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摘要：信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)為企業(yè)檔案管理提供了新的思路和途徑，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠讓企業(yè)檔案管理工作更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用的相關(guān)研究，本文主要分析了企業(yè)檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的意義，闡述了傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式的不足，最后總結(jié)了信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，旨在加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作中信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平，推動(dòng)企業(yè)的良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息技術(shù);應(yīng)用

一、在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的意義

信息時(shí)代的發(fā)展讓信息技術(shù)滲入生活中的方方面面，檔案管理工作也逐漸向信息化的方向發(fā)展，在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)能夠讓檔案管理工作質(zhì)量和水平得到提高，促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和共享。就目前的檔案管理工作來(lái)看，信息資源在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)地位越來(lái)越明顯，企業(yè)的主要資源是檔案信息資源，但是傳統(tǒng)的檔案信息管理方式相對(duì)于現(xiàn)代化企業(yè)而言較為落后，不能夠滿(mǎn)足企業(yè)的發(fā)展需要，因此將信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理工作中，能夠更加便于信息的存儲(chǔ)，并且能夠在較低成本的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)管理工作效率的提高。除此之外，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策和信息資源都要依賴(lài)于企業(yè)的檔案信息，因此，檔案管理工作必須和時(shí)展步伐相一致，從而提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。除此之外，信息化已經(jīng)成為了當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理工作的完善和成熟需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于當(dāng)前的企業(yè)檔案管理工作，因此尋找新的方式方法成為了檔案管理工作的重點(diǎn)，而信息技術(shù)的利用，恰好符合當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展需要，能夠與企業(yè)的檔案管理工作相契合，推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展和成熟。

二、傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式的不足

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的方式存在的不足主要表現(xiàn)在管理觀念和管理方式落后這兩個(gè)方面，以下將從檔案管理的思想觀念和管理的方式進(jìn)行分析和研究。1.檔案管理的思想觀念較為落后。由于傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)的整體發(fā)展中不受重視，領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)部門(mén)常常忽視檔案管理工作，對(duì)于檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)和重要性認(rèn)識(shí)不到位，將檔案管理工作片面理解為檔案的收藏和存儲(chǔ)，沒(méi)有意識(shí)到檔案信息對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言是重要的信息資源，所以檔案信息的使用率極少。再加上企業(yè)對(duì)檔案信息的宣傳工作做的不到位，因此大多數(shù)企業(yè)員工將檔案管理視為可有可無(wú)的工作，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)的意義。除此之外，企業(yè)的檔案管理人員在管理過(guò)程中，沒(méi)有形成正確的認(rèn)識(shí)，管理觀念落后，缺少與企業(yè)內(nèi)的其他部門(mén)的溝通和協(xié)調(diào)，因此在進(jìn)行檔案信息的收集和整理時(shí)，工作難度大，使整個(gè)檔案管理工作大的水平和質(zhì)量嚴(yán)重受到影響。2.檔案管理的工作方式較為落后。傳統(tǒng)的檔案管理工作在整個(gè)工作流程中，采用的是人工管理的方式，從檔案信息的收集、整理到分類(lèi)和歸檔都需要人工操作，先將檔案信息收集完畢，然后按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行整理和分類(lèi)，貼上標(biāo)簽，然后將不同類(lèi)型的檔案信息進(jìn)行歸檔和記錄。在這個(gè)過(guò)程中，如果完全依靠人工操作，不僅流程繁多，而且工作量大，在管理中難免出現(xiàn)問(wèn)題，影響管理工作，既耗費(fèi)精力，也浪費(fèi)財(cái)力。除此之外，如果需要從檔案室中查找資料，要一一按照相應(yīng)的編號(hào)進(jìn)行查找，不僅繁瑣，而且浪費(fèi)時(shí)間，嚴(yán)重降低了管理水平和效率。

三、信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，主要是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)設(shè)備和軟件，將檔案管理工作進(jìn)行信息化管理，將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n，從而借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，讓檔案信息更加有利于收集、整理和查詢(xún)。1.信息技術(shù)的應(yīng)用概況。1.1檔案管理中信息技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用。利用信息技術(shù)，將檔案信息的統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)和借閱等進(jìn)行電子管理，通過(guò)掃描儀、通訊設(shè)備等實(shí)現(xiàn)資源的存儲(chǔ)、交流和共享。對(duì)檔案信息進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，并設(shè)置信息的自動(dòng)增刪和快速升級(jí)等功能，讓檔案信息的電子檔成為企業(yè)檔案的主要內(nèi)容。對(duì)于企業(yè)的員工而言，能夠更加方便快捷的進(jìn)行辦公，滿(mǎn)足企業(yè)的發(fā)展需求。電子檔的檔案信息相對(duì)于紙質(zhì)檔而言，更加利于保存，不容易損壞，并且其具有的自動(dòng)保存功能，能夠有效避免人工失誤帶來(lái)的信息流失。1.2檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀。信息技術(shù)的應(yīng)用帶給了檔案管理很多便利，能夠滿(mǎn)足企業(yè)的檔案管理需求，適應(yīng)發(fā)展中的信息時(shí)代，同時(shí)信息技術(shù)在不斷的深入發(fā)展中，要求檔案管理人員在檔案管理中要重視服務(wù)和管理，因此完善企業(yè)檔案管理的制度體系尤為重要。而目前我國(guó)的大多數(shù)企業(yè)檔案管理體系還不夠完善，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一全面的信息化建設(shè)，信息化檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)還不夠成熟，信息管理的安全性還需要進(jìn)一步提高，因此，為了讓信息技術(shù)在檔案管理中實(shí)現(xiàn)有效利用，以下將對(duì)應(yīng)用的措施進(jìn)行具體的分析和研究。2.信息技術(shù)的應(yīng)用措施。2.1推動(dòng)檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展。推動(dòng)數(shù)字化的發(fā)展主要借助計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，在進(jìn)行檔案信息的整理和分類(lèi)之后，把整理好的信息導(dǎo)入計(jì)算機(jī)中，便于之后的工作中能夠快速進(jìn)行查閱。這種方式不僅能夠節(jié)省時(shí)間和精力，同時(shí)還能夠在一定程度上提高工作效率和和水平，讓檔案信息更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，提高信息的安全性和保密性，所以需要推動(dòng)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理工作的數(shù)字化水平。2.2提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，首先需要提高管理人員的綜合素質(zhì)和水平，增強(qiáng)管理人員的檔案管理規(guī)范意識(shí)，要求管理人員對(duì)檔案管理的安全性有全面的理解，對(duì)管理工作秉承高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好本職工作。通過(guò)培訓(xùn)對(duì)管理人員的專(zhuān)業(yè)水平進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，并遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，按照工作規(guī)范和要求，明確管理人員的工作職責(zé)，提高管理人員的信息化管理水平，與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。2.3加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。首先，充分利用多媒體技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立完善的檔案檢索體系，能夠更加方便和快捷的進(jìn)行檔案的檢索，然后建立視頻影音檔案的檢索體系，讓影音資料能夠在檔案信息中完整呈現(xiàn)，還需要建立電子版本的檔案信息資料，完善相關(guān)信息，讓電子檔更加豐富和全面，便于資料的查找。其次，完善信息存儲(chǔ)技術(shù)，包括光盤(pán)、縮微技術(shù)等，縮微技術(shù)能夠有效的減少存儲(chǔ)空間，將文件和信息利用縮微攝影機(jī)存儲(chǔ)在膠片上，在需要時(shí)將其用投影機(jī)播放出來(lái)，不僅節(jié)省了存儲(chǔ)的空間，而且便于存儲(chǔ)，安全性高。而光盤(pán)不僅存儲(chǔ)的容量較大，還廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，利用光盤(pán)技術(shù)將檔案信息進(jìn)行科學(xué)化的管理，形成全面的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而推動(dòng)整個(gè)檔案信息管理的規(guī)范化管理，能夠體現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值。2.4重視企業(yè)的信息化檔案管理。要想實(shí)現(xiàn)良好的企業(yè)檔案管理，首先必須要獲得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的支持和重視，故企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)應(yīng)該對(duì)檔案管理工作有足夠的重視，為檔案管理工作提供人力物力財(cái)力支持，創(chuàng)造良好的檔案管理工作環(huán)境。除此之外，企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)之間要做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的工作，共同協(xié)作和配合，讓檔案管理工作在各個(gè)部門(mén)之間受到重視，從而推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在企業(yè)檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)已經(jīng)成為了社會(huì)發(fā)展的一種趨勢(shì)，將信息技術(shù)科學(xué)合理的融入企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)當(dāng)前的工作焦點(diǎn)，把信息技術(shù)用于實(shí)際的管理工作中，從實(shí)際出發(fā)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，將信息技術(shù)和企業(yè)檔案管理的具體情況相結(jié)合，讓檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，從而更好的發(fā)揮檔案信息的作用和價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展提供重要支持。

作者:吳容 單位:深圳市春暉信檔案技術(shù)服務(wù)有限公司

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