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摘要：信息系統(tǒng)改變了審計檔案的處理方式，提高了審計檔案信息的服務(wù)質(zhì)量和控制水平。內(nèi)審部門要遵循信息系統(tǒng)開發(fā)的客觀規(guī)律，創(chuàng)造良好的系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行環(huán)境，制定嚴(yán)格的系統(tǒng)操作規(guī)范，并對信息系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的管理。文章闡述了工程審計檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的必要性和基本原則，并圍繞系統(tǒng)建設(shè)的生命周期，從系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行、安全維護(hù)等方面進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞:審計檔案;信息化;系統(tǒng)管理

隨著計算機(jī)和通訊技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)深入人類社會各個方面，人們越來越重視信息技術(shù)對現(xiàn)有世界的改造，以及對信息資源的開發(fā)和利用。在內(nèi)部審計領(lǐng)域尤其是工程審計方面，審計信息化水平逐漸提高，智能審計軟件和審計項(xiàng)目管理軟件在高校內(nèi)審部門得到廣泛應(yīng)用，作為審計活動載體的工程審計檔案信息化建設(shè)也提上工作日程。

一、審計檔案信息化建設(shè)的必要性

1.審計檔案信息化是審計工作發(fā)展的需要。近年來，隨著高校教學(xué)和科研事業(yè)的發(fā)展，基本建設(shè)投資大幅增加，高校建設(shè)工程具有復(fù)雜性多樣性的特點(diǎn)，從項(xiàng)目類型上看既有基本建設(shè)項(xiàng)目，也有維修改造項(xiàng)目；既有教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)室等公用建筑，也有學(xué)生宿舍、教職工住宅等民用建筑。同時基建工程施工工藝復(fù)雜，建設(shè)周期長，很多工程需要跨年度施工?；üこ踢@些特點(diǎn)，導(dǎo)致工程審計檔案數(shù)量多、內(nèi)容繁雜、收集時間長，傳統(tǒng)的手工檔案操作系統(tǒng)，在檔案的收集、整理、保管和利用過程中，在保證檔案的及時性、準(zhǔn)確性和完整性方面存在很大困難，尤其是目前很多高校普遍開展了建設(shè)項(xiàng)目跟蹤審計，需要進(jìn)行歸檔的資料除審計報告、工作底稿和工程造價技術(shù)檔案外，還包括跟蹤審計實(shí)施方案、階段性跟蹤審計報告、審計咨詢意見等。檔案載體類型也呈現(xiàn)多樣性特點(diǎn)，除文字記錄外，還包括圖紙、照片和相關(guān)影像資料。面對如此復(fù)雜的工程審計檔案,手工系統(tǒng)已不能適應(yīng)審計發(fā)展的要求。

2.審計檔案信息化是審計信息技術(shù)發(fā)展的需要。目前，個人計算機(jī)在內(nèi)部審計部門已經(jīng)普及，計算機(jī)的應(yīng)用改變了審計技術(shù)手段和方式，審核軟件和審計文檔自動化系統(tǒng)的使用，在提高審計工作效率和質(zhì)量的同時，也使得審計檔案存儲介質(zhì)多樣化。內(nèi)審部門現(xiàn)有的檔案管理規(guī)范都是針對手工操作系統(tǒng)制定的，在手工操作已經(jīng)跟不上審計信息化水平發(fā)展形勢下，內(nèi)審部門必須加快審計檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，才能適應(yīng)現(xiàn)代審計技術(shù)發(fā)展的需要。3.審計檔案信息化是提高審計檔案利用效率的需要。審計檔案是記錄審計過程和成果的重要?dú)v史資料，是審計活動的真實(shí)反映，為總結(jié)以往的工作經(jīng)驗(yàn)、制定審計工作計劃、加強(qiáng)審計業(yè)務(wù)管理，進(jìn)行科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的參考依據(jù)。高校基建工程大多是教學(xué)樓、食堂、學(xué)生宿舍等建筑，具有很高的相似性和重復(fù)性，審計過程中，往往需要參考以前的審計資料，進(jìn)行對比分析，核算工程造價的準(zhǔn)確性，并通過造價指標(biāo)分析，評價建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益情況。此外，工程審計檔案包含了工程建設(shè)過程中相互關(guān)聯(lián)的基礎(chǔ)資料，具有很強(qiáng)的完整性和連續(xù)性，學(xué)校相關(guān)部門還可以通過查閱工程審計檔案，獲得工程管理方面的的重要信息。雖然工程審計檔案利用價值很高，但在實(shí)務(wù)中，審計檔案的利用效率低下依然是內(nèi)審部門面臨的嚴(yán)重問題。在手工條件下，在大量的審計文件中查閱審計資料，統(tǒng)計審計數(shù)據(jù)，分析統(tǒng)計結(jié)果都很繁瑣，給檔案利用工作帶來很大難度，造成審計檔案利用率低閑置浪費(fèi)嚴(yán)重。

二、審計檔案信息化建設(shè)的基本原則

審計檔案信息化建設(shè)主要是開發(fā)用于審計檔案管理的信息系統(tǒng)，以及圍繞信息系統(tǒng)建設(shè)制定一系列制度和規(guī)范。管理信息系統(tǒng)一般包含四個基本要素，分別是人、信息處理器、信息存儲器和信息源。其中人的因素是指與信息系統(tǒng)運(yùn)行有關(guān)的所有人員，包括內(nèi)審部門領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理員，系統(tǒng)操作員和用戶。信息處理器包括信息系統(tǒng)所需的計算機(jī)硬件、系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件、掃描儀等等軟硬件設(shè)備，信息存儲器包括計算機(jī)硬盤、打印設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)等，需要?dú)w檔保存的檔案資料則構(gòu)成了信息源要素。進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)必須從這四個基本要素出發(fā)，遵循系統(tǒng)建設(shè)的基本原則，才能保證信息系統(tǒng)建設(shè)順利進(jìn)行。

1.信息系統(tǒng)建設(shè)首先需要審計部門領(lǐng)導(dǎo)的支持。信息系統(tǒng)建設(shè)需要投入大量的資金、人力和物力資源，系統(tǒng)建成后對審計部門組織結(jié)構(gòu)和管理方式還將會產(chǎn)生重大影響，因此信息系統(tǒng)建設(shè)最重要的不是技術(shù)上的問題，而是管理問題。審計部門領(lǐng)導(dǎo)必須真正認(rèn)識到信息技術(shù)對審計檔案管理工作的促進(jìn)作用，把信息系統(tǒng)建設(shè)作為部門戰(zhàn)略和長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，提供系統(tǒng)建設(shè)所需的各種資源，在人員配備、項(xiàng)目資金、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施配置上予以充分保證。審計部門領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)籌考慮并親自參與到系統(tǒng)開發(fā)工作中來，監(jiān)督系統(tǒng)開發(fā)過程，并對系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)進(jìn)行持續(xù)監(jiān)督。

2.對審計人員進(jìn)行系統(tǒng)知識的培訓(xùn)。內(nèi)部審計人員的專業(yè)優(yōu)勢主要集中于審計、會計、工程等相關(guān)專業(yè)方面，在計算機(jī)和檔案方面的知識往往比較欠缺。在實(shí)務(wù)中，審計人員長期以來習(xí)慣于手工檔案操作，新的系統(tǒng)會改變審計人員熟悉的工作方式，迫使審計人員學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)知識。有些審計人員不適應(yīng)這種變化，在系統(tǒng)建設(shè)和實(shí)施過程中，會出現(xiàn)消極被動甚至抵制情緒。在這種情況下，審計部門領(lǐng)導(dǎo)要堅持信息系統(tǒng)建設(shè)，并制定必要的人才培養(yǎng)計劃。要在信息意識、信息知識、信息能力和信息道德等方面對審計人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)既懂審計知識，又懂計算機(jī)和檔案管理相關(guān)知識的復(fù)合型人才。審計人員要充分認(rèn)識到系統(tǒng)建設(shè)是技術(shù)進(jìn)步的體現(xiàn)，不斷更新知識，熟悉與信息技術(shù)有關(guān)的法律、法規(guī)，了解計算機(jī)硬件軟件的配置情況，能夠熟練操作信息系統(tǒng)，并掌握對信息系統(tǒng)安全維護(hù)的技能。

3.設(shè)備配置要講求效益原則。計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等設(shè)施為檔案信息化提供了基本條件。信息系統(tǒng)建設(shè)要結(jié)合審計檔案管理目標(biāo)和內(nèi)審部門實(shí)際情況，制定經(jīng)濟(jì)適用的系統(tǒng)配置方案。在硬件設(shè)備的選擇上，除了要考慮技術(shù)先進(jìn)性外，還要把經(jīng)濟(jì)性作為重要參考指標(biāo)。在滿足系統(tǒng)要求的前提下，避免單純追求高價高性能，過于復(fù)雜的設(shè)備一方面會加大資金投入，同時也會增加審計人員的操作難度，阻礙系統(tǒng)正常的運(yùn)行和維護(hù)。

4.推進(jìn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。要規(guī)范管理首先要統(tǒng)一信息源的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范審計檔案資料如審計報告、工作底稿、咨詢意見書等內(nèi)部資料的格式，便于錄入和信息系統(tǒng)識別和處理。同時要建立信息系統(tǒng)應(yīng)用的相關(guān)制度，不僅要遵循《檔案法》《審計準(zhǔn)則》和國家有關(guān)電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，內(nèi)審部門還要結(jié)合實(shí)際情況，制定本部門檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)方面的規(guī)定，對電子檔案的收集、數(shù)據(jù)的錄入、處理、輸出、檢索利用、銷毀，以及系統(tǒng)的安全維護(hù)制定嚴(yán)格的操作規(guī)范。

三、檔案信息系統(tǒng)的管理

要對信息系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行過程進(jìn)行全面、科學(xué)的管理，才能保證信息系統(tǒng)的質(zhì)量和效益，提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

1.系統(tǒng)開發(fā)管理。信息系統(tǒng)建設(shè)首先要明確系統(tǒng)開發(fā)目標(biāo)，選擇合適的系統(tǒng)開發(fā)方式，這是系統(tǒng)成功的重要因素。系統(tǒng)開發(fā)一般有自行開發(fā)、委托開發(fā)、合作開發(fā)和購買軟件包等幾種方式。各種開發(fā)方式都有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，審計部門要結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，選擇適合于本部門的組織文化、業(yè)務(wù)分工和組織規(guī)模的開發(fā)方式以及技術(shù)服務(wù)方式。在開發(fā)過程中，內(nèi)審人員必須認(rèn)識到，系統(tǒng)開發(fā)不僅是軟件技術(shù)人員的事情，要滿足審計部門的實(shí)際需要，部門內(nèi)所有與系統(tǒng)有關(guān)的人員都要參與開發(fā)過程，在需求分析、系統(tǒng)定義、系統(tǒng)目標(biāo)等方面提出充分意見，并參與系統(tǒng)測試和驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，對系統(tǒng)運(yùn)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出合理的修改建議。

2.系統(tǒng)運(yùn)行管理。在信息系統(tǒng)模式下，審計檔案管理實(shí)行雙軌制，即紙質(zhì)檔案和電子檔案同時歸檔，因此手工處理檔案應(yīng)遵循的規(guī)則同樣適用于電子環(huán)境。審計檔案按照審計流程同步收集，以每個審計項(xiàng)目為單位，實(shí)行誰審計誰立卷，邊審計邊收集，審結(jié)卷成的原則。審計人員應(yīng)及時收集所審項(xiàng)目的文件材料，審計檔案收集要做到及時、準(zhǔn)確、相關(guān)和完整。在項(xiàng)目終結(jié)時，要對形成的全部材料進(jìn)行整理和鑒別，按立卷規(guī)則進(jìn)行組卷編目，同時將有關(guān)資料的紙質(zhì)文件和電子文件移交檔案管理人員進(jìn)行保管。（1）項(xiàng)目審計檔案的收集。審計過程中內(nèi)部生成的審計報告、工作底稿等資料，在自動化模式下一般以word或excel形式生成，這些電子文檔可以直接錄入到檔案管理信息系統(tǒng)。外來的送審結(jié)算文件，包括工程結(jié)算書、施工合同、施工圖、設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證和隱蔽工程記錄等資料，可要求相關(guān)部門在報送資料時，隨同紙質(zhì)文件同時報送電子文件，對于無法提供電子文件的，或需要保留公章的紙質(zhì)文件，要使用掃描儀等設(shè)備，將文件轉(zhuǎn)化成電子形式，存儲在系統(tǒng)中。（2）館藏檔案的處理。內(nèi)部審計部門留有大量的歷史館藏檔案，對于這部分檔案要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化要充分考慮成本效益原則，檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大的工程，在目前內(nèi)審部門普遍人力、物力和財力緊缺的情況下，要有選擇的對歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化。要對利用率高，需要長久保存的重點(diǎn)工程的審計檔案進(jìn)行數(shù)字化，采用掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成計算機(jī)可讀的數(shù)字信息進(jìn)行保存。

3.系統(tǒng)安全管理。信息系統(tǒng)通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對審計檔案進(jìn)行管理，存在著先天的脆弱性，最常見的威脅是對數(shù)據(jù)的非法訪問和修改，在電子環(huán)境下對文件的修改不會留下紙質(zhì)文件經(jīng)修改后可辨認(rèn)的痕跡，增加了文件被修改后無法發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險。同時，意外事故、操作失誤都有可能導(dǎo)致檔案信息的毀壞和丟失。（1）保證信息系統(tǒng)安全，首先要保證系統(tǒng)良好的運(yùn)行環(huán)境。系統(tǒng)環(huán)境包括兩方面，一是包括管理、制度和人員在內(nèi)的工作環(huán)境，二是技術(shù)環(huán)境，與機(jī)房、設(shè)備配置、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和通訊系統(tǒng)有關(guān)。審計部門要制定嚴(yán)格的系統(tǒng)運(yùn)行和維護(hù)的相關(guān)制度，加強(qiáng)審計人員的系統(tǒng)安全知識教育，強(qiáng)化審計人員的系統(tǒng)安全意識，落實(shí)安全責(zé)任認(rèn)定，加強(qiáng)對系統(tǒng)安全的管理。同時，還要在軟件硬件的技術(shù)性能，以及網(wǎng)絡(luò)的速度和安全性方面加強(qiáng)建設(shè)，提供高性能的系統(tǒng)技術(shù)運(yùn)行環(huán)境。（2）物理安全控制。電子審計檔案存儲在計算機(jī)中，除保證計算機(jī)設(shè)備的安全外，還要定期對文件進(jìn)行備份。備份的介質(zhì)一般是光盤，日常環(huán)境對光盤的壽命形象很大，光盤要求在無灰、恒溫的環(huán)境下保存，要防潮防高溫，防止表面劃痕，要定期檢查光盤里的內(nèi)容，對其中毀損的部分要進(jìn)行修復(fù)。（3）邏輯安全控制。電子檔案的真實(shí)性和完整性存在著固有風(fēng)險，對技術(shù)的依賴性比較大，目前影響信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全最主要是的病毒、黑客攻擊和非授權(quán)用戶對系統(tǒng)進(jìn)行非法訪問和越權(quán)訪問。保證信息系統(tǒng)安全，在系統(tǒng)設(shè)計時要考慮系統(tǒng)安全配置，通過口令設(shè)置來限制用戶的資格和權(quán)限，防止非法訪問，同時對數(shù)據(jù)傳輸和存儲進(jìn)行加密，防止非法盜取數(shù)據(jù)。在審計部門內(nèi)部，要明確相關(guān)人員職責(zé)，對部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員、普通用戶按照工作權(quán)限不同，授予不同的操作權(quán)限，使用不同的身份識別。審計檔案信息化建設(shè)是高校審計部門檔案管理工作的重要組成部分，是檔案管理模式的重大變革。高校內(nèi)部審計部門必須加快審計檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，提高審計檔案信息的管理效率和服務(wù)質(zhì)量，改善檔案信息的安全和控制水平，使審計檔案管理工作向高度和深度發(fā)展。

作者:王立新 單位:東北大學(xué)審計處

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