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摘要：隨著我國互聯(lián)網(wǎng)信息技術的迅速發(fā)展，企業(yè)信息化水平也越來越高，有效地提升了企業(yè)的核心競爭力。隨著我國經(jīng)濟步入常態(tài)化，市場經(jīng)濟體制得到了進一步完善，在這種情況下，企業(yè)需要不斷提升自身的管理水平，以此來提高企業(yè)的核心競爭力。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)檔案數(shù)量也是越來越多，在企業(yè)檔案管理中必須進行創(chuàng)新，采用信息化的管理措施，保證企業(yè)檔案管理的質量和效率。本文以企業(yè)檔案信息化管理為背景，介紹企業(yè)檔案采用信息化管理措施的作用以及具體措施，供大家參考借鑒。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；信息化建設；趨勢

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)信息技術的發(fā)展，經(jīng)濟發(fā)展也出現(xiàn)了新的增長點。在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理是企業(yè)管理中重要的組成部分，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)的檔案也是越來越多，采用傳統(tǒng)檔案管理方式需要消耗大量的人力和物力，同時還影響企業(yè)檔案管理的質量和效率?；诖?，需要對企業(yè)檔案管理進行創(chuàng)新發(fā)展，以此來保證企業(yè)檔案管理效率，進而提高企業(yè)的管理水平。在企業(yè)未來的發(fā)展過程中，檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)展的主要趨勢，有效提高了企業(yè)的核心競爭力，讓企業(yè)在激烈的市場競爭中占據(jù)有利地位，充分實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)檔案信息化建設的相關概述

1.企業(yè)檔案管理信息化建設的內涵企業(yè)檔案管理信息化是以計算機基礎為主要依據(jù)，對企業(yè)檔案信息采取科學的管理措施。目前而言，企業(yè)檔案材料的存儲模式正在發(fā)生巨大變化，在檔案管理中主要采用信息化管理方式，使檔案管理呈現(xiàn)數(shù)字化、科學化的發(fā)展趨勢。對于企業(yè)檔案管理而言，主要特點是綜合性的服務，保證企業(yè)持續(xù)健康地發(fā)展，激勵企業(yè)向著信息化、專業(yè)化的方向發(fā)展。2.企業(yè)檔案管理信息化建設的原則企業(yè)在檔案管理過程中秉承信息化建設的基本原則，并且在實際管理過程中結合實際情況進行創(chuàng)新，秉承實事求是的基本原則，按照合作布置、深化應用的要求，建立科學、統(tǒng)一、高效的信息化管理模式。在企業(yè)檔案管理過程中，相關工作人員要結合企業(yè)的實際情況，創(chuàng)新檔案管理模式，提高企業(yè)檔案管理的質量和效率，以此來推動企業(yè)的迅速發(fā)展。

二、信息化建設在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)越性

1.方便檔案信息管理隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術得到了充分發(fā)展，人們對檔案的保護意識也逐漸增強。另外，檔案信息用戶也在不斷發(fā)展壯大，用戶的類型也在不斷豐富，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應現(xiàn)代社會的發(fā)展，迫切需要對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行創(chuàng)新，信息化成為檔案信息管理的重要發(fā)展方向。但是，由于檔案信息化管理對于工作人員的要求比較高，而相關的管理人才也比較缺乏，導致企業(yè)檔案管理效率不高。在企業(yè)檔案管理過程中采用信息化的管理措施，能夠解放對于人力的依賴性，同時也能夠有效提升企業(yè)檔案管理的質量和效率。2.信息利用專業(yè)化由于檔案信息用戶的不斷增加，在一定程度上增加了檔案管理工作的工作量，不僅如此，目前而言，檔案管理還呈現(xiàn)出多樣化的發(fā)展趨勢，這也要求檔案管理也要采用多樣化的管理模式。在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應現(xiàn)代社會的發(fā)展，信息化管理模式成為當務之急，在檔案管理中采用信息化管理模式，能夠保證用戶需求的準確化和精確化，同時還能有效降低企業(yè)檔案管理構成中的成本，延長檔案信息管理的期限，使企業(yè)檔案管理向著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

三、目前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.企業(yè)缺乏重視目前而言，仍有一部分企業(yè)沒有認識到企業(yè)檔案管理的重要性，沒有對檔案管理給予高度重視。究其原因，主要是因為企業(yè)領導的思想比較傳統(tǒng)，沒有認識到信息化技術的優(yōu)勢，對企業(yè)信息化發(fā)展重視程度不夠。在這種情況下，企業(yè)檔案信息化管理浮于表面，成為一種形式，根本沒有建立起來，更沒起到助推企業(yè)發(fā)展的作用。2.管理人員能力缺失企業(yè)在開展檔案信息化管理過程中，需要相關的專業(yè)人才進行管理，這就需要企業(yè)聘請相關專業(yè)的人才。但是，由于各種原因，企業(yè)檔案信息化管理人員比較缺乏，導致企業(yè)無法聘用到專業(yè)人才，使得檔案信息化管理沒有發(fā)展出應有的作用。在企業(yè)檔案信息化管理過程中，對于相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力有著較高的要求，相關的工作人員需要具備扎實的理論基礎和豐富的實踐經(jīng)驗，只有這樣，才能有效保證企業(yè)檔案信息化管理作用，才能有效提升檔案管理的工作效率和工作質量。不僅如此，由于一些企業(yè)的特殊性，檔案管理人員在工作過程中容易出現(xiàn)工作草率的問題，缺乏相關的責任意識，在一定程度上也影響檔案管理信息化的發(fā)展建設。3.規(guī)劃不清晰企業(yè)檔案管理并非一件小事，需要長期系統(tǒng)地開展學習，因此，在企業(yè)信息化建設過程中，需要建立系統(tǒng)的規(guī)劃，否則，企業(yè)檔案管理就會亂成一團，導致胡子眉毛一把抓，嚴重影響了企業(yè)的工作效率和工作質量，管理的效率和質量也不盡如人意。在實際工作過程中，如果工作人員的意識沒有建立起來的話，信息化建設就有可能出現(xiàn)虎頭蛇尾的情況，倉促結束，不僅浪費時間和精力，更會影響企業(yè)的信息化發(fā)展。4.管理體系不健全對于企業(yè)檔案管理工作而言，需要企業(yè)建立行之有效的管理體系，只有充分保證檔案的管理體系，提高管理者的重視意識，才能充分發(fā)揮檔案管理信息化建設的作用，如果企業(yè)的管理者重視程度不高，或者是沒有建立起完整的管理體系，就會導致企業(yè)的檔案出現(xiàn)遺失或者損壞的情況，為后期的管理工作帶來嚴重的影響。

四、推進企業(yè)檔案管理信息化建設具體措施

1.提高對檔案管理信息化建設的重視程度隨著我國市場經(jīng)濟體制的逐漸完善，我國的企業(yè)也正處于高速發(fā)展階段，企業(yè)在檔案管理信息化建設過程中首先就需要轉變管理理念，提高企業(yè)管理者對檔案管理信息化的重視程度。作為企業(yè)的管理者或者是信息化建設的負責人，需要轉變傳統(tǒng)的管理理念，充分認識到管理信息化的重要性，為企業(yè)檔案信息化建設提供人力、物力和財力等方面的支持，積極為企業(yè)檔案信息化管理引進專業(yè)化的人才和信息化管理所需要的設備。除此之外，企業(yè)還可以與社會上的其他單位展開合作，學習企業(yè)的先進管理措施，如果有必要，還可以引進企業(yè)的先進管理設備。企業(yè)在檔案信息化管理過程中，要積極聘用高素質、高能力的專業(yè)管理人員，或者是從企業(yè)內部選擇優(yōu)秀的人才進行學習和培訓，為企業(yè)檔案信息化管理提供專業(yè)的人才隊伍。相關的管理人員和工作人員要對檔案的信息化管理有一個清晰的認知和理解，轉變傳統(tǒng)觀念，積極學習信息化的管理理念，順應時代發(fā)展的潮流和趨勢，學習現(xiàn)代化的管理措施，不斷進行自我提升，不斷學習檔案信息化管理方面的知識和技術，從而促進企業(yè)檔案信息化管理的進一步發(fā)展。2.提升管理工作人員的綜合素質人是管理的主體，同時也是管理的對象，在企業(yè)檔案信息化管理過程中，如果缺乏現(xiàn)代化的管理人才，企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化就不可能實現(xiàn)，所以，企業(yè)在發(fā)展建設檔案信息化管理過程中，必須要先提升管理人員的信息技術素養(yǎng)和能力。第一，針對企業(yè)的管理人員展開信息技術方面的培訓，培訓的內容主要圍繞著網(wǎng)絡技術、大數(shù)據(jù)以及云存儲等方面的技術和能力，與此同時，還需要對管理人員進行培訓，以此來加強管理人員的專業(yè)知識和實踐操作能力，制定科學的獎懲制度，對于在實際工作過程中取得積極成績的工作人員給予獎勵措施。對于表現(xiàn)良好的員工需要給予物質獎勵和精神獎勵，頒發(fā)額外的獎金和獎章，進一步調動員工參加工作的熱情；而對于成績不好或者是懈怠的員工需要給予一定懲罰，讓員工牢記自己的職責。以此來調動工作人員的積極性和主動性，提升企業(yè)工作人員的綜合能力和職業(yè)素養(yǎng)。第二，企業(yè)需要積極引進檔案管理工作能力強的人才，采用高薪聘用的方式，或者是邀請社會上的專業(yè)管理機構對企業(yè)人員進行培訓，學習先進的管理經(jīng)驗，使企業(yè)檔案管理與企業(yè)發(fā)展的效率相結合，進而提升企業(yè)的管理效率和工作效率。第三，要對相關工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和責任心進行培訓，轉變管理人員陳舊的管理理念，正確認識管理檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性，與此同時，還需要加強對相關工作人員的專業(yè)教育，讓相關工作人員認識到檔案信息化管理的重要性，轉變工作人員的思想認知，進而在實際工作過程中能夠全身心地投入到工作當中，認真對待工作，細致耐心地完成企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)的工作效率和工作質量。3.制訂合理的工作規(guī)劃為了更好地保證企業(yè)檔案信息化管理有序開展，需要企業(yè)制訂科學合理的工作計劃，保證企業(yè)檔案管理工作按部就班地開展。第一，要對檔案管理工作的具體操作過程給予明確規(guī)定，嚴格規(guī)定操作時間和步驟，積極開展對管理人員的培訓工作，提升管理人員的操作技能，對操作人員的操作流程給予嚴格規(guī)定，進而約束工作人員按照規(guī)范的流程進行操作。第二，對操作人員的操作過程給予監(jiān)督和管理，為了最大限度地避免操作人員的操作問題，保證操作過程中的規(guī)范性和正確性，避免在檔案信息錄入過程中出現(xiàn)錯誤的情況。第三，對于企業(yè)檔案管理程序或者是系統(tǒng)進行及時維護，在企業(yè)檔案信息化管理過程中，需要對相關的系統(tǒng)和網(wǎng)站進行及時的維護管理，要確保企業(yè)檔案信息化管理的相關網(wǎng)絡設備處于良好狀態(tài)，保持系統(tǒng)的穩(wěn)定性，進而保證信息化建設工作的順利完成。4.建立和完善檔案管理體系在企業(yè)檔案信息化管理過程中，如果缺乏了理論化的管理體系就會導致實際工作缺乏指導性，就會導致檔案管理在實際工作過程中出現(xiàn)很多不規(guī)范的情況，嚴重影響檔案信息化管理的工作進度。所以，企業(yè)在檔案信息化管理過程中，需要建立一個科學完善的管理系統(tǒng)。管理系統(tǒng)需要具備系統(tǒng)性、全面性、特殊性，不僅要充分保證檔案管理工作的正常運轉，還需要避免特殊情況的發(fā)生。這個管理體系中包含了很多的工作人員，其中就有對于工作人員的工作規(guī)范，防止工作人員出現(xiàn)違規(guī)情況。與此同時，還需要不斷完善檔案管理的相關機制，企業(yè)可以圍繞檔案管理成立獨立的部門，賦予相關的管理權限，讓各部門的職責更加明確，進而保證企業(yè)檔案管理質量和效率。另外，調取檔案時不但需要出示上級領導的批文，在檔案登記表上寫下自己的具體信息，包括姓名、部門、領導等，管理人員需要用信息系統(tǒng)記錄下調取檔案人員的信息，防止紙質記錄表丟失無法找回檔案，進一步保障檔案的安全。

五、新形勢下做好企業(yè)檔案信息化建設的重要意義

1.對企業(yè)檔案的保管有幫助在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過程中，主要是以紙質檔案為主，在保存過程中需要占據(jù)一定的空間，時間一久，紙質檔案也會出現(xiàn)一定程度的破損，進而影響檔案的完整性和真實性。而如果采用信息化管理措施，則能很好地解決檔案保存的問題，不僅能夠有效保證檔案信息的完整性和真實性，還能有效延長檔案管理的時間。不僅如此，在閱讀檔案之后，也不會對檔案造成影響。除此之外，為了保證檔案信息的安全性，在信息化管理過程中可以采用加密的形式，以此來保證檔案的安全性。在檔案調取后，管理人員需要及時更換密碼，防止密碼外泄，避免因企業(yè)機密泄露，而產(chǎn)生經(jīng)濟損失。2.公司發(fā)展的需求檔案管理與企業(yè)生存和發(fā)展有著重要的關系，因為檔案中記錄和保存的都是企業(yè)有價值的信息，企業(yè)每年都會產(chǎn)生大量的檔案資料，反映著整個企業(yè)的發(fā)展過程，對企業(yè)的未來發(fā)展有著重要的意義和作用。在對企業(yè)檔案管理過程中，采用信息化管理方式，符合企業(yè)未來發(fā)展的目標。在新形勢下，公司面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，企業(yè)通過建立信息化管理措施能夠有效提高企業(yè)的核心競爭力，進而保證企業(yè)在激烈的市場競爭中占據(jù)不敗地位。另外，通過檔案信息化管理措施，能夠促進企業(yè)向著更高效、更便捷的方向發(fā)展，進而推動企業(yè)的發(fā)展進步。3.提高企業(yè)檔案管理部門工作成績在企業(yè)檔案信息化管理過程中，能夠有效減少檔案管理職員的工作量，同時也改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式，讓管理人員不必為了防止紙質記錄表而費心，而是將自己的精力更好地投入檔案管理中，不斷優(yōu)化檔案管理，為企業(yè)的改革與發(fā)展提供基礎資料。節(jié)省員工的工作時間，能夠有效提高員工的工作效率，讓員工有充足的時間投入創(chuàng)新管理方式當中去，進而有效地提高檔案管理的工作效率和工作質量。不僅如此，企業(yè)檔案信息化管理能夠有效提高企業(yè)檔案的管理水平和管理質量，讓企業(yè)的檔案管理更加便捷。

六、結語

總而言之，企業(yè)檔案信息化管理符合企業(yè)未來的發(fā)展方向，更符合時代發(fā)展的趨勢。企業(yè)應該積極迎合時代發(fā)展的浪潮，在企業(yè)檔案管理過程中積極采用信息化管理措施，完成對檔案信息化的建設，以此來提高企業(yè)的循序發(fā)展。通過上文的敘述，我們分析了企業(yè)檔案信息化管理過程中遇到的問題，并且分析了時代發(fā)展的趨勢，以此來促進企業(yè)檔案信息化管理的建設。企業(yè)應該根據(jù)自身的實際情況，制定符合企業(yè)自身的信息化管理戰(zhàn)略，進而提高企業(yè)的管理效率和管理質量，提升企業(yè)的核心競爭力，實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的目標。

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作者：高瑞琴