導(dǎo)語：高職檔案管理新策略探析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、高職檔案管理工作規(guī)范化的重要意義

當(dāng)前主要問題集中在，檔案管理工作者的規(guī)范化意識(shí)低、高職院校檔案管理數(shù)字信息化水平低以及信息化建設(shè)水平低、管理工作者的技能水平低以及老齡化問題嚴(yán)重、檔案管理制度缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和執(zhí)行力等。針對(duì)以上問題，高職院校必須積極制定相關(guān)規(guī)則以及采取相應(yīng)手段，不斷完善檔案管理工作規(guī)范化和信息的處理工作，才能保證高職院校工作的效率和質(zhì)量。高職檔案的管理工作是整個(gè)院校工作活動(dòng)中的重要組成部分，而作為院?；A(chǔ)工作中最重要的環(huán)節(jié)，對(duì)高職院校檔案管理工作的信息處理、檔案管理、工作流程等工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化，提高整個(gè)院校的工作效率、工作質(zhì)量和工作水平，顯得尤為的重要，尤其是在當(dāng)前的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的時(shí)代背景要求，通過規(guī)范化的手段來不斷提升院校的工作質(zhì)量和效率，不斷促進(jìn)院校的發(fā)展，所以，對(duì)高職檔案管理工作的規(guī)范化具有非常重要的意義。具體的要做到以下兩方面內(nèi)容：（一）確保檔案的完整性。高職檔案中涉及有關(guān)學(xué)生信息、人事管理等方面的內(nèi)容，在高職院校中占有十分重要的位置。在傳統(tǒng)的文件保存過程中，都是采用紙質(zhì)的方式，這種方式會(huì)造成資料的缺損、丟失，對(duì)保存文件來說十分不利，在新形勢(shì)下，新的技術(shù)與方法出現(xiàn)了，檔案管理規(guī)范化就是要讓檔案通過信息化、規(guī)范化的方式進(jìn)行保存，這也是以后資料管理發(fā)展的主要方向，能夠充分體現(xiàn)出高職院校的整體水平，只有做好了檔案管理各個(gè)方面的工作才能夠提高工作的效率。（二）高職教育能夠促進(jìn)社會(huì)的快速發(fā)展。目前高職教育已經(jīng)為我國培養(yǎng)了眾多的技術(shù)型人才，高職院校也獲得了很大的發(fā)展，國家對(duì)該方面的重視程度在不斷提高，政府以及相關(guān)部門應(yīng)該不斷擴(kuò)大高職院校的規(guī)模，給予資金以及物質(zhì)上的支持，這樣高職院校才能夠?yàn)閲遗囵B(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才，也能夠更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步。

二、高職檔案管理的具體流程

高職院校檔案中包括很多不同類型的檔案，有教學(xué)過程中形成的檔案，也有關(guān)于教職工資料的檔案等等，這些檔案大多是以聲音、圖表、文字等形式進(jìn)行保存的，能夠用來進(jìn)行以后的研究以及尋找規(guī)律。在檔案管理中，教學(xué)檔案是了解教師授課以及學(xué)校管理水平的依據(jù)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)想要檢查最近一段時(shí)間的檔案，及時(shí)地了解學(xué)生的生活，對(duì)學(xué)校管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，也能夠更加方便。教學(xué)檔案是提高教學(xué)管理的必要保證，能夠?qū)Ρ４娴馁Y料進(jìn)行分析，通過分析也能夠找出其中出現(xiàn)的問題，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)地改正就能夠提高課堂的效率。要想讓高職檔案管理工作變得更加規(guī)范化，就應(yīng)該按照相應(yīng)的流程進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的流程化是管理工作規(guī)范化的第一步，要實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式的發(fā)展目標(biāo)，不斷強(qiáng)調(diào)檔案管理的基礎(chǔ)，讓檔案管理朝著高效率、系統(tǒng)化的方向前進(jìn)，首先在進(jìn)行檔案收集的過程中，應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行檔案的收集，還應(yīng)該與學(xué)校的相關(guān)部門結(jié)合起來，進(jìn)行相應(yīng)的學(xué)術(shù)研究與學(xué)生日常工作管理，對(duì)檔案資源也要進(jìn)行準(zhǔn)確的處理，將更多有價(jià)值的資料與信息進(jìn)行保存。其次，在檔案管理的過程中，要對(duì)各種資料進(jìn)行一定的分類，按照檔案的類目進(jìn)行編號(hào)，確保各項(xiàng)規(guī)定都能夠符合存儲(chǔ)的要求，從而實(shí)現(xiàn)檔案的合理性與有序性。最后在檔案的保管過程中，還要對(duì)檔案的完整性進(jìn)行完善，確保檔案在規(guī)格、內(nèi)容以及數(shù)量上都能夠完整，不能夠有任何缺失的現(xiàn)象，對(duì)立卷、標(biāo)題等重點(diǎn)工作也要加大重視力度，嚴(yán)禁非管理人員進(jìn)入到檔案管理部門中，讓這些資料不受到來自人為方面因素的影響，這些檔案也就不會(huì)出現(xiàn)污損、褪色的情況。只有這些都做充分，才能夠確保高職檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、高職檔案管理工作規(guī)范化的新策略

當(dāng)前在我國高職院校檔案管理工作中還存在一些需要解決的問題，例如：1.檔案管理工作人員的意識(shí)不夠。檔案管理工作人員的規(guī)范化意識(shí)在整個(gè)高職檔案管理工作中起著決定性的作用，由于在實(shí)際情況中，檔案管理工作人員的規(guī)范化意識(shí)不夠深入，在對(duì)院校學(xué)生檔案、行政管理檔案等信息進(jìn)行收集、整理和歸檔的工作過程中，往往會(huì)出現(xiàn)很大的工作失誤，比如，檔案信息無序存儲(chǔ)、格式規(guī)范無秩序等，這些由規(guī)范化意識(shí)薄弱，引發(fā)的工作失誤最終導(dǎo)致的是后期工作過程中耗費(fèi)更多的時(shí)間來對(duì)工作進(jìn)行再次整理，甚至?xí)?dǎo)致信息丟失的嚴(yán)重后果。2.高職檔案管理工作的檔案制度不完善。俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓，由于當(dāng)前大部分院校秉承著以教學(xué)為重的管理理念，對(duì)高職檔案疏于管理，所以在檔案信息管理工作規(guī)范化的過程中，很難行之有效地開展，由于制度的不完善，極大地影響了院校的信息管理工作，對(duì)整個(gè)院校的工作效率產(chǎn)生很大的影響。3.高職檔案管理工作的信息化建設(shè)。近幾年來，我國改革開放不斷深入，我國科學(xué)技術(shù)也飛速地發(fā)展，在當(dāng)前的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代背景下，檔案信息的信息化建設(shè)已經(jīng)成為所有院校的工作重心。而在當(dāng)前的實(shí)際信息化建設(shè)進(jìn)程中，存在著很大的問題：一方面，信息化建設(shè)進(jìn)程慢，傳統(tǒng)的信息管理水平和模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前院校共作的要求，傳統(tǒng)的收集、歸納、查詢和存儲(chǔ)的方法，已經(jīng)極大地限制了高職院校的發(fā)展。另一方面，在信息化建設(shè)的過程中，由于高職檔案管理工作者的老齡化問題嚴(yán)重，導(dǎo)致對(duì)當(dāng)前的信息化處理技術(shù)掌握不到位，影響進(jìn)程，信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢。下面就對(duì)出現(xiàn)的問題提出一些解決的策略：（一）加強(qiáng)高職檔案管理工作的建設(shè)。高職院校各部門之間應(yīng)該高度重視檔案管理工作，將檔案管理作為具體的服務(wù)項(xiàng)目，這也是我國相關(guān)政策中的主要要求，在實(shí)際工作過程中還要在思想上加強(qiáng)規(guī)范化的管理，在高職院校中要與各個(gè)部門相互配合發(fā)展，或者利用校內(nèi)的網(wǎng)站進(jìn)行宣傳推廣，讓更多的人了解這一問題，提高廣大師生對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。不斷提高高職檔案管理工作者的規(guī)范化意識(shí)和建設(shè)才是整個(gè)高職檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)程中的根本保證。規(guī)范化高職檔案管理工作就是對(duì)高職院校檔案管理工作的信息處理、檔案管理、工作流程等工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化，如，對(duì)檔案信息分類的規(guī)則，對(duì)檔案信息編號(hào)的規(guī)則，工作流程的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性等，只有不斷提高檔案管理工作者的規(guī)范化意識(shí)，才能使整個(gè)高職檔案管理工作走向規(guī)范化的模式。（二）提高管理人員的整體素質(zhì)。在檔案管理人員中，很多都沒有接受過專業(yè)的指導(dǎo)與訓(xùn)練，因此沒有很高的素質(zhì)與水平，他們?cè)诠芾砀呗殭n案的時(shí)候可能會(huì)由于自身專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，或者疏忽造成文件丟失、數(shù)據(jù)損壞的現(xiàn)象，這樣會(huì)帶來十分嚴(yán)重的后果。作為檔案管理人員來說，應(yīng)該進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)才能上崗，首先就是要進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，作為檔案管理人員應(yīng)該明確自己的任務(wù)與職責(zé)，明白自己要管理的主要內(nèi)容、工作流程以及努力方向，這樣才能得到更好的發(fā)展。還可以通過收集資料的方式與學(xué)校之間建立起良好的關(guān)系，定期對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理以及裝訂，還要培養(yǎng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)相關(guān)技能，讓他們能夠利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行信息管理，對(duì)以后的管理工作來說也更加方便，只有不斷提高管理人員的素質(zhì)與能力，才能夠打造出一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。（三）加快檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的進(jìn)程。目前很多高職院校都建立起了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，這為學(xué)生的檔案管理提供了保障，隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案網(wǎng)絡(luò)化也提上了日程，從2003年開始，我國高職院校就開始了網(wǎng)上招生活動(dòng)，學(xué)生可以從網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行報(bào)名，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠?qū)W(xué)生的檔案保存下來，對(duì)以后的整理與歸檔帶來了好處，也為高職檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。高職院校也應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，讓網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用不斷加大，提高網(wǎng)絡(luò)在管理方面的水平，加強(qiáng)對(duì)檔案管理方面的技術(shù)指導(dǎo)，讓檔案管理成為一種專業(yè)性的指導(dǎo)與培訓(xùn)，作為檔案人員來說也應(yīng)該找到客觀的規(guī)律，利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有步驟有計(jì)劃的分類，從而實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化，更好地適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。（四）完善高職檔案管理工作的制度。高校要制定并不斷完善科學(xué)的檔案管理的制度，如《檔案管理辦法》《檔案保管制度》《檔案信息化管理制度》等相關(guān)制度，對(duì)高校的檔案信息進(jìn)行科學(xué)有效的收集、整理、歸納以及處理。另外，還要制定完善的檔案管理工作制度，保證管理工作的規(guī)范化，嚴(yán)格按照管理工作制度對(duì)參與檔案管理工作的工作者進(jìn)行約束，保證整體工作的規(guī)范化。對(duì)檔案的管理工作也要落實(shí)到個(gè)人，如果某一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題就可以根據(jù)職責(zé)進(jìn)行處理，最后還要保證檔案管理工作的有序性，做到在事前有一定的規(guī)劃，在事后也能夠有相應(yīng)的評(píng)價(jià)，將工作的各個(gè)部分都與制度管理結(jié)合起來，讓檔案管理工作變得更加規(guī)范。同時(shí)還要加大在該方面的投入經(jīng)費(fèi)，這也是管理工作能夠順利展開的關(guān)鍵，只有擁有充足的資金才能夠獲得發(fā)展，如果沒有資金的支持就很難開展工作，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，學(xué)校應(yīng)該充分重視起來，對(duì)學(xué)校投入一定的資金進(jìn)行支持，還可以建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫，讓高職院校學(xué)生的檔案管理工作能夠正常地進(jìn)行。（五）加強(qiáng)高職檔案管理工作的信息化建設(shè)。檔案的管理工作規(guī)范化只要求完整地保存檔案是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要有效地利用。從而提高檔案的利用率，高校院校的管理部門可以多配備一些先進(jìn)的設(shè)備，如數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等，將一些證書以及獎(jiǎng)杯等進(jìn)行拍照，將紙質(zhì)的內(nèi)容更好地保存在檔案中，確保檔案的完整性，此外高職院校還可以構(gòu)建起完整的檔案管理系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)的手段來進(jìn)行資料的查詢。為了高效、高質(zhì)量地完成高校的檔案信息管理工作，必須不斷深化建設(shè)信息化的高職檔案管理工作。一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行整理、歸納、錄入到計(jì)算機(jī)中，科學(xué)有效地進(jìn)行信息保存。另一方面，不斷地提高高職檔案管理工作者的素質(zhì)，信息化的建設(shè)離不開人，信息化的檔案管理工作必須要求檔案管理工作者掌握相應(yīng)的技能。

四、結(jié)束語

綜上所述，主要對(duì)高職檔案管理工作規(guī)范化的新策略進(jìn)行分析，高職檔案管理工作是整個(gè)院校活動(dòng)的基礎(chǔ)工作中心，在當(dāng)前的時(shí)代背景下，只有不斷地提高高職管理工作的效率和質(zhì)量，整個(gè)院校的工作質(zhì)量、效率和水平才能得到保證，所以高職管理工作的規(guī)范化是時(shí)代的要求，更是院校自身發(fā)展的要求。高職院校在深化改革的時(shí)候，要做好檔案方面的工作，采取更加有效的措施來對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，讓制度朝著完善、信息化的方向發(fā)展，從而提高整體的管理水平，使檔案管理的價(jià)值也能進(jìn)一步體現(xiàn)出來。

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作者:黃瑞潔 單位:廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院