導(dǎo)語：地質(zhì)檔案規(guī)范化管理制度論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、地質(zhì)資料的匯交及驗(yàn)收

匯交工作做為檔案管理工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接關(guān)系到歸檔檔案的價(jià)值，這就要求匯交工作必須全面并且精細(xì)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，地質(zhì)報(bào)告的編寫、圖鑒的制作等工作都利用計(jì)算機(jī)完成。因此，近年來匯交的地質(zhì)成果資料除了紙質(zhì)版本外，都配有電子文件。從而，匯交驗(yàn)收工作必須對(duì)紙質(zhì)報(bào)告和電子文件分別進(jìn)行。

（一）紙質(zhì)地質(zhì)檔案的匯交及驗(yàn)收

紙質(zhì)地質(zhì)檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)在于匯交資料的完整性和規(guī)范性。完整性主要檢查匯交資料是否齊整。每一套地質(zhì)報(bào)告都由報(bào)告正文、附表、審批文件、附圖（附件）等組成。匯交驗(yàn)收不僅要查移交清單與移交文件是否相符，還應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)目錄核對(duì)資料是否齊全。在匯交中最容易遇到的問題是附圖短缺，因此，僅根據(jù)移交清單清點(diǎn)，無法查明原報(bào)告圖紙的缺失。規(guī)范性主要檢查匯交資料是否按照規(guī)范進(jìn)行編制，如：報(bào)告正文打印裝訂是否符合規(guī)范、內(nèi)容是否有殘缺；圖紙打印是否完整，是否按照手風(fēng)琴疊圖方法正確疊圖等。每套匯交的地質(zhì)報(bào)告需要有兩套，一套用于存檔，一套用于后期借閱利用。

（二）電子地質(zhì)檔案的匯交及驗(yàn)收

國土資源部下發(fā)的《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》（2006年）對(duì)地質(zhì)資料電子文件匯交工作做出了具體規(guī)定，包括電子文件的命名、電子文檔的格式、電子文件在存儲(chǔ)介質(zhì)中的組織形式、電子文件的匯交及驗(yàn)收等。因此，對(duì)于電子文件的匯交和驗(yàn)收工作可以按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）、《電子檔案移交與接收辦法》（國家檔案局檔發(fā)[2012]7號(hào)）和《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》規(guī)定要求進(jìn)行。

二、地質(zhì)檔案的整理及保存

（一）地質(zhì)檔案的整理

保管期限的劃分。根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第一章第三條的規(guī)定，地質(zhì)檔案屬于科技檔案范疇，在保管期限的劃分上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。中心館藏的地質(zhì)檔案盡管年代跨度大，但其對(duì)地質(zhì)工作都具有不同的利用價(jià)值，且館藏資料數(shù)量總體不大，管理難度和成本都不高。因此，中心館藏地質(zhì)檔案的保管期限都定為永久。隨著今后勘探開發(fā)程度的提高，再根據(jù)實(shí)際情況對(duì)年代久遠(yuǎn)的地質(zhì)檔案重新評(píng)估定級(jí)。分類劃分。對(duì)于地質(zhì)檔案采用“3•X•X—XXX”方式編號(hào)，類目號(hào)采用三級(jí)類目編號(hào)，案卷順序編號(hào)使用三位阿拉伯?dāng)?shù)字。一級(jí)類目號(hào)為“3”。根據(jù)《山西省煤炭地局檔案分類大綱》的劃分，地質(zhì)勘查類檔案編號(hào)為“3”。二級(jí)類目編號(hào)范圍為“1—8”，代表地質(zhì)檔案類型，共8類；三級(jí)類目編號(hào)范圍是“1—7”，代表山西省境內(nèi)不同煤產(chǎn)地（表1）。三級(jí)類目使用省內(nèi)煤炭系統(tǒng)慣用的分區(qū)方法，按照山西省地理區(qū)域共劃分為六大煤田和五個(gè)煤產(chǎn)地。案卷順序號(hào)采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)，編號(hào)從001號(hào)起，順序編寫。每組編號(hào)可以滿足最多999卷地質(zhì)檔案歸檔。目前館藏歸檔數(shù)量最多的類目中，也僅有270卷地質(zhì)檔案，其他各類目下存檔數(shù)量為幾十到一百不等，考慮每年檔案增加總數(shù)僅10卷左右，因此采用三位數(shù)進(jìn)行編號(hào)可以在較長(zhǎng)時(shí)間滿足需要。對(duì)于成果地質(zhì)資料的組卷順序，地質(zhì)行業(yè)有著規(guī)范要求，順序?yàn)閳?bào)告正文、附表、附圖、其他附件，因此卷內(nèi)編號(hào)時(shí)需保持原有順序。盡管每套報(bào)告卷內(nèi)文件數(shù)量大相徑庭，但總數(shù)都不會(huì)超過1000件，因此編號(hào)可以采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)。以報(bào)告正文為001號(hào)，依次排序。排號(hào)順序?yàn)閳?bào)告正文→附表→各類圖紙→其他附件。值得注意的是圖紙的排序應(yīng)按照附圖目錄中的順序依次排序。另外，對(duì)于包含電子文件的地質(zhì)檔案，在編制索引目錄時(shí)應(yīng)將電子文件的文件名及保存路徑與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的索引信息對(duì)應(yīng)。

（二）地質(zhì)檔案的保存

紙質(zhì)地質(zhì)檔案需裝入無酸紙盒存放在密集架上。由于地質(zhì)檔案有各卷內(nèi)件數(shù)相差大，借閱使用頻率高的特點(diǎn)，選用的檔案盒就需要同時(shí)兼顧結(jié)實(shí)牢靠、便于取拿、尺寸合理（經(jīng)濟(jì)性）等特點(diǎn)。因此，承裝地質(zhì)檔案的檔案盒選取了薄（220×30×50mm）、厚（220×306×75mm）兩種尺寸。由于檔案盒在密集架上是垂向排列，管理員只拿檔案盒的脊部，因而檔案盒脊部需顯示便于查詢定位的基本信息，包括檔號(hào)、案卷題名、盒內(nèi)檔案的卷內(nèi)順序號(hào)范圍、盒數(shù)及盒序號(hào)等。庫房應(yīng)做好“八防”工作，并對(duì)庫存檔案進(jìn)行定期抽檢，對(duì)因多次借閱利用發(fā)生磨損的的檔案及時(shí)修復(fù)，或使用電子檔案復(fù)制。電子地質(zhì)檔案保存需刻錄三套，一套用于存檔、一套負(fù)責(zé)借閱查詢、一套異地保存。光盤須根據(jù)數(shù)據(jù)容量規(guī)模選用檔案級(jí)CD-R或DVD-R，刻錄光盤經(jīng)過校驗(yàn)后用光盤記號(hào)筆在光盤印刷層上標(biāo)記案卷題名、檔號(hào)等基本信息，并裝入光盤盒中放入防磁柜豎直保存，避免擠壓。據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）規(guī)定，光盤的保管溫度為17℃-20℃，相對(duì)濕度介于35%—45%之間，較紙質(zhì)檔案都有很大區(qū)別。[1]對(duì)于電子檔案，庫房除了做到“八防”工作，還應(yīng)重點(diǎn)防范磁場(chǎng)和酸性氣體對(duì)光盤載體的影響。存檔的光盤每4年進(jìn)行一次抽檢，抽樣率不低于10%。[1]

三、地質(zhì)檔案的利用

服務(wù)于生產(chǎn)是地質(zhì)檔案的落腳點(diǎn)，但高頻率的翻閱使地質(zhì)檔案極易產(chǎn)生過度磨損，因此，規(guī)范的查借閱程序，不但可以使地質(zhì)檔案發(fā)揮應(yīng)有作用，還可以得到充分的保護(hù)。地質(zhì)檔案的借閱需由申請(qǐng)人提出，作為申請(qǐng)人主體的只能是法人單位，不允許以個(gè)人名義申請(qǐng)借閱，并且中心只向局屬各勘查院提供原件外借服務(wù)，對(duì)系統(tǒng)外單位的申請(qǐng)只提供查閱服務(wù)。局屬各勘查院借閱時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)攜帶個(gè)人身份證明及單位委托書或介紹信，國土部門批準(zhǔn)的項(xiàng)目立項(xiàng)書等材料向中心提出申請(qǐng)；系統(tǒng)外單位提出申請(qǐng)時(shí)還應(yīng)提供組織機(jī)構(gòu)代碼證及相應(yīng)的地質(zhì)勘查資質(zhì)證明。檔案部門接到申請(qǐng)后，審核申請(qǐng)材料齊備后報(bào)送局地質(zhì)處審核。對(duì)局屬各勘查院提交的材料，地質(zhì)處審核立項(xiàng)真實(shí)性和資料借閱范圍是否符合勘查范圍；而針對(duì)系統(tǒng)外單位提出的申請(qǐng)，還要審核立項(xiàng)審批材料的真實(shí)性等。通過審核的申請(qǐng)，提交分管局領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)方可借閱。鑒于地質(zhì)勘查工作對(duì)地質(zhì)資料依賴程度高、使用時(shí)間長(zhǎng)的特點(diǎn)。地質(zhì)檔案的借閱時(shí)間以30天為界限，到期后如仍需繼續(xù)使用的，需攜帶檔案原件，到中心辦理續(xù)借手續(xù)。檔案原件需經(jīng)管理員清點(diǎn)，并檢查無污損后，方可續(xù)借。這樣既可以滿足地質(zhì)工作需要，又可以在最大程度上使借出的資料得到監(jiān)控和保護(hù)。

四、其他影響因素

（一）提高管理員素質(zhì)

無論管理制度如何完備，作為檔案管理主體的管理員的素質(zhì)對(duì)管理效果都有著決定性作用。[2]因此，提高檔案管理人員素質(zhì)是十分重要的。對(duì)于地質(zhì)檔案的管理員來說，除了具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)外，還應(yīng)具備一定的地質(zhì)專業(yè)知識(shí)。由此可見，對(duì)檔案管理人員地質(zhì)知識(shí)的培訓(xùn)也是提升地質(zhì)檔案管理水平的重要一環(huán)，與管理制度的完善是密不可分的。

（二）提高數(shù)字化程度

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在地質(zhì)工作和檔案工作中的普及，可以利用現(xiàn)代計(jì)算技術(shù)對(duì)生產(chǎn)年代久遠(yuǎn)，并僅有紙質(zhì)版本的地質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，這樣可以有效地延長(zhǎng)這些檔案的保存時(shí)間，降低由于長(zhǎng)期借閱造成的紙質(zhì)檔案的破損，延長(zhǎng)檔案壽命。[3]

五、結(jié)語

地質(zhì)檔案不但承載著數(shù)代地質(zhì)人的心血，也是國家寶貴的財(cái)富。對(duì)地質(zhì)檔案的歸檔、保存和利用是地質(zhì)系統(tǒng)檔案管理部門一項(xiàng)重要的工作。只有通過不斷完善管理制度、提高管理水平，做精、做細(xì)從匯交檢驗(yàn)到借閱利用的每個(gè)環(huán)節(jié)的工作，才能使地質(zhì)檔案在獲得保護(hù)的同時(shí)充分體現(xiàn)出應(yīng)有的價(jià)值，在地質(zhì)找礦工作中發(fā)光發(fā)熱。

作者:袁鈞單位:中國礦業(yè)大學(xué)（北京）地球科學(xué)與測(cè)繪工程學(xué)院