導語：秘書論文高級秘書為決策服務的特殊技能一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

本文所講的高級秘書的“高級”一詞，是一個模糊詞語，既不是指秘書為之服務的上司的級別很高，也不是指秘書本人的級別很高，而是一種泛指。概言之，包括高級領導人身邊的某些機要秘書、其他領導機構中主要為決策服務的秘書長、辦公廳（室）玉任和一部分行政秘書、文字秘書，這些秘書人員的主要任務是為領導決策及其貫徹服務。對他們的技能素質要求，僅僅采取平行排列若干條如“懂外語、會電腦”或“能寫文章”的方工是不夠的，而需要深入地研究，特別是要研究他們應有的某些十分有用的特殊技能。試簡述如下。

一、思維敏捷，快速成文

秘書僅僅會寫文章，或能寫一手好文章是不夠的，還必須思維十分敏捷，具有快速成文的技能。這是因為我們的時代是一個競爭的時代，決策的形成不能怠慢，秘書行文也必須搶速度。加之領導機關常有緊急事項，要求秘書盡快寫出公文來，一切公務文章都是有時間性的，而不同于作家寫小說，可以自由安排時間，《紅樓夢》甚至可以披閱刪改一輩子。古人講的：“下筆如神”、“倚馬可待”，對秘書來說并不夸張。就以政黨情況下某些重要會議的簡報工作為例，會議下午點半休會，而簡報必須在黎明開會前送到領導人的手上，以便及時指導會議繼續(xù)進行。試計算扣除審定、打印、校對、裝訂、分發(fā)、遞送等時間外，留給秘書選材、加工、寫成信息簡報的時間，可見是很急很少的了。而且不可能集體創(chuàng)作，也不允許返工，一誤了時間就只能作廢。在秘書寫作實踐中，要求快速成文的情況是很多的。文章有大有小，內容有多有少，而“快”是最基本的要求。比如說上級要求的材料、下級的緊急請示、領導人明后天的講話稿、兄弟單位的事務聯(lián)系信函，都不允許慢騰騰地寫。秘書的快速成文，有些類似于新聞記者，不同的是秘書寫的文章關乎領導決策，往往有很強的政策性，寫作的被動性也很強，隨意性很少，應當說難度大得多。

怎樣才能做到快速成文呢？一般關于寫作求快的練習方法，這里不去講，只結合秘書寫作實際，提出點：

⒈準確領會行文意圖。秘書快速成文的前提，是要準確領會行文的目的意圖。這樣，才能思維清晰，邏輯清楚；收集資料適當夠用而不漫天收集，浪費時間、精力；防止寫出反返工，返工是寫快速文章的失敗，一返工自然就快不了。如果所寫文章較長，領導意圖較難吃透，也可先快速寫出提綱來，請領導審定，以加深對意圖的準確理解。

⒉使用快速寫作手段。一是要學會用速記符號起草初稿、二稿，二是使用辦公自動化設備，睚打自印，自校自改初稿，也比手寫請打字員打快的多。⒊學會個性自己的文章。如果秘書寫的文章總要別人去改，那是絕對快不了的。能否改好自己的文章，是寫作能力成熟的志。

二、高度認真，鑒別真?zhèn)?/p>

秘書為領導決策服務，靠的是信息。這就必須十分重視信息的真?zhèn)?，防止虛假信息誤導領導錯誤決策。決策的錯誤，常常是最大的錯誤。

⒈鑒別資料真?zhèn)蔚幕痉椒?/p>

秘書區(qū)別資料真?zhèn)蔚幕痉椒?，可概括為點：一是看有無客觀物證，有客觀物證的資料真實性大，雖然不是絕對的。二是看直接來源還是間接來源，一般第一手材料比二手、三手材料可信度要大些。三是看資料提供者的利害關系，比如西部大開發(fā)中的建設問題，基層可能埋怨上級重視不夠，支援不少；上級可能認為基層思想不解放，缺乏自力更生精神；再如管理高層，工商強調管理，稅務強調收稅，公安強調治安……等等，各家的信息資料都會不同，都會有意無意地為本單位利益服務。四是多方對比，可以比出矛盾，比出疑點來。五是交群眾檢驗，例如這個單位有無貪污浪費，領導是否得力，總有群眾敢講真話。六是交實踐檢驗，如市場是否繁榮，城市是否衛(wèi)生，交通是否暢通，治安是否良好，都可以去看一看，比看報告要可信得多。某地區(qū)有無石油、天然氣，可以查資料，問專家，但最終的辦法還是打幾口井探測一下。

由于秘書調查研究、處理信息的許多內容都屬于社會信息而不是技術信息，缺管精確定量定性的依據(jù)，有時其真?zhèn)螀^(qū)別很大，必須認真負責鑒別真?zhèn)?，去粗取精，去偽存真，才能為正確決策服務。

⒉鑒別資料真?zhèn)蔚闹攸c

主要是抓報喜不報憂，與報憂不報喜兩種傾向。這是歷來領導人多次強調的，對于秘書來說，是常識問題，就不再詳述了。

⒊鑒別資料真?zhèn)蔚碾y點

秘書區(qū)別信息資料真?zhèn)蔚碾y點，常遇到的有兩個領域的問題：

第一、數(shù)據(jù)的鑒別問題。在以經(jīng)濟建設為中心的時代，秘書及其領導人在工作中，常常遇到大量的各種數(shù)據(jù)，用以說明問題，定量分析，總結成績，計劃未來。如何鑒別數(shù)據(jù)，就成為秘書的一項難點。試看下面十例：

（）某縣今年再發(fā)動群眾植樹造林畝，綠化面積連續(xù)十年每年增加；

（）全國×、×年死亡人口各余萬人；

（）某廠某產品品牌價值經(jīng)估算為億元；

（）某廠經(jīng)過努力奮戰(zhàn)，提前進入了年；

（）某領導人一年深入基層天，走遍了個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的村村戶戶；

（）某廠發(fā)明的高新技術產品電力助動車，每小時可行車公里；

（）我國居民個人存款已超過×萬億元；

（）某教材稿費達萬元；

（）某縣城年刑事犯罪案件件，比去年的件下降了倍；

（）我國高科技上市公司已達到×。

以上，有的是不需要、不可能的（如）；有的是廣告宣傳用語（如⒊⒋）；有的是明顯計算錯誤（如⒈⒉）；有的是沒有正確標準判斷的（如是實驗室數(shù)據(jù)，則實名制下公款私存仍無法分清，也是真假高科技難分）。這條都是比較普通的例子，稍有經(jīng)驗的秘書，應能發(fā)現(xiàn)這些數(shù)例的不科學。如果根據(jù)這些數(shù)據(jù)決策，多半會出現(xiàn)失誤。

第二、事例的鑒別問題

這涉及到人事、事件、時間、地點、與事物的真?zhèn)纬潭取l(fā)生原因等許多方面。比如假典型、假先進、冤假錯案，秘書僅從文書中是無法鑒別的。

對于上述數(shù)據(jù)與事例的鑒別問題，只能靠秘書的政治覺悟、科學水平、工作經(jīng)驗與踏實的調查研究去解決。但是，對上述問題提出懷疑則是高級秘書應具備的技能。當必須上報這些信息的時候，注明自己的疑問，供領導決策參考，將是有益的。

三、跟蹤研究，模擬風格

草擬領導講話稿，不僅是內容正確、文通句順，還有個領導風格問題，領導人的講話風格，與其經(jīng)歷、智慧、權位、個性與講話的客觀環(huán)境都有關系，比如對下級、對民主人士、對外賓講話都不同。有時秘書還要代領導人復信，復給誰，如何復，又是很有講究的問題。所謂“風格如人”，領導人的風格，是需要秘書去長期模擬和研究的。

四、堅定靈活，諫諍勸阻

我國古代某些朝代，設立有專職諫諍的官員，如唐代的魏徵就曾任諫議大夫。我國現(xiàn)代沒有類似的官職設置，秘書是領導的服務輔助人員，而并非領導的諫客諍友。有人說秘書的最高境界是做領導的諍友，這是一種有害的誤解。但是，由于領導人并不是神仙，也總會在一定的情況下，犯一定的錯誤。古人云：“人非圣賢，孰能無過”。小平同志也講過，能夠做到大錯不犯，中錯少犯，就很不錯了。至于小錯，那是任何人都常常會犯的。經(jīng)常在領導近身從事參謀輔助工作的秘書，能夠思想堅定，方法靈活地諫諍勸阻領導人可能出現(xiàn)的某些大中決策性錯誤，自然是難能可貴的。

在這個問題上，宜于掌握幾點。

⒈秘書諫諍勸陰，應當針對重大問題，而不宜事事勸諫。所謂重大問題主要指兩類：一是決策錯誤將給人民和國家利益造成重大損失時；二是領導行為嚴懲不合法或不道德時。這時的諫諍勸阻，既維護了人民利益，也是對領導的愛護。至于枝節(jié)小事，如發(fā)覺不妥，可采取初充預案等方式“參謀提醒”。

⒉秘書諫諍勸阻，應當采取擺事實，算利害賬等方式進行，而避免講大道理，壓大帽子的方法。這是因為秘書是下級，上級領導人也許不會喜歡聽下級的大道理的緣故。

⒊秘書諫諍勸阻，一般“事不過三”。據(jù)說在某些國家的軍事條例中，規(guī)定參謀長不贊同司令員的決策時，可以提出意見，但如司令員不予采納，只能再提一次，以免貽誤軍機。秘書對領導諫諍，也應“事不過三”，以免干擾了領導決策。秘書的意見是否比領導正確，還待實踐檢驗，提了三次，即使領導未表態(tài)采納，也會思考的；如仍不接受，總有他的理由。秘書如何諫諍勸阻，是一門很高的藝術，需要在較長期的實踐中掌握。