導(dǎo)語(yǔ)：高職院校檔案信息化建設(shè)思考一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要:隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，檔案信息化建設(shè)在檔案工作中扮演著越來(lái)越重要的角色，它要求深化檔案社會(huì)化服務(wù)與相關(guān)的投資和技術(shù)業(yè)務(wù)建設(shè)服務(wù)?，F(xiàn)階段，高職院校檔案管理正處于轉(zhuǎn)型的階段，從傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式走向現(xiàn)代化的信息管理模式，需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。因此，本文將從高職院校檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，闡述了加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并提出了加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化的對(duì)策和建議，以戰(zhàn)略性的眼光將檔案信息化建設(shè)納入校園建設(shè)整體規(guī)劃中，全面推動(dòng)高職院校檔案管理邁向現(xiàn)代化、信息化的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞:高職院校;檔案管理;信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷普及應(yīng)用，各行業(yè)信息化建設(shè)如雨后春筍般涌現(xiàn)，給人們生活帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也面臨著越來(lái)越多的挑戰(zhàn)，一定程度上它提高了社會(huì)生產(chǎn)與人們生活的效率，但是在信息化建設(shè)的過(guò)程中，數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用增大了檔案管理的難度，特別是高職院校的檔案信息化管理。隨著信息化程度逐步提高，高職院校各部門(mén)檔案信息化工作發(fā)生了天翻地覆的變化，中專(zhuān)?；A(chǔ)上升格、合并而來(lái)的高職院校的檔案管理人員整體素質(zhì)不高，對(duì)檔案信息化工作了解很少，這嚴(yán)重制約了各高職院校走出傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式與走向檔案信息化、現(xiàn)代化模式的進(jìn)程。因此，有必要加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理工作的效率，真正實(shí)現(xiàn)高職院校檔案現(xiàn)代化、信息化管理。

1高職院校檔案管理的現(xiàn)狀

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷深入，嚴(yán)重影響了人們的思維觀念，對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，其檔案管理工作也發(fā)生了巨大的變化。首先，高職院校對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，其管理者具有多年豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)常常局限于傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式，以”熟練”的業(yè)務(wù)技巧獲得職稱(chēng)的管理領(lǐng)導(dǎo)者從根本上無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)所提出的要求，整體素質(zhì)與文化程度與信息化管理對(duì)檔案管理人員的要求出現(xiàn)了一定程度的脫節(jié)行為;其次，高職院校檔案管理走向信息化的過(guò)程中技術(shù)人員嚴(yán)重不足，具有檔案管理知識(shí)與計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才十分匱乏，其管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的培養(yǎng)教育，導(dǎo)致其理論知識(shí)與業(yè)務(wù)技巧與檔案管理工作不相匹配，最終嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展;最后，主要是高職院校缺乏必備的檔案基礎(chǔ)設(shè)施與技術(shù)手段，受資金方面的制約，部分高職院校檔案部門(mén)仍然在使用系統(tǒng)老化的計(jì)算機(jī)，缺乏文件檢索與檔案信息管理兼并的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，現(xiàn)代化管理手段單一，造成人力資源與信息資源嚴(yán)重浪費(fèi)。

2加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)的必要性

2．1有利于提高院校紙質(zhì)檔案紙質(zhì)的保護(hù)率和利用率

隨著高職院校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量與日俱增，需要整理的檔案資料越來(lái)越多，受經(jīng)濟(jì)發(fā)展與資金限制的部分高職院校并沒(méi)有全部采用計(jì)算機(jī)錄入信息，而是采用傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式，以紙質(zhì)材料為載體依靠手工方式錄入。這樣的方式可以在忙碌時(shí)避免信息錄入出現(xiàn)錯(cuò)誤，但是重要檔案資料極容易出現(xiàn)丟失和損壞的情況，比如在反復(fù)使用的過(guò)程中就會(huì)導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)一定程度的磨損。因此，可以將傳統(tǒng)的檔案管理模式與信息化有機(jī)結(jié)合，為了避免機(jī)器突然出現(xiàn)故障與信息錄入出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況，可以統(tǒng)一放置用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一錄取進(jìn)行管理，這不僅可以提高院校紙質(zhì)檔案紙質(zhì)的保護(hù)率、避免重要檔案的損壞和遺失，也可以提高院校紙質(zhì)檔案紙質(zhì)的利用率，在調(diào)取信息化管理檔案資料的時(shí)候更方便快捷，避免了了查找的繁瑣過(guò)程。

2．2有利于提高檔案管理工作人員的工作效率與業(yè)務(wù)水平

以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)的高職院校檔案管理不利于工作人員進(jìn)行查詢(xún)與借閱，再者，以手工為主進(jìn)行查找的方式浪費(fèi)了相關(guān)的人力資源與寶貴的時(shí)間資源，也極容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，總體來(lái)說(shuō)不利于檔案管理的整體統(tǒng)計(jì)與對(duì)外交流，大大降低了檔案管理工作人員的工作效率。但是加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)后，檔案管理在向自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展的同時(shí)，有利于信息的快速錄入，檔案在一次錄入后也更容易查找、保存和修改，也可以反復(fù)利用，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)快速傳遞的目的，在一定程度上提高了檔案的利用率，操作方便，自動(dòng)產(chǎn)生記錄，這些大大地提高了檔案管理工作人員的工作效率，也讓檔案管理工作人員有更多的時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理工作專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)能力。

3加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策和建議

針對(duì)目前高職院校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)看，高職院校檔案管理還存在著一些不利的因素，因此必須采取有效的措施加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)。

3．1深化檔案管理信息化認(rèn)識(shí)，明確檔案管理人員工作職責(zé)

進(jìn)行高職數(shù)字校園建設(shè)最重要的組成部分就是院校檔案信息化，通過(guò)將檔案信息化與計(jì)算機(jī)技術(shù)有機(jī)結(jié)合，進(jìn)行學(xué)院數(shù)字校園的系統(tǒng)性工程，不斷深化檔案管理信息化認(rèn)識(shí)，明確檔案管理人員工作職責(zé)。首先，制定明確的學(xué)院檔案信息化計(jì)劃，成立相關(guān)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)小組引導(dǎo)全院檔案工作不斷向信息化發(fā)展，從而有針對(duì)性地確保學(xué)院檔案信息化建設(shè)，以學(xué)院綜合檔案室集中管理為中心，建立全院檔案信息化建設(shè)組織網(wǎng)絡(luò);其次，建立嚴(yán)格的目標(biāo)工作責(zé)任制，充分發(fā)揮學(xué)院檔案室的作用，重點(diǎn)推進(jìn)信息化建設(shè)工作，以歸檔工作服務(wù)現(xiàn)代化、以強(qiáng)化檔案意識(shí)、以提升黨務(wù)服務(wù)質(zhì)量為著眼點(diǎn)，不斷推進(jìn)檔案管理服務(wù)能力建設(shè)工作，全面推進(jìn)檔案管理工作向高質(zhì)量高水平工作;再者，形成電子檔案收集、整理、保管與利用一體化工作流程，不斷規(guī)范檔案管理程序和工作人員崗位職責(zé)，完成相應(yīng)的電子文件與各部門(mén)歸檔工作所提出的要求，在深化認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上明確各部門(mén)職責(zé)范圍，進(jìn)行目標(biāo)管理及時(shí)將檔案管理工作落實(shí)到人，從而通過(guò)整體部署有計(jì)劃地錄入電子檔案，提高各部門(mén)文件的真實(shí)性與完整性;最后，要豐富與更新對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，以現(xiàn)代設(shè)備為基礎(chǔ)不斷改變檔案管理模式，從而從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。

3．2加強(qiáng)檔案管理與計(jì)算機(jī)復(fù)合型人才的培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)需要將上級(jí)部門(mén)為其創(chuàng)造良好的條件，不斷提高整個(gè)部門(mén)的工作效率，有效途徑就是必須加強(qiáng)檔案管理與計(jì)算機(jī)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。比如加強(qiáng)高校與企業(yè)之間的合作，定期舉辦檔案管理信息化培訓(xùn)班，通過(guò)建立檔案管理學(xué)習(xí)制度等方法，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)水平，培養(yǎng)出具有現(xiàn)代意識(shí)的高素質(zhì)人才。一方面，加強(qiáng)高職院校檔案管理工作人員的管理水平，從有經(jīng)驗(yàn)的工作人員中選拔出優(yōu)秀的管理人才，改變一人兼任多職的現(xiàn)狀;另一方面，在提高高職院校檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)各人員計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)與更新，通過(guò)培訓(xùn)班與實(shí)踐教學(xué)加強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化信息管理能力。總體說(shuō)來(lái)，加強(qiáng)檔案管理與計(jì)算機(jī)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，需要制定優(yōu)惠政策為檔案管理人員復(fù)合型人才的培養(yǎng)和吸納提供良好的信息化基礎(chǔ)，不斷提升檔案專(zhuān)業(yè)人員現(xiàn)有的管理水平，培養(yǎng)一支具有較強(qiáng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)水平的高素質(zhì)人才隊(duì)伍，提高其與高等院校檔案信息化建設(shè)的需要能力。

4結(jié)語(yǔ)

高職院校檔案信息化建設(shè)需要全方位的配合與支持，不斷增加建設(shè)資金投入，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備與其他基礎(chǔ)設(shè)施的配置，提高其使用率。與此同時(shí)，不斷深化檔案管理信息化認(rèn)識(shí)，明確各檔案管理部門(mén)及管理工作人員的工作職責(zé)，加強(qiáng)檔案管理與計(jì)算機(jī)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，改變檔案管理運(yùn)行模式，最大限度地發(fā)揮計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)的作用，從而通過(guò)建立集中統(tǒng)一的檔案管理模式來(lái)積極推進(jìn)高職院校檔案管理信息化的建設(shè)。

作者:王麗 單位:南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn):

［1］賴(lài)麗麗．信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用［J］．佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010(04)．