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［摘要］影響成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作效果的因素較多，數(shù)字化程度偏低、管理時效性不足、專業(yè)素質(zhì)度薄弱等問題，直接或間接限制了學(xué)籍檔案管理工作的時效性。為此，本文詳盡闡述了學(xué)籍檔案管理工作的關(guān)鍵問題，并界定了強化成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的基本原則和方法，以期通過技術(shù)手段、制度方案、培訓(xùn)體系強化成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的時效性，達到充分發(fā)揮預(yù)期管理效能的積極效果。

［關(guān)鍵詞］成人高等教育;學(xué)籍檔案管理;優(yōu)化路徑

成人高等教育是一種開放的、包容的教育類型，具有形式多樣性、對象廣泛性、需求多元化等特點。成人高等教育的學(xué)籍檔案管理工作區(qū)別于普通高校，更具復(fù)雜性。

一、當前成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的關(guān)鍵問題

(一)數(shù)字化程度偏低。成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作多年來并未真正脫離手工統(tǒng)計的形式，在人力所及范圍之內(nèi)仍然保留了多種管理任務(wù)。雖然物理存儲是一項必要的管理環(huán)節(jié)，但總體效率很難提升，受限于人工操作的成本和資源限制，并無法形成較高的管理效能。尤其紙質(zhì)檔案管理也涉及更高的安全性需求，因而數(shù)字化程度偏低是目前成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的主要問題。(二)管理時效性不足。人工審核、修改、編碼、歸檔等工作細節(jié)的最大弊端在于容易出現(xiàn)人為錯誤，而成人高等教育學(xué)籍檔案本身也記錄了極為詳細信息，這些數(shù)據(jù)信息在經(jīng)過反復(fù)校正后可保障較高的真實性，但也同樣加大了管理負擔。任何一項管理程序，都涉及細致入微的操作，必須強調(diào)精準度和實用性。但在技術(shù)、人力、管理方法等方面的多重因素制約，當前成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的時效性仍然表現(xiàn)出了不足之處。(三)專業(yè)素質(zhì)度薄弱。各地區(qū)發(fā)展速度不一，成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作所錄取的從業(yè)人員也存在較高的差異性，這種差異性主要表現(xiàn)為專業(yè)素質(zhì)層面。當學(xué)籍管理人員具備了較為豐富的工作經(jīng)驗，則可將其工作內(nèi)容有序排列，以最短時間整理和統(tǒng)計學(xué)籍檔案管理類型。但經(jīng)驗豐富的管理人員本身也是稀缺資源，故而多數(shù)成人高等教育面臨人力資源匱乏問題。而類似問題也是限制學(xué)籍檔案管理工作優(yōu)化和感受的關(guān)鍵阻礙。

二、強化成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的基本原則

(一)檔案管理技術(shù)升級。數(shù)字化發(fā)展路徑是成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作得以完善的第一步，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷升級的過程中，檔案管理模式亦然需要完成紙質(zhì)存檔到數(shù)字化存儲的升級路徑構(gòu)建。數(shù)字化存檔與物理存儲本身是雙重保障機制，即便任何一方存在丟失、損毀、資料冗余問題，都可從另一環(huán)節(jié)得到資料補償，從而可降低單獨存儲檔案資料的風險。尤其成人學(xué)籍更加需要借助網(wǎng)絡(luò)資源拓展資料調(diào)取的便捷性，為并不在統(tǒng)一歸屬地的學(xué)生提供遷移檔案的便捷性?；诖?，檔案管理技術(shù)升級成為一項必要的發(fā)展方向。(二)檔案管理機制轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理機制過度依靠人力，在管理制度和執(zhí)行方向上也取決于人力資源的穩(wěn)定性。諸如常年一線工作的在職人員，對學(xué)籍檔案的主體路徑相對清晰，對存檔內(nèi)容的更新速度和質(zhì)量有所保障。一旦更換管理人員，其管理效能必然大打折扣。因此，傳統(tǒng)的成人高等教育學(xué)籍檔案管理更加注重人力方面的管理效能。但在學(xué)籍檔案管理技術(shù)升級之后，對于存檔內(nèi)容的調(diào)取、更新、記錄、轉(zhuǎn)載、上傳、替換等等操作行為，本身也具備技術(shù)性特征。因此，需要對檔案管理機制進行重新設(shè)定，依據(jù)技術(shù)導(dǎo)向的需求完善管理機制，以及相應(yīng)的管理制度落實方向，才能強化成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的落實效果。(三)檔案管理效能開發(fā)。成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作在本質(zhì)上并無法完全脫離其崗位職能，必須依靠技術(shù)能力較為突出，專業(yè)素質(zhì)更為優(yōu)秀的人才加以強化。但復(fù)合型人才和應(yīng)用型人才本身也是管理工作中取趨之若鶩的人力資源類型。管理效能受到專業(yè)化程度的限制，人力資源同樣受到專業(yè)能力的制約。在無法吸引更多優(yōu)秀人才的情況下，唯一的補償措施便是培訓(xùn)。通過數(shù)字化技能培訓(xùn)、檔案管理知識培訓(xùn)等多方面的訓(xùn)練，加強成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作人員的專業(yè)化程度，方能真正實現(xiàn)從專業(yè)角度提升檔案管理效能的真實效果。

三、優(yōu)化成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的積極策略

(一)構(gòu)建雙向存檔管理機制。數(shù)字化發(fā)展雖然是技術(shù)升級的必然路徑，但物理存檔并不能完全取締，學(xué)籍檔案管理工作需要在兩個發(fā)展方向上尋求平衡點。物理存儲與電子存檔本身是一種相互協(xié)調(diào)機制，即為雙向補充，也是一種雙向資源的互助。當學(xué)籍檔案管理不斷向網(wǎng)絡(luò)資源靠攏后，這樣的發(fā)展優(yōu)勢也會更為突出。雙管齊下，同時解決電子檔案與物理檔案的管理問題，是未來成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的重點?？蓮碾娮訖n案收集、管理、利用的管理流程方面加以優(yōu)化。打造完整、高效、安全、易用的檔案管理系統(tǒng)。技術(shù)方面可與專業(yè)的軟件系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)合作，功能上盡量完善建庫、移交歸檔、數(shù)據(jù)錄入、原件掃描采集、報表打印、數(shù)據(jù)導(dǎo)入/導(dǎo)出、統(tǒng)計、檔案銷、檔案編研、在線借閱、監(jiān)控報警，以及電子檔案下載、瀏覽、打印等方面的環(huán)節(jié)功能。立足于學(xué)籍檔案管理的安全性、便捷性、時效性，選配適應(yīng)度更高的技術(shù)功能，以提高系統(tǒng)錄入與查詢效率為前提，為學(xué)籍檔案管理工作提供輔助性支持。將傳統(tǒng)的管理方案更為系統(tǒng)化和流程化，支持化紙質(zhì)檔案和電子檔案的借閱、歸檔，充分發(fā)揮雙向存檔管理機制的優(yōu)越性。(二)開發(fā)外部管理資源平臺。在本校人力資源相對匱乏的情況下，在職人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)成為重要課題。但培養(yǎng)效果也需要在較長的時限內(nèi)才能得到真實效果，短期內(nèi)的管理效能可從外部資源獲取。例如，將部分學(xué)籍檔案管理工作交由外包團隊執(zhí)行，而本校則主要負責監(jiān)管與審核?？稍诒拘W(xué)籍管理中心建立外部資源平臺，將成人學(xué)籍上傳至云端，以供服務(wù)方隨時下載整理檔案，借助云平臺再次傳達至校方。將外部資源整合為本校資源，將本校學(xué)生部分學(xué)籍信息公布于網(wǎng)絡(luò)端口，也是與企業(yè)對接的另一種形式。對于成人學(xué)生在后續(xù)職業(yè)發(fā)展的需求具有較高的支持作用。(三)補充管理技術(shù)需求導(dǎo)向。在學(xué)籍檔案的管理工作中能夠發(fā)現(xiàn)，隨技術(shù)升級之后的數(shù)字化存檔內(nèi)容豐富，可拓展的存檔類型也會有所增加。普通的存檔信息僅記錄了成人學(xué)生的基礎(chǔ)信息，但是對于從業(yè)經(jīng)歷、專業(yè)發(fā)展傾向、或此前的學(xué)歷證明等等，基本情況并不全面。對于成人學(xué)生而言，補充職業(yè)發(fā)展關(guān)鍵信息成為優(yōu)化學(xué)籍檔案可利用價值的重要切入點。例如，將某位同學(xué)在資質(zhì)認證或比賽中獲取的證書錄入學(xué)籍檔案，通過三維掃描還原證書資料的真實信息，便可為該名學(xué)生提供一種來自高等院校的專業(yè)驗證。這樣一來學(xué)籍檔案便可升級為一種認可資源，對成人學(xué)生的支持效果也會更為突出?；诖?，成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的優(yōu)化方向可從細節(jié)處加以提煉，通過補充管理技術(shù)需求達到強化管理質(zhì)量的積極作用。(四)架構(gòu)專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)體系。學(xué)籍檔案管理并無法真正脫離人力操作，關(guān)鍵問題在于強化該名管理人員的專業(yè)化程度。必要的培訓(xùn)措施亦然是補齊技術(shù)能力，加強專業(yè)素養(yǎng)的突破點。基于此，需要架構(gòu)專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)體系，針對成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的具體內(nèi)容、技術(shù)能力、操作精度、實踐經(jīng)驗加以培訓(xùn)。可在非工作期安排培訓(xùn)內(nèi)容，亦可通過網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)更好地利用培訓(xùn)時間。在成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作中能夠發(fā)現(xiàn)，其檔案管理知識的分布呈現(xiàn)出橫縱交錯的特征。培訓(xùn)重點可落實于隱性知識的顯性表達方面，將檔案管理重點內(nèi)容、精細化內(nèi)容、操作標準內(nèi)容深度剖析，設(shè)計知識問答、知識求助、專家?guī)斓容o助培訓(xùn)模塊，在工作人員遇到較難解決的問題時提供指導(dǎo)方案。(五)監(jiān)督管理雙向效能開發(fā)。學(xué)籍檔案管理工作必須契合成人高等教育的發(fā)展方向，在管理制度上也需要采取相應(yīng)的獎懲措施。這樣的制度設(shè)立是基于培訓(xùn)體系與考核體系的雙重優(yōu)化，可支持工作人員不斷向經(jīng)驗累積的正面發(fā)展方向持續(xù)努力。一方面，監(jiān)督體系需要上一層級的管理執(zhí)行發(fā)揮效能，通過定期與不定期考核，驗證學(xué)籍檔案管理人員的工作能力。需要從數(shù)字化技術(shù)操作能力、檔案管理專業(yè)知識、學(xué)籍檔案管理工作執(zhí)行效率等三個層面進行考察。進而對考評分數(shù)較低的工作人員給予警示和懲罰，加強學(xué)籍檔案管理人員的自覺性。另一方面，管理體系需要借助相應(yīng)的獎勵機制配合完成。在不定期考核中能夠?qū)W(xué)籍檔案管理工作的制度牢記于心，且運用多種技術(shù)手段不斷加強管理效能的工作人員給予獎勵。進而通過監(jiān)督管理雙向效能開發(fā)，優(yōu)化成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作本身的時效性。

綜上所述，成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作具有較強的針對性，需要技術(shù)升級、制度革新、以及更為專業(yè)的培訓(xùn)加以強化。通過構(gòu)建雙向存檔管理機制，完善物理存檔和數(shù)字化存檔的技術(shù)功能。借助外部管理資源平臺的開發(fā)，補齊當前學(xué)籍檔案管理人力資源要素。同時依據(jù)管理技術(shù)需求導(dǎo)向進行補充，依據(jù)專業(yè)素養(yǎng)發(fā)展方向設(shè)定培訓(xùn)內(nèi)容，達到從傳統(tǒng)管理手段到現(xiàn)代管理智慧的升級，彌補管理技術(shù)更新后的相關(guān)要素。最終通過監(jiān)督管理雙向效能的開發(fā)，打造現(xiàn)代化學(xué)籍管理專業(yè)團隊，采取相應(yīng)的獎懲機制完善管理效能。進而優(yōu)化成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作本身的時效性、系統(tǒng)性、技術(shù)性，達到優(yōu)化管理效果的真實作用。

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作者:王萍 單位:廣東開放大學(xué)