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[關(guān)鍵詞] 電子病歷檔案；規(guī)范管理；開發(fā)利用；病歷質(zhì)量

[中圖分類號]R197.3 [文獻標(biāo)識碼]B [文章編號]1673-7210（2008）07（c）-105-02

Standard management and utilization for electronic medical record

CHEN Qiao-ling,LI Shao-ling, LUO Xiu-mei

(Huizhou Municipal Central Hospital of Guangdong Province, Huizhou 516001,China)

[Abstract] In this paper, the standard management and utilization for electronic medical record(EMR) are presented,and as a new idea that can promote the management of medical record and improve both the medical record quality and medical quality, the new management mode ofmedical record and utilization mode should be established according to the status of medical record management.

[Key words] Electronic medical record;Standard management;Development and utilization;Quality of medical record

電子病歷檔案是醫(yī)務(wù)人員對病人進行問診、查體、檢查、診斷、治療、護理等醫(yī)療過程中形成的文字資料的總和；它不僅是病人住院期間診療過程的真實反映，具有法律效用的原始材料，而且還是醫(yī)療機構(gòu)臨床、教學(xué)、科研的寶貴財富以及綜合評價醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、管理水平的依據(jù)。

1電子病歷檔案的規(guī)范管理

環(huán)節(jié)病歷質(zhì)量的規(guī)范管理與監(jiān)控是病歷管理中最重要的一環(huán)，它能及時發(fā)現(xiàn)和糾正醫(yī)療運行中環(huán)節(jié)病歷存在的問題，最大限度地減少醫(yī)療缺陷的發(fā)生，提高醫(yī)療安全。醫(yī)院質(zhì)控部門應(yīng)按《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》、《醫(yī)療機構(gòu)管理條例實施細則》、《醫(yī)療事故處理條例》、《病歷書寫規(guī)范》等相關(guān)法律中，規(guī)定的三級查房制度、術(shù)前討論制度、疑難病例和死亡病例討論記錄、手術(shù)分級管理制度等去審核和抽查各科在院病人的環(huán)節(jié)病歷質(zhì)量。檢查病歷書寫的及時性、準(zhǔn)確性、醫(yī)療質(zhì)量、上級醫(yī)師審檢病歷等情況。發(fā)現(xiàn)有醫(yī)療缺陷的病歷及時糾正，有效地提高了醫(yī)療安全，保證病歷質(zhì)量。

終末病歷是醫(yī)務(wù)人員對病人診治過程結(jié)束后的歸檔病歷，使病歷質(zhì)量監(jiān)控由事后檢查向事前預(yù)防的方向轉(zhuǎn)化。終末病歷質(zhì)量監(jiān)控是對歸檔病歷認真履行職責(zé)，嚴把入庫關(guān)工作。對病歷中存在的缺陷，及時給科室反饋信息，對所發(fā)現(xiàn)的病歷書寫缺陷，必須在不影響病歷資料的原始性、真實性的情況下進行選擇性的補充和完善。監(jiān)控措施分兩步：①各科室主任全面負責(zé)本科室已完成歸檔前的電子病歷的質(zhì)檢、評分、簽署等質(zhì)量管理。②歸檔后由醫(yī)院病案統(tǒng)計室的質(zhì)控部門對終末病歷分病案首頁、病歷記錄、病程記錄和其他四個方面，按《病歷書寫規(guī)范》和各種法規(guī)進行全面質(zhì)檢，對于病歷存在不足之處督促書寫人及時整改，并將在病歷中反映出的醫(yī)療或管理中的缺陷及時反饋給科室，提高臨床醫(yī)生“記錄所做的事，做所記錄的事”的意識，提高各種記錄的有效價值；杜絕和預(yù)防丙級病歷的存在。

病歷書寫及時性的規(guī)范管理是病歷質(zhì)量符合客觀、真實、準(zhǔn)確的要求。住院志、入院記錄應(yīng)當(dāng)于病人入院后24小時內(nèi)完成；首次病程記錄應(yīng)當(dāng)在病人入院8小時內(nèi)完成；搶救記錄，搶救結(jié)束后6小時內(nèi)完成；手術(shù)記錄術(shù)后24小時內(nèi)完成；出院記錄，患者出院后24小時內(nèi)完成；死亡記錄應(yīng)當(dāng)在病人死亡后24小時內(nèi)完成；出院病歷檔案72小時內(nèi)完成和歸檔等；這些對病歷書寫時限的具體規(guī)定是病歷書寫時必須遵守的。但在臨床醫(yī)療過程中，由于受繁瑣的醫(yī)療工作和教學(xué)任務(wù)的沖擊，有些醫(yī)務(wù)人員也重治療而沒有及時書寫病歷，事后憑印象去補寫，有可能造成記憶的遺漏或混淆，影響其真實性和可信度；病歷書寫按時限完成是保證病歷質(zhì)量的重要一舉。

2 電子病歷檔案的開發(fā)利用

設(shè)計醫(yī)院電子病歷（EMR）與病案統(tǒng)計模塊進行數(shù)據(jù)交換的網(wǎng)絡(luò)接口，從EMR提取病歷檔案信息內(nèi)容到病案統(tǒng)計系統(tǒng)，病歷內(nèi)容就是醫(yī)院業(yè)務(wù)統(tǒng)計重要的原始資料，是醫(yī)療業(yè)務(wù)活動數(shù)量和質(zhì)量統(tǒng)計的可靠依據(jù)。經(jīng)過編輯、整理、分析的病歷檔案資料：①可為醫(yī)院管理和上級部門提供報表服務(wù)；為臨床業(yè)務(wù)開展、?？频慕ㄔO(shè)、病床的分布、人員的安排等制訂切實可行的工作計劃，改善管理方式，提高工作效率提供依據(jù)。②與醫(yī)院信息管理系統(tǒng)銜接，可在醫(yī)院的局域網(wǎng)內(nèi)查詢到醫(yī)療動態(tài)、臨床經(jīng)驗、病人診療過程及病人基本情況等資料，為醫(yī)院管理和臨床診療提供了必要的內(nèi)容。③據(jù)病歷資料可篩選病種輸出至Excel表中進行量化后，導(dǎo)入SPSS中分析某疾病的發(fā)生發(fā)展、變化趨勢、密切關(guān)系、危險因素的相關(guān)關(guān)系、設(shè)計某疾病的診療模型和鑒別診斷服務(wù)于臨床。

在臨床教學(xué)中，需要利用大量病歷檔案作為生動的示范教材，通過各種形式的病例討論(如疑難病例、術(shù)前病例、死亡病例討論等)，使學(xué)生們理論聯(lián)系實際，提高感性認識，鞏固理論知識。特別是對典型病例或罕見病例的討論，更讓學(xué)生終身難忘，受益匪淺。一份科學(xué)的、完整的病歷檔案往往起著教科書無法替代的作用。

電子病歷檔案是病人接受醫(yī)療診治過程中的詳細記載，它不僅是病人住院期間疾病診療的真實反映，還是確立疾病診斷和擬定治療方案必不可少的依據(jù)。尤其對再次入院病人的診治，病情的追蹤，更要參考以往的病歷檔案。它還可成為診斷疑難病癥、搶救危重病癥的重要參考資料。也是臨床實踐最直接的記錄，通過分析、總結(jié)，對提高醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平，評價醫(yī)療業(yè)務(wù)能力、發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)起到極其重要的作用。有些在治療過程中還可發(fā)現(xiàn)某些特殊的規(guī)律，從而提示醫(yī)務(wù)人員及時修正治療方案，使治療更趨正確、合理，縮短病程，提高治愈率，為醫(yī)學(xué)研究提供可靠依據(jù)，推動醫(yī)學(xué)的發(fā)展。

隨著社會醫(yī)療保障體制改革的深化，法律制度的不斷完善和人民法律意識的增強，病歷檔案的使用范圍日益擴大，社會化的利用比例日趨上升。在解決醫(yī)療糾紛中，病歷檔案作為真實有效的憑證和判定責(zé)任的重要依據(jù)，處理各類肇事、事故、傷殘等刑事、民事案件，司法機構(gòu)往往是根據(jù)病歷檔案的原始記錄來處理或判明責(zé)任。隨著人們思想觀念的改變和醫(yī)療制度改革的深化，大病保險和其他商業(yè)性的疾病保險，病歷檔案為醫(yī)療保險、保險公司補償或理賠提供真實信息。故病案檔案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據(jù)和重要依據(jù)。

[參考文獻]

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關(guān)鍵詞：二級學(xué)院；檔案管理；現(xiàn)代化；規(guī)范化

基金項目：麗水學(xué)院教學(xué)研究項目：“二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化與規(guī)范化對策研究”。項目編號：09JY03

中圖分類號：G647.24 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-8500（2012）11-0106-02

一、問題的提出

近年來，我國在高等教育體制改革上取得了前所未有的成就，高等學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，越來越多的高校都成立了諸如文學(xué)院、理學(xué)院、工學(xué)院、農(nóng)學(xué)院、醫(yī)學(xué)院、商學(xué)院之類的二級學(xué)院。伴隨著高校的升級、升格、合并和擴招，高等教育日益大眾化，二級學(xué)院的規(guī)模越來越大，二級學(xué)院檔案管理工作的重要性日益突顯。

由于大部分高校二級學(xué)院成立的時間不長，一切從零開始，檔案管理工作存在著諸多問題，如檔案不全、材料散亂、分類混亂、案卷標(biāo)題、目錄不規(guī)范、電子設(shè)備陳舊、電子技術(shù)落后、缺乏專職管理人員或管理人員專業(yè)素質(zhì)低下等等，這一切都直接影響了二級學(xué)院檔案管理目標(biāo)的實現(xiàn)。二級學(xué)院檔案管理短期目標(biāo)或最低目標(biāo)，也是最直接、最現(xiàn)實的目標(biāo)無疑就是迎接高校評估檢查，長期目標(biāo)或最終目標(biāo)則是實現(xiàn)高效、科學(xué)、有序的檔案管理。這兩個目標(biāo)都要求檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化。

二、相關(guān)的概念

我們有必要先界定“二級學(xué)院”的定義?！岸墝W(xué)院”的概念有廣義狹義之分。狹義的二級學(xué)院是指我國近年來高等教育辦學(xué)體制出現(xiàn)的一種新的辦學(xué)形式，或者說是一種新型的高校，名曰國有民辦二級學(xué)院，即指引進社會資金，由本科院校成立或幫助成立的獨立核算、具有獨立法人資格、獨立校園校舍，進行獨立教學(xué)管理并實施學(xué)歷教育的學(xué)校。[1]或者稱為“獨立學(xué)院”，它是我國高等教育由精英教育向大眾教育轉(zhuǎn)變的產(chǎn)物。廣義的二級學(xué)院，是指所有以“學(xué)院”二字為后綴名的高校下屬的任何一個學(xué)院。本文中所論說的“二級學(xué)院”，應(yīng)該是屬于廣義上的二級學(xué)院，但又不完全等于廣義的二級學(xué)院，因為我們把國有民辦的獨立二級學(xué)院排除在外，嚴格的說是中義的二級學(xué)院，即指高校下屬的以“學(xué)院”二字為后綴名的，從原來的系部發(fā)展而來的，沒有獨立法人資格的學(xué)院。

二級學(xué)院檔案管理，是指用科學(xué)的原則和方法管理為高校教學(xué)科研服務(wù)的各類二級學(xué)院檔案。二級學(xué)院檔案管理規(guī)范化指二級學(xué)院根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)如《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等，按照高校檔案分類方案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對二級學(xué)院各類檔案進行規(guī)范化系統(tǒng)管理。二級學(xué)院檔案管理現(xiàn)代化是指利用計算機、通信、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代數(shù)字化管理技術(shù)對二級學(xué)院各類檔案進行記錄、存貯、整理、保管、編目、檢索、研究及其利用等。[2]

三、二級學(xué)院檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化之關(guān)系

要實現(xiàn)二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化首先要做到檔案管理規(guī)范化。二級學(xué)院檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化，為檔案管理的現(xiàn)代化打下了基礎(chǔ)。二級學(xué)院檔案管理要切實執(zhí)行《高等學(xué)校檔案實體分類法》，按照《高等學(xué)校檔案實體分類法》的著錄標(biāo)準(zhǔn)，從檢索語言、目錄著錄、名詞術(shù)語、信息代碼、館庫建筑、技術(shù)設(shè)備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統(tǒng)計等方面全面實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，這無疑為二級學(xué)院的檔案管理的現(xiàn)代化打下了堅實的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，二級學(xué)院的全部檔案都可輕松地借助計算機輔助處理，借助于檔案軟件系統(tǒng)外在計算機的存儲資料庫上大量檔案數(shù)據(jù)進行檔案查詢利用。輸入計算機各種檔案數(shù)據(jù)和有關(guān)內(nèi)容特征信息，如文件題名、責(zé)任者、主題詞或關(guān)鍵詞、日期、保管期限等，都具備了用于機上檢索的基本條件及功能要求，這就為檔案信息網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建打下了一個良好的基礎(chǔ)，促進了檔案管理的現(xiàn)代化。

二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化要求規(guī)范化。二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化是按照檔案管理的有關(guān)法規(guī)，主要通過計算機及其網(wǎng)絡(luò)進行電子檔案信息的搜集、整理與傳輸。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)必須在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、軟件程序和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案不標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，檔案軟件五花八門，檔案管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，沒有建立科學(xué)規(guī)范的管理機制，就勢必影響檔案管理的現(xiàn)代化的進程。所以二級學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化，也必須糾正各自為政的現(xiàn)狀，認真貫徹實施《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理規(guī)范》等國家標(biāo)準(zhǔn)，使用既符合檔案信息化規(guī)律，又符合國家技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和檔案部門業(yè)務(wù)工作實際的應(yīng)用軟件，才能最有效地使二級學(xué)院檔案管理為教學(xué)科研服務(wù)。

四、實現(xiàn)二級學(xué)院檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化之對策

第一，增強意識，主要是增強二級學(xué)院檔案管理的理論意識、人才意識、責(zé)任意識等。

首先是增強二級學(xué)院檔案管理的理論意識。從高校領(lǐng)導(dǎo)到二級學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)，再到專職檔案管理人員都存在檔案管理理論知識不足和檔案管理現(xiàn)代化的意識不強的問題。正因為如此，所以不少二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)都對檔案管理重視不夠，只是迫于評估檢查的壓力，走走過場，檔案意識薄弱，沒有真正的把二級學(xué)院的檔案管理當(dāng)作一件重要事情來抓，在領(lǐng)導(dǎo)的影響下，管理人員當(dāng)然也沒有動力去認真學(xué)習(xí)檔案管理的理論知識，努力提高業(yè)務(wù)水平，這就嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。所以，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到部門領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該增強檔案理論意識，更新觀念，樹立與時俱進的檔案理論意識，努力構(gòu)建與我國現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法相適應(yīng)、與高校發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理規(guī)范化現(xiàn)代化體系。

其次是增強人才意識。二級學(xué)院檔案管理存在較為嚴重的人才不足和管理人員素質(zhì)低下的問題。大部分高校由于各個二級學(xué)院都有自身的困難，人員編制的確緊張， 很難抽調(diào)專職人員出來，所以二級學(xué)院的檔案管理人員都是由行政秘書或教學(xué)秘書兼任，沒有專門的檔案管理人員，這樣就很難全心全意投入檔案管理工作。還有不少兼職檔案員，身兼數(shù)職，既是教學(xué)或行政秘書，又兼檔案管理員，又兼授課教學(xué)，還兼二級學(xué)院其他雜活，以致兼職檔案員形同虛設(shè)，沒法履行職責(zé)。用人上的隨意性，頻繁換人，也很大程度影響檔案管理水平和效率的提高。二級學(xué)院很少有檔案、文秘專業(yè)的教師管理檔案，也很少對兼職的管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，復(fù)合型的檔案管理人才更是貧乏，這無疑也制約檔案管理規(guī)范化現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化。要實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，當(dāng)務(wù)之急是努力培養(yǎng)或大力引進一批既有檔案管理的理論素養(yǎng)，又有較高的計算機運用水平的檔案管理人才。對現(xiàn)有的兼職檔案管理人員除了減輕其兼職負擔(dān)外，還要加強檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，增長其檔案理論知識，提高其檔案管理專業(yè)水平和計算機運用水平。只有這樣，二級學(xué)院的檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化才能真正得以實現(xiàn)。

最后是增強責(zé)任意識。二級學(xué)院檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)人人有責(zé)，全院職工都有責(zé)任參與或協(xié)助做好檔案的管理工作。但是二級學(xué)院檔案工作是一項并不引人注目的工作，也仍有老師看不到這項工作的重要性，以為事不關(guān)己，高高掛起。這種思想是十分錯誤的，我們每個老師備課、上課、聽課、考試等都與檔案工作相關(guān)，所以我們每個人都應(yīng)當(dāng)清醒地認識這項工作的重要性和肩負的重任，牢記各自的責(zé)任，自覺地做好自己檔案材料，及時上交各種檔案資料，包括紙本、電子本都應(yīng)做得規(guī)范，這樣就可以減輕檔案管理人員的一些負擔(dān)，這也無疑有利于檔案規(guī)范化現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理人員責(zé)任感當(dāng)然要更強，務(wù)必把檔案工作真正作為一項崇高的事業(yè)，始終充滿激情，腳踏實地，努力創(chuàng)新，在檔案管理領(lǐng)域做出突出的成績。

第二，提高水平，主要是提高檔案管理專業(yè)水平和現(xiàn)代化科技水平。專業(yè)水平的提高我們前面已經(jīng)論及，我們這里重點闡述現(xiàn)代化科技水平的提高?，F(xiàn)代科技日新月異，計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備已經(jīng)廣泛應(yīng)用，大量電子文件應(yīng)運而生，無紙化辦公的步伐日益加快，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化管理不斷提出了新的課題。自古以來，從甲骨、金石、木竹發(fā)展到紙張、錄音帶、錄像帶，以及到現(xiàn)在儲存電子文件的磁盤、光盤，每次檔案載體的變化都會給檔案工作帶來深刻的變革，電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)觀念中對檔案的理解，其形成、歸檔及其傳送、存儲、保存等管理均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)、方法有質(zhì)的不同，可以說是文件管理的一場革命。新世紀里的檔案管理現(xiàn)代化將是計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、虛擬技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、海量存儲技術(shù)和自動控制技術(shù)開發(fā)利用的綜合環(huán)境。其中計算機技術(shù)是檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的最重要的技術(shù)基礎(chǔ)，其他技術(shù)都必須與計算機技術(shù)結(jié)合起來，才能發(fā)揮真正的效用。如果我們對電子文件的歸檔及電子檔案的管理沒有足夠的思想準(zhǔn)備和物質(zhì)準(zhǔn)備，必將會給檔案工作帶來不可彌補的損失。二級學(xué)院普遍存在現(xiàn)在技術(shù)設(shè)備簡陋、管理人員現(xiàn)代科技水平低下的問題，所以我們既要加大現(xiàn)代科技設(shè)備的投入，又要不斷提高管理人員的現(xiàn)代科技水平，這樣才有可能盡量減少檔案工作的不必要的損失。以檔案的維護為例，不少二級學(xué)院常常忽略這個問題，可是，檔案資料具有唯一性和不可再生性等特點， 一旦遭到損壞將難以彌補，所以檔案管理人員必須嚴格執(zhí)行安全管理規(guī)章制度，熟練運用防火、防盜、防霉變、防磁化、防病毒攻擊等軟硬件設(shè)施和現(xiàn)代化技術(shù)手段，加強對檔案資料的維護，加強對資料信息的備份，以保證檔案資料安全和長期保存。

第三，恪守標(biāo)準(zhǔn)，依法依章辦事，嚴格執(zhí)行國家和上級部門制定檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化實現(xiàn)的物質(zhì)基礎(chǔ)是計算機技術(shù)的應(yīng)用，而計算機的高效率必須建立在檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上。[3]對于雜亂無章、沒有一定規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)，計算機是無法進行管理的。檔案存儲也需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，否則在存儲系統(tǒng)的功能、存儲介質(zhì)的質(zhì)量、還原性閱讀、計算機檢索等方面會造成許多困難。要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化傳遞和交流，更需要標(biāo)準(zhǔn)化，沒有相應(yīng)的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)和語言標(biāo)準(zhǔn)、通信標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)接標(biāo)準(zhǔn)，會使網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)接大為復(fù)雜，甚至成為不可能。[4]所以二級學(xué)院的管理人員必須嚴格執(zhí)行國家和上級部門制定檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，既包括檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》等；又包括檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語言和標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、目錄組織標(biāo)準(zhǔn)、檔案編纂標(biāo)準(zhǔn)等檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)，如我國頒布的《檔案著錄規(guī)則》、《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》、《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》等；還包括檔案工作現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)，如計算機數(shù)據(jù)庫設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、磁記錄交換標(biāo)準(zhǔn)、縮微復(fù)制品質(zhì)量和規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、計算機硬件和軟件通用標(biāo)準(zhǔn)、縮微復(fù)制設(shè)備和視聽設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、檔案術(shù)語與代號代碼標(biāo)準(zhǔn)等等。這些標(biāo)準(zhǔn)對于二級學(xué)院檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化有著極其重要的意義，二級學(xué)院的大多數(shù)管理人員因為沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)這些標(biāo)準(zhǔn)，因而沒能很好的執(zhí)行這些標(biāo)準(zhǔn)，這與檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化是極不適應(yīng)的。

五、小結(jié)

二級學(xué)院檔案管理的規(guī)范化現(xiàn)代化是現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展和高校日益大眾化發(fā)展的客觀要求，也是高校檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化與檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展動力。我國高校改革在今年取得了長足的進步，高校的教學(xué)評估也在如火如荼地進行，二級學(xué)院檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化正是為了適應(yīng)這一需要。不少高校二級學(xué)院的檔案管理在規(guī)范化、現(xiàn)代化進程中取得了可喜的成就。

參考文獻：

[1]傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化――檔案管理中技術(shù)革命進程的動態(tài)審視[M].杭州：浙江大學(xué)出版社，2002：15.

[2]李晨生.檔案管理現(xiàn)代化[M]. 北京：中國檔案出版社，1994：28.

[3]趙中新.信息社會檔案學(xué)理論與實踐[M]. 北京：中國檔案出版社，2006：19.

篇3

一、辦公自動化與傳統(tǒng)檔案工作的主要矛盾

辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件的形式實現(xiàn)對文檔的保管；而傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件為工作對象。因此，以紙質(zhì)材料為主的檔案載體管理和無紙化辦公所產(chǎn)生的電子檔案管理之間的矛盾是辦公自動化與傳統(tǒng)檔案工作的主要矛盾。

其他方面的矛盾表現(xiàn)為：

1.檔案的原始性與電子信息的可變性

檔案的本質(zhì)屬性是原始性。紙質(zhì)檔案是由客觀存在的材料，經(jīng)手寫、印刷等手段把文字符號、圖形等與客觀存在的紙張緊密結(jié)合在一起，它的原始性以最直觀的形式展現(xiàn)出來，合法性為人們所公認。而電子檔案因信息與載體的可分離性，可以通過電子信息技術(shù)對信息復(fù)制、拷貝、擴大、縮小、改變等，且電子檔案被修改或刪除后幾乎不留任何痕跡。當(dāng)代世界各國政府和司法部門嚴格限制電子產(chǎn)品作為證據(jù),就是對電子檔案難以反映其原始性和真實性的最好注釋。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定,電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2.不同部門之間文件的發(fā)送與接收

電子文件的發(fā)送與接收是通過電子郵件機制完成的，它必須依靠一定的辦公自動化系統(tǒng)平臺。當(dāng)前，由于辦公自動化還沒有完全普及到各部門，紙質(zhì)化文件和電子文件將會在很長時間內(nèi)并存。對沒有實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)的部門就不能發(fā)送文件電子文件，還需要形成紙質(zhì)化文件。辦公自動化部門接收的紙質(zhì)化文件進入辦公自動化系統(tǒng)，還需要通過掃描等不同輸入方式轉(zhuǎn)化為電子文檔，才可運行于辦公自動化平臺之上。即使各部門彼此之間均實現(xiàn)了辦公自動化，由于彼此所采用的軟件不同、接口不同、數(shù)據(jù)處理模式不同，或網(wǎng)絡(luò)間彼此不能互聯(lián)，同樣無法實現(xiàn)文件的發(fā)送和接收。

3.檔案存儲紙質(zhì)化和電子檔案格式多樣化

以紙質(zhì)載體檔案為存儲目標(biāo)的檔案館，不能滿足管理電子檔案的需要。同時面對目前已經(jīng)產(chǎn)生和正在產(chǎn)生的大量格式不一的電子檔案，真正從模式、存儲模式全部管理起來已非一朝一夕的事情，同時電子檔案館采用何種存儲介質(zhì)、存儲環(huán)境、如何開發(fā)利用以及所需的經(jīng)費、人才和技術(shù)，都將成為檔案部門的難點。

二、解決辦公自動化與傳統(tǒng)檔案管理工作存在矛盾的途徑

依靠科技、加強立法，解決電子文件的原始性和合法性問題。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示。一是保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲在一起，恢復(fù)時使之按本來面目進行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出紙質(zhì)文件。電子文件法律效力的確立，需要解決兩個基本問題：首先要依靠科技真正攻克電子文件原始性的界定關(guān)，這是解決電子文件法律效力問題的基礎(chǔ)。其次，要加強立法工作，從法律上明確電子文件的憑證作用，做到有法可依，這解決電子文件法律效力問題的法律依據(jù)。

篇4

1.公共管理下的檔案管理方法

公共管理是指以社會公眾為服務(wù)對象，并圍繞著服務(wù)對象開展管理工作的公共服務(wù)管理，在公共管理的過程中需要采用有效的管理方法。公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化是指將檔案管理工作清晰化，使之能夠更廣泛地表現(xiàn)給大眾。在進行公共管理的檔案管理規(guī)范化的過程中，需要考慮檔案利用者的要求，通過對檔案利用者的重視，使公眾觀念在檔案管理中突出顯現(xiàn)。檔案管理與公共管理有相同之處，在服務(wù)的理念上來說，都是從廣大受眾利益出發(fā)，為社會公眾檔案用戶服務(wù)。在服務(wù)的對象上來說，都是社會公眾、社會組織、機關(guān)團體等。在公共管理視角下，將用戶放在檔案管理工作的重要位置上，通過用戶對公共檔案管理的感受進行反饋，對檔案管理的模式和方法進行改進。

2.公共管理的基本理念

公共責(zé)任是檔案管理存在的一個基礎(chǔ)，內(nèi)在推動著檔案管理的發(fā)展。在履行社會責(zé)任的前提下，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的合法性。在社會責(zé)任的范圍和程度上，現(xiàn)代檔案管理的社會責(zé)任明顯與傳統(tǒng)的檔案管理有明顯差別。傳統(tǒng)檔案管理的責(zé)任主要是政治責(zé)任，而現(xiàn)代檔案管理的責(zé)任在原有的責(zé)任基礎(chǔ)上增加了全新的社會責(zé)任，全新的社會責(zé)任包括經(jīng)濟責(zé)任、政治責(zé)任、文化責(zé)任以及社會責(zé)任在內(nèi)的促進社會事業(yè)發(fā)展的責(zé)任和為公眾提供檔案信息完整性和安全性的責(zé)任。在全面發(fā)展理念上，表現(xiàn)為檔案信息資源的建設(shè)和檔案信息的服務(wù)，能夠為社會各項活動提供全面的發(fā)展支持，傳統(tǒng)的檔案管理只是針對政治與行政管理、歷史研究等領(lǐng)域展開服務(wù)，遠遠少于現(xiàn)代檔案管理的理念。在工作的對象上，摒棄傳統(tǒng)的只面向政府人員、科研人員等人員的服務(wù)，轉(zhuǎn)向廣大人民群眾。檔案管理服務(wù)的范圍在朝著整個社會經(jīng)濟活動上發(fā)展，是一項任重而道遠的工作。在公平服務(wù)理念上，體現(xiàn)在檔案管理服務(wù)在本質(zhì)上消除了對部分對象的歧視現(xiàn)象，在進行檔案管理的執(zhí)行過程中，需要秉承開放性的特點，在控制好開放的基礎(chǔ)上，滿足社會上各類人員進行自由的使用的權(quán)利。通過原則、政策和標(biāo)準(zhǔn)的同化，保持檔案信息的核心利用群體能夠和公眾一樣共同的享受同等的權(quán)利。通過統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對各類利用者的利用權(quán)限進行控制。

二、公共管理下的檔案管理規(guī)范化

1.文檔集成式

通過集成化的技術(shù)能夠形成較為系統(tǒng)的管理規(guī)范，然后運用這種系統(tǒng)的管理規(guī)范對公共管理下的檔案進行管理的方法就是文檔集成式檔案管理方法。協(xié)調(diào)各文檔管理的過程是文檔集成式管理方法的核心所在。在文檔管理中，一般將文書部門和檔案部門分離，使其單獨進行工作。文書部門著重于文件的管理部分，而檔案部門是對檔案管理進行負責(zé)，這兩個部門相互獨立，互不影響，不能充分保證文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性，使得檔案管理的質(zhì)量得不到保障。在文檔集成式管理方法下，將文件管理部門和檔案管理部門這兩個部門有機結(jié)合到一起，使之在管理系統(tǒng)中能夠充分發(fā)揮自己的作用，在保證文件檔案完整性的基礎(chǔ)上還能體現(xiàn)文件檔案的開放性。

2.資源管理式

電子檔案隨著社會和信息技術(shù)的進步得到了越來越快的發(fā)展，伴隨著眾多的電子檔案，檔案的管理也需要向信息檔案管理的方向發(fā)展。在未來檔案管理的工作中，應(yīng)大力發(fā)展信息資源，這對檔案管理有著十分重要的作用。在信息資源方向加大檔案管理的力度，使得信息資源體系能夠作為一種基礎(chǔ)影響著檔案管理工作。

3.公眾參與式

公眾參與模式是公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化的最為基本的具體表現(xiàn)形式之一。公平、公正和大眾化是公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化的主要發(fā)展方向，為了更好地使得檔案管理服務(wù)面向廣大人民群眾，可以讓公眾參與到檔案管理工作中來，提高檔案管理的公共管理。首先應(yīng)該加強公眾文檔管理的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高群眾的文檔管理能力，使得群眾能夠更好地參與到文檔管理中，提高文檔管理的質(zhì)量。群眾在檔案管理工作的評價過程中，需要及時向檔案管理的相關(guān)人員反映在檔案管理中的問題，使得檔案管理的相關(guān)人員能夠及時對出現(xiàn)的問題進行改正處理，提高檔案管理質(zhì)量。公眾參與能夠顯著的提高檔案管理的公開度，在保證檔案管理的有效性和完整性的基礎(chǔ)上，貫徹落實公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化。

三、結(jié)語

篇5

中圖分類號：R197.323文獻標(biāo)識碼：B文章編號：1005-0515（2011）8-286-02

隨著臨床安全輸血工作社會化地位的日益提高,安全輸血工作越來越受到人們的重視，對采供血工作的檔案管理提出了更高的要求。2006年《血站質(zhì)量管理規(guī)范》頒布實施，對采供血機構(gòu)質(zhì)量管理提出了規(guī)范性的要求，其中對采供血質(zhì)量記錄提出了具體的要求，采血、供血及檢測的原始記錄應(yīng)至少保存10年，從獻血者招募到病人輸血的“血管―血管”全過程工作提出了具體的質(zhì)量記錄管理要求。由于記錄可以被證實特定的標(biāo)準(zhǔn)已采用，因此各環(huán)節(jié)中原始記錄是血液質(zhì)量的客觀依據(jù)，是一個血站采供血工作過程的真實反映，是質(zhì)量保證體系最重要的部分，采供血檔案管理的有效性和規(guī)范性就愈加重要。

1 《血站質(zhì)量管理規(guī)范》涉及的檔案管理范圍

1.1 各級各類人員資質(zhì)信息 凡從事與血液質(zhì)量有關(guān)崗位工作人員的教育經(jīng)歷、培訓(xùn)、再培訓(xùn)證明、專業(yè)技術(shù)資格、崗位資質(zhì)、特殊崗位培訓(xùn)證明、與質(zhì)量崗位操作相關(guān)的批準(zhǔn)、授權(quán)等均納入檔案管理范圍。

1.2 采供血工作質(zhì)量記錄 凡涉及到獻血者獻血信息、血液采集、成分制備、血液檢測、血液發(fā)放、運輸、使用、傳染病管理等記錄均應(yīng)納入歸檔管理范圍。

1.3質(zhì)量控制記錄 各種血液產(chǎn)品、關(guān)鍵設(shè)備、環(huán)節(jié)、工藝衛(wèi)生、環(huán)境、物料等質(zhì)量抽檢記錄等檔案。

1.4質(zhì)量管理記錄 質(zhì)量文件、記錄控制、內(nèi)部審核、管理評審、過程控制、質(zhì)量改進及確認、差錯管理、預(yù)防糾正措施、顧客滿意調(diào)查等檔案。

1.5 基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、耗材管理檔案 設(shè)備采購、確認、使用、維護、維修、報廢，耗材采購信息、采購過程及驗證、測量監(jiān)視設(shè)備計量檢定，庫房管理等檔案。

1.6 科研、開發(fā)、新技術(shù)應(yīng)用等檔案 科研立項、階段管理、結(jié)題、評審、鑒定、應(yīng)用等技術(shù)文件檔案。

1.7采供血數(shù)據(jù)統(tǒng)計信息 財務(wù)報表、采供血工作量、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析及財務(wù)分析等檔案。

2采供血機構(gòu)檔案管理中存在的問題

2.1 重視不夠，檔案管理工作滯后

在《血站質(zhì)量管理規(guī)范》沒頒布實施前，采供血檔案管理的現(xiàn)狀：一是對采供血質(zhì)量檔案管理地位和重要性認識不到位，檔案的系統(tǒng)化正規(guī)化管理起步較晚，往往在檔案管理不善導(dǎo)致在出現(xiàn)需出示各種質(zhì)量記錄以獲取證明（如在輸血糾紛訴訟中，未能舉證采供血記錄及記錄汪完整而導(dǎo)致敗訴）時才意識到檔案管理的重要性。二是業(yè)務(wù)科室人員往往更重視其崗位工作的實際操作而輕視對工作的記錄，導(dǎo)致工作無記錄、記錄不全、不規(guī)范，缺乏采供血全過程工作的有效證明；三是缺乏責(zé)任感和主動作為意識，認為檔案材料的收集、整理與歸檔是檔案室或檔案員的事，對采供血各環(huán)節(jié)和過程檔案的管理不到位，暫存、交接、整理、裝訂、建檔等環(huán)節(jié)脫節(jié)，檔案管理缺乏堅實整體的暢通的管理流程。四是對檔案的儲存、查閱、借閱、轉(zhuǎn)存、銷毀等監(jiān)管存在漏洞，使檔案的安全性受到影響。上述情況必然影響了檔案管理的規(guī)范性和有效性。

2.2 檔案整理 缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

采供血專業(yè)機構(gòu)由于其業(yè)務(wù)工作的特殊性，決定了檔案管理的獨特性。目前國家和有關(guān)部門尚沒有采供血方面檔案管理的專業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)有的機關(guān)或醫(yī)院的檔案管理模式，也不完全適用于采供血的檔案管理，因此，目前在采供血檔案管理中，對歸檔文件及質(zhì)量記錄的范圍、鑒定、整理和管理利用等無標(biāo)準(zhǔn)，很多過期檔案不能及時銷毀，導(dǎo)致庫房漲滿，占用本就有限的庫存空間，很難實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，難以保證文件及記錄的齊全，檢索時難以提供有效檔案。這種“有檔不歸”或“有文必歸”的現(xiàn)象，影響檔案的完整性和系統(tǒng)性。《血站質(zhì)量管理規(guī)范》提出對血液采集、檢測、供血的原始記錄至少保存10年，僅提出了一個寬泛的保存范圍，但對于采供血各工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的眾多質(zhì)量記錄并未規(guī)定一個較清晰的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，各單位依據(jù)各自對規(guī)范的理解自行制定各類檔案的歸檔要求和保存時限，造成檔案管理的不規(guī)范。

2.3 缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才

目前許多采供血機構(gòu)的檔案管理人員為兼職或由普通行政職員擔(dān)任，專業(yè)知識匱乏；各業(yè)務(wù)科室多沒有指定的檔案管理員，多未受過檔案管理方面的培訓(xùn)，造成檔案產(chǎn)生源頭管理不力的現(xiàn)狀。很多單位配備了專業(yè)的檔案專業(yè)管理人員，但又缺乏對采供血業(yè)務(wù)工作流程的充分了解，不了解業(yè)務(wù)工作和文件產(chǎn)生過程，以及文件之間的聯(lián)系，整理立卷工作難度大。對重復(fù)過程、科室間的業(yè)務(wù)交接、與本科室職能無關(guān)的參考性材料等，往往被重復(fù)歸檔或忽視歸檔，案卷質(zhì)量也難以保證。

2.4 對待非紙質(zhì)檔案重視不夠，檔案信息利用有待加強

近年來，非紙質(zhì)檔案如電子信息、影像、光盤、軟件、通訊等類檔案不斷增多，采供血電子檔案管理中愈加重要，采供血網(wǎng)絡(luò)的安全使用、采供血數(shù)據(jù)定期備份、雙機備份、異地備份，電子文件的管理等也應(yīng)納入血站檔案管理的范圍，但目前對這類檔案的重視和管理還不到位、不規(guī)范，影響檔案的完整性。目前對采供血檔案的使用多是查閱和參考，通過對檔案信息的統(tǒng)計、分析，在對檔案信息安全保存的基礎(chǔ)上，為人們的社會實踐、科學(xué)研究服務(wù)最大化的實現(xiàn)檔案信息的作用。

3加強血站檔案管理應(yīng)采取的措施

3.1 提高認識，加強管理領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管

把檔案管理工作擺上采供血質(zhì)量管理的重要位置，落實到各項業(yè)務(wù)活動的每個環(huán)節(jié)。單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和采供血一線的業(yè)務(wù)人員提高對檔案管理工作重要性的認識。采供血各科室、各環(huán)節(jié)、各過程都應(yīng)納入檔案管理的系統(tǒng)工程，在各科室和有關(guān)人員的積極配合和參與下，各種檔案資料的收集、整理、歸檔、管理工作才能落實到實處。

3.2 結(jié)合采供血行業(yè)特點，依法規(guī)范檔案管理

貫徹《中華人民共和國檔案法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》的規(guī)范要求，結(jié)合采供血行業(yè)工作特點，是做好血站檔案管理工作的根本。各采供血機構(gòu)及檔案管理人員，要把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴格管理；采供血機構(gòu)或檔案管理部門應(yīng)制定一套適合血站特點的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，依照《中華人民共和國檔案法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》的要求，我單位建立了覆蓋包括質(zhì)量記錄在內(nèi)所有工作部門和流程的質(zhì)量管理體系，規(guī)范了采供血工作的歸檔范圍、保管期限及檔案收集、整理、保管和利用的具體要求，在檔案管理上更加規(guī)范。建議進一步擴大檔案管理的覆蓋面，注重基礎(chǔ)性檔案的管理，將檔案材料形成的各個環(huán)節(jié)納入管理范圍，保證檔案的完整性；加強對不歸檔材料的管理，妥善處理和及時銷毀不歸檔材料；應(yīng)結(jié)合采供血工作特點，理順各類記錄、檔案產(chǎn)生、交接、保存的源頭、過程及部門規(guī)律，使檔案管理體現(xiàn)行業(yè)特色，逐步實現(xiàn)檔案工作法制化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.3提高檔案人員綜合素質(zhì)，提高檔案管理水平

努力創(chuàng)造多種培訓(xùn)、學(xué)習(xí)機會，除提高檔案管理知識水平外，尤其注重檔案管理人員的采供血業(yè)務(wù)知識的提高，并且注重全員對檔案管理知識的普及和培訓(xùn)，形成和諧和順暢的檔案管理流程，在各級部門和過程中指定專人兼管各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，強化人人重視檔案意識，才能使檔案管理的水平不斷提高。

3.4 加快檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案信息利用率

應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)化管理的條件和優(yōu)勢，實現(xiàn)采供血檔案的電子信息化管理，對非紙質(zhì)檔案、尤其是計算機網(wǎng)絡(luò)形成的檔案資料的收集、整理、歸檔和管理；進一步加強檔案信息的開發(fā)和利用，開展檔案研究，提高檔案信息的有效利用，為血站管理和采供血工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

參考文獻

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[2]中華人民共和國衛(wèi)生部.血站實驗室質(zhì)量管理規(guī)范,2006.5.

篇6

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目；檔案管理；對策

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A DOI編碼：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011

Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project

YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun

（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）

Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.

Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure

“十一五”以來，我國對“三農(nóng)”的投資力度不斷加大，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)也不斷加強。以農(nóng)業(yè)部歸口管理的農(nóng)業(yè)基本建設(shè)資金為例，“十一五”期間，國家安排農(nóng)業(yè)基本建設(shè)投資830.97億元，較“十五”增長了1.77倍，2010年投資總量是2005年的2.9倍。與此同時，國家對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的管理力度也在不斷加強，分別于2003年、2004年、2007年頒布了《農(nóng)業(yè)部基本建設(shè)項目財務(wù)管理辦法》、《農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目管理辦法》、《農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目竣工驗收管理規(guī)定》及《基本建設(shè)項目檔案管理辦法》、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》等一系列管理辦法。但是，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的承擔(dān)單位很大部分是科研事業(yè)單位，專業(yè)管理意識較差，重建設(shè)、輕管理的思想非常嚴重，尤其是對檔案的管理缺乏重視，沒有將檔案管理提高到應(yīng)有的層次上。

筆者擬就農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目建設(shè)檔案管理存在的問題進行分析，并結(jié)合自身單位在農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，提出相應(yīng)的解決對策，力爭對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)檔案管理作出一定的貢獻。

1 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案的概念

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目，是指全部或部分使用農(nóng)業(yè)部管理的基本建設(shè)投資，以擴大生產(chǎn)（業(yè)務(wù)）能力或新增工程效益、增強農(nóng)業(yè)發(fā)展后勁和事業(yè)發(fā)展能力為主要目的而實施的新建、改擴建、續(xù)建工程項目。 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案即指在整個農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目建設(shè)過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像等各種載體的文件材料。農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案在工程建設(shè)階段是農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的全過程真實記錄和歷史憑證，在利用中是國家發(fā)展和支持農(nóng)業(yè)的憑證和依據(jù)，在農(nóng)業(yè)決策中是國家農(nóng)業(yè)建設(shè)項目投資的重要參考。

2 農(nóng)業(yè)基本項目建設(shè)項目檔案的特點

2.1 涉及主體多方位性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目從提出項目方案到項目竣工驗收，涉及主管單位審批、農(nóng)業(yè)部及財政部審批、地方政府部門及設(shè)計、施工、監(jiān)理、材料及儀器設(shè)備供應(yīng)商等多方位的主體，這決定了農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案材料來源具有廣泛性。

2.2 涉及內(nèi)容的整體性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的檔案應(yīng)是以該項目或者該項目的一個單項工程為單位形成的一整套資料，從內(nèi)容上看是一個有機的整體，從項目方案的提出到項目的批復(fù)到施工到竣工驗收，每個階段是緊密相連、不可或缺的，這些構(gòu)成一個整體。

2.3 涉及專業(yè)的復(fù)雜性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目涉及勘察設(shè)計、環(huán)保、建安、結(jié)構(gòu)、給排水、配變電、消防、儀器設(shè)備等眾多專業(yè)領(lǐng)域，這些專業(yè)領(lǐng)域在整個項目建設(shè)過程中的有機結(jié)合，決定了項目檔案管理所涉及專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。

2.4 保存時間具有長久性

根據(jù)國家建設(shè)部《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328—2001）規(guī)定，建設(shè)項目檔案資料的保管期分為永久、長期和短期三種，長期保管的基本建設(shè)項目檔案資料實際保管期限不得短于建設(shè)項目的實際壽命。農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案資料在項目竣工驗收后相當(dāng)長一段時間內(nèi)仍發(fā)揮作用，仍具有較高的保存價值，在保存時間上具有長久性。

2.5 服務(wù)三農(nóng)效益評價的重要性

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的宗旨是服務(wù)三農(nóng)，增強農(nóng)業(yè)發(fā)展后勁和事業(yè)發(fā)展能力，因而項目建成之后的效益評價就顯得十分重要。應(yīng)從經(jīng)濟效益、社會效益及生態(tài)效益等方面來綜合評價該農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的效益，能讓建設(shè)單位對該項目公益能力做一個自我評估，從長遠來看對建設(shè)單位的總體布局以及發(fā)展方向具有一定的指導(dǎo)意義，也能為上級主管單位投資決策作為一定的參考。

3 農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理存在的主要問題

3.1 建設(shè)主體對檔案管理意識不強

農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案資料不齊全、整理不規(guī)范的現(xiàn)狀，究其根源是建設(shè)主體對檔案規(guī)范管理的意識不強，對檔案管理的認識不到位，一味重視工程質(zhì)量、進度和資金使用情況，沒有意識到檔案管理的重要性。由于建設(shè)單位對檔案管理意識不強，從而施工單位、設(shè)計單位及監(jiān)理單位等各相關(guān)單位都不會對規(guī)范化的檔案管理有足夠的重視，未按照建設(shè)項目檔案管理的要求歸檔資料，或者未設(shè)置專業(yè)人員專門負責(zé)檔案資料的收集、整理工作，從而造成部門資料缺失，影響檔案的成套性和完整性。

3.2 檔案資料收集整理缺乏規(guī)范性和實效性

部分農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的承擔(dān)者是科研事業(yè)單位，這些單位的檔案管理人員對農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的建設(shè)過程并不了解，對檔案資料的來源認識不清，無法準(zhǔn)確、及時地將搜集到的檔案資料歸類。部分具有法律效力的關(guān)鍵性資料原件丟失，僅留存復(fù)印件，或者重要文件簽字、蓋章不齊全，文件資料存在涂改痕跡等現(xiàn)象普遍存在，文件資料的整理缺乏規(guī)范性，使得歸檔資料的價值大打折扣，也給日后項目驗收帶來一定的隱患。

由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案存在上述涉及主體多方位性及涉及專業(yè)復(fù)雜性的特點，從項目立項到竣工驗收需要經(jīng)歷很長的一個周期，檔案資料不能及時歸檔的現(xiàn)象非常普遍。往往某一建設(shè)工序完成，相應(yīng)的檔案資料歸集并未到位，而項目建設(shè)卻進入下個環(huán)節(jié)，檔案資料后補的現(xiàn)象普遍存在，而這樣留下的痕跡會對日后檔案資料的查閱造成很大的誤差，檔案管理工作不能與建設(shè)工程同步發(fā)展的現(xiàn)象在項目竣工驗收時常會遭到質(zhì)疑，對建設(shè)單位造成不良影響。

3.3 系統(tǒng)化檔案管理意識薄弱

鑒于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理存在涉及內(nèi)容整體性的特點，項目建設(shè)的每個階段是緊密相連、不可或缺的，是一個有機整體。因而項目各個階段產(chǎn)生的檔案資料也應(yīng)是一個連續(xù)的、有跡可循的整體，應(yīng)將各個階段產(chǎn)生的檔案資料進行系統(tǒng)化管理，不能只重視施工階段的工程資料，而輕視項目立項、初步設(shè)計等階段的資料，任何一個階段的檔案資料缺失或者不規(guī)范都會造成整體檔案質(zhì)量下降，建設(shè)單位應(yīng)樹立牢固的系統(tǒng)化檔案管理意識。

3.4 檔案管理的硬件投入不足

國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部于2007年頒布的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》要求建設(shè)項目在形成紙質(zhì)檔案的同時，還應(yīng)收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件，并加強電子檔案管理。因而，在此基礎(chǔ)上，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目實現(xiàn)信息化管理是十分必要的。在項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的大量電子文件，須跟紙質(zhì)文件一樣，嚴格按照國家相應(yīng)電子文件的歸檔要求，并與紙質(zhì)版的同步錄入。這較之前的管理理念、技術(shù)處理及設(shè)備方面都有了較大變革，而農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的承擔(dān)單位絕大部分在這方面的投入是明顯不足的。

3.5 檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高

建設(shè)項目檔案管理人員的專業(yè)水平也是影響檔案質(zhì)量的關(guān)鍵因素，由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案涉及內(nèi)容的廣泛性，大部分建設(shè)單位檔案管理人員并不具備這方面的專業(yè)知識，甚至存在兼職人員管理檔案的現(xiàn)象，加上基本建設(shè)項目檔案管理方面的培訓(xùn)比較少，他們對檔案的收集、鑒定、分類、歸檔等工作不熟悉，導(dǎo)致項目檔案資料質(zhì)量不高、流失嚴重。

4 加強農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理的對策

4.1 增強檔案管理意識，完善檔案管理制度

首先應(yīng)加強對建設(shè)項目檔案管理規(guī)范及農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目管理辦法中相關(guān)檔案管理規(guī)范的宣傳力度，從上到下各級領(lǐng)導(dǎo)都要牢固樹立重視檔案管理意識，使建設(shè)單位及施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位等相關(guān)單位都認識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作放在與工程質(zhì)量同等重要的位置，這是做好基本建設(shè)項目檔案管理工作的有力保證。

4.2 竣工驗收檔案資料管理與工程建設(shè)同步進行

從項目的提出、方案的設(shè)計開始，隨著項目建設(shè)的環(huán)環(huán)相扣，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目的檔案資料的收集、整理，與建設(shè)項目的立項、勘察設(shè)計、建設(shè)施工、竣工驗收同步進行，形成全過程化的管理體系，將檔案管理的理念貫穿整個項目建成過程，保證檔案資料的齊全、準(zhǔn)確。

由于農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目涉及主體的多方位性，參與建設(shè)的設(shè)計、施工、監(jiān)理、儀器設(shè)備供應(yīng)商等都是該項目檔案管理的范圍，因而對這個范圍內(nèi)主體的檔案資料也必須管理到位。例如設(shè)計單位應(yīng)向建設(shè)單位提交設(shè)計文件資料，監(jiān)理單位應(yīng)提供監(jiān)理日志等一系列資料，施工單位應(yīng)提供竣工圖等，建設(shè)單位應(yīng)及時做好這些文件資料的收集工作，也可由上述單位分階段向建設(shè)單位檔案管理人員移交上述資料，并認真檢查檔案內(nèi)容是否齊全、質(zhì)量是否符合歸檔要求，如不符合歸檔要求，應(yīng)停止進入下一步建設(shè)程序，待該階段的檔案資料規(guī)整到位后方可進入下一步建設(shè)，這樣從源頭上對項目建設(shè)檔案質(zhì)量進行把關(guān)，確保檔案資料管理與工程建設(shè)同步進行。

4.3 建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理制度體系

建立系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理制度體系是牢固樹立檔案管理意識的具體表現(xiàn)，只有健全檔案管理制度，才能使農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理有章可循、有法可依。首先，要力爭將建設(shè)項目的一整套檔案資料收集、積累、整理及歸檔落到實處，明確建設(shè)過程中建設(shè)主體與其他參與主體的職責(zé)，使檔案管理意識貫穿于項目建設(shè)的每一階段，形成從項目的籌劃、立項、開工直至竣工驗收首尾相接、全過程管理的系統(tǒng)化體系。其次，將檔案資料的管理落實到人，通過制定檔案資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)，并將檔案資料管理納入合同管理范圍，通過合同對檔案資料的質(zhì)量、完整程度、數(shù)量等作出規(guī)范，明確建設(shè)單位對檔案資料的要求，以便對各參與主體形成一定的約束，確保檔案資料規(guī)范化。對于不符合歸檔要求的資料，應(yīng)及時與參與單位溝通、協(xié)調(diào)，并給予指導(dǎo)解決。

4.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

除了制度上對檔案管理加以統(tǒng)籌規(guī)范外，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是影響檔案工作的重要因素。電子信息化的應(yīng)用和普及，推動了檔案管理的信息化，也給檔案管理人員帶來很大的挑戰(zhàn)。面對檔案管理新技術(shù)的挑戰(zhàn)，檔案人員應(yīng)不斷加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極主動參加檔案管理相關(guān)理論培訓(xùn)和講座，及時學(xué)習(xí)和掌握運用現(xiàn)代信息，與時俱進，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。

總之，農(nóng)業(yè)基本建設(shè)項目檔案管理是一門系統(tǒng)化工程，應(yīng)不斷探究其內(nèi)在規(guī)律，加強對檔案的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，有效利用檔案管理成果，推進農(nóng)業(yè)基本建設(shè)的發(fā)展。

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檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。那怎樣才能實現(xiàn)檔案管理的信息化呢？

1必須加快檔案管理基礎(chǔ)平臺建設(shè)

檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，是檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，是檔案信息資源建設(shè)的保障，是成功建設(shè)各項檔案應(yīng)用系統(tǒng)的先決條件，檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)的優(yōu)劣，直接影響到檔案管理現(xiàn)代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設(shè)的平臺和網(wǎng)絡(luò)。首先，我們要加強檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使檔案覆蓋到網(wǎng)絡(luò)的每一個節(jié)點。其次，要加強檔案管理軟件的開發(fā)，使其較好地應(yīng)用于檔案網(wǎng)絡(luò)之中，建立起穩(wěn)固的檔案信息資源共享的支撐平臺，實現(xiàn)信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化。再者，要對現(xiàn)有檔案工作者進行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調(diào)整檔案信息管理人員的知識結(jié)構(gòu)。同時，需要建立各種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目錄和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息服務(wù)的整體水平。

2檔案管理信息化與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展

檔案信息資源是人類社會發(fā)展的歷史產(chǎn)物，是對歷史的一種真實的、有效的記錄，是國家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設(shè)電子政務(wù)過程中不可缺少的重要信息資源。我們應(yīng)當(dāng)把檔案信息化建設(shè)融入于國家電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境內(nèi)，在依法行政、政務(wù)公開的大局中去思考，合理建設(shè)，合理規(guī)劃。這樣，才能使檔案信息化建設(shè)、檔案信息資源的應(yīng)用真正成為電子政務(wù)的重要組成部分，發(fā)揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設(shè)作為檔案部門目前和以后的一項重點工作來做，而且同時也要把檔案信息化建設(shè)工作作為政務(wù)信息化建設(shè)的重要組成部分。兩者合一，穩(wěn)步推進電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

3提高檔案管理現(xiàn)代化水平

在信息資源洶涌澎湃的當(dāng)今社會，高品質(zhì)、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設(shè)能否良好運行的條件，提高管理現(xiàn)代化水平已經(jīng)刻不容緩，是檔案部門能否順利進一步發(fā)展的關(guān)鍵所在。我們要借鑒當(dāng)代管理學(xué)中優(yōu)秀的科學(xué)理論依據(jù)和方法，結(jié)合檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結(jié)和發(fā)展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現(xiàn)代化理論體系。我們還要不斷將現(xiàn)代社會中先進的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現(xiàn)代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業(yè)化和自動化。

4加強檔案管理中信息技術(shù)人才的培養(yǎng)

在信息化社會中，決勝的關(guān)鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質(zhì)高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時又懂得計算機技術(shù)的復(fù)合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)，加大其培養(yǎng)力度，采用科學(xué)的、優(yōu)質(zhì)的培養(yǎng)手段，強化人才培養(yǎng)體制，建立起以管理人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點、高科技人才為骨干的檔案管理隊伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。另一方面，必須對現(xiàn)有檔案工作者進行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具備較強的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調(diào)整檔案信息管理人員的知識結(jié)構(gòu)。

5統(tǒng)一檔案信息資源管理規(guī)范

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（一）信息資源建設(shè)情況

1、紙質(zhì)檔案數(shù)字化情況：有相當(dāng)一批城建檔案館開展了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。兩種模式：一種是全部館藏檔案數(shù)字化。武漢是全國全部館藏檔案數(shù)字化第一家；第二種模式：館藏重要檔案、利用率高的檔案先行數(shù)字化。目前大部分為此種模式。

2、電子文件歸檔情況：有少數(shù)城建檔案館開展了電子文件歸檔工作的實踐。典型城市有珠海、天津、大連、蕪湖、廊坊等。從電子文件歸檔領(lǐng)域來看，僅限于工程領(lǐng)域，還沒有發(fā)展到建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理。工程電子文件歸檔有四種模式：第一種，無軟件模式，如景德鎮(zhèn)、無錫市城建檔案館。這種模式的優(yōu)點是簡便；缺點是沒有背景信息，不能前端控制，真實、完整、有效性不能保證；與檔案管理軟件對接困難；成本高；占用空間大。第二種，“歸檔軟件+掃描”模式，如天津、廣州市城建檔案館。這種模式的優(yōu)點是與檔案軟件對接方便，一定程度上保證了真實、完整、有效性；缺點是成本高，占用空間大。第三種，“歸檔軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式，如蘇州、昆山市城建檔案館。這種模式優(yōu)點是格式統(tǒng)一，便于保存和利用；節(jié)省掃描費用；節(jié)省存儲空間。缺點是仍不能取代一些文件的掃描。第四種，“資料文檔一體化軟件+格式轉(zhuǎn)換+掃描”模式，如珠海、大連、蕪湖市城建檔案館。這是一種最理想的模式，這種模式的優(yōu)點是更方便建設(shè)、施工、設(shè)計、監(jiān)理單位；缺點是需要協(xié)調(diào)，兩個軟件融合統(tǒng)一有難度。

（二）保障體系情況政策法規(guī)方面：

國家層面的文件有：電子公文歸檔管理暫行辦法(2003.7國家檔案局令第6號)；《電子文件管理暫行辦法》（廳字[2009]39號）；《國家電子文件管理工作規(guī)劃》（2011-2015）；住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部2004年了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面：國家建設(shè)部門頒布了5個標(biāo)準(zhǔn)：《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2002）；《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）；《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）；《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T187-2012）；正在修訂《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）等。

（三）信息資源服務(wù)情況

1、信息化對檔案信息資源開發(fā)利用的作用：內(nèi)部檢索。

2、信息共享問題：各城建檔案館的檔案管理系統(tǒng)彼此獨立，互不相通，形成一個個信息孤島，沒有實現(xiàn)共享。目前沒有全國性和地區(qū)性的城建檔案目錄中心，沒有一個權(quán)威的中國城建檔案網(wǎng)站，更沒有全國城建檔案數(shù)據(jù)中心。城建檔案信息資源與相關(guān)單位和部門政務(wù)網(wǎng)的鏈接很少。

（四）信息安全管理情況

1、信息安全意識很強（上網(wǎng)檔案幾乎沒有），技術(shù)措施有待加強。

2、異地備份：各地開展了異地備份相關(guān)工作，按照住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部異地備份工作方案，河北、江西、浙江、貴州、廣西、安徽、江蘇、新疆、湖北、吉林、山西、四川、廣東、山東等省均開展了省際合作。

二、存在的問題

目前，全國城建檔案信息化存在以下問題：法律缺失。受《電子簽名法》局限，電子文檔（接收、數(shù)字化）在法律上沒有憑證作用，這對檔案界是個重要打擊。沒有法律地位的電子文檔路在何方？觀念陳舊。一是重要性認識不足。對信息化的認識僅僅停留在：信息化只是為提高工作效率；現(xiàn)代化的名片沒有認識到；信息化是適應(yīng)社會環(huán)境的必然之路，信息化決定了城建檔案館的生存。第一，電子檔案的形成對檔案館的壓力：公文，業(yè)務(wù)管理文件，工程資料。不能順應(yīng)形勢必將被歷史淘汰；第二，檔案利用方式對檔案館的壓力：如對地下管線的利用，不能發(fā)揮作用的檔案，就如同一堆廢紙；第三，檔案庫房的壓力：二是檔案是保密信息，不能上網(wǎng)、不能信息化。錯誤之處在于：第一，大部分檔案不保密，不能以小部分的不可行排除大部分的可行性。即使是保密文件，最長30年后也必須解密。第二，不是說敏感信息就不能上網(wǎng)。三是沒有證據(jù)作用，不接收電子檔案。原始憑證性，信息化難以達到，由此導(dǎo)致許多城建檔案館不接收電子文件，尤其是在地下管線檔案問題上。效果不顯著。一是信息化沒有減輕工程檔案形成單位的負擔(dān)?！八Φ魣D板”、使用軟件，但是移交檔案仍然必須以紙質(zhì)形式提交，而且要求兩套制，不僅沒有減輕負擔(dān)，反而增加了負擔(dān)。二是信息化對城建檔案館起到的作用不夠顯著。動力不足。一是外部沒有用戶導(dǎo)向；二是內(nèi)部沒有生存壓力。

三、信息化建設(shè)的發(fā)展方向

總體來看，城建檔案信息化發(fā)展方向有以下幾個趨勢：

（一）從檔案管理到信息管理。城建檔案信息化是形勢所迫，全球信息化浪潮、電子計算機的普遍使用、查閱利用的需求。檔案管理與信息管理的區(qū)別是，檔案管理只管檔案載體，你查我調(diào)，領(lǐng)上路；信息管理要管檔案內(nèi)容，你求我供，送到家。

（二）從筑建檔案庫到構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。

（三）從紙質(zhì)檔案數(shù)字化到接收檔案數(shù)字化。

（四）從工程檔案庫到城建檔案庫。

（五）從孤立建設(shè)到融合發(fā)展（數(shù)字化城管、數(shù)字城市、電子政務(wù)等）。

篇9

要】近年來，電子檔案逐漸代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其數(shù)量也逐年遞增，因此，如何加強電子檔案的管理工作就成為檔案管理部門必須思考的問題。筆者在詳細分析了電子檔案的優(yōu)越性的基礎(chǔ)上，對如何加強電子檔案管理工作談?wù)勛约旱囊恍┧伎己涂捶?，可供參考?/p>

【關(guān)鍵詞】電子檔案；優(yōu)越性；制度化建設(shè)；全程化管理；合理利用

電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有高度時效性、快捷、方便的特點。近年來，電子檔案逐漸代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在日常工作中，其數(shù)量逐年遞增，因此，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強電子檔案管理工作的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。鑒于此，本文對如何加強電子檔案的管理工作進行了思考。

1、電子檔案的優(yōu)越性

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有明顯的優(yōu)越性。

（1）操作方便：形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對電子檔案的檢索更加方便。

（2）傳遞快捷、實現(xiàn)資源共享：一份紙質(zhì)檔案只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時間是按秒計算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案傳遞則是以天計算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個終端上的電子文件也可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲載體限制的特點，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時間和空間的制約。

（3）存儲空間小：無限增長的紙質(zhì)文件與有限的存儲空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾。

（4）具有多種表現(xiàn)形式：隨著多媒體電子計算機的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形。聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動。

（5）復(fù)制時不容易丟失：信息紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。

2、加強電子檔案管理工作的思考

2.1　電子檔案的制度化建設(shè)

我國從1996年4月國家檔案局將電子檔案研究項目列入科技計劃起，就已陸續(xù)出臺了一批標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678．1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等。電子文件的歸檔，應(yīng)當(dāng)按照歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效地保證歸檔的電子文件的真實性、完整性，有利于歸檔工作的全過程管理。

加強電子檔案的制度化建設(shè)，其一，要確定歸檔范圍。電子文件的歸檔范圍的確定，可參照國家的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定。還有，電子文件歸檔的時間視具體情況可分為階段歸檔和任務(wù)完成后歸檔，公文處理周期長和周期長的工程、科研、專業(yè)等項目可按階段歸檔。其二，要加強電子檔案的檢測。檢測硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。檢測歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無病毒，讀出信息的準(zhǔn)確性等。檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實可靠；相應(yīng)的機讀目錄、軟件、其他說明是否一同歸檔；歸檔的電子文件是否是最終稿本，CAD電子文件是否是反映產(chǎn)品定型技術(shù)狀態(tài)的版本或本階段產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)的最終版本；電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體文件的內(nèi)容及相關(guān)說明是否一致，軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等。其三，制定相應(yīng)的管理規(guī)定，建立必要的記錄和登記歸檔電子文件的具體制度。電子文件真實、完整，文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件如經(jīng)更改，須將與當(dāng)時產(chǎn)品的技術(shù)狀態(tài)一致的版本歸檔保存，各種文本的草稿、原稿根據(jù)需要決定是否歸檔，凡是歸檔范圍內(nèi)的文件應(yīng)及時歸檔保存，不可分散保存，除文件外，必要的軟件參數(shù)、壓縮算法、管理數(shù)據(jù)等一并歸檔保存。應(yīng)對電子文件的載體質(zhì)量、規(guī)格、格式等作統(tǒng)一規(guī)定，將帶有歸檔標(biāo)志的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久載體上，至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用，必要時復(fù)制三套，異地保存。

2.2　電子檔案的全程化管理

電子檔案全程化管理是信息時代檔案管理的新理念。要做好電子檔案全程化管理，既要繼承紙質(zhì)檔案管理的經(jīng)驗，又要有適應(yīng)電子檔案管理的思路與方法。其一，要確立電子檔案全程化管理的理念，要從電子檔案的形成開始就對其實施控制管理。其二，摒棄歸檔是檔案形成必要條件的觀點，放棄歸檔管理是檔案管理開始的理念。其三，要明確檔案管理者對電子檔案實施全程管理，并不是控制電子檔案的生成，對其內(nèi)容的形成不得干預(yù)，而只是控制電子檔案形成的過程。通過對檔案形成過程的管理來保持電子檔案內(nèi)容的原貌，保證其內(nèi)容在整個電子檔案全程管理中不走樣。其四，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)問題。對電子檔案全程管理中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，不應(yīng)由檔案部門來制定，而應(yīng)該由檔案部門選出若干個成熟通用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，讓各單位選擇使用，對于不成熟的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或者有缺陷的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)可以禁止使用。就如同對紙質(zhì)檔案的書寫要求一樣，檔案部門不必專門研制一種耐久的記錄材料要求形成檔案者使用，而是選擇成熟的耐久記錄材料，如碳素墨水或藍黑墨水供選擇使用，但可以禁止使用鉛筆、圓珠筆等不耐久的記錄材料。其五，電子檔案全程化管理的模式。有兩種模式可供選擇，一種是以立檔單位為單元，有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)，檔案室是其系統(tǒng)的中心，各部門形成的檔案最后稿本要在檔案室控制的信息中心服務(wù)器中生成，所有的電子文件的復(fù)制由檔案室辦理，從而保證檔案部門對電子檔案形成過程的控制，并盡量保證電子檔案的原貌。另一模式是以一個區(qū)域為單元，在區(qū)域政務(wù)網(wǎng)中建立統(tǒng)一開發(fā)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一平臺的電子文件和電子檔案管理系統(tǒng)，由該區(qū)域的檔案館作為信息中心或單獨為檔案館設(shè)立服務(wù)器，所有政務(wù)網(wǎng)中的各機關(guān)單位形成的檔案最后稿本，要在檔案館控制的服務(wù)器中生成。

2.3　電子檔案的有效合理利用

當(dāng)今社會，信息技術(shù)的迅速發(fā)展，提供檔案服務(wù)利用的手段更是豐富多樣，檔案工作者應(yīng)充分發(fā)揮其能動作用，挖掘館藏，開展多種思路的服務(wù)創(chuàng)新活動。電子檔案應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢，開展多角度的檔案編研業(yè)務(wù)，通過寫史、修志、撰寫著作，充分展示館藏檔案的豐富內(nèi)涵和文化韻味，使檔案真正成為“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的文件源。依照《檔案法》，將能夠開放的檔案在網(wǎng)上，使檔案利用者足不出戶就可以了解和認識檔案，從中汲取更多的信息和知識，為檔案的利用提供多角度、全方位的服務(wù)。

為了電子文件、電子檔案方便利用，必須用計算機編制其索引目錄，包括磁帶、磁盤、光盤和磁帶、盤內(nèi)文件級的索引目錄。在查找利用過程中，應(yīng)遵守保密規(guī)定，須填報查找利用電子檔案審批表，經(jīng)審批后，按照所規(guī)定的權(quán)限范圍查找利用。對具有密級的電子檔案，上網(wǎng)時須符合國家或有關(guān)部門保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施，嚴防泄密。在利用電子文檔時，應(yīng)注意只能提供拷貝件，對電子檔案的封存載體不允許外借。

在利用電子檔案后，還應(yīng)填寫“電子檔案利用情況登記表”，其字段名可包括查檔者姓名、查檔單位名、查檔目的、查檔范圍、已查檔號、磁帶號、磁盤號、軟件（文件）名稱、查的內(nèi)容、解決的問題、社會效益、直接經(jīng)濟效益、間接經(jīng)濟效益等。

3、結(jié)束語

總之，電子檔案的出現(xiàn)是歷史的必然也是社會進步的產(chǎn)物，加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。因此，為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展，電子檔案的管理與利用著眼點要高，立足點要實，加大投入建立安全，完整地檔案電子數(shù)據(jù)庫。只有真正認識到加強電子檔案管理工作的重要性，才能促進企業(yè)或單位的穩(wěn)步發(fā)展，才能為企業(yè)或單位創(chuàng)造效益。

參考文獻

篇10

【關(guān)鍵詞】　采供血機構(gòu)；檔案管理，電子化；發(fā)展

隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，社會各行業(yè)的檔案資料從原有單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為包括紙張、電子文件、聲、像、視頻等各種類型的多媒體檔案。對檔案資料進行數(shù)字化綜合處理、電子文件網(wǎng)絡(luò)化歸檔、文檔密級管理、授權(quán)管理及網(wǎng)上安全查詢利用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。各級采供血機構(gòu)的檔案管理也伴隨著當(dāng)前新的形勢發(fā)生著新的變化，檔案管理的電子化趨勢日益明顯。如何適應(yīng)新的發(fā)展形勢，使檔案管理工作更好的為采供血機構(gòu)的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，這對檔案管理工作提出了更高要求。

1　數(shù)字化綜合處理

首先要建議統(tǒng)一的檔案管理平臺和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時傳輸。其次，加強檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過對各類型載體檔案的數(shù)字化工作，使檔案資料實現(xiàn)信息數(shù)字化、存儲海量化，以便于檔案資料更方便的服務(wù)于采供血事業(yè)的發(fā)展。第三，嚴格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）和國家檔案局6號令《電子公文歸檔與管理規(guī)范》的要求，實現(xiàn)采供血機構(gòu)檔案管理的電子化發(fā)展。

2　電子文件網(wǎng)絡(luò)化歸檔

局域網(wǎng)內(nèi)每個用戶的工作記錄、聲像文件等數(shù)據(jù)實現(xiàn)實時傳輸，實時歸檔。通過網(wǎng)絡(luò)進行文件上傳，檔案管理人員可通過軟件對電子文件進行鑒定和檢查，對于符合要求的文件做歸檔處理，并通過網(wǎng)絡(luò)向文件發(fā)出人員作出確認歸檔的通知。

3　電子檔案的保密措施

電子檔案的易復(fù)制和易改動性使得檔案的原始性無法得到充分保障，這就要求要有充分的保障技術(shù)來確保電子檔案的安全性。

（1）加密技術(shù)。加密技術(shù)是電子文件檔案的主要安全保密措施，是最常用的安全保密手段，利用技術(shù)手段把重要的數(shù)據(jù)變?yōu)閬y碼（加密）傳送，到達目的地后再用相同或不同的手段還原（解密）。由于加密和解密使用不同的密匙，是的第三者很難解出原文，使得電子檔案的原始性真實性得以保障（2）簽署技術(shù)。簽署人在電子文件上留下的“印記”， 證實該份文件確實出自于特定的作者，同時將文件內(nèi)容加以“固化”，簽署后對文件施加的任何改動都將被發(fā)現(xiàn)。（3）身份驗證。給每個合法的用戶一個通行字，代表給用戶的身份。（4）風(fēng)火墻。一種控制訪問技術(shù)，防止非法用戶進入，防止電腦黑客侵襲。

4　電子檔案存儲設(shè)備的保護技術(shù)。

采供血機構(gòu)的電子檔案存儲設(shè)備通常為計算機信息中心，其計算機硬件、軟件及系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)要經(jīng)受火災(zāi)、地震、工作環(huán)境惡劣等各方面考研。為保證信息中心的正常工作，是系統(tǒng)連續(xù)可靠正常的運行，需做好以下幾方面的工作：

（1）場地安全。信息中心控制室要求專人專管，無關(guān)人員一律不得入內(nèi)?？照{(diào)和防靜電設(shè)施齊全，室內(nèi)溫度控制在14-24攝氏度，相對濕度控制在45%-60%.鋪設(shè)防靜電地板。

（2）信息修復(fù)技術(shù)。是指電子檔案一旦受到破壞和污染后的恢復(fù)和搶救措施。包括計算機病毒的查殺、數(shù)據(jù)庫的修復(fù)技術(shù)以及光盤、移動硬盤的破損修復(fù)等。使電子信息保持長期可讀性。

（3）電子檔案的備份。電子檔案具有易復(fù)制性的特點使電子檔案的備份技術(shù)成為電子檔案保護有效而又重要的手段。有條件的采供血機構(gòu)，可使用雙服務(wù)器的手段，兩臺服務(wù)器同時存儲、互為備份，使電子檔案保存的安全系數(shù)大為提高。

采供血機構(gòu)檔案管理電子化相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔模式，電子檔的優(yōu)點在于便于儲存，不占實物空間，而且方便查詢等優(yōu)勢，值得堅持和發(fā)展。當(dāng)然，電子化在帶來優(yōu)勢的同事亦會有新的問題的出現(xiàn)，所以說，要取得采供血機構(gòu)檔案管理工作的更進一步發(fā)展亦需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)長期的足夠的重視，以及專業(yè)的檔案管理人員共同的努力。

參考文獻

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[2]朱小青;加強醫(yī)院檔案管理工作的對策和建議[J];中外醫(yī)療;2008年14期