導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇企業(yè)文件檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開(kāi)發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

篇2

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開(kāi)發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

篇3

【關(guān)鍵詞】 項(xiàng)目檔案；檔案管理；問(wèn)題；原因 ；改進(jìn)

項(xiàng)目檔案真實(shí)記錄了項(xiàng)目建設(shè)前期可行性研究、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等建設(shè)的全過(guò)程，為項(xiàng)目驗(yàn)收、工程事故原因和責(zé)任認(rèn)定以及日后進(jìn)行管理維護(hù)、改擴(kuò)建等提供了翔實(shí)的技術(shù)依據(jù)。項(xiàng)目檔案具有綜合性、成套性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性的特點(diǎn)。為了確保項(xiàng)目工程質(zhì)量，現(xiàn)國(guó)家規(guī)定項(xiàng)目整體驗(yàn)收前，必須通過(guò)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

一、目前企業(yè)在項(xiàng)目檔案管理上存在的問(wèn)題

（一）歸檔項(xiàng)目文件齊全性方面的問(wèn)題。一是缺工程合法性證明文件；如缺工程核準(zhǔn)、批復(fù)文件，缺土地使用證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工許可證等。二是招投標(biāo)文件中缺評(píng)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告和中標(biāo)通知書。三是項(xiàng)目申和批復(fù)、更改變更類文件沒(méi)有閉環(huán)，有申請(qǐng)沒(méi)批復(fù)或有批復(fù)無(wú)申請(qǐng)等。四是缺竣工報(bào)告、驗(yàn)收記錄、工程預(yù)決算資料等，或不完整。五是缺照片、錄音、錄像、光盤等聲像電子檔案。

（二）文件有效性方面存在的問(wèn)題。一是文件簽字、蓋章手續(xù)不完備。如合同、協(xié)議只有簽字，沒(méi)有蓋章；隱蔽工程驗(yàn)收記錄簽字不全，或缺設(shè)計(jì)單位簽字，或缺建設(shè)單位簽字。二是檔案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工圖沒(méi)蓋竣工圖章，或簽字不全；

（三）文件真實(shí)性、準(zhǔn)確性方面的問(wèn)題 。一是竣工圖修改不到位，竣工圖沒(méi)有按設(shè)計(jì)變更做相應(yīng)的更改。二是在施工圖上修改不注明修改依據(jù)。三是原材料出廠合格證、檢驗(yàn)報(bào)告的日期晚于復(fù)檢日期。

（四）案卷質(zhì)量方面的問(wèn)題。一是施工單位組卷方法不統(tǒng)一，如某項(xiàng)目分別由兩個(gè)不同施工單位承建，但其基建部分材料文件組卷方法卻不一致，影響文件的查找，也造成不夠統(tǒng)一規(guī)范。二是把項(xiàng)目前期管理性文件作為文書檔案歸檔，與項(xiàng)目檔案分離，違背科技檔案成套性原則。三是個(gè)別案卷組卷不合理。主要是項(xiàng)目前期文件，組卷時(shí)常出現(xiàn)不區(qū)分問(wèn)題、不區(qū)分年度組成雜卷，如把全部上級(jí)有關(guān)文件集中組成一卷，這樣不便于檢索利用。四是個(gè)別案卷題名不準(zhǔn)確。主要是題名過(guò)于簡(jiǎn)單，不能揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，如“上級(jí)有關(guān)文件”“竣工資料（一）”“竣工資料（二）”，難以準(zhǔn)確查找所需的文件。五是個(gè)別案卷中文字材料有污漬，圖紙有缺損等。

二、存在問(wèn)題的原因

一是負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)及管理人員檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位。有的僅在口頭上強(qiáng)調(diào)，并不落實(shí)在具體實(shí)際工作中。平時(shí)只注意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作，而忽視了工程建設(shè)過(guò)程中檔案資料的及時(shí)收集、整理和保管。

二是施工單位不注意施工過(guò)程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作，不是按照施工過(guò)程中每一個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)產(chǎn)生資料，往往是工程施工快結(jié)束了，才突擊搞竣工資料，使檔案資料的真實(shí)性大打折扣。

三是工程技術(shù)管理人員未嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)項(xiàng)目檔案管理制度，對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目前期資料沒(méi)有及時(shí)整理、保存；對(duì)施工、監(jiān)理單位檔案資料要求、把關(guān)不嚴(yán)，致使工程項(xiàng)目結(jié)束后檔案遲遲不能歸檔，檔案部門對(duì)此無(wú)能為力。

四是工程項(xiàng)目資料管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，影響歸檔質(zhì)量。施工單位資料管理人員大都是臨時(shí)抽調(diào)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力較差，且大多身兼數(shù)職，精力有限。造成歸檔資料不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問(wèn)題，檔案部門管理人員給予指導(dǎo)都聽(tīng)不明白，嚴(yán)重影響歸檔質(zhì)量和完整性；也造成檔案部門在項(xiàng)目竣工完成后，補(bǔ)充收集工程竣工資料難度較大。

三、加強(qiáng)和改進(jìn)的措施

一是項(xiàng)目主管單位領(lǐng)導(dǎo)和具體管理人員應(yīng)高度重視項(xiàng)目檔案工作。加強(qiáng)國(guó)家和公司檔案有關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，不斷提高檔案意識(shí)和管理水平。應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案“四參加”要求，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中讓檔案管理人員提早介入，從而保證檔案質(zhì)量。

二是完善、健全公司項(xiàng)目檔案管理制度，尤其是歸檔范圍和歸檔要求，保證項(xiàng)目文件齊全、完整。同時(shí)項(xiàng)目招投標(biāo)過(guò)程中，要求施工單位、監(jiān)理單位一定要制定歸檔制度，并將檔案按期、完整歸檔納入相關(guān)合同條款，從源頭上保證文件能收集齊全；另外要加強(qiáng)參與工程建設(shè)的公司內(nèi)各部門、各環(huán)節(jié)文件的積累、收集，加強(qiáng)對(duì)參與項(xiàng)目實(shí)施的外單位檔案收集、整理、歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。

三是要保證文件有效、真實(shí)、準(zhǔn)確，需要文件形成單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位對(duì)文件的內(nèi)容和形成過(guò)程認(rèn)真審核把關(guān)。

要了解和熟悉項(xiàng)目文件歸檔范圍，嚴(yán)格區(qū)分文書檔案與科技檔案，項(xiàng)目前期的文件也應(yīng)納入項(xiàng)目檔案范圍，如確因文件類檔案專門管理，也應(yīng)將有關(guān)文件復(fù)印件納入到相應(yīng)項(xiàng)目案卷中，注明原件保存地點(diǎn)即可。

篇4

摘要：企業(yè)檔案信息管理對(duì)于企業(yè)而言是非常重要的，它能為企業(yè)檔案信息的開(kāi)發(fā)提供有效的支持和保障?，F(xiàn)階段企業(yè)及單位檔案管理要逐步實(shí)現(xiàn)信息化，這能極大的提高其檔案管理的工作效率，工作效率一旦提高，服務(wù)水平就會(huì)大幅度提高。本文將從企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)為著手點(diǎn)，深入分析其中的問(wèn)題，并提出更新、更能適應(yīng)時(shí)展的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化；問(wèn)題；創(chuàng)新

1導(dǎo)言

企業(yè)檔案的建設(shè)是保證企業(yè)工作有序進(jìn)行、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，而傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式，由于檔案數(shù)據(jù)信息的多樣性、復(fù)雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲(chǔ)存等都面臨很大挑戰(zhàn)，很難適應(yīng)時(shí)代的高速發(fā)展和迅速變化。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)決定了企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是否建立妥善，對(duì)企業(yè)的發(fā)展也有一定的影響。不同的企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的方式也應(yīng)該不同，不能一味照搬其他企業(yè)的方式，需要根據(jù)自身的特點(diǎn)進(jìn)行建設(shè)。

2什么是檔案室的“四精”一流的思考

實(shí)現(xiàn)“四精”一流，必須將“一流”理念貫穿所有工作始終，真正做到入腦入心，要有一流的標(biāo)準(zhǔn)和要求，一流的業(yè)績(jī)和成效。黃龍灘電廠辦公室重抓檔案“四精”一流建設(shè)，管理實(shí)現(xiàn)“聚是一團(tuán)火，散是滿天星”。創(chuàng)建“四精”一流企業(yè)的成效主要不在于局部的突破進(jìn)步，而在于整體的管理提升，我的理解是必須全廠所有單位、部門、班組、個(gè)人都達(dá)到“四精”一流，一個(gè)都不能少。具體到檔案室，我認(rèn)為是：人員做到“用心工作，專心做事，盡心履職”，經(jīng)得起考驗(yàn)、耐得住寂寞、受得了怨氣；認(rèn)真學(xué)習(xí)法律法規(guī)和管理制度，遵章守紀(jì)“零考核”；立足崗位加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握真本領(lǐng)、練就硬功夫，崗位技能和綜合素質(zhì)有效提升，爭(zhēng)當(dāng)技術(shù)能手；積極投身品牌建設(shè)，注重新聞挖掘深度，展示辦公室形象；深化作風(fēng)建設(shè)，認(rèn)真落實(shí)機(jī)關(guān)“十不準(zhǔn)”要求，發(fā)揮好機(jī)關(guān)的示范引領(lǐng)作用；年度新增檔案數(shù)字化率達(dá)到95%；工作中實(shí)現(xiàn)溝通協(xié)調(diào)“零距離”、檔案查詢“零障礙”、服務(wù)質(zhì)量“零投訴”；全廠干部職工能夠方便、準(zhǔn)確、快捷地查找所需要的檔案資料，檔案資料的查全率、查準(zhǔn)率均達(dá)到100%；有效開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案知識(shí)信息資源，檔案工作的價(jià)值得到充分體現(xiàn)。

3企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)的問(wèn)題

3.1企業(yè)檔案信息化認(rèn)識(shí)不足

目前人們受傳統(tǒng)因素的影響，已經(jīng)習(xí)慣了人工處理檔案。這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因是對(duì)企業(yè)檔案信息化的認(rèn)識(shí)不足。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時(shí)展要求，對(duì)于效率等各方面都有很大提高，企業(yè)檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業(yè)檔案的個(gè)人工作效率、提高企業(yè)部門的整體職能效率，還有利于對(duì)企業(yè)檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國(guó)企業(yè)檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個(gè)大環(huán)境的形成，一味堅(jiān)持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，企業(yè)部門要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作者信息化知識(shí)的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵(lì)二級(jí)單位積極開(kāi)展檔案信息化工作，提高對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。

3.2檔案管理工作缺少專業(yè)人員

我國(guó)目前許多單位檔案管理人員的專業(yè)性不足，這是阻礙檔案管理工作的絆腳石。一方面，這些非專業(yè)人員都不是檔案管理專業(yè)出生，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，所以在網(wǎng)絡(luò)信息化迅速發(fā)展的時(shí)代，他們很難適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，嚴(yán)重影響了企業(yè)及單位檔案管理工作的發(fā)展；另一方面，許多檔案管理工作者的年齡都比較大，在工作上缺乏責(zé)任心和工作激情，導(dǎo)致檔案管理中存在很大的缺漏，他們也不能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，這就使得檔案管理工作只是形同虛設(shè)，并不能起到應(yīng)有的作用，所以培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員非常重要，只有讓專業(yè)的人員去從事這項(xiàng)工作，才能加快我國(guó)企業(yè)及單位檔案管理信息化建設(shè)步伐。

3.3信息化設(shè)備利用率低

企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時(shí)間的發(fā)展，部分企業(yè)檔案部門也積極引入計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國(guó)家信息化戰(zhàn)略。但實(shí)際上，目前我國(guó)企業(yè)檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡(jiǎn)單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實(shí)際情況將已有設(shè)備利用起來(lái)或引入新的信息化設(shè)備是下一步促進(jìn)企業(yè)檔案信息化的重要工作點(diǎn)。

4企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新措施

4.1善于學(xué)習(xí)

檔案管理以安全管理為基礎(chǔ)，以確保安全為底線，以信息化建設(shè)為重點(diǎn)，推進(jìn)協(xié)同發(fā)展。面對(duì)檔案種類繁多、現(xiàn)代信息化技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力方面要求越來(lái)越高的今天，要開(kāi)展終身學(xué)習(xí)模式。一個(gè)合格的檔案管理人員：一是不僅要學(xué)好檔案管理技能，要對(duì)檔案法、目錄學(xué)和檔案保護(hù)學(xué)等學(xué)科有詳細(xì)了解，同時(shí)也需要廣博的知識(shí)體系，能夠看懂檔案里面的內(nèi)容，并將各方面繁雜的信息進(jìn)行區(qū)分和整理。二是結(jié)合自己的崗位工作，熟練掌握檔案數(shù)字化各種軟件運(yùn)用，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)（靈活運(yùn)用檔案管理信息系統(tǒng)、掃描儀、PDF編輯軟件、圖像處理軟件等等）、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。完成“檔案資料管理者”向“檔案信息的導(dǎo)航者”的職能轉(zhuǎn)變。

4.2加大檔案收集力度

著力重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目資料的收集，確保電子文件與紙質(zhì)及其他載體形式檔案同步收集，確保我廠在安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文件及各種載體形式的檔案不流失。針對(duì)我廠運(yùn)維檢修、技改和小型基建項(xiàng)目管理實(shí)際，自覺(jué)學(xué)習(xí)工程建設(shè)管理環(huán)節(jié)的相關(guān)知識(shí)，做好與項(xiàng)目管理部門、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的溝通，做好科技檔案歸檔工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范，及時(shí)了解工程建設(shè)動(dòng)態(tài)，將各階段形成的檔案及時(shí)收集整理直至竣工驗(yàn)收，使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。

4.3提升服務(wù)

服務(wù)是檔案工作的永恒主題。一是創(chuàng)新服務(wù)形式。依法做好檔案查閱服務(wù)，改進(jìn)查閱方式，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提供最快捷、最完善、最范的服務(wù)，最大限度滿足利用者需求，拓展服務(wù)渠道，圍繞工作需要，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案資源，積極提供檔案信息服務(wù)。做到檔案資料的查全率、查準(zhǔn)率均達(dá)到100%。二是加大檔案開(kāi)發(fā)力度。加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開(kāi)發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息，不斷挖掘檔案的價(jià)值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)”，更好為全廠各項(xiàng)工作提供參考。三是加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。

4.4建立檔案信息化建設(shè)工作組

企業(yè)檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項(xiàng)工作、保證每個(gè)環(huán)節(jié)的正確對(duì)接和順利實(shí)施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行總體布局，并制定詳細(xì)發(fā)展和工作計(jì)劃，同時(shí)推進(jìn)和監(jiān)督信息化工作的進(jìn)展，直至完成。檔案信息化工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，但也是我國(guó)企業(yè)事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實(shí)施者共同努力，才能更好地完成。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)及單位檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)展的必然要求，各單位要重視這項(xiàng)隱秘的工作，學(xué)會(huì)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)去管理和監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全性和隱秘性目標(biāo)。檔案管理信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，它并不是在短時(shí)間內(nèi)就可以徹底解決和完成的，它需要檔案工作者在不斷的實(shí)踐中更新自身的服務(wù)理念與創(chuàng)新意識(shí)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳秀娟.關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題和對(duì)策分析[J].城建檔案，2017，03：26-27.

篇5

煤炭企業(yè)檔案的價(jià)值表現(xiàn)為企業(yè)檔案客體對(duì)企業(yè)主體的需求和滿足程度。煤炭企業(yè)檔案價(jià)值受多種因素的影響和制約呈現(xiàn)出大小不一的價(jià)值體現(xiàn)，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策有用的企業(yè)檔案，其檔案價(jià)值要大于對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策沒(méi)用的檔案。煤炭企業(yè)檔案價(jià)值的鑒定工作帶有較強(qiáng)的主觀性，受多種因素的影響。煤炭企業(yè)文化建設(shè)作為企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分，不僅是企業(yè)檔案信息收集的重點(diǎn)，同時(shí)它也影響著企業(yè)檔案信息價(jià)值的鑒定工作。在企業(yè)檔案價(jià)值鑒定過(guò)程中充分考慮企業(yè)文化建設(shè)的影響，使企業(yè)檔案價(jià)值表現(xiàn)出多重價(jià)值，賦予企業(yè)檔案更為豐富的價(jià)值內(nèi)涵。

2加強(qiáng)企煤炭業(yè)人事檔案工作，實(shí)現(xiàn)以人為本的人力資源管理文化

煤炭企業(yè)人事檔案作為企業(yè)選用人才、開(kāi)發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。優(yōu)化煤炭企業(yè)人力資源管理，離不開(kāi)煤炭企業(yè)人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關(guān)系。企業(yè)人事檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于在企業(yè)內(nèi)部最優(yōu)化地配置人才，做到“人盡其才，才盡其用”，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。因此，企業(yè)在選聘、考察員工的時(shí)候，不僅要看他現(xiàn)在的工作能力和水平，還要了解每個(gè)員工的全部歷史和工作情況。人事檔案是個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷和實(shí)踐活動(dòng)的全部記載，較為全面地反映了個(gè)人的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德和素質(zhì)等基本內(nèi)容。健全煤炭企業(yè)人事檔案制度，優(yōu)化開(kāi)發(fā)企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面出發(fā)：完善健全人事檔案內(nèi)容制度，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理和時(shí)展的要求；結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，對(duì)人事檔案工作進(jìn)行評(píng)估，形成切合企業(yè)實(shí)際的人才評(píng)價(jià)體系；企業(yè)人事檔案實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式的管理模式。

3建立企業(yè)形象系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的文化價(jià)值

篇6

摘要：隨著我國(guó)建筑行業(yè)的快速發(fā)展，建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，建筑企業(yè)為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占取一席之地，不得不提高自身的工程質(zhì)量和管理水平。本文主要從我國(guó)國(guó)有建筑企業(yè)的檔案管理的重要性以及當(dāng)前國(guó)有建筑企業(yè)檔案管理面臨的問(wèn)題及改進(jìn)策略方面進(jìn)行簡(jiǎn)要分析和論述。

關(guān)鍵詞：國(guó)有建筑企業(yè)；檔案管理；問(wèn)題；措施 建筑企業(yè)檔案管理隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展也在不斷地完善和更新。我國(guó)國(guó)有建筑企業(yè)一般工程項(xiàng)目巨大，項(xiàng)目的復(fù)雜程度高，其檔案管理起來(lái)也相對(duì)困難，雖然在檔案管理過(guò)程中采用了纖細(xì)的信息化管理方式，但是由于本身和外界各方面因素的影響使得當(dāng)前國(guó)有建筑企業(yè)在檔案管理中還存在較多的問(wèn)題。為了有效解決檔案管理中已經(jīng)存在的問(wèn)題以及面臨的問(wèn)題，應(yīng)該首先認(rèn)識(shí)到國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性。

一、國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性分析

建筑工程竣工之后需要對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行評(píng)定，在評(píng)定過(guò)程中需要工程建設(shè)過(guò)程中的參考資料，而完整規(guī)范的建筑工程檔案則可以為其提供需要的參考資料。由此可推斷出建筑工程檔案在建筑工程建設(shè)中的重要作用：1.在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過(guò)程中，建筑工程檔案能夠?yàn)槠涮峁┫鄳?yīng)的依據(jù)和參考，這樣，相關(guān)單位就可以根據(jù)以往的城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，利用工程檔案中的豐富資源，對(duì)城市進(jìn)行高效、合理的規(guī)劃和管理；2.竣工之后需要對(duì)工程進(jìn)行維修管理、擴(kuò)建和改建等工作，在此過(guò)程中相關(guān)人員可以依據(jù)規(guī)范而完善的建筑工程檔案提供的充分資料和信息數(shù)據(jù)，對(duì)后續(xù)工程進(jìn)行完善和管理；3.建筑工程質(zhì)量的高低以及施工質(zhì)量是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，都需要參照建筑工程檔案，以工程檔案對(duì)實(shí)際工程質(zhì)量進(jìn)行分析，一方面可以促使建筑工程整體質(zhì)量的提升，另一個(gè)方面還可以在一定程度上提高工程項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，在整個(gè)建筑工程建設(shè)中加強(qiáng)和完善建筑工程檔案管理工作是十分必要的。

二、國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和面臨的問(wèn)題

（一）國(guó)有企業(yè)檔案散、亂、缺、散

由于我國(guó)國(guó)有企業(yè)中的檔案管理工作采用的是多頭管理方式，原本具有連接性的檔案卻分布在不同地方，這樣就導(dǎo)致檔案資料的分散；目前我國(guó)國(guó)有企業(yè)的分公司在收集檔案時(shí)，收集人員往往是固定在辦公室中對(duì)工程檔案進(jìn)行收集的，由于其對(duì)建筑工程的施工流程等各方面實(shí)際情況不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企業(yè)在工程建設(shè)之前不進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋z驗(yàn)，工程竣工之后也不進(jìn)行驗(yàn)收，而是將工程過(guò)程中一些散亂的資料分次移交給檔案收集人員，從而導(dǎo)致檔案收集散亂、不規(guī)范；有些檔案收集人員的檔案鑒定水平較低，在整理檔案時(shí)缺乏相應(yīng)的能力，使得管理的檔案不集中，較分散。

（二） 國(guó)有企業(yè)檔案管理的制度不夠健全和完善

國(guó)有企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，為了確保檔案管理與企業(yè)管理水平協(xié)調(diào)一致，檔案管理過(guò)程中應(yīng)該采用信息化的管理方式，管理人員應(yīng)該樹(shù)立新的管理觀念，采用新的管理體制，這樣才能提高企業(yè)檔案的管理水平和管理效率。然而，當(dāng)前國(guó)有企業(yè)的檔案管理人員仍然沒(méi)有擺脫守舊的管理思想，在實(shí)際管理中不能將檔案管理工作融入到企業(yè)所有部門中去，相應(yīng)的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。

（三） 人員設(shè)備不足

國(guó)有企業(yè)檔案管理過(guò)程中熱暖設(shè)備不足問(wèn)題是一個(gè)較為普遍的問(wèn)題，現(xiàn)行的工程檔案管理體制是由三個(gè)層次組成的，分別是：總公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門和工程項(xiàng)目部資料室。其中總公司檔案管理部門和分公司檔案管理部門人員配備的較少，相應(yīng)的設(shè)備也較為陳舊，甚至有些單位出現(xiàn)檔案庫(kù)房不足的問(wèn)題，這將會(huì)在很大程度上影響檔案管理的安全性。工程項(xiàng)目部雖然配備了充足的人員，但是專業(yè)的資料管理人員卻幾乎沒(méi)有，相應(yīng)的專業(yè)設(shè)備也甚是缺乏，這就可能導(dǎo)致一些重要的檔案資料丟失或毀滅。

（四） 檔案質(zhì)量差

國(guó)有建筑企業(yè)檔案管理一般是有嚴(yán)格的質(zhì)量規(guī)定的，但是就目前的實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，很多檔案質(zhì)量并沒(méi)有達(dá)到規(guī)定質(zhì)量的要求，甚至還有相當(dāng)大的差距。例如，有的項(xiàng)目部為圖一時(shí)的簡(jiǎn)單，在填寫原始資料時(shí)偷工減料，使得填寫的資料不完整；有些歸檔的資料沒(méi)有辦理完備的法律手續(xù)；有些工程項(xiàng)目的檔案資料與實(shí)際資料不符等。

三、國(guó)有企業(yè)檔案管理的改進(jìn)措施

（一）依法治檔，不斷加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理

加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)從三個(gè)方面著手：首先，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，深入學(xué)習(xí)和掌握國(guó)家關(guān)于檔案的法律標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)溝通，獲得領(lǐng)導(dǎo)的理解和重視，而企業(yè)也用加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視和領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案管理的人員配置、設(shè)備配備等予以保證；其次，應(yīng)不斷提升檔案工作者依法管理檔案工作的能力，在加強(qiáng)自身法律法規(guī)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)；再者，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)考核，從企業(yè)基層中貫徹落實(shí)依法治檔。

（二）建立對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案損失責(zé)任追究制度

建立國(guó)有企業(yè)檔案損失責(zé)任追求制度，實(shí)質(zhì)上就是針對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案的重要性，在加強(qiáng)檔案管理工作的同時(shí)，重視檔案管理對(duì)公司各項(xiàng)建設(shè)的服務(wù)，全方位完善企業(yè)檔案的管理工作。在完善綜合檔案室制度的過(guò)程中，向下屬公司推行二級(jí)檔案管理制度，通過(guò)在綜合檔案室實(shí)行年檢考核制度，而在二級(jí)檔案管理制度部門實(shí)行年度考核，這樣，便可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問(wèn)題并及時(shí)采取措施對(duì)問(wèn)題加以解決。

（三）不斷強(qiáng)化建檔工作是檔案管理的基礎(chǔ)

針對(duì)目前國(guó)有企業(yè)檔案管理中的“散”、“亂”、“缺”問(wèn)題，應(yīng)該采取相應(yīng)的解決措施，針對(duì)“散”的問(wèn)題可以采用“收”的方法，通過(guò)構(gòu)建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)現(xiàn)有檔案和新建檔案進(jìn)行接收和保管；針對(duì)“亂”的問(wèn)題可以通過(guò)聘用檔案管理專業(yè)技術(shù)人員對(duì)國(guó)有企業(yè)信息資源進(jìn)行整合和整理，可以稱之為“整”的方法；針對(duì)“缺”的問(wèn)題，可以采用“查”的方式對(duì)問(wèn)題加以解決，具體做法是由相關(guān)檔案管理負(fù)責(zé)行業(yè)檔案的收集、整理、鑒定的指導(dǎo)工作，然后相關(guān)單位做好檔案移接工作，相互之間明確責(zé)任。

（四） 提高檔案質(zhì)量

檔案質(zhì)量的提高可以從三個(gè)方面著手，首先是項(xiàng)目經(jīng)理的檔案質(zhì)量提高的意識(shí)，其次是建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，最后是加強(qiáng)檔案管理過(guò)程的監(jiān)督。在檔案管理工作中，項(xiàng)目經(jīng)理的主要責(zé)任是組織、協(xié)調(diào)和管理各部門的工作，由此項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)的檔案質(zhì)量意識(shí)的提高是非常關(guān)鍵的；工程檔案管理作為一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，僅僅依靠單個(gè)部門或者個(gè)人是不可能對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行全面管理，必須建立建立健全相應(yīng)的工作制度和加強(qiáng)檔案管理的全過(guò)程監(jiān)督，保證全過(guò)程檔案的連續(xù)性和完整性。

結(jié)語(yǔ)：總而言之，國(guó)有建筑企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，在實(shí)際管理工作中，檔案工作者必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中已經(jīng)存在和即將面臨的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題及時(shí)采取相應(yīng)的解決策略和方法。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳姍姍.論檔案管理在建筑企業(yè)的作用及管理策略[J]. 企業(yè)家天地(理論版). 2011(03)

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關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；電子化

事業(yè)單位人事檔案管理工作關(guān)系著單位員工的個(gè)人發(fā)展，人事檔案中記錄了員工的個(gè)人工作情況，績(jī)效情況等等，是單位對(duì)員工進(jìn)行調(diào)動(dòng)的依據(jù)。檔案管理工作發(fā)展已久，如今，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能夠滿足社會(huì)發(fā)展的需求，越來(lái)越多的單位開(kāi)始嘗試并踐行電子化檔案管理，這也是未來(lái)檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)。

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的電子化建設(shè)趨勢(shì)

電子化建設(shè)是當(dāng)前我國(guó)社會(huì)發(fā)展中檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的管理，電子化檔案管理能夠提高檔案管理的工作效率，一切的檔案管理流程采用信息化的檔案管理方式，通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以完成，這大大提升了檔案管理的工作效率，縮短了檔案管理的時(shí)間，同時(shí)也簡(jiǎn)化了一些檔案管理的流程，對(duì)于檔案管理工作而言，是非常好的一種管理方式。

此外，電子化檔案建設(shè)也是顛覆了傳統(tǒng)檔案管理工作模式的一種檔案管理工作方式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅內(nèi)容復(fù)雜，檔案保管還需要占用一定的空間，需要管理人員花費(fèi)很大的精力和很多時(shí)間去整理檔案，人財(cái)物的耗費(fèi)量都是比較大的。如今，電子化檔案建設(shè)的趨勢(shì)越來(lái)越突出，人們更加傾向于電子檔案的運(yùn)用，同時(shí)，也簡(jiǎn)化了工作流程，降低了工作壓力。相比于紙質(zhì)檔案的管理，電子化檔案管理也能夠提高檔案的準(zhǔn)確性，減少一些人為的錯(cuò)誤，對(duì)于檔案的保管更加細(xì)致，提高了檔案保管的整體水平，是順應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需求的，同時(shí)，也是未來(lái)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

事業(yè)單位在人事檔案管理方面的壓力較大，人事檔案管理工作復(fù)雜，事業(yè)單位的人員數(shù)量多，檔案存量大，同時(shí)，檔案管理工作人員的工作能力有限，因此，在人事檔案的管理工作開(kāi)展中還面臨著一些問(wèn)題，具體分析，事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展中存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）電子化程度不高

人事檔案的電子化管理如今已經(jīng)成為檔案管理工作的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，電子化檔案管理不僅有助于檔案的保存，同時(shí)也能夠提高檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，減少一些人為因素導(dǎo)致的出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況，從這一點(diǎn)上來(lái)講，電子檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)是非常明顯的；此外，電子檔案管理還能夠提升檔案管理工作的效率。但是，就目前事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展情況來(lái)看，很多事業(yè)單位中人事檔案管理的電子化程度比較低，這突出表現(xiàn)在事業(yè)單位人事檔案管理中的軟件和硬件設(shè)施不夠完善。

電子化的檔案管理工作不僅需要依托事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的足夠重視，從客觀因素上來(lái)講，還需要檔案管理相關(guān)部門對(duì)檔案管理的工作有足夠的軟硬件設(shè)施的支持，這是電子化檔案管理工作實(shí)現(xiàn)的最重要的依托。當(dāng)前，很多事業(yè)單位中對(duì)于人事檔案的電子化管理的關(guān)注度不夠，重視程度比較低，因此，在這樣的情況下，很多事業(yè)單位忽視了對(duì)單位內(nèi)部的人事檔案電子化建設(shè)的硬件和軟件設(shè)施建設(shè)的支持。此外，事業(yè)單位對(duì)檔案電子化建設(shè)支持力度不夠還表現(xiàn)在，事業(yè)單位沒(méi)有足夠的撥款來(lái)支持電子化檔案的建設(shè)工作，這一點(diǎn)也導(dǎo)致了電子檔案建設(shè)和管理工作中缺乏足夠的資金支持，從而制約了檔案電子化建設(shè)中的軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作，制約了事業(yè)單位檔案管理電子化的建設(shè)和發(fā)展。

（2）缺乏檔案電子化管理人才

人才是檔案管理工作發(fā)展中的重要支持，人才對(duì)電子檔案管理工作的支持也是事業(yè)單位檔案管理電子化的軟件支持，當(dāng)前，在一些事業(yè)單位中，單位內(nèi)部對(duì)于檔案電子化管理工作的支持力度不足，突出表現(xiàn)在缺乏專業(yè)的檔案管理人才，特別是缺乏具備電子檔案管理工作的專業(yè)人才。

當(dāng)前在一些事業(yè)單位中，從事檔案管理工作的人員普遍年齡偏大，很多事業(yè)單位中檔案管理工作沒(méi)有專業(yè)的部門來(lái)開(kāi)展，而是交給人力資源部門負(fù)責(zé)打理檔案相關(guān)事宜，這一點(diǎn)就導(dǎo)致了事業(yè)單位中沒(méi)有專業(yè)的人才來(lái)負(fù)責(zé)檔案管理工作，人力資源部門還需要管理績(jī)效考核以及人員招聘等工作，在這樣的情況下，對(duì)于檔案管理工作也是有心無(wú)力。同時(shí)，人力資源管理工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)有限，在一定程度上也缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，更不用說(shuō)電子化檔案管理方面的能力，同樣也存在很多的不足，因此，在這樣的情況下，檔案管理工作缺乏專業(yè)的管理人才，已經(jīng)成為影響事業(yè)單位人事檔案管理工作開(kāi)展的重要因素。

（3）檔案資源開(kāi)發(fā)與利用不成熟

檔案資源的管理工作方面，隨著電子化檔案管理工作時(shí)代的來(lái)臨，在檔案管理工作中，使用者需要對(duì)檔案有一定的權(quán)限了解到員工的檔案中記載的信息，因此，這種需求的導(dǎo)向下，社會(huì)對(duì)于檔案管理的流動(dòng)性需求也就加強(qiáng)了。

對(duì)于檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用也需要在電子化檔案管理的基礎(chǔ)上，破解流動(dòng)性需求無(wú)法滿足的難題，對(duì)于檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。但是，就目前情況來(lái)看，電子化檔案管理工作實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，還面臨著檔案管理流動(dòng)性需求的滿足有限，檔案資源的共享性標(biāo)準(zhǔn)還存在一定的距離，此外，檔案資源的利用效率不足，利用效益也有限，整體的檔案資源開(kāi)發(fā)利用都不夠成熟。

三、事業(yè)單位人事檔案管理電子化建設(shè)

事業(yè)單位在未來(lái)的發(fā)展中，要充分了解和認(rèn)識(shí)到檔案的電子化管理對(duì)于未來(lái)人事檔案管理工作的重要意義，當(dāng)前在我國(guó)的事業(yè)單位發(fā)展中，檔案的電子化管理標(biāo)準(zhǔn)的需求還得不到很好的滿足，未來(lái)可以從以下幾個(gè)方面入手，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。

（1）加快檔案管理系統(tǒng)的電子化建設(shè)

在電子化檔案管理工作的開(kāi)展中，首先要做好的就是檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，未來(lái)，在事業(yè)單位的人事檔案管理工作方面，要充分重視起電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的需求，單位內(nèi)部要針對(duì)性的對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，建立更加先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)，有針對(duì)性的適應(yīng)本單位對(duì)檔案管理工作的需求，提升系統(tǒng)對(duì)檔案管理工作的適應(yīng)性。

電子化檔案管理建設(shè)工作的開(kāi)展中，系統(tǒng)的建設(shè)要注重實(shí)用性，保證人事檔案管理工作人員能夠更快的適應(yīng)系統(tǒng)。此外，系統(tǒng)的建設(shè)還需要更加保密，做好對(duì)人事檔案的保密工作。

（2）加快檔案管理的軟硬件建設(shè)

未來(lái)在檔案管理工作中，要更加重視軟硬件設(shè)施的建設(shè)，事業(yè)單位內(nèi)要提升對(duì)電子化檔案建設(shè)工作的重視，增加對(duì)電子化檔案管理硬件設(shè)施的配備能力，從資金方面加大對(duì)硬件設(shè)施建設(shè)的投入力度。此外，還需要設(shè)定專門的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)人事檔案的管理，切實(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的層次化和細(xì)化，將檔案管理工作規(guī)范起來(lái)。合理運(yùn)用硬件設(shè)施，提升檔案管理工作的軟實(shí)力。

（3）加快建設(shè)檔案管理電子化人才

檔案管理人才的吸納和培養(yǎng)也是未來(lái)事業(yè)單位檔案電子化管理工作中需要關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。針對(duì)當(dāng)前人才投入力度和人才人員短缺的情況，未來(lái)，單位內(nèi)部要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升他們的檔案管理工作能力，強(qiáng)化技能培訓(xùn)，讓他們更好地掌握電子化檔案管理的工作技能。此外，還可以吸引一些專業(yè)的電子化檔案管理工作人才，豐富檔案管理工作人才隊(duì)伍，提升檔案管理工作的整體水平。

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關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)發(fā)展；優(yōu)化創(chuàng)新；策略分析

當(dāng)前，企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益嚴(yán)峻的情況下，若想保證自身的長(zhǎng)足發(fā)展與科學(xué)創(chuàng)新，注重完善企業(yè)檔案管理工作十分必要。因此，注重企業(yè)發(fā)展中創(chuàng)新完善檔案管理工作的重要性，在踐行注意事項(xiàng)的基礎(chǔ)上，打造管理新策略是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展需注意的重點(diǎn)，亦是本文研究探討的課題。

1企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的必要性

為保證創(chuàng)新完善檔案管理工作，率先了解企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理工作的必要性十分重要。對(duì)此，站在企業(yè)發(fā)展的視為視角之上，以提升工作效率，確保工作開(kāi)展進(jìn)行討論，明確檔案管理工作創(chuàng)新完善的必要性包括以下兩點(diǎn)：其一，檔案管理工作創(chuàng)新完善可增加檔案管理的科學(xué)性。企業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，資料檔案的留存至關(guān)重要，其是企業(yè)發(fā)展的證明，亦是企業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)發(fā)展之路的重要參考。因此，科學(xué)有效的管理與規(guī)劃相應(yīng)資料，妥善保管與留存重要文件至關(guān)重要。完善與優(yōu)化檔案管理工作，可確保檔案管理科學(xué)留存文件，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展需求而妥善報(bào)關(guān)文件。其二，有效提升檔案文件的利用及處理率。檔案管理工作不僅對(duì)檔案的留存與保管起到了至關(guān)重要的作用，同時(shí)也可用于提升檔案的利用率與處理率，以便協(xié)助企業(yè)工作效率提升，保證企業(yè)在發(fā)展中可盡快制定發(fā)展方案，以便促進(jìn)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展?？傮w來(lái)說(shuō)，提升檔案利用率與處理率，對(duì)推進(jìn)企業(yè)發(fā)展有良好作用，對(duì)改善檔案管理效率也有至關(guān)重要的作用，是檔案管理發(fā)展優(yōu)化的必然選擇。

2企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的注意事項(xiàng)

認(rèn)知企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的必要性基礎(chǔ)上，若想開(kāi)展科學(xué)的創(chuàng)新完善檔案管理工作，應(yīng)注意以下注意事項(xiàng)的科學(xué)踐行：首先，優(yōu)化檔案管理意識(shí)。確保檔案管理創(chuàng)新完善的基礎(chǔ)是是扭轉(zhuǎn)現(xiàn)階段檔案管理的思維意識(shí)，將傳統(tǒng)的檔案認(rèn)知徹底抹殺，以全新的思維視角，定位檔案管理價(jià)值，將其作為提供企業(yè)發(fā)展所需資料的關(guān)鍵部門，敦促其加大利用檔案資料，科學(xué)管理檔案資料，有效提升資料利用率，才能確保檔案管理工作完善創(chuàng)新，真正符合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求。其次，加大檔案管理投入。確保檔案管理意識(shí)的優(yōu)化基礎(chǔ)上，企業(yè)管理者在檔案管理的投入中也不能吝嗇，不僅是優(yōu)秀人員的選拔，技術(shù)人員的聘用，在相應(yīng)的數(shù)字硬件設(shè)備上也不能馬虎，選擇穩(wěn)定且質(zhì)量上乘的服務(wù)器系統(tǒng)，優(yōu)質(zhì)的硬盤及品牌主機(jī)，以便檔案管理的數(shù)字管理環(huán)境穩(wěn)定，檔案的保存與調(diào)用科學(xué)。

3企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的科學(xué)方案

科學(xué)踐行檔案管理創(chuàng)新完善注意事項(xiàng)的基礎(chǔ)上，擬定科學(xué)的創(chuàng)新完善檔案管理方案，可從以下兩方面進(jìn)行考量：第一，借助數(shù)字技術(shù)思維完善管理檔案。當(dāng)前，隨著數(shù)字科技的不斷完善，許多原本需要人工處理的工作都可以借助數(shù)字技術(shù)完成，其不僅大大降低了人工成本，而且也使信息儲(chǔ)備與調(diào)用變得十分科學(xué)。對(duì)此，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要?jiǎng)?chuàng)新完善檔案管理工作，應(yīng)注重?cái)?shù)字設(shè)備的應(yīng)用。利用數(shù)字設(shè)備歸類整理企業(yè)資料，確保企業(yè)資料按照關(guān)鍵詞、日期、重要程度分類留存，并根據(jù)資料的重要程度分檔管理，根據(jù)資料的執(zhí)行到期時(shí)間設(shè)置定時(shí)通知，可大大提升檔案管理效率，并保證檔案內(nèi)容的利用率。此外，根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行檔案內(nèi)容標(biāo)注，有助于不同部門人員調(diào)閱相關(guān)檔案內(nèi)容，并以此為基礎(chǔ)開(kāi)展相應(yīng)的進(jìn)一步工作，對(duì)不同部門應(yīng)用管理檔案也能起到良好幫助。當(dāng)然，以上所有的檔案處理與調(diào)用方式都可以通過(guò)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的無(wú)界性與交互性完成，檔案管理人員可定期維護(hù)檔案，其他普通員工也可利用網(wǎng)絡(luò)傳遞契約、工作內(nèi)容及設(shè)計(jì)資料等文件，共同豐盈并充實(shí)檔案庫(kù)，減少檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，提升檔案管理效率。第二，立足于資料保密的檔案安全維護(hù)。數(shù)字技術(shù)固然是檔案管理的創(chuàng)新方法，但為保證檔案資料的有效留存，創(chuàng)新完善檔案管理工作在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上應(yīng)注重對(duì)于檔案管理工作的完善處理，即備份重要文件，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)安全，注意增建防火墻、定期查殺病毒，并維護(hù)檔案管理系統(tǒng)安全。也就是說(shuō)，檔案管理雖然可借助數(shù)字技術(shù)加以優(yōu)化，但為確保重要文件不會(huì)丟失，在數(shù)字網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)備資料的過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)定期備份重要文件，包括其他網(wǎng)盤備份與紙質(zhì)文件備份，以便現(xiàn)有服務(wù)器受損時(shí)重要文件不會(huì)丟失。目前，在備份檔案資料時(shí)，除硬盤備份外不能忽視的備份形式便是紙質(zhì)文件備份，其是在數(shù)字設(shè)備無(wú)法起到作用的情況下能夠繼續(xù)保證重要資源留存的方法。因此，在進(jìn)行紙質(zhì)資源保存之時(shí)，要結(jié)合數(shù)字資源的整理方式，以關(guān)鍵字進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并按照資料成立時(shí)間進(jìn)行整理，并對(duì)到期時(shí)間進(jìn)行科學(xué)標(biāo)注，以便在數(shù)字資源無(wú)法調(diào)取之時(shí)，可通過(guò)傳統(tǒng)方法來(lái)盡快獲得資料信息?？傮w來(lái)說(shuō)，保密及維護(hù)檔案管理內(nèi)容是在日常服務(wù)器維護(hù)與定期的病毒查殺的科學(xué)踐行下，篩選上傳文件內(nèi)容，確保上傳文件安全，科學(xué)有效的維護(hù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，注重備份方式的多樣化，做到利用電子設(shè)備但不依賴電子設(shè)備，從而保證在關(guān)鍵時(shí)刻可更高效的利用資料信息，真正科學(xué)有效的提升檔案管理應(yīng)用率。綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中完善創(chuàng)新檔案管理工作的重要手段是利用數(shù)字技術(shù)來(lái)優(yōu)化檔案管理工作，但在此基礎(chǔ)上，針對(duì)數(shù)字設(shè)備的定期維護(hù)及相關(guān)資料的科學(xué)備份也十分必要。目前，科學(xué)利用數(shù)字設(shè)備，但不依賴數(shù)字設(shè)備是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理創(chuàng)新完善的關(guān)鍵。因此，保證檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)構(gòu)建，日常安全維護(hù)的有效開(kāi)展，紙質(zhì)資料的備份與管理，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)完善，輔助現(xiàn)代企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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篇9

關(guān)鍵詞：檔案；管理；模式

一、我國(guó)企業(yè)檔案管理狀況與不足

我國(guó)現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理體制是在企業(yè)自主按照企業(yè)管理體制實(shí)行二級(jí)或三級(jí)管理。國(guó)家各級(jí)檔案行政管理部門對(duì)所屬區(qū)域企業(yè)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。這種體制模式存在許多不足。

（一）自我發(fā)展動(dòng)力不足

我國(guó)企業(yè)檔案工作發(fā)展過(guò)程中存在的普遍問(wèn)題是依靠行政力量的推動(dòng)而自我發(fā)展動(dòng)力不足。黨和政府頒發(fā)了一系列文件，推動(dòng)企業(yè)檔案工作，自上而下通過(guò)行政手段貫徹這些文件成為推動(dòng)企業(yè)檔案工作的外在推力。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，政府職能發(fā)生了轉(zhuǎn)變，不再直接干預(yù)企業(yè)，企業(yè)是自主經(jīng)營(yíng)的主體。政府的外力推動(dòng)作用在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制中逐漸弱化。企業(yè)在也不再重視檔案工作，檔案工作缺乏發(fā)展動(dòng)力。

（二）檔案管理思維僵化

現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制要求建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的靈活、多元的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式過(guò)于僵化，體現(xiàn)不出先進(jìn)管理理念，外包的管理方式不能被傳統(tǒng)檔案部門接受。在不涉及政治等問(wèn)題下，企業(yè)科技檔案部分完全可以面向社會(huì)化管理。

（三）單一的檔案管理模式

傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作基本上是采取單一檔案管理模式，企業(yè)對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理、分級(jí)管理、綜合管理等。企業(yè)的形態(tài)在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中已發(fā)生了重大變化，單一的檔案管理模式己不適用，而且，大型企業(yè)集團(tuán)對(duì)整個(gè)集團(tuán)檔案實(shí)體實(shí)行集中統(tǒng)一管理既不現(xiàn)實(shí)，也無(wú)必要。在符合法律要求的框架下企業(yè)檔案保管屬企業(yè)自主行為。

二、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制模式創(chuàng)新

（一）市場(chǎng)化是企業(yè)檔案管理的改革方向

市場(chǎng)化是各項(xiàng)改革改革趨勢(shì)和方向，我國(guó)企業(yè)檔案管理市場(chǎng)化就是把原由政府承擔(dān)的檔案管理事業(yè)交由市場(chǎng)調(diào)節(jié)。檔案資源作為企業(yè)自己的信息資源是管理不可缺少的基礎(chǔ)。企業(yè)的需求就是市場(chǎng)，檔案信息開(kāi)發(fā)要不斷提高才能滿足日益增長(zhǎng)的信息需求。檔案管理要服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

（二）社會(huì)化是企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向

企業(yè)檔案自主管理是不可逆轉(zhuǎn)的方向，企業(yè)檔案管理工作受社會(huì)組織的監(jiān)督。在我國(guó)服務(wù)型政府轉(zhuǎn)化后，政府的行政管理能力將減弱，這就需要社會(huì)化的協(xié)會(huì)來(lái)參與管理。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)充分利用社會(huì)資源，需要檔案中介機(jī)構(gòu)為企業(yè)檔案管理工作提供外包服務(wù)，為企業(yè)提供檔案專業(yè)服務(wù)。這將是企業(yè)檔案管理的新需求方向。

（三）企業(yè)自主管理體制發(fā)展的目標(biāo)

企業(yè)自主不是完全的自由，必須接受法律法規(guī)的約束。企業(yè)自主管理應(yīng)適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的規(guī)律，既依法管理又注重提供服務(wù)，把二者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。把檔案行政管理與行業(yè)協(xié)會(huì)管理結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮檔案行政管理部門和行業(yè)協(xié)會(huì)監(jiān)控作用，防止國(guó)有企業(yè)檔案在產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中流失，依法對(duì)非國(guó)有企業(yè)的檔案工作進(jìn)行嚴(yán)格管理。行業(yè)協(xié)會(huì)制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)檔案管理。

（四）分布式集中管理模式

企業(yè)檔案管理形式采取形式上集中，事實(shí)上分散的形式，即分布式集中管理。形式上集中是指企業(yè)檔案管理由企業(yè)一級(jí)管理層總負(fù)責(zé)，制定企業(yè)檔案管理制度，完善檔案管理流程，但一級(jí)管理層并不參與企業(yè)檔案具體管理事務(wù)。事實(shí)上分散的形式指企業(yè)檔案管理具體事務(wù)都在企業(yè)檔案形成部門進(jìn)行具體管理，即企業(yè)各職能部門負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的制定，保存，利用。

（五）信息一體化管理

企業(yè)的檔案工作、情報(bào)工作、圖書工作是在適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展需要的過(guò)程中逐步形成的三個(gè)平行的信息管理專業(yè)領(lǐng)域，它們雖有各自的理論方法，但根本的工作目的是相同的。實(shí)行三者一體化管理，有利于信息的綜合利用，有利于各個(gè)信息管理部門的專業(yè)協(xié)作和全方位服務(wù)、節(jié)約成本。在機(jī)構(gòu)設(shè)置上需要建立信息中心等綜合性的信息管理機(jī)構(gòu)。

（六）文件檔案一體化管理

文件檔案一體化以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)文件和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和管理，實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的全面控制和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮總體最大效能，有利于開(kāi)發(fā)文件和檔案信息資源，這是文件管理與檔案管理內(nèi)在聯(lián)系的必然結(jié)果，是機(jī)關(guān)文件與檔案工作改革的重要方向。信息技術(shù)是文件檔案一體化管理的技術(shù)保障。

（七）標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案工作水平必由之路。檔案工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案管理工作的發(fā)展方向，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，可以給檔案工作提供新的先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方法，加速檔案工作的發(fā)展。檔案標(biāo)準(zhǔn)化是檔案質(zhì)量的準(zhǔn)繩。實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義在于：便于采用計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代技術(shù)，便于迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地滿足人們對(duì)各類、信息的需要。企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理有利于依法治檔工作的進(jìn)行，有利于提高企業(yè)檔案工作的質(zhì)量，有利于促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，有利于檔案信息的開(kāi)發(fā)利用和檔案學(xué)理論的研究和發(fā)展。

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篇10

一、煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)

煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化的檔案管理工作與我國(guó)近些年來(lái)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展有著重要的關(guān)系。數(shù)字化的檔案管理，顧名思義，是企業(yè)可以通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)的方式將不同的信息資源以數(shù)字化的存儲(chǔ)方式有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，以此形成一種新的檔案信息形態(tài)，最終可以達(dá)到快速查看、使用信息檔案資源，并且還能實(shí)現(xiàn)信息資源共享的目的。

1.這是現(xiàn)代煤炭企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化、自動(dòng)化的要求

在現(xiàn)代的煤炭企業(yè)中，需要改變以往落后的紙質(zhì)檔案，人工管理檔案的模式，必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，實(shí)行數(shù)字化的檔案管理模式。需要將檔案管理工作效率通過(guò)建立以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為中心，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化煤炭企業(yè)的檔案管理工作的目標(biāo)。

2.有利于提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化的檔案管理模式，可以大大提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展變化，煤炭企業(yè)也應(yīng)該隨之改變以往粗放型的檔案管理模式，不再使用過(guò)多的辦公人員以及紙質(zhì)的檔案管理模式，大大地縮減企業(yè)在檔案管理方面的成本，降低煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。通過(guò)數(shù)字化的檔案管理模式，也節(jié)省了檔案管理工作的占地空間，使煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有了明顯的提高。

3.有利于提高煤炭企業(yè)的辦公效率

煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化的檔案管理模式，有利于提高企業(yè)的辦公效益。因?yàn)槊禾科髽I(yè)的檔案管理工作較為復(fù)雜，要管理的對(duì)象較多，不僅有對(duì)在職員工、離職員工等等對(duì)象信息的管理，還有對(duì)已發(fā)生工作調(diào)動(dòng)的員工信息進(jìn)行管理，如果還按照以往紙質(zhì)記載的檔案信息、紙質(zhì)檔案，人工管理的模式是很難馬上統(tǒng)計(jì)、查找相關(guān)信息的，但是通過(guò)實(shí)行數(shù)字化的檔案管理，能夠使資料盡快入檔，很快查詢出相關(guān)資料，從而可以大大提高煤炭企業(yè)辦公人員的工作效率，降低辦公人員的工作強(qiáng)度。

4.有利于延展開(kāi)發(fā)檔案中的內(nèi)容信息

在煤炭企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式中，通過(guò)紙質(zhì)的檔案，通過(guò)辦公人員的管理工作，將檔案進(jìn)行分門別類，按照一定的順序整理，這樣做只能使煤炭企業(yè)的檔案可以得到安全的保存，而在查找檔案室時(shí)只能查到單個(gè)的檔案信息，很難找到與之相關(guān)的檔案信息。但是，煤炭企業(yè)在實(shí)行數(shù)字化的檔案管理模式后，辦公人員可以將全部的檔案信息集中存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤上，可以更加方便快捷地查找到更多的與之相關(guān)的檔案信息，有利于延展開(kāi)發(fā)檔案中的內(nèi)容信息，方便查找者研究檔案信息，滿足了查找者對(duì)信息的需求。

二、煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化檔案管理模式的劣勢(shì)

我國(guó)煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化管理工作中也有劣勢(shì)，這主要是因?yàn)槲覈?guó)現(xiàn)階段的生產(chǎn)力水平較低，科學(xué)技術(shù)還比較落后，從而使煤炭企業(yè)的數(shù)字化管理工作存在著比較多的不足之處。

1.不能保證存儲(chǔ)在電子文件中檔案信息的安全性

煤炭企業(yè)在實(shí)行數(shù)字化的檔案管理工作中，會(huì)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使用電子文件保存檔案信息，雖然使用的電子文件比較容易操作，并且在查找文件時(shí)方便快捷，而且用電子文件存儲(chǔ)檔案信息所占用的空間也很小。但是，使用電子文件存儲(chǔ)檔案信息并不是十全十美的，不能保證存儲(chǔ)在電子文件中檔案信息的安全性。因?yàn)?，電子文件是采用電子編碼技術(shù)而制作出來(lái)的，可以對(duì)其隨意地編輯修改，而且也不會(huì)留下編輯修改后的痕跡，這使數(shù)字化的檔案管理存在著不安全的因素。

2.存儲(chǔ)檔案的電子文件易受載體影響，可能出現(xiàn)不能讀取信息的問(wèn)題

隨著計(jì)算機(jī)不斷的更新?lián)Q代，其中比較早期的電子文件可能會(huì)在更加先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，出現(xiàn)不能讀取檔案信息的問(wèn)題，最終會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失，而且可能會(huì)出現(xiàn)病毒侵害電子文件的情況，使電子文件很難長(zhǎng)期保存。這主要是因?yàn)殡娮游募容^依賴計(jì)算機(jī)的軟硬件設(shè)備。

3.煤炭企業(yè)各個(gè)部門的辦公自動(dòng)化與檔案管理系統(tǒng)的兼容性差

當(dāng)前，我國(guó)的煤炭企業(yè)各個(gè)部門應(yīng)用軟件各不相同，每個(gè)部門按照自己的特點(diǎn)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)并使用不同于其他部門的軟件，使與數(shù)字化的檔案管理兼容性差，無(wú)法將各個(gè)部門的檔案文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換，增大了對(duì)電子文檔的歸檔難度，使煤炭企業(yè)的管理水平難以提高。

4.數(shù)字化的檔案管理工作的利用率較低

煤炭企業(yè)對(duì)數(shù)字化的檔案管理利用率較低，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的強(qiáng)大作用?，F(xiàn)階段，煤炭企業(yè)還沒(méi)有改變傳統(tǒng)落后的思想觀念，依然主要使用老舊的檔案管理方式，使電子檔案沒(méi)有發(fā)揮出真正的作用。

三、現(xiàn)階段煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理中的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題

1.煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)不足

煤炭企業(yè)要想更好地開(kāi)展數(shù)字化管理工作，就必須建設(shè)充足先進(jìn)的硬件設(shè)備。但是我國(guó)目前的煤炭企業(yè)發(fā)展能力、速度參差不齊，沒(méi)有足夠的經(jīng)濟(jì)能力以及其他原因的束縛，不能建設(shè)充足先進(jìn)的硬件設(shè)備，以至于我國(guó)的煤炭企業(yè)的數(shù)字化檔案管理的能力較低。例如，在一些發(fā)展年代較久的煤炭企業(yè)，這些企業(yè)中的管理層思想比較老舊，很難接受信息化發(fā)展而帶來(lái)新鮮的事物。因此，這些煤炭企業(yè)使用的計(jì)算機(jī)并沒(méi)有隨著時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)行更新?lián)Q代，仍然使用老式的計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行煤炭企業(yè)的檔案管理，這些老式的計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)之間有著巨大的差距，運(yùn)行速度比較慢，而且有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)死機(jī)的情況等等，這給煤炭企業(yè)的檔案工作帶來(lái)諸多不便；還有一些煤炭企業(yè)主要是由于經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足的問(wèn)題，沒(méi)有經(jīng)費(fèi)去購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備，有的甚至連一些最基本的實(shí)施數(shù)字化檔案管理工作的部件都沒(méi)有配備，像是掃描儀、計(jì)算機(jī)等，這是完全沒(méi)有達(dá)到現(xiàn)代煤炭企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化管理檔案工作基本要求的；另外，也有一些已經(jīng)配備了先進(jìn)計(jì)算機(jī)和掃描儀等數(shù)字化管理檔案工作的配件，但是這些煤炭企業(yè)中也存在著網(wǎng)絡(luò)安全、機(jī)房建設(shè)的安全問(wèn)題，這些問(wèn)題并沒(méi)有得到很好地解決，嚴(yán)重影響了煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化檔案管理工作的順利開(kāi)展。以上都是現(xiàn)階段我國(guó)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)不足的例子，這些事例告訴我們必須要加快建設(shè)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備。這是實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的前提準(zhǔn)備。

2.煤炭企業(yè)對(duì)數(shù)字化的檔案管理不夠重視

雖然，最近幾年，隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域的企業(yè)開(kāi)始逐漸認(rèn)識(shí)到實(shí)行數(shù)字化檔案管理的重要性。煤炭企業(yè)也不例外。但是，煤炭企業(yè)對(duì)數(shù)字化的檔案管理認(rèn)識(shí)仍然較淺，因此數(shù)字化檔案管理工作利用率較低。煤炭企業(yè)歸根到底主要是以生產(chǎn)為主要任務(wù)，以盈利為企業(yè)主要目的，煤炭企業(yè)主要注重的還是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，因此會(huì)出現(xiàn)煤炭企業(yè)對(duì)數(shù)字化的檔案管理工作不夠重視的現(xiàn)象。

3.煤炭企業(yè)沒(méi)有制定完善的檔案管理制度，檔案收集效率比較低

在煤炭企業(yè)中，有多個(gè)不同的部門沒(méi)有設(shè)置自己部門專門的檔案管理人員，仍然是多個(gè)部門共用一個(gè)或幾個(gè)檔案管理人員，這使檔案管理人員的職責(zé)并不明確，不能對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)考核。正是因?yàn)槊禾科髽I(yè)沒(méi)有制定完善的檔案管理制度，沒(méi)有對(duì)檔案管理人員的職責(zé)做出明確的規(guī)定，使煤炭企業(yè)的檔案收集效率較低，使檔案管理工作進(jìn)展的不順利。

4.檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)不高

因?yàn)槊禾科髽I(yè)對(duì)數(shù)字化的檔案管理工作不夠重視，使企業(yè)在挑選數(shù)字化檔案管理工作的檔案管理人員時(shí)要求較低，檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)較低，難免會(huì)在開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，出現(xiàn)失誤，但是這卻會(huì)給企業(yè)帶去不小的危害，甚至?xí)p失到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，這是十分不利于煤炭企業(yè)實(shí)行數(shù)字化的檔案管理工作的。

四、完善煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的對(duì)策

1.煤炭企業(yè)加大對(duì)數(shù)字化檔案管理的資金的投入

煤炭企業(yè)要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力提高數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備，投入較多的資金改善數(shù)字化檔案管理的環(huán)境，將落后的機(jī)器設(shè)備進(jìn)行及時(shí)維修，如果不能提高舊設(shè)備的性能就要更換這些老舊的機(jī)器設(shè)備，購(gòu)進(jìn)一批先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備，以滿足對(duì)數(shù)字化檔案管理的需要。

2.規(guī)范對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)

煤炭企業(yè)為了實(shí)行數(shù)字化的檔案管理工作時(shí)更加順利，就應(yīng)該規(guī)范數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，制定出一整套科學(xué)有效地統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但是在現(xiàn)階段，我國(guó)的煤炭企業(yè)還沒(méi)有制定出這一完整的標(biāo)準(zhǔn)體系。隨著我國(guó)煤炭企業(yè)數(shù)字化的檔案管理的不斷完善和發(fā)展，制定出對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)指日可待。在這項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)該有利用計(jì)算機(jī)實(shí)行數(shù)字化檔案管理工作時(shí)明確規(guī)范的操作過(guò)程以及操作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定檔案的類型、存儲(chǔ)方式、檢索途徑等等內(nèi)容，使對(duì)數(shù)字化檔案管理工作種種方面的標(biāo)準(zhǔn)都有一個(gè)明確具體的規(guī)定，讓這套標(biāo)準(zhǔn)能夠真正科學(xué)有效地實(shí)行，最終達(dá)到煤炭企業(yè)順利實(shí)行數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)。

3.煤炭企業(yè)要進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)水平

完善煤炭企業(yè)的檔案管理數(shù)字化就需要進(jìn)一步提高其基礎(chǔ)建設(shè)水平，將涉及其中的各個(gè)環(huán)節(jié)中的常見(jiàn)設(shè)備，例如，計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等等，增加這些設(shè)備的數(shù)量，并且還要提高設(shè)備的質(zhì)量，使之均完善到位。另外，煤炭企業(yè)還應(yīng)信息資源的共享，注重對(duì)數(shù)字化檔案管理工作中應(yīng)用到的甚至以后會(huì)應(yīng)用到的多種相關(guān)軟件進(jìn)行推廣，開(kāi)發(fā)使用安全性更高、技術(shù)更好的軟件，建立起更加完善的公共信息平臺(tái)，共享信息資源，使數(shù)字化檔案管理中的數(shù)據(jù)庫(kù)更加全面、高效的運(yùn)行。

4.要加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全建設(shè)

煤炭企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的安全建設(shè)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)方法，保證好數(shù)字化檔案信息的安全性。并且不要在計(jì)算機(jī)上放置機(jī)密性較高的文件，以免被盜取，發(fā)生不可挽回的損失。另外，還應(yīng)根據(jù)使用者的身份設(shè)置使用計(jì)算機(jī)時(shí)相應(yīng)的權(quán)限等等。

5.要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的管理檔案工作方面的技術(shù)培訓(xùn)

煤炭企業(yè)在招聘數(shù)字化檔案管理工作人員時(shí)，應(yīng)該提高對(duì)檔案管理人員的要求，對(duì)檔案管理人員不僅應(yīng)有與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，使檔案管理人員能夠不斷更新思想，與時(shí)代接軌，不斷學(xué)習(xí)新的事物，另外檔案管理人員還應(yīng)具備創(chuàng)新意識(shí)，懂得運(yùn)用新的方式方法，更加科學(xué)有效地實(shí)行數(shù)字化的檔案管理工作。其次最重要的一點(diǎn)是，檔案管理人員應(yīng)該懂得掌握專業(yè)的理論知識(shí)與技術(shù)，使檔案管理人員在工作中盡量少出錯(cuò)，甚至不出錯(cuò)，以此提高數(shù)字化檔案管理工作的效率。煤炭企業(yè)還要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使他們能更好地發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，使煤炭企業(yè)實(shí)行得數(shù)字化檔案管理工作能夠更加完善。另外，煤炭企業(yè)應(yīng)招入維護(hù)企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)安全的高素質(zhì)的專業(yè)人才，保證煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作的安全性。

五、結(jié)束語(yǔ)