導(dǎo)語：如何才能寫好一篇人事檔案管理數(shù)字化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化 人事管理 信息化建設(shè)

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)是需要多學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，目的在于推廣應(yīng)用。因此，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須圍繞人事檔案文件的特點來進行，即從實際出發(fā)，采用最新信息技術(shù)，及時解決建設(shè)中的存在問題。

1 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢在必行。

但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計算機，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對比同時期其他領(lǐng)域相對落后?，F(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。

具體情況有如下幾點。

1.1 人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強

人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進程的推進。

1.2 人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高， 人事檔案管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實施困難重重。

1.3 人事檔案管理的方式落后

人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點和發(fā)展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。

1.4 人事檔案管理人員的素質(zhì)不高

數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。

2 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

既然人事檔案管理數(shù)字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。

2.1 日常業(yè)務(wù)管理

實現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護。

2.2 數(shù)字化檔案采集

數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。

2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱

數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點設(shè)計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。

（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題

3.1 應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一

應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時，對系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。

3.2 應(yīng)使用先進技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)

建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲。應(yīng)注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實時升級的需要。

3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計劃與完善

要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計劃和建設(shè)目標(biāo)。

（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。

（2）進行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運行的基礎(chǔ)上完善、改進和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗，提高覆蓋率。

3.4 突出多部門、多方位聯(lián)動，加強上下級和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)

外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計、考核和考察進而黨員統(tǒng)計等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運行機制。

3 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進行統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高使用者的實際操作能力，實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。

參考文獻

[1]王瑕.淺談干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)[J].四川檔案，2014（01）.

[2]馬煒.關(guān)于干部人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計解決方案[J].城市建設(shè)理論研究，2012（23）.

作者簡介

王少英（1961-），女，現(xiàn)為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。

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所謂的數(shù)字化就是把復(fù)雜的信息簡單化，然后利用簡化后的數(shù)據(jù)信息創(chuàng)建科學(xué)的數(shù)字化模式，進一步把其轉(zhuǎn)換成代碼后使用計算機進行統(tǒng)一的管理。把數(shù)字化技術(shù)運用到急救中心人事檔案管理工作中，能夠有效提升急救中心人事檔案管理工作效率。

一、人事檔案的數(shù)字化管理分析

（一）人事檔案管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的急救中心人事檔案管理方式主要以手工操作為主，這樣不僅增加了管理人員的工作難度，還會導(dǎo)致人事檔案的混亂，不利于統(tǒng)一管理。計算機在人事檔案管理工作中的應(yīng)用范圍較窄，只是簡單的登記工作人員的基本信息。對于計算機設(shè)備的應(yīng)用相對較少，僅存在于中心人員信息登記工作中，所以為了全面提升中心人事檔案管理的效率，需要將數(shù)字化信息技術(shù)全面融入其中，現(xiàn)今，在一些較為大型的城市中，醫(yī)療機構(gòu)人事檔案管理逐步采用數(shù)字化的方式進行檔案信息的錄入―管理―查詢。從總體的趨勢上看，數(shù)字化檔案管理體系處于快速發(fā)展階段。

（二）落實數(shù)字化檔案管理的重要性

因為急救中心的工作人員流動性較大，所以中心的人事檔案管理比較復(fù)雜，特別是中心不同科室、不同工作人員之間需要進行信息交流，進一步增加了管理工作難度。進行數(shù)字化檔案管理不僅能夠讓人事檔案管理的效率得到全面的提升，而且還能讓信息的錄入以及整體的查詢更加便捷。因此，構(gòu)建數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)十分必要。

二、人事檔案的數(shù)字化管理模式

（一）創(chuàng)建科學(xué)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

要想完成急救中心人事檔案的數(shù)字化管理，我們應(yīng)該創(chuàng)建科學(xué)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，然后利用云數(shù)據(jù)完成相關(guān)信息的儲存。為了更好的提升人事檔案的數(shù)字化管理水平，我們可以嘗試把HIS管理技術(shù)融入到管理工作中，充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案與信息化檔案的作用。當(dāng)前大部分醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理都已經(jīng)趨于自動化，紙質(zhì)檔案占據(jù)的比例越來越小，數(shù)字化管理的信息備份能夠確保系統(tǒng)更新后相關(guān)檔案依然保存完好。在進行數(shù)據(jù)信息的圖案采集過程中，需要先建立一個整體的信息目錄，然后利用Office辦公系統(tǒng)中的word和excel進行圖文處理，讓檔案數(shù)據(jù)更加清晰化、具體化。對于不同信息文件的份數(shù)以及頁數(shù)一定要與電子檔案進行全面的對應(yīng)，從而達到良好的設(shè)計效果。其次，還要做好信息系統(tǒng)交互界面的處理工作，其檔案信息在經(jīng)過前臺處理之后，一般較為規(guī)范。然后后臺系統(tǒng)維護人員要及時對檔案信息進行上傳并進行良好的維護，保證查詢?nèi)藛T能夠快速準(zhǔn)確地查詢到信息數(shù)據(jù)。這樣，人事檔案信息數(shù)據(jù)才能得到全面的建立。

（二）人事檔案的查詢系統(tǒng)設(shè)計

在設(shè)計數(shù)字化系統(tǒng)時，我們首先應(yīng)該不斷完善中心人事檔案系統(tǒng)的設(shè)計工作，我們應(yīng)該學(xué)會把數(shù)字化服務(wù)運用在急救行業(yè)人事檔案管理工作中，然后根據(jù)實際變化不斷更新人事檔案內(nèi)容。而急救中心人事檔案管理在創(chuàng)建查詢系統(tǒng)時，應(yīng)將其便利、反應(yīng)靈敏作為本質(zhì)，為檔案管理提供便利，使管理人員依據(jù)自身需要完成具體的管理工作。在查詢系統(tǒng)中需要具有豐富字段。

（三）不斷更新數(shù)字化檔案的具體內(nèi)容

在急救中心人事檔案管理工作中，我們應(yīng)該全面落實人事檔案的管理工作。通常情況下，人事檔案涉及到的內(nèi)容較廣，其管理工作也較為繁瑣。因此，在進行數(shù)據(jù)信息的處理過程中，需要對其不同的數(shù)據(jù)進行持續(xù)性的更新，尤其是對于人員職稱、職務(wù)、學(xué)歷、獎懲的變化情況以及人員進出情況等都要進行持續(xù)性的更新。因此，在進行信息系統(tǒng)的管理過程中，需要建立自動化服務(wù)站，及時對不同的信息數(shù)據(jù)進行刷新，從而提升檔案的整體管理效率。

（四）使用新型的分級管理方式

急救中心的人事管理工作需求在不斷變化，因此我們??該嘗試使用新型的分級管理方式，這樣就能按照用戶的不同等級進行相應(yīng)的管理，針對不同科室的不同情況分類統(tǒng)計各項人事數(shù)據(jù)，并登記在冊。這樣，數(shù)字化檔案的管理就不會出現(xiàn)任何的紊亂，同時在信息的錄用、檢閱以及刪除的過程中，需要對云數(shù)據(jù)中的相關(guān)信息進行同步操作，從而達到良好的管理效果。

（五）適當(dāng)提升管理人員的綜合素質(zhì)

要想落實急救中心人事檔案的數(shù)字化管理，管理人員應(yīng)該熟練掌握各項數(shù)字化技術(shù)的使用技巧。為此，我們需要不斷強化管理人員的培訓(xùn)力度，不僅需要提升管理人員的檔案管理水平，還要掌握更多的數(shù)字化管理技術(shù)。管理人員在對檔案軟件中各個模塊掌握的同時，還要熟練地運用辦公軟件。管理人員只有提升自身的綜合素質(zhì)才能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化后對其崗位的迫切要求。

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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案管理；數(shù)字信息化；運用

當(dāng)前，在我院各級醫(yī)院的人事組織與管理工作當(dāng)中，人事檔案管理憑借其基礎(chǔ)地位與作用，在其中發(fā)揮著十分重要的促進作用與影響，無論是在醫(yī)院崗位分配、人才錄用方面，還是在職稱評定工作中，均提供了能夠較好滿足實際需求與要求的信息支持。所謂人事檔案，實際就是在一定時期內(nèi)，對檔案擁有者的各方面經(jīng)歷（如工作、生活等）給予的一種的全面、真實、流程化、系統(tǒng)化反應(yīng)，針對醫(yī)院人事組織部門來講，其通過對各項所需人事檔案內(nèi)容的調(diào)閱，能夠從整體上、全局層面，對本部門旗下各工作人員的既往經(jīng)歷以及當(dāng)前工作實況等內(nèi)容，有一深刻、細致的了解，因而能夠根據(jù)當(dāng)前實況與需要，更好的開展各項能夠較好滿足當(dāng)前需求的人事管理工作，推動人力資源工作的規(guī)范化、合理化，實現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)配置，最大程度提升醫(yī)院管理水平，提高各業(yè)務(wù)層面的實踐操作能力。伴隨我國當(dāng)前醫(yī)療機構(gòu)體制改革的持續(xù)深入，此背景下的醫(yī)院人事檔案管理與數(shù)字信息化技術(shù)整合，顯得尤為迫切，格外重要，有效重大的現(xiàn)實意義與基礎(chǔ)作用。針對各級醫(yī)院來講，應(yīng)結(jié)合自身實況及未來發(fā)展需要，切實采取各項有效措施，對數(shù)字信息化資源進行持續(xù)、深入、全面性挖掘，最大化發(fā)揮其功效，為醫(yī)院發(fā)展及人事檔案管理提供更好、更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.醫(yī)院人事檔案數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵

1.1人事檔案數(shù)字信息化的基本定義

所謂人事檔案數(shù)字信息化，從本質(zhì)上來講，即以當(dāng)前計算機科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)與軸心，秉持?jǐn)?shù)據(jù)庫技術(shù)發(fā)展趨向，并在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷增強的綜合大背景下，通過系統(tǒng)的多元、深層整合而逐漸發(fā)展成熟的一種新興的能夠較好滿足今后需要的檔案管理模式。在實際運行中，基于人事檔案管理需要，通過將相關(guān)數(shù)字信息內(nèi)容進行有效整合，能把各種多題材、多形式的檔案內(nèi)容，以一種更為先進、更加高效的數(shù)字信息化的形式，不斷記錄下來，并予以保存，然后，用數(shù)據(jù)庫所具有的龐大功能體系，對這些數(shù)字化檔案內(nèi)容，進行集中化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，此外，在得到相關(guān)授權(quán)的基本情況下，利用內(nèi)置的網(wǎng)絡(luò)接口，在網(wǎng)絡(luò)平臺上，能夠?qū)λ鑳?nèi)容，進行實時、準(zhǔn)確、細致化查閱，還能根據(jù)實際需要進行調(diào)用，因而具有較高的資源共享水平，較強大的人事檔案管理效率。

1.2醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字信息化的基本內(nèi)涵

（1）在醫(yī)院所開展的各項人事組織工作中，人事檔案的組織與管理為基礎(chǔ)內(nèi)容，同時還是其開展工作的前提條件，無論是在預(yù)測、人事決策方面，還是在各項管理活動中，均發(fā)揮著舉足輕重的作用，在人事檔案管理工作中運用數(shù)字信息化技術(shù)，能顯著提升整個人事檔案工作的運作效率與管理水平，還能將人事檔案信息資源所具有的內(nèi)外作用、價值、效能，以一種最為直接、最有效的方式展現(xiàn)出來。（2）醫(yī)院人事檔案管理過程中，通過數(shù)字信息化管理方式、方法、模式的系統(tǒng)化運用，能夠充分發(fā)揮醫(yī)院當(dāng)前各方面優(yōu)勢，依托自身軟、硬件資源，將有關(guān)人事管理的各方面內(nèi)容，高效化、深層次、準(zhǔn)確的完成，比如數(shù)據(jù)資源錄入、數(shù)據(jù)儲存、信息查詢及檔案調(diào)用等，而通過將檔案信資源進行規(guī)范化歸類與整合，所構(gòu)建完善的、先進的、實用的人事管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理整體工作量的大幅降低，實現(xiàn)從繁到簡的跨越。此外，還能及時錄入各類新生成的人事信息，因此，通過數(shù)字信息化的運用，能大幅提升人事管理工作時效性。（3）呈信息數(shù)字化狀態(tài)的醫(yī)院人事檔案資源，不僅便于查閱與調(diào)取，而且還方便保存與運輸，對于既往紙質(zhì)檔案信息資源所存在的諸如調(diào)用投遞不便、遺失、磨損等問題，能夠較好的將之避免與消除。此外，通過數(shù)字信息化管理，能通過多種方式維持檔案資料內(nèi)容的完整性與保密性，如授權(quán)訪問、系統(tǒng)加密等。所以，在醫(yī)院人事檔案管理中運用數(shù)字信息化技術(shù)，能大幅提升前者使用的安全性、完整性與便捷性。（4）無紙化辦公是當(dāng)前企事業(yè)單位積極推崇的一種辦公管理模式，而將數(shù)字信息化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，能大幅減少紙張使用量，諸如云儲存等工具，能夠?qū)崿F(xiàn)各類資源的可重復(fù)利用，因而，在人事檔案管理過程中，能使其各項管理成本得到大幅降低。

2.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理中的突出問題及原因

2.1缺乏長遠發(fā)展規(guī)劃

針對發(fā)展規(guī)劃來講，實際就是為了能夠達成人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理目標(biāo)，而制定的中長期任務(wù)目標(biāo)。對于醫(yī)院人事檔案工作而言，如若其未能制定科學(xué)、長遠的發(fā)展規(guī)劃，或在實際運營中與之相背離，那么醫(yī)院在此領(lǐng)域?qū)嶋H管理建設(shè)當(dāng)中，便無法從真正意義上做到從實際出來，也就難以切實有效、高效性調(diào)動醫(yī)院各方面資源（如人財物、政策等），除此之外，如若為制定合理的發(fā)展規(guī)劃，那么隨之向?qū)?yīng)的信息化管理意識、制度等內(nèi)容，也就無法真正意義上做到與時俱進，長此以往，現(xiàn)實需求越發(fā)難以得到滿足。當(dāng)前，在全部開展人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的醫(yī)院當(dāng)中，指定有全面信息化規(guī)劃的占比為41.23%，制定有發(fā)展規(guī)劃但不全面占比為34.56%，從整體層面來講，其在規(guī)劃占比方面還是相對較高的。但通過現(xiàn)實調(diào)查發(fā)現(xiàn)，那些制定有相對較全面規(guī)劃醫(yī)院，以大型化、高水平的綜合性醫(yī)院居多，這些醫(yī)院具有許多先天優(yōu)勢，比如軟硬件水平，再比如資金投入，可謂優(yōu)勢顯著，此外，這些醫(yī)院無論是在數(shù)據(jù)信息化技術(shù)上，還是在醫(yī)院現(xiàn)有管理與醫(yī)護工作之間的相關(guān)銜接與整合方面，均已經(jīng)形成規(guī)范、體系，已發(fā)展成熟；另外，需指出的是，這些醫(yī)院在信息化建設(shè)基礎(chǔ)方面，均已經(jīng)較早完成，現(xiàn)今，已經(jīng)有著比較快的、高效化的發(fā)展速度與規(guī)模。而針對那些與之相反，在發(fā)展規(guī)劃雖然已經(jīng)制定，但是卻未能收到較小效果的醫(yī)院來講，多為信息化建設(shè)整體水平偏低，甚至處于停滯狀態(tài)，而且還有著較低的人事檔案資料管理工作效率的醫(yī)院。對于這些醫(yī)院而言，他們非常需要借助于數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，來推動自身的建設(shè)與深層發(fā)展，來提升自身的當(dāng)前的管理質(zhì)量與水平。但從本質(zhì)上來講，這些醫(yī)院在推動自身信息化建設(shè)方面，未能結(jié)合自身實際來開展，在實際操作中，未能將其落實到實處，所開展的信息化建設(shè)工作，無論是在執(zhí)行方案方面，還是在總體發(fā)展方向上，均較模糊，因而無法切實提升自身的信息化水平。所制定的規(guī)劃好似空中樓閣。

.2.2資金投入不足，重視程度不高

針對人事檔案數(shù)據(jù)信息化而言，其乃是近年來快速發(fā)展且已趨向成熟的一種較新型的技術(shù)方法，同時還是一種比較先進的管理理念。在實際數(shù)據(jù)信息化檔案管理過程中，要想使其變得質(zhì)量好、水平更高，首先要做的便是，切實將陳舊、落后管理意識、觀念的改變作為出發(fā)點與著眼點，能夠切實認(rèn)識到檔案管理的內(nèi)在價值與意義，認(rèn)識到開展此工作的必要性與迫切性，然后積極將之拓展，對醫(yī)院現(xiàn)有的各項信息資源與技術(shù)進行深化擴展與更新，基于此，開展全面、系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)信息化建設(shè)。經(jīng)相關(guān)調(diào)查得知，缺乏足夠重視，資金投入嚴(yán)重不足，這些已經(jīng)成為對醫(yī)院更好發(fā)展造成制約的主要因素，而且還較大程度影響到了人事檔案信息化工作的高效、健康開展。醫(yī)院數(shù)據(jù)信息化建設(shè)必備條件，即為信息終端軟、硬件的升級、更新與換代，提供足夠的資金、人力投入，加大在網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建等的資金、技術(shù)投入。而在實際開展管理工作中，其與醫(yī)院日常醫(yī)護工作相比較，通常情況下，處在一種相對次要的地位；一些醫(yī)院不重視信息化建設(shè)，將原本用于此領(lǐng)域建設(shè)的資金，挪作他用，通常會將這些資金投入到醫(yī)院的傳統(tǒng)部門或環(huán)節(jié)中，如醫(yī)藥管理、病患診治等，而真正意義上用作人事檔案建設(shè)的資金，可謂少之又少，所以，許多醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)，僅為口頭支票，并未實質(zhì)性進展，也沒有切實性保障為其提供支撐。此外，一些醫(yī)院管理者還存在片面、落伍的建設(shè)理念與思維，比如一些管理者認(rèn)為，只要將網(wǎng)絡(luò)、相關(guān)軟硬件等內(nèi)容搞好，便已經(jīng)算實現(xiàn)了檔案信息化，其并沒有真正意識到，在相關(guān)維護工作未能跟進或比較缺乏的情況下，既有軟硬件也無法將其作用發(fā)揮出來，甚至還會由此而引發(fā)嚴(yán)重的檔案信息安全隱患。

2.3人員素質(zhì)偏低，缺乏復(fù)合型人才

在醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)過程中，僅完成軟硬件投入是遠遠不夠的，若離開人員的支持與支撐，那么工作便無法持續(xù)進行，工作質(zhì)量也難以得到有效保證。經(jīng)相關(guān)調(diào)查顯示，在許多醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院中，其內(nèi)部設(shè)置的檔案管理部門，較多未得到重視，而是出于各類工作中的次要位置，在人員安排以及崗位設(shè)置方面，沒有進行深入、系統(tǒng)化研究與分析，受此影響，此部門的檔案管理軟件或系統(tǒng)，難以將其真實效能，最大化發(fā)揮出來。其中，最為突出而且也是最為重要的問題就是，在人事檔案工作各核心崗位上，大多為一些年級偏大的人員，這些人員對檔案數(shù)據(jù)信息化認(rèn)識不深，行動力不足，學(xué)習(xí)與應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)效率較低。此外，這部分人員存在并不合理的檔案信息管理知識結(jié)構(gòu)，通常并非專業(yè)、系統(tǒng)化知識的檔案管理人才，僅為其它行政或后勤部門中以轉(zhuǎn)崗方式來負(fù)責(zé)管理檔案的人員，其在檔案管理上，往往不夠?qū)I(yè)，也缺乏精準(zhǔn)性，因此，面對當(dāng)前日益發(fā)展與更新的人事檔案管理工作，會出現(xiàn)無法適應(yīng)的情況。

3.醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)與應(yīng)用對策

3.1完善管理制度建設(shè)，始終秉持?jǐn)?shù)據(jù)信息化人事檔案管理意識與理念

在建設(shè)醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)信息化過程中，各項工作的前提內(nèi)容便是，提升檔案管理人員對檔案工作的認(rèn)識度、重視度與理解度，始終秉持正確的信息化管理理念，制定與醫(yī)院實需相符的信息化建設(shè)制度。所以，針對醫(yī)院管理部門而言，需積極與既有信息化建設(shè)資源相結(jié)合，與政策資金相融合，制定合理、規(guī)范、科學(xué)的短、中、長期發(fā)展規(guī)劃，真正落實醫(yī)院人事檔案管理數(shù)據(jù)信息化建設(shè)工作。此外，在執(zhí)行中，醫(yī)院需要對醫(yī)療改革未來發(fā)展趨向進行深入研究，對醫(yī)院當(dāng)前人事管理工作基本要點、宗旨、特征等，開展全面、系統(tǒng)化分析，針對檔案信息管理查閱、調(diào)用及轉(zhuǎn)入等環(huán)節(jié)，制定滿足當(dāng)前與今后發(fā)展要求，更為科學(xué)、詳盡的管理規(guī)范，切實規(guī)避隨意篡改、編造檔案的行為，另外，還需積極完善各項流程，避免檔案丟失，通過構(gòu)建規(guī)范化的人事檔案運作與管理制度，提升此方面的實際安全性、高效性與完整性。

3.2適當(dāng)性增加資金投入，提升信息化人事檔案綜合利用率

首先，對于醫(yī)院而言，需以《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要》為基礎(chǔ)，遵照其中所給出的相關(guān)規(guī)定與要求，為更好開展人事檔案管理工作，提供專業(yè)機房，為數(shù)字信息化檔案管理工作的高效性、專業(yè)性，提供切實保障。醫(yī)院須加大投資，為檔案管理部門配置更為先進的檔案管理軟硬件設(shè)備，比如檔案管理系統(tǒng)、速印機、電腦登，為醫(yī)院更好發(fā)展人事檔案數(shù)據(jù)信息化管理提供充足、基本的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，人事檔案利用上，需確保各項內(nèi)容的完整性與真實性，還需保證其動態(tài)性與全面性，把醫(yī)院人員各方面信息均詳細記錄下來，如業(yè)務(wù)能力、思想道德及個人經(jīng)歷等，利用醫(yī)院局域網(wǎng)，將人事檔案與醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核檔案、生技術(shù)考核檔案連接在一起，在制式統(tǒng)一的數(shù)字化檔案當(dāng)中，有目的性的劃歸人事檔案信息，提升人事檔案實用性，增強其準(zhǔn)確性，強化其即時性，加大其邊界性，使之能更好、更為準(zhǔn)確、更加細致的記錄干部信息，為組織培養(yǎng)工作的更好開展，為優(yōu)秀干部的選拔，提供切實性便利。

3.3增強人員素質(zhì)，切實落實人事檔案信息化工作

當(dāng)前，在數(shù)字信息化技術(shù)大發(fā)展的社會背景下，在醫(yī)院人事檔案管理工作中，為了能夠更好、更加全面、細致的推動此方面的建設(shè)，提升其質(zhì)量與水平，首先須從管理者做起，積極引導(dǎo)他們重視人事檔案管理工作，多在管理檔案工作中運用各種實用、高效的數(shù)字信息技術(shù)。首先，對于人事檔案管理人員來考量，需以一種自覺、主動、積極的姿態(tài)，來提升自身的理論知識水平，與強化各方面操作技能，不斷豐富自身知識深度，做到從整體上、從全局上提升自身的各方面能力（如文字掌控能力、對各種事件的綜合分析能力等），除此之外，在日常管理工作中，還需重視并善于運用各種先進的數(shù)字軟件，在人事檔案管理實踐當(dāng)中，全面、深入掌握各種先進的、能切實滿足使用需求的信息管理技能。醫(yī)院可根據(jù)當(dāng)前實況，積極組織相關(guān)人員，以定期或不定期的方式，組織各種有關(guān)人事檔案管理知識學(xué)習(xí)、技能掌握的培訓(xùn)活動，增強相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平與操作技能。

4.結(jié)語

綜上，在醫(yī)院人事檔案管理中，通過數(shù)字信息化管理的運用，能使整個醫(yī)院人事檔案管理工作，變得更加準(zhǔn)確、更具效率，這與時展要求也相適應(yīng)。將數(shù)字信息化應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中，除了可以實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案資源的充分利用外，還能最大程度提升醫(yī)院工作人員的工作質(zhì)量與效率，乃是一種有效且與當(dāng)前管理要求相符、相適應(yīng)的管理方式。將數(shù)字信息化技術(shù)運用于醫(yī)院人事檔案工作當(dāng)中，能將傳統(tǒng)檔案管理中諸多不足，以最高效、最合理的方式解決掉，因而可保障醫(yī)院人事檔案管理的實效性，促進醫(yī)院發(fā)展。

參考文獻

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篇4

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案管理；數(shù)字化信息應(yīng)用

一、在醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息發(fā)揮的作用價值

第一，將科學(xué)化、數(shù)字化信息應(yīng)用于該方面管理中，結(jié)合科學(xué)數(shù)字化信息理念，提升其存儲空間，為存儲、快速查找資料提供便利條件，緩解工作壓力的同時，提升醫(yī)院檔案管理效率。第二，人事檔案數(shù)據(jù)很重要，如果采用傳統(tǒng)的管理方法，在資料的查詢過程中難免會投入過多的時間成本。但是在數(shù)字化信息的運用下，對于相關(guān)人事檔案的查詢不僅時間較短，還能提升其工作效率。第三，紙質(zhì)與信息化檔案管理最大的區(qū)別在于信息化檔案內(nèi)容有一定的公開性，對于員工的考核也具有公平性。第四，人事檔案的調(diào)用在數(shù)字化信息技術(shù)的輔助下，也可以將棘手的問題快速處理，在最短的時間內(nèi)獲取信息。

二、醫(yī)院人事檔案管理目前問題所在

第一，管理意識薄弱，理念傳統(tǒng)守舊，知識更新緩慢，對于數(shù)字化信息的應(yīng)用更是準(zhǔn)備不充分。第二，人事檔案主要對醫(yī)院員工工作記錄、實際情況等進行管理，這種紙質(zhì)管理本身具有缺陷，損壞性較強，而且在人工操作過程中容易出現(xiàn)轉(zhuǎn)抄失誤等現(xiàn)象，后期處理較麻煩，嚴(yán)重影響了工作進展、工作效率。第三，人事檔案相關(guān)內(nèi)容較為單一，僅僅局限于員工最基本的信息，如：姓名、性別、年齡、出生年月日、籍貫、工作情況等。而對于員工日常信息記錄少之又少，如此背景下，給招聘帶來不便。醫(yī)院在進行考核評估時，信息的不準(zhǔn)確、不充分造成了對員工激勵等方面信息掌握的不準(zhǔn)確。第四，該項工作具有一定的專業(yè)性、系統(tǒng)性、政治性，具有嚴(yán)格的要求，而在實際當(dāng)中，由于部分醫(yī)院辦公用樓的緊張，加上制度、體系等的不完善，使得人事檔案管理較為混亂，失誤率較多，嚴(yán)重影響了該方面管理水平。

三、數(shù)字化信息應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理中的相關(guān)對應(yīng)措施

第一，在其管理方面，不斷增強其安全意識。計算機應(yīng)用在科學(xué)技術(shù)多元化、一體化的發(fā)展背景下蒸蒸日上，然而，計算機病毒侵犯的現(xiàn)象也越來越多，同樣也給計算機的安全性應(yīng)用帶來嚴(yán)重的影響。因此，在利用計算機進行數(shù)字化信息運用的背景下，應(yīng)該提高警惕，增強其安全意識，高度重視，做好一切防范措施，一旦發(fā)現(xiàn)問題的存在，應(yīng)及時做出相應(yīng)的對策。人事檔案作為員工的基本信息，具有一定的保密性，因此在該管理方面應(yīng)做到保密等情況，為此，應(yīng)該對相關(guān)方面的人員進行專業(yè)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、教育，定期清理系統(tǒng)，保障數(shù)字化信息的正常運營。第二，不斷優(yōu)化完善該方面的管理系統(tǒng)，提升人事檔案管理水平。其一，結(jié)合醫(yī)院實際情況，將信息化、資源規(guī)劃等系統(tǒng)構(gòu)建成統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)。其二，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子版存儲于醫(yī)院管理系統(tǒng)，構(gòu)建該方面的數(shù)據(jù)庫。在存儲過程中，要進行科學(xué)分類、整理，進行合理分配，實現(xiàn)數(shù)字化信息檔案的規(guī)范化、具體化，輸入完成之后，進行詳細地數(shù)據(jù)核實，進一步保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第三，系統(tǒng)設(shè)計方面，要不斷優(yōu)化、提升，一定要保障提供數(shù)據(jù)的真實性，才能不斷的提升、更新人事檔案內(nèi)容。在數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)設(shè)計方面，為保障人事檔案管理工作的順利開展，提升查詢效率,保證查詢質(zhì)量，查詢系統(tǒng)要要具有一定的靈活性、便捷性，然后結(jié)合每個員工實際情況，落實管理目標(biāo)。第四，醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫要及時更新，隨時設(shè)定，不斷優(yōu)化。人事檔案由于員工的進進出出等發(fā)展因素發(fā)生著變化，這樣的環(huán)境背景下，對于人事檔案管理方面的數(shù)據(jù)更新帶來一定困擾，同樣也影響了更新效率。對于這樣的現(xiàn)象問題，應(yīng)該定期或者隔一段時間對檔案進行優(yōu)化、更新，確保檔案與實際情況相符。然而，數(shù)據(jù)庫的更新，還需要相關(guān)部門的大力支持配合，在一定的時間規(guī)定范圍內(nèi)將員工信息遞交，最后進行核實、導(dǎo)入，確保該方面管理的及時、有效、準(zhǔn)確、合理性。第五，不斷的培養(yǎng)該方面的專業(yè)人才，提升構(gòu)建該方面的人才隊伍。數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建、開設(shè)，需要融入大量的相關(guān)專業(yè)技術(shù)，這就需要加強相關(guān)工作人員的技術(shù)水平、技能培訓(xùn)等，提升其專業(yè)理念、管理知識，不斷的學(xué)習(xí)計算機技術(shù)、操作水平，掌握更多的人事檔案管理操作技術(shù)、知識，然后結(jié)合醫(yī)院運作情況，培養(yǎng)綜合素質(zhì)人才。另外，在專業(yè)技能、管理知識的基礎(chǔ)上，還要加強該方面的風(fēng)險防范，結(jié)合醫(yī)院實際運營、員工個性差異等情況，有針對性的實行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、教育，不斷地擴大該方面的人才隊伍，為醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開展提供有力保障。

結(jié)束語

總之，數(shù)字化信息的應(yīng)用，在很多方面會減少諸多不必要的錯誤發(fā)生，在不斷提升該方面專業(yè)人員技術(shù)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，還能提升該方面的管理水平、工作效率，可謂一舉多得?？梢哉f，數(shù)字化信息的應(yīng)用，不僅使醫(yī)院人事檔案管理具有一定的安全性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性，還提升了管理質(zhì)量。

參考文獻：

[1]趙海龍.試論數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的重要性[J].信息記錄材料,2018,19(02):238-239.

篇5

高校人事檔案信息化建設(shè)是指各高校的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門的高度重視下，統(tǒng)一規(guī)劃和組織采取一切有效措施和途經(jīng)，充分應(yīng)用計算機通信及網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，對潛在于高校人事檔案中的信息資源（非保密性的人事檔案信息）進行整理、開發(fā)、管理并提供利用服務(wù)，實現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉(zhuǎn)化。高校人事檔案雖然是個人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的原始記錄,但我國檔案法明確規(guī)定:人事檔案屬于國家,是國家信息資源的一部分。每位職工的人事檔案記載的信息都是與其切身利益密切相關(guān)的,在職工的職稱評聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的作用。因此，可以看出人事檔案的使用頻率非常高，傳統(tǒng)的高校人事檔案工作無法適應(yīng)新時期的發(fā)展要求，迫切需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校人事檔案信息化建設(shè)，從而為人事部門的工作提供系統(tǒng)、有序、及時的人事信息，有利于優(yōu)化地方高校整體的人力資源結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)資源共享，進一步提升地方高校人事檔案整體管理水平很有必要。

2地方高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1人事檔案意識薄弱

一直以來，地方高校教師和部分中高層行政領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)為與教學(xué)、科研工作沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只在干部晉升、人員調(diào)動或?qū)W生畢業(yè)時才會被人想起。這種認(rèn)識直接導(dǎo)致了地方高校上至管理部門，下至教師，對人事檔案的管理漠不關(guān)心，使地方高校人事管理陷入一個管理盲區(qū)。

2.2人事檔案管理制度不完善

大多數(shù)地方高校在人事檔案的建設(shè)與管理方而沒有形成符合本學(xué)校的人事管理的相關(guān)制度和規(guī)定，僅僅把國家、省市的文件進行一番改頭換面,這樣形成的制度既缺乏可操作性，又沒有明確的針對性，對地方高校的人事檔案管理起不到明顯的促進作。有的高校雖然制定了相應(yīng)的制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法加以落實，也直接影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

2.3地方高校人事檔案管理工作沒有很好地實現(xiàn)信息化支撐，難以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息采集、共享

有的地方高校即使建有基于網(wǎng)絡(luò)的人事檔案管理平臺，所采用的技術(shù)大多很落后，有的甚至是被淘汰技術(shù)，先進的技術(shù)和理念都沒有得到很好的應(yīng)用。主要原因就是，重視硬件建設(shè)輕視軟件、系統(tǒng)管理平臺建設(shè)的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。管理平臺的欠缺或低水平建設(shè)導(dǎo)致了地方高校內(nèi)部、高校與高校之間的信息共享率極低，甚至是“零”。

2.4人事檔案管理隊伍建設(shè)落后，無法達到科學(xué)管理要求

由于部分地方高校人事檔案管理人員都以兼職為主,檔案管理專業(yè)畢業(yè)的極少。專兼職檔案人員接受檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)的不多,缺乏系統(tǒng)的檔案理論知識和基本技能。甚至有的不會使用掃描儀和檔案管理專業(yè)軟件等，無法開展信息咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等服務(wù)，難以制作數(shù)字檔案。在高校人事檔案管理隊伍建設(shè)方面，十分缺乏既懂檔案管理又懂現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣直接導(dǎo)致在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化檔案的接收、傳遞、存儲、利用一體化等的應(yīng)用，阻礙地方高校人事檔案信息化建設(shè)，嚴(yán)重影響著人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化進程。

3地方高校人事檔案管理信息化實施途徑探索

3.1地方高校各級領(lǐng)導(dǎo)的重視,是做好人事檔案管理工作的前提

首先領(lǐng)導(dǎo)要定期了解人事檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強督促、檢查與指導(dǎo)，確保檔案工作有人抓、有人管、有人落實。其次充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺，依托校園網(wǎng)，建立自己的檔案網(wǎng)站和網(wǎng)頁，占領(lǐng)網(wǎng)絡(luò)這個宣傳陣地，開展檔案信息服務(wù)的窗口，這是新世紀(jì)檔案宣傳工作的新形式，也是未來檔案宣傳工作的主要陣地。三是地方高校應(yīng)不定期聯(lián)合舉辦檔案專業(yè)知識講座、宣傳欄等，廣泛開展檔案宣傳，讓更多的師生員工了解專業(yè)知識，關(guān)心并積極參與到單位和個人的檔案管理中來。通過以上形式，可增強地方高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工檔案意識，擴大檔案工作社會影響力，推動高校人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要途經(jīng)。

3.2建章立制規(guī)范管理，是地方高校人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化的關(guān)鍵

在認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《人事制度管理條例》等的法律法規(guī)文件，同時根據(jù)國家組織、人事、教育部門與國家檔案部門的人才需要，以及人事檔案的特殊性和高校人才集中等具體情況聯(lián)合制訂統(tǒng)一的、專門的地方高校人事檔案政策法規(guī)，建立健全科學(xué)合理且符合地方高校實際的人事檔案管理制度，此外，統(tǒng)一地方高校人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如：制訂統(tǒng)一的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)以及設(shè)備配備、庫房設(shè)施和保護條件等標(biāo)準(zhǔn)，是實現(xiàn)地方高校人事檔案制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的必然要求。

3.3以信息技術(shù)做支撐，努力實現(xiàn)地方高校人事檔案原有、現(xiàn)有資源數(shù)字化，實現(xiàn)資源共享

地方高校人事檔案管理信息化的目標(biāo)是檔案內(nèi)容數(shù)字化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化、利用方式便捷化。為實現(xiàn)此目標(biāo)，必須要有先進的技術(shù)做支撐和地方高校之間的相互支持配合，并在實踐中及時引入前沿的信息技術(shù)加以改進。目前，此方法的支撐技術(shù)已經(jīng)非常成熟。檔案管理部門應(yīng)對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實現(xiàn)數(shù)字化處理，并形成多媒體數(shù)據(jù)庫。同時加緊系統(tǒng)平臺建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在堅持安全保密的原則下，建立訪問查詢權(quán)限，發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)作用，先實現(xiàn)高校內(nèi)部信息查詢等共用共享、再實現(xiàn)地方高校之間的互聯(lián)互通。軟、硬件平臺要立足自主共同研發(fā)，保證立卷、歸檔、保管、借閱、編研、移交等過程逐步全程實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)庫化，形成數(shù)據(jù)庫群，進而提高地方高校人事檔案資料的使用效率。

3.4加強地方高校檔案管理工作信息化人員隊伍建設(shè)，是檔案管理信息化建設(shè)的保障

首先，要有高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，樂于奉獻的精神，扎實的檔案管理知識和科學(xué)知識。二是，熟練掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進的檔案管理專業(yè)技能。三是，加強地方高校人事檔案信息化隊伍建設(shè)，培養(yǎng)能掌握數(shù)據(jù)庫、信息管理等技術(shù)的復(fù)合性人才。這種專業(yè)技術(shù)型的檔案管理人員不僅能夠熟練掌握業(yè)務(wù)知識、操作業(yè)務(wù)流程，而且還能不斷更新升級軟件，變被動運用為主動開發(fā)，實現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理型服務(wù)轉(zhuǎn)變研究開發(fā)型服務(wù)，為地方高校人事檔案管理邁向現(xiàn)代化、高層次打好堅實的基礎(chǔ)。

4結(jié)語

篇6

關(guān)鍵詞：主要問題；對策；基本措施

1 企業(yè)人事檔案管理存在的問題

1.1 檔案意識淺薄。隨著經(jīng)濟體制改革和人事制度改革的進一步深化，以“雙向選擇”為特征的人才流動日趨活躍，部分人在重新?lián)駱I(yè)過程中檔案還長期滯留在原單位或人才交流機構(gòu)，已解除勞動關(guān)系的員工檔案卻未能“檔隨人走”。

另一方面，部分傳統(tǒng)觀念對企業(yè)人事檔案管理的認(rèn)識不足，在人事檔案管理建設(shè)方面沒有給予充分的重視，人事檔案管理工作往往一人多職，硬件設(shè)施不到位，管理不到位，致使檔案管理難以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

1.2 檔案管理規(guī)范缺乏。由于對人事檔案重視意識的淡薄，就存在著檔案內(nèi)容不完整，信息材料不全面的不良現(xiàn)象，甚至員工與檔案難以“對號入座”，嚴(yán)重影響企業(yè)人事部門管理工作的開展。

在目前的人事檔案中，大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時間、入黨入團時間、文化程度、工作經(jīng)歷等簡單材料，而對反映本人業(yè)績、動態(tài)的材料收集歸檔不全，致使檔案內(nèi)容不完整，不能客觀地反映一個人的工作全貌。

1.3 檔案管理隊伍不健全。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對人事檔案管理的認(rèn)識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案管理人員更換頻繁，不能保證企業(yè)人事檔案工作的高效開展。

1.4 檔案利用價值不高。一方面，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離。另一方面，人事檔案工作是動態(tài)性的管理工作，要不斷充實新的內(nèi)容，增加新的材料。在實際工作中，學(xué)歷進修、表彰獎勵等方面的材料收集不全，難以客觀、全面地反映企業(yè)員工的真實情況。這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。

2 改進企業(yè)人事檔案管理的具體對策

2.1 提高檔案管理意識。無論是企業(yè)還是員工個人，都應(yīng)該自覺更新觀念，提高對檔案的重視程度。首先，企業(yè)應(yīng)該提高對人事檔案的認(rèn)識，增強依法管檔的意識，建立健全規(guī)章制度，配備專業(yè)的人員和設(shè)備，把人事檔案管理作為企業(yè)管理重要的基礎(chǔ)工作抓緊抓好，做到材料收集齊全、歸檔及時準(zhǔn)確、管理規(guī)范有序。其次，檔案管理人員要強化服務(wù)意識，強化市場意識，淡化行政意識和行政手段。

2.2 增強硬件建設(shè)。加強人事檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化改革，實行個人信息的有條件融合。目前對個人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學(xué)歷管理、個人單位表現(xiàn)記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復(fù)交叉。有必要對其中一些信息管理進行融合，這樣既可以優(yōu)化人事檔案信息也有利于國家人力和財物的節(jié)約。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實現(xiàn)條件基礎(chǔ)。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也是未來信息化利用發(fā)展的方向，有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。

2.3 改革僵化的管理方式。隨著人員流動的加快，不少人認(rèn)為“檔隨人走”的管理方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會人事管理的特點和要求了，認(rèn)為“檔隨人走”必須淘汰。所以對人事檔案社會化服務(wù)改革的強化和管理才是根本手段。建立社會化集中人事檔案管理機構(gòu)對政府服務(wù)公職人員、流動服務(wù)人員和離退休人員的人事檔案。

3 企業(yè)人事檔案管理改革的基本措施

上述分析表明，當(dāng)前人事檔案管理，在體制上是割裂開來的，在方式上是封閉起來的，在觀念上是陳舊保守的。人事檔案管理改革迫在眉睫。我認(rèn)為應(yīng)先從思想認(rèn)識、管理體制和收集渠道四方面入手：

3.1 重新認(rèn)識人事檔案的功能與作用。人事檔案保管之目的與其他檔案一樣是為了利用。而且不僅是為政治運動服務(wù)，還要為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。人才選拔、人才管理是經(jīng)濟建設(shè)的重要工作之一。因此，要樹立視記載人才成長的人事檔案為識才、選材、用才重要依據(jù)的觀念。人事檔案在收集、整理、提供利用各環(huán)節(jié)，都要適應(yīng)這個轉(zhuǎn)變。

3.2 改革管理體制。原有檔案管理體制是沒有將人事檔案納入檔案綜合管理中的。這樣就造成從不同側(cè)面反映同一個人在政治、業(yè)務(wù)方面成長過程的人事檔案材料分屬于不同的管理部門，無法將同一個人的檔案作為一個整體來看待和管理。若對管理體制進行改革，將文書、科技檔案機構(gòu)與人事檔案管理機構(gòu)合并，就可統(tǒng)一按檔案部門的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進行管理，有利于豐富人事檔案的內(nèi)容。

篇7

一、新形勢下強化高校人事檔案管理利用的重要性

高校人事檔案管理工作利用是一項復(fù)雜龐大的系統(tǒng)性工作，是推動高校人才隊伍建設(shè)科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的重要依據(jù)，是干部培養(yǎng)改革的重要歷程，是人才成長以及高校人才隊伍建設(shè)的真實記錄，人事檔案體現(xiàn)了一個人德能勤績廉等各方面的綜合情況。因此高校在各項事業(yè)發(fā)展中必然要重視人事檔案管理服務(wù)工作，在人才隊伍建設(shè)中，其真實性尤為重要，因為人事檔案管理涉及教職工的個人重要信息，在服務(wù)利用中能夠客觀反映一個人的經(jīng)歷以及獎懲等各方面的人事相關(guān)信息，同時在人才隊伍建設(shè)中發(fā)揮著憑證和參考價值。為了促進高校綜合性建設(shè)，高校人事檔案管理與建設(shè)已經(jīng)成為高校發(fā)展不可或缺的內(nèi)容，因此，高校要重視人事檔案管理利用工作，促進高校人事檔案管理工作與時俱進，保證高校教育事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，為社會主義現(xiàn)代化事業(yè)建設(shè)服務(wù)。

二、目前高校人事檔案管理利用中存在的問題

新時代新形勢下各行各業(yè)都進行了改革，人事檔案管理工作也作出了相應(yīng)的調(diào)整，雖然高校人事檔案管理利用逐漸趨于制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，但是在人事檔案的管理和服務(wù)利用中仍然存在諸多問題。

1.人事檔案管理工作重視程度不夠。人事檔案管理工作在高校是一項長期工作，其體現(xiàn)的業(yè)績水平并不明顯，因此部分高校人事檔案管理人員并不重視此項工作，而高校其他人甚至是主要領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理和利用的重視程度不夠，存在嚴(yán)重的對人事檔案管理工作淡化、認(rèn)識不到位的錯誤思想，認(rèn)為只要保存好人事檔案在需要的時候可查閱即可，并沒有將高校人事檔案管理利用工作放在重要機關(guān)事務(wù)當(dāng)中。主觀能動性的缺失是導(dǎo)致高校認(rèn)識檔案管理工作發(fā)展阻礙原因之一，因此，為了適應(yīng)新形勢對人事檔案工作的要求，高校對人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變思想，重視此項工作。

2.高校人事檔案利用率不高?，F(xiàn)代化教學(xué)背景下，高校人才競爭愈加激烈，為了提升內(nèi)部人才質(zhì)量，高學(xué)歷高職稱人才流動頻繁，很多高校為了自身利益經(jīng)常不與員工簽訂合規(guī)的聘用合同，導(dǎo)致這部分員工檔案信息不真實，直接影響到高校人事檔案整體質(zhì)量。另外，高校人事檔案管理工作諸多方面的缺失，導(dǎo)致大量高校人事檔案堆積如山，人事檔案管理工作需要在利用時能隨時征收，而由于在收集整理階段的缺失，導(dǎo)致缺乏有利用價值的檔案，在實際的人事工作中無法獲取價值豐富的資料，阻礙了人事檔案利用，影響工作效率，不能有效推動教育事業(yè)良好發(fā)展。

3人事檔案管理人員專業(yè)水平參差不齊。目前，很多高校的機關(guān)檔案管理工作都是由其他職能部門工作人員兼職，沒有專門配備檔案管理人員，無法滿足人事檔案管理工作的各項需求，兼職的一些人事檔案管理人員由于對工作的不重視，因此在實際操作中有處理不夠細致等現(xiàn)象發(fā)生，收集檔案意識不高，不能及時收集檔案并處理歸檔，對人事檔案整理、歸檔以及日后的服務(wù)利用帶來不便，這也在一定程度上阻礙了高校機關(guān)工作的發(fā)展。

4.人事檔案管理利用信息化水平不高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)全面邁入信息時代，很多高校管理模式和手段逐漸趨于信息化數(shù)字化，但是由于信息化建設(shè)起步比較晚，還有很多高校在人事檔案管理利用工作中沒有實現(xiàn)數(shù)字化信息化建設(shè)，高校的人事檔案管理人員受慣性思維影響，認(rèn)為人事檔案的信息化管理只是將紙版的檔案材料變?yōu)殡娮拥臋n案材料，提供簡單的信息收集、存儲與檢索服務(wù)，忽視了研發(fā)一些人事檔案管理的辦公軟件，使得高校人事檔案利用信息化建設(shè)難以有效開展，與大數(shù)據(jù)時代對人事檔案管理工作提出的新標(biāo)準(zhǔn)之間存在較大差距。

三、新形勢下加強高校人事檔案管理利用的途徑

為了加強人事檔案管理工作建設(shè)，提高高校人事檔案管理利用工作效能，將人事檔案管理工作效能有效發(fā)揮，需要采取相應(yīng)的措施。

1.強化對人事檔案管理利用工作的重視。強化高校人事檔案管理工作最根本是從思想上意識到人事檔案的重要性，尤其是在利用過程中的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想中對檔案工作的輕視，努力學(xué)習(xí)有關(guān)業(yè)務(wù)知識，高校的管理者要用發(fā)展的眼光看問題，充分認(rèn)識人事檔案管理利用工作的重要性，加強對人事檔案管理工作的全程監(jiān)督和審查，全面地了解高校人事檔案的重要性，明確高校人事檔案管理工作對高校各項事業(yè)發(fā)展的深遠意義，有規(guī)劃地開展人事檔案管理工作。在組織架構(gòu)上，要明確此項工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和專職檔案工作人員，明確責(zé)任、形成合力。另外要加大人事檔案管理工作的資金投入，根據(jù)高校實際情況配備人事檔案管理的設(shè)施設(shè)備，確保人事檔案管理工作順利開展。

2.轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理利用模式。首先，高校在人事檔案管理方式上，要進行集中式的管理，對于負(fù)責(zé)的管理部門和崗位實行責(zé)任的劃分和細化，用綜合管理方式實現(xiàn)集中式的人事檔案管理，增強高校人事檔案工作的服務(wù)質(zhì)量和效率；其次，高校要加快完善人事檔案管理的制度規(guī)范，為人事檔案工作提供制度化的保障，做到有據(jù)可查，有據(jù)可依，促進高校人事檔案管理工作更加趨于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，能夠在高校實際工作中與時俱進地調(diào)整和修訂人事檔案管理制度規(guī)范，使人事檔案管理制度科學(xué)化；最后，補充人事檔案內(nèi)容，保證工作實效，新形勢下傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容無法適應(yīng)現(xiàn)實需求，高校需要進一步創(chuàng)新管理方式，補充新的管理內(nèi)容，優(yōu)化舊的管理模式，使高校人事檔案管理工作內(nèi)容更加全面完整，以便于高校人事檔案信息的歸納整理，提升高校人事檔案的利用效能。

篇8

改革開放以來，我國人事檔案管理工作，經(jīng)歷許多考驗，人才的流動受到檔案工作的制約，使人才難以流動，也正因為這個理由，在不同的單位都留下了一些有檔無人的現(xiàn)象，也使一些人的檔案成為不完成的檔案。但在高科技時代，人事檔案的管理工作，在計算機和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展中，已經(jīng)具備了一套完整、健全的檔案管理理論、方法、工作經(jīng)驗，同時也形成了一個較強的、并且獨立的檔案管理系統(tǒng)，這些已經(jīng)成為檔案管理的基礎(chǔ)，高科技的發(fā)展，加速了檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。但在創(chuàng)新中也有一些問題。第一，是由于現(xiàn)實中的一些問題，阻礙了創(chuàng)新發(fā)展，雖然檔案管理經(jīng)過了半個世紀(jì)的發(fā)展，但直至今天，我們還應(yīng)該說，檔案工作還是處在一個發(fā)展階段，所以，就會出現(xiàn)這樣或那樣的，各種各樣的問題也不奇怪，例如，工作方法老舊、社會對檔案管理的意識性不強、檔案管理部門工作效率低下，還有由于指導(dǎo)力不足、檔案管理事業(yè)專業(yè)人才較少等問題，凸現(xiàn)了人事檔案后繼無人的事實，當(dāng)然，這些問題不是一朝一日能解決的，但一定程度上卻阻礙了檔案管理發(fā)展。第二，是學(xué)習(xí)不努力，在高科技時期，不學(xué)習(xí)就會落后，作為檔案的管理者，本來就缺少專業(yè)檔案管理人才，許多的管理者大多是換崗，或其它原因來到檔案管理崗位上的，很多管理工作者都是以傳統(tǒng)經(jīng)驗工作，沒有更多的學(xué)習(xí)，也更沒有思考，他們只是日復(fù)一日的工作，把學(xué)習(xí)新技術(shù)都忘在腦后。第三，是人事檔案管理工作的實踐過程單一，實踐是檢驗真理最好的辦法，可是在檔案管理中，學(xué)到的是最新理論，到實踐過程中，因為各種各樣的原因讓理論變的沒有意義，使從業(yè)者從實踐者又回到傳統(tǒng)中。

2、高科技時期計算機在檔案管理中的應(yīng)用

在現(xiàn)代科技時期，必須要掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。檔案管理是社會發(fā)展的記錄儀，也是社會信息的儲存庫，在大量的無序的信息，整理、歸檔、管理，是個反復(fù)而大工作量的工作，所以檔案管理工作者就必須熟練掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)，有效利用現(xiàn)代科技提高工作效率。

2.1計算機技術(shù)與無紙化辦公

無紙化辦公，實現(xiàn)全無紙化辦公在檔案管理里，應(yīng)該是一個必然的趨勢，節(jié)能環(huán)保、高效辦公，都可以完全的有計算機來實現(xiàn)。

2.2數(shù)字化管理與數(shù)字化技術(shù)

數(shù)字化管理，通過攝像及掃描設(shè)備，實現(xiàn)全數(shù)字化，將多年舊檔案進行數(shù)字化管理。第一，節(jié)省空間，不用堆積檔案。第二，方便查找和使用，在電腦里的檔案可以方便的進行輸出，供查閱者使用。

2.3信息化使用與網(wǎng)絡(luò)化

信息化使用，在當(dāng)今的信息時代里，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)基本普及，在網(wǎng)絡(luò)的世界里已難以區(qū)分國界，信息達到全球共享，所以將檔案管理加入到網(wǎng)絡(luò)的世界里“足不出戶，便知天下事”。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，也非常方便而且速度快捷，這必將大大提高各部門的行政工作效率。

2.4檔案管理與全能化查閱

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片等儲存方式改變，以視頻、錄音等真實記錄，輔以文字說明，便有效的使查閱達到使用者的使用效果，全方位、多視角的理解查閱內(nèi)容。在文件歸檔的過程中，以省去了傳統(tǒng)中大量的人力資源，完全體現(xiàn)以人為本的理念。

2.5市場化經(jīng)營與檔案管理

以傳統(tǒng)的檔案管理很難被社會熟知，更難為大多數(shù)公眾所提供方便，這樣就出現(xiàn)了資源的浪費，和多部門的重復(fù)工作，利用市場經(jīng)營模式去進行檔案管理，將多數(shù)資源面向大眾，做到資源共享，還可以增加一定的利潤效益，更好的發(fā)展本部門，這將達到雙贏。

3、檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展之路的發(fā)展措施

中國經(jīng)歷了十之前的十年高速發(fā)展，面對檔案管理，也迎來了高科技時期人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展之路。

3.1人事檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

要盡快建立、健全檔案電子館，實現(xiàn)單機客戶上傳、下載等，建立自己內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，建立等級查閱級別，將非保密性檔案資材實行全面開放式查閱，建立在線服務(wù)，將傳統(tǒng)的到檔案室查找、復(fù)印等過程簡化，實現(xiàn)信息零時間傳遞，更有效的保證了許多檔案及文件的時效性。

3.2人事檔案管理與現(xiàn)代電子科技

現(xiàn)代電子科技的使用，建立了多元化、全方位的檔案管理模式，利用和完善現(xiàn)代電子科技產(chǎn)品，將檔案管理從傳統(tǒng)的方式中解脫出來，真正達到檔案管理的意義，使檔案管理與現(xiàn)代電子同步。

3.3人事檔案管理與縱向橫向系統(tǒng)

人事檔案管理要建立縱向橫向系統(tǒng)，所謂縱向系統(tǒng)就是上兩級和下兩級，建立同樣模式和版式的上傳、下載方式，建立聯(lián)合目錄統(tǒng)一格式和編排，防止資源、人力、資金等浪費，更好的使各檔案管理單位使用專業(yè)、人才。所謂橫向系統(tǒng)，就是達到資源共享，使橫向的各部門能第一時間查閱到相關(guān)檔案資料。

3.4人事檔案管理與信息資源共享

人事檔案管理要實行檔案管理產(chǎn)業(yè)，將傳統(tǒng)的檔案管理里中檔案管理人員的角色轉(zhuǎn)變，從一個保管者變?yōu)橐粋€信息的擁有者，將檔案信息共享化，檔案室也變成一個信息交流中心，完全體現(xiàn)出信息的重要性。建立反饋系統(tǒng)，在信息資源共享的時代里，建立、健全全方位、專業(yè)的信息是致關(guān)重要的，所以建立反饋系統(tǒng)，第一時間讓從事檔案管理人員，可以知道大眾的需求，以便更好的整理、更新信息。

4、結(jié)語

篇9

關(guān)鍵詞：人事檔案管理系統(tǒng) 淺析 問題

人事檔案管理系統(tǒng)的建立，可以說是當(dāng)前企事業(yè)單位進行人力資源管理的重要內(nèi)容，也是將人事管理資料進行量化，實現(xiàn)人力資源的信息化和數(shù)據(jù)化的一種主要途徑。建立健全完善的人事檔案管理系統(tǒng)，對于有效管理單位人力資源，促進人力資源開發(fā)，提高人力資源合理管理和利用率有重要輔助作用。不過人事檔案管理系統(tǒng)在目前還沒有達到有效輔助企事業(yè)單位進行人力資源管理和開發(fā)的需要，其功能性和普及實用性還有待改善。

一、人事檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀和開發(fā)前景

人事檔案管理系統(tǒng)從技術(shù)基礎(chǔ)上來區(qū)分，主要有兩種。第一是傳統(tǒng)的檔案管理方式，完全依靠人力進行檔案信息錄入、檔案管理和保存、檔案分類和廢舊檔案的處理等。第二種就是現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，是基于電腦軟件和現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)的一整套人事檔案管理工具。也可以說是傳統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)的升級版。

當(dāng)前國內(nèi)眾多企事業(yè)單位中，有效的人事檔案管理系統(tǒng)尚未普遍建立。而且有很多中小企業(yè)覺得人事部門是事業(yè)單位、國有企業(yè)才需要的，這也是觀念上的誤區(qū)。在今天現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)的需求中，進行人力資源的有效管理已是必然趨勢，通過現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)來落實有效的人力資源開發(fā)和管理，也成為迫切的需要。當(dāng)前很多專業(yè)的程序開發(fā)機構(gòu)已經(jīng)設(shè)計推出了幾款新型的人事檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)的現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)建立提供了參考和支持。

二、人事檔案管理系統(tǒng)的功能需求

（一）數(shù)字化

數(shù)字化是指人事檔案管理系統(tǒng)在系統(tǒng)組建、功能模塊設(shè)置、系統(tǒng)信息錄入存儲、內(nèi)容的隨機調(diào)閱、機密內(nèi)容的加密和調(diào)閱權(quán)限設(shè)置、信息拷貝和安全性保護、系統(tǒng)防火墻設(shè)置和漏洞修復(fù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)改動記錄等方面都要實現(xiàn)數(shù)字化操控和自動化處理。一方面方便對人事檔案管理進行日常操作和隨機調(diào)閱，一方面確保建立在數(shù)字信息平臺基礎(chǔ)上的系統(tǒng)安全和智能防護能力經(jīng)得起考驗，不會造成數(shù)據(jù)丟失，引發(fā)安全風(fēng)險。

（二）安全性

對于像我們殯葬管理所這樣的事業(yè)單位來說，從目前全國各地的就業(yè)形勢來說，還是一個很有吸引力的單位，也可以說是眾多人才爭搶的重點。其實不只是事業(yè)單位，任何企事業(yè)單位的人事管理信息，都需要在一定的程序上有嚴(yán)格的保密措施和安全防護。如果人事檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容可以隨意更改，不留痕跡，無法修補漏洞，那就會直接影響人力資源管理、崗位升遷調(diào)動、職位刪減和機構(gòu)組合和工資發(fā)放、福利待遇發(fā)放等很多內(nèi)容。

出于保護內(nèi)部人員的檔案信息，避免違規(guī)操作、失誤操作和惡意操作引起信息刪減、覆蓋、更改以及系統(tǒng)漏洞、系統(tǒng)升級換代或軟硬件設(shè)施病毒侵害、故障侵害造成檔案系統(tǒng)無法正常工作或數(shù)據(jù)庫損毀，一定要注重人事檔案管理系統(tǒng)的安全防護和保密措施。

（三）現(xiàn)成的模塊化設(shè)計和先進人力資源管理理念的融合

企事業(yè)單位的人力資源調(diào)整和變動有的時候是很頻繁的。就像我們殯葬管理所，也經(jīng)過了一系列的人動，在人力資源管理的政策、方案等方面也在逐漸向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。為了迎合單位的這種需要，就要求人事檔案管理系統(tǒng)能顧在秉承當(dāng)前和未來人力資源管理發(fā)展趨勢的前提下，以更加易于操作和功能組合的模塊化設(shè)計來滿足各項功能的需要。

比如檔案錄入模塊中的個人賬目分類管理、個人信息分類管理，按照時間、特定的崗位、職能、部門或工資水準(zhǔn)、入職時間和學(xué)歷等標(biāo)準(zhǔn)來劃分的信息歸類設(shè)計，可直接進行打印填報的表單設(shè)計等，包括符合人力資源管理各項需要的各類型數(shù)據(jù)匯總分析報表，都應(yīng)該在系統(tǒng)建立的時候就準(zhǔn)備好，方便企事業(yè)單位更快速的開展人力資源開發(fā)管理工作。

換句話說，要將現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理需要的人事檔案管理系統(tǒng)功能進行靈活、規(guī)范、可操作的模塊組合，讓企業(yè)在現(xiàn)代人力資源管理理論支持下開展個性化的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計，滿足企業(yè)個性化發(fā)展需求。

三、人事檔案管理系統(tǒng)在實踐工作中需要注意的問題

（一）落實人事檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限分級制度

在事業(yè)單位內(nèi)，人事調(diào)動和人事資料的調(diào)閱、打印、錄入、存儲、更改等各項內(nèi)容，事關(guān)重大。在一定程度上說，人事檔案管理關(guān)系著單位所有人員的切身利益，因此更應(yīng)該將針對人事檔案管理系統(tǒng)的所有動作納入分級權(quán)限管理和監(jiān)督體系中，避免有、假公濟私和惡意篡改資料等行為。

（二）進行人事檔案管理系統(tǒng)的信息審核

為確保人事檔案管理系統(tǒng)的信息沒有進行違規(guī)操作更改，應(yīng)該以領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和領(lǐng)導(dǎo)帶頭制建立定期和不定期的信息審核制度。通過權(quán)限分級，逐級逐層次開展信息審查，對比操作記錄來查看核對，規(guī)避信息遺漏和違規(guī)操作。

（三）建立人事檔案管理系統(tǒng)和人力資源管理規(guī)劃協(xié)同機制

人事檔案管理系統(tǒng)除了更加細化各項信息的錄入存儲和分析之外，要充分利用系統(tǒng)建立的各項數(shù)據(jù)表單來輔助落實人力資源管理的長期規(guī)劃和近期調(diào)動。切勿將人事檔案管理系統(tǒng)僅當(dāng)作一個數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)來應(yīng)用，而是要憑借其強大的功能和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析能力為長遠的人力資源開發(fā)和管理服務(wù)。

四、結(jié)語

人事檔案管理系統(tǒng)是現(xiàn)代化人力資源管理的重要輔助工具，企事業(yè)單位要加快落實人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，盡快實現(xiàn)內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)的改良優(yōu)化，為強化人力資源利用率，降低人力資源消耗和浪費，對動人才計劃，解決人才安置問題和離退休人員的勞保問題等提供有力的輔助。

參考文獻：

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[3]應(yīng)毅，毛宇光，劉正濤.基于技術(shù)的Web訪問數(shù)據(jù)庫研究與實現(xiàn)[J].計算機與現(xiàn)代化，2005；4

篇10

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；建設(shè)；關(guān)鍵

【分類號】：F426.31

前言：二十一世紀(jì)是一個數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和知識經(jīng)濟的社會，以計算機和軟件為核心的數(shù)字化技術(shù)將廣泛滲透到相關(guān)領(lǐng)域，也為檔案的“數(shù)字化”帶來契機。數(shù)字檔案工作者的研究對象也從有形實體擴展至數(shù)字代碼，工作環(huán)境從現(xiàn)實空間擴展至虛擬空間，管理方式也必將從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)換為基于網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代模式。

一、首先我們充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為企業(yè)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、形勢發(fā)展的需求

21世紀(jì)是信息化的時代，企業(yè)把數(shù)字檔案建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。其一，檔案室就是企業(yè)保管和提供利用檔案信息的職能部門。它存有數(shù)萬卷檔案資料，數(shù)千件檔案文件，是企業(yè)最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批檔案信息資源不能很好地為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和職工利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字檔案就不是真正意義上的數(shù)字檔案。所以，要首先建設(shè)數(shù)字檔案室。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案室提出了一個有待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案的數(shù)字化。目前，檔案室的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、企業(yè)強烈需求

當(dāng)今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；職工對檔案信息需要量不斷增加，如管網(wǎng)管理處，水建公司等部門辦公地點與檔案室相隔太遠，技術(shù)人員到公司大樓查閱資料和圖紙來回要浪費許多時間和精力，他們迫切要求信息共享；這都迫使檔案室這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案室存檔的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的幾個關(guān)鍵

1、加強網(wǎng)上用檔管管理理論研究

為了更好地開展網(wǎng)上工作，保證提供系統(tǒng)、完整、真實的電子文件信息給利用者，我們必須加強歸檔電子文件的理論研究，其探討的理論主要包括：（1）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，歸檔時應(yīng)有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。（2）用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。（3）檔案信息上網(wǎng)后信息如何管理、利用的理論研究。（4）檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)的理論研究等等。

2、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，我們企業(yè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

3、加大檔案管理軟件推廣力度

電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各施工單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。

4、加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。并且根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更加科學(xué)有效，檔案管理工作必將邁上一個新臺階。

5、提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。提高自身的政治素質(zhì)，加強責(zé)任感，把檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯。另外，企業(yè)檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證。要切實抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實際操作技能培訓(xùn)。同時，檔案管理人員還應(yīng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求。

三、保障檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)安全

作為開放的信息交流平臺，Internet的某些特殊屬性對檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性帶來了一定威脅。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案信息服務(wù)安全的主要因素有三個方面：操作系統(tǒng)因素、硬件設(shè)備因素以及“網(wǎng)絡(luò)黑客”因素。其中操作系統(tǒng)是計算機運行的最基本的要求，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上傳遞，首先要解決操作系統(tǒng)的安全問題；硬件設(shè)備對檔案信息安全的影響主要來自其核心――CPU芯片的安全性，亦應(yīng)引起我們的關(guān)注；“網(wǎng)絡(luò)黑客”則是專指非法制作與傳播計算機病毒或惡意攻擊特定網(wǎng)站的人。其行為借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息資源的安全同樣構(gòu)成危害：存儲于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息，會因病毒的侵襲而發(fā)生嚴(yán)重?fù)p毀。因此，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開展檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性問題需要我們采取必要措施，保證檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的安全與正常運行。并根據(jù)檔案信息自身的特點與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合利用的實際需要，健全相關(guān)的防火墻技術(shù)、VPN（虛擬專用網(wǎng)）技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測技術(shù)以及數(shù)字檔案信息資源備災(zāi)基地建設(shè)等，以切實保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源優(yōu)化整合與開發(fā)利用的安全。

參考文獻：