄娮訖n案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性驗(yàn)證；具備目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)等多種信鼠資源的采集功能。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備將各種模擬信號(hào)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的能力。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個(gè)重要途徑。檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及檔案保管、保護(hù)、整理、鑒定、掃描、存儲(chǔ)、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)通過(guò)數(shù)字化工作，對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面梳理。檔案館開(kāi)展數(shù)字化可采取自行組織加工和委托專業(yè)公司加工兩種方式。對(duì)于加工量較大、開(kāi)放程度較高的情況一般采取委托專業(yè)公司加工的方式。即使是全部采用委托專業(yè)公司加工的方式，各級(jí)檔案館也需要配備必要的各類檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，以便日常之用。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備采集區(qū)域內(nèi)與館藏檔案內(nèi)容密切相關(guān)重要數(shù)字信息的能力。重要數(shù)字信息采集一般需要配備多媒體采集系統(tǒng)、網(wǎng)頁(yè)信息采集系統(tǒng)等，同時(shí)應(yīng)當(dāng)隨著新的數(shù)據(jù)類型的不斷出現(xiàn)而配備相應(yīng)的系統(tǒng)和設(shè)備。

第二，數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)具備有序管理數(shù)字檔案的能力

檔案工作的主要內(nèi)容就是建立各種規(guī)章制度，運(yùn)用各種方法手段對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行科學(xué)、有序的管理。采用信息化的技術(shù)方法對(duì)數(shù)字檔案信息實(shí)行科學(xué)、有序的管理是數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行的中心環(huán)節(jié)，是數(shù)字檔案館的核心功能。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠按照設(shè)定的分類方案，將數(shù)字檔案信存儲(chǔ)到系統(tǒng)中，并根據(jù)管理要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整；能夠過(guò)濾重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號(hào)；能夠?qū)n案內(nèi)容進(jìn)行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作，目前檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫(kù)掛接方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，將來(lái)不排除使用新的技術(shù)方法對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行有效管理；能夠輔助人工完成檔案的開(kāi)放鑒定工作；對(duì)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息建立持久聯(lián)系，形成長(zhǎng)期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包；能夠?qū)n案類型、數(shù)量大小等按照設(shè)定要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、顯示或打印輸出所需各類檔案信息；能夠輔助完成館藏實(shí)體檔案編目(著錄、標(biāo)引)、整理、出入庫(kù)房管理等工作；能夠定制檔案業(yè)務(wù)流程或進(jìn)行流程再造。

第三，數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)具備保證館藏?cái)?shù)字檔案信息可靠可信和長(zhǎng)期可用的能力

保證館藏?cái)?shù)字檔案信息可靠可信和長(zhǎng)期可用是數(shù)字檔案館系統(tǒng)有別于一般檔案信息管理系統(tǒng)以及其他類型信息管理系統(tǒng)的最重要、最顯著的特征；是數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然要求；是數(shù)字檔案館關(guān)鍵技術(shù)和管理要求的核心內(nèi)容。

保證館藏?cái)?shù)字檔案信息可靠可信和長(zhǎng)期可用采用的技術(shù)方法、管理手段，會(huì)隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理要求的不斷變化而不斷發(fā)展。當(dāng)前需要采取的技術(shù)方法、管理手段包括，一是建立功能完備、技術(shù)先進(jìn)、符合相關(guān)要求的數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，這是數(shù)字檔案信息保存、管理、利用等各項(xiàng)工作的環(huán)境和基礎(chǔ)；二是數(shù)字檔案信息采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)格式，暫時(shí)未制訂標(biāo)準(zhǔn)的，選擇開(kāi)放格式或主流格式，如確需保存特殊格式的數(shù)據(jù)，應(yīng)同時(shí)保存相關(guān)的源代碼、軟硬件等；三是接收、保存、記錄反映數(shù)字檔案信息內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其變化過(guò)程的元數(shù)據(jù)，并與相應(yīng)數(shù)字檔案內(nèi)容信息保持持久、有效的聯(lián)系；四是系統(tǒng)采取防非法修改的技術(shù)方法；五是建立完善的管理制度，定期對(duì)載體及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行讀取、測(cè)試，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決；六是適時(shí)采用遷移技術(shù)方法，計(jì)算機(jī)軟硬件以及技術(shù)或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范發(fā)生重大變化或發(fā)生重大事件時(shí)，采取遷移等手段進(jìn)行技術(shù)處理。

第四，數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)具備提供多種形式信息化服務(wù)的能力

運(yùn)用信息化手段為各類用戶提供方便快捷的檔案利用服務(wù)，是數(shù)字檔案館建設(shè)的根本目的。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同服務(wù)對(duì)象和不同檔案開(kāi)放范圍建立相應(yīng)的服務(wù)平臺(tái)。一是基于局域網(wǎng)面向檔案館工作人員和來(lái)館利用檔案人員服務(wù)的館內(nèi)檔案利用服務(wù)平臺(tái)；二是利用當(dāng)?shù)攸h政網(wǎng)建立面向本級(jí)黨政機(jī)關(guān)各立檔單位服務(wù)的電子文件歸檔、電子檔案移交和檔案信息共享平臺(tái)；三是利用互聯(lián)網(wǎng)建立面向廣大社會(huì)公眾和進(jìn)行館際交流的公共檔案信息服務(wù)平臺(tái)。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查詢、資源、信息共享、開(kāi)發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計(jì)分析等功能。

系統(tǒng)能夠運(yùn)用最新檢索技術(shù)方法滿足利用者在各種利用平臺(tái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確、全面的利用查詢要求；能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或特定載體檔案信息和信息資源共享；能夠輔助檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行檔案信息智能編研、深度挖掘；能夠?yàn)闄n案管理者和利用者提供在線交流、遠(yuǎn)程指導(dǎo)、遠(yuǎn)程教育等服務(wù)；能夠輔助開(kāi)展數(shù)字檔案信息的增值服務(wù)；能夠進(jìn)行檔案利用訪問(wèn)量統(tǒng)計(jì)、分布分析、輿情分析等相關(guān)工作；能夠?qū)τ脩簟?shù)據(jù)項(xiàng)、功能組件進(jìn)行利用權(quán)限的角色授權(quán)處理，能夠進(jìn)行門(mén)類設(shè)置、結(jié)構(gòu)設(shè)定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護(hù)工作。

第五，數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)具備對(duì)館藏?cái)?shù)字檔案安全保障的能力

檔案安全體系建設(shè)是“三個(gè)體系”建設(shè)的三大任務(wù)之一。數(shù)字檔案館系統(tǒng)的安全保障能力建設(shè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是數(shù)字檔案館有效運(yùn)行的保證，包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)、信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等方面的安全要求和保障。數(shù)字檔案館安全保障體系建設(shè)應(yīng)當(dāng)針對(duì)安全保護(hù)要求，建立安全保護(hù)制度，應(yīng)用安全技術(shù)方法，配備安全防護(hù)設(shè)施。

篇8

檔案記載了大量的信息和知識(shí)，是一種重要的信息和智力資源，具有信息和知識(shí)雙重屬性。當(dāng)檔案館形態(tài)發(fā)展到數(shù)字檔案館這一高級(jí)階段，數(shù)字檔案館不再是單純擁有或存取檔案信息的場(chǎng)所，而是組織檔案信息交流的中心，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)的知識(shí)信息中心和重要的知識(shí)寶庫(kù)。那么數(shù)字檔案館的知識(shí)管理，就是為了適應(yīng)這種發(fā)展，通過(guò)把對(duì)數(shù)字檔案資源的單一的信息管理，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)包含在數(shù)字檔案館里的信息、知識(shí)等各種要素進(jìn)行綜合管理，尤其注重對(duì)數(shù)字檔案知識(shí)和人力資源的管理，最終實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)信息功能與效益的最大化。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案館的知識(shí)管理就是更加注重隱性知識(shí)的開(kāi)發(fā)、人力資源的發(fā)掘和數(shù)字檔案利用服務(wù)的深化，為實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和轉(zhuǎn)化提供新的途徑。

二、數(shù)字檔案館知識(shí)管理的意義

首先，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，擴(kuò)大知識(shí)的傳播與共享成為數(shù)字檔案館的最新職能。面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案館只有實(shí)施知識(shí)管理才能促進(jìn)其新的發(fā)展。數(shù)字檔案館的知識(shí)管理，是在開(kāi)放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助于網(wǎng)絡(luò)和高科技設(shè)備等手段，檔案館開(kāi)展知識(shí)資源的獲取、整合和開(kāi)發(fā)利用等服務(wù)。它將一改傳統(tǒng)的檔案工作結(jié)構(gòu)，突破簡(jiǎn)單的信息管理和信息利用模式，轉(zhuǎn)向知識(shí)管理和知識(shí)服務(wù)。其次，數(shù)字檔案館實(shí)質(zhì)上是一種開(kāi)放環(huán)境下面向用戶的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字資源體系，在這個(gè)體系里面既有整合的知識(shí)，又有參與知識(shí)整合的管理者，還有參與整個(gè)運(yùn)作的知識(shí)管理模式，它一改簡(jiǎn)單通過(guò)資源管理向用戶提供零散、淺層次的一次信息，轉(zhuǎn)向?yàn)橛脩籼峁┯行虻?、深層次的系統(tǒng)知識(shí)服務(wù)，這就構(gòu)成了一種新的知識(shí)型實(shí)體，而知識(shí)管理就是根源于這種體系并被創(chuàng)造出來(lái)促進(jìn)其本身發(fā)展的一種最佳模式，這早已在其它多種知識(shí)型組織中實(shí)踐過(guò)。再次，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案館建設(shè)已初顯成效、循序漸進(jìn)，但是又很難達(dá)到另一個(gè)新的高度，服務(wù)要深化、資源要共享的設(shè)想還是遙不可及。因此，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，迫切需要添加一種新的理念、新的元素，而知識(shí)管理作為一種全新的管理理念與模式，它的注入，將突破原先數(shù)字檔案館建設(shè)中固有的思維，給數(shù)字檔案館建設(shè)以重要啟示，帶動(dòng)數(shù)字檔案館的建設(shè)上到一個(gè)新的水平，實(shí)現(xiàn)其生存發(fā)展的又一次飛躍。

三、數(shù)字檔案館知識(shí)管理的策略

1．加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館知識(shí)管理的認(rèn)知

知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展強(qiáng)烈要求檔案館服務(wù)層次的提升，真正發(fā)揮數(shù)字檔案館知識(shí)信息中心和知識(shí)寶庫(kù)的強(qiáng)大作用。面對(duì)這種機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何才能使知識(shí)更為有效地發(fā)揮作用，以滿足人們對(duì)知識(shí)更迫切、更復(fù)雜的需要成為檔案部門(mén)的首要任務(wù)，而數(shù)字檔案館只有積極實(shí)施知識(shí)管理的運(yùn)作模式，通過(guò)對(duì)包括檔案信息在內(nèi)的所有知識(shí)資源進(jìn)行整合并提供利用才能達(dá)到預(yù)期效果。檔案部門(mén)在其必要性和緊迫性上必須統(tǒng)一思想、加強(qiáng)認(rèn)知、達(dá)成共識(shí)。

2．創(chuàng)新數(shù)字檔案館知識(shí)管理的工作機(jī)制

數(shù)字檔案館的建設(shè)，不僅意味著傳統(tǒng)意義上的完善，而且是對(duì)現(xiàn)有檔案管理體制、服務(wù)體系的全面優(yōu)化和深層次改革，建立與之相適應(yīng)的工作機(jī)制才能有效實(shí)施數(shù)字檔案館的知識(shí)管理。數(shù)字檔案館的知識(shí)管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)知識(shí)資源管理、知識(shí)服務(wù)中人文因素的研究和運(yùn)用，而不是僅僅強(qiáng)調(diào)技術(shù)。圍繞知識(shí)管理目標(biāo)確定工作機(jī)制:一是確保檔案管理人員能管理好檔案知識(shí);二是通過(guò)對(duì)知識(shí)的整合利用，增強(qiáng)對(duì)用戶需求的快速反應(yīng)能力;三是開(kāi)發(fā)新的知識(shí)產(chǎn)品，以滿足更深層次的知識(shí)服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)更大范圍的知識(shí)共享。

3．獲取和轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案館的隱性知識(shí)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隱性知識(shí)是最關(guān)鍵、最具有競(jìng)爭(zhēng)力的資源，是數(shù)字檔案館能否成功實(shí)施知識(shí)管理的前提條件之一，數(shù)字檔案館應(yīng)更加注重對(duì)隱性知識(shí)的收集、加工、提煉與服務(wù)。隱性知識(shí)主要是指檔案人員頭腦中所包含的直覺(jué)、知識(shí)、閱歷、情感等(如一些重要的傳統(tǒng)工藝、技術(shù)訣竅、專業(yè)知識(shí)和豐富經(jīng)驗(yàn)等)，因此知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)對(duì)隱性知識(shí)的管理，實(shí)際是注重對(duì)數(shù)字檔案館中人的有效管理，鼓勵(lì)其頭腦中隱性知識(shí)的轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新。數(shù)字檔案館的建設(shè)要求檔案人員能綜合運(yùn)用各種資源，發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，突破傳統(tǒng)束縛，更新陳舊觀念，探索新的信息規(guī)律，以新的視角開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使其隱性知識(shí)得到更好地發(fā)揮、交流和增值并轉(zhuǎn)化。所以數(shù)字檔案館承擔(dān)著及時(shí)將隱性知識(shí)獲取出來(lái)并共享，轉(zhuǎn)化為社會(huì)記憶，縮短隱性知識(shí)顯性化周期的任務(wù)。

4．深化數(shù)字檔案館的知識(shí)服務(wù)

檔案館歷來(lái)把“為利用者服務(wù)”作為最高宗旨，但落實(shí)到行動(dòng)上往往只是滿足于提供表面的“你查我找”等淺層次服務(wù)。進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，數(shù)字檔案館的發(fā)展需要更加強(qiáng)勁的動(dòng)力支持和更為有力的保障，尤其在數(shù)字檔案館中引入并推行知識(shí)管理后，只有把知識(shí)服務(wù)當(dāng)作數(shù)字檔案館的首要目標(biāo)和最高標(biāo)準(zhǔn)來(lái)追求，才能滿足用戶日益多樣化的知識(shí)需求。數(shù)字檔案館的知識(shí)服務(wù)是一種面向知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)傳播與知識(shí)應(yīng)用的服務(wù)方式，是傳統(tǒng)的“檔案利用服務(wù)”的高級(jí)形式，服務(wù)的高知識(shí)含量是其優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館的主要特征，因?yàn)橹R(shí)服務(wù)“是在運(yùn)用館藏檔案信息的同時(shí)，大量吸收并運(yùn)用館外各種非檔案信息和檔案人員頭腦中的隱性知識(shí)”。從一定意義上看，數(shù)字檔案館的知識(shí)管理是通過(guò)整合館藏檔案信息等顯性知識(shí)，綜合檔案人員的隱性知識(shí)，依靠隱性知識(shí)與顯性知識(shí)的互動(dòng)，發(fā)揮數(shù)字檔案館強(qiáng)大的知識(shí)庫(kù)作用，為利用者提供更為有效、更廣泛的深層次的知識(shí)服務(wù)，從而充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源價(jià)值。同時(shí)，數(shù)字檔案館在綜合利用顯性檔案信息與隱性知識(shí)的過(guò)程中，要注重以用戶的知識(shí)需求為導(dǎo)向，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深層組織，揭示并挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，形成知識(shí)產(chǎn)品，提供知識(shí)與價(jià)值服務(wù)。

5．構(gòu)建“以人為本”的數(shù)字檔案館文化

篇9

一、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的利與弊

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)：一是信息管理數(shù)字化。采用先進(jìn)數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)方案，具有通用性強(qiáng)、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強(qiáng)、支持計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實(shí)時(shí)瀏覽等特點(diǎn)。二是資源管理虛擬化。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)來(lái)建設(shè)虛擬資源，從而達(dá)到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化?？梢允估谜哌M(jìn)行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息，獲取更為及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時(shí)間長(zhǎng)：100年以上；保真性高：而一般的紙介質(zhì)只能保存10年左右；內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容；真正實(shí)施在線：授權(quán)使用者可以隨時(shí)訪問(wèn)自己所需要的檔案資料。

但是以磁盤(pán)或光盤(pán)等作為介質(zhì)的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢(shì)，其局限性也很明顯，如不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中泄露；電子檔案中的文字無(wú)個(gè)人字跡特征、無(wú)書(shū)寫(xiě)墨跡的新舊之別、無(wú)文件形成過(guò)程中的稿本特征，一旦被篡改，無(wú)法識(shí)別；電子檔案沒(méi)有“原稿”概念，沒(méi)有確定的法律地位；所支撐硬件系統(tǒng)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)各不相同，對(duì)軟硬件依賴大；其影像記錄的穩(wěn)定期限不長(zhǎng)。

二、數(shù)字化管理模式下對(duì)電子文件的歸檔管理

目前，對(duì)于電子文件的管理，有些企業(yè)將原電子文件保存在形成部門(mén)，沒(méi)有歸檔。也有一些企業(yè)將歸檔的紙制文件和電子文件分別歸口到檔案部門(mén)和信息技術(shù)部門(mén)。這兩種做法都有缺陷。形成部門(mén)看中電子文件在處理現(xiàn)行事務(wù)中的作用，由其自行管理往往出現(xiàn)短期行為，而且管理不規(guī)范，造成企業(yè)對(duì)這些電子文件的失控。由信息技術(shù)部門(mén)統(tǒng)一管理，常常把電子文件視同于一般的電子信息，主要著眼于技術(shù)管理，不能全面把握電子文件的價(jià)值和聯(lián)系性，對(duì)其真實(shí)性、完整性、長(zhǎng)期可讀性的保障措施不夠得力，無(wú)法確保其行政有效性和法律憑證性的管理要求。電子文件與紙制文件分口管理可能造成因管理方法的不一致，給日后的查找利用帶來(lái)困難。根據(jù)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）中都明確規(guī)定機(jī)構(gòu)內(nèi)部的電子文件應(yīng)由檔案部門(mén)歸口管理。檔案部門(mén)通過(guò)建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，制定和推行統(tǒng)一管理制度等措施，對(duì)本企業(yè)電子文件進(jìn)行統(tǒng)一管理。這對(duì)于保證電子文件的完整安全和有效利用有明顯的優(yōu)越性。

三、電子文件的鑒定

歸檔前要對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定。這一工作主要是鑒別檔案的價(jià)值，確定其保管期限，并據(jù)此刪除已收集積累但無(wú)保存價(jià)值的電子文件，并予以銷毀。也可以說(shuō)，是保證歸檔電子文件準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，確定檔案屬性的工作。

其中自動(dòng)鑒定的方法是制定電子文件保管期限表。它是電子文件鑒定的依據(jù)性文件。在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的調(diào)查階段就著手制定保管期限表。電子文件保管期限表是自動(dòng)鑒定功能能否實(shí)現(xiàn)的重要因素，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)運(yùn)用保管期限表，鑒定時(shí)完全可以不必審閱全部文件，因而也就避免了為挑選少量文件長(zhǎng)久保存而必須審閱全部文件的低效率現(xiàn)象。為提高電子文件保管期限表的實(shí)際應(yīng)用效率，保管期限表的制定工作應(yīng)納入電子文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段。文件一旦生成，系統(tǒng)將文件與保管期限表的條款對(duì)照判斷，確認(rèn)文件是否能進(jìn)人正常的處理流程。參考本單位實(shí)際情況，將電子文件保管期限表做的更具體，保管期限劃分可以更小一些，還應(yīng)具有可拓展性，以便及時(shí)更新與補(bǔ)充。對(duì)于保管期限到期的文件，系統(tǒng)自動(dòng)提示用戶進(jìn)行處置。

四、電子文件的著錄

完整的電子文件著錄工作可分為歸檔前文件級(jí)以及案卷級(jí)著錄和歸檔后案卷級(jí)以上的著錄。其中文件級(jí)以及案卷級(jí)著錄一般由電子文件形成部門(mén)完成，著錄文件與電子文件同時(shí)歸檔，即歸檔光盤(pán)中存放著相應(yīng)的“著錄文件”。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就必須在文件形成之前將著錄信息的形成和收集納入考慮范圍，從而實(shí)現(xiàn)“前端控制”。從設(shè)計(jì)的開(kāi)始階段，設(shè)計(jì)人員先完成由檔案部門(mén)設(shè)計(jì)的著錄單，然后進(jìn)入設(shè)計(jì)系統(tǒng)界面開(kāi)始設(shè)計(jì)工作。為了保證此項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，檔案室可以根據(jù)需要將著錄項(xiàng)目編成統(tǒng)一的表格軟件，發(fā)給對(duì)方。以便于兩個(gè)部門(mén)的合作與銜接。案卷級(jí)以上的著錄由檔案室完成。要將機(jī)構(gòu)所有文件納入考慮范圍，再在全宗內(nèi)根據(jù)文件之間的有機(jī)聯(lián)系劃分類別。

五、電子文件的維護(hù)

電子文件的數(shù)字化形態(tài)加大了日常維護(hù)的難度。例如：電子文件對(duì)系統(tǒng)有很高的依賴性，因此不但要保存好電子文件載體，還要保存完整的讀取環(huán)境，這無(wú)疑會(huì)增大管理成本。電子文件使用的是磁性、光學(xué)材料等精密型載體。因此，在電子文件的管理過(guò)程中要保護(hù)好其載體?？刂坪铆h(huán)境的溫濕度，做好防塵、防磁、防震工作。避免紫外線和有害氣體的影響。在日常管理中，軟盤(pán)和磁盤(pán)都應(yīng)垂直放置。對(duì)電子文件信息的保護(hù)也是保管電子文件的重要環(huán)節(jié)。對(duì)重要的程序和數(shù)據(jù)要進(jìn)行備份。盡量選擇容量大、壽命長(zhǎng)的備份介質(zhì)進(jìn)行定期備份，并指定專門(mén)人員完成備份，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝；定期進(jìn)行病毒的檢測(cè)和清除；制定嚴(yán)格的管理制度，明確管理員職責(zé)和權(quán)限。

六、電子文件的安全問(wèn)題

采用殺毒軟件控制網(wǎng)絡(luò)上病毒的傳播，樹(shù)立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念。不要寄望于恢復(fù)手段。對(duì)不需要再寫(xiě)入或修改的軟盤(pán)加以寫(xiě)保護(hù)。

綜上所訴，我們既要接受數(shù)字檔案館這一必然的發(fā)展趨勢(shì)，也要根據(jù)本單位的實(shí)際需要為它的發(fā)展道路做一個(gè)正確的定位。使數(shù)字化管理更好地為公司服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

篇10

一、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的技術(shù)原理以及要點(diǎn)

房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的技術(shù)就是對(duì)房屋的檔案采用數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，但是很多的情況是房地產(chǎn)檔案管理脫離的數(shù)字化的改革，或者大量的戶主的名字存在造假，這樣對(duì)我國(guó)的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的目標(biāo)提供了很大的阻礙，但是由于各方的利益的緣故，我國(guó)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的技術(shù)一直處于這樣曲折發(fā)展的情況。房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的技術(shù)的發(fā)展主要面臨以下幾個(gè)問(wèn)題：

（一）房地產(chǎn)企業(yè)不配合工作。有些人認(rèn)為一個(gè)人擁有什么應(yīng)該受到隱私權(quán)保護(hù)，但是我國(guó)推行了不動(dòng)產(chǎn)登記制度，其目的在于方式商人炒房，讓我國(guó)的房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)逐步回歸到一個(gè)正常的水平線上來(lái)，對(duì)投機(jī)者起到警示作用。同時(shí)是實(shí)現(xiàn)我國(guó)共同富裕的一個(gè)重要的手段。但是房地產(chǎn)企業(yè)手里握著大量的住戶資料卻不愿意配合我國(guó)的行政人員的工作，導(dǎo)致工作難以展開(kāi)。

（二）檔案填寫(xiě)不規(guī)范，重要信息全無(wú)。檔案信息的不規(guī)范是一個(gè)重要的問(wèn)題，首先檔案信息因?yàn)槭欠康禺a(chǎn)企業(yè)進(jìn)行對(duì)內(nèi)部資料的轉(zhuǎn)錄所以難免有著很多的漏洞和信息，有些檔案戶主只有一個(gè)姓名，身份證號(hào)碼以及其他信息都沒(méi)有。所以不能用于不動(dòng)產(chǎn)登記以及其他的用途，檔案形同虛設(shè)，同時(shí)在檔案中還存在很多檔案的填寫(xiě)不全的現(xiàn)象。隨著信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案資料隨時(shí)處于更新?tīng)顩r，而在搜集房地產(chǎn)檔案資料的過(guò)程中，極易出現(xiàn)信息和資料收集遺漏的現(xiàn)象，因此，需在檔案資料的整理和收集中，采取動(dòng)態(tài)化的信息管理形式，以完善房地產(chǎn)的檔案管理工作

（三）缺乏人才的管理培養(yǎng)。人才的培養(yǎng)是一個(gè)重點(diǎn)的項(xiàng)目，在人才的管理上，我國(guó)房地產(chǎn)檔案自動(dòng)化發(fā)展有著很多問(wèn)題，其中最大的問(wèn)題在于不同形式的檔案文件需要一個(gè)統(tǒng)一的制式進(jìn)行資料的整理的分析，在檔案的處理過(guò)程中，人員素質(zhì)低就會(huì)造成檔案的管理工作進(jìn)展很慢，在施工的過(guò)程中，檔案整理的進(jìn)程慢直接影響了下一步不動(dòng)產(chǎn)登記的進(jìn)度。但是想要處理這些資料就必須具備多種信息的處理的能力，不僅對(duì)常見(jiàn)的計(jì)算機(jī)軟件操作熟悉，對(duì)于一些冷門(mén)的軟件知識(shí)也要熟練掌握。

二、房地產(chǎn)檔案管理中有效運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的策略

（一）建立健全的管理制度。在房地產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中，需建立健全的管理制度，從管理人員的培訓(xùn)到硬軟件的要求等，均需給出明確的規(guī)定。檔案管理制度的主要內(nèi)容有：一是規(guī)劃和控制已存儲(chǔ)的數(shù)字檔案資料，并對(duì)其進(jìn)行密級(jí)分類：將敏感和機(jī)密的資料信息進(jìn)行加密處理，也可將其脫機(jī)存儲(chǔ)于一個(gè)安全性較高的地方，以此預(yù)防房地產(chǎn)檔案資料信息被變更、竊取或者毀壞；二是系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度：包括房地產(chǎn)檔案機(jī)房的出入控制、環(huán)境條件的保障管理、自然災(zāi)害的防護(hù)、防護(hù)設(shè)施的管理等內(nèi)容；三是應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作權(quán)限的管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、操作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理和應(yīng)用系統(tǒng)的備份管理及應(yīng)用軟件的維護(hù)安全管理等內(nèi)容，通過(guò)相關(guān)的技術(shù)，預(yù)防數(shù)字檔案信息出現(xiàn)竊取、修改的問(wèn)題，從而增強(qiáng)數(shù)字檔案信息的安全性。同時(shí)組建信息保管制度，并嚴(yán)格將其落到實(shí)處；建立房地產(chǎn)的數(shù)字化檔案的記錄制度，記載資料信息的搜集、管理及使用等情況，并在記錄中確保信息的真實(shí)性。

（二）規(guī)范房地產(chǎn)檔案資料。在房地產(chǎn)檔案資料信息管理中，傳統(tǒng)的手工搜集、整理紙質(zhì)材料，容易出現(xiàn)材料丟失、儲(chǔ)存不當(dāng)、資料信息不規(guī)范等檔案管理不到位的現(xiàn)象。因此，采取數(shù)字化技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行管理，不但能達(dá)到檔案資料紙質(zhì)管理和信息化管理齊頭并進(jìn)的目的，而且能使檔案資料管理更加完善，避免或者減少檔案資料遺失、損壞等。同時(shí)還可通過(guò)視頻、音頻等技術(shù)手段，使房地產(chǎn)檔案資料管理更加豐富化、動(dòng)態(tài)化。

（三）建立數(shù)據(jù)的系統(tǒng)和內(nèi)部的平臺(tái)。房地產(chǎn)信息有關(guān)個(gè)人的重要的財(cái)產(chǎn)信息，按照現(xiàn)在中國(guó)人消費(fèi)模式，房產(chǎn)是最大的支出之一房地產(chǎn)檔案所以可以側(cè)面的體現(xiàn)一個(gè)人的資本情況，所以這是重要私人的信息，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的管理過(guò)程中，要注意的方面就是建立良好的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理提高房地產(chǎn)管理方式，同時(shí)要建立可靠的數(shù)據(jù)傳輸平臺(tái)，在很多的時(shí)候在數(shù)據(jù)的傳輸模式是按照數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定的，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的管理上通過(guò)平臺(tái)與管理方式，要確保平臺(tái)的安全性和傳輸高速性。在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，還需注意以下兩點(diǎn)：一是組建數(shù)據(jù)庫(kù)?？赏ㄟ^(guò)掃描儀對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描資料組建成數(shù)據(jù)庫(kù)的形式，降低人工錄入出錯(cuò)率，提高管理人員的工作效率；二是建立傳輸平臺(tái)。在房地產(chǎn)檔案信息的數(shù)字化管理過(guò)程中，需以實(shí)現(xiàn)其價(jià)值為中心，以此有效利用房地產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)。但是在建立傳輸平臺(tái)的過(guò)程中，需確保傳輸平臺(tái)安全性、高效性和保密性，從而防止檔案信息在傳輸過(guò)程中丟失，或者人為竊取