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1高職院校檔案信息化建設(shè)的必然性

1．1時展的要求

隨著時代的進步，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，各種信息的收集、存儲、使用變得越來越快捷方便。檔案作為重要的信息資源正步入信息化時代。數(shù)字化檔案信息能夠讓使用者不受時間、空間的限制，在互聯(lián)網(wǎng)上就可進入自己權(quán)限范圍內(nèi)的檔案管理系統(tǒng)查閱檔案資料；數(shù)字化信息在采集、整理、利用、存貯與傳統(tǒng)的檔案管理具有不可比擬的優(yōu)勢。因此，高職院校綜合檔案室作為儲藏信息基地的組成部分，應在傳統(tǒng)的檔案收集保存利用的基礎(chǔ)上，盡快采用現(xiàn)代信息技術(shù)，以信息化手段不斷提高檔案保存功能和利用效率。

1．2高職院校自身發(fā)展的要求

高職院校主要為社會培養(yǎng)高技能實用型人才，在我國的現(xiàn)行教育體制中發(fā)揮著不可替代的作用。隨著職業(yè)教育教學改革的不斷深入，學校與企業(yè)的接觸更加廣泛、融合不斷深化；學校更加開放，優(yōu)質(zhì)的教學成果以視頻的形式放在信息庫中，供學生自由選擇；學生學習可能在教室，可能在實訓室，可能在網(wǎng)上，更可能在企業(yè)的某個崗位上；學生學習與工作交替進行也屬常事；企業(yè)招聘畢業(yè)生可能來學校查閱學生檔案進行面試，也可能就在網(wǎng)上進行。這就要求學校在諸如辦學資質(zhì)、學生的學習操行信息、教學文件、精品課程等都將以檔案的形式有條件地供人們查閱，與人交流。這勢必要求高職院校加快檔案信息化建設(shè)。

1．3檔案工作發(fā)展的要求

數(shù)字化檔案信息使高職院校檔案業(yè)務工作更為方便、快捷、高效。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闄C讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變，建立檔案網(wǎng)站并與校園網(wǎng)聯(lián)接，為學校教學、管理、科研提供了先進的技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，方便師生和社會查閱、利用有關(guān)檔案。同時也使檔案采集更加方便，管理更加輕松，存儲更加安全，利用更加有效。

2高職院校檔案管理存在的問題

2．1檔案信息化意識不強

首先高職院校領(lǐng)導層對檔案工作信息化建設(shè)重視不夠是普遍現(xiàn)象。其次是檔案工作者自身存在重保管、輕利用，重館藏管理、輕信息服務等觀念，有的甚至認為自己只是一個檔案資料管理員，抓好常規(guī)管理就行，至于檔案信息化建設(shè)，領(lǐng)導和上級主管部門要求搞時積極一陣子，不作要求就放一放。這樣就形成了領(lǐng)導不重視，自身輕建設(shè)的狀況，嚴重影響了檔案信息化建設(shè)。

2．2檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

由于高職院校從領(lǐng)導到檔案工作者信息化意識不強，導致了高職院校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入遠遠落后于其它方面。特別是高職院校經(jīng)費普遍比較緊張的情況下，很少會安排經(jīng)費加強檔案信息化所需的硬件和軟件建設(shè)。導致檔案信息化成為高職院校信息化進程中的落伍者。

2．3檔案工作人才缺乏

目前，多數(shù)高職院校專、兼職檔案工作人員數(shù)量均偏少，面對繁瑣的工作，只能疲于應付，基本沒精力從事檔案信息化研究。高職院校檔案工作人員要么畢業(yè)于非檔案管理專業(yè)，缺乏檔案管理基礎(chǔ)理論知識，要么檔案工作人員只有專業(yè)知識而缺乏相關(guān)的信息技術(shù)知識。再加上檔案工作不受重視，檔案工作人員在高職院校被忽視，甚至被邊緣化，導致檔案工作留不住人才，后繼乏人。這些都制約著高職院校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3高職院校檔案信息化建設(shè)的設(shè)想

3．1提高認識，加強領(lǐng)導，明確職責

思想是行為的先導，提高對檔案信息化重要性認識，是推進檔案信息化建設(shè)的前提。首先必須認識到檔案工作是利在當代，功在千秋的事業(yè)，檔案信息化是提升檔案在記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人類等工作質(zhì)量的重要手段，是學院數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分。檔案信息化是檔案工作自身發(fā)展的要求，也是科學技術(shù)發(fā)展的必然。高職院校必須把檔案信息化工作作為一項重要工作認真抓好。學院可成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導小組，全面領(lǐng)導、規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)全院檔案信息化工作，確保學院檔案信息化建設(shè)有計劃、有步驟地實施。學院各部門單位可配備兼職檔案管理人員，建立以綜合檔案室為中心的全院檔案信息化建設(shè)組織網(wǎng)絡(luò)。學院綜合檔案室作為學校檔案工作的職能部門要把電子檔案的收集、整理、保管、利用納入檔案管理程序和崗位職責，對各單位、部門歸檔工作提出相應要求，并進行監(jiān)督和指導。各單位、部門兼職檔案員按照學院統(tǒng)一部署，有計劃地做好本單位、本部門的電子文件的收集、積累、鑒定、保管、歸檔等工作，保證本單位、本部門產(chǎn)生的電子文件真實、完整、規(guī)范，并通過學院數(shù)字校園的檔案管理系統(tǒng)上傳到綜合檔案室，綜合檔案室進行整理后放于檔案數(shù)據(jù)庫。

3．2加大資金投入，優(yōu)化信息設(shè)施配置

檔案信息化建設(shè)，資金投入是保障，檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，計算機及附屬設(shè)備的配備和人員素質(zhì)的提高都需要經(jīng)費投入。在信息化建設(shè)項目上既要舍得投入，又要使資金投入效益最大化。檔案部門在購置新設(shè)備時，要根據(jù)檔案信息化建設(shè)需求和學院的支付能力合理購置適合的、性價比最優(yōu)的信息設(shè)施；也要提高舊設(shè)備利用率，充分利用部分可正常運行的舊設(shè)備，將有限的資金優(yōu)先用于購置其他更急需的信息設(shè)備上。同時，檔案管理的設(shè)施配置要與數(shù)字化校園建設(shè)相匹配。

3．3推進檔案資源數(shù)字化建設(shè)

一是充分運用計算機技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，做到全部檔案案卷級目錄都實現(xiàn)機驗，重要全宗檔案逐步實現(xiàn)文件級目錄機驗，以提高檔案檢索利用服務質(zhì)量。二是積極建設(shè)各種數(shù)據(jù)庫，通過對接收的各種電子檔案進行數(shù)字化處理，逐步建立檔案全文信息查詢數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。三是大力推進檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，努力實現(xiàn)學院室藏重要全宗紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化，建立相應的數(shù)字化綜合應用平臺。

3．4利用校園網(wǎng)，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

高職院校的檔案軟件管理系統(tǒng)只是數(shù)字化校園的一個子系統(tǒng)，只有接入學院的數(shù)字校園網(wǎng)才有生命力。檔案數(shù)據(jù)必須與校園網(wǎng)建立文檔一體化的信息系統(tǒng)，利用先進的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)學院內(nèi)部信息的共享和傳輸?shù)臄?shù)字化，實現(xiàn)文件轉(zhuǎn)化為檔案的“無縫交接”，以便電子文件的歸檔、查詢，以及與上級主管機關(guān)、社會之間的信息交流，真正實現(xiàn)資源共享。

3．5加強檔案管理隊伍建設(shè)

現(xiàn)代檔案工作對檔案工作人員提出了越來越高的要求，他們應該是既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術(shù)的復合型人才。高職院校要從實際出發(fā)，對現(xiàn)有檔案人員進行教育與培訓，充分發(fā)揮其對本校檔案情況熟悉的優(yōu)勢，盡快提高其應用信息技術(shù)的水平。同時，要進行統(tǒng)籌規(guī)劃，有計劃地引進和培養(yǎng)年輕人才，努力使本校檔案工作人員結(jié)構(gòu)合理，優(yōu)勢互補，為不斷提高檔案信息化水平提供智力支撐。

3．6構(gòu)建安全保障體系

信息安全，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案信息安全主要包括三層意思：一是檔案信息內(nèi)容的保密性，二是數(shù)字化檔案保存的持久性，三是信息存儲和傳輸?shù)目煽啃浴楸ＷC檔案信息的安全，技術(shù)上要部署網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件，硬件防火墻，有些檔案存儲設(shè)備為了保密還必須采取物理措施與網(wǎng)絡(luò)分離；制度上要建立嚴格的安全、保密制度，杜絕非法操作和泄密事件的發(fā)生；管理上要對軟件、硬件經(jīng)常維護，定期升級，及時發(fā)現(xiàn)問題，消除隱患。

作者:方紅單位:長江工程職業(yè)技術(shù)學院