導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇電子文件管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

在對(duì)電子文件管理不斷探索的道路上，結(jié)合目前管理所面臨的問(wèn)題，充分利用自身資源，來(lái)制定出未來(lái)的管理建設(shè)目標(biāo)，從而為公司打造一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的電子文檔管理體系。

2工程電子文件管理體系

2.1電子文件的特點(diǎn)

電子文件在其形式上來(lái)講主要是在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行檢索，并通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)部的計(jì)算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國(guó)，很多公司都利用電子文檔來(lái)對(duì)公司內(nèi)部的一些文件進(jìn)行儲(chǔ)存和保管，從而利用這些信息來(lái)為公司未來(lái)的發(fā)展提供資源上的幫助。電子文件的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計(jì)算機(jī)中的數(shù)字信息，眾所周知，數(shù)字信息具有本身流動(dòng)性的特點(diǎn)，因此，在保存方面無(wú)法進(jìn)行更好的存儲(chǔ)。電子文件就是要對(duì)這些數(shù)字信息進(jìn)行整理、儲(chǔ)存，并通過(guò)一系列的方法將之自動(dòng)生成體系的一種管理辦法。

2.2工程圖紙的數(shù)字化管理體系

工程圖紙的數(shù)字化管理體系主要表現(xiàn)在三方面：雙機(jī)與多機(jī)系統(tǒng)、光盤(pán)鏡像服務(wù)系統(tǒng)、電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)。第一，雙機(jī)與多機(jī)系統(tǒng)：所謂雙機(jī)系統(tǒng)即是指檔案管理和設(shè)計(jì)相結(jié)合的一種小型實(shí)用系統(tǒng)，這種系統(tǒng)根據(jù)其功能和軟件設(shè)計(jì)的不同將工作站中的管理過(guò)程自動(dòng)生成為文件。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎(chǔ)辦公應(yīng)用軟件，并通過(guò)這些自帶應(yīng)用軟件進(jìn)行無(wú)圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，甚至可以在線提取其他圖紙并做深層次的加工，并完成存儲(chǔ)的過(guò)程。服務(wù)器中不同的系統(tǒng)伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應(yīng)用程序和配置較高的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這樣可以更好的保證整體電子文件生成的準(zhǔn)確性。在某種程度上，這種計(jì)算機(jī)多機(jī)系統(tǒng)也是一種局域網(wǎng)系統(tǒng)，在系統(tǒng)應(yīng)用方面，主要適用于較大的設(shè)計(jì)單位。通過(guò)對(duì)客戶(hù)機(jī)和服務(wù)器進(jìn)行綜合管理，使圖庫(kù)全部集中在服務(wù)器上，以達(dá)到全網(wǎng)協(xié)同工作的效果，不僅如此，還可以對(duì)電子文件進(jìn)行有效的控制，從而實(shí)現(xiàn)資源上的共享。第二，光盤(pán)鏡像服務(wù)系統(tǒng)：即主要是通過(guò)利用光盤(pán)的鏡像服務(wù)和企業(yè)間的局域網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶(hù)的數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)。其體現(xiàn)在以交換機(jī)為主題，連接WWW服務(wù)器，再通過(guò)與多個(gè)客戶(hù)機(jī)相連接，再通過(guò)WWW服務(wù)器與光盤(pán)鏡像服務(wù)器相連接的方式，從而實(shí)現(xiàn)訪問(wèn)數(shù)據(jù)的整個(gè)過(guò)程。第三，電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)：利用該管理系統(tǒng)普遍應(yīng)用于以設(shè)計(jì)為主題的相關(guān)工程類(lèi)公司，其系統(tǒng)主要應(yīng)用為局域網(wǎng)。工程項(xiàng)目所形成的文件一定要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式來(lái)向各個(gè)部門(mén)進(jìn)行傳達(dá)，且各個(gè)部門(mén)所需要的電子文檔和相關(guān)信息都要集中在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上。建立相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其主要包括：

（1）歸檔子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)主要用于圖書(shū)的標(biāo)準(zhǔn)管理和期刊管理，在工程方面，還進(jìn)行相應(yīng)的入庫(kù)管理，訂購(gòu)管理、電子文檔的借閱管理、統(tǒng)計(jì)管理等等。除此之外，想要更好的應(yīng)用該系統(tǒng)，并使系統(tǒng)呈現(xiàn)完美狀態(tài)，則一定要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)，從而確保工作的正常運(yùn)行。

（2）查詢(xún)檢索子系統(tǒng)：用戶(hù)想要讀取電子文檔，則一定要對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行檢索，這種查詢(xún)檢索子系統(tǒng)，可以有效保證人們可以在第一時(shí)間內(nèi)查找出自己想要的文件。該系統(tǒng)主要查詢(xún)內(nèi)容包括：圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)、圖紙及相關(guān)的管理信息等等。

（3）圖紙下載審批子系統(tǒng)：這種系統(tǒng)具有高度的保密性，可以對(duì)項(xiàng)目中的工程圖紙進(jìn)行嚴(yán)格的保密，而在借閱圖紙方面必須要經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的審批才可以得到閱讀權(quán)限。

（4）工作周卡填寫(xiě)和統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)：在看工程項(xiàng)目管理中，從工作程序的數(shù)據(jù)顯示可以看出，電子的文件將管理主要可以分為：項(xiàng)目啟動(dòng)階段、電子文件形成階段和成品歸檔方面。利用這三個(gè)階段的管理，可以有效保證整體系統(tǒng)的完整性和流暢性，從而確保工作的順利完成。

3工程電子文件的保管方式

從項(xiàng)目工程的管理方面來(lái)看，對(duì)工程中所形成的電子文檔一定要做相應(yīng)的儲(chǔ)存和保管。對(duì)于文件的保管方式又分為以下幾種，各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同時(shí)，有效利用相應(yīng)的保管方法還可以為未來(lái)的工程項(xiàng)目提供借鑒的作用。

3.1輸出紙拷貝

對(duì)于紙質(zhì)文件的系統(tǒng)管理而言，其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在價(jià)格上，紙質(zhì)文件價(jià)格低廉，且所需的專(zhuān)業(yè)性技術(shù)不多。缺點(diǎn)則表現(xiàn)在有些電子文件無(wú)法利用普通的打印方法將其打印出來(lái)，從而造成文件的關(guān)鍵性缺失，相應(yīng)的也在一定程度上破壞了文件原有的完整性。對(duì)整個(gè)工程而言，在需要時(shí)無(wú)法提供文件支持，則會(huì)對(duì)整個(gè)工程造成不可預(yù)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2脫機(jī)保存電子文件的拷貝

對(duì)電子文件進(jìn)行保管時(shí)，可以通過(guò)脫機(jī)保存的方式有效將電子文檔進(jìn)行拷貝，從而減少系統(tǒng)文件的流失。例如：磁盤(pán)備份、軟盤(pán)保存等方法。這種保存?zhèn)浞莘椒?，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)打印方式相比，其具有完整性和便利性等優(yōu)點(diǎn)。通過(guò)完整保存的方式，來(lái)確保電子文件的有效存儲(chǔ)。

3.3利用雙重備份方式管理電子文檔

在對(duì)工程文件進(jìn)行保存時(shí)，可以通過(guò)電子文檔與紙質(zhì)保存雙重方法進(jìn)行備份，并進(jìn)行歸類(lèi)整理，利用兩種不同的介質(zhì)，保存兩套內(nèi)容完全相同的檔案。利用這種雙重保險(xiǎn)的方式，可以保證電子文檔的有效性，通過(guò)紙質(zhì)文檔對(duì)電子文檔的監(jiān)護(hù)作用，從而達(dá)到文檔有效保存的目的。這種管理保存方式與輸出紙保存方式相比，其更具準(zhǔn)確性，與此同時(shí)，在保存后還可以對(duì)其進(jìn)行快速提檔，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的幫助下，通過(guò)檢索、傳輸?shù)确绞?，?lái)有效保證工程的順利進(jìn)行。

3.4利用電子方式對(duì)電子文檔進(jìn)行保存

利用這種儲(chǔ)存方式可以有效將電子文檔保存在電子系統(tǒng)當(dāng)中，以方便檢索及再利用。除此之外，為避免文件丟失，還可以將電子文檔拷貝到磁盤(pán)上，在二次利用時(shí)可以及時(shí)將其在計(jì)算機(jī)中讀取，還可以節(jié)省檢索信息的時(shí)間，并保存了文件的完整性。目前，我國(guó)對(duì)這種保存文件的方式應(yīng)用程度還很低，其主要原因在于，利用這種方式對(duì)文檔進(jìn)行管理，需要大量的人力物力，需要及時(shí)的對(duì)磁盤(pán)進(jìn)行維護(hù)修理，以保證資料的完整，但在技術(shù)程度上，我國(guó)還處于發(fā)展中階段。因此，在保存文檔方面，依然無(wú)法逃離傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存法。

4工程電子文件的鑒定及歸檔

4.1電子文件的鑒定

在工程中，公司確定了保管文檔的管理方式之后，需對(duì)所形成的電子文檔進(jìn)行分類(lèi)保存，而在整理歸檔之前，工作人員一定要對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，以保證在存儲(chǔ)前，文件的準(zhǔn)確性。關(guān)于參與鑒定的管理人員，一定要選擇具有資深資格的工程技術(shù)人員，該類(lèi)人員對(duì)工程項(xiàng)目具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，可以有效對(duì)文件進(jìn)行審查。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員應(yīng)對(duì)文件的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別，并在信息采集過(guò)程中提出審查修改意見(jiàn)。對(duì)于審查本身而言，利用這種方法可以保證文件的可存取性、可處理性和可操作性。

4.2工程電子文件的歸檔

電子文件經(jīng)過(guò)審核處理后，要對(duì)其進(jìn)行歸檔整理，其主要?dú)w檔要求主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（1）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的移交：公司內(nèi)部需要建立局域網(wǎng)，通過(guò)局域網(wǎng)，公司可以將電子文件通過(guò)集合的方式同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)送給公司的各個(gè)部門(mén)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的移交過(guò)程。各部門(mén)在接收電子檔案之后，要對(duì)文件信息進(jìn)行審查，并對(duì)處理后的信息進(jìn)行歸檔、保存。

（2）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)移交的具體要求第一，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行管理時(shí)，要學(xué)會(huì)借助相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，從而完成電子文件的網(wǎng)絡(luò)傳遞。第二，各部門(mén)就要通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)歸檔，其主要方法則表現(xiàn)在選擇電子信息解集點(diǎn)上，通過(guò)這種方法，可以有效保證電子信息在歸檔后的準(zhǔn)確性。同時(shí)，也為二次提檔打好基礎(chǔ)。第三，各部門(mén)在整理、處理好公司所發(fā)來(lái)的數(shù)據(jù)文件之后，需要對(duì)其進(jìn)行集中處理，再通過(guò)匯總的方法，與其他部門(mén)進(jìn)行共享。

（3）各部門(mén)要對(duì)所形成的電子文件進(jìn)行制定管理，其主要表現(xiàn)在：對(duì)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理；嚴(yán)格遵守電子文件的歸檔過(guò)程；在對(duì)某一項(xiàng)目進(jìn)行歸檔整理時(shí)，一定要將項(xiàng)目管理理念融入其中，使之與檔案的自動(dòng)檢索功能相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)其方便、準(zhǔn)確、高效的作用。

5工程電子檔案的管理

5.1檔案管理

第一，在各部門(mén)將電子文件進(jìn)行整理歸檔之后，其文件要統(tǒng)一由檔案編輯室負(fù)責(zé)人做備份管理，并將其放入專(zhuān)用檔案袋中，還要安排特定人員對(duì)其進(jìn)行定期檢查、維護(hù)。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也逐漸走向興盛。因此，在電子文件管理方面，公司在條件允許的前提下，可以將其進(jìn)行電子錄入，并分為兩份（電子、紙質(zhì)文檔）進(jìn)行管理，從而保證資料的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。第二，對(duì)于歸檔后的電子版文檔，為了保護(hù)其系統(tǒng)的安全，必須將電子檔歸檔系統(tǒng)與實(shí)用系統(tǒng)相區(qū)別。實(shí)用系統(tǒng)，即指在實(shí)際工作中所使用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。電子檔歸檔系統(tǒng)，即指利用再生系統(tǒng)與并行系統(tǒng)相結(jié)合的方法對(duì)電子文件進(jìn)行歸類(lèi)整理。對(duì)于公司而言，任何一個(gè)敏感文件都是機(jī)密的，都應(yīng)對(duì)其進(jìn)行保密處理，從而使之得到應(yīng)有的保護(hù)，防止不良人員非法竊取，對(duì)公司造成損害。第三，歸檔后為了方便檢查，要對(duì)電子檔案進(jìn)行時(shí)間標(biāo)記整理，以保證在審查時(shí)更加方便快捷。時(shí)間標(biāo)記方法有很多，而對(duì)工程公司而言，主要采用生成、修改日期及圖章的方式對(duì)其進(jìn)行時(shí)間標(biāo)記整理。除此之外，有些公司還會(huì)對(duì)早期所形成的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，其主要包括人工系統(tǒng)文件，這種文件必須要保證其擁有最原始的采集數(shù)據(jù)信息日期，從而對(duì)日后的工作整理提供方便。

5.2模數(shù)轉(zhuǎn)換

所謂模數(shù)轉(zhuǎn)換，即指模擬、數(shù)字的轉(zhuǎn)換。是將連續(xù)的模擬量通過(guò)某種方法轉(zhuǎn)換成數(shù)字量的過(guò)程。對(duì)工程電子文件而言，檔案的模數(shù)轉(zhuǎn)換主要表現(xiàn)在：掃描質(zhì)量，檔案處置狀況和光盤(pán)的備份制作。其中重點(diǎn)要說(shuō)明的是光盤(pán)制作方面，在完成一項(xiàng)工程之后，要對(duì)工程的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，還要對(duì)其進(jìn)行備份處理。作為一項(xiàng)刻錄管理，首先要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)子目錄，再通過(guò)目錄中的相關(guān)文件設(shè)計(jì)方案，最后建立一個(gè)二級(jí)子目錄。在二級(jí)子目錄中，其主要作用是將在工程中所用的經(jīng)費(fèi)、報(bào)告、合同等內(nèi)容詳細(xì)記錄其中，從而進(jìn)行統(tǒng)一保存處理，再將電子文件刻錄到光盤(pán)的過(guò)程。

6結(jié)論

篇2

電子文件的歸檔是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，在各個(gè)方面需要相關(guān)工作人員具備細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。在電子文件的歸檔工作過(guò)程中，具體需要完善的工作如下：

（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關(guān)鍵的。能夠反映出本機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，并且具有利用價(jià)值的電子文件，均在收集的范圍以?xún)?nèi)。首先，對(duì)于需要保存底案的重要文件，在修改的時(shí)候需要將原文保留，在加版本號(hào)后進(jìn)行積累，并把草稿與定稿同時(shí)進(jìn)行歸檔。其次，對(duì)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、檢測(cè)以及仿真實(shí)驗(yàn)等技術(shù)進(jìn)行充分利用，并形成擁有查考價(jià)值的數(shù)據(jù)文件。例如：圖形文件、模型文件以及數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。再則，和機(jī)關(guān)制作的各類(lèi)數(shù)據(jù)文件相關(guān)的各類(lèi)命令文件，例如：計(jì)算程序、控制程序以及管理程序等。對(duì)于命令文件而言，有些是需要機(jī)關(guān)部門(mén)以實(shí)際需求為依據(jù)，進(jìn)而進(jìn)行自行編制，還有的是需要以購(gòu)進(jìn)的方式獲取。對(duì)于檔案室已經(jīng)具備的命令文件，便不需要進(jìn)行再次歸檔。最后，對(duì)于設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)也需要?dú)w檔。但是，檔案室已經(jīng)具備的操作系統(tǒng)是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關(guān)的各類(lèi)紙質(zhì)文件也需要進(jìn)行歸檔。主要包括兩大類(lèi)：其一是基于電子文件使用的計(jì)算機(jī)硬件說(shuō)明文件，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)說(shuō)明書(shū)、圖紙以及操作手冊(cè)等。其二是電子文件在形成中所產(chǎn)生與之有關(guān)的紙質(zhì)文件，包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)說(shuō)明、程序框架圖以及技術(shù)鑒定材料等。

（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對(duì)于具備查考價(jià)值的電子文件及支持軟件都應(yīng)該及時(shí)歸檔，切不可以分散的方式進(jìn)行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實(shí)性與有效性。對(duì)于文本文件，應(yīng)在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動(dòng)，那么便需要和當(dāng)初產(chǎn)品的技術(shù)狀況相同的版本進(jìn)行同時(shí)歸檔保存。對(duì)于有技術(shù)條件的機(jī)關(guān)，允許使用電子文件簽署技術(shù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M(jìn)行確認(rèn)。再則，對(duì)于載體形式與質(zhì)量要求需實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行集中，進(jìn)而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過(guò)拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實(shí)行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進(jìn)行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項(xiàng)目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺(tái)、形成單位、應(yīng)用軟件、形成時(shí)間以及信息類(lèi)別等。之后，檔案部門(mén)還需要對(duì)歸檔后的電子文件進(jìn)行全面的檢驗(yàn)。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關(guān)材料是否完善等均在檢驗(yàn)的范圍之內(nèi)。

（三）加強(qiáng)電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對(duì)象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過(guò)程中，不但需要對(duì)文件內(nèi)容與相關(guān)形式特征進(jìn)行有效分析，而且還需要對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行技術(shù)分析。所以，對(duì)于電子文件而言，無(wú)論是技術(shù)情況，還是文件自身的真實(shí)性與可讀性，均與保存價(jià)值有著必然的聯(lián)系。由此可見(jiàn)，在鑒定工作當(dāng)中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來(lái)，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價(jià)值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對(duì)歸檔文件進(jìn)行確定，并對(duì)保管期限進(jìn)行劃分。其次，在檔案室對(duì)歸檔文件進(jìn)行接收時(shí)，需進(jìn)行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定等。最后，對(duì)于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿(mǎn)期之時(shí)再進(jìn)行一次鑒定，對(duì)于確定已經(jīng)沒(méi)有了保存價(jià)值的電子檔案采取刪除或銷(xiāo)毀等處理措施。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的有效策略

探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲(chǔ)案卷、編目”的原則及步驟。同時(shí)，在電子檔案逐漸增多的現(xiàn)狀之下，各級(jí)檔案管理部門(mén)便需要對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強(qiáng)化措施如下：

（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點(diǎn)。對(duì)于軟磁盤(pán)，不可當(dāng)作長(zhǎng)期保存的電子檔案載體進(jìn)行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫(kù)房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫(kù)房應(yīng)保持通風(fēng)、清潔及沒(méi)有腐蝕性氣體；地面無(wú)須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無(wú)塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實(shí)行分庫(kù)保管。對(duì)于歸檔載體，需進(jìn)行防寫(xiě)處理，不可出現(xiàn)劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對(duì)于一些非法軟件，檔案室中的計(jì)算機(jī)需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。

（二）加強(qiáng)電子檔案的檢測(cè)及維護(hù)工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯(cuò)誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進(jìn)行定期檢測(cè)及維護(hù)是非常有必要的。在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)過(guò)程中，需對(duì)諸多特點(diǎn)進(jìn)行綜合考慮，包括環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)以及電子檔案自身的特點(diǎn)等，進(jìn)而制定出更具合理性與科學(xué)性的技術(shù)方案及維護(hù)工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測(cè)及維護(hù)工作更具有效性。

（三）電子檔案在利用過(guò)程中需注意的問(wèn)題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)電子檔案在利用過(guò)程中還需要充分注意一些較為明顯的問(wèn)題。首先，提升電子檔案信息安全的意識(shí)。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復(fù)用性以及系統(tǒng)依賴(lài)性等特點(diǎn)，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹(jǐn)慎的態(tài)度，在有必要的情況下對(duì)利用方式進(jìn)行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現(xiàn)象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關(guān)的利用制度，例如利用資格審查、利用權(quán)限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開(kāi)發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時(shí)創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

篇3

電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)分面化的基本概念

電子文件管理元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分為宏觀結(jié)構(gòu)和微觀結(jié)構(gòu)，所謂宏觀結(jié)構(gòu)就是電子文件管理元數(shù)據(jù)頂層框架的架構(gòu)，而微觀結(jié)構(gòu)是指電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的構(gòu)成。本文主要研究的是電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的分面化問(wèn)題。

所謂“分面”，是指可以表征一類(lèi)事物某一方面屬性的一組簡(jiǎn)單概念元素。對(duì)于同一類(lèi)事物，可以用多種屬性作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，形成多個(gè)面——分解[1]。在所形成的多個(gè)分面之間，是相互獨(dú)立并行的，因此各分面內(nèi)的元素就可以進(jìn)行組合——組配。這種組配由于有“多個(gè)面”參與，所以可以多維地、全面地揭示事物的屬性；由于參與的“多個(gè)面”是組配的，所以又可以靈活地、方便地揭示事物的屬性。

而所謂的“分面化”，則是指從系統(tǒng)角度出發(fā)，運(yùn)用分解和組配的方法建立電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)過(guò)程。分面化往往是相對(duì)于單一線型化而言的。由于在電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)上存在著多維分面化架構(gòu)與單一線型化的架構(gòu)，而且，在時(shí)間上，單一線型化的架構(gòu)產(chǎn)生于多維分面化的架構(gòu)之前，所以，研究電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的多維分面化，首先應(yīng)該研究電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的架構(gòu)。

電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)的分析

所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)，就是指在架構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)時(shí)，將電子文件作為一個(gè)固定的實(shí)體，然后，按照文件管理流程一維地將電子文件劃分為不同的類(lèi)型的元數(shù)據(jù)，然后再依次對(duì)所劃分出的不同類(lèi)型元數(shù)據(jù)再進(jìn)行細(xì)分，由此所形成的單一線型的結(jié)構(gòu)。這種單一線型化的架構(gòu)方式，典型的是以澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》為代表，該標(biāo)準(zhǔn)首先是將電子文件依據(jù)文件管理流程劃分成幾個(gè)不同類(lèi)型的元數(shù)據(jù)，即劃分為“文稿、文件、文件組合、文件集”等類(lèi)型的元數(shù)據(jù)，然后在這基礎(chǔ)上，再進(jìn)一步對(duì)“文稿、文件、文件組合”進(jìn)行細(xì)分，從而在“文稿”下再列出文稿的特征元數(shù)據(jù)、在“文件”下再列出文件的特征元數(shù)據(jù)、在“文件組合”下再列出文件組合的特征元數(shù)據(jù)及在“文件集”下再列出文件集的特征元數(shù)據(jù)，由此便形成了單一逐級(jí)劃分的線型框架架構(gòu)。

具體來(lái)看，該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)“文稿”細(xì)分出了“責(zé)任者”、“描述”、“語(yǔ)種”、“題名”、“主題”、“來(lái)源”、“功能”、“日期”、“關(guān)系”、“權(quán)限管理”、“內(nèi)容范圍”十一個(gè)特征元數(shù)據(jù)，這些特征元數(shù)據(jù)，都是描述“文稿”所應(yīng)有的；對(duì)“文件”的細(xì)分，也是分出了與“文稿”相同的十一個(gè)特征元數(shù)據(jù)，這是因?yàn)槲募c文稿都是具有相同性質(zhì)的電子文件，所以，描述它們特征的元數(shù)據(jù)也就必然是相同的，同樣，“文件組合”、“文件集”也是與“文稿”、“文件”具有相同性質(zhì)的電子文件，其差別僅僅是文稿、文件、文件組合和文件集是電子文件表現(xiàn)的不同形式和級(jí)次而已。所以，在對(duì)“文件組合”、“文件集”的細(xì)分，其細(xì)分出來(lái)的特征元數(shù)據(jù)也與文稿和文件的相同。

由此可看出這種單一線型化宏觀結(jié)構(gòu)中隱含著大量的相同的元數(shù)據(jù)元素，即元數(shù)據(jù)元素的冗余度很大，這種冗余度而且會(huì)隨著對(duì)元數(shù)據(jù)不斷細(xì)分，會(huì)呈幾倍或幾十倍的倍率增加，其結(jié)果相同元數(shù)據(jù)元素的數(shù)量極其龐大。

再對(duì)電子文件的文稿中的“責(zé)任者”進(jìn)行細(xì)分，又分出10個(gè)描述文稿“責(zé)任者”的特征元數(shù)據(jù)元素，分別為“責(zé)任者類(lèi)型”、“個(gè)人ID號(hào)”、“個(gè)人姓名”、“部門(mén)名稱(chēng)”、“職務(wù)名稱(chēng)”、“聯(lián)系方式”、“電子郵箱”、“數(shù)字化簽名”、“機(jī)構(gòu)標(biāo)識(shí)符”、“機(jī)構(gòu)名稱(chēng)”，同樣對(duì)文件、文件組合、文件集中“責(zé)任者”進(jìn)行細(xì)分，分出來(lái)的特征元數(shù)據(jù)元素與文稿中的“責(zé)任者”下的特征元數(shù)據(jù)元素也完全相同。由此可見(jiàn)，電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的宏觀架構(gòu)會(huì)導(dǎo)致元數(shù)據(jù)嚴(yán)重冗余，數(shù)量龐大，十分不科學(xué)。

為了降低冗余度，澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》采用了減少對(duì)元數(shù)據(jù)元素細(xì)分的方式來(lái)減少相同的元數(shù)據(jù)元素，其具體做法是對(duì)“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素都沒(méi)有進(jìn)一步細(xì)分，僅有如“責(zé)任者”、“題名”、“權(quán)限管理”、“主題”等特征元數(shù)據(jù)，而對(duì)“文件”、“文件組合”和“文件集”下的特征元數(shù)據(jù)都進(jìn)行了進(jìn)一步的細(xì)分。采用這種方式，可以減少“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素的冗余。但也有其局限性，就是降低了元數(shù)據(jù)元素的專(zhuān)指度，仍以“文稿”的“責(zé)任者”為例，如不對(duì)其進(jìn)行細(xì)分，那么這個(gè)“責(zé)任者”元素就很不專(zhuān)指，就很難確切地表達(dá)責(zé)任者的類(lèi)型，是機(jī)構(gòu)團(tuán)體責(zé)任者還是個(gè)人責(zé)任者，以及責(zé)任者的部門(mén)名稱(chēng)、職務(wù)、聯(lián)系方式、數(shù)字簽名等具體含義。

由此可見(jiàn)，單一線型化宏觀架構(gòu)局限性是：

(1)因其對(duì)電子文件是按照單一線型的逐級(jí)劃分方式進(jìn)行的，使得元數(shù)據(jù)冗余呈倍數(shù)上升，冗余度十分大；

(2)為降低冗余度，減少細(xì)分級(jí)次，又降低了電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的專(zhuān)指度，表達(dá)語(yǔ)義不具體；

(3)因其是一維展開(kāi)的，難以多維、靈活地揭示電子文件的特征。

正因電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)存在以上的缺點(diǎn)，才促使人們努力完善電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構(gòu)，因而才有分面架構(gòu)的出現(xiàn)。

電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的分析

所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)，就是指在架構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)時(shí)，利用分面的方法，將電子文件劃分成多個(gè)分面，各個(gè)分面內(nèi)的元數(shù)據(jù)元素可互相進(jìn)行組配，從而形成滿(mǎn)足各種需求的電子文件管理元數(shù)據(jù)，電子文件管理元數(shù)據(jù)的多維分面化架構(gòu)典型的是以《澳大利亞文件管理元數(shù)據(jù)方案》[2]標(biāo)準(zhǔn)為代表，該標(biāo)準(zhǔn)采用分面的方法，將電子文件實(shí)體分為“文件”面、“責(zé)任者”面、“業(yè)務(wù)處置”等面，其中，每一個(gè)分面之下，再細(xì)分成亞面——類(lèi)型面和依附于類(lèi)型面的亞面—特征描述面，這樣面和面之間可以組配，亞面和亞面之間也可以組配，便形成電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)。如以這樣的結(jié)構(gòu)同樣表示“文稿”、“文件”、“文件組合”和“文件集”的責(zé)任者特征，就可以將文件分面與責(zé)任者分面進(jìn)行組配來(lái)表達(dá)，見(jiàn)圖1所示。

圖1電子文件管理元數(shù)據(jù)的文件分面與責(zé)任者分面的組配

從圖1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件組合、文件集”它們分別可與責(zé)任者分面進(jìn)行組配，從而可以形成多種責(zé)任者類(lèi)型——如文稿責(zé)任者類(lèi)型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件責(zé)任者類(lèi)型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件組合責(zé)任者類(lèi)型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件集責(zé)任者類(lèi)型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者），也就是說(shuō)采用多維分面化架構(gòu)可以達(dá)到同樣的單一線型架構(gòu)細(xì)分的效果，但是其結(jié)構(gòu)卻更簡(jiǎn)潔明了，元數(shù)據(jù)元素的冗余度也大大減少。由于多維分面化結(jié)構(gòu)是可以多維組配的，因此，除了分面與分面之間的組配外，還可以在各分面內(nèi)進(jìn)行亞面與亞面的組配，也就是各分面下的子分面與子分面進(jìn)行組配，如圖2所示。

從圖2可以看出，當(dāng)責(zé)任者的“內(nèi)部責(zé)任者”亞面與責(zé)任者的“特征”亞面組配時(shí)，就可以形成“人員責(zé)任者的ID，人員責(zé)任者名稱(chēng)、人員責(zé)任者時(shí)間、人員責(zé)任者授權(quán)、人員責(zé)任者聯(lián)系方式、人員責(zé)任者關(guān)系、人員責(zé)任者概況”等一系列表示人員責(zé)任者的元數(shù)據(jù)元素，同樣，將單位責(zé)任者、機(jī)構(gòu)責(zé)任者、組織責(zé)任者分別與責(zé)任者的特征亞面組配，也可以形成單位責(zé)任者、機(jī)構(gòu)責(zé)任者和組織責(zé)任者一系列表示責(zé)任者特征的元數(shù)據(jù)元素，其達(dá)到的效果也如前電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型架構(gòu)細(xì)分所列舉出的責(zé)任者特征效果一樣，同樣，采用這種多維分面化架構(gòu)，不僅元數(shù)據(jù)元素的冗余度大大減少，而且也使元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的安排更合理。

圖2電子文件管理元數(shù)據(jù)的責(zé)任者亞面之間的組配

電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的本質(zhì)

從上面對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的分析，似乎“組配”是多維分面化架構(gòu)的本質(zhì)，其實(shí)“組配”僅僅是其的表面現(xiàn)象，而其本質(zhì)卻是對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解。

從系統(tǒng)論的角度看，電子文件管理元數(shù)據(jù)也是一個(gè)系統(tǒng)，而多維分面化則正是通過(guò)對(duì)該系統(tǒng)科學(xué)分解而架構(gòu)起來(lái)的，即通過(guò)對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)綜合分析，通過(guò)分解，建立起多維分面，而分面組配僅僅是對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解在結(jié)構(gòu)上所進(jìn)行的還原。由此可見(jiàn)，“組配”現(xiàn)象下隱含著“分解”。

因此，多維分面的分解必須科學(xué)，必須具有理論的指導(dǎo)，否則為分解而分解。

缺少目的性。目前在國(guó)際電子文件管理領(lǐng)域，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)其分解都是基于電子文件管理連續(xù)體理論來(lái)進(jìn)行的。如前所述，將電子文件元數(shù)據(jù)系統(tǒng)，分解為文件面、責(zé)任者面和業(yè)務(wù)處置面，其理論根據(jù)主要是依據(jù)電子文件管理連續(xù)體理論的三個(gè)實(shí)體來(lái)劃分的，即依據(jù)文件管理連續(xù)體理論的文件實(shí)體軸形成文件面、責(zé)任者實(shí)體軸形成責(zé)任者面、業(yè)務(wù)處置實(shí)體軸形成業(yè)務(wù)處置面，所以，將電子文件管理元數(shù)據(jù)分解為文件面、責(zé)任者面和業(yè)務(wù)處置面是具有其內(nèi)在的科學(xué)性的。不僅如此，由于多維分面化架構(gòu)的科學(xué)性，因而其形成的分面架構(gòu)又被國(guó)際電子文件元數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域所共同認(rèn)可，并進(jìn)而被國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)所制定的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《ISO23081-1信息與文件—文件管理過(guò)程—文件元數(shù)據(jù)—第一部分：原則》所采納，從而成為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的多維分面架構(gòu)。

由此可見(jiàn)，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)具有很明顯的優(yōu)勢(shì)：

(1)依據(jù)電子文件管理連續(xù)體的基本理論進(jìn)行面的多維分解，符合電子文件管理的規(guī)律，具有科學(xué)性與理論基礎(chǔ)。

(2)采用面的多維組配，可靈活地組配形成所需的各種電子文件管理元數(shù)據(jù)，從而可多維地、全面地反映電子文件特征，因而功能更加強(qiáng)大。

(3)采用多維分面架構(gòu)，優(yōu)化了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構(gòu)，促進(jìn)了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，因而十分有益于電子文件真實(shí)性、可靠性、完整性和可利用性及法律憑證價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

綜上所述，通過(guò)以上對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型結(jié)構(gòu)和多維分面結(jié)構(gòu)的比較分析可看出，單一線型結(jié)構(gòu)存在數(shù)據(jù)冗余、體系龐大、專(zhuān)指度不高等缺陷，還需要進(jìn)一步完善，而多維分面架構(gòu)卻有顯著的優(yōu)點(diǎn)，其采用分面的方法，使得電子文件管理元數(shù)據(jù)能更加靈活地運(yùn)用，能更加多維地全面地揭示電子文件的屬性，能更加完整地反映電子文件之間的關(guān)系，因此，在電子文件領(lǐng)域，多維分面方法是值得充分重視與研究的，同樣，在我國(guó)電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構(gòu)的制定過(guò)程中，也應(yīng)積極采用多維分面化架構(gòu)，從而提高我國(guó)電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化程度，提高對(duì)電子文件資源開(kāi)發(fā)與利用的效率.

【參考文獻(xiàn)】

篇4

【關(guān)鍵詞】電子文件管理；歸檔管理；學(xué)籍檔案

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化進(jìn)程的不斷加快，高校也從傳統(tǒng)的辦公過(guò)程產(chǎn)生的紙質(zhì)文件已逐步被電子文件取代。在這種新形勢(shì)下，我們學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)清了電子文檔管理在學(xué)院各個(gè)部門(mén)現(xiàn)狀與存在的主要問(wèn)題，既而采取科學(xué)可行的措施加強(qiáng)電子文件的管理，提高電子文檔資源利用率，充分的為學(xué)生服務(wù)，意義十分重大。

1.電子檔案原始收集工作

要收集積累的電子文件類(lèi)型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈接文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫(kù)文件。學(xué)院所屬機(jī)構(gòu)在主要職能活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件，凡有查考利用價(jià)值的均應(yīng)定期制作文件備份，并要及時(shí)拷貝到U盤(pán)或刻錄到光盤(pán)上脫機(jī)保存。各系部、各管理處室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管利納入系部、管理處室的程序內(nèi)并賦予相關(guān)人員位責(zé)任。對(duì)電子文件日常管理的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和分類(lèi)保管、開(kāi)發(fā)利用等工作，對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管。學(xué)院的檔案部門(mén)也積極的參與和指導(dǎo)電子文件的形成、辦理、收集和歸檔工作的各個(gè)工作環(huán)節(jié)。利用實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。

2.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作及服務(wù)

高校主要檔案為學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)、實(shí)驗(yàn)和實(shí)踐等項(xiàng)活動(dòng)中形成的， 對(duì)學(xué)校、社會(huì)和學(xué)生個(gè)人具有保存、證明、使用價(jià)值的直接的、歷史的、真實(shí)記錄。高職院校學(xué)籍檔案包括學(xué)生的新生錄取名冊(cè)、在校生名冊(cè)、學(xué)籍冊(cè)、學(xué)籍變動(dòng)、畢業(yè)生登記表等原始記錄。學(xué)籍檔案管理是繁雜的，但是學(xué)籍檔案管理是高職院校檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分。隨著科技進(jìn)步學(xué)籍檔案管理也從繁雜的紙質(zhì)檔案逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會(huì)的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐，改革掉不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個(gè)學(xué)籍管理平臺(tái)，將新生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)等，由教務(wù)部門(mén)的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時(shí)檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

3.電子文件鑒定歸檔工作

電子文件鑒定工作應(yīng)在檔案部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員會(huì)同電子文件形成各系部、處室的工作人員協(xié)同開(kāi)展。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定，對(duì)電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、可讀性的技術(shù)鑒定以及確定電子文件的密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限等。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定，對(duì)電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、可讀性的技術(shù)鑒定以及確定電子文件的密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限等。電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。電子文件的歸檔可分為兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。按照國(guó)家現(xiàn)行法規(guī)，所有歸檔電子文件歸檔時(shí)必須歸一套對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件。

4.歸檔電子文件的利用

歸檔電子文件移交到檔案館后，檔案館要制作三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。封存的電子文件不得利用和外借，利用時(shí)要使用電子文件的復(fù)制件。電子檔案查閱利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件一般不在網(wǎng)上提供利用，確有必要以聯(lián)網(wǎng)方式利用時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家和學(xué)校的有關(guān)保密規(guī)定，并采取穩(wěn)妥的安全保密措施。

5.電子檔案的保存工作

在制作保管載體時(shí)應(yīng)將電子文件和電子文件元數(shù)據(jù)一起保存。應(yīng)定期對(duì)保存的歸檔電子文件進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，光盤(pán)每滿(mǎn)4年進(jìn)行一次抽檢，抽檢率不低于40%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)擴(kuò)充或系統(tǒng)設(shè)備更新，應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新系統(tǒng)、新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移。檔案館應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

6.加強(qiáng)對(duì)電子文件和電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

全校檔案人員要學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)和電子文檔管理系統(tǒng)的操作技能，只要掌握豐富的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識(shí)，用豐富的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)指導(dǎo)和失去電子文件歸檔工作才能有效利用歸檔的電子文件，積極開(kāi)展檔案編研、信息開(kāi)發(fā)和服務(wù)利用工作。

總而言之 要充分利用現(xiàn)代科技手段對(duì)檔案管理工作的方式進(jìn)行升級(jí)，優(yōu)化整合檔案信息資源，提高檔案資源的利用率 更好的為學(xué)生服務(wù)和為 學(xué)院發(fā)展服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

篇5

以法律為核心的監(jiān)管理念

中國(guó)電子商務(wù)的發(fā)展離不開(kāi)完善的監(jiān)管環(huán)境，而要建立完善的監(jiān)管環(huán)境首先就要了解電子商務(wù)區(qū)別于傳統(tǒng)商務(wù)的運(yùn)作特征。

IBM公司首席執(zhí)行官盧·郭士納認(rèn)為：“電子商務(wù)（e-business）涵蓋了生產(chǎn)周期、速度、全球化、提高生產(chǎn)效率、贏得新客戶(hù)以及在部門(mén)間共享知識(shí)從而獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的方方面面?！彪娮由虅?wù)的應(yīng)用，如電子銀行、電子政務(wù)或網(wǎng)上拍賣(mài)，都需要一定的基礎(chǔ)設(shè)施和其他支持機(jī)制。這些應(yīng)用被劃分為企業(yè)對(duì)消費(fèi)者、企業(yè)對(duì)企業(yè)、企業(yè)內(nèi)部三種?；A(chǔ)設(shè)施涉及硬件、網(wǎng)絡(luò)和軟件領(lǐng)域。其中支持服務(wù)涉及的領(lǐng)域包括安全支付系統(tǒng)、通信標(biāo)準(zhǔn)以及監(jiān)管等問(wèn)題。

監(jiān)管問(wèn)題是一個(gè)在制度層面上影響著電子商務(wù)在中國(guó)應(yīng)用和發(fā)展的關(guān)鍵性因素，同時(shí)它也如同系統(tǒng)支持方面的相關(guān)技術(shù)因素一樣，制約著我國(guó)電子商務(wù)的發(fā)展。電子商務(wù)是一種全新的商務(wù)模式，其生存和發(fā)展所必需的法律、道德和其他公共政策問(wèn)題仍處在不斷發(fā)展和變化中。法律和道德是所有商業(yè)環(huán)境監(jiān)管部分的關(guān)鍵組成部分。事實(shí)上，電子商務(wù)發(fā)展中的最大障礙就是法律、道德及相關(guān)的公共政策問(wèn)題。

理論上，我們可以區(qū)分法律問(wèn)題和道德問(wèn)題。如果所做的事情不合法，那么就是違法；如果所做的事情不道德，則可能并不違法。但問(wèn)題是，在信息技術(shù)領(lǐng)域里，我們并不總是清楚哪些是合法的、哪些是違法的，而道德問(wèn)題又有頗多爭(zhēng)議。

法律是由政府制定的嚴(yán)格的法定規(guī)則，在其司法范圍內(nèi)監(jiān)管所有公民或組織的行為。而道德是哲學(xué)的一個(gè)分支，它規(guī)定哪些是正確的以及哪些是錯(cuò)誤的。但在今天復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，對(duì)正確和錯(cuò)誤的定義并不總是十分明確。正是因?yàn)殡娮由虅?wù)開(kāi)創(chuàng)了一系列現(xiàn)有法律沒(méi)有調(diào)整約束到的行為空間，所以道德就在這中間扮演了一種很重要的角色。在這樣的“灰色地帶”中，一些從事電子商務(wù)的機(jī)構(gòu)就需要一種自有的指導(dǎo)方針，來(lái)規(guī)范特定情形下行為的合理性，以此來(lái)規(guī)避一些法律問(wèn)題。

比如保護(hù)隱私的方法之一是建立隱私政策，它可以幫助機(jī)構(gòu)避免相關(guān)法律問(wèn)題。像IBM和微軟等信息領(lǐng)域內(nèi)的主要公司都公布了自己的隱私政策來(lái)表明公司在收集大量供應(yīng)商、顧客和員工信息時(shí)，有責(zé)任確保這些信息的安全。歐盟早在1998年就通過(guò)了一項(xiàng)隱私指導(dǎo)方針，這套方針致力于規(guī)范任何控制網(wǎng)上個(gè)人資料的收集、持有、處理或使用的人（包括法人）的活動(dòng)。

而在這些“灰色地帶”之外，政府的立法則起著更加宏觀的作用，因?yàn)樗鼘?duì)各機(jī)構(gòu)構(gòu)建自身的規(guī)則起著協(xié)調(diào)和控制的作用。比如美國(guó)的《聯(lián)邦因特網(wǎng)隱私保護(hù)法》禁止聯(lián)邦機(jī)構(gòu)公布個(gè)人記錄或建立關(guān)于個(gè)人醫(yī)療、財(cái)務(wù)或雇傭歷史的鑒定記錄?！锻ㄐ烹[私和消費(fèi)者權(quán)益法》涉及面更廣，以通過(guò)大量法律手段來(lái)保護(hù)電子商務(wù)中的隱私權(quán)。

簡(jiǎn)而言之，法律、道德和技術(shù)是監(jiān)管范疇中的三大要素。對(duì)于電子商務(wù)的監(jiān)管也正是建立在這樣一個(gè)系統(tǒng)的、多維度，不斷協(xié)調(diào)的理念之上。法律是其基石，是最終的途徑，最上層的概念，它本身的產(chǎn)生需要更大范圍的調(diào)查和討論，并和國(guó)家在各個(gè)領(lǐng)域的法制系統(tǒng)有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。當(dāng)一些道德問(wèn)題在未形成法律之前，應(yīng)當(dāng)給予私人、公司以及機(jī)構(gòu)更多的決策權(quán)，這本身便有利于在全球背景下形成適合電子商務(wù)發(fā)展的法律環(huán)境，也有利于新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，總之立法應(yīng)當(dāng)更大限度地體現(xiàn)出對(duì)于道德和技術(shù)更加寬容的態(tài)度，這才是監(jiān)管的核心點(diǎn)。

電子商務(wù)監(jiān)管理念在國(guó)外立法中的實(shí)踐

經(jīng)濟(jì)合作發(fā)展組織（OECD）在《全球電子商務(wù)行動(dòng)計(jì)劃》中寫(xiě)到：“電子商務(wù)并不是發(fā)生在法律真空中，并不需要為之創(chuàng)建一個(gè)全新的法律框架，關(guān)鍵在于調(diào)整現(xiàn)行的法律、法規(guī)使之適應(yīng)電子商務(wù)發(fā)展的需求?！边@表明了立法所要體現(xiàn)的傳承性，然而現(xiàn)實(shí)世界的法律總是和鄰近地理、個(gè)人行為和本身的文化傳統(tǒng)有著深刻的聯(lián)系，故各個(gè)國(guó)家在已有的法律框架基礎(chǔ)上，調(diào)整自身現(xiàn)行的法律、法規(guī)以適應(yīng)電子商務(wù)發(fā)展的觀念和手段，也即理念的實(shí)踐方面是大不相同的。本文僅介紹美國(guó)和歐盟這兩個(gè)屬于不同法系的系統(tǒng)在這方面的立法概況，予以參考。

美國(guó)的立法啟示

近十年來(lái)美國(guó)出臺(tái)了一系列的法律和文件，其中包括以信息為主要內(nèi)容的《電子信息自由法案》、《個(gè)人隱私保護(hù)法》、《公共信息準(zhǔn)則》等等；以基礎(chǔ)設(shè)施為主要內(nèi)容的《1996年電信法》；以計(jì)算機(jī)安全為主要內(nèi)容的《計(jì)算機(jī)保護(hù)法》、《網(wǎng)上電子安全法案》等等；以商務(wù)實(shí)踐為主要內(nèi)容《統(tǒng)一電子交易法》和《國(guó)際國(guó)內(nèi)電子簽名法》；還有屬于政策性文件的《國(guó)家信息基礎(chǔ)設(shè)施行動(dòng)議程》與《全球電子商務(wù)政策框架》等。這些法律和文件從不同的角度在不同的程度上相互關(guān)聯(lián)，從而在整體上構(gòu)成了電子商務(wù)的法律基礎(chǔ)和框架。我們從中可以得出如下的一些啟示。

第一，完善電子商務(wù)整個(gè)監(jiān)管環(huán)境，就應(yīng)當(dāng)在總體上將這種因特網(wǎng)上的革命認(rèn)知為一項(xiàng)社會(huì)系統(tǒng)工程，其實(shí)質(zhì)是把某一層次的技術(shù)或某一系列的新技術(shù)全面地應(yīng)用到社會(huì)生產(chǎn)和生活的各個(gè)層面，這就要求具備這一系統(tǒng)工程順利推進(jìn)所需要的各方面的因素，包括技術(shù)的成熟度、社會(huì)的發(fā)展程度、學(xué)術(shù)咨詢(xún)界的辯論和預(yù)測(cè)、資金的支持力度與穩(wěn)定性、管理機(jī)構(gòu)的參與和支持、基礎(chǔ)設(shè)施的完善程度等等。

第二，堅(jiān)持技術(shù)中立原則，政府和監(jiān)管部門(mén)要在立法上為技術(shù)發(fā)展留有空間。高新技術(shù)領(lǐng)域里的法律規(guī)范，尤其是信息技術(shù)領(lǐng)域的法律規(guī)范，在很多情況下都是一些技術(shù)規(guī)范或技術(shù)方案在發(fā)展到一定階段后逐步上升為標(biāo)準(zhǔn)再上升為法律的，或者說(shuō)，這樣的法律只是用法律化的語(yǔ)言表達(dá)了某種技術(shù)方案，運(yùn)用法律原則和形式承認(rèn)了某些技術(shù)方案的結(jié)果。最為典型的就是數(shù)字簽章法，它是完完全全建立在一個(gè)技術(shù)解決方案的基礎(chǔ)上，在這個(gè)技術(shù)解決方案成熟到亟需相應(yīng)的法律予以認(rèn)可和保護(hù)的時(shí)候，相應(yīng)的數(shù)字簽章法或電子簽章法也就應(yīng)運(yùn)而生了。

第三，監(jiān)管中的角色定位，政府是通過(guò)扮演積極的推進(jìn)者與參與者來(lái)詮釋的。經(jīng)合組織于1997年首先提出：企業(yè)與政府之間的合作對(duì)于促進(jìn)電子商務(wù)是至關(guān)重要的，在促進(jìn)電子商務(wù)和電子行政管理原則協(xié)調(diào)發(fā)展方面應(yīng)建立有效的對(duì)話(huà)機(jī)制；政府應(yīng)調(diào)整現(xiàn)行法律（包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法）和法規(guī)，使其不僅適用于“有形”產(chǎn)品的需要也適用“無(wú)形”產(chǎn)品的需要，而且還應(yīng)就制定政策和實(shí)施方面達(dá)成一致。在美國(guó)的發(fā)展模式中，政府與企業(yè)的關(guān)系基本上是政府起引導(dǎo)作用，企業(yè)起主導(dǎo)作用。政府的引導(dǎo)作用很好地為新技術(shù)及新經(jīng)濟(jì)的引進(jìn)創(chuàng)造了條件，做出了榜樣，啟動(dòng)市場(chǎng)和需求，并為廣大消費(fèi)者樹(shù)立信心。企業(yè)的主導(dǎo)作用不僅可以為政府解決籌集資金的困難，而且也有利于企業(yè)在信息化建設(shè)中獲取相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)利益，為企業(yè)在國(guó)內(nèi)外的開(kāi)拓發(fā)展積蓄力量，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

歐盟的立法啟示

歐盟自成立以來(lái)，已制定推出了關(guān)于構(gòu)建新型科技信息社會(huì)的一整套政策，如《有關(guān)實(shí)施對(duì)電

信管制一攬子計(jì)劃的第五份報(bào)告》、《電子通信服務(wù)的新框架》等政策性文件。歐盟還同時(shí)出臺(tái)了《促進(jìn)21世紀(jì)的信息產(chǎn)業(yè)的長(zhǎng)期社會(huì)發(fā)展規(guī)劃》及相應(yīng)的行動(dòng)計(jì)劃，了一系列用以規(guī)范和指導(dǎo)各國(guó)信息化發(fā)展的“指令”，其中包括：《歐洲電子商務(wù)提案》、《關(guān)于數(shù)據(jù)庫(kù)法律保護(hù)的指令》、《關(guān)于內(nèi)部市場(chǎng)中與電子商務(wù)有關(guān)的若干法律問(wèn)題的指令》、《協(xié)調(diào)信息社會(huì)定著作權(quán)和著作鄰接權(quán)指令》、《電信部門(mén)的隱私保護(hù)指令》、《軟件保護(hù)指令》等等。歐盟在電子商務(wù)監(jiān)管方面的立法具有以下一些不同于美國(guó)的特點(diǎn)。

第一，利用歐洲一體化的優(yōu)勢(shì)，協(xié)調(diào)各國(guó)的立法，為電子商務(wù)發(fā)展創(chuàng)造無(wú)障礙的法制環(huán)境。比如，歐盟在《關(guān)于內(nèi)部市場(chǎng)中與電子商務(wù)有關(guān)的若干法律問(wèn)題的指令》中明確表示：“本指令的目的是保障內(nèi)部市場(chǎng)的良好運(yùn)行，重點(diǎn)在于保障信息服務(wù)得以在成員國(guó)之間自由流通。為實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，本指令致力于在如下一些領(lǐng)域使各成員國(guó)關(guān)于信息服務(wù)的國(guó)內(nèi)立法趨于統(tǒng)一。這些領(lǐng)域主要包括：內(nèi)部市場(chǎng)制度、服務(wù)供應(yīng)商的設(shè)立、商業(yè)信息傳播、電子合同、服務(wù)中間商的責(zé)任、行業(yè)行為準(zhǔn)則、爭(zhēng)議的非訴訟解決、司法管轄和成員國(guó)間的合作等等?！?/p>

第二，重視網(wǎng)絡(luò)隱私權(quán)的保護(hù)。歐盟主張訂立嚴(yán)格的保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，并通過(guò)設(shè)立特別委員會(huì)，敦促各國(guó)以立法的形式來(lái)保護(hù)網(wǎng)絡(luò)隱私權(quán)。歐盟對(duì)于網(wǎng)絡(luò)隱私權(quán)保護(hù)的框架文件主要有四個(gè)：一個(gè)是為配合經(jīng)合組織《關(guān)于隱私和個(gè)人資料的跨國(guó)境流動(dòng)的保護(hù)指令》而制定的《關(guān)于在自動(dòng)運(yùn)行系統(tǒng)中個(gè)人資料保護(hù)公約》；二是1998年10月生效的《關(guān)于個(gè)資料的運(yùn)行和自由流動(dòng)的保護(hù)指令》；三是1997年7月歐委會(huì)個(gè)人資料保護(hù)工作組制定的《關(guān)于個(gè)人資料向第三國(guó)傳遞的第一個(gè)指令——評(píng)估充分性的可能方案》；四是1999年部長(zhǎng)會(huì)議關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)隱私保護(hù)指引備忘錄中規(guī)定的《關(guān)于在信息高速公路上收集和傳送個(gè)人資料的保護(hù)》。歐盟網(wǎng)絡(luò)隱私保護(hù)的特點(diǎn)在于其指令對(duì)于與歐盟有電子交易的他國(guó)的網(wǎng)絡(luò)隱私保護(hù)情況提出要求，將歐盟所確立的網(wǎng)絡(luò)隱私保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)提升為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，這使得在國(guó)際范圍內(nèi)出現(xiàn)了大規(guī)模的網(wǎng)絡(luò)隱私保護(hù)和立法活動(dòng)。

完善電子商務(wù)監(jiān)管體系的思考

無(wú)論是美國(guó)自下而上通過(guò)行業(yè)自律逐漸形成的監(jiān)管體制，還是歐盟更加注重一體化的宏觀法制建設(shè)，中國(guó)都不能生搬硬套，因?yàn)橹袊?guó)自有其獨(dú)特的現(xiàn)狀。面對(duì)電子商務(wù)所燃起的激情，激進(jìn)主義者總是不斷地強(qiáng)調(diào)中國(guó)所具有的后發(fā)優(yōu)勢(shì)，“制度創(chuàng)新”是這些學(xué)者談?wù)摰淖疃嗟囊粋€(gè)詞；而對(duì)于漸進(jìn)主義者來(lái)說(shuō)，他們則總是拿起缺乏說(shuō)服力的“實(shí)證分析”來(lái)證明中國(guó)需要等待制度環(huán)境的進(jìn)一步成熟，而這樣的代價(jià)是將國(guó)家的一些不透明而又低效率的運(yùn)作機(jī)制進(jìn)一步制度化。

篇6

[關(guān)鍵詞]電子文件；檔案管理；影響

一、電子文件的特點(diǎn)

（一）電子文件載體的非直讀性

儲(chǔ)存在某種載體上的電子文件，在制作時(shí)是把可識(shí)別的文字、圖形等輸入計(jì)算機(jī)中轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制代碼來(lái)表示的，再加上信息密度極大，因此，其內(nèi)容不能直接觀看，只能是通過(guò)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備才能為人所看見(jiàn)。人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，所以也無(wú)法從字跡上分辨其某些特性。

（二）對(duì)設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)的依賴(lài)性

電子文件從形成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，所以電子文件與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的各種設(shè)備有著密不可少的關(guān)系，也可以說(shuō)計(jì)算機(jī)是電子文件必不可少的前提和基礎(chǔ)，這就決定了電子文件對(duì)設(shè)備的嚴(yán)重依賴(lài)性。這一特性，對(duì)電子文件保管和長(zhǎng)期保存帶來(lái)很多問(wèn)題：例如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓、電子文件就讀不出來(lái)；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題，就無(wú)法讀取。由于設(shè)備的更新速度很快，即使電子文件的載體——磁記錄介質(zhì)與光盤(pán)等可以保存長(zhǎng)久，但計(jì)算機(jī)硬件和軟件早已更新?lián)Q代，也可能造成文件不能被讀出，這也體現(xiàn)了電子文件對(duì)設(shè)備的依賴(lài)件。

（三）信息與載體的可分離性

紙質(zhì)文件的內(nèi)容與載體是密不可分的一個(gè)整體，電子文件存放位置不是固定的存儲(chǔ)介質(zhì)，而是可以變化，甚至從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。在一些對(duì)保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文件的內(nèi)容分解后分別通過(guò)不同的路徑傳遞、存放在不同的地點(diǎn)不同設(shè)備的存儲(chǔ)介質(zhì)上，只是在需要時(shí)才臨時(shí)把文件的內(nèi)容裝配起來(lái)。一份電子文件沒(méi)有固定的載體，就很難通過(guò)載體來(lái)判定電子文件的原始性。

（四）易修改、易復(fù)制性

電子文件在起草過(guò)程中或作其它處理時(shí)的突出優(yōu)點(diǎn)是增刪改十分容易，且改后不留如何痕跡。電子文件的易更改性給其歸檔后形成的電子檔案保管工作帶來(lái)了紙質(zhì)文件所未遇到過(guò)的新問(wèn)題，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。此外，網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件有可能被非法截獲或更改，為確保其安全、準(zhǔn)確，需要我們?cè)诩夹g(shù)上做很多處理。從而使得電子文件具有易修改、易復(fù)制的特點(diǎn)。

二、電子文件與紙質(zhì)文件在保護(hù)方面的差異

（一）環(huán)境條件影響的差異

1.溫濕度影響的差異。不適宜的濕溫度對(duì)磁性載體，光盤(pán)和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解—氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散，洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過(guò)高或過(guò)低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤(pán)載體中使用塑料，鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)。

2.外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

3.光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對(duì)紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解、氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線（特別是紫外線）對(duì)電子文件的破壞力更大。有害氣體（主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等）具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤(pán)，致使盤(pán)基（帶基）老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，是盤(pán)基（帶基）老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫(xiě)效果。

（二）技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦技術(shù)過(guò)時(shí)，則載體上的信息就無(wú)法讀出。技術(shù)過(guò)時(shí)的表現(xiàn)有兩個(gè)方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，是由單個(gè)廠家生產(chǎn)或銷(xiāo)售電子文件設(shè)備，會(huì)由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說(shuō)來(lái)，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過(guò)了識(shí)讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說(shuō)，技術(shù)過(guò)時(shí)對(duì)電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對(duì)于電子文件中數(shù)字化信息的長(zhǎng)期存取而言，技術(shù)過(guò)時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。

（三）信息保護(hù)的差異

紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形成，以文字記錄的信息就得以保存。對(duì)電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷(xiāo)毀的危險(xiǎn)。此外，電子文件信息保護(hù)方面還面臨一個(gè)不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過(guò)修改其它程序的傳染，并把自身的拷貝嵌入而實(shí)現(xiàn)對(duì)其它程序的傳染。因此，如何保護(hù)信息不受損害是電子文件保護(hù)的重要課題。

目前，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊，刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等。然而，保護(hù)電子文件信息的技術(shù)只能是相對(duì)的，因?yàn)殡娮游募募用芎徒饷芗夹g(shù)都在不斷的發(fā)展。

三、電子文件的管理

（一）電子文件的分類(lèi)問(wèn)題

電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類(lèi)原則與方法也有所區(qū)別。在一臺(tái)沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)的幾個(gè)部門(mén)共用的計(jì)算機(jī)之中，我們可以按照不同部門(mén)或時(shí)間先后順序?qū)C(jī)內(nèi)文件簡(jiǎn)單劃分一下。各自部門(mén)的文件以部門(mén)名稱(chēng)相互區(qū)別，或以文件錄入者的姓名或代碼相互區(qū)別。而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中的計(jì)算機(jī)文件，就應(yīng)當(dāng)按行業(yè)，地區(qū)或系統(tǒng)相區(qū)別，然后再給予每個(gè)文件的制發(fā)單位一個(gè)獨(dú)立的數(shù)碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類(lèi)別相互協(xié)調(diào)。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類(lèi)別相互協(xié)調(diào)，也可參照檔案全宗號(hào)和檔案分類(lèi)號(hào)劃分電子文件的類(lèi)別。

（二）電子文件的檢索

檢索原則應(yīng)當(dāng)是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學(xué)分來(lái)，才能實(shí)現(xiàn)查找便捷。計(jì)算機(jī)對(duì)文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過(guò)是信息處理速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超過(guò)人腦對(duì)檢索詞的反應(yīng)速度。但是，如果機(jī)內(nèi)文件雜亂無(wú)章，文件名稱(chēng)不規(guī)范，同樣會(huì)制約機(jī)檢速度。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、技術(shù)專(zhuān)利、客戶(hù)管理文件、基本數(shù)據(jù)等不少信息屬于企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，有些內(nèi)容不允許外部人員知悉，有些可有償利用。對(duì)于這一部分文件，一般的用密匙加以控制。

（三）電子文件的鑒定與歸檔

電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價(jià)值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值或藝術(shù)保管價(jià)值的，才有必要作為電子檔案保存下來(lái)。其余電子文件就可以在機(jī)內(nèi)刪除。

四、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

首先，傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。因此它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴(lài)性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

第二，由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶(hù)需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難規(guī)定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊公之.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2001.

篇7

>> 電子商務(wù)網(wǎng)站后臺(tái)網(wǎng)頁(yè)文件管理探索 網(wǎng)頁(yè)制作與電子商務(wù)網(wǎng)站安全 淺析電子商務(wù)網(wǎng)站的管理 電子商務(wù)網(wǎng)站的設(shè)計(jì) 試論電子商務(wù)網(wǎng)站規(guī)劃中的幾個(gè)問(wèn)題 試論電子商務(wù)網(wǎng)站的平面設(shè)計(jì)原則 基于電子商務(wù)網(wǎng)站設(shè)計(jì)與管理研究 論企業(yè)電子商務(wù)網(wǎng)站的安全控制 電子商務(wù)網(wǎng)站的生存困境 校園電子商務(wù)網(wǎng)站的研究與實(shí)現(xiàn) 如何創(chuàng)建高信譽(yù)的電子商務(wù)網(wǎng)站 電子商務(wù)網(wǎng)站設(shè)計(jì)的實(shí)用原則 旅游電子商務(wù)網(wǎng)站的構(gòu)建 電子商務(wù)網(wǎng)站建立方式的探討 基于電子商務(wù)網(wǎng)站的WEB內(nèi)容挖掘 電子商務(wù)網(wǎng)站的規(guī)劃與設(shè)計(jì) 電子商務(wù)網(wǎng)站的SEO與推廣策略 運(yùn)營(yíng)外貿(mào)電子商務(wù)網(wǎng)站的關(guān)鍵細(xì)節(jié) 淺析電子商務(wù)網(wǎng)站的身份認(rèn)證技術(shù) 企業(yè)電子商務(wù)網(wǎng)站的安全策略 常見(jiàn)問(wèn)題解答 當(dāng)前所在位置：、default.asp以及default.htm等文件，及其他所必要的系統(tǒng)文件。

（2）按照功能內(nèi)容建立相應(yīng)的子目錄

為每個(gè)主菜單（主要功能）建立一個(gè)相應(yīng)的獨(dú)立目錄。譬如，在“網(wǎng)上書(shū)店”這個(gè)實(shí)例網(wǎng)站之中，將郵箱列表以及用戶(hù)管理等功能建立相應(yīng)的目錄。

（3）在每一個(gè)獨(dú)立的目錄之下，都建立獨(dú)立的Images目錄

在剛開(kāi)始進(jìn)行網(wǎng)站制作的時(shí)候，很多人都習(xí)慣將所有的圖片存放在這個(gè)目錄之中。但是在后來(lái)卻發(fā)現(xiàn)極其不方便，經(jīng)過(guò)多次的實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，為每一個(gè)欄目建立一個(gè)獨(dú)立的Images目錄，但是根目錄下的Images目錄僅僅用來(lái)存放首頁(yè)上的一些欄目的圖片。

（4）網(wǎng)站的文件名稱(chēng)和目錄名稱(chēng)命名要規(guī)范化

在通常情況下，一個(gè)大型的電子商務(wù)網(wǎng)站均由很多的子頁(yè)面組成，所以在設(shè)計(jì)的初期階段，需要為網(wǎng)站設(shè)計(jì)一些合理且新穎的頁(yè)面名稱(chēng)，這樣以來(lái)不僅方面維護(hù)與管理，而且也能夠使其快速被搜索引擎檢索到[5]。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，人們已經(jīng)不僅僅在于滿(mǎn)足單調(diào)乏味的生活模式了，在這樣的背景之下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開(kāi)始慢慢地融入到人們的生活和生產(chǎn)之中。這也就使得方便人們生活的電子商務(wù)日漸壯大起來(lái)。目前大多數(shù)人的生活，都開(kāi)始與電子商務(wù)緊密地聯(lián)系到一起，然而，電子商務(wù)的后臺(tái)網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)以及網(wǎng)頁(yè)管理均之間關(guān)系到整個(gè)電子商務(wù)模式的運(yùn)行。

總而言之，作為一個(gè)優(yōu)秀的電子商務(wù)網(wǎng)站的設(shè)計(jì)人員，一定要將網(wǎng)頁(yè)文件管理的因素考慮進(jìn)去，設(shè)計(jì)出最優(yōu)化的方案，從而方便網(wǎng)站的管理，為人民的生活提供更大的便利。

參考文獻(xiàn)

[1]穆翠霞，周琳琳.電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)資訊管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].電腦開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，2014，10（4）：12-15.

[2]周艷萍，蔡玲.網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)與制作在電子商務(wù)中的應(yīng)用[J].電子商務(wù)，2016，8（6）：57-58.

[3]連瑩.基于ASP技術(shù)電子商務(wù)平臺(tái)設(shè)計(jì)[J].理論界，2012，12（5）：210-211.

篇8

【關(guān)鍵詞】電子文件；管理原則；方法

隨著信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件已大量涌現(xiàn)，各企業(yè)均建立了一套完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），但由于電子文件對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的依賴(lài)性、易變性、電子文件信息與載體的可分離性，以及其操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小、信息容量大等特點(diǎn)，如何利用、保護(hù)電子文件和電子檔案工作已經(jīng)成為企業(yè)管理中一個(gè)急待解決的問(wèn)題。

一、電子文件的概念和特點(diǎn)

1.定義

指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。是?shù)字信息和文件的組合體，包括內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)三要素。國(guó)際檔案界電子文件專(zhuān)家認(rèn)為，完整的電子文件由文件內(nèi)容信息與元數(shù)據(jù)組成，并形象化地將文件與元數(shù)據(jù)比作信的內(nèi)容和信封，文件是用元數(shù)據(jù)封裝起來(lái)的對(duì)象，元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件。

2.特點(diǎn)

（1）非直讀性。電子文件載體的非直讀性體現(xiàn)在很多方面：一是數(shù)字編碼序列記錄在載體上，人的眼睛無(wú)法分辨；二是載體上的信息記錄密度極大，即使在高倍顯微鏡下可以看到光盤(pán)記錄痕跡，但讀不懂那些痕跡表示什么；三是載體的數(shù)字信息往往是經(jīng)過(guò)壓縮、加密處理，即使有設(shè)備，如果不解壓、解密，也不能讀取其內(nèi)容。電子文件載體的非直讀性增加了電子文件保管及長(zhǎng)期保存的困難性、復(fù)雜性。

（2）對(duì)系統(tǒng)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)的依賴(lài)性。由于電子文件從形成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，這就決定了電子文件對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性。不同軟件環(huán)境形成的電子文件存儲(chǔ)在載體上，有時(shí)難以互換；電子文件加密后不解密就無(wú)法識(shí)別；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題，也無(wú)法讀取等。

（3）易更改性。信息容易變動(dòng)可以不留痕跡，電子文件產(chǎn)生后不可能不改，為此要防止電子文件信息受到誤改或篡改，這成了解決檔案真實(shí)性問(wèn)題的關(guān)鍵。

（4）信息的共享性與安全性。電子文件的共享性是其運(yùn)作環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化決定的。隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，對(duì)電子文件極為重要的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題已日益突出，可以說(shuō)網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。

（5）信息和載體的可分離性。電子文件信息可以毫無(wú)損害地從一種載體轉(zhuǎn)移到另一種載體上。為此對(duì)原件的概念提出質(zhì)疑。檔案的真實(shí)性問(wèn)題被提出討論，檔案管理僅依靠載體管理的方法已經(jīng)不能達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。

（6）對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴(lài)性。元數(shù)據(jù)是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，如電子文件上下文關(guān)系和結(jié)構(gòu)的描述。電子文件的元數(shù)據(jù)必須特意附在文件信息中，否則將無(wú)法恢復(fù)電子文件的原貌。此外，電子文件的運(yùn)作往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，操作者互不見(jiàn)面，體現(xiàn)行政背景的元數(shù)據(jù)就不那么完整、詳細(xì)。如果不特意提供或補(bǔ)充這些元數(shù)據(jù)，那么就可能給電子文件保管和長(zhǎng)期保存帶來(lái)問(wèn)題。

電子文件技術(shù)的特點(diǎn)影響了信息的生成、處理、傳遞、保存，雖然利用方便快捷，但信息的真實(shí)、完整、可讀、安全遇到了挑戰(zhàn)。我國(guó)現(xiàn)正處于電子政務(wù)的初期，在這種環(huán)境下各級(jí)政府產(chǎn)生的文件已是電子版本，大部分都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸和處理。由此使以保管文書(shū)檔案為主的檔案部門(mén)的職能重點(diǎn)從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理、知識(shí)管理，從物理控制轉(zhuǎn)向智能控制。

二、電子文件的管理原則

電子文件管理原則是在管理電子文件的過(guò)程中，為了保證電子文件真實(shí)、完整、安全和有效利用而應(yīng)遵循的行為準(zhǔn)則。這些原則包括：

1.全過(guò)程管理原則

電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，對(duì)于維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性十分重要。維護(hù)電子文件真實(shí)性的管理措施涉及從電子文件形成、處理、收集、積累、整理、歸檔，到電子檔案的保管、利用的全過(guò)程，可以稱(chēng)之為“電子文件全過(guò)程管理”。電子文件的全程管理原則應(yīng)該體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定，管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行，管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面，以保證電子文件在其整個(gè)生命周期受到嚴(yán)密的控制。

2.前端控制原則

在文件從形成到永久保存或銷(xiāo)毀過(guò)程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷(xiāo)毀是末端。傳統(tǒng)文件、檔案管理的特征是分階段、分環(huán)節(jié)控制，文件、檔案管理的全部目標(biāo)和要求被分解到不同的階段、環(huán)節(jié)和步驟之中。前端控制則是對(duì)整個(gè)管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。前端控制可以有效地防止其他管理環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的損傷和破壞，確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀，提高管理效率。

3.真實(shí)性原則

電子文件真實(shí)性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等經(jīng)遷移、傳輸后須與形成時(shí)原始狀態(tài)一致。真實(shí)性是保證電子文件行政有效性與法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子文件反映歷史真實(shí)、具有價(jià)值得以作為社會(huì)記憶長(zhǎng)久保存的前提。電子文件對(duì)信息技術(shù)的軟硬件有較強(qiáng)的依賴(lài)性，不同格式的文件轉(zhuǎn)換時(shí)可能造成信息失真，在進(jìn)行電子文件遷移過(guò)程中也可能造成信息失真。因此電子文件管理必須遵循真實(shí)性原則。

4.完整性原則

作為企業(yè)活動(dòng)真實(shí)記錄的電子文件的完整性包括兩個(gè)方面的含義：一是作為記錄企業(yè)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺損。電子文件在存儲(chǔ)或傳輸過(guò)程中保證不被偶然或故意增加、刪除、修改、偽造、亂序、重放等，也是文件完整性的體現(xiàn)。

5.可讀性原則

電子文件的可讀性是指電子文件經(jīng)過(guò)存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后，應(yīng)能夠以人可以識(shí)別、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。計(jì)算機(jī)軟硬件不同，生成的電子文件的格式也不盡相同。計(jì)算機(jī)軟硬件的更新?lián)Q代，可能會(huì)造成對(duì)舊的軟硬件不兼容。電子文件對(duì)系統(tǒng)有很強(qiáng)的依賴(lài)性，脫離了賴(lài)以支持的軟硬件系統(tǒng)后，文件就變成了無(wú)法識(shí)別的“死文件”。另外，如果感染了病毒也可能造成文件信息的無(wú)法讀取。因此電子文件管理必須遵循可讀性原則。

三、電子文件管理的基本方法

1.始終保持電子文件的“原始性”

電子文件的上述特點(diǎn)使我們無(wú)法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來(lái)判斷它的原始性，需要為這建立一個(gè)新的“原始性”概念。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，即允許文件載體、字跡、格式等表現(xiàn)形式發(fā)生變化，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為唯一標(biāo)準(zhǔn)。它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會(huì)記憶”功能的根據(jù)，是電子檔案“享有”與紙制檔案同樣憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。

2.大力推進(jìn)文檔一體化

文件運(yùn)動(dòng)周期理論告訴我們，從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)統(tǒng)一的、前后銜接的過(guò)程，將這樣一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整個(gè)過(guò)程納入一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)之中產(chǎn)生文件和檔案的一體化管理是理所當(dāng)然的。所謂一體化，并非去抹煞不同運(yùn)動(dòng)階段文件管理的特點(diǎn)，而是要求在一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)之內(nèi)，有統(tǒng)一的控制中心，統(tǒng)一的工作制度，統(tǒng)一的、前后各有特點(diǎn)又互相銜接的工作程序。也就是說(shuō)對(duì)原來(lái)相隔在文書(shū)和檔案兩個(gè)工作部門(mén)，且相對(duì)獨(dú)立，但又有不少具體工作環(huán)節(jié)互相雷同和重復(fù)的兩個(gè)管理系統(tǒng)，真正從組織制度和工作程序上結(jié)合在一起，成為一個(gè)統(tǒng)一的管理體系。這樣就能從文件的形成時(shí)起對(duì)其運(yùn)動(dòng)的全過(guò)程進(jìn)行比較全面、有效和統(tǒng)一地控制，既精簡(jiǎn)了工作程序，減少了不必要的重復(fù)勞動(dòng)，又能避免因現(xiàn)行文件管理不善致使檔案部門(mén)有可能收集不到系統(tǒng)、完整檔案的弊端，提高了案卷質(zhì)量，達(dá)到了以較小的耗費(fèi)取得較大的效益的目的。

3.積極探索電子文檔管理規(guī)范化